Пустой отправить копию письма себе на почту. Элементарные правила деловой переписки по e-mail. Окно составления письма
Недавно я получил эту работу, поэтому, хотя я бы разделил:
Отправка всей исходящей почты в Отправленные папки с postfix и cyrus imap.
Сделайте postfix отправьте копии экземпляров всех исходящих писем на специальную "отправленную" почтовая учетная запись. Используйте сито на этой специальной учетной записи, чтобы перенаправить все электронные письма в папку "Отправленные", связанные с учетной записью.
Создайте учетную запись пользователя электронной почты для отправленных
Самый простой способ сделать это - создать новую учетную запись unix для отправленных, установка оболочки в /bin/false, чтобы никто не мог регистрироваться в:
Host$ sudo useradd sent host$ sudo chsh -s /bin/false sent
Настроить imap для отправленного пользователя
Используя cyradm, мы создаем новый почтовый ящик (т.е. пользователь) и даем этому пользователю добавить доступ ко всем нашим папкам "Отправленные" imap:
Host$ $ cyradm -user cyrus localhost
Password:
Создайте сито script для отправленной учетной записи
Этот script перенаправляет всю входящую электронную почту на отправленную учетную запись, на Отправлена папка в папке "Входящие" отправителей.
Мой script называется sent.sieve и выглядит примерно так:
# Sieve script for sent. If outgoing email is bcc"ed to this account, # this sieve script will redirect it to the sender Sent folder require ["fileinto"]; if address:is:localpart "From" "userx" { fileinto "user.userx.Sent"; } elsif address:is:localpart "From" "usery" { fileinto "user.usery.Sent"; } elsif address:is:localpart "From" "userz" { fileinto "user.userz.Sent"; }
Вам нужно будет ввести запись для каждого из ваших пользователей (userx, usery, userz в примере выше). Я не смог найти лучший способ сделать это. Предложения приветствуются [email protected]
Установите сито script следующим образом:
Host$ sieveshell localhost -user=sent -a=cyrus
Password:
Настроить сопоставление bcc для postfix
В постфиксном каталоге (/etc/postfix на debian) создайте файл с именем bcc_map выглядит следующим образом:
# copy all locally sent mail to the sent account @yourdomain.com [email protected]
Скомпилируйте это в хэш файл постфикса, используя:
Host$ sudo postmap bcc_map
Добавьте следующую конфигурацию в файл конфигурации postfix main.cf:
Sender_bcc_maps = hash:/etc/postfix/bcc_map
И сделайте postfix перезагрузите его конфигурацию:
host $sudo/etc/init.d/postfix reload
Тестирование и отладка
Отправьте письмо и проверьте, что оно скопировано в папку Sent.
В случае возникновения проблем вы должны проверить журналы cyrus и postfix (все регистрируются на /var/log/syslog на моем хосте debian). Опечатки и неправильные разрешения доступа обычно приводят к тому, что некоторые подсказки отправляются на журналы.
Электронную почту используют не только для отправления сообщений, но и для пересылки файлов (документов, фотографий и др.). Они называются вложенными или прикрепленными.
Вложенный или прикрепленный файл (аттачмент) — это какой-то файл с компьютера, который мы добавляем к письму для пересылки его по электронной почте.
Как прикрепить файл к письму и отправить его
Допустим, я хочу, чтобы документ, который есть на моем компьютере, оказался на компьютере моего коллеги. Я знаю адрес его электронной почты, значит, могу со своего ящика написать письмо и прикрепить к нему файл.
Когда коллега зайдет в свою почту, он увидит новое сообщение, внутри которого будет документ. Его он сможет открыть прямо в почте или скачать на свой компьютер.
Технология пересылки файлов следующая:
- Открываем свой электронный ящик.
- Пишем письмо: указываем адрес почты получателя, тему и, если необходимо, печатаем сообщение.
- Нажимаем специальную кнопку для добавления файла.
- В открывшемся окошке выбираем файл с компьютера.
- Отправляем письмо, нажав на соответствующую кнопку.
Пример
1. Открываю свой электронный ящик и нажимаю на кнопку написания письма.
| Яндекс.Почта: | Mail.ru: | Gmail.com: |
|
|
|
2. Печатаю адрес того, кому хочу отправить файл, и указываю тему.
Текст можно и не набирать, ведь мне нужно только переслать файл. Но я его обычно печатаю: здороваюсь, объясняю, что именно пересылаю и почему.
3. Для прикрепления файла нажимаю на специальную кнопку вверху или внизу (над или под частью для ввода текста).
| Яндекс.Почта: | Mail.ru: | Gmail.com: |
|
|
|
4. Открывается небольшое окошко с файлами и папками моего компьютера. В нем я должен найти то, что хочу отправить.
Допустим, мне нужно переслать документ, который находится на моем компьютере в Локальном диске D в папке Договоры. Значит, в окошке открываю Локальный диск D:
И открываю папку Договоры:
Показываются файлы, которые есть в этой папке. Нахожу среди них тот, который хочу отправить, и щелкаю по нему два раза левой кнопкой мышки.
Окошко исчезает, а мой документ появляется над или под кнопкой прикрепления.
Сразу после этого мое сообщение с вложенным документом уйдет по указанному адресу. Вот как его увидит получатель:
Обратите внимание на иконку с изображением скрепки в конце. Таким образом почтовый сайт показывает, что внутри есть прикрепленный файл.
Открыв письмо, получатель увидит и текст, и документ, которой сможет посмотреть или скачать на свой компьютер.
Как добавить несколько файлов к письму
В одно письмо можно добавить несколько файлов любого типа. Это могут быть и фотографии, и документы, и музыка и даже видео.
Для этого вовсе необязательно посылать несколько писем - можно написать одно и добавить к нему всё, что хотим отправить. Происходит это так: пишем письмо, добавляем к нему один файл, затем, точно также, другой, третий и так далее.
А что делать, если их не одни-два, а больше десяти? Можно ли добавить папку целиком, а не каждый файл по отдельности?
К сожалению, отправить папку по электронной почте нельзя. Но ее можно заархивировать и прикрепить к письму.
Сделать это можно прямо в окошке, через которое добавляем файл для отправки. Щелкаем правой кнопкой мышки по папке, из списка выбираем 7-Zip или WinRAR и создаем архив.
Затем там же выбираем только что созданный архив, то есть щелкаем по нему два раза левой кнопкой мышки.
Архив, в котором находится нужная для пересылки папка, прикрепляется к письму. Остается только его отправить.
Нюансы
Если Вы планируете отправить более трех файлов в одном письме, то хорошим тоном считается заархивировать их.
Например, я хочу переслать другу десять фотографий. Можно, конечно, отправить десять писем, в каждое из которых добавить по фото. Но это неудобно ни для меня, ни, тем более, для него. Поэтому я решаю послать одно письмо, к которому прикрепить все фотографии.
В этом случае правильнее будет положить их в отельную папку на самом компьютере, потом заархивировать ее и при отправке письма добавить получившийся архив.
В итоге отправится один файл, а не десять. Моему другу будет проще его скачать на компьютер и разархивировать, чем смотреть (скачивать) каждую фотографию по отдельности.
Перед пересылкой фотографий по электронной почте их следует сжимать (уменьшать размер).
Это больше, чем правило хорошего тона. Это необходимость! Но, к сожалению, многие пользователи об этом даже не догадываются.
Подробнее о том, зачем это нужно и как сделать, Вы узнаете из урока «Сжатие фото ».
Задание
- Отправьте со своего электронного ящика письмо с вложенным файлом на свой же адрес. То есть в поле «Кому» напечатайте адрес своей электронной почты. После отправки Вы получите от себя же письмо с этим вложенным файлом.
- Откройте свое письмо и попробуйте посмотреть присланный файл прямо в почте. Затем скачайте его на компьютер и откройте непосредственно с него.
- Отправьте на свой адрес письма с несколькими вложенными файлами (как по отдельности, так и заархивированными).
- Попробуйте отправить фотографии, предварительно сжав их.
Как отправить документ по электронной почте для чайников, три простых способа.
Хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день?
Скачайте мою бесплатную книгу
=>>
С развитием Всемирной паутины появилось и больше способов общения между людьми на расстоянии. Теперь можно не выходя из дома не только кому-то позвонить, но ещё и отправить письмо по электронной почте.
При этом с помощью e-mail можно направлять письма с вложениями в виде различных текстовых документов, презентаций, фотографий, видео и другое. Конечно весь процесс по отправке электронного письма с вложением довольно прост.
Однако начинающим пользователям иногда бывает затруднительно справиться с данной задачей без посторонней помощи. В этом материале будет более подробно рассмотрено отправление писем с вложениями по электронной почте.
Как отправить документ по электронной почте
Несмотря на множество различных сервисов, предоставляющих возможность отправки писем в электронном виде через Интернет (Яндекс.Почта, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler и другие), все они работают по одному и тому же алгоритму.
Только прикрепление файла на таких сервисах может немного различаться. Но в целом для отправки электронного письма с вложением можно придерживаться следующего алгоритма действий:
- Сначала нужно войти на свой аккаунт на сервисе и нажать на «Написать» или иную кнопку, предусмотренную почтовым сервисом для написания письма в электронном виде.
- Затем указываете в строке «Кому» электронный адрес почты адресата.
- При необходимости в поле «Тема» можно указать тематику вашего письма.
- Далее, кроме обычного текста, если требуется отправка документа или иного файла с компьютера, нужно найти инструмент, который за это отвечает на используемом вами сервисе и нажать на него. Например, если использовать для этих целей Яндекс.Почту, Gmail или Yahoo, тогда нужно кликнуть по значку в виде канцелярской скрепки, а на Mail.ru и Rambler имеется кнопка «Прикрепить файл».
- После того, как найдете документ, который требуется отправить, кликаете по нему мышкой, чтобы его выделить и нажимаете на кнопку «Открыть».
- После загрузки файлов на почтовый сервис, проверяете правильность оформления письма (кому отправляете и что именно). Если документов больше чем нужно или выбрали не то, что нужно, то рядом с ним, как правило, с правой стороны появляется значок корзины, нажав на который происходит удаление ненужного файла. Чтобы добавить документ, вновь нажимаете либо на скрепку, либо на «Прикрепить файл».
- Для отправки электронного письма адресату, кликаете по кнопке «Отправить».
Также стоит отметить, что при использовании мобильной версии почтовых ящиков, алгоритм действий аналогичен расширенной. То есть если вы в дороге, а нужный документ имеется на телефоне или планшете, то при наличии мобильного приложения, его также можно будет отправить по e-mail.
В этом случае также заполняете все необходимые поля, а затем нажимаете на скрепку или «Прикрепить файл», таким образом, добавляете документ и отправляете. Как можно увидеть всё достаточно просто и удобно.
Отправить ссылку
Если ваш документ хранится на облачных сервисах, таких как Гугл Диск, Яндекс Диск, и другие, или вы создали документ в Гугл Доке, то можно отправить ссылку на документ.
Для этого откройте документ, нажмите на настройки доступа и скопируйте ссылку, которую можно отправить в электронном послании. Если это документы хранящиеся на Диске, то можно будет скачать их на свой компьютер, если это документ в Гугл Документах, то можно совместно редактировать его, вносить поправки, комментарии и так далее.
Ворд
Если вы используете программу Ворд, для создания и редактирования документов, то можно один раз настроить функцию отправки по емейл и затем пользоваться ею.
Инструкция:
Обратите внимание на верхнюю панель, а именно на вкладку — рассылки. Там должен появиться новый значок, с тем именем, что вы ему дали.
Теперь, после создания или редактирования документа, жмите на этот значок. Вам потребуется только указать электронную почту получателя, и документ отправиться по указанному адресу.
Как отправить документ по электронной почте, итог
Я показал вам три способа, как отправить документ по электронной почте, выбирайте самый удобный для вас. Один раз отправив письмо, вы поймёте, что нет ничего сложного в этом процессе.
Главное понять, что вы не пересылаете бумажный документ, он остаётся у вас. Вы отправляете его электронную копию, а получатель сам распечатает его, если будет нужно.
А вот для отправки бумажного оригинала любого документа, вам следует воспользоваться нашей обычной, всем привычной почтой и отправить документ заказным письмом.
Если вы активно используете почту при общении с клиентами и коллегами, редкий день обходится без копий. Они являются неотъемлемой частью рабочей переписки. Поэтому многие клиенты, перебираясь на Омнидеск со старой доброй почты, часто спрашивали о поддержке Cc и Bcc. До появления этой функциональности мы получили 47 (!) просьб добавить её. Цифра внушительная, ведь о своих потребностях и вопросах в лучшем случае пишут 5-7% желающих.
Перед тем, как перейти к подробностям нашей реализации копий, давайте разберёмся, что они собой представляют.
Типы получателей письма
To : (кому ) - основной получатель письма.Cc : (копия, carbon copy ) - вторичные получатели письма, которым направляется копия. Они видят и знают о наличии друг друга.
Bcc : (скрытая копия, blind carbon copy ) - скрытые получатели письма, чьи адреса не показываются другим получателям.
Примеры использования копий
а. Пользователь обратился за помощью и попросил отправлять ответы как на рабочую, так и личную почту. Вы указываете его личный адрес в копии (Cc), чтобы он смог отвечать с любого адреса и в каждом из них видеть всю переписку.б. Клиент оплатил консалтинг/поддержку/разработку, и вы регулярно общаетесь с его сотрудниками. Вы добавляете его в копию (Cc), чтобы он получал все ваши ответы, мог в любой момент вклиниться в переписку и оценить качество предоставляемых вами услуг.
в. Руководитель хочет следить за общением поддержки с VIP-клиентами. В обращениях от этих клиентов руководитель добавляется в скрытую копию (Bcc), чтобы он всегда получал ваши ответы (с историей переписки).
Прелесть в том, что клиент не знает о «слежке», а руководитель может ответить лично вам и, к примеру, сделать замечание:)
г. Клиент обращается к вам, чтобы обсудить получение скидки и способы оплаты. Он сразу добавляет своего бухгалтера в копию (Cc), чтобы тот мог следить за ходом общения и принять эстафету в нужный момент.
Как мы реализовали поддержку копий?
Приведённые выше примеры описывают лишь некоторые сценарии, которые клиенты «продавали» нам, аргументируя необходимость поддержки копий на сервисе. Мы реализовали все стандартные моменты, но не забыли добавить и несколько полезных фишек. Рассмотрим всё по порядку.Базовая функциональность
1) Справа от названия поля «Получатель» мы разместили две ссылки для добавления копий - «Сс» и «Bcc».
2) При нажатии на «Cc» появляется поле «Копия», и пропадает ссылка «Cc».
3) При нажатии на «Bcc» появляется поле «Скрытая копия», и пропадает ссылка «Bcc».
5) Когда сотрудник добавляет адрес в обычную копию (Cc) , его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Копия». В этом случае оба пользователя видят, что письмо было доставлено на два адреса. Каждый из них может ответить как сотруднику, так и сотруднику + другому пользователю.
6) Когда сотрудник добавляет адрес в скрытую копию (Bcc) , его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Скрытая копия». В этом случае основной пользователь видит, что письмо пришло только ему, поэтому его ответ может быть отправлен только сотруднику.
При этом пользователь из скрытой копии видит, кто был основным получателем, и может отправить письмо как сотруднику, так и сотруднику + основному получателю.
7) Поддержка копий работает и в обратном направлении. Если пользователь отправляет запрос (или новый ответ в текущую переписку) и добавляет другой адрес в Cc, мы автоматически прописываем этот адрес в поле «Копия», чтобы при ответе сотрудника письмо отправлялось на оба адреса.
Полезные фишки
8) Все изменения в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия» фиксируются в истории действий.
9) Для каждого обращения мы запоминаем все адреса, которые указывались в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия». Поэтому после удаления адреса из поля его можно легко вернуть. Достаточно кликнуть в нужном поле, и мы предложим выбрать адрес из выпадающего списка.
10) Когда пользователь из скрытой копии отвечает сотруднику и основному пользователю, его письмо добавляется в обращение в виде обычного ответа. Если же он отвечает только сотруднику, тогда его письмо добавляется в обращение в качестве заметки , которая не видна основному пользователю (при просмотре переписки по обращению в своём аккаунте).
11) В правилах для входящих обращений мы добавили условие «Копия (Cc) обращения» , чтобы можно было отслеживать наличие определённого адреса (или домена) в копии и автоматически выполнять нужные действия.
12) Во всех типах правил появились два новых действия - «Добавить в копию» и «Добавить в скрытую копию» на случай, если требуется добавить адреса в копии, когда обращение соответствует условиям правила.
