Преимущества и недостатки работы с эксель. Преимущества программы MS Excel. Например, на предприятии с помощью Ехсе1 можно облегчать решение таких задач, как обработка заказов и планирование производства, расчет налогов и заработной платы, учет кадров и и

18.02.2019

Предоставляет конечному пользователю следующие возможности: просмотр данных в электронной таблице; перемещение в пределах электронной таблицы; углубленное исследование данных в электронной таблице; возможность изменения параметров в целях облегчения выполнения анализа «что, если».

Специалисты из компании Microsoft включили в свой продукт ограниченный набор средств, позволяющий реализовать описанные выше четыре возможности. Пользователь служб Excel Services не может создавать новую рабочую книгу. Для выполнения этой задачи пользователь должен располагать собственной копией Excel 2010. Службы Excel Services предлагают пользователям следующие возможности.

Базовое (форматирование Excel (изменение высоты строк, ширины столбцов, отображения линий сетки и вращение текста). Службы Excel Services также поддерживают гистограммы, цветовые шкалы и форматирование с помощью табличных стилей.
Возможность выбора листов в книге.
Кнопки свертывания и развертывания для сводных таблиц, а также кнопки группирования и структуры.
Поддержка запроса внешних данных и их последующего обновления.
Поддержка утилиты поиска.
Отображение диаграмм.
Сортировка и фильтрация в исходной таблице.
Сортировка и фильтрация в сводной таблице.

Разработчики книг и рабочих листов наделены некоторыми возможностями контроля. Например, можно отключить интерактивные возможности для электронной таблицы.

Единственное различие между Excel и Excel Services заключается в том, что в Excel Services создание и обработка разделов рабочего листа осуществляются поочередно. Типичный раздел включает 75 строк и 20 столбцов. Последовательное отображение разделов в окне браузера полезно при обработке больших листов. Вряд ли вы захотите, чтобы в окне браузера одновременно отображалось содержимое 20 млн ячеек.

Недостатки Excel Services

Хотя в службах Excel Services реализованы многие свойства файлов Excel, ряд функций все же не поддерживаются. Если рабочая книга Excel включает в свой состав перечисленные в следующем списке элементы, она не может быть загружена службами Excel Services:

рабочие листы с кодом (листы, которые содержат макросы VBA, элементы управления формами, элементы управления из палитры инструментов, диалоговые окна Microsoft Excel 5.0 и листы XLM);
листы, защищенные с помощью IRM;
элементы управления ActiveX;
внедренные смарт-теги;
сводные таблицы, основанные на нескольких диапазонах консолидации;
внешние ссылки (ссылки на другие листы);
электронные таблицы, сохраненные в режиме представления формул;
пакеты расширения ХМL;
карты XML;
набор операций по проверке данных;
табличные запросы, списки SharePoint, веб-запросы и текстовые запросы;
листы, включающие ссылки на надстройки;
листы, содержащие функцию ДРВ (RTD);
электронные таблицы со включенной защитой на уровне книги и отдельных листов;
внедренные рисунки и клипы;
фоновые рисунки, применяемые для отдельных ячеек и листа в целом;
автофигуры и графика WordArt;
рукописные примечания;
организационные схемы и диаграммы;
ссылки DDE.

Ряд элементов книги не отображается при работе с Excel Services. Например, если лист включает элементы из следующего списка, лист будет отображаться, а включенный в его состав элемент - нет:

разделенные и зафиксированные панели;
верхние и нижние колонтитулы;
лист в режиме разметки страницы;
шаблоны ячеек;
ползунок изменения масштаба;
некоторые виды форматирования ячеек (например, диагональные границы и типы границ, не поддерживаемые в HTML).

В статье рассмотрены основные преимущества и недостатки формул массива.

Рассмотрим преимущества и недостатки .

Преимущества применения формул массива:

Формулы массива компактны. Часто бывает, что для получения результатов необходимо выполнить ряд промежуточных вычислений, которые занимают место на листе. Применение Формул массива может существенно сократить количество используемых формулами ячеек.
Объединение вычислений в не позволяет ошибочно удалить один или несколько элементов массива (в этом случае появляется окно "Нельзя удалить часть массива")

Для некоторых вычислений можно написать одну формулу массива и распространить ее на целый диапазон ячеек. Это повышает наглядность (см. статью ).
Ресурсоемкость формул массива дисциплинирует разработчика. Формулы массива являются своеобразным индикатором недостатков при проектировании расчетов на листе. Если Формул массива использовано на листе слишком много, то начинаются проблемы со скоростью вычислений. Как правило, это ярко проявляется для таблиц с количеством строк более 1000 (и, соответственно, с таким же количеством формул массива ). Выходов несколько: перепроектирование расчетов на листе (удаление лишних формул, упрощение таблиц, добавление столбцов с промежуточными вычислениями); использование ; использование функций работы с базой данных (БДСУММ() , БСЧЁТ() и т.д.); перенос таблиц в Access.

Недостатки применения формул массива:

Сложные формулы массива могут существенно замедлить вычисления на листе, а также сохранение, открытие и закрытие книги. Следует избегать использования в формулах массива ссылок на целые столбцы или строки. Подробнее об оптимизации скорости расчетов, в том числе и в формулах массива, можно прочитать в статье Improving Performance in Excel 2007 или .
Новичкам бывает труднее понять формулы массива , чем обычные формулы (это плата за компактность);
Формулы массива труднее создавать, т.к. помимо решения самой задачи необходимо, чтобы формула была правильно спроектирована и не тормозила вычисление листа. Иногда приходится отказываться от использования формул массива в пользу использования дополнительных столбцов для промежуточных вычислений, чтобы ускорить вычисления.

Начальные знания о формулах массива можно прочитать в статье .

Главное преимущество программы Office Excel – это наличие огромного количества встроенных стандартных функций, что позволяет легко и быстро применять различные вычисления. Встроенная функция – это формула, которая была заранее подготовлена. Перед ее написанием нужно обязательно ввести знак «=». Программа Excel предусматривает наличие нескольких категорий функций, что существенно упрощает работу. Математические и тригонометрические функции используются при обработке матриц и решении различных задач. Логические функции подходят для решения задач с определенными условиями.

Работа с табличными данными может быть существенно упрощена при использовании статистических функций. Именно они позволяют проводить экономические исследования и статистические вычисления. Среди категорий особое место занимают финансовые, текстовые, инженерные и информационные функции. Также есть возможность обрабатывать все данные в формате время и дата.

Разработчики Excel позаботились о том, чтобы применение функций не вызывало у пользователей никаких затруднений. С этой целью был создан мастер функций. Он помогает корректно вводить формулы и сохранять последовательность указания данных. Использование такого сервиса помогает быстро применять стандартные функции. Чтобы пользователь не запутался, предусмотрен список категорий. Также можно в отдельном окне просмотреть все стандартные функции. При выборе конкретного пункта отобразится не только синтаксис, но и общее описание функции. Аргументы не обязательно вводить вручную. Проще всего выделить нужные ячейки в самой таблице.

Данные, полученные после использования формулы, можно отобразить на рабочем листе, создав графики или диаграмму.

Отдельно стоит упомянуть о возможности автозаполнения, которое работает при использовании любой функции из списка. При этом нужно учитывать, что из-за конкретного типа адресации могут измениться аргументы функций. На практике автозаполнение работает очень просто. Так, при необходимости вывести максимальное значение в нескольких колонках электронной таблицы достаточно применить функцию только один раз. После этого можно воспользоваться автозаполнением и программа самостоятельно найдет нужное значение.

Элементы упрощенного интерфейса в программе

MS Excel представляет собой программу в виде таблицы, при помощи которой осуществляется обработка данных. Также можно проводить сложные математические операции и расчеты. Элементы упрощенного интерфейса в нашей программе можно увидеть сразу после запуска Excel. В верхней части окна находится его заголовок, а также кнопки свернуть, развернуть и закрыть. Ниже расположена стандартная панель инструментов. При желании эту панель можно отредактировать, убрав или добавив определенные кнопки. Далее находится строка формул, которая отображает содержание выделенной ячейки.

Эту строку можно использовать при редактировании или вводе любой формулы или данных. Строки, расположенные чуть ниже, демонстрируют заголовки столбцов и строк. В самом низу окна находится строка состояния.

Таблица в MS Office Excel – это определенное количество ячеек всех листов одной книги, где хранятся данные и формулы. Не все знают, что на одном листе представлено 256 столбцов и 65536 строк. При этом строки обозначены упрощенными числами, а столбцы – латинскими буквами. Аргументы любой формулы – это ссылка на ячейку или целый диапазон. Кстати, эти ячейки необязательно должны находиться на одном листе книги. Ссылка на ячейку – это ее адрес, представленный числом строки и буквой столбца. Более того отдельным ячейкам и диапазонам можно присваивать имена. Все формулы в Экселе высчитываются автоматически. После этого результат появляется в ячейке. Саму формулу можно увидеть только в строке формул.

Для закрытия программы в интерфейсе Excel нужно нажать на иконку в виде крестика, расположенную в строке заголовка. Также можно выбрать нужный пункт в меню Office или воспользоваться комбинацией Alt+F4.

Вы все еще бюджетируете в Excel?

За последние годы произошли значительные изменения бизнес среды. Если еще 5-7 лет назад только передовой бизнес внедрял бюджетное управление, то к настоящему времени элементы бюджетирования стали составной частью менеджмента многих российских предприятий. Необходимо отметить интересный феномен: первые системы бюджетирования на платформе MS Excel активно эксплуатируются и в настоящее время без значительных изменений.

Причин использования MS Excel для автоматизации бюджетирования на предприятии множество. MS Excel - многофункциональное и доступное средство обработки информации, с которым хорошо знакомы сотрудники финансово-экономической службы. Данная программа позволяет вводить любые формулы и использовать функции, строить взаимосвязи и прогнозы, графически и наглядно представлять полученные данные. Новые обновления и версии офисного пакета также открывают дополнительные возможности улучшения системы.

MS Excel представляет широкий диапазон средств для анализа статистических данных и прогнозирования будущих событий. Встроенные статистические функции (СуммЕсли,Тенденция, Предсказ, Рост и многие другие) упрощают громоздкий механизм вычислений, выполнение анализа и получение прогнозных значений. Например, возможно планировать объемы продаж, опираясь на данные за прошедшие периоды с применением регрессионного анализа.

Моделирование ситуации и оценка полученных результатов могут быть осуществлены посредством эффективного инструмента – Диспетчера сценариев. Применение которого в рамках формирования небольшого бюджета позволяет создавать несколько сценариев для одной модели «что-если», распределять задачу моделирования между несколькими участниками и объединять результаты в общий отчет.

Для работы со списками и массивами информации существуют специальные функции в библиотеке функций, которые помогают извлекать из электронной таблицы данные с целью их дальнейшего преобразования в формулах. Примером может послужить создание единого прейскуранта цен на продукцию и дальнейшее его использование для расчета в стоимостном выражении бюджета продаж. Наиболее применяемыми из них являются ВПР, Выбор, Просмотр.

К преимуществам электронных таблиц относится возможность импорта информации - получение внешних данных из других источников с использованием мастера подключения или мастера запросов, что существенно облегчает ввод данных на этапе создания бюджетной модели и проведения план-фактного анализа.

Бесспорно, MS Excel - мощное средство, но в действительности не весь потенциал его используется для автоматизации систем бюджетирования, и на практике создаются упрощенные модели планирования, для которых использование MS Excel является целесообразным. Эффективно применять MS Excel и для бюджетирования в части планирования, контроля и анализа денежных потоков. Однако, для средних и крупных производственных компаний, деятельность которых сложная многопараметрическая система, этого недостаточно. Особенности производственного процесса могут определять не всегда линейную систему взаимозависимости множества факторов, которые формируют финансово-экономические показатели.

Кулакова Ольга
директор по науке и развитию ЗАО "КИС"
к.э.н., доцент ВолгГТУ

Некоторые компании ведут учет контактов, мероприятий по продажам и маркетингу с помощью Excel, потому что он легкий в использовании и относительно хорошо знаком работникам.

Однако, для более эффективного управления и выгодного использования данных другие компании используют CRM системы. Успешный бизнес - это поиск, обслуживание и поддержание лояльности клиентов.

CRM состоит из базы данных и пользовательского интерфейса, с помощью которого вы можете легко создавать, редактировать, обновлять, управлять вашими контактами, (клиентами, контрагентами) процессами, обмениваться сообщениями и документами.

Преимущества Excel компенсируются большим числом недостатков. В то время как таблицы Excel замечательны в качестве калькуляторов, одновременно с этим они не очень хороши как база данных. Excel не имеет связанных таблиц и у него ограниченные возможности интерфейса. Excel таблица будет очень громоздкой и медленной с несколькими сотнями строк и тем более будет сложна в управлении несколькими тысячами записей.

Преимущества Excel

Простота использования
Довольно хорошо известен работникам
Экономичен для маленьких баз данных

Недостатки Excel

Не удобен для многопользовательского доступа и фиксирования истории изменений.
Нет возможности просматривать и управлять связями данных в таблице.
Просмотр, понимание и использование данных из электронной таблицы занимает много времени.
Аудит не может проверить целостность данных в электронных таблицах.
Информация может теряться.
Слишком прост в копировании вне бизнеса – может даже к конкурентам.

Преимущества CRM

Развитие сильных, долгосрочных отношений с клиентами через более персонализированный сервис. Как результат рост лояльности клиентов.
Рост прибыли за счет снижения издержек, благодаря повышению эффективности работы персонала.
Удобный анализ работы сотрудников.
Уменьшение сроков обучения новых сотрудников.
Тонкая настройка целевых маркетинговых кампаний.
Своевременное получение корректной информации для обоснованного бизнес решения. Благодаря этому, данные о клиентах становятся важным активом, что повышает прибыль.
Устранены недостатки Excel

Недостатки CRM

Непривычное рабочее пространство для сотрудников. Требуется время на освоение основных функций.
В большинстве случаев негативно воспринимается персоналом, т.к. резко повышает контроль над сотрудниками и их эффективностью.
Стоимость CRM решений как правило выше чем у табличных редакторов.