Безопасная передача файлов. Причины отказа от традиционных решений. Использование внешних файлообменников

26
Ноябрь 2014

Реализация безопасного файлообмена с помощью систем управляемой передачи файлов. Часть 1

Предпосылки

Увеличение объема информационных потоков сделало процесс передачи информации неотъемлемой частью бизнес-процессов большинства организаций. Появилась необходимость обмена файлами между различными категориями пользователей: как между сотрудниками в пределах компании, так и между сотрудниками и контрагентами. Традиционные решения (электронная почта и FTP) больше не удовлетворяет широкому спектру требований, которые предъявляются к подсистеме безопасности компании, а отсутствие таких решений может и вовсе привести к использованию сторонних неконтролируемых ресурсов передачи (общедоступные файлообменники), что может стать источником утечки конфиденциальной информации компании. Более того, подобные решения либо не способы обеспечить передаваемые файлы комплексной защитой, гарантировать конфиденциальность информации и контролировать процесс обмена, либо слишком усложняют эту задачу, при этом в разы увеличивая расходы на ее решение.

Сложившаяся ситуация привела к увеличению спроса на продукты, предназначенные для управления и контроля всего процесса файлообмена (Managed File Transfer , MFT).

Причины отказа от традиционных решений

На протяжении длительного времени использование FTP и почтового серверов (например, Microsoft Exchange) позволяло отчасти решать задачу файлообмена. Файлы пересылались по электронной почте, загружались на сервер на определенное время или вовсе не удалялись оттуда. Однако большинство компаний все еще не могут найти подходящее решение для удовлетворения следующих требований:

• Организация полностью безопасного и авторизованного обмена файлами с любого типа используемых устройств (персональных, мобильных и др.) и местоположения пользователя системы.
• Обеспечение пользователей доступным решением с дружественным интерфейсом, понятным на интуитивном уровне, без дополнительного обучения.
• Использование альтернатив традиционным решениям (электронная почта, FTP), которые позволят реализовать централизованную передачу файлов, а также гарантировать их конфиденциальность и контролировать процесс обмена.
• Выполнение пунктов:
  • Соответствие локальным нормативным требованиям,
  • Конфиденциальность передаваемой информации,
  • Проставление ЭП на передаваемых документах,
  • Шифрование отправляемых файлов,
  • Комплексное отслеживание информации обо всех передаваемых файлах и операциях скачивания,
  • Аудит и администрирование используемой системы.

Такие требования скорее выглядят как определенные препятствия к реализации простого для пользователя решения. Однако системы MFT позволят эффективно разрешить данные проблемы при их внедрении в компании с крупномасштабной или малой пользовательской средой.

Использование сервера электронной почты

Электронная почта - подходящая технология для обмена письмами и вложениями ограниченного размера (документ, «легковесная» картинка…). Но это решение не позволяет осуществлять передачу «больших» файлов. Максимальный размер вложения обычно строго ограничен и варьируется в пределах нескольких мегабайт: например, лимит отправляемого вложения через публичный сервер Google составляет 25 МБ/письмо, а корпоративного Microsoft Exchange - ~5-30 МБ/письмо. Помимо этого существует и другая проблема: письмо может быть не доставлено получателю из-за того, что ограничения на размер сообщения на почтовых серверах отправителя и получателя различны.

Когда речь идет о компании, то для обмена информацией в большинстве случаев используется внутренний почтовый сервер. Из-за установки определенных ограничений на объем передаваемых файлов в процессе отправки письма с несколькими вложениями отправителю придется разделить свое сообщение на несколько писем. Это неудобно, отнимает дополнительное время у сотрудника и в значимой мере может повлиять на процесс взаимодействия с контрагентами. К тому же отправитель не сможет получить уведомление об операциях скачивания файлов получателем и подтверждение того, что файл скачал именно тот получатель.

Как правило, на почтовом сервере передаваемые файлы хранятся долговременно, что приводит к быстрому заполнению жесткого диска передаваемыми файлами. А если говорить о корпоративном почтовом сервере, то одно и то же вложение может занимать в два или более раз больше места на диске. В качестве решения устанавливаются лимиты на размер почтового ящика каждого пользователя и при переполнении зачастую пользователю самостоятельно необходимо удалять сообщения, что приводит к определенным неудобствам.

Рисунок 1

В качестве альтернативы для передачи файлов действительного большого размера (ПО, образы, медиа-файлы…) становятся FTP-сервер (см. ниже) или внешний файлооменник, которые имеют свои недостатки.

Использование FTP-сервера

Когда электронная почта не справляется с пересылкой файлов большого размера в связи с введенными в компании ограничениями, то компания может использовать дополнительное решение - FTP-сервер.

FTP-сервер действительно решает задачу обмена разнородными файлами, однако некоторым вопросам его использования не уделяется должное внимание со стороны компании: безопасность хранимых файлов и правомерный доступ к ним, полноценный аудит проделанных операций. Существуют дополнительные решения, методы и настройки, сторонние утилиты, которые позволят снизить риск компрометации файлов за счет уменьшения количества атак с использованием определенных уязвимостей (метод грубой силы, сниффинг, спуфинг, подмена пакетов) FTP-сервера или человеческого фактора (включена учетная запись для анонимного доступа, хранение файла с паролями на сервере и пр.). Определенно такие способы позволят обеспечить дополнительный уровень защиты хранимых файлов, но увеличат сложность использования такого решения для конечного пользователя и в разы увеличит нагрузку на системного администратора.

В качестве примера простой атаки можно рассмотреть индексацию FTP с помощью поисковой системы Google, благодаря которой можно получить различные конфиденциальные документы компании, выложенные на сервере (пример на рис).

Рисунок 2

В 2007 году была опубликована информация (ru-board.com), согласно которой злоумышленникам удалось получить доступ к FTP-серверу компании Elcomsoft. После чего вся информация стала доступной в Интернете, включая конфиденциальные файлы (пользовательские данные, личные данные сотрудников компании, фотографии и пр). Более того, были обнаружены «свежие» версии программ IDA Pro 5.1 и Bitrix 6.0. Как было заявлено, взлома сервера не было. Причиной послужила возможность использования неавторизованного удаленного компьютера.

В 2010 году компания «Дальносвязь» допустила крупную утечку данных своих клиентов со своего публичного FTP-сервера.

Еще немало существует подобных примеров, что заставляет все-таки задуматься о защите передаваемых файлов.

Использование внешних файлообменников

Несмотря на наличие FTP-сервера, его разворачивание и дальнейшее администрирование в компании может оказаться достаточно затратными. Это наравне с отсутствием регламентированных правил привело к тому, что в некоторых компаниях до сих пор используются общедоступные файлообменники как средство передачи файлов большого размера. Такой метод передачи файлов и тем более конфиденциальных документов однозначно приводит к большому риску утечки важной информации (рис) и не может соответствовать нужным образом необходимым мерам безопасности.

Рисунок 3

Как альтернативный пример можно рассматривать передачу файлов между сотрудниками через клиент мгновенных сообщений, где при передаче файлы автоматически загружаются на файлообменник и становятся доступны не только получателю, но и любому другому лицу, получившему ссылку.

При таких способах обмена информацией как минимум необходимо использовать парольную защиту. Однако следующие вопросы все еще остаются без ответа:

• Как настраивать парольную политику?
• Как управлять пользователями и их правами?
• Как контролировать процесс обмена и производить аудит операций?
• Как организовать групповую передачу файлов?

Все эти проблемы общедоступный файлообменник решить не сможет.

О системах Managed File Transfer (MFT)

Управляемая передача файлов (англ. Managed File Transfer, MFT ) - программное решение, реализованное для упрощения задач передачи файлов с одного компьютера на другой посредством сети (например, Интернет).

MFT покрывает целый спектр задач, а именно: автоматизация передачи данных, безопасный и авторизованный обмен данными, обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, обеспечение целостности файлов, управление пользователями и группами пользователей, простой интерфейс управления, поддержка различных методов аутентификации, интеграция с существующими информационными системами (ИС).

Существует большое количество систем MFT, которые предоставляют своим пользователям различные функциональные возможности для обмена файлами. Продукты MFT могут различаться по функциональным особенностям, однако большая их часть поддерживает следующие функции:

• Шифрование отправляемых файлов;
• Проставление ЭП на передаваемых документах;
• Журналирование и аудит проделанных операций и входов в систему;
• Администрирование системы;
• Возможность интеграции с различными ИС с помощью API;
• Возможность аутентификации на основе LDAP, AD, Web SSO, X.509 и др.

Система MFT - решение, которое удовлетворяет большинству требований безопасности организаций и позволяет разрешить ряд ключевых проблем. Сфера применения данного решения является достаточно широкой, начиная от небольших компаний (организация одного-двух каналов передачи документов внешним партнерами) и до больших коммерческих или государственных структур (организация обмена большими файлами как внутри самой организации между сотрудниками, так и с внешними партнерами).

Выводы

Увеличение количества передаваемых файлов различных типов и размеров постепенно приводит к необходимости использования специализированных технологических продуктов для решения задачи безопасного управления файлообменом, которые обеспечат снижение рисков утечки конфиденциальной или другой важной информации компании. Использование традиционных решений таких, как электронная почта или FTP, больше не позволяют должным образом удовлетворить все требования безопасности, а использование сторонних файлообменников и вовсе может привести к серьезным для компании последствиям. Системы MFT являются эффективным инструментом для решения задачи файлообмена и удовлетворяют большую часть потребностей современной организации. На сегодняшнем рынке существуют различные программные продукты, которые обладают широкими функциональными возможностями и которые можно выбрать, исходя из нужд компании.

Инструкция

Узнайте, есть ли на вашем почтовом сервере ограничение на объем информации . Если ваш файл ненамного превышает его, вы можете попытаться ужать его с помощью специальных программ (к примеру, 7z) и все-таки отправить его просто по почте.

Если вы пользуетесь каким-либо месседжером – ICQ, Magent, Skype, большой по размеру файл можно переслать через эти программы. Разумеется, вам придется оставаться на связи с получателем в течение довольно длительного времени, ведь скорость передачи зависит как от вашего канала связи, так и от его скорости.

Удобный способ передачи больших по объему файлов – через файлообменник . Вы можете загрузить ваш файл на один из бесплатных сайтов, настроить доступ – сделать его открытым для всех либо запароленным, а затем переслать вашему другу ссылку. Тот сможет скачать файл в удобное для него время, а вы сможете удалить эту информацию из сети. Перед загрузкой читайте правила файлообменника, на многих из них также стоят ограничения на объем закачиваемой информации .

Начиная с десятой версии «Opera», в браузере есть встроенное приложение «Opera Unite», позволяющее передавать файлы больших размеров, миную сервера передач. Разумеется, при этом и у вас, и у адресата должен быть подобный браузер. Для того чтобы начать пользоваться данным приложением, пользователь должен зарегистрироваться в диалоговом окне программы и открыть доступ к файлу, который он хочет переслать. Чтобы не сделать данную информацию достоянием общественности, можете разрешить скачку только после ввода заданного вами пароля.

При пересылке большого объема информации используйте архиватор, с помощью которого файл можно разделить на несколько частей и отправить их по почте. Человеку, которому предназначен данный файл, достаточно будет разархивировать его, чтобы воспользоваться информацией.

При работе в сети нередко можно столкнуться с необходимостью отправки файла либо группы файлов большого размера. В этом случае вы можете воспользоваться простой последовательностью действий.

Инструкция

Прежде всего убедитесь, что отправка нужных вам файлов невозможна через электронную почту, так как их размер превышает максимально возможный размер отправлений. Вы можете осуществить данный шаг, написав в техническую поддержку вашего почтового сервера либо попробовав прикрепить нужные вам файлы. Как только вы убедитесь что прямая отправка через e-mail вам не подходит, переходите к следующему шагу.

Заархивируйте файлы, предназначенные для отправки. Для этого выделите их все при помощи левой кнопки мышки либо при помощи клавиш shift и ctrl. Завершив выделение, нажмите на них правой кнопкой мыши и выберите из выпадающего меню "Добавить в архив". В настройках архиватора выберите вкладку "Дополнительно", после чего установите пароль. Это ограничит третьим лицам доступ к данным, содержащимся в архиве. Дождитесь окончания создания архива, в зависимости от объема данных и быстродействия вашего компьютера, это может занять продолжительное время.

Загрузите архив, полученный в предыдущем шаге, на файлообменник. Рассмотрим этот шаг на примере сайта ifolder.ru. На главной странице справа вы увидите раздел страницы, на котором вы можете загрузить файл. Нажмите на соответствующую кнопку и дислоцируйте архив, созданный ранее. Нажмите на ОК, после чего дождитесь окончания загрузки. В зависимости от скорости вашего интернет-соединения и размера архива это может занять продолжительное время. По окончанию загрузки вы будете перенаправлены на страницу с полем для создания пароля. Введите его, максимизировав данных, загруженных на сервере. После этого вы попадете на страницу со ссылкой на скачивание загруженного вами файла. Скопируйте ее.

Создайте новое письмо на вашем почтовом ящике. Вставьте в текст письма ссылку и пароль на скачивание вашего архива, а также пароль для доступа к архиву. После этого введите почтовый ящик адресата и нажмите на кнопку "отправить".

Видео по теме

Для того, чтобы передать вашему знакомому, другу, родственнику или коллеге большой файл, можно, конечно, записать файл на флешку и передать ее с курьером или почтой. Это будет не очень удобно, поэтому проще воспользоваться услугами интернета, к тому же они совершенно бесплатны!

Инструкция

В интернете существует много сервисов, позволяющих загружать и хранить не только небольшие файлы , но и файлы очень больших размеров. Вы загружаете свой файл, а адресату высылаете только ссылку на этот файл по электронной почте .
Для того чтобы отправить большой файл, можно воспользоваться сервисами, предоставляемыми Mail.Ru или Yandex.

Перейдите по адресу www.files.mail.ru или загрузить свой файл. Нажмите кнопку «Выберите файл» или «Загрузите файл», затем найдите на своем компьютере нужный файл и нажмите «ОК». В зависимости от скорости соединения с Интернет и размера файла, через некоторое время система сообщит вам об успешной загрузке файла, и выдаст вам уникальную ссылку, которую нужно будет скопировать и вставить в текст письма электронной почты . Теперь можно отправлять письмо человеку , который должен получить от вас большой файл. Перейдя по ссылке, получатель сможет загрузить отправленный вами таким образом файл.

Отправка файлов большого размера связана с рядом трудностей. Решение проблемы зависит от конкретной почтовой службы, а на ограничение вложений влияет размер почтового ящика.

Вам понадобится

• - браузер;
• - доступ в интернет;
• - программа-архиватор.

Инструкция

Итак, что же означает допустимое почтовое вложение? Когда вы решили отправить файл, больше чем 10-30 mb, почтовый сервис выдаст предупреждение - почтовое вложение не соответствует ограничениям. Имейте в виду, у каждого сервиса свои ограничения на вложения, «Mail.ru», например, позволяет отправлять письма до 30 mb, «Yandex.ru» - 20 mb, а некоторые сервисы только до 10 mb. Так что, при пересылке файла на почтовый ящик другого сервиса, он может не дойти до адресата, даже если ваш сервис сообщил о благополучной отправке данных.

Решите проблему с помощью файлообменников. Загрузить свой файл без регистрации можно на files.mail.ru, meqaupload.com, openfile.ru, zshare.net. Управление у всех сервисов вполне понятно, несмотря на англоязычный интерфейс. Загружайте данные объемом от 100 до 500 mb.

Механизм работы файлообменников следующий: сначала вы загружаете свой файл на сервер, затем получаете ссылку файл, который должны переслать, а потом отправляете ее в письме. Получатель скачает файл, перейдя по ссылке. Имейте в виду, некоторые файлообменники хранят информацию ограниченное время, по истечении которого ссылка становится недействительной.

Если вложение, которое вы хотите отправить, не намного превышает предельно допустимые квоты, архивируйте его. Воспользуйтесь программой WinRAR, но для начала, установите ее на компьютер. Чтобы поместить файл в архив, щелкните по нему правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите строчку «Добавить в архив и отправить по e-mail». Можете выбрать «Добавить в архив», затем, в открывшемся меню, выбрать имя, или оставить прежнее, формат архива, метод сжатия, параметры архивации. Кнопка «Обзор» позволяет сохранить файл в любом месте на компьютере.

Если вы не хотите доверять важную информацию серверу, воспользуйтесь прямой передачей файлов. Процесс заключается в следующем: подготовленный файл скачивается по ссылке, но не с файлообменника, а с вашего компьютера. Во время отправки данных не закрывайте окно браузера, получатель сможет загрузить файл, только в случае, если вы сами будете подключены к интернету. Этот способ требует установки специальной программы. Обратите внимание на Utorrent.

Если вы постоянно общаетесь с получателем, используйте бесплатную службу Windows Live. Хранилище защищено паролем, позволяет обмениваться данными через интернет . Храните файлы в общих сетевых папках. Получателю при этом будет доступна ссылка. Чтобы посмотреть данные, найдите на компьютере группу «Связи», далее перейдите во вкладку «Вставка» и найдите кнопку «Гиперссылка».

Видео по теме

Полезный совет

Если вы делитесь с друзьями фотографиями, интересным видео, используйте специальные сайты. Загрузите данные на любой из хостингов, отправляйте ссылки на видео или фото. Соблюдайте осторожность - прежде, чем загрузить личные данные на сервер, изучите правила о конфиденциальности и условия доступа к вашим файлам.

Источники:

• Эффективный обмен файлами большого размера в 2017

Современный сервис электронных почтовых ящиков позволяет отправлять в письме файлы размером до 2 Гб – в этот размер может уместиться стандартный фильм продолжительностью около полутора часов. При этом передача осуществляется не из письма в письмо, а файл размещается на сайте – сервере домена вашей электронной почты.

Нажмите кнопку «Прикрепить». Файлы большого формата загружаются на электронный сервис и хранятся там до двух месяцев бесплатно или до года при условии внесения вами определенной платы. Отправьте письмо, и ваш адресат получит сообщение со ссылкой, которая направит его на конкретную папку в хранилище. При этом загруженная вами информация будет доступна только тем пользователям, которых вы включили в список адресатов. Пользователю на другом конце «провода» останется только нажать на кнопку «Скачать» и дождаться завершения загрузки объемного файла на свой компьютер. При этом вам нет необходимости оставаться онлайн.

Если у вас есть возможность долго оставлять компьютер включенным, вы можете передать крупные файлы через сервисы онлайн-общения, такие как ICQ и Skype. При этом получатель обязательно должен присутствовать в вашем списке контактов, и в его настройках должна быть разрешена функция приема информации . Чтобы сократить время, вам достаточно просто «перетащить» нужный вам файл в диалоговое окно, в котором происходит переписка. После того, как ваш собеседник разрешит закачку информации на свой компьютер, начнется передача файлов. Очень важно, чтобы оба «связанных» между собой компьютера оставались подключенными к интернету, пока загрузка не закончится.

Источники:

• как передается информация

Источники:

• как передавать файлы через файлообменники