Отправляем листы Excel в интернет, делимся ими, вставляем в веб-страницу и делаем интерактивными. Редактирование и форматирование данных в ячейках рабочих листов Excel

08.05.2019

Чем открыть документ в формате xls, если у вас на компьютере не установлен пакет программ MS Office?

Как правило, основное и самое популярное приложение для просмотра и редактирования.xls файлов – это Excel, однако, не у всех пользователей ПК и портативных устройств есть возможность установить этот табличный процессор.

.xls – это формат файла данных, разработанный компанией Майкрософт. Информация в документе такого формата хранится в специальных адресных ячейках, создавая таким образом комплексную таблицу. Формат .xlsx – это более новая модификация расширения, которая позволяет создавать документ меньшего размера, но с более широким набором функций.

Рассмотрим детальнее альтернативные программы, которые работают с.xls, для всех популярных сегодня операционных систем.

Если у вас Windows

Помимо самого популярного пакета офисных приложений MS Office, для ОС Windows разработано много других хороших программ для работы с документами. К примеру, утилита Open Office – это бесплатное для вашего ПК, которое способно работать с текстовыми файлами, таблицами и презентациями.

Open Office

Чтобы начать работу, запустите программу и на стартовой странице выберите тип документа, который необходимо создать:

LibreOffice

LibreOffice – еще одна хорошая программа с открытыми исходниками для работы с электронными таблицами. Помимо утилит для работы с текстом, презентациями и таблицами, в LibreOffice встроены редактор векторной графики, редактор формул и СУБД (комплексная система управления базами данных). Распространяется программа исключительно на бесплатной основе.

Если у вас Mac OS

С недавнего времени, на Mac OS можно скачать официальную версию пакета MS Office, однако, это не самая популярная программа среди пользователей яблочной ОС.

Apple Numbers

Apple Numbers – пожалуй, самая удачная утилита для работы с электронными таблицами, которая только есть для Mac. Приложение позволяет открывать файлы очень быстро, не теряется качество и данные. Используя Apple Numbers, вы не столкнетесь с проблемой «съехавших» графиков и ячеек таблиц.

Planamesa NeoOffice

Planamesa NeoOffice – набор программного обеспечения для работы с текстом, презентациями и таблицами. Поддерживает все распространенные форматы офисных документов, в частности и xls.

С помощью этого приложения вы сможете открывать, редактировать, сохранять файлы. Главное окно и панель инструментов программы очень напоминают MS Office.

Также для Mac OS вы можете загрузить описанные ранее Open Office или LibreOffice.

Онлайн-сервисы

Если вы не хотите устанавливать громоздкие программы на свой компьютер, следует воспользоваться интернет-сервисами, которые могут работать с офисными файлами. Все подобные сайты, как правило, бесплатные и не ограничивают пользователей в их использовании.

Yandex Disk

Яндекс-диск – это комплексное облачное хранилище, которое позволяет не только хранить файлы, но и просматривать их. Редактировать документ вы, к сожалению, не сможете, но зато есть возможность быстро посмотреть его содержимое.

Чтобы открыть.xls, для начала загрузите нужный вам файл на сервис (для этого нужно иметь зарегистрированную учетную запись и достаточное количество места на облачном диске). Затем дождитесь окончания загрузки файла, кликните на нем и выберите пункт «Посмотреть». Содержимое файла откроется в новой странице браузера.

Google Docs

Следующий сервис, который способен быстро открыть xls без потери данных – это Google Docs.

Сайт Google Drive (drive.google.com) – облачное хранилище для любого типа файлов. Сервис имеет присоединенные приложения для работы с документами, которые открываются и работают прямо в браузере.

Для работы необходимо подключение к интернету, либо дополнительные настройки утилит, позволяющие работать офлайн (в том числе эту задачу выполняет экстеншн браузера Chrome).

В народе сервис имеет общее название ГуглДокс; он полноценно работает со всеми типами обычных офисных документов и содержит множество экземпляров темплейтов, или заготовок документов – для создания резюме, to-do листов, годовых отчетов, бюджетирования и т. д. (рис.6).

Приложение для текстовых документов называется Google Docs , им удобно открывать и редактировать любые текстовые файлы, в том числе файлы MS Word с разрешением.doc, .docx; для презентаций – Google Slides ; для таблиц – Google Sheets ; есть и другие приложения для рисования и работы с базами данных.

Для доступа в Google Drive необходимо иметь учетную запись Google – сервис работает в связке с почтовым сервисом gmail.com . На старте каждый пользователь получает 7 ГБ свободного места в хранилище и возможность редактировать любые документы онлайн, в том числе в коллаборации с другими юзерами.

Если у вас Android

Kingsoft WPS Office

Kingsoft WPS Office – это мультиплатформенное приложение, созданное для организации работы с текстовыми файлами и таблицами пользователей.

Следует отметить, что версия для ОС Андроид удалась разработчикам – простой интерфейс, минимальное потребление ресурсов устройства и широкий набор функций вывели Kingsoft WPS Office в ТОП лучших приложений официального магазина Google Play.

Рис.10 – внешний вид программы Kingsoft WPS Office в ОС Андроид

Также на Андроиде вы можете бесплатно пользоваться вышеназванными онлайн-сервисами.

Если у вас iOS

Для iOS существует достаточно мало хороших офисных программ. До недавних пор наиболее популярной была официальная Microsoft Excel, но последнее время всё больше пользователей переходит на более универсальные онлайновые сервисы и клиентские приложения от Google.

Если вам всё это по каким-то причинам не подходит, есть еще одна программа, на которую стоит обратить внимание – это MobiSystems OfficeSuite Pro.

MobiSystems OfficeSuite Pro

Помимо просмотра документов, у пользователей также есть возможность воспользоваться удобным встроенным проводником для поиска файлов в памяти телефона и загружать дополнительные бесплатные словари, инструменты и электронные книги.

Если у вас Windows Phone

На всех устройствах под управлением Windows Phone уже предустановлен пакет программного обеспечения для работы с документами от Microsoft.

Однако, приличное количество пользователей отмечают много недостатков в работе стандартного ПО: файлы сложно найти в Проводнике, большие документы открываются с потерей форматирования и т.д.

В официальном Магазине приложений есть и другие хорошие программы, которые вы можете использовать, как аналог стандартным для работы с xls.

Excel Mobile

Excel Mobile – эта утилита поддерживает работу только с электронными таблицами. Благодаря этому, в программе есть больше функций. Интерфейс идентичен со стандартным Excel для Виндоус.

Тематические видеоролики:

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

Создавать таблицы Excel.
Создавать, менять или просматривать сценарии.
Удалять листы.
Объединять либо разделять ячейки.
Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо	Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек	Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы	Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных»	Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты	Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты	Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки	Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли	Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг	Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни	Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы	Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива	Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию	Искать информацию в форме данных

Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала определяемся, какую книгу мы "откроем" для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Открытие книги с совместным доступом

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

Почистить либо удалить журнал изменений.
Почистить содержимое файла.
Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Всем привет! Очень часто пользователи, видя файл с расширением xls не знают, чем его открыть. Если вы так же столкнулись с данной проблемой, то давайте разберёмся с ней вместе.

Сначала предлагаю немного рассмотреть, что за формат xls, а уже после мы с вами выберем программу, которая умеет работать с данным типом файлов.

Xls – это специально разработанный компанией Майкрософт формат файла данных, содержащий информацию, размещенную в специальных адресных ячейках, которые в свою очередь создают полноценную таблицу.

Модернизированная версия — формат xlsx. Он позволяет создавать файлы меньшего веса, но с расширенным функционалом.

Как вы уже, наверное, догадались чтобы открыть файл xls необходимо воспользоваться текстовым процессором Excel, если же на вашем компьютере или мобильном устройстве нет пакета программ MS Office, то давайте рассмотрим альтернативные варианты, чем открыть xls.

Если на вашем компьютере не оказалось установленного пакета офисных программ от компании Майкрософт, то предлагаю воспользоваться альтернативными бесплатными вариантами, которые могут не только заменить Excel, но и станут полной заменой пакету MS Office.