Комедиант отправить копию на указанный e mail. Автоматическая отправка копий отправляемых сообщений. Письма от «банков»

На протяжении большей части последних 40 лет пользователям приходилось совершать прыжок веры каждый раз, когда они открывали электронную почту. Считаете ли вы, что письмо действительно приходит от того, кто указан в графе отправителя? Большинство легко ответит «да» и на самом деле очень удивится, узнав как легко подделать электронную почту почти от любого отправителя.

При создании Интернета изначально не было разработано никакой возможности проверить личность отправителя. Во время разработки основных протоколов электронной почты, затраты на вычислительную мощность, реализацию и простоту использования были уравновешены с риском мошенничества. Тяжело было предположить, что 84% всей электронной почты в будущем будут иметь вредоносную нагрузку и являться фишингом или спамом.

Результатом является то, что заголовки писем, включая поля «From: » и «Reply-to: », очень легко подделать. В некоторых случаях это так же просто, как набрать «[email protected]» в поле «From: ». Объединив это с неподозрительным содержанием, убедительной графикой и форматированием, вполне возможно обмануть людей, подумавших, что сообщение в их почтовом ящике действительно пришло от банка, ФНС, руководителя или президента США.

Приняв во внимание повсеместное распространение электронной почты, вы осознаете основу нашего нынешнего кризиса информационной безопасности. Слабость в электронной почте привела к массе фишинговых атак, направленных на то, чтобы заставить людей нажимать на вредоносные ссылки, загружать и открывать вредоносные файлы, отправлять форму W-2 (аналог 2-НДФЛ в США) или переводить средства на счета преступников.

Совсем недавно Coupa, компания из Кремниевой долины, была в центре внимания после отправки данных о заработной плате всех 625 сотрудников мошеннику. В прошлом году одна из крупнейших компаний Европы Leoni AG потеряла 45 миллионов долларов, когда сотрудник ошибочно перечислил деньги на учетную запись мошенника по причине фальшивой электронной почты. По оценкам ФБР, фишинговые атаки типа «компрометация деловой переписки» (BEC - Business Email Compromise), обходятся компаниям США в 3 миллиарда долларов в год.

На databreaches.net был составлен список фактов фишинга формы W-2. Работа над списком в этом году указывает на то, что количество случаев с 2016 года растет и на данный момент он состоит из 204 отчетов . По списку можно понять, что известны случаи кражи данных тысяч сотрудников и такой вид мошенничества является очень распространенным.

Как злоумышленник может подделать незащищенную электронную почту от почти любого человека менее чем за 5 минут

На самом деле, поддельный адрес в поле «от» - это основа и начальная стадия большинства атак. Почему стоит беспокоиться о фальсификации электронной почты с условного «company.com», когда возможно просто зарегистрировать похожий поддельный домен (например, c0mpany.com) и использовать его? Или создать учетную запись Gmail ([email protected]), присвоить ей дружеское имя, которое выглядит как имя генерального директора компании? Потому что, на самом деле, подделать отправку письма с адреса реального человека даже проще, чем регистрировать поддельный домен или создать учетную запись Gmail.

Три простых способа

В интернете без труда можно найдите сайты , которые позволяют отправлять фейковые письма. Их десятки, вот лишь пара примеров: spoofbox.com и anonymailer.net. Многие из них бесплатны, некоторые стоят денег, позиционируются эти сервисы как законные, а основной целью использования предполагается розыгрыш друзей.

Алгоритм использования прост. Требуется лишь ввести адрес электронной почты получателя в поле «Кому:», поместить любой желаемый адрес электронной почты в поле «От:» и после создания сообщения подтвердить отправку. По условия пользовательского соглашения ответственность за ущерб полностью лежит на клиентах сервиса.

Следующий способ - это отправка с помощью командной строки UNIX . Если у вас есть компьютер с настроенной почтовой службой, достаточно ввести эту команду:

Mail -aFrom:[email protected]

В итоге получается сообщение, в котором в поле «От» будет содержаться «[email protected]». Введя строку темы и остальную часть сообщения, после нажатия Ctrl+D сообщение отправится получателю. Работостпособность этой идеи зависит от того, как настроена ваша система. Тем не менее, она работает во многих случаях.

Используя PHP , вы можете создать электронное письмо с помощью нескольких строчек очень простого кода:

Фактически, это строки кода, используемые в качестве примера в онлайн-руководстве для функции отправки почты mail() с дополнительными шапками/header.

Эти инструменты спуфинга сильно упрощены. Чтобы сделать сообщения более реалистичными, потребуется немного больше работы и, конечно, навыки социальной инженерии. Но основная техническая составляющая очень проста. Единственное, что действительно предотвращает спуфинг - аутентификация электронной почты с помощью совместного использования SPF-записи, DKIM-подписи и DMARC. Далее мы расскажем, как работают и чем отличаются эти технологии. Они не являются чем-то новым, однако, к счастью для мошенников, большинство доменов в Интернете еще не защищены. Например, только около 4% доменов.gov используют аутентификацию. Что касательно других 96%? Злоумышленники могут отправлять электронные письма под видом исходящих с почтовых ящиков этих доменов в любой момент.

Статьи по теме на Хабрахабре:
→

Тамара Воротынцева – директор по развитию тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР» (Москва). Практикующий бизнес-тренер, автор книги «Строим систему обучения персонала» и публикаций в деловых изданиях России, Казахстана и Украины. Создатель интернет-рассылки: «E-mail переписка в бизнесе» на сервере subscribe.ru! Книга является практическим пособием для деловых людей, ведущих активную переписку с клиентами и партнерами. В ней представлены инструменты, которые помогут сделать электронное общение эффективным, оптимальным по времени и результату, максимально соответствующим нормам и правилам, принятым в современном деловом сообществе. Автор дает практические советы, иллюстрирует свои наблюдения случаями из жизни, приводит аргументированные выводы. Текст книги богат узнаваемыми примерами реальной деловой переписки. Автор делится своими наблюдениями, приемами, «хитростями», которые способны существенно повлиять на эффективность и результативность делового электронного письма. Если вы – деловой человек и для вас важно писать оперативно, лаконично, грамотно, в соответствии в правилами хорошего делового тона, – эта книга станет вам надежным помощником.

Книга:

Работая с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»), помните, что это важная часть электронного письма, влияющая на дальнейшие действия участников переписки.

«Кому» («То»). В это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответ. Если в это поле помещены два адресата, значит автор письма ждет ответ от каждого или кого-то из них (имейте это в виду, если ваше имя значится в списке получателей). При этом (если вы – отправитель) имейте в виду, что включать в поле «Кому» («То») более одного адресата не очень целесообразно. На письмо, отправленное нескольким адресатам, можно не получить ни одного ответа, так как каждый будет думать, что ответит другой.

Если письмо адресовано вам, но содержит в копии других получателей, обязательно используйте при ответе кнопку «Ответить всем» («Reply ALL»)! Это позволит сохранить круг адресатов, который обозначил инициатор переписки.

«Копия» («Сс»). В это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «к сведению». Получатель в копии обычно не должен отвечать на письмо, но при необходимости может это сделать.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

В случае если ваше имя находится в поле «Копия» («Сс»), то, вступая в переписку, помните, что бывают ситуации, когда крайне важно быть вежливым. Используйте фразы: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».

«Скрытая копия» («Всс»). Это поле в некоторых компаниях запрещено к использованию, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем».

Если в вашей деловой практике принято использовать это поле в работе, учитывайте следующее. Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Иногда бывает нелишним отправителю и «тайному получателю» иметь предварительную договоренность (или последующую информированность) о причине и целях такого способа информирования.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

«Скрытому» получателю категорически не следует вступать в переписку из этого поля.

Электронную почту используют не только для отправления сообщений, но и для пересылки файлов (документов, фотографий и др.). Они называются вложенными или прикрепленными.

Вложенный или прикрепленный файл (аттачмент) — это какой-то файл с компьютера, который мы добавляем к письму для пересылки его по электронной почте.

Как прикрепить файл к письму и отправить его

Допустим, я хочу, чтобы документ, который есть на моем компьютере, оказался на компьютере моего коллеги. Я знаю адрес его электронной почты, значит, могу со своего ящика написать письмо и прикрепить к нему файл.

Когда коллега зайдет в свою почту, он увидит новое сообщение, внутри которого будет документ. Его он сможет открыть прямо в почте или скачать на свой компьютер.

Технология пересылки файлов следующая:

1. Открываем свой электронный ящик.
2. Пишем письмо: указываем адрес почты получателя, тему и, если необходимо, печатаем сообщение.
3. Нажимаем специальную кнопку для добавления файла.
4. В открывшемся окошке выбираем файл с компьютера.
5. Отправляем письмо, нажав на соответствующую кнопку.

Пример

1. Открываю свой электронный ящик и нажимаю на кнопку написания письма.

Яндекс.Почта:	Mail.ru:	Gmail.com:

2. Печатаю адрес того, кому хочу отправить файл, и указываю тему.

Текст можно и не набирать, ведь мне нужно только переслать файл. Но я его обычно печатаю: здороваюсь, объясняю, что именно пересылаю и почему.

3. Для прикрепления файла нажимаю на специальную кнопку вверху или внизу (над или под частью для ввода текста).

Яндекс.Почта:	Mail.ru:	Gmail.com:

4. Открывается небольшое окошко с файлами и папками моего компьютера. В нем я должен найти то, что хочу отправить.

Допустим, мне нужно переслать документ, который находится на моем компьютере в Локальном диске D в папке Договоры. Значит, в окошке открываю Локальный диск D:

И открываю папку Договоры:

Показываются файлы, которые есть в этой папке. Нахожу среди них тот, который хочу отправить, и щелкаю по нему два раза левой кнопкой мышки.

Окошко исчезает, а мой документ появляется над или под кнопкой прикрепления.

Сразу после этого мое сообщение с вложенным документом уйдет по указанному адресу. Вот как его увидит получатель:

Обратите внимание на иконку с изображением скрепки в конце. Таким образом почтовый сайт показывает, что внутри есть прикрепленный файл.

Открыв письмо, получатель увидит и текст, и документ, которой сможет посмотреть или скачать на свой компьютер.

Как добавить несколько файлов к письму

В одно письмо можно добавить несколько файлов любого типа. Это могут быть и фотографии, и документы, и музыка и даже видео.

Для этого вовсе необязательно посылать несколько писем - можно написать одно и добавить к нему всё, что хотим отправить. Происходит это так: пишем письмо, добавляем к нему один файл, затем, точно также, другой, третий и так далее.

А что делать, если их не одни-два, а больше десяти? Можно ли добавить папку целиком, а не каждый файл по отдельности?

К сожалению, отправить папку по электронной почте нельзя. Но ее можно заархивировать и прикрепить к письму.

Сделать это можно прямо в окошке, через которое добавляем файл для отправки. Щелкаем правой кнопкой мышки по папке, из списка выбираем 7-Zip или WinRAR и создаем архив.

Затем там же выбираем только что созданный архив, то есть щелкаем по нему два раза левой кнопкой мышки.

Архив, в котором находится нужная для пересылки папка, прикрепляется к письму. Остается только его отправить.

Нюансы

Если Вы планируете отправить более трех файлов в одном письме, то хорошим тоном считается заархивировать их.

Например, я хочу переслать другу десять фотографий. Можно, конечно, отправить десять писем, в каждое из которых добавить по фото. Но это неудобно ни для меня, ни, тем более, для него. Поэтому я решаю послать одно письмо, к которому прикрепить все фотографии.

В этом случае правильнее будет положить их в отельную папку на самом компьютере, потом заархивировать ее и при отправке письма добавить получившийся архив.

В итоге отправится один файл, а не десять. Моему другу будет проще его скачать на компьютер и разархивировать, чем смотреть (скачивать) каждую фотографию по отдельности.

Перед пересылкой фотографий по электронной почте их следует сжимать (уменьшать размер).

Это больше, чем правило хорошего тона. Это необходимость! Но, к сожалению, многие пользователи об этом даже не догадываются.

Подробнее о том, зачем это нужно и как сделать, Вы узнаете из урока «Сжатие фото ».

Задание

1. Отправьте со своего электронного ящика письмо с вложенным файлом на свой же адрес. То есть в поле «Кому» напечатайте адрес своей электронной почты. После отправки Вы получите от себя же письмо с этим вложенным файлом.
2. Откройте свое письмо и попробуйте посмотреть присланный файл прямо в почте. Затем скачайте его на компьютер и откройте непосредственно с него.
3. Отправьте на свой адрес письма с несколькими вложенными файлами (как по отдельности, так и заархивированными).
4. Попробуйте отправить фотографии, предварительно сжав их.

На сегодняшний день практически у каждого человека есть электронная почта (email), а то и несколько. При этом достаточно часто в электронной почте содержится большое количество важной информации. И ее потеря может быть хуже, чем если взять и отформатировать жесткий диск вашего компьютера. Поэтому забота о создании резервных копий, так называемых бэкапов, вашей почты - не менее важная задача, чем резервное копирование ваших документов . Но ее решение не столь тривиальное, как копирование файлов из одного места в другое. Даже если вы найдете файлы почтовых программ, в которых хранятся все ваши письма, вам сложно будет что-то с ними сделать. Попробуйте ответить себе на несколько вопросов: "как вы будете восстанавливать письма?", "как вам просмотреть одно из писем?", "как вы собираетесь искать нужное вам письмо в резервной копии?" и т.д. Практически на все вопросы нету однозначного ответа, или же он будет настолько сложен, что вы быстро от него откажитесь.

Рассматриваемый в обзоре класс утилит позволит вам не только сохранить ваши драгоценные письма в безопасном месте, но и выполнять с ними простые операции, такие как: просмотр, поиск и т.д.

Обзор бесплатных программ для создания бэкапа почты

MaiStore Home мощный инструмент резервирования почты

Позволяет создавать резервные копии всех сообщений электронной почты (email) из различных приложений и онлайн-сервисов, и хранить их в одном защищенном архиве . Утилита действительно умеет работать с огромными размерами. Это легко ощутить, для этого достаточно попробовать что-то поискать, и вы убедитесь, что скорость просто поражает. Она относится к разряду "один раз настроил - пользуешься". Утилита имеет достаточно гибкий интерфейс настройки восстановления из резервной копии. Так что вы всегда можете быстро восстановить все самое необходимое. Всегда помните, что утилита не создает резервные копии настроек учетных записей и контактов, хотя последнее вы всегда можете восстановить из писем.

Умеет создавать резервные копии:

• Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, 2007, 2010, 2013
• Outlook Express, Windows Mail и Windows Live Mail
• Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013
• Mozilla Thunderbird и SeaMonkey
• POP3 and IMAP (including webmail services such as Gmail and Yahoo)

• Microsoft Office 365 (Exchange Online)

• .eml и другие файлы

Для продуктов такого рода, MailStore достаточно часто обновляется. Это дает уверенность, что через год вам не придется заново искать подходящую утилиту, и по новой все настраивать. В некоторых моментах пользовательский интерфейс сделан немного угловато. Но, тем не менее, утилиту достаточно легко и просто использовать. Вы можете читать письма прямо из резервной копии, при этом это будет так же легко, как если бы вы читали их из почтовых клиентов. Вы даже можете отвечать на сообщения прямо из MailStore. Можно сказать, что это программа подойдет пользователям любого уровня.

KLS Mail Backup простая и качественная программа для создания бэкапа почты

это простая и качественная утилита, предназначенная для создания резервных копий электронной почты (email) множества популярных почтовых клиентов. Она так же позволяет бэкапить профили различных интернет-программ. Утилита использует широко известный формат Zip для сжатия и хранения электронных сообщений. Так что вы всегда сможете напрямую получить доступ к вашим сообщениям. Процессы создания и восстановления резервных копий представлены специальными мастерами настройки. Даже самый неопытный пользователь сможет быстро разобраться что к чему, и начать использовать. KLS Mail Backup бесплатна только для личного использования.

KLS Mail Backup не умеет работать с протоколами POP и IMAP. Это значит, что вы не сможете напрямую с сервера сделать бэкап вашей почты.

Различные продукты для создания бэкапов...

MozBackup это утилита для создания резервных копий следующих программ: MozSuite/SeaMonkey, Mozilla Firefox, Mozilla Thunderbird, Netscape, Flock, Sunbird, Spicebird, PostBox и Wyzo. Она сохраняет почту, закладки, адресные книги, пароли и т.д.

Comodo Backup это общего назначения утилита резервного копирования, которая так же позволяет создавать бэкапы электронной почты (email). Так же вам предлагается бесплатно 5 Гб онлайн-хранилища. Comodo работает за счет клиентов, которые используют онлайн-хранилища на коммерческой основе. Она поддерживает Thunderbird, Microsoft Outlook, Windows Live Mail и OutLook Express. Она так же позволяет создавать резервные копии файлов и папок.

MailBrowserBackup это простая портативная программа, которая обнаруживает и предлагает создать резервную копию Internet Explorer, Mozilla Firefox (профиль), Flock, Windows Mail, Windows Contacts (Win 7), Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Opera (браузер и почта), Apple Safari, Google Chrome, SRWare Iron, FileZilla FTP-клиент и Windows Live Messenger Plus.

В Windows 7 вам необходимо будет запускать программу от имени администратора или того аккаунта, который связан с Windows Contacts, в противном случае утилита не сможет создать бэкап для него.

Microsoft предоставляет бесплатную программу резервного копирования для Outlook , которая создает резервные копии ваших pst-файлов. Работает с Outlook 2002 и более поздними версиями.

Gmail Backup (сайт более недоступен) это опенсурсное решение, которое позволяет по средствам протокола IMAP создавать резервные копии ваших электронных писем.

Руководство по быстрому выбору (ссылки на скачивание бесплатных программ для создания бэкапов почты)

MailStore Home

		Резервное копирование всех сообщений электронной почты из нескольких приложений и аккаунтов. Быстрый поиск. Легкость работы с бэкапами. Резервное копирование по протоколам POP3 и IMAP (включая веб-почты, такие как Gmail и Yahoo! Mail). Очень проста в использовании.
		Требует Microsoft .NET.
		-------------
		http://www.mailstore.com/en/mailstore-home-email-archiving.aspx
		5,5 MB 8.1 Free for private use only Windows 2000 / XP / Vista / 7 / 8

KLS Mail Backup

		Множество популярных почтовых клиентов. Понятный и простой инструмент для создания бэкапов. Использует zip-архивы для хранения вашей почты, так что у вас всегда есть прямой доступ к письмам.
		Не поддерживает протоколы POP и IMAP. Это означает, что вы не можете создать бэкапов прямо с почтового сервера.

Все изложенные ниже элементарные правила касаются преимущественно деловой переписки с вашими партнерами, коллегами, заказчиками и исполнителями. Применение их в личной переписке - частное дело каждого. Тем не менее, соблюдение этих правил в личной переписке создаст о вас только хорошее впечатление.

Этика деловой переписки по электронной почте

Если вы вдруг не желаете читать дальше, ограничьтесь хотя бы следующими базовыми правилами:

• При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»). Это сохранит в копиях получателей начального письма, и ваш ответ не пройдет мимо них. Настоятельно рекомендую в настройках интерфейса спрятать кнопку «Reply» («Ответить»). Удалить нежелательных получателей в случае необходимости можно «руками».
• Не оставляйте поле «Subject» («Тема») пустым. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день, они используют это поле для быстрой оценки важности и содержания письма.
• Цитируйте письма. Не начинайте ответ с нового письма, нажмите «Ответить всем» («Reply All») на полученном письме и не отключайте функцию цитирования при ответах и пересылке в настройках почтового клиента.
• При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце, внизу.

ПРОДОЛЖИМ?

Получение писем

1. Полученные письма надо читать. Если вам пришло письмо, значит, его кто-то и зачем-то отправил (разумеется, спам здесь не рассматривается). Если у человека есть письма, помеченные как не прочтенные, и они старее одного дня - он не умеет работать с почтой. Тем не менее, это простительно, если:
   • человек умер или неожиданно заболел;
   • работать с почтой не входит в его служебные обязанности (тогда ему незачем служебный e-mail).
2. Если вы не менеджер, проверяйте почту хотя бы 2 раза в день: с утра и после обеда. Отсутствие от вас ответа на производственный вопрос может застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов.
3. Если вы менеджер, ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 минут (предпочтительнее 1–3 минуты).
4. Вам пришло письмо. Если вы очень заняты, немедленно оцените, от кого оно, тему и пробегите его глазами - это поможет быстро принять решение, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать.
5. Если можете, то ответьте сразу же. Это самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты.
6. Если понимаете, что не сможете ответить в течение суток, лучше сразу написать «отвечу в течение пары дней» или хотя бы «отвечу немного позже».

Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»

1. Следует помнить, что существуют поля «To» («Кому»), «CC» («Копия») и «BCC» («Скрытая копия»). От них зависят ваши дальнейшие действия (и действия партнеров по переписке) при получении письма:
   • «To» («Кому») - письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы получателю непосредственно. Если вы отправляете вопрос, вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если вы получатель, то ответить должны именно вы.
   • «СС» («Копия») - получатели, стоящие в копиях, получают письмо «к сведению», для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо; более того, вежливым считается, если при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
   • «BCC» («Скрытая копия») - поле для «дворцовых интриг». Указывая в этом поле какого-то получателя, вы ему «тайно» отсылаете это письмо: о факте отправки письма этому человеку не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Используется также для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели.
2. При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»). Это сохранит в копиях получателей начального письма и ваш ответ не пройдет мимо них.
3. НЕ удаляйте из копий письма людей, добавленных туда вашим корреспондентом. Если же вы хотите ответить что-то личное, чтобы остальные корреспонденты не получили ваш ответ, тогда удалите всех из копий, кроме того, кто написал письмо (да-да, кнопкой «Reply» не пользуемся никогда).
4. Если в полученном в письме в поле «To» («Кому») более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Считайте, что ответить должны ОБА - если письмо адресовано вам и кому-то еще, ответьте и вы (даже если это будет ответ типа «Этот вопрос точно не ко мне, пусть ответит такой-то»).
5. В свою очередь, крайне настоятельно НЕ рекомендуется включать в поле «To» («Кому») более одного адресата. На письмо, отправленное двоим, вы не получите ответа ни от одного, так как каждый будет думать, что ответит другой. Не все ведь читали эту статью.
6. Форвард частной переписки в список рассылки без согласия участников переписки - это неэтично!

Поле «Тема»

1. Не оставляйте его пустым.
2. Тема письма должна быть краткая, но отражающая основное содержание, тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в вас новичка, у которого отсутствуют элементарные навыки владения деловой перепиской.
3. Когда вы отвечаете на одно из нескольких писем с разными темами, отвечайте на правильные. Отвечайте на письмо с темой «Встреча во вторник, 18.04» про встречу и на письмо «Материалы для полиграфии» про материалы для печати. Это связано с цитированием предыдущей переписки (см. ниже раздел «Написание писем»).
4. Если нужно периодически посылать e-mail типа недельных отчетов, старайтесь сохранять заголовок постоянным, или хотя бы его часть должна постоянной, чтобы получатель мог настроить автоматические правила (rules) по сортировке такой почты.

Важность письма

1. Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь - используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».
2. Не используйте напрасно «высокую» важность - «крикливые» люди раздражают, будьте скромнее.
3. Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая».

Написание писем (ответов)

1. Начните с приветствия, это вежливо. «Привет, gria!» говорит о том, что вам лень написать имя человека. Даже просто «Андрей!» или «Добрый день!» вполне вежливо и достаточно.
2. Говорите с человеком на одном языке. Это касается не только языка русский/английский, но и формы текста. Если вам пришло формальное письмо, неформальный ответ на него будет неуважением к респонденту и демонстрацией собственной низкой культуры. Формальный ответ на неформальное обращение - либо призыв к соблюдению регламента, либо этого просто требуют корпоративные правила.
3. Старайтесь отвечать всегда на последнее письмо в цепочке переписки, а не на какое-то промежуточное.
4. Ne ispolzuyte translit кроме случаев отправления писем из условий, в которых сложно набирать текст по-другому (например, с мобильного или с компьютера без русской раскладки клавиатуры).
5. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, то прилагайте текст ответа аттачем.
6. Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и конкретным:
   • Точность - указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (дату и тему другого письма, дату встречи, пункт повестки встречи, имя файла, ссылка на документ в сети и т.д.).
   • Лаконичность - некоторые излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш корреспондент.
   • Конкретность - из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя, какие действия от него хотят.
7. Деловая переписка это не место для упражнений в эпистолярном жанре и не место для выражения эмоций. Для этого существуют форумы, чаты и другие средства электронного межличностного общения. Лаконичный деловой текст - это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
8. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте абзацами с нумерацией или без таковой. Сплошной «поток мысли» сложно читать, при этом легко пропустить основной вопрос письма. Более того, плохо структурированное письмо некоторые склонны сразу отправлять в мусорную корзину (хотя это экстремизм, наверное).
9. Имейте в виду, что ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» - это более определенные и точные ответы.
10. Если письмо сформулировано так, что на него можно ответить просто «ок», то ответ, скорее всего, будет получен гораздо быстрее. Например, если есть несколько вариантов что делать, предложите какой-нибудь вариант по умолчанию.
11. Текст не должен содержать ошибок. Очепятки не страшны, но если вы в каждом письме пишете и пишете слово неверно, это становится заметно очень быстро, и ваша «тройка» с минусом по русскому становится очевидной (как и умозрительные дальнейшие выводы о вашем общем уровне образования и культуры).
12. Старайтесь не использовать html-форматирование письма. К сожалению, этот формат написания писем стоит по умолчанию в Outlook, но при его использовании, особенно при цитировании (ответах и пересылке), возникает масса вопросов.
13. Если вы получили письмо в html-формате НЕ меняйте его на plain-text, это ломает восприятие информации отправителем при получении вашего ответа. Чем важнее вам ваш корреспондент, тем важнее сохранить его адекватное восприятие. Справиться с выделением своих ответов в html-цитировании можно цветом, а можно и кнопочкой «Уменьшить отступ» на панели форматирования html (хотя там есть капризные нюансы).
14. Цитируйте текст оригинального письма. Как вы думаете, что бы это значило? Я тоже не знаю: To: AIST - творческая птица Subject: Re: Re: Re: Вопрос Ok! Вася
15. Никогда не правьте в цитировании текст другого человека! Это своего рода подделка писем.
16. При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце.
17. Если вы отвечаете по пунктам, используя цитирование, отделите цитату пустыми строками СВЕРХУ И СНИЗУ и используйте Большие Буквы в начале предложений. Попробуйте найти ответы тут: > предлагаем заменить логотип на прилагающийся, > так как этот сильно пестрый на фоне не нашли логотипа в аттаче > надпись поправьте – вместо «рыба» надо писать «раба»! > иначе нас неверно поймут надпись поправили, извините > и последнее…