Регистрация документов организации 4.0. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции в ас "электронный журнал корреспонденции"

Технологический прогресс сегодня развивается семимильными шагами и проникает во все сферы нашей жизни. Уже никого не удивишь таким частым и обыденным явлением, как программы по планированию семейного бюджета. Рынок этого продукта крайне разнообразен и способен удовлетворить запросы даже самых требовательных пользователей. Среди широчайшего выбора таких программ, MoneyTracker сыскала заслуженное лидирующее положение и огромное количество положительных отзывов пользователей.

Основные преимущества программы MoneyTracker:

1. Простой, и одновременно понятный интерфейс. Над созданием визуальной составляющей MoneyTracker работали одни из лучших специалистов в данной сфере. Оно и понятно: ведь удобство и комфорт при работе с такими продуктами – главный (а порою и единственный) фактор, на который обращают внимание обычные пользователи. Программа имеет очень удобную структуру с интуитивно понятным интерфейсом.

2. Быстрота ввода данных. Окна для добавления новых данных (или же изменения уже существующих) расположены поверх остальных и вызываются нажатием одной клавиши. Это очень облегчает работу с MoneyTracker, ведь внести в базу данных новый расход или доход можно всего за 1 минуту.

3. Качественный поиск. В программе очень удачно реализована функция поиска по основным данным. Более того, в памяти MoneyTracker сохраняются цены, товары и буквы, которые пользователь искал ранее. Это делает переход между категориями почти мгновенным.

Недостатки программы MoneyTracker:

1. Плохо реализованный модуль учёта кредитов и займов. Данная функция крайне урезана в программе и имеет лишь скудный набор опций. Зачастую, чтобы правильно высчитать проценты по очередному займу, нужно ввести солидное количество переменных в базу данных. В MoneyTracker, на сегодняшний день, это сделать невозможно, что даёт серьёзную погрешность в суммах при расчётах кредитов и займов.

2. Недоработки регистрации. Сложность при создании нового пользователя и регистрации лицензионного ключа – явные и грубые ошибки команды разработчиков. Сервис регистрации крайне неудобен, непонятен, а порою и недоступен. Это, конечно же, отталкивает потенциального пользователя, создавая негативное первое впечатление. Как и большинство подобных продуктов, MoneyTracker распространяется как в платной, так и в бесплатной версии. Пробная версия доступна для скачивая, она имеет ту же функциональность, что и лицензия. Однако, в бесплатном варианте ограничено количество данных для обработки. Платную версию MoneyTracker каждый может купить на официальном сайте разработчиков www. dominsoft.ru. Стоимость полной программы колеблется от 250 до 800 рублей, в зависимости от типа лицензии (у нас же можно скачать ее бесплатно вместе с ключем ).

Основные отличия MoneyTracker:

1. Возможность создания нескольких бюджетов. Данная функция реализована во многих продуктах-конкурентах, но только в данной программе присутствует возможность создания любого количества абсолютно обособленных бюджетов.

2. Интерактивный календарь. В MoneyTracker очень хорошо продуман календарь планирования расходов и доходов. Пользователь может очень наглядно отобразить все свои финансовые дела в виде понятного и красивого графика. Также присутствую такие приятные мелочи, как звуковое напоминание или подсветка определённых дат разными цветами.

3. Подробная справка. В самой программе существует очень детальная справка, в которой можно очень легко и быстро узнать любой интересующий или непонятный момент.

Можно выделить 3 способа организации работы с программой «MoneyTracker» на разных компьютерах:

1. Разные компьютеры и разные базы данных. Например, если на одном компьютере ведется семейная бухгалтерия , а на другом компьютере Ваш ребенок ведет учет своих доходов и расходов, отдельно от Вас (раздельный семейный бюджет). Тогда никаких специальных настроек не требуется. Кстати, при покупке 2 и более лицензий одновременно действует скидка, за подробностями обращайтесь в службу продаж .
2. Разные компьютеры, объединенные в локальную сеть и одна база данных. Например, если в семье есть компьютер у каждого члена семьи, и ведется общий семейный бюджет . Подробные инструкции по настройке и ведению домашней бухгалтерии в локальной сети даны в справке к программе «MoneyTracker» (раздел Сервис -> Работа в локальной сети).
3. Разные компьютеры, не объединенные в локальную сеть и одна база данных. Такая ситуация может возникнуть, если Вы желаете, например, пользоваться программой дома и на работе, но заносить данные в одну базу, или если Вы едете в командировку с ноутбуком, на котором надо временно вести учет и т.д. Тут также возможны варианты: или изначально установить программу на флешке (инструкции в справке, раздел Сервис - Работа на flash-диске) и работать на любом компьютере, или установить программу на разных компьютерах (на всех требуется регистрация) и переносить вручную файл базы данных между ними.

В данной статье мы разберем последний случай. Прежде всего, необходимо ознакомиться с информацией о том, где программа «MoneyTracker» хранит данные, обычно это папка Мои документы\DominSoft\MoneyTracker, файл базы данных - mt.fdb . Подробнее см. раздел справки Сервис -> Данные программы. Переустановка программы .

Простейший способ работы с программой на двух компьютерах следующий:

1. Установить программу на нужные компьютеры. Для каждого получить ключ и зарегистрировать программу.
2. Пусть Вы работаете на первом компьютере, вводя данные в программу. Когда необходимо перейти к работе на втором компьютере, следует найти файл базы данных mt.fdb на первом компьютере и скопировать (с помощью флешки или иным способом) в такую же папку на втором компьютере.
3. Аналогично, после окончания работы на втором компьютере, следует взять файл базы данных mt.fdb и перенести на первый компьютер.

Совет. Вообще, если Вы не планируете вести на другом компьютере долгий и подробный учет (как, например, в командировке), а просто хотите заносить текущие мелкие расходы на работе (кофе, булочка, проезд), то можно не пользоваться такой схемой переноса данных, а просто записывать текущие расходы в ежедневник или в текстовый файл на флэшке/телефоне/КПК (чтобы не забыть), а вечером, по приезду домой, внести их в программу «MoneyTracker».

Программа предназначена для регистрации и ведения входящей, исходящей корреспонденции и внутренних документов (приказов, распоряжений и т.д.) организации.
Возможность ведения нескольких организаций.

Возможность автоматического формирования номера документа. Оповещение по сроку исполнения для ответственных исполнителей. Печать журналов. Карточка документа, экспорт карточки в MS Word и OO Writer, возможность формирования карточки по шаблону. Возможность вставки изображения документа. Поиск по журналам. Возможность вывода в MS Excel и OO Calc выбранных полей результата поиска. Справочники. Отчеты.
Возможность настройки прав доступа каждого пользователя к журналам документов. Пользователю можно назначить режим "Видеть только свои документы". К документу можно привязать до 5 пользователей.
В программе есть функции отправки уведомлений по e-mail с возможностью привязки файлов, хранения сообщений и поиска по ним.
Возможна интеграция с бесплатным сервером IP телефонии Asterisk.
Программа поддерживает сетевой режим работы.

Показать полностью &darr,

Регистрация документов организации Скачать >>> безопасная загрузка free SOFT

5 2017-01-23 18:59:32

Спасибо за программу. Два месяца назад установил в нашу канцелярию, секретари очень довольны, как будто всегда в ней работали. Поиск, контроль сроков, отчеты, хранение сканов - все очень удобно.

5 2016-08-27 13:24:05

Уважаемый Васян, все функциональные возможности программы подробно описаны в Руководстве пользователя на сайте программы, если в программе не хватает каких-то возможностей, или что-то на Ваш взгляд не корректно работает, Вы можете прислать Ваши пожелания на [email protected], постараемся реализовать их в следующих версиях. Если нужны какие-то расширенные возможности, их всегда можно сделать на заказ.

2 2016-08-02 17:29:53

Спасибо! Очень удобная и хорошая программа!

5 2016-03-25 11:59:02

Мне очень понравилась программа регистрация документов организации 4.0, все работает без проблем, а главное - удобно. Спасибо.

5 2015-06-17 10:46:48

Нормальная программа, все работает, очень удобно, до этого перепробовала много программ, искала бесплатные (на самом деле бесплатных программ мало) здесь все понятно, можно прикреплять файлы, что неоценимо удобно. Особенно у Вас нет в штате секретаря. Ставлю 5

5 2015-05-19 22:20:05

Вы можете выслать точный текст ошибки на [email protected]. вышлем Вам на e-mail рекомендации по устранению ошибки. Некоторые варианты решения проблем описаны в разделе Поддержка на сайте разработчиков, подраздел Решение возможных проблем при установке и работе программ и библиотек. Любые вопросы по установке либо работе программ можно задать по e-mail либо телефону, указанному на сайте программы.

Скачал программу и библиотеки.Установил на работе с помощью сис.админа на сервер.Организовал доступ 3-х пользователей.После 2-х недель работы программа стала работать значительно медленнее, зависать всё чаще и чаще (пишет что-то типа:Переход на недопустимое количество строк).Зависание устраняется только перезагрузкой компьютера.

Скачала программу, все нормально, НО она почему-то не открывается! вообще никак, ничего не пишет, просто ничего не происходит и все! ((

Важнейшей частью работы секретаря является регистрация документов. Она заключается в учете и фиксации сведений о документах в учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации.

Наибольшая экономическая эффективность достигается при централизованной системе учета, т. е. при сосредоточении всех регистрационных операций в одном месте, Централизация учета документов создает условия для однократной их регистрации и механизации отдельных операций. Централизованная система позволяет создать единый информационный центр предприятия, а также вести оперативный контроль за широким кругом документов. Структурные подразделения при этом освобождаются от многочисленных дублирующих операций.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих организаций, заявления и жалобы граждан, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. К этой же группе относится важнейшая внутренняя документация – приказы, протоколы, доклады и т. п. Регистрируется также ценная и заказная корреспонденция

На документы, не подлежащие регистрации, должен быть составлен специальный перечень. В перечень нерегистрируемых документов включают: документы, присылаемые для сведения; первичную документацию бухгалтерского учета все документы, фиксируемые в функциональных подразделениях в особых учетных формах и т. д. Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается руководителем учреждения и включается в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству.

Рациональной работе по регистрации документов способствует применение единых способов ведения учетных форм фиксации учетных данных и индексации документов.

Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие исходящие номера Так, индекс 01/05/56 входящего документа включает: 01 – индекс структурного подразделения; 05 – номер дела по номенклатуре; 56 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.

В организациях с большим количеством корреспондентов можно использовать кодовые обозначения корреспондентов.

Внутренние распорядительные документы и протоколы, имеющие индивидуальный учет, как правило, получают в качестве индекса только порядковые номере с начала года. Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ.

В практической деятельности наибольшее распространение получили 2 формы регистрации документов – карточная и журнальная.

При журнальном способе регистрации многократно учитывается один и тот же документ при его прохождении по инстанциям (через канцелярию, подразделение и т. д.), что приводит к заметным потерям рабочего времени. При его использовании невозможна механизация процессов учета, справочной работы и контроля исполнения. Поэтому журнальная система может быть эффективно использована только в организациях с небольшим документооборотом – до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особой сохранности.

Карточная форма позволяет применять принцип однократности регистрации путем заполнения на машинке необходимого числа карт на каждый документ. Кроме того, учет на картах могут вести несколько человек одновременно. Достоинством этого способа является также возможность механизации процессов работы с картами начиная от их заполнения и кончая сортировкой.

Количество экземпляров карт, заводимых на каждый документ, определяется его содержанием и маршрутом движения. Инициативные и ответные документы, связанные единством индекса, регистрируются на одной карте, т. е. данные ответного документа будут зафиксированы в карте, на которой ранее был зарегистрирован инициативный документ.

После учета документов регистрационные карты помещаются в контрольные и учетно-информационные картотеки, составляющие основу справочного аппарата к служебным документам.

Справочная картотека делится на 2 части: на неисполненные и исполненные документы. Первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения по корреспондентам, исполнителям или срокам исполнения. Вторая часть строится по производственно-отраслевой схеме, отражающей направление, функции, вопросы и участки работы данной организации. Схемой систематизации карточек может служить номенклатура дел. Такая картотека должна охватывать совокупность регистрируемой входящей, исходящей и внутренней документации организации или структурного подразделения. Главный поисковый признак документа – его содержание. Разделы и рубрики картотеки будут соответствовать разделам и статьям номенклатуры дел. Последовательность делений картотеки также определяется номенклатурой дел.

Карты из разделов первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику второй части картотеки. На некоторые специфические группы документов можно заводить отдельные картотеки, например картотеки приказов.

Подводя итоги: так как важнейшей частью работы секретаря является регистрация документов, которая заключается в учете и фиксации сведений о документах в учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации, то необходимо владеть этой процедурой в совершенстве.