ซิงค์ไฟล์ SharePoint โดยใช้ไคลเอ็นต์การซิงค์ OneDrive for Business (Groove.exe) การตั้งค่าการควบคุมการอนุมัติเอกสาร Microsoft Office Groove: คุณสมบัติและคุณสมบัติทางเทคนิค
การซิงโครไนซ์โฟลเดอร์กลายเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อผู้ใช้มีคอมพิวเตอร์หลายเครื่องที่เขาทำงานในสถานที่ต่างกัน ไฟล์ที่สร้างบนพีซีเครื่องหนึ่งจะต้องถ่ายโอนไปยังอีกเครื่องหนึ่งทุกประการ ในกรณีนี้สามารถดำเนินการต่อเนื่องได้อย่างต่อเนื่อง หากมีอินเทอร์เน็ต งานนี้ก็จะแก้ไขได้อย่างง่ายดายด้วยบริการคลาวด์ เมื่อผู้ใช้สามารถเข้าถึงไฟล์ของเขาจากที่ทำงานใดก็ได้ ในเอกสารนี้ เราจะพิจารณาตัวเลือกสำหรับการดำเนินงานนี้โดยใช้ระบบปฏิบัติการ แม้ว่าจะไม่มีการเชื่อมต่อเครือข่ายก็ตาม
การซิงโครไนซ์โฟลเดอร์ใน Windows 7 สามารถทำได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับประเภทของสื่อ หากต้องการทำงานบนเครือข่าย คุณสามารถใช้ Synchronization Center และฟังก์ชัน Briefcase สำหรับสื่อแบบถอดได้
กระเป๋าเอกสาร
ในการสร้างพอร์ตโฟลิโอใหม่ เราจะใช้เมนูบริบท ซึ่งสามารถทำได้บนเดสก์ท็อปหรือในโฟลเดอร์ผู้ใช้ใดก็ได้
ในพอร์ตโฟลิโอที่สร้างขึ้น เราจะคัดลอกโฟลเดอร์พร้อมเอกสารที่ต้องดำเนินการในที่ทำงานอื่น ตอนนี้คุณสามารถย้ายไปยังแฟลชไดรฟ์และไปที่คอมพิวเตอร์เครื่องที่สองได้ เมื่อเชื่อมต่อสื่อแบบถอดได้แล้ว ให้เปิด Briefcase และดำเนินการที่จำเป็นกับไฟล์ต่างๆ เมื่อทำงานเสร็จแล้วเราจะกลับไปที่พีซีเครื่องแรกและประสานการเปลี่ยนแปลง
หากขณะนี้มีคนทำงานกับโฟลเดอร์เริ่มต้นและทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์ที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้ สิ่งนี้จะปรากฏในเมนูอัปเดต กล่องที่มีเครื่องหมายกรอบแสดงว่าการดำเนินการใดที่จะดำเนินการเพื่อซิงโครไนซ์เนื้อหา ในกรณีนี้ เรามีหลายทางเลือก:
- ไฟล์ถูกสร้างขึ้นบนพีซีเครื่องแรกและไม่ได้อยู่ในกระเป๋าเอกสาร
- มีการเปลี่ยนแปลงเอกสารที่มีอยู่ในคอมพิวเตอร์เครื่องที่สอง และตอนนี้เอกสารต้นฉบับจำเป็นต้องถูกแทนที่
- ไฟล์ถูกสร้างขึ้นบนพีซีเครื่องที่สองและจะต้องคัดลอกไปยังไดเร็กทอรีดั้งเดิมในเครื่องแรก
ด้วยการคลิกที่ปุ่ม "อัปเดต" เราจะนำเนื้อหาของไดเร็กทอรีบนคอมพิวเตอร์และสื่อแบบถอดได้ให้อยู่ในสถานะเดียวกัน
สำหรับแต่ละไฟล์ คุณสามารถเรียกเมนูบริบทและดูรายละเอียดการดำเนินการที่ทำกับมันได้
คุณสามารถซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำหรือปล่อยเอกสารเวอร์ชันเก่าไว้ในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวได้
ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถจัดระเบียบงานด้วยแฟลชไดรฟ์หรือฮาร์ดไดรฟ์แบบถอดได้ที่สามารถเคลื่อนย้ายระหว่างเวิร์กสเตชันได้
ไฟล์ออฟไลน์
ตัวเลือกที่สองเกี่ยวข้องกับการทำงานกับทรัพยากรเครือข่าย ตัวอย่างเช่น อาจเป็นไดเร็กทอรีที่อยู่ใน NAS หรือคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นและเปิดให้บุคคลทั่วไปเข้าถึงได้ เราเลือกทรัพยากรที่ต้องการใน Explorer และค้นหาโฟลเดอร์ในนั้นที่เราจะใช้งาน ในเมนูบริบทเลือกรายการที่มีหมายเลข "1"
หลังจากที่คอมพิวเตอร์ทำการซิงโครไนซ์ครั้งแรกเสร็จแล้ว ให้เปิดคุณสมบัติโฟลเดอร์ อย่างที่คุณเห็น ไฟล์ในนั้นสามารถใช้งานแบบออฟไลน์ได้ ตอนนี้คุณสามารถทำงานร่วมกับพวกเขาได้แม้ว่าทรัพยากรเครือข่ายจะไม่พร้อมใช้งานก็ตาม
การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำสามารถถ่ายโอนไปยังโฟลเดอร์หลักได้ด้วยตนเอง หรือคุณสามารถกำหนดเวลาสำหรับงานนี้ก็ได้ ตัวเลือกที่สองถูกนำมาใช้โดยใช้ Synchronization Center
ในแผงควบคุมเราจะพบรายการที่ระบุ
ศูนย์การซิงค์จะเปิดขึ้นในแท็บจัดการความสัมพันธ์ เมื่อเลือกส่วน "ไฟล์ออฟไลน์" เราจะเปิดใช้งานปุ่ม "กำหนดการ" บนแผงงาน
เราทำเครื่องหมายที่เก็บข้อมูลเครือข่ายซึ่งเป็นที่ตั้งของไดเร็กทอรีพร้อมเอกสารที่ต้องการ
ตัวอย่างเช่น ให้เลือกการซิงโครไนซ์เหตุการณ์
ที่นี่คุณสามารถเลือกหลายค่าพร้อมกันได้ โปรดทราบว่าการดำเนินการจะดำเนินการเมื่อระบบปฏิบัติการเริ่มทำงานและไม่ได้ใช้งาน
กำหนดชื่อให้กับกฎที่สร้างขึ้น
เป็นผลให้การซิงโครไนซ์กับที่เก็บข้อมูลเครือข่ายที่เลือกจะดำเนินการตามกำหนดเวลาที่ระบุ รายการสุดท้ายในพื้นที่การนำทางตรงกลางจะเปิดตัวเลือกสำหรับจัดการไฟล์ออฟไลน์บนพีซีของคุณ
หลังจากเสร็จสิ้นการทำงานกับที่เก็บข้อมูลเครือข่าย คุณสามารถปิดใช้งานได้ในแท็บทั่วไป
แท็บถัดไปจะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับการใช้พื้นที่ดิสก์ในการจัดเก็บสำเนาชั่วคราว เมื่อคุณไม่ต้องการมันอีกต่อไป คุณสามารถล้างดิสก์ของออบเจ็กต์การซิงโครไนซ์ได้
ข้อเสียเปรียบทั่วไปของเครื่องมือที่พิจารณาคือไม่สามารถจัดการงานกลุ่มกับเอกสารได้ หากมีการแก้ไขไฟล์ที่ทำงานจากพีซีตั้งแต่สองเครื่องขึ้นไปพร้อมกัน จะทำให้เกิดความขัดแย้งในการเปลี่ยนแปลง ในกรณีนี้ ผู้ใช้จะถูกบังคับให้เลือกเวอร์ชันของเอกสารที่ต้องการด้วยตนเอง
วินโดวส์ 10
การซิงโครไนซ์ไฟล์และโฟลเดอร์เครือข่ายใน Windows 10 ดำเนินการโดยใช้เครื่องมือที่คล้ายกัน ความสามารถที่จำกัดในการทำงานกับโฟลเดอร์ทำให้ฟังก์ชัน Briefcase ไม่รวมอยู่ในชุดส่วนประกอบ ผู้ใช้จะได้รับโอกาสในการใช้ที่เก็บข้อมูลเครือข่าย OneDrive ซึ่งรองรับการทำงานเป็นทีมแทน เครื่องมือซิงโครไนซ์อื่นที่มีอยู่ใน Windows คือยูทิลิตี้ Microsoft SyncToy ด้วยความช่วยเหลือคุณสามารถทำงานร่วมกับสื่อท้องถิ่นและเครือข่ายได้
ซิงค์ทอย
งานเกี่ยวกับยูทิลิตี้นี้ถูกยกเลิกไปในปี 2552 แต่สามารถรับมือกับงานที่ได้รับมอบหมายในระบบปฏิบัติการเวอร์ชันใหม่ได้
เมื่อคุณเปิดโปรแกรมเป็นครั้งแรก ตัวช่วยการสร้างลิงก์จะถูกเปิดใช้งาน ผู้ใช้จะได้รับแจ้งให้เลือกโฟลเดอร์ "ซ้าย" และ "ขวา" นี่คือวิธีที่นักพัฒนา "ตั้งชื่อ" แหล่งที่มาและผู้รับ
ขั้นตอนต่อไปคือการเลือกประเภทการซิงโครไนซ์ มีสามตัวเลือกให้เลือก:
- ซิงโครไนซ์ การซิงโครไนซ์การทำงานของไฟล์ที่เสร็จสมบูรณ์ทั้งหมดในทั้งสองทิศทาง
- เอคโค่ คัดลอกการเปลี่ยนแปลงที่ทำในโฟลเดอร์ "ซ้าย" ไปยังโฟลเดอร์ "ขวา"
- มีส่วนช่วย. การทำสำเนาแบบเลือกสรร เฉพาะเอกสารใหม่หรือเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงเท่านั้นที่จะถูกโอนจากต้นทางไปยังปลายทาง การลบไฟล์จะถูกละเว้น
ในขั้นตอนสุดท้าย เราจะตั้งชื่อการเชื่อมต่อที่สร้างขึ้น
ในหน้าต่างหลักเราจะเห็นโฟลเดอร์ที่กำหนด หากต้องการ คุณสามารถเปลี่ยนประเภทการซิงโครไนซ์ที่เลือกหรือตั้งกฎเพิ่มเติมได้ ที่นี่คุณสามารถลบลิงก์หรือสร้างไดเร็กทอรีเพิ่มเติมได้ การคลิกปุ่มที่ทำเครื่องหมายไว้จะเริ่มการซิงโครไนซ์
ความคืบหน้าของการดำเนินการจะแสดงด้วยแถบบ่งชี้ เมื่อเสร็จแล้ว หน้าต่างจะแสดงสถิติการดำเนินการโดยละเอียด
ยูทิลิตี้นี้รองรับการสร้างการเชื่อมต่อไม่จำกัดจำนวน การดำเนินการสามารถดำเนินการได้สำหรับทุกคนร่วมกันหรือโดยการเลือกคู่ของไดเร็กทอรีที่ต้องการในปัจจุบัน
ในที่สุด
อย่างที่คุณเห็นการซิงโครไนซ์โฟลเดอร์ใน Windows สามารถจัดระเบียบได้โดยใช้เครื่องมือในตัวหรือใช้ยูทิลิตี้พิเศษที่พัฒนาโดย Microsoft ความสามารถเพิ่มเติมที่จำเป็นสำหรับการทำงานเป็นทีมสามารถจัดหาได้จากที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ OneDrive ซึ่งเป็นส่วนประกอบของระบบ
Microsoft Office Groove 2007 เป็นโซลูชันการทำงานร่วมกันที่ช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันแบบไดนามิกและมีประสิทธิภาพระหว่างกลุ่มงานแบบกระจาย รวมถึงพนักงานที่ทำงานในองค์กรต่างๆ และจากระยะไกลหรือออฟไลน์ การใช้พื้นที่ทำงานของ Groove ช่วยประหยัดเวลา เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และปรับปรุงการทำงานร่วมกัน บทความนี้จะกล่าวถึงคุณสมบัติหลักและข้อดีของโซลูชันนี้
ปัญหาหลักของการทำงานเป็นทีมยุคใหม่
ชีวิตธุรกิจยุคใหม่เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างเข้มข้นระหว่างผู้เข้าร่วมกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ ซึ่งมักจะเกี่ยวข้องกับบริษัทต่างๆ ในประเทศต่างๆ และเขตเวลาที่แตกต่างกัน ผู้ใช้มือถือ บางครั้งทำงานกับคอมพิวเตอร์ประเภทต่างๆ (เช่น ที่บ้านและที่ทำงาน) การเพิ่มประสิทธิภาพในการแลกเปลี่ยนข้อมูลในทีมที่กระจัดกระจายกลายเป็นความจำเป็นเร่งด่วน เพราะความสำเร็จและประสิทธิภาพของการทำธุรกิจส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับมัน
พื้นที่ทำงานร่อง
สมาชิกของทีมที่กระจัดกระจายเช่นนี้มักเผชิญกับความท้าทายอะไรบ้าง?
ประการแรกด้วยการจัดการเข้าถึงเอกสารสาธารณะสำหรับพนักงานทั้งบริษัทของตนเองและบริษัทคู่ค้า เราจะทำอย่างไรเมื่อจำเป็นต้องให้พันธมิตรสามารถเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวได้? เราส่งต่อเอกสารที่จำเป็นทางอีเมล เป็นผลให้ไม่ช้าก็เร็วเราต้องเผชิญกับปัญหาในการค้นหาเอกสารที่ต้องการในการโต้ตอบระหว่างจดหมายที่คล้ายกันหลายร้อยฉบับโดยมีปัญหาในการควบคุมเวอร์ชันของเอกสารพร้อมปัญหาเวลาที่ใช้ในการสร้างและส่งข้อความโดยมีข้อ จำกัด ที่กำหนดโดยเซิร์ฟเวอร์อีเมลบน ปริมาณและประเภทของไฟล์แนบ และส่งผลให้ต้องใช้เวลาเพิ่มเติมในการเอาชนะอุปสรรคเหล่านี้ การสร้างไฟล์เก็บถาวรหลายวอลุ่มเพื่อส่งเอกสารขนาดใหญ่ด้วยตัวอักษรหลายตัวไม่ได้ทำให้เกิดปัญหาทางเทคนิคในปัจจุบันและใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที แต่ในระดับบริษัท นาทีเหล่านี้รวมกันเป็นกฎสำหรับแรงงานหลายเดือน
หากพนักงานทำงานทั้งในสำนักงานและที่บ้านไม่ช้าก็เร็วเขาจะประสบปัญหาในการซิงโครไนซ์เอกสารในที่ทำงานและคอมพิวเตอร์ที่บ้าน ในปัจจุบัน ปัญหาดังกล่าวมักจะแก้ไขได้ด้วยการคัดลอกข้อมูลไปยังอุปกรณ์พกพา แต่ในกรณีนี้ อาจมีความเสี่ยงที่เอกสารจะรั่วไหลอันเป็นผลมาจากการสูญหาย (คุณสามารถดูหลักฐานที่ชัดเจนเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้ใน “สรุปเหตุการณ์ด้านความปลอดภัยด้านไอที” ประจำเดือนของเรา) .
ท้ายที่สุด การเข้าถึงเอกสารที่พนักงานรับผิดชอบควรเป็นไปได้แม้ในขณะที่เขาไม่อยู่ในที่ทำงานก็ตาม สิ่งนี้มีความเกี่ยวข้องอย่างยิ่งในเงื่อนไขของประเทศของเรา - แม้ว่าเราจะพูดถึงกิจกรรมภายในรัฐรัสเซีย แต่ก็อาจครอบคลุมสิบโซนเวลาได้
ปัญหาที่กล่าวมาข้างต้นไม่ใช่แค่เรื่องน่ารำคาญเท่านั้น แต่ยังรบกวนการดำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิผล และนั่นคือเหตุผลว่าทำไมจึงควรแก้ไข Microsoft Office Groove ซึ่งเป็นผลิตภัณฑ์ใหม่ของ Microsoft ที่ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการทำงานเป็นทีมแบบกระจาย ตอบสนองวัตถุประสงค์นี้
Microsoft Office Groove: คุณสมบัติและคุณสมบัติทางเทคนิค
การใช้ Microsoft Office Groove ช่วยให้คุณสามารถแก้ปัญหาทางภูมิศาสตร์ชั่วคราวได้ ส e และปัญหาองค์กรในการเข้าถึงเอกสารและการทำงานร่วมกันในทีมแบบกระจาย โดยพื้นฐานแล้ว Groove เป็นแอปพลิเคชันไคลเอนต์ที่ช่วยให้กลุ่มบุคคลสามารถโต้ตอบอย่างปลอดภัยผ่านเครือข่ายราวกับว่าพวกเขาอยู่ด้วยกัน โดยไม่ต้องใช้ VPN หรือโครงสร้างพื้นฐานความปลอดภัยแบบกระจายที่กำหนดค่าไว้
แอปพลิเคชันนี้ใช้แนวคิดของพื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งสามารถแชร์กับพื้นที่ทำงาน Windows Sharepoint Server ได้ แต่สามารถเข้าถึงได้หลังไฟร์วอลล์ที่ปกป้องเครือข่ายท้องถิ่นของผู้เข้าร่วม พื้นที่ทำงานของ Groove สามารถประกอบด้วยข้อมูลที่มีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง สถานที่ทำงาน และข้อมูลสถานะออนไลน์สำหรับผู้เข้าร่วมกระบวนการต่างๆ แอปพลิเคชั่นนี้รวมเครื่องมือสื่อสารต่าง ๆ และเครื่องมือแจ้งเตือนเหตุการณ์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถขยายฟังก์ชันการทำงานของ Groove ด้วยส่วนเสริมของบริษัทอื่นที่ออกแบบมาเพื่อแก้ไขปัญหาต่างๆ
สถาปัตยกรรมร่อง
ในทางเทคนิคแล้ว Groove ทำงานดังนี้ พื้นที่ทำงาน Groove ซึ่งสร้างขึ้นครั้งแรกและอยู่บนคอมพิวเตอร์ของผู้เข้าร่วม จะถูกซิงโครไนซ์ระหว่างกันโดยใช้เซิร์ฟเวอร์ Relay เมื่อเชื่อมต่อกับเครือข่าย ในขณะที่เซิร์ฟเวอร์เหล่านี้ตั้งอยู่นอกเครือข่ายท้องถิ่นของผู้เข้าร่วม เมื่อสร้างพื้นที่ทำงานในพื้นที่แล้ว ผู้สร้างสามารถเชิญผู้เข้าร่วมให้มาทำงานในพื้นที่นั้นได้ หลังจากนั้นพื้นที่ทำงานจะพร้อมใช้งานสำหรับผู้เข้าร่วมที่ได้รับเชิญ และข้อมูลจะถูกซิงโครไนซ์ระหว่างคอมพิวเตอร์ที่เกี่ยวข้องทันทีที่ผู้เข้าร่วมเชื่อมต่อกับเครือข่าย
Groove มีวัตถุประสงค์เพื่อใช้เป็นหลักในกิจกรรมโครงการแบบไดนามิกของกลุ่มที่ค่อนข้างเล็กภายใต้ข้อจำกัดด้านเวลาอันจำกัด ส x ข้อจำกัด โดยช่องทางอินเทอร์เน็ตที่ไม่เสถียรใช้เพื่อสื่อสารระหว่างกัน อย่างไรก็ตาม หากสมาชิกในทีมอยู่ในสำนักงานเดียวกันและใช้แอปพลิเคชันทางธุรกิจเดียวกัน พวกเขาก็สามารถใช้ไฟล์เซิร์ฟเวอร์แบบเดิมได้อย่างง่ายดาย
กรณีการใช้งานและส่วนประกอบของโซลูชัน
Groove สามารถใช้ได้สองวิธี สิ่งแรกคือการใช้บริการที่เรียกว่า Groove Enterprise Services ที่ Microsoft มอบให้สำหรับบริษัทขนาดเล็กและผู้ใช้แต่ละราย และสะดวกตรงที่ในฐานะผู้ใช้บริการ บริษัทหรือบุคคลไม่จำเป็นต้องสร้างโครงสร้างพื้นฐานของตัวเองสำหรับการซิงโครไนซ์ พื้นที่ทำงาน
ตัวเลือกที่สองคือการสร้างโซลูชันของบริษัทของคุณเองโดยใช้ Office Groove Server 2007 ซึ่งมีโซลูชันที่มีการจัดการระดับองค์กร Office Groove Server 2007 ประกอบด้วยส่วนประกอบเซิร์ฟเวอร์หลักสามส่วน: Groove Manager, Groove Relay, Groove DataBridge ซึ่งแต่ละองค์ประกอบต้องใช้เซิร์ฟเวอร์แยกต่างหากและระบบปฏิบัติการ 64 บิต ต่อไปเราจะพูดถึงวัตถุประสงค์ของส่วนประกอบเหล่านี้
ส่วนประกอบ Microsoft Office Groove Server Manager ได้รับการออกแบบมาเพื่อจัดการการใช้ Groove รวมถึงการสร้างและจัดเก็บบัญชีตามไดเร็กทอรี LDAP รวมถึงไดเร็กทอรี Active Directory และ Lotus Notes การสร้างโดเมน Office Groove 2007 และการจัดการนโยบายความปลอดภัยในแต่ละโดเมน จัดการการเข้าถึง ข้อมูลและการตรวจสอบ เซิร์ฟเวอร์นี้ช่วยให้คุณสามารถกำหนดค่ากฎการเข้าถึงสำหรับ Groove (เช่น ใช้ Groove เฉพาะภายในเครือข่ายองค์กรหรือทั้งภายในและภายนอกเครือข่ายองค์กร) จัดการทุกด้านของการปรับใช้ Office Groove 2007 ขนาดใหญ่จากอินเทอร์เฟซเว็บเดียว ติดตามการใช้งาน ดำเนินการตรวจสอบข้อมูล และจัดเก็บบัญชีผู้ใช้จากส่วนกลาง
คอมโพเนนต์ Office Groove Server Relay ได้รับการออกแบบมาเพื่อควบคุมการเข้าถึงและการแลกเปลี่ยนข้อมูล ใช้เพื่ออนุญาตผู้ใช้ แลกเปลี่ยนข้อมูลที่เข้ารหัสผ่านพอร์ตไฟร์วอลล์ที่เปิดอยู่ และจัดเก็บข้อมูลชั่วคราวสำหรับผู้ใช้ Office Groove 2007 ที่ทำงานออฟไลน์ ในกรณีนี้ ผู้ใช้แต่ละคนสามารถกำหนดเซิร์ฟเวอร์ Groove Relay ได้ตั้งแต่หนึ่งเซิร์ฟเวอร์ขึ้นไป
Microsoft Office Groove Server Data Bridge มอบแพลตฟอร์มและเฟรมเวิร์กการรวมฝั่งเซิร์ฟเวอร์สำหรับการเชื่อมต่อแหล่งข้อมูลที่มีอยู่กับพื้นที่ทำงานของ Office Groove 2007 สามารถใช้เพื่อสร้างโซลูชันแบบกำหนดเองเพื่อเชื่อมต่อทีมที่ทำงานในพื้นที่ทำงานของ Groove กับข้อมูลธุรกิจสดจากแอปพลิเคชันธุรกิจ พอร์ทัล และฐานข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมโครงการสามารถเข้าถึงข้อมูลที่แม่นยำและทันสมัยที่สุด และข้อมูลในระบบของสมาชิกแต่ละรายจะถูกซิงโครไนซ์กับการอัปเดตล่าสุดจากสมาชิกในทีม และฝังตรรกะกระบวนการทางธุรกิจลงใน Office Groove กิจกรรมปี 2007 เพื่อให้แน่ใจว่าจะเติมเครื่องมือหรือข้อมูลโดยอัตโนมัติ และจัดการวงจรการใช้งานตามกฎเกณฑ์ทางธุรกิจที่ระบุ
โดยทั่วไป สังเกตได้ว่า Microsoft Office Groove ช่วยให้สามารถโต้ตอบและแลกเปลี่ยนเอกสารและข้อมูลแอปพลิเคชันทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้พื้นที่ทำงานทั่วไประหว่างผู้ใช้ระยะไกลทางภูมิศาสตร์ ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบการทำงานเป็นทีมที่ไม่ขึ้นอยู่กับข้อจำกัดทางภูมิศาสตร์และโครงสร้างพื้นฐาน และด้วยเหตุนี้จึงเพิ่ม ประสิทธิผลของการทำงานร่วมกันของทีมกระจาย
โปรแกรม Groove ปรากฏในแฟ้มผลงานของ Microsoft เมื่อไม่นานนี้ ในปี 2548 Microsoft ได้ซื้อบริษัท Groove Networks ซึ่งกำลังพัฒนาผลิตภัณฑ์ดังกล่าว สิ่งที่น่าสนใจคือ Ray Ozzie เจ้าของบริษัทแห่งนี้ ก็เป็นผู้สร้าง Lotus Notes เช่นกัน การเทคโอเวอร์ Groove Networks มาพร้อมกับการรับพนักงานของบริษัททุกคนเข้าเป็นพนักงานของ Microsoft และ Ray Ozzie ไม่ใช่แค่พนักงานธรรมดาเท่านั้น แต่ยังเป็นผู้อำนวยการด้านเทคนิคของบริษัทอีกด้วย ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อ Gates ประกาศความตั้งใจที่จะลาออกจากตำแหน่งหัวหน้า Microsoft ในปี 2549 (จำไว้ว่าสิ่งนี้จะเกิดขึ้นในเดือนกรกฎาคมของปีนี้) Ray Ozzie ก็ได้รับการเสนอชื่อให้เป็นผู้สืบทอดตำแหน่งหัวหน้าสถาปนิกซอฟต์แวร์ การใช้ Groove เริ่มต้นด้วยการสร้างบัญชีใหม่ มีความจำเป็นเพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณจากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ เช่น จากที่บ้าน ที่ทำงาน แล็ปท็อป เป็นต้น
คุณสามารถรวมบัญชีของคุณไว้ในไดเร็กทอรีสาธารณะของ Groove เพื่อให้ผู้ใช้โปรแกรมรายอื่นสามารถค้นพบได้
ตัวเรียกใช้งาน Groove ค่อนข้างชวนให้นึกถึงหน้าต่างไคลเอนต์ IM รายชื่อผู้ติดต่อจะแสดงที่นี่ และคุณสามารถส่งข้อความถึงผู้ติดต่อรายใดก็ได้ นอกจากนี้ ตัวเปิดใช้ Groove ยังมีแท็บอื่นที่เรียกว่าพื้นที่ทำงาน ซึ่งจะแสดงรายการพื้นที่ทำงานที่สร้างขึ้นทั้งหมด บานหน้าต่างแบ่งออกเป็นหมวดหมู่: ใช้งานอยู่ (ประเภทที่เปิดอยู่ในปัจจุบัน), ยังไม่ได้อ่าน (ประเภทที่มีการเปลี่ยนแปลงที่ผู้ใช้ยังไม่ได้ดู) และอ่านแล้ว (ประเภทที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่ครั้งสุดท้ายที่มีการเข้าถึง)
พื้นที่ทำงานเป็นองค์ประกอบหลักของ Groove ดังนั้นสิ่งแรกที่คุณต้องทำหลังจากดาวน์โหลดโปรแกรมคือการสร้างมันขึ้นมา จริงอยู่อาจกลายเป็นว่ามีผู้เข้าร่วมคนอื่นในโครงการร่วมสร้างขึ้นแล้ว ในกรณีนี้ สิ่งที่คุณต้องทำคือเข้าร่วมมัน พื้นที่ทำงานสามารถมีได้สองประเภท: มาตรฐาน ซึ่งเกี่ยวข้องกับการมีอยู่ของส่วนประกอบต่างๆ และพื้นที่ที่ให้การเข้าถึงไฟล์ร่วมกัน
พื้นที่ทำงานมาตรฐานตามค่าเริ่มต้นจะมีเครื่องมือสองอย่างสำหรับงานทั่วไป: แชทสำหรับหารือเกี่ยวกับโปรเจ็กต์ และส่วนประกอบสำหรับการแชร์ไฟล์ เมื่อคุณเปิดพื้นที่ทำงาน คุณสามารถส่งข้อความถึงผู้เข้าร่วมโครงการคนอื่นๆ เพิ่มไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานร่วมกัน เชิญผู้ใช้ใหม่ และเพิ่มคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นที่คุณวางแผนจะทำงานกับ Groove
นอกจากนี้ยังสามารถกระจายบทบาทได้อีกด้วย สมาชิกแต่ละคนของคณะทำงานสามารถมีบทบาทเป็นผู้นำ ผู้เข้าร่วม หรือแขกรับเชิญได้ แต่ละบทบาทมีชุดสิทธิ์เฉพาะที่เกี่ยวข้องกัน ตัวอย่างเช่น แขกไม่สามารถลบ เพิ่ม หรือเปลี่ยนแปลงไฟล์และโฟลเดอร์ ผู้เข้าร่วมมีสิทธิ์เพิ่มเติม และผู้จัดการสามารถเข้าถึงตัวเลือกทั้งหมด รวมถึงการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์สำหรับแต่ละกลุ่ม
Groove ได้รับการบูรณาการอย่างแน่นหนากับ Outlook, MSN Messenger, โปรแกรม MS Office รวมถึงแอปพลิเคชันยอดนิยมจากผู้ผลิตรายอื่น รวมถึง Adobe Photoshop, WinRar, WinZip เมื่อใช้เมนูไฟล์ คุณสามารถสร้างเอกสาร Word ใหม่ สเปรดชีต Excel ไฟล์เก็บถาวร ฯลฯ ได้โดยตรงจาก Groove ข้อดีของวิธีการทำงานกับไฟล์นี้คือคุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาในการเพิ่มไฟล์ลงในพื้นที่ทำงาน - ไฟล์เหล่านี้จะอยู่ที่นั่นทันทีหลังจากสร้าง โดยปกติแล้ว การแก้ไขทั้งหมดที่คุณทำกับไฟล์จะถูกนำมาพิจารณาโดยอัตโนมัติทันที และผู้เข้าร่วมโปรเจ็กต์คนอื่นๆ ก็สามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงได้
แต่ละองค์ประกอบพื้นที่ทำงานจะแสดงเป็นแท็บ หากจำเป็น คุณสามารถเพิ่มส่วนประกอบเพิ่มเติมได้
ตัวอย่างเช่น "แผ่นจดบันทึก" สามารถใช้เขียนและจัดเก็บบันทึกย่อได้ "อัลบั้ม" มีประโยชน์สำหรับการสร้างองค์ประกอบกราฟิกต่างๆ เช่น ไดอะแกรม ส่วนประกอบภาพวาดมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการเพิ่มภาพถ่ายดิจิทัลหรือรูปภาพอื่นๆ ให้กับโปรเจ็กต์ของคุณ และการติดตามคำถามมีประโยชน์สำหรับการหารือเกี่ยวกับคำถามสำคัญที่ต้องตอบในขณะที่คุณทำงาน เป็นที่น่าสังเกตว่าส่วนประกอบพิเศษสำหรับการทำงานกับไฟล์ SharePoint และแบบฟอร์ม InfoPath
พื้นที่ทำงานหนึ่งสามารถมีองค์ประกอบประเภทเดียวกันได้หลายรายการ ซึ่งสะดวกเมื่อทำงานในโครงการขนาดใหญ่ ต้องขอบคุณฟีเจอร์นี้ที่คุณสามารถสร้างแท็บของคุณเองสำหรับงานเล็กๆ แต่ละงานที่จะแก้ไขภายในโปรเจ็กต์ได้ เพื่อความสะดวก แต่ละแท็บที่เกี่ยวข้องกับส่วนประกอบสามารถเปลี่ยนชื่อได้ สำหรับโปรเจ็กต์ที่การแชร์ไฟล์เป็นเป้าหมายหลัก จะมีพื้นที่ทำงานประเภทพิเศษที่เรียกว่าการแชร์ไฟล์ เมื่อสร้างพื้นที่ทำงานคุณต้องระบุโฟลเดอร์ที่จะบันทึกไฟล์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ตามค่าเริ่มต้น โฟลเดอร์นี้จะถูกสร้างขึ้นบนเดสก์ท็อป แต่คุณสามารถเลือกตำแหน่งอื่นได้ ความสะดวกของพื้นที่ทำงานประเภทนี้คือคุณสามารถจัดการไฟล์ได้โดยตรงจาก Explorer Groove เพิ่มแผงการซิงค์โฟลเดอร์ใหม่ที่ช่วยให้คุณเห็นว่าผู้ใช้คนใดกำลังใช้พื้นที่ทำงานของคุณ เชิญผู้ใช้ใหม่ เพิ่มคอมพิวเตอร์ที่จะซิงค์ และซิงค์ข้อมูลพื้นที่ทำงานกับไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ตามค่าเริ่มต้น ไฟล์เวอร์ชันใหม่จะถูกดาวน์โหลดโดยอัตโนมัติ แต่หากต้องการ คุณสามารถกำหนดข้อจำกัดในการดาวน์โหลดหรือเลือกโหมดกำหนดเองได้ ซึ่งการดาวน์โหลดจะดำเนินการตามคำขอของผู้ใช้เท่านั้น
สำหรับแต่ละไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์ซิงโครไนซ์ คุณสามารถกำหนดค่าระดับการแจ้งเตือน จากนั้นโปรแกรมจะแจ้งให้คุณทราบเมื่อมีเวอร์ชันใหม่ปรากฏขึ้น หากต้องการเพิ่มไฟล์ใหม่ลงในพื้นที่ทำงานการแชร์ไฟล์ เพียงคัดลอกไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสม การแจ้งเตือนเกี่ยวกับการมีอยู่ของไฟล์ใหม่จะปรากฏแก่ผู้เข้าร่วมทุกคนในพื้นที่ทำงาน Groove ทำงานแบบเพียร์ทูเพียร์ ซึ่งหมายความว่าไฟล์จะได้รับการแลกเปลี่ยนโดยตรงระหว่างผู้ใช้ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เซิร์ฟเวอร์ FTP หรือ “คนกลาง” อื่นๆ ในการจัดเก็บไฟล์ คุณสามารถสร้างพื้นที่ทำงานที่อนุญาตให้แชร์ไฟล์ได้ไม่เพียงแต่จากหน้าต่าง Groove เท่านั้น แต่ยังโดยตรงจาก Explorer อีกด้วย ในการดำเนินการนี้ เพียงป้อนโฟลเดอร์ที่ต้องการแล้วคลิกปุ่ม "ซิงค์โฟลเดอร์" ซึ่ง Groove เพิ่มลงในแถบเครื่องมือตัวจัดการไฟล์ เมื่อคุณทำสิ่งนี้เสร็จแล้ว คุณจะเห็นแผงการซิงค์โฟลเดอร์ และพื้นที่ทำงานใหม่ของคุณจะปรากฏในรายการทั่วไปในหน้าต่าง Groove
บทสรุป
Groove จะเป็นประโยชน์กับคุณเป็นการส่วนตัวหรือไม่? Groove เป็นโปรแกรมสำหรับองค์กรการทำงานที่สะดวกยิ่งขึ้น และอาจกลายเป็นผู้ช่วยที่ขาดไม่ได้สำหรับทุกคนที่ทำงานเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบกับผู้อื่น ตัวอย่างเช่น Groove อาจมีประโยชน์หากคุณกำลังเขียนหนังสือร่วมกับผู้เขียนร่วมที่อาศัยอยู่ในเมืองอื่น โปรแกรมนี้ยังสามารถใช้ในสำนักงานปกติได้ หากพนักงานบางคนเดินทางอยู่ตลอดเวลาหรือจำเป็นต้องมีปฏิสัมพันธ์กับผู้ที่ทำงานในสาขาอื่นขององค์กร สุดท้ายนี้ เจ้าของบริษัทขนาดเล็กที่ละทิ้งสำนักงานแบบเดิมๆ ควรพิจารณาซื้อ Groove อย่างแน่นอน ไม่เป็นความลับเลยที่ทุกวันนี้คุณมักจะพบเอเจนซี่แปล รวมถึงบริษัทที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมด้านการออกแบบ ศิลปะ และการออกแบบ ซึ่งพนักงานทำงานจากที่บ้าน สะดวกทั้งสำหรับผู้บริหารเพราะสามารถประหยัดค่าเช่าสำนักงานและสำหรับพนักงานเองที่ไม่ต้องเปลืองแรงและเวลากับการจราจรติดขัดทั้งเช้าและเย็น ด้วยการติดตั้ง Groove บนคอมพิวเตอร์ของพนักงานแต่ละคนในบริษัทดังกล่าว คุณสามารถสร้าง "สำนักงานเสมือน" ที่แท้จริงได้ เพราะทุกคนจะไม่เพียงแต่ทำงานของตนเท่านั้น แต่ยังติดตามสิ่งที่ผู้อื่นกำลังทำอยู่ด้วยบทความนี้อธิบายวิธีการซิงค์ไฟล์ SharePoint เพื่อให้คุณสามารถทำงานกับไฟล์เหล่านั้นได้โดยตรงใน File Explorer และเข้าถึงได้แม้ในขณะที่คุณออฟไลน์
สำคัญ: หากองค์กรของคุณสมัครใช้งาน Office 365 Business หรือ VIANET 21 ผู้ดูแลระบบไอทีของคุณอาจเปิดใช้งานไคลเอ็นต์การซิงค์ OneDrive ใหม่ (OneDrive.exe) เพื่อซิงค์ไฟล์ หากต้องการทราบว่าคุณมีไคลเอ็นต์การซิงค์เวอร์ชันใด โปรดดูบทความ ใช้ไคลเอ็นต์การซิงค์ OneDrive ใด- หากต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับการซิงค์กับไคลเอ็นต์การซิงค์ OneDrive ใหม่ โปรดดู เริ่มการซิงค์ไซต์ SharePoint โดยใช้ไคลเอ็นต์การซิงค์ OneDrive ใหม่.
ถ้าองค์กรของคุณดูแลรักษาไซต์ OneDrive หรือ SharePoint ภายในองค์กร หรือยังไม่ได้เปิดใช้งานไคลเอ็นต์การซิงค์ใหม่ในองค์กรของคุณ คุณต้องใช้ไคลเอ็นต์การซิงค์ OneDrive for Business เวอร์ชันก่อนหน้าตามที่อธิบายไว้ในบทความนี้
บันทึก:ไฟล์ SharePoint และ OneDrive for Business ภายในเครื่องไม่สามารถซิงค์กับ Mac ของคุณได้
การซิงโครไนซ์ไลบรารีไซต์กับคอมพิวเตอร์ของคุณ
ซิงค์ไลบรารีกับ OneDrive for Business (Groove.exe) ในสภาพแวดล้อมด้วย OneDrive (onedrive.exe)
รายละเอียดเพิ่มเติม
ข้อมูลเพิ่มเติม
|
ความช่วยเหลือออนไลน์
|
|
|
การสนับสนุนทางอีเมล
วันไดรฟ์สำหรับธุรกิจ ผู้ดูแลระบบอาจพบว่า OneDrive for Business Tech Community มีประโยชน์ วิธีใช้ผู้ดูแลระบบ OneDrive for Business และการสนับสนุน Office 365 for Business |
|