Увижу отправить мне копию письма. Резервирование почты (email). Как анонимно послать сообщение адресату

13.05.2019

Плагин "E-mail" предоставляет доступ с помощью протокола IMAP к любому удалённому серверу почты, поддерживающему этот протокол, в том числе к почтовому сервису mail.ru (backup Mail.ru). Резервная копия почты Mail ru с помощью этого плагина создаётся в автоматическом режиме.

Как сделать бэкап почты Mail.ru с помощью плагина E-mail?

Чтобы сделать бэкап почты Mail.ru автоматизированной задачей Handy Backup, воспользуйтесь, пожалуйста, следующей инструкцией:

Откройте Handy Backup. Вызовите новую задачу с помощью клавиш Ctrl+N или кнопки.
Выберите в мастере созданий задачи резервное копирование данных на Шаге 1.
Перейдите к Шагу 2 и выберите в списке источников данных плагин E-mail .

Щёлкните на плагине дважды, или нажмите кнопку добавления – откроется окно плагина.
В открывшемся диалоге введите данные вашего аккаунта для бэкапа Mail.ru

На заметку: полный набор стандартных настроек для бэкапа почты Mail.ru — сервер imap.mail.ru, порт 993, тип подключения SSL/TLS, авторизация "Plain’.

Нажмите ОК – программа установит соединение. Вернитесь в окно плагина.
Отметьте данные для копирования почты mail.

Примечание. Вы можете делать бэкап Mail с точностью до одного сообщения.

Отметив все нужные данные, снова нажмите ОК и вернитесь к Шагу 2.
Продолжайте создание вашей задачи. Подробнее о шагах задачи можно узнать в Руководстве Пользователя .

Преимущества бэкапа почты Mail.ru с Handy Backup

Широкий выбор хранилищ данных

Вы можете выбрать на Шаге 3, куда вы сохраните backup почты Mail.ru. К вашим услугам широкий спектр хранилищ, включая локальные и съёмные диски, серверы FTP, сетевые диски и устройства NAS, облака Яндекс.Диск, Google Диск, Dropbox, OneDrive, специальное хранилище HBDrive и т.д.

Защита и сжатие данных

Шифруйте ваши сообщения 128-битным ключом с помощью видоизменённого алгоритма BlowFish. Сжимайте данные в один файл или по отдельности в ZIP-архив. Или оставьте данные неизменными, чтобы просматривать и модифицировать бэкапы mail без восстановления.

Разнообразие возможностей бэкапа Mail

Выбирайте инкрементальное, дифференциальное или смешанное резервное копирование почты mail для экономии времени и сетевого траффика. Храните несколько версий бэкапа mail.ru, снабжённых по необходимости временными метками. Избавляйтесь от устаревших бэкапов.

Вызов других программ до или после задачи

Пользуйтесь возможностью запустить другие задачи, например, почтовый клиент с POP3-протоколом или сборщик мусора, до или после выполнения задачи бэкапа почты Mail.ru. Автоматизируйте копирование почты Mail в рамках вашего рабочего цикла!

Автоматический запуск и повторение задач

Запускайте резервное копирование Mail в определённое время, и повторяйте его в установленные промежутки от месяцев до минут включительно. Привяжите запуск задачи к системному событию или подключению диска USB. Используйте автозапуск пропущенных задач.

Другие возможности управления

Запускайте Handy Backup как службу Windows или как программу в командной строке, чтобы не отвлекать пользователя. Рассылайте уведомления по E-mail о проделанной работе. Пользуйтесь отчётами и журналами для контроля работы. Запускайте задачи вручную с главной панели.

Резервное копирование почты Mail.ru с Handy Backup – полностью автоматизированный, высокоэффективный метод сохранения ваших сообщений. Попробуйте прямо сейчас, загрузив бесплтаную 30-дневную пробную версию!

Инструкция

Составьте текст сообщения и перекиньте файлы на компьютер, если вы собираетесь дополнить ими письмо и они находятся в памяти телефона, фотоаппарата и любого другого электронного устройства.

Зайдите в почтовый ящик, при необходимости зарегистрируйте его на соответствующих сайтах (mail.ru, yandex.ru, google.ru, rambler.ru и т.п.). Эта услуга абсолютно бесплатна.

Создайте новое письмо. Для этого щелкните по ссылке «Новое письмо» или «Написать», перед вами откроется форма для заполнения. В поле «Кому» укажите электронный адрес получателя. Убедитесь в правильности его написания. Можно дополнительно прописать тему письма, но это не обязательный атрибут для отправки.

Наберите текст в специально отведенном поле или вставьте уже подготовленный вариант.

Прикрепите дополнительные файлы. Для этого в каждом почтовом ящике предусмотрена кнопка «Прикрепить». Нажмите на нее. Перед вами откроется специальное окно. Выберите иконку нужного файла. Если в числе отобразившихся значков нет нужного варианта, значит, нужно поискать его в другой папке. Делается это так: Нажмите в верхней части открывшегося окна на стрелку, которая находится в одной строке со словом «Папка». В ответ должен выпасть список возможных мест, предназначенных для хранения информации. Выберите место, а затем и папку, в которой находится файл. Нажмите «Открыть», после этого начинается закачка. Некоторые почтовые ящики оснащены дополнительной кнопкой «Загрузить». Если она предусмотрена, то для начала загрузки необходимо ее нажать.

После того как вы прикрепили дополнительные файлы, набрали текст сообщения и внесли адрес получателя, пройдите по ссылке «Отправить», расположенной после формы письма. В течение нескольких секунд адресат получит ваше сообщение . Если этого не произошло, проверьте правильность контактной информации.

Видео по теме

Интернет является питательной средой различного рода мошенников, которые пытаются получить доступ к личным данным интернет-пользователей. Они пользуются различными средствами - от электронной почты до социальных сетей. Огородить себя от их действий достаточно легко, необходимо лишь предпринимать элементарные меры безопасности.

Электронная почта

Электронная является, пожалуй, наиболее используемым инструментом интернет-мошенников. Проверьте папку «Спам» своей учетной записи, и вы, наверняка, обнаружите там несколько писем. Существуют тысячи мошенников, распространяющих подобные письма. Некоторые сообщения сопровождаются вложенными фалами, зараженными вирусами, некоторые содержат ссылки на сайты, обещающие несметные богатства. Никогда не переходите по ссылкам и не открывайте файлы, если отправитель письма вам кажется подозрительным. Если письмо отправлено известной компанией, не переходите по ссылкам в письме, набирайте адреса страниц вручную.

Социальные сети

Почти все активные пользователя интернета зарегистрированы хотя бы в одной из социальных сетей. Поэтому эти интернет-ресурсы являются излюбленными площадками для мошенничества. Как и в случае с электронной почтой, не стоит переходить по ссылкам, если их отправитель вам не известен. Удаляйте web-приложения, которыми вы редко пользуетесь или не пользуетесь вовсе, они часто имеют полный доступ к вашей личной информации.

Будьте бдительны

Первая линяя обороны в защите против мошенников – ваша интуиция. Если вы каким-либо образом получаете сообщения от неизвестных вам компаний, воспользуйтесь поисковыми системами и поищите отзывы о них,

Каждый день мы отправляем десятки электронных писем. Иногда это очень короткие сообщения, например, такие: «Пойдем на обед?». Иногда - , с помощью которых вы презентуете свой бизнес или сайт. Когда писем становится много, а времени - мало, мы начинаем торопиться и совершать ошибки. Обычно пустяковые, вроде опечатки, но порой случаются и такие, которые могут здорово навредить вашей репутации и подпортить отношения с клиентом или сотрудником.

Этого можно избежать, просто нужно быть собранным и знать про кое-какие подводные камни. Вот самые распространенные ошибки, совершаемые во время отправки электронных писем. Внимательно прочитайте и запомните, что сперва нужно сделать небольшую паузу, проверить, все ли в порядке, а уже потом нажимать на кнопку «Отправить».

Вы набираете не тот адрес

Самая частая и самая неприятная ошибка. Представьте, вы хотите отправить довольно личные фотографии другу или подружке, но машинально набираете адрес своего начальника или заказчика. И только после того, как письмо ушло, с ужасом понимаете, что сейчас произошло. Если вас это утешит, то в такую ситуацию каждый из нас попадал хотя бы раз в жизни: юристы отправляли конфиденциальные документы противоположной стороне, дизайнеры - макеты сайтов не тому клиенту и т.д. Но когда это происходит с нами - кажется, земля уходит из под ног.

К счастью, во многих почтовых сервисах, например, в том же Gmail, есть функция . Включите ее и укажите большой временной интервал - так, знаете ли, спокойнее.

Вы забыли про вложение

Вы написали, что к письму прилагается некий файл, но забыли его прикрепить. Еще одна распространенная ошибка, которая часто приводит к недопониманию и извинениям. С одной стороны, ничего страшного, никто не идеален, но лучше сначала все проверить, а уже потом отправлять письмо. А чтобы избежать вопросов со стороны получателя, рекомендуем перечислить все прикрепленные файлы прямо в теле письма. Например, так:

Привет, Максим! Отправляю тебе несколько файлов, они во вложении:

Договор об оказании услуг

Гифку с котиком

Вы не думаете об оформлении

Встречают, как вы помните, по одежке. Если хотите, чтобы ваше письмо не вызвало желания немедленно удалить его, поработайте над его формой. Говорят, ей нужно уделять столько же времени, сколько содержанию. К счастью, сегодня это просто. Для мы рекомендуем воспользоваться приложением Wix ShoutOut, выбрать подходящий шаблон и добавить в него свой текст. Никаких специальных знаний не требуется, просто следите, чтобы все смотрелось аккуратно и красиво. Кстати, у хорошей рассылки есть свои секреты и правила, поэтому советуем прочитать нашего директора по email-маркетингу. Не благодарите.

Вы не указываете тему письма

Тема письма выполняет примерно ту же роль, что заголовок текста. Она появляется рядом с вашем именем, получатель видит ее и понимает, что вы ему прислали: счет-фактуру, итоги встречи, предложение о работе, макет сайта и т.д. Помните, что тема должна быть четко сформулированной, чтобы при необходимости человек быстро отыскал ваше письмо, и убедительной, чтобы он заинтересовался, если речь идет, допустим, о рассылке. Не так давно мы писали о том, если вы подзабыли - стоит перечитать.

Вы не сохраняете черновики

Если вам нравится писать письма в текстовых редакторах, то сохраняйтесь почаще, а не то получится, что вы весь день просидели над письмом, а тут внезапно компьютер завис, и все пропало. Или пишите сразу в почтовом сервисе - тогда все ваши наброски автоматически сохранятся в папке «Черновики».

Вы ведете себя невежливо

Вежливость в переписке важна ничуть не меньше, чем в жизни. Вот основные правила, которые нужно соблюдать всем и каждому:

Всегда благодарите отправителя за письмо, особенно если вы видите, что он хорошо поработал. Помните, в детстве нас всех учили «волшебным» словам? Давайте не будем их забывать, несмотря на то, что мы уже взрослые.

Сохраняйте спокойствие, даже если дело крайне срочное и важное. Нервозность и упреки точно не приведут ни к чему хорошему.

Начинайте и заканчивайте письмо общепринятыми фразами. Степень формальности будет зависеть от того, с кем вы переписываетесь. Если это ваш начальник или просто официальное лицо, не используйте «Привет», «Пока» или «Целую». И наоборот, если пишете коллеге или приятелю - можно обойтись без традиционного «С уважением».

Вы не вычитываете текст

Опечатки могут испортить все впечатление, поэтому внимательно перечитайте написанное письмо, лучше несколько раз. Сомневаетесь насчет орфографии или синтаксиса - зайдите на Грамоту.ру . Лучше семь раз отмерить, то есть проверить, чем потом извиняться за опечатки и доказывать, что вы на самом деле грамотный.

И кстати: если вы боитесь случайно отправить недописанное письмо, сперва напишите весь текст полностью, а только потом набирайте адрес получателя.

Вы не ставите нужных людей в копию письма

Давайте разберемся, кто вообще может получить ваше письмо. Поле «Кому» - это основной получатель. Поле «Сс» - человек, который получит копию. Он не относится к обсуждаемому вопросу напрямую, но хочет или должен быть в курсе. Поле «Bcc» - это скрытые получатели. Вы добавляете их, но основной получатель их не видит. И здесь нужно быть осторожным: можно перепутать Cс и Bcc, и тогда получатель подумает, что за ним шпионят.

Имейте в виду, что некоторым людям важно быть в курсе происходящего. Вы же не хотите слушать упреки на тему «Как ты мог не добавить меня в копию?! Я же работал над этим проектом два месяца!» Если сомневаетесь - добавляйте всех, кто имеет какое-либо отношение к вопросу. Может, не все будут довольны, что их отвлекают, зато к вам не будет никаких претензий.

Если вы получили сообщение, существует несколько действий, которые можно выполнить с сообщений.

Чтобы ответить только отправителю, выберите ответ .

Чтобы ответить отправителю и всем остальным получателям в строках Кому и копия строк, выберите Ответить всем .

Чтобы отправить сообщение, чтобы кто-то не в поле Кому или копия строки, выделите вперед .

Ответ на сообщения и их пересылка - одна из наиболее частых задач в Microsoft Office Outlook 2007. В этом разделе содержатся основные сведения об ответах на сообщения и их пересылке. Справка по настройке сообщений, например по изменению фона или добавлению вложений, доступна в других разделах.

В этой статье

Ответ отправителю

Примечание:

Ответ отправителю и всем получателям сообщения

Вы можете ответить отправителю сообщения и всем пользователям, указанным в полях Кому и Копия .

Во многих случаях не требуется включать всех пользователей в ответ. Используйте функцию Ответить всем с осторожностью, особенно при наличии большого числа получателей или списков рассылки. Если необходимо написать только отправителю сообщения, рекомендуется использовать кнопку Ответить . Кроме того, вы можете удалить имена людей или списков рассылки, которым не нужно читать ответ.

Совет: Если вам требуется написать только одному из получателей, можно удалить других. Для этого щелкните имя получателя в поле Кому или Копия (при этом имя будет выделено) и нажмите клавишу DELETE.

Примечание: По умолчанию при ответе на сообщение электронной почты, исходное сообщение включается в теле сообщения. В разделе , чтобы изменить этот параметр.

Пересылка сообщения

Совет: Если вы хотите переслать несколько сообщений, выберите первое и, удерживая нажатой клавишу CTRL, выберите остальные сообщения, а затем нажмите кнопку Переслать . Все сообщения будут пересланы в виде вложений в новое сообщение.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Если сообщение выбрано, но не открыто в отдельном окне. На стандартной панели инструментов нажмите кнопку Переслать .

Если сообщение открыто. На вкладке Сообщение в группе Ответ нажмите кнопку Переслать .

Создайте сообщение.

В поле Кому введите имена получателей.

Примечание: В полях Кому , Копия и СК должен быть указан по крайней мере один допустимый получатель электронной почты.

Чтобы выбрать имена адресатов из списка, нажмите кнопку Кому , Копия или СК .

Подробнее о полях Копия и СК

Копия : всем адресатам, указанным в этом поле сообщения Outlook, будет отправлена копия сообщения. При этом их имена будут видны всем остальным получателям данного сообщения.

СК : название этого поля - сокращение от словосочетания "скрытая копия". Всем адресатам, указанным в этом поле сообщения электронной почты, будет отправлена копия сообщения, но при этом их имена не будут видны другим получателям сообщения. Если при создании нового сообщения поле СК не отображается, его можно добавить.

На вкладке Параметры в группе Поля выберите пункт Отобразить поле "СК" .

Нажмите кнопку Отправить .

Отмена автоматического включения исходного сообщения

Устранение неполадок, при которых отсутствует кнопка "Отправить"

При отсутствии команды Отправить невозможно отправить сообщение. В этом разделе приведены сведения о поиске команды Отправить , указаны возможные причины ее отсутствия и перечислены действия для исправления этой проблемы.

Кнопка Отправить находится рядом с полями "Кому", "Копия" и "СК".

Если в Outlook 2007 не настроена учетная запись электронной почты, команда Отправить не отображается, а сообщения невозможно отправить.

В большинстве случаев Outlook 2007 используется с учетной записью электронной почты. Тем не менее существует ряд причин, по которым учетная запись электронной почты может не быть настроена:

Outlook 2007 настроен без поддержки электронной почты. В редких случаях Outlook 2007 может быть настроен для управления только контактами, задачами или календарями.

Настройка учетной записи электронной почты была прервана. При первом запуске Outlook 2007 настройка учетной записи не была завершена.

Файл конфигурации учетной записи поврежден. Повреждение файла конфигурации, который используется для хранения сведений конфигурации учетной записи электронной почты, может привести к тому, что ранее настроенная учетная запись электронной почты не будет отображаться.

Примечание: Вы можете открыть файл данных Outlook, который называется файл личных папок (PST), просмотреть полученные сообщения и открыть окно создания сообщения с помощью команд Создать , Ответить , Ответить всем или Переслать . Однако если не настроена ни одна учетная запись электронной почты, кнопка Отправить не будет отображаться.

Проверка наличия учетной записи

Прежде всего убедитесь в том, что учетная запись электронной почты настроена.

Если в списке Имя на вкладке Электронная почта отсутствуют записи, в профиле Outlook нет настроенных учетных записей электронной почты.

Дополнительные сведения о добавлении учетной записи электронной почты см. в статье

Все изложенные ниже элементарные правила касаются преимущественно деловой переписки с вашими партнерами, коллегами, заказчиками и исполнителями. Применение их в личной переписке - частное дело каждого. Тем не менее, соблюдение этих правил в личной переписке создаст о вас только хорошее впечатление.

Этика деловой переписки по электронной почте

Если вы вдруг не желаете читать дальше, ограничьтесь хотя бы следующими базовыми правилами:

При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»). Это сохранит в копиях получателей начального письма, и ваш ответ не пройдет мимо них. Настоятельно рекомендую в настройках интерфейса спрятать кнопку «Reply» («Ответить»). Удалить нежелательных получателей в случае необходимости можно «руками».
Не оставляйте поле «Subject» («Тема») пустым. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день, они используют это поле для быстрой оценки важности и содержания письма.
Цитируйте письма. Не начинайте ответ с нового письма, нажмите «Ответить всем» («Reply All») на полученном письме и не отключайте функцию цитирования при ответах и пересылке в настройках почтового клиента.
При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце, внизу.

ПРОДОЛЖИМ?

Получение писем

Полученные письма надо читать. Если вам пришло письмо, значит, его кто-то и зачем-то отправил (разумеется, спам здесь не рассматривается). Если у человека есть письма, помеченные как не прочтенные, и они старее одного дня - он не умеет работать с почтой. Тем не менее, это простительно, если:
- человек умер или неожиданно заболел;
- работать с почтой не входит в его служебные обязанности (тогда ему незачем служебный e-mail).
Если вы не менеджер, проверяйте почту хотя бы 2 раза в день: с утра и после обеда. Отсутствие от вас ответа на производственный вопрос может застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов.
Если вы менеджер, ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 минут (предпочтительнее 1–3 минуты).
Вам пришло письмо. Если вы очень заняты, немедленно оцените, от кого оно, тему и пробегите его глазами - это поможет быстро принять решение, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать.
Если можете, то ответьте сразу же. Это самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты.
Если понимаете, что не сможете ответить в течение суток, лучше сразу написать «отвечу в течение пары дней» или хотя бы «отвечу немного позже».

Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»

Следует помнить, что существуют поля «To» («Кому»), «CC» («Копия») и «BCC» («Скрытая копия»). От них зависят ваши дальнейшие действия (и действия партнеров по переписке) при получении письма:
- «To» («Кому») - письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы получателю непосредственно. Если вы отправляете вопрос, вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если вы получатель, то ответить должны именно вы.
- «СС» («Копия») - получатели, стоящие в копиях, получают письмо «к сведению», для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо; более того, вежливым считается, если при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
- «BCC» («Скрытая копия») - поле для «дворцовых интриг». Указывая в этом поле какого-то получателя, вы ему «тайно» отсылаете это письмо: о факте отправки письма этому человеку не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Используется также для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели.
При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»). Это сохранит в копиях получателей начального письма и ваш ответ не пройдет мимо них.
НЕ удаляйте из копий письма людей, добавленных туда вашим корреспондентом. Если же вы хотите ответить что-то личное, чтобы остальные корреспонденты не получили ваш ответ, тогда удалите всех из копий, кроме того, кто написал письмо (да-да, кнопкой «Reply» не пользуемся никогда).
Если в полученном в письме в поле «To» («Кому») более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Считайте, что ответить должны ОБА - если письмо адресовано вам и кому-то еще, ответьте и вы (даже если это будет ответ типа «Этот вопрос точно не ко мне, пусть ответит такой-то»).
В свою очередь, крайне настоятельно НЕ рекомендуется включать в поле «To» («Кому») более одного адресата. На письмо, отправленное двоим, вы не получите ответа ни от одного, так как каждый будет думать, что ответит другой. Не все ведь читали эту статью.
Форвард частной переписки в список рассылки без согласия участников переписки - это неэтично!

Поле «Тема»

Не оставляйте его пустым.
Тема письма должна быть краткая, но отражающая основное содержание, тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в вас новичка, у которого отсутствуют элементарные навыки владения деловой перепиской.
Когда вы отвечаете на одно из нескольких писем с разными темами, отвечайте на правильные. Отвечайте на письмо с темой «Встреча во вторник, 18.04» про встречу и на письмо «Материалы для полиграфии» про материалы для печати. Это связано с цитированием предыдущей переписки (см. ниже раздел «Написание писем»).
Если нужно периодически посылать e-mail типа недельных отчетов, старайтесь сохранять заголовок постоянным, или хотя бы его часть должна постоянной, чтобы получатель мог настроить автоматические правила (rules) по сортировке такой почты.

Важность письма

Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь - используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».
Не используйте напрасно «высокую» важность - «крикливые» люди раздражают, будьте скромнее.
Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая».

Написание писем (ответов)

Начните с приветствия, это вежливо. «Привет, gria!» говорит о том, что вам лень написать имя человека. Даже просто «Андрей!» или «Добрый день!» вполне вежливо и достаточно.
Говорите с человеком на одном языке. Это касается не только языка русский/английский, но и формы текста. Если вам пришло формальное письмо, неформальный ответ на него будет неуважением к респонденту и демонстрацией собственной низкой культуры. Формальный ответ на неформальное обращение - либо призыв к соблюдению регламента, либо этого просто требуют корпоративные правила.
Старайтесь отвечать всегда на последнее письмо в цепочке переписки, а не на какое-то промежуточное.
Ne ispolzuyte translit кроме случаев отправления писем из условий, в которых сложно набирать текст по-другому (например, с мобильного или с компьютера без русской раскладки клавиатуры).
Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, то прилагайте текст ответа аттачем.
Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и конкретным:
- Точность - указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (дату и тему другого письма, дату встречи, пункт повестки встречи, имя файла, ссылка на документ в сети и т.д.).
- Лаконичность - некоторые излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш корреспондент.
- Конкретность - из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя, какие действия от него хотят.
Деловая переписка это не место для упражнений в эпистолярном жанре и не место для выражения эмоций. Для этого существуют форумы, чаты и другие средства электронного межличностного общения. Лаконичный деловой текст - это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте абзацами с нумерацией или без таковой. Сплошной «поток мысли» сложно читать, при этом легко пропустить основной вопрос письма. Более того, плохо структурированное письмо некоторые склонны сразу отправлять в мусорную корзину (хотя это экстремизм, наверное).
Имейте в виду, что ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» - это более определенные и точные ответы.
Если письмо сформулировано так, что на него можно ответить просто «ок», то ответ, скорее всего, будет получен гораздо быстрее. Например, если есть несколько вариантов что делать, предложите какой-нибудь вариант по умолчанию.
Текст не должен содержать ошибок. Очепятки не страшны, но если вы в каждом письме пишете и пишете слово неверно, это становится заметно очень быстро, и ваша «тройка» с минусом по русскому становится очевидной (как и умозрительные дальнейшие выводы о вашем общем уровне образования и культуры).
Старайтесь не использовать html-форматирование письма. К сожалению, этот формат написания писем стоит по умолчанию в Outlook, но при его использовании, особенно при цитировании (ответах и пересылке), возникает масса вопросов.
Если вы получили письмо в html-формате НЕ меняйте его на plain-text, это ломает восприятие информации отправителем при получении вашего ответа. Чем важнее вам ваш корреспондент, тем важнее сохранить его адекватное восприятие. Справиться с выделением своих ответов в html-цитировании можно цветом, а можно и кнопочкой «Уменьшить отступ» на панели форматирования html (хотя там есть капризные нюансы).
Цитируйте текст оригинального письма. Как вы думаете, что бы это значило? Я тоже не знаю: To: AIST - творческая птица Subject: Re: Re: Re: Вопрос Ok! Вася
Никогда не правьте в цитировании текст другого человека! Это своего рода подделка писем.
При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце.
Если вы отвечаете по пунктам, используя цитирование, отделите цитату пустыми строками СВЕРХУ И СНИЗУ и используйте Большие Буквы в начале предложений. Попробуйте найти ответы тут: > предлагаем заменить логотип на прилагающийся, > так как этот сильно пестрый на фоне не нашли логотипа в аттаче > надпись поправьте – вместо «рыба» надо писать «раба»! > иначе нас неверно поймут надпись поправили, извините > и последнее…