Вся ниже описанная процедура настройки, в нашей компании, включена с стоимость 1С Отчетность. Сертифицированный специалист произведет настройки и установку ЭЦП и КриптоПро.

Чтобы в 1С Бухгалтерия учет был более оперативным, рекомендуется иметь возможность работать с цифровой подписью и обмениваться документами с контрагентами и контролирующими органами в цифровой форме. Для этого необходимо приобрести и установить на сервер или рабочую станцию специальную программу для шифрования и передачи данных. Она должна быть сертифицированной, поскольку используется для предоставления данных в контролирующие органы. Настраивать порядок использования цифровой подписи и программ шифрования в информационной системе 1С Бухгалтерия следует в разделе меню, посвященном управлению прикладными сервисами и программами (в нем имеется специальная форма для настройки параметров работы с цифровой подписью и шифровальными программами).

Настраивать информационную систему 1С Бухгалтерия 8.3 для работы с цифровым документооборотом рекомендуется следующим образом:

• Войти в раздел меню, который используется для настройки параметров обмена корреспонденцией в цифровом виде (находится в разделе администрирования автоматизированной системы 1С Бухгалтерия).
• Установить возможность использования цифровых подписей при обмене документами. Без выполнения этого действия невозможно будет произвести настройку параметров подписи и программы для шифрования – раздел останется недоступным.
• На закладке, где расположен перечень установленных программ, с которыми может взаимодействовать 1С Бухгалтерия, следует выбрать решение для шифрования. Если его нет в списке, необходимо его добавить.
• В перечне содержатся краткие наименования программ. Выбирать следует ту, которая установлена на компьютере. Если никакой программы на рабочей станции или сервере нет, то 1С Бухгалтерия 8.3 выдаст сообщение об ошибке.
• Далее следует проверить корректность имени программы, чтобы затем проверить, находится ли она в списке сертифицированных.
• После этого необходимо сверить число, которое указывает тип провайдера для цифровой подписи с типом программы, который установлен в параметрах информационной системы 1С Бухгалтерия.
• Затем следует выбрать из перечня, который предоставляет провайдер, корректный алгоритм, по которому будут подписываться документы.
• Также из перечня алгоритмов, которые предоставляет компания-провайдер, следует выбрать требуемый алгоритм хеширования.
• Для подписания документов в 1С Бухгалтерия 8.3 цифровой подписью, возможности шифровать их и передавать контрагентам и контролирующим органам, необходимо установить сертификаты. Добавление данных документов и их настройка производится на одноименной закладке, а сам сертификат пользователь получает в специальном удостоверяющем центре. При получении следует обратить внимание, чтобы сертификат был квалифицированным, то есть подписание им придавало бы документам официальный юридический статус.
• При наличии сертификата на компьютере его можно просто добавить, выбрав из имеющихся на компьютере. После того, как сертификат будет установлен в информационной системе 1С Бухгалтерия, пользователь получает возможность определить перечень документов, которые можно подписывать с помощью имеющегося сертификата.
• В 1С Бухгалтерия 8.3 имеется встроенный помощник, с помощью которого можно оформить заявление на получение сертификата и получить его в цифровом виде из специализированного центра.

Применение цифровой подписи и шифрования данных позволяет в 1С Бухгалтерия осуществлять обмен корреспонденцией между контрагентами и контролирующими органами в полной безопасности.

На форуме glavbukh.ru коллеги обсуждали спорную ситуацию. При покупке в комплект входит токен или флешка, на которые записан код, программа «КриптоПро» и электронной подписи. Лицензия на неисключительное право пользования программой обычно выдается компании на год или бессрочно. А сертификат электронной подписи действует в течение года. Коллеги спорили о том, как отражать стоимость всего комплекта электронной подписи в бухгалтерском учете — списать сразу на счета учета затрат или сначала электронная подпись на счете 97 отражается и учитывается постепенно.

Версия 1
Стоимость ключа надо отразить на счете 97

Некоторые коллеги считают, что ключ электронной подписи необходимо списывать так же, как право на использование результатов интеллектуальной собственности. То есть отразить стоимость приобретенного комплекта на счете 97 как право на пользование обычной компьютерной программой (п. 39 ПБУ 14/2007, утв. приказом от 27.12.07 № 153н). А после этого постепенно списывать на счета учета расходов. В торговых компаниях для этого подходит счет 44 «Коммерческие расходы», а в производственных организациях — счет 26 «Общепроизводственные расходы» (приказ Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Версия 2
Электронный ключ можно сразу списать на 26-й счет

Другие участники форума пришли к выводу, что изготовление ключа — это услуга, которую приобретает компания у А значит, стоимость токена, сертификата и «КриптоПро» можно списать на счета учета затрат в момент получения документов — счет 26 или 44. После чего эти расходы можно включить в себестоимость продукции (п. 9 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина от 06.05.99 № 33н).

Наше мнение
Компания вправе сама выбрать способ списания

Если для компании плата за сертификат и программу будет существенной, то электронная подпись на счете 97 отражается А потом списывать в расходы равными долями в течение срока использования. Тогда остаток внесенной, но еще не списанной платы за ключ попадет в строку 1210 «Запасы» бухгалтерского баланса (п. 20 ПБУ 4/99, утв. приказом Минфина России от 06.07.99 № 43н). Если же для компании такие расходы несущественны, то можно единовременно списать всю плату за электронный ключ. Причем существенность расходов — это оценочное значение, и компания вправе определить его сама.

Что касается токена или флешки, на которые записан код защиты, то их надо учесть на счете 10 «Материалы». Эту стоимость можно также единовременно списать в расходы (на счет 26 или 44) на дату передачи электронного устройства в бухгалтерию.

Наша организация получила доступ к системе электронных торгов АЭТП, для участия в которых необходима электронно-цифровая подпись. По документам закрыты следующие позиции: электронный ключ RU TOKEN 32Ks; лицензия на СКЗИ Крипто Про; гарантийное годовое обслуживание сертификата ключа подписи; запись на СДПО с руководством по установке.Подскажите, пожалуйста, на какие счета правильно разносить? Можно ли учесть в налоге на прибыль?Опубликованов журнале "Бухгалтерские вести" №16 от 5 мая 2010

Бухгалтерский учет расходов на приобретение электронной цифровой подписи для участия в системе электронных торгов ведут с учетом положений ПБУ 10/99 «Расходы организации», утверждено Приказом Минфина РФ от 06.05.99 №33н.
Весь комплекс услуг, связанный с приобретением ЭЦП обычно приобретается на 1 год. Электронный ключ, лицензию, гарантийное годовое обслуживание сертификата ключа подписи учитывают в составе расходов будущих периодов и списывают на затраты равномерно в течение срока действия договора (п. 19 ПБУ10/99). Если срок в договоре не определен организация самостоятельно устанавливает период, в течение которого затраты на приобретение ЭЦП будут списываться на счета учета производственных затрат или расходов на продажу. Порядок отнесения на затраты расходов будущих периодов устанавливается организацией самостоятельно (равномерно, пропорционально объему продукции и др.) и действует в течение всего периода, к которому они относятся.
Запись на СДПО с руководством по установке, как правило, выделяется отдельно и имеет свою цену. В порядке п. 18 ПБУ 10/99 стоимость носителя учитывают единовременно в составе материальных расходов.
В налоговом учете расходы на приобретение программы для ЭВМ включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы, связанные с приобретением права на использование программы для ЭВМ, на основании подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Порядок признания затрат для целей налогообложения аналогичен порядку в бухгалтерском учете, затраты на приобретение ЭЦП признаются равномерно либо в течение срока, на который заключен договор, либо срока, определенного организацией самостоятельно и закрепленного в учетной политике для целей налогообложения (п. 1 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина РФ от 21-02.07 № 03-03-06/2/37, от 04.04.07 №03-03-06/2/61).
Стоимость диска учитывается в затратах единовременно (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Отразим операции на счетах бухгалтерского учета.
Дт97 - Кт60 - приобрели ЭЦП;
Дт60 - Кт51 - оплатили ЭЦП;
Дт19 - Кт60 - отразили входной НДС.
Дт20 (25,26,44) - Кт97 - ежемесячно относим на расходы часть стоимости ЭЦП;
Дт20 (25,26,44) - Кт60 -стоимость диска единовременно учитываем в расходах.

Как учесть в бухгалтерском и налоговом учете расходы на изготовление сертификата ключа эцп?

В бухгалтерском учете организация вправе сама выбрать, как ей учитывать электронную подпись. Если для организации плата за сертификат ЭЦП будет существенной, то отразить ее стоимость надо на счете 97. А потом списывать в расходы равными долями в течение срока использования. Если же для организации такие расходы несущественны, то можно единовременно списать всю плату за электронный ключ на счет 26. Выбранный способ закрепите в учетной политике для целей бухучета. Обычно сертификат ключа электронной подписи действует год. Поэтому плательщику налога на прибыль, использующему метод начисления, более правильно учитывать их в расходах ежемесячно равными долями.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Статья: О чем спорят коллеги. На каком счете отразить электронную подпись: 97 или 26?

Версия 1

Стоимость ключа надо отразить на счете 97

Некоторые коллеги считают, что ключ электронной подписи необходимо списывать так же, как право на использование результатов интеллектуальной собственности. То есть отразить стоимость приобретенного комплекта на счете 97 как право на пользование обычной компьютерной программой (п. 39 ПБУ 14/2007, утв. приказом Минфина России от 27.12.07 № 153н). А после этого постепенно списывать на счета учета расходов. В торговых компаниях для этого подходит счет 44 «Коммерческие расходы», а в производственных организациях -счет 26 «Общепроизводственные расходы»* (приказ Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Версия 2

Электронный ключ можно сразу списать на 26-й счет

Другие участники форума пришли к выводу, что изготовление ключа - это услуга, которую приобретает компания у удостоверяющего центра. А значит, стоимость токена, сертификата и «КриптоПро» можно списать на счета учета затрат в момент получения документов - счет 26 или 44. После чего эти расходы можно включить в себестоимость продукции* (п. 9 ПБУ 10/99, утв.приказом Минфина от 06.05.99 № 33н).

Наше мнение

Компания вправе сама выбрать способ списания

Если для компании плата за сертификат и программу будет существенной, то отразить ее стоимость надо на счете 97 . А потом списывать в расходы равными долями в течение срока использования*. Тогда остаток внесенной, но еще не списанной платы за ключ попадет в строку 1210 «Запасы» бухгалтерского баланса (п. 20 ПБУ 4/99, утв. приказом Минфина России от 06.07.99 № 43н). Если же для компании такие расходы несущественны, то можно единовременно списать всю плату за электронный ключ. Причем существенность расходов - это оценочное значение, и компания вправе определить его сама*.

Что касается токена или флешки, на которые записан код защиты, то их надо учесть на счете 10 «Материалы». Эту стоимость можно также единовременно списать в расходы (на счет 26 или 44) на дату передачи электронного устройства в бухгалтерию.

2. Статья: Готовые решения для ваших задач по НДС, страховым взносам, налогу на прибыль, пособиям, ЭЦП, бухучету, кассе, первичке и ЕНВД

Стоимость электронной подписи можно отнести к расходам в бухучете единовременно

Спрашивает Светлана Илюшина,

гл. бухгалтер ООО «Верба» (г. Чебоксары)

Наша организация приобрела сертификат ключа проверки электронной подписи. При передаче USB-носителя удостоверяющий центр выдал накладную. Срок действия сертификата составляет один год. Надо ли отражать такой разовый платеж в бухгалтерском учете в составе расходов будущих периодов?

Отвечает Екатерина Савина,

эксперт журнала «Главбух»

Нет, стоимость сертификата в расходы будущих периодов не включайте. Поясним.

На сегодняшний день расходы, которые относятся к будущим периодам, надо учитывать по правилам, предусмотренным для признания активов. Об этом сказано в пункте 65 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н . То есть, чтобы понять, надо ли отражать сумму на счете 97 , следует обратиться к ПБУ.*

А в положениях по бухгалтерскому учету предусмотрены лишь две ситуации, когда у компании возникают расходы будущих периодов. Первая: у строительной компании есть расходы, понесенные в связи с предстоящими работами (п. 16 ПБУ 2/2008). И вторая: организация осуществила разовый платеж за пользование правами интеллектуальной деятельности (п. 39 ПБУ 14/2007).

Как видите, ваш случай прямо в ПБУ не назван. Поэтому учитывайте расходы на приобретение сертификата ключа проверки электронно-цифровой подписи по общему правилу - в том периоде, когда они возникли (п. 2 ПБУ 10/99). И в полной сумме. Относить на счет 97 их не надо.*

При расчете налога на прибыль некоторые виды расходов нужно учитывать не единовременно, а в течение определенного срока. Это касается расходов, которые относятся к нескольким отчетным периодам* (п. , ст. 272, п. 9 ст. 262 ,п. 3 ст. 268 НК РФ).

Отнесение расходов к нескольким отчетным периодам производится на основании условий договора, в рамках которого эти расходы осуществляются.

Если расходы осуществляются в рамках договора, по которому:*
– получение доходов предусмотрено в течение нескольких отчетных периодов;
– поэтапная сдача товаров (работ, услуг) не предусмотрена,
такие расходы признаются с учетом принципа равномерности. При этом методику признания (распределения) расходов организация определяет самостоятельно, закрепив ее в учетной политике для целей налогообложения.

Елена Попова , государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Э лектронные документы, подписанные электронными цифровыми подписями, являются не только основанием для проведения операций, но и первичными документами, подтверждающими операции для целей обложения налогом на прибыль и НДС, как важнейшими налогами, уплачиваемыми организациями-налогоплательщиками. В статье рассмотрены практические ситуации по включению в состав расходов затрат, подтвержденных электронными документами, использование электронных счетов-фактур и порядок применения электронных цифровых подписей на электронных документах.

Особенности документов, имеющих ЭЦП

Согласно ч. 1 ст. 2 Федерального закона РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон № 63-ФЗ) электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписавшего информацию. То есть электронная цифровая подпись (ЭЦП) равнозначна собственноручной подписи на документе, выполненном на бумажном носителе.

В настоящее время оборот документов, заверенных ЭЦП, постоянно увеличивается. Электронные цифровые подписи, согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ, используются в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. Наиболее важным моментом является волеизъявление сторон в обмене «электронными документами», заверенными ЭЦП. Документы, заверенные ЭЦП, могут быть использованы во всех видах гражданско-правовых сделок.

В некоторых случаях документы, заверенные ЭЦП, носят обязательный характер. Так, в письме Федеральной антимонопольной службы от 15.07.2011 № АЦ/27696 указано, что при проведении открытых аукционов в электронной форме на поставку товаров (работ, услуг) для государственных и муниципальных нужд весь документооборот должен осуществляться только в электронной форме. Государственный (муниципальный) контракт, оформляемый по результатам открытого аукциона в электронной форме, в обязательном порядке должен быть зафиксирован в электронной форме. При этом ФАС ссылается на ст. 168 ГК РФ и предупреждает о том, что госконтракт на бумажном носителе будет считаться ничтожным. Желание антимонопольного ведомства увеличить электронный документооборот и приблизиться к мировым стандартам понятно. Однако следует отметить, что не все поставщики и подрядчики товаров, работ и услуг для государственных нужд обладают электронными подписями. Большинство субъектов малого предпринимательства (индивидуальные предприниматели, «упрощенцы») об ЭЦП и не слышали и получать ее не собираются. А не допускать их к участию в конкурсах, аукционах или иным формам закупок заказчик не имеет права, так как в этом случае его та же антимонопольная служба оштрафует за создание условий допуска, не предусмотренных законодательством о государственных закупках. Таким образом, вышеуказанное письмо ФАС России — в какой-то степени документ с потенциалом на будущее.

Ряд федеральных органов исполнительной власти полностью перешел на электронный документооборот. В частности, органы ФНС принимают налоговые декларации только в электронной форме. Согласно ст. 80 НК РФ налоговая декларация представляет собой письменное заявление или заявление, составленное в электронной форме и переданное по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, налогоплательщика об объектах налогообложения, о полученных доходах или произведенных расходах, об источниках доходов, о налоговой базе, налоговых льготах, об исчисленной сумме налога и/или о других данных, служащих основанием для исчисления и уплаты налога. Порядок направления требований о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по специальным телекоммуникационным каналам связи в настоящее время регулируется приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ «Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи». В соответствии со ст. 93 НК РФ, если затребованные у организации-налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным форматам, такие документы могут быть отправлены в налоговый орган по защищенным каналам связи также в электронной форме.

Согласно письму Минфина РФ от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409 организация может оформлять первичные и сводные учетные документы как на бумажных, так и на электронных носителях. Если организация составляет документы на электронных носителях, то она обязана за свой счет сделать копии таких документов на бумажных носителях для представления в контрольные органы, органы прокуратуры и суды различных инстанций (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ, далее - Закон № 129-ФЗ). В соответствии со ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случаев, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. То есть электронный документ, подписанный ЭЦП, имеет те же права, что и документ, подписанный собственноручной подписью должностного лица и скрепленный печатью организации. Аналогичная позиция изложена и в письме УФНС РФ по г. Москве от 22.09.2010 № 16-15/0997625@.

В настоящее время Закон № 63-ФЗ вступил в силу, но ряд статей из него начинает действовать только с 01.07.2012, а до этого момента действует Федеральный закон РФ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее - Закон № 1-ФЗ), и все имеющиеся нормативные акты были подготовлены с учетом норм этого закона. Закон № 1-ФЗ, безусловно, явился серьезным шагом в дальнейшем развитии электронного документооборота, хотя он и имеет некоторые недостатки. Так, ст. 3 Закона № 1-ФЗ установлено, что владельцем сертификата ключа ЭЦП (т.е. тем, кто проставляет ЭЦП) является физическое лицо, а не организация. То есть организация оформляет ЭЦП на свое определенное должностное лицо. В этом случае возникают риски того, что после увольнения (а в условиях экономического кризиса эта вероятность велика) данное должностное лицо может совершить мошеннические действия от имени организации. Другая ситуация связана с тем, что в случае отсутствия физического лица (отпуск, командировка, болезнь и т.п.) его сертификатом ключа может воспользоваться кто-либо из коллег или это может быть сделано по поручению руководства организации с целью подписания контракта или иных документов. В этих случаях велика вероятность того, что сделку могут признать ничтожной.

В настоящее время арбитражные суды в основном исходят из формальных признаков в отношении контрактов, то есть требуется их оформление на бумажном носителе, наличие подписей, печатей. Не всегда арбитражные суды принимают в качестве доказательства контракт в электронной форме в качестве доказательства правомерности действий одной из сторон. На практике, чтобы представить в качестве доказательства «электронный контракт» с ЭЦП, необходимо распечатать его скриншот с экрана в присутствии нотариуса и получить заверительную подпись этого же нотариуса на распечатанном документе. Также надо будет представить в качестве доказательства документы, подтверждающие факт наличия у должностного лица сертификата ключа подписи и внутренние документы организации, подтверждающие факт того, что данный сотрудник обладал правом подписывать ЭЦП-контракты.

Важнейшим фактом, определяющим возможность представлению в суды контрактов и иных документов, подписанных ЭЦП, является наличие соглашений между сторонами об использовании электронного документооборота.

Судебная практика

Свернуть Показать

Согласно определению ВАС РФ от 28.05.2009 № ВАС-662/09 в случае отсутствия между сторонами соглашения о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи договора подписанный таким образом договор признается незаключенным. Данная норма распространяется и на электронные документы, подписанные ЭЦП.

В ч. 4 ст. 2 Закона № 63-ФЗ указывается, что владельцем сертификата ключа проверки ЭЦП является лицо, которому выдан сертификат проверки ключа ЭЦП. Данный закон устанавливает следующие виды электронных подписей: простую и усиленную. Последняя подразделяется на квалифицированную усиленную подпись и неквалифицированную электронную подпись. Простой электронной подписью является подпись, которая путем использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭЦП определенным лицом. Такая подпись является подписью физического (должностного) лица.

Согласно ст. 5 Закона № 63-ФЗ неквалифицированной электронной подписью является подпись, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭЦП. Также неквалифицированная электронная подпись позволяет определить лицо, подписавшее документ, и обнаружить факт внесения изменений или дополнений в документ уже после его подписания ЭЦП. Квалифицированная электронная подпись выполняет те же функции, но защищена более надежно. В соответствии со ст. 9 Закона № 63-ФЗ соглашения между участниками электронного взаимодействия устанавливают случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанных собственноручной подписью. При этом такие соглашения должны предусматривать правила определения лица, подписавшего электронный документ, по его простой электронной подписи и обязанность данного лица соблюдать конфиденциальность. То есть использование ЭЦП без письменного согласия физических лиц не допускается. Квалифицированная ЭЦП признается действительной до ее отмены решением суда (ст. 11 Закона № 63-ФЗ). Таким образом, Закон № 63-ФЗ снижает риски противоправных действий с незаконным использованием ЭЦП.

Вопросы применения ЭЦП для целей налогообложения прибыли

Наиболее важным вопросом является возможность признания для целей исчисления налога на прибыль доходов и расходов, подтвержденных документами, составленными в электронной форме и/или заверенными ЭЦП. Данная проблема является ключевой. Однако вопрос равнозначности бухгалтерских и налоговых документов, оформленных в электронном виде, и документов, выполненных на бумажных носителях, до конца еще не урегулирован. При проведении проверок налоговые органы в этом вопросе ссылаются на норму п. 1 ст. 9 Закона № 129-ФЗ, согласно которой все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Согласно п. 2 ст. 9 этого же закона первичные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Налоговые органы очень внимательно относятся к документам, выполненным на электронных носителях в качестве подтверждения осуществленных операций. К этому вопросу они подходят с формальных позиций.

Пример 1

Свернуть Показать

Организация, расположенная в Москве, часто посылала сотрудников в командировку в свои филиалы в Тулу, Рязань и Брянск. Для поездок им приобретались электронные железнодорожные билеты, имеющие ЭЦП и все необходимые реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ. Однако при проведении проверки налоговики не посчитали наличие электронных билетов основанием для принятия расходов в расчет налоговой базы по налогу на прибыль. Свою позицию они мотивировали тем, что электронные билеты доказывают только факт их приобретения, а поездки сотрудника на поезде они не доказывают. Возражения организации о том, что сотрудники действительно находились в командировке, что подтверждается отметками в командировочных удостоверениях, авансовыми отчетами и т.п., приняты не были. Организация была вынуждена произвести перерасчет налога на прибыль, подать уточненную налоговую декларацию и уплатить штраф. После этого организация отказалась от приобретения электронных билетов и перешла только на билеты на бумажном носителе.

Однако ситуация для организаций-налогоплательщиков не является потенциально критической. Согласно ст. 4 Закона № 1-ФЗ электронная подпись считается равнозначной собственноручной подписи под документом, выполненном на бумажном носителе, в следующих случаях: сертификат ключа подписи не утратил действие на момент подписания электронного документа, при наличии доказательств, определяющих момент подписи; подлинность ЭЦП подтверждена. Налоговые органы придерживаются позиции, что если иное не предусмотрено законодательством, то первичные учетные документы налогового и бухгалтерского учета могут составляться в электронном виде и заверяться ЭЦП лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, при соблюдении требований Закона № 1-ФЗ (см., в частности, письмо УФНС РФ по г. Москве от 22.09.2011 № 16-15/099725@). Аналогичной позиции придерживается и Минфин России (см., в частности, письмо Минфина РФ от 27.10.2008 № 03-03-06/1/605, от 26.11.2009 № 03-03-08/85).

Наибольшую проблему вызывает требование ст. 4 Закона № 1-ФЗ доказать момент подписания документа ЭЦП и правомочность должностного лица, проставившего ЭЦП. Таким подтверждением могут быть: приказ о наделении должностного лица полномочиями проставлять ЭЦП на электронных документах, а в случае если ЭЦП наделен руководитель организации, то его приказ по организации о том, какие документы составляются в электронном виде и подписываются ЭЦП; соглашения с контрагентами об электронном документообороте, в котором указано, кем и какие документы заверяются ЭЦП. При этом главным будет правильное оформление всех необходимых документов. Момент подписания электронного документа определяется с помощью программных продуктов. Если передача электронных документов сторонами осуществляется через специализированную организацию, использующую средства криптографической защиты для передачи конфиденциальной информации, в этом случае будет достаточно сделать официальный запрос - и можно будет получить информацию о времени совершения ЭЦП.

Как уже отмечалось, документы в электронном виде, заверенные ЭЦП, имеют ту же правомочность, что и документы на бумажных носителях, заверенные подписью должностного лица и печатью организации. На практике встречаются ситуации, когда документооборот между организациями происходит только в электронной форме. В частности, в электронной форме происходит выставление счетов от интернет-провайдеров за услуги связи, за приобретение авиационных и железнодорожных билетов и т.п. Чтобы налоговые органы не предъявили претензий в необоснованности затрат и отсутствии их документального подтверждения, организации-налогоплательщики должны выполнить следующие обязательные условия.

Во-первых, четко определить круг контрагентов и операций, по которым будет осуществляться электронный документооборот и совершаться ЭЦП.

Во-вторых, должны быть в наличии соглашения между сторонами об использовании электронного документооборота, составление электронных документов, подписанных ЭЦП, и порядке обмена электронными документами.

В-третьих, компьютер, на котором будет осуществляться работа с электронными документами, подписанными ЭЦП, и их прием-передача контрагенту, должен быть аттестован и использоваться только для указанных целей.

В-четвертых, весь документооборот должен проходить только по защищенным каналам связи и/или через специализированную организацию.

В-пятых, приказом по организации должны быть установлены должностные лица, имеющие право проставлять ЭЦП, и типы документов, на которые эти электронно-цифровые подписи проставляются.

В-шестых, все составленные в электронном виде документы должны отвечать формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а те документы, формы которых не содержатся в альбомах унифицированных форм, должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; измерение хозяйственной операции в денежном и натуральном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции; личную подпись этого должностного лица (на электронном документе - его ЭЦП).

В-седьмых, электронные документы будут служить основанием для включения расходов в расчет налоговой базы по налогу на прибыль только в том случае, если контрагент организации-налогоплательщика будет их подписывать ЭЦП.

Пример 2

Свернуть Показать

Организация заключила договор на услуги Интернета. Договор был заключен в электронной форме, счета выставлялись так же. Весь документооборот между сторонами осуществлялся в электронной форме. Для того чтобы расходы были произведены, в целях обоснования оплаты подключения, использования и технического обслуживания системы Интернет были подготовлены следующие документы: приказ об использовании системы Интернет сотрудниками, правила ее эксплуатации и порядок осуществления документооборота. Обмен документами между сторонами осуществлялся только с заверением их ЭЦП. Все полученные в электронной форме счета, дополнения, тарифы и пр. помещались в отдельную электронную папку и дублировались копиями.

На практике ряд бухгалтеров задает вопрос о необходимости дублировать электронные документы документами на бумажных носителях. Такая необходимость не является обязательной, так как законодательство приравнивает к документам на бумажных носителях документы на электронных носителях (при соблюдении последними ряда определенных условий). Поэтому наличие дополнительных экземпляров договоров, контрактов, счетов и т.д. на бумажных носителях не будет считаться нарушением. Также в определенных установленных законодательством случаях копии электронных документов выполняются на бумажных носителях в обязательном порядке.

Некоторые налоговые инспекции при проведении проверок неправомерно истребуют от организаций-налогоплательщиков бумажные аналогии электронных документов. Такое требование является нарушением нормы ст. 93 НК РФ. Согласно письму Минфина РФ от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521 в тех случаях, когда запрашиваемый налоговыми органами у организации-налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленной форме, представление документа производится организацией-налогоплательщиком на бумажном носителе в виде заверенной им копии с отметкой о подписании документа ЭЦП. Однако в своем письме главное финансовое ведомство не указало, должна ли организация-налогоплательщик представлять на бумажном носителе документ, составленный не по унифицированной форме, но содержащий весь необходимый перечень обязательных реквизитов? По мнению автора, наличие в электронном документе всех обязательных реквизитов, указанных в п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ, не приравнивает его к документу, составленному по унифицированной форме. Возможны различные точки зрения на данный вопрос, но для избежания санкций со стороны налоговых органов будет наиболее оптимальным представить копии таких документов на бумажных носителях.

Вопросы применения ЭЦП для целей налогообложения добавленной стоимости

С налогом на добавленную стоимость ситуация обстоит проще. Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен как на бумажном носителе, так и в электронной форме. Пункт 9 данной статьи вообще очень широко трактует возможность использования электронного документооборота при уплате и исчислении НДС: счета-фактуры, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж могут вестись в электронной форме по образцу, утвержденному федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным осуществлять контроль и надзор в сфере налогов и сборов, то есть по образцу и форме, утвержденным ФНС.

Счета-фактуры, выполненные в электронной форме, согласно п. 9 ст. 169 НК РФ, подписываются ЭЦП руководителя организации или ЭЦП иных должностных лиц, уполномоченных на это приказом или иным распорядительным документом организации. Законодательство разрешает использовать при этом доверенности, но, по мнению автора, это влечет дополнительные риски.

Порядок составления и обмена счетами-фактурами аналогичен всему хозяйственному документообороту в электронной форме. Счета-фактуры в электронной форме составляются по взаимному согласию сторон и при наличии у сторон соответствующих технических средств и возможностей приема и обработки счетов-фактур. Аналогичной позиции придерживается и Министерство финансов России (см., в частности, письмо Минфина РФ от 01.08.2011 № 03-07-09/26). Ведомство рекомендует при оформлении согласия исходить из обычаев делового оборота (правил делового оборота). Однако во избежание рисков невыставления счетов-фактур все-таки лучше заключить между организациями-контрагентами соглашение об обмене счетами-фактурами в электронной форме, подписанными ЭЦП.

Пример 3

Свернуть Показать

Организации подписали договор на поставку товара. В качестве дополнения к контракту было подписано соглашение об обмене электронными счетами-фактурами. В этом дополнительном соглашении отдельным пунктом были прописаны должностные лица сторон, имеющие ЭЦП, и их полномочия. Также в дополнительном соглашении был прописан порядок документообмена и оператор, через которого осуществляется документооборот по закрытым каналам связи.

В настоящее время порядок электронного обмена счетами-фактурами регламентирован «Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи», утв. приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н (далее - Порядок). Согласно п. 1.5 Порядка счет-фактура считается исходящим документом от участника электронного документооборота, если он подписан ЭЦП, принадлежащей уполномоченному лицу, при условии, что он направлен через оператора электронного документооборота. Сертификаты ключей подписей выдаются участникам электронного документооборота удостоверяющими центрами, что позволит серьезно снизить риски несанкционированного использования ЭЦП и мошенничества. Согласно п. 1.9 Порядка электронный документооборот осуществляется по каждому счету-фактуре в отдельности, пересылка счетов-фактур одним файлом не допускается. Отличительной особенностью Порядка является то, что все взаимоотношения между сторонами по поводу обмена счетами-фактурами, внесения в них изменений и дополнений и пр. будут проходить только через специального оператора. Безусловно, Порядок является «шагом вперед» в части электронного документооборота. Однако его недостаток заключается в том, что он подготовлен на основании Закона № 1-ФЗ и не связан с нормами Закона № 63-ФЗ. Между тем уже с 01.07.2012 Закон № 63-ФЗ вступает в силу, поэтому будет очень сложно при выставлении и получении счетов-фактур и возникающих спорных вопросах опираться на нормы отмененного законодательного акта.

В случае с применением электронных счетов-фактур возникает вопрос о датах их выставления и получения. Согласно п. 1.10 Порядка датой выставления покупателю счета-фактуры в электронной форме по специальным каналам связи считается дата его поступления оператору от продавца, указанная в подтверждении этого оператора. Электронный счет-фактура считается выставленным, если продавцу поступило подтверждение от оператора. Датой получения покупателем счета-фактуры считается дата направления покупателю оператором электронного счета-фактуры.

Пример 4

Свернуть Показать

Продавец выставил счет-фактуру в электронной форме, подписанный ЭЦП уполномоченного должностного лица 3-го октября. Файл с электронным счетом-фактурой поступил оператору, о чем тот известил продавца. В этот же день оператор направил счет-фактуру покупателю, о чем последний известил оператора. Таким образом, датой выставления и датой получения является 3-е октября. Стороны обмениваются между собой сообщениями, заверенными ЭЦП.

Однако возможна и такая ситуация, когда счет-фактура будет получен оператором от продавца в один день, а отправлен покупателю - в другой. Или же произойдут сбои в электронной системе, и отправленный файл со счетами-фактурами не будет получен. В случае неполучения необходимых сведений стороны извещают об этом оператора. Взаимоотношение сторон происходит только в случае неполучения счетов-фактур и по вопросам внесения изменений в счета-фактуры. Причем все сообщения подписываются ЭЦП уполномоченных лиц.

Вопрос ведения в электронном виде журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж, их заверение ЭЦП и представление в налоговые органы в настоящий момент еще не регламентирован нормативными актами Минфина России. Однако уже имеется ряд специальных бухгалтерских программ, позволяющих вести журналы учета и книги покупок и продаж в электронном виде. Но эти программы носят прикладной характер, их данные не имеют утвержденного электронного формата, не подписываются ЭЦП и не могут быть представлены в налоговые или любые другие контрольные органы в качестве доказательства и претендовать на возмещение НДС. Поэтому организации могут вести журналы и книги в электронной форме, но лишь для своих нужд. В налоговые же органы они должны представлять их только на бумажном носителе.

Срок хранения электронных счетов-фактур, подписанных ЭЦП, составляет четыре года. При этом Минфин РФ в письме от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83 указал, что течение данного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов. Установленный четырехлетний срок хранения подтверждается и судебными решениями.

Судебная практика

Свернуть Показать

Согласно определению ВАС РФ от 04.03.2010 № ВАС-1745/10, основываясь на норме подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, налогоплательщик обязан обеспечивать в течение четырех лет.

Но когда речь идет об электронных документах, то, по мнению автора, необходимо делать их резервные копии.

Таким образом, имеющаяся система обмена электронными документами, заверенными ЭЦП, в целом решила главную проблему электронного документооборота: приравняла электронные документы с ЭЦП к документам на бумажных носителях, оформленных соответствующим образом.