Как правило, данные проще анализировать, если они разделены на группы. Например, отчет с группировкой продаж по регионам может помочь выявить тенденции, которые иначе могли бы остаться незамеченными. К тому же, поместив итоговые значения (например, суммы или средние значения) в конце каждой группы своего отчета, вы тем самым замените множество операций, выполняемых на калькуляторе.

Access упрощает работу над отчетами с группировкой. Вы можете создать простой отчет с группировкой при помощи мастера отчетов, добавить группировку или сортировку в уже созданный отчет, а также изменить уже заданные параметры группировки или сортировки.

Примечание: Статья неприменима к веб-приложениям Access - новому типу баз данных, которые создаются в Access и публикуются в Интернете.

В этой статье

Создание краткого отчета с группировкой или сортировкой

Даже если вам впервые приходится создавать отчеты с группировкой, вы можете быстро создать простой отчет, выполнив следующие действия:

Создание отчета с группировкой при помощи мастера отчетов

Мастер отчетов задает вам вопросы и на основе ответов создает отчет. В одном из них упоминаются поля, по которым нужно выполнить группировку в отчете. После создания отчета вы можете использовать его в готовом виде или изменить в соответствии со своими потребностями. Прежде чем запускать мастер отчета, определитесь с выбором источника данных.

Запуск мастера отчетов

Группировка записей при помощи мастера отчетов

Группировка позволяет упорядочить записи по группам (например, по регионам или продавцам). Вложенные группы дают возможность легко определить отношения между группами и быстро найти нужные данные. С помощью группировки вы также можете получить сводные данные, такие как итоговые значения или проценты.

Когда вы включаете в отчет несколько таблиц, мастер проверяет отношения между ними и определяет возможный способ просмотра данных.

Сортировка записей и подведение итогов по ним

Вы можете сортировать записи в порядке возрастания или убывания по 1–4 полям.

С помощью кнопок навигации в нижней части области просмотра вы можете последовательно просматривать страницы отчета или перейти к любой его странице. Нажмите одну из кнопок навигации или введите номер нужной страницы в поле ввода номера страницы, а затем нажмите клавишу ВВОД.

В режиме предварительного просмотра вы можете увеличивать масштаб, чтобы просмотреть подробности, или уменьшать его, чтобы просмотреть расположение данных на странице. Щелкните один раз, когда курсор мыши будет указывать на отчет. Чтобы отменить эффект увеличения, щелкните еще раз. Вы также можете использовать элемент управления масштабом в строке состояния.

Добавление или изменение группировки и сортировки в существующем отчете

Если у вас уже есть отчет и вам нужно добавить в него сортировку или группировку, либо вам нужно изменить в нем условия сортировки или группировки, этот раздел поможет вам в этом.

Добавление группировки, сортировки и итогов

Вы можете выполнять операции сортировки, группировки и подведения итогов, щелкнув правой кнопкой мыши поля в режиме макета, а затем выбрав в контекстном меню нужную операцию. Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите пункт Режим макета .

Примечание: Хотя в инструкциях этого раздела не говорится прямо об области , мы советуем открыть ее и отслеживать изменения на ней в процессе работы. Вы получите более полное представление о действиях Access, а освоив работу с областью Группировка, сортировка и итоги , вы с ее помощью сможете дополнительно корректировать отчет. Чтобы отобразить панель Группировка, сортировка и итоги :

на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Группировка и сортировка .

Сортировка по одному полю

Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется выполнить сортировку.

В контекстном меню выберите нужный вариант сортировки. Например, чтобы выполнить сортировку текстового поля по возрастанию, щелкните Сортировка от А до Я . Чтобы выполнить сортировку числового поля в убывающем порядке, щелкните Сортировка по убыванию .

Access выполняет сортировку отчета, как вы указали. Если область Группировка, сортировка и итоги уже открыта, вы можете заметить, что в поле добавилась новая строка Сортировка .

Сортировка по нескольким полям

Примечание: Когда вы применяете сортировку, щелкая поле в режиме макета, вы можете проводить сортировку лишь одного поля за раз. Применение сортировки к другому полю удаляет сортировку по первому полю. Это отличается от способа проведения сортировок в формах, где можно установить разнообразные порядки сортировки, щелкая каждое поле по очереди и выбирая нужный порядок сортировки. Чтобы создать уровни сортировки для нескольких полей, см. раздел .

Группировка по полю

Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется выполнить группировку.

В контекстном меню выберите Группировка .

Access добавит уровень группировки и создаст заголовок группы. Если область Группировка, сортировка и итоги уже открыта, будет видно, что к полю добавилась новая строка Группировка .

Добавление итогового значения в поле

Этот параметр позволяет вычислить сумму, среднее, количество или другие статистические поля. Итоговое значение добавляется в конец отчета, а групповые итоги добавляются к группам отчета.

Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется рассчитать итоговое значение.

Щелкните Итог .

Выберите операцию, которую нужно выполнить: Сумма , Среднее , Число записей (чтобы посчитать все записи), Количество значений (чтобы посчитать только записи со значением данного поля), Максимум , Минимум , Стандартное отклонение или Дисперсия .

Access добавит в колонтитул отчета такой элемент управления, как вычисляемый текст, в котором подводится общий итог. Если в отчете содержатся уровни группировки, Access добавит колонтитулы групп (если их нет) и поместит итоговое значение в каждый колонтитул.

Примечание: Вы также можете добавить итоги, щелкнув поле, по которому их необходимо рассчитать, и на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкнув Итоги .

Добавление группировки, сортировки и итогов с помощью области "Группировка, сортировка и итоги"

Работа с областью Группировка, сортировка и итоги предоставляет максимальные возможности, когда вам нужно добавить или изменить группы, порядки сортировки или параметры итогов в отчете. При этом режим макета наиболее удобен в работе, так как в нем гораздо проще просматривать, как внесенные изменения влияют на отображение данных.

Отображение области "Сортировка, группировка и итоги"

На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Группировка и сортировка .

Access отобразит область Группировка, сортировка и итоги .

Чтобы добавить уровень группировки или сортировки, щелкнитеДобавить группировку или Добавить сортировку .

В область Группировка, сортировка и итоги будет добавлена новая строка и отобразится список доступных полей.

Вы можете щелкнуть одно из этих имен полей или выражение под списком полей, чтобы ввести выражение. Как только вы щелкните поле или введете выражение, Access добавит в отчет уровень группировки. В режиме макета немедленно отобразятся порядок сортировки или группировки.

Дополнительные сведения о создании и использовании выражений см. в статье Создание выражений .

Примечания:

После указания нескольких уровней сортировки или группировки вам может понадобиться перейти вниз области Сортировка, группировка и итоги , чтобы увидеть кнопки Добавить группировку и Добавить сортировку .

Вы можете назначить до десяти уровней сортировки и группировки в отчете.

Изменение параметров группировки

Каждый уровень группировки или сортировки содержит набор параметров, с помощью которых можно получить нужные результаты.

Порядок сортировки. Вы можете изменить порядок сортировки, щелкнув соответствующий раскрывающийся список и выбрав нужный параметр.

Интервал группировки. Эта настройка определяет способ группировки записей. Например, текстовые поля можно сгруппировать вместе по первому символу (если они начинаются на "А", "Б" и т. д.). Поля даты можно сгруппировать по дню, неделе, месяцу, кварталу или ввести свой интервал.

Итоги. Чтобы добавить итоги, щелкните этот параметр. Вы можете добавить итоги к нескольким полям, а также рассчитать несколько типов итоговых значений для одного поля.

Итог по полю и выберите поле, по которому нужно рассчитать итоговые значения.

Щелкните стрелку раскрывающегося списка Тип и выберите способ расчета.

Выберите Показать общий итог , чтобы добавить общий итог в конец отчета (его колонтитул).

Выберите Показать итоги групп и общий итог , чтобы добавить в колонтитул групп элемент управления, рассчитывающий процент общего итога для каждой группы.

Выберите Показать в заголовке группы или Показать в колонтитуле группы , чтобы отобразить общий итог в нужном месте.

После выбора всех параметров для поля вы можете повторить процесс, выбрав другое поле из раскрывающегося списка Итог по полю , или щелкнуть за пределами всплывающего окна Итоги , чтобы закрыть его.

Название. Позволяет вам изменить заголовок поля, по которому вычисляется итоговое значение. Используется для заголовка столбца и для итоговых полей в заголовках и колонтитулах.

Чтобы добавить или изменить заголовок:

щелкните голубой текст после надписи с заголовком ;

появится диалоговое окно Масштаб ;

введите новый заголовок в диалоговом окне, а затем нажмите ОК .

С разделом/без раздела заголовка. С помощью этой настройки вы сможете добавить или удалить раздел заголовка, который находится перед каждой группой. При добавлении раздела заголовка Access помещает поле группировки в заголовок. Прежде чем удалить раздел заголовка, который содержит элементы управления, отличающиеся от поля группировки, Access попросит вас о подтверждении.

С разделом/без раздела примечания. Используйте этот параметр, чтобы добавить или удалить раздел колонтитулов после каждой группы. Прежде чем удалить раздел колонтитулов, содержащий элементы управления, Access попросит вас о подтверждении.

Неразрывное представление группы. Этот параметр определяет, как группы располагаются на странице при печати отчета. Вам может понадобиться расположить группы как можно ближе друг к другу для их удобного просмотра на странице. Но это обычно увеличивает расход бумаги при распечатке отчета, потому что на большинстве страниц будет пустое место внизу.

Не удерживать группу на одной странице. Используйте этот параметр, если вам не важно расположение групп при разрыве страниц. Например, 10 элементов группы из 30 элементов могут располагаться внизу одной страницы и остальные 20 вверху следующей страницы.

Удерживать группу на одной странице. Этот параметр помогает свести к минимуму число разрывов страниц в группе. Если группа не помещается на оставшемся месте одной страницы, Access оставляет это место пустым и размещает группу на следующей странице. Большие группы все же могут располагаться на нескольких страницах, но этот параметр сводит такие случаи к минимуму.

Удерживать заголовок и первую запись на одной странице. Следит за тем, чтобы заголовок группы не распечатывался отдельно от самой группы в нижней части страницы. Если Access определит, что места недостаточно для печати хотя бы одной строки после заголовка, группа будет распечатана со следующей страницы.

Изменение приоритета уровней группировки и сортировки

Чтобы изменить приоритет, щелкните строку в области Группировка, сортировка и итоги , а затем стрелку вверх или вниз справа строки.

Удаление уровней группировки и сортировки

Чтобы удалить уровень, в области Группировка, сортировка и итоги выберите строку, которую вы хотите удалить, а затем нажмите клавишу DELETE или кнопку Удалить справа от строки. При удалении уровня группировки, если заголовок группы или колонтитул содержали поле группировки, Access переместит его в раздел подробностей отчета. Все другие элементы управления удаляются.

Создание сводного отчета (без сведений о записях)

Если вы хотите показать только итоги (данные в строках заголовка и колонтитулов), на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Скрыть подробности . Тем самым вы скроете записи следующего нижнего уровня группировки, и итоговые данные будут отображаться более компактно. Несмотря на то, что записи скрыты, элементы управления в скрытом разделе не удаляются. Щелкните Скрыть подробности еще раз, чтобы вернуть строки подробностей в отчет.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНСКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ

Кафедра математики и информатики

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине "Компьютерные информационные технологии"

на тему "Отчеты в Microsoft Access "

Выполнила студентка гр.30508зт

Соколовская Ю.В.

Реферат

Курсовая содержит _____ страниц, 31 рисунков, 1 приложения.

· Одностолбцовые отчеты .

· Ленточные отчеты

· Многостолбцовые отчеты

· Отчеты с группированием данных

· Почтовые наклейки

· Сводные отчеты

Отчеты делятся на разделы, которые в большинстве пакетов программного обеспечения, предназначенных для создания отчетов, называются полосами или разделами.

Наряду с однотабличными отчетами Access позволяет создавать более сложные отчеты, обеспечивающие вывод данных из нескольких взаимосвязанных таблиц базы данных. Многотабличные отчеты могут содержать основную часть и включаемую часть, т.е. подчиненный отчет.

Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать достаточно привлекательные отчеты. Мастер отчетов предоставляет основу макета для отчета, которую можно потом изменить по своему усмотрению. Мастер отчетов упрощает процесс расположения полей, задавая ряд вопросов о типе создаваемого отчета, а затем автоматически создавая макет отчета.

Запрос является мощным и удобным средством выборки взаимосвязанных данных. Поэтому с его помощью можно подготовить данные для сложного отчета.

Данные можно группировать и сортировать, выбирать их тип, выбирать порядок сортировки, рассчитывать итоги, просматривать содержимое отчета и печатать.

Содержание

• Введение
• 1.1 Понятие отчета
• 2. Отчеты в MS ACCESS
• 2.3 Модификация отчета
• 3.2 Подчиненный отчет
• 3.3 Разработка с помощью мастера отчета на основе подчиненной таблицы
• 4. Практическое задание
• Заключение
• Литература
• Приложение

Введение

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа. Средства Access по разработке отчетов предназначены для конструирования макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку и вычисления данных. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

По сравнению с другими методами вывода данных на печать, отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:

· Они предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

· Отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могут понадобиться для успешного ведения бизнеса.

В отчете каждая группа данных и итоги по ней могут быть представлены отдельно. Мы имеем следующие возможности:

· Для обеспечения иерархического представления данных можно задать до 10 уровней группировки.

· Для каждой из групп можно задать отдельные заголовки и примечания.

· Можно производить сложные вычисления не только внутри группы или набора строк, но и по нескольким группам одновременно.

· В дополнение к верхнему и нижнему колонтитулу можно задать заголовок и применение для всего отчета.

Так же, как и в форме, можно вставлять в любой раздел отчета рисунки или диаграммы. В отчет так же можно внедрять подчиненные отчеты или подчиненные формы.

Отчеты Access подразделяются на шесть категорий (макетов):

ь Одностолбцовые отчеты . В них в одном длинном столбце перечисляются значения каждого поля каждой записи таблицы или запроса. Надписи указывают имя поля таблицы или запроса, а справа от надписей приведены значения. Эти отчеты применяются редко: их распечатка требует большого расхода бумаги.

ь Ленточные отчеты . В таких отчетах для каждого поля таблицы или запроса предоставляется озаглавленный столбец, а значения каждой записи помещаются в отдельную строку.

ь Многостолбцовые отчеты . Они создаются из одностолбцовых отчетов. Для этого применяется "газетный" вариант размещения "змейкой", предусмотренный в приложениях настольных издательских систем и текстовых редакторах.

ь Отчеты с группированием данных . Самый популярный тип отчетов. Такие отчеты позволяют вычислять итоговые значения для групп записей и представляют информацию в удобном для использования виде.

ь Почтовые наклейки . Особый тип многостолбцовых отчетов, создаваемых для печати имен и адресов в группах.

ь Сводные отчеты . Такие отчеты содержат подчиненные отчеты. При этом каждый подчиненный отчет создается на основе независимых источников данных, например, таблиц или запросов.

В первых пяти отчетах в качестве источника данных применяют таблицу или запрос, подобно формам. Отчеты такого рода называют присоединенными к источнику данных .

Перед началом конструирования отчета пользователь должен спроектировать его макет, т.е. определить состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц (запросов) базы данных, и вычисляемых реквизитов, поля, по которым необходимо группировать данные. Для каждого уровня группировки определяются заголовки и примечания, вычисляемые итоговые значения. Кроме того, оформляются заголовки и подписи реквизитов отчета и определяется порядок вывода данных в отчете.

Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Во многих случаях удобно использовать мастера отчетов. Созданный мастером отчет можно доработать в режиме конструктора.

При необходимости вывода в отчете результатов решения задачи, в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Разнообразные возможности конструктора отчетов позволяют легко структурировать и оформить полученные в запросе данные.

1. Характеристика субд MS ACCESS

1.1 Понятие отчета

Конечным продуктом большинства приложений без данных является отчет. В системе Access данные таблиц, запросов и форм объединяются для создания отчета, который можно распечатать для дальнейшего использования. Одно из главных достоинств Access - быстрота и легкость создания полностью отформатированных и готовых для использования отчетов. Видимо, можно утверждать, что никакая другая система не предоставляет столь гибких и удобных средств создания отчетов, как в Access.

С распространением средств электронной почты, Internet и Intranet Access становится все более популярным средством создания и распечатки отчетов. Для распространения безбумажных отчетов в системе Access предусмотрены следующие методы:

1. Снимки отчетов (Report snaphots ) представляют собой самодостаточные файлы, которые можно передавать как вложение в сообщение электронной почты с помощью Outlook, Outlook Express и любых других программ электронной почты Windows.

2. Статические Web -отчеты представляют собой комбинацию файла XSL (Extensible Stylesheet Language) и файла XML (Extensible Markup Language), представляющих передаваемый документ.

3. Динамические Web -отчеты похожи на статические Web-отчеты XSL/ XML, однако они предоставляют пользователю текущие данные, которые заносятся в отчет при открытии Web-страницы броузером пользователя.

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа.

отчет конструктор access раздел

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логические цельные блоки.

Некоторые отчеты состоят из одной страницы, вроде подтверждения заказа, накладной, графика или диаграммы. Многостраничные отчеты Access - каталоги, общие бухгалтерские книги и финансовые инструкции - более распространены, чем одностраничные варианты отчетов. Большинство многостраничных отчетов аналогичны ленточным формам, оптимизированным для печати.

Большинство методов построения форм Access применены также и к отчетам.

Принципиальные отличия между отчетами и формами:

· Отчеты предназначены только для печати, но не отображения данных на экране.

· В отличие от форм, данные, на базе которых создан отчет, невозможно изменить с помощью элементов управления, добавленных из панели элементов.

· Отчеты невозможно просматривать в режиме таблицы.

· В многостолбцовых отчетах число и ширина столбцов, а также расстояние между ними задаются в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup), но не элементами управления или установками свойств в режиме конструктора.

С другой стороны, характеристики отчетов и форм Access имеют много общего:

· Мастера отчетов . С их помощью можно создавать три основных типа отчетов в столбец, с группированием и подведением итогов, а также почтовые наклейки.

· Разделы отчета . Они включают в себя заголовок, примечание и колонтитулы.

· Разделы групп отчета . В целом, они аналогичны разделу данных формы.

· Элементы управления . Их добавляют в отчеты из панели элементов Access, а затем перемещают и изменяют их размеры с помощью маркеров.

· Подчиненные отчеты . Такие отчеты включают в отчеты точно так же, как в главные формы включают элементы управления Подчиненная форма/отчет.

2. Отчеты в MS ACCESS

2.1 Автоматическое создание отчёта на основе таблицы или запроса

Access 2002 предлагает несколько способов создания отчётов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчёта. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчёт называется автоотчётом. Access позволяет автоматически создавать отчёты двух форматов: в столбец и ленточный.

Чтобы создать автоотчёт:

1. На панели объектов окна База данных щелкните по ярлыку Отчеты и нажмите кнопку Создать . Появится диалоговое окно Новый отчет представленное на рис.1.

Рис .1. Диалоговое окно Новый отчет

2. В списке диалогового окна Новый отчет выделить один из элементов: Автоотчет : в столбец или Автоотчет : ленто ч ный .

З. В поле со списком Новый отчет , находящемся в нижней части диалогового окна, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Нужно щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделите в списке нужный элемент.

4. Нажать кнопку ОК .

В результате Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.

Чтобы созданный отчет можно было использовать в дальнейшем, его необходимо сохранить. Для этого выберите команду Файл , Сохранить . В поле Имя отчета появившегося диалогового окна Сохранение введите нужное название и нажмите кнопку ОК.

2.2 Создание отчета с помощью мастера отчетов

Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать достаточно привлекательные отчеты.

Отчет с группированием данных создается на базе таблиц Товары и Поставщики учебной базы данных Борей. Как и мастер форм, мастер отчетов позволяет создавать отчеты, содержащие данные из нескольких таблиц, не создавая предварительно запрос. Этот отчет отображает ассортимент продуктов питания, сгруппированных по категориям.

Чтобы создать отчет о запасах товара, следует модифицировать основной отчет, созданный с помощью мастера. Этапы работы мастера отчетов аналогичны тем, которые пользователь выполняет самостоятельно. Поэтому для ознакомления со средствами создания отчетов полезно изучить работу мастера.

Чтобы создать отчет о наличном ассортименте товаров, необходимо выполнить следующие действия.

1. Щелкнуть на кнопке Отчеты в левой части окна базы данных и затем щелкнуть на кнопке Создать. Access отобразит диалоговое окно Новый отчет. Это диалоговое окно позволяет выбрать один из трех мастеров отчетов, два стиля авто отчета и режим конструктора.

2. Как и формам, отчетам необходим источник данных - таблица или запрос. Необходимо выбрать в раскрывающемся списке в нижней части диалогового окна Новый отчет таблицу Товары (рис.2), а в верхнем списке - опцию Мастер отчетов. Щелкнуть на кнопке ОК. Откроется первое диалоговое окно мастера отчетов.

Рис.2. Выберите таблицу или запрос в качестве источника данных отчета и затем выберите пункт Мастер отчетов в диалоговом окне Новый отчет

3. Выбираемые здесь поля представляют собой строки отчета. Создаваемый отчет должен отображать имя товара и поставщика, чтобы пользователям не требовалось сверять коды и имена в другом отчете. Следовательно, из таблицы Товары в отчет необходимо включить поля Код Типа, Код Товара, Код Поставщика и На Складе. Выбирайте эти поля именно в такой последовательности в списке Доступные поля и переносите в список Выбранные поля, щелкая на кнопке >. При добавлении имени поля в список Выбранные поля Access удаляет его из списка Доступные поля. Поле можно также перенести, дважды щелкнув на его имени в списке Доступные поля, после чего это имя отобразится в списке Выбранные поля. Поля расположены в списке Выбранные поля в столбец; в отчете же они отобразятся в том же порядке, но слева направо.

4. Чтобы продемонстрировать, как мастер работает с отчетами, которые связаны с несколькими таблицами, надо включить в отчет поле Название из таблицы Поставщики. Для этого необходимо открыть список Таблицы и запросы и выбрать Таблица: Поставщики.

5. Столбец Название должен располагаться в отчете после столбца Код Поставщика. Поэтому надо выбрать поле КодПоставщика в списке Выбранные поля. Затем щелкнуть на поле Название в списке Доступные поля, затем - на кнопке >. Тогда Access перенесет поле Название из списка Доступные поля в список Выбранные поля и вставит его между полями Код Поставщика и На Складе (рис.3). Щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти во второе диалоговое окно мастера отчетов.

Рис.3. Выбор полей для отчета в первом диалоговом окне мастера отчетов

6. Мастер предлагает выбрать тип представления данных в отчете. Необходимо обратить внимание на кнопку Вывести дополнительные сведения. Щелкнуть на ней, чтобы отобразить первое окно из ряда диалогов подсказки мастера отчетов. Если щелкнуть на кнопке Показать примеры, Access отобразит дополнительные окна с советами. В окнах используются примеры из таблиц Продажи, Клиенты и Заказы, чтобы показать различные способы группирования, которые мастер отчетов может автоматически применить к отчету. Чтобы вернуться в диалоговое окно мастера, показанное на рис.4, надо щелкнуть на кнопке Закрыть.

Рис.4. Во втором диалоговом окне мастера выбрать одну таблицу как базовую

7. Для данного отчета следует выбрать собственный вариант группировки. Поэтому надо принять выбранную по умолчанию опцию Товары. Затем щелкнуть на кнопке Далее, чтобы перейти в следующее диалоговое окно.

8. Мастер предлагает задать в отчете уровни группирования. Выбрать в списке поле Код Типа и щелкните на кнопке >, чтобы задать группирование по типам товаров. Диалоговое окно представлено на рис.5.

Рис.5. В третьем диалоговом окне мастера задать поле, по которому будет группироваться отчет

9. Щелкнуть на кнопке Группировка. Мастер отчетов отобразит диалоговое окно Интервалы группировки. Изменяя интервал группировки, можно влиять на то, как Access группирует данные отчета. Числовые поля, например Код Типа, можно группировать по 10, по 50, по 100 и т.д. типов в группе. Текстовые поля можно группировать по первой букве, первым трем буквам и т.д. Мастер проверяет тип данных поля и предлагает соответствующие интервалы группировки.

10. В данном отчете не требуется особого интервала группирования. Поэтому принять уже заданную в списке Интервалы группировки опцию обычный и щелкнуть на кнопке ОК, чтобы вернуться к мастеру отчетов. Надо щелкнуть на кнопке Далее, чтобы перейти в четвертое диалоговое окно мастера.

11. Записи в группе можно сортировать по любым четырем полям по возрастанию или убыванию (см. рис.6). Поле Код Типа отсутствует в списке полей, которые можно сортировать. Записи сгруппированы по этому полю и, следовательно, сортируются автоматически по первичному ключу таблицы. Выберите в первом раскрывающемся списке поле Код Товара.

Рис.6. В четвертом диалоговом окне мастера выбирается поле, по которому отсортируются записи внутри группы

12. Щелкнуть на кнопке Итоги. Отобразится диалоговое окно Итоги. Если для столбца отчета необходимо вычислить какие-нибудь итоговые значения, выберите в этом диалоговом окне соответствующую опцию. В нем показаны все числовые поля отчета, не относящиеся к типу Счетчик. Для вычисления суммы, среднего арифметического и выбора минимального и максимального значений поля, установить флажок соответствующей опции. В зависимости от установленных флажков, мастер добавит соответствующие поля в конец отчета.

13. Переключатели Показать позволяют указать должен ли отчет отображать только итоговые поля или вес данные с итоговыми полями, добавленными в конец каждой группы и в конец всего отчета. В данном примере для поля НаСкладе установите флажки Sum (Сумма) и Avg (Среднее). В группе опций Показать отметьте опцию данные и итоги. Установите флажок опции Вычислить проценты - итоги каждой группы отобразятся в процентах от общего итога. Щелкнуть на кнопке ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно мастера отчетов, и щелкнуть на кнопке Далее.

14. Мастер предлагает выбрать один из шести макетов отчета. В области предварительного просмотра в левой части окна можно просмотреть выбранный макет. Для данного отчета выберите опцию ступенчатый, как показано на рис.7.

Рис.7. Макет Ступенчатый чаще всего подходит для отчета с несколькими столбцами.

15. По умолчанию в окне установлен флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Как правило, данную опцию следует оставлять без изменения, поскольку это обеспечит экономию бумаги и удобочитаемость отчета. В группе опций Ориентация следует выбрать ориентацию отчета при печати. Выбираем опцию книжная и щелкаем на кнопке Далее.

Следует выбрать один из предварительно заданных стилей отчета. В левой части окна можно просмотреть выбранный стиль (рис.8). Выбираем стиль Сжатый и щелкаем на кнопке Далее, чтобы перейти в последнее диалоговое окно мастера.

Рис.8. Выбор одного из шести предварительно заданных стилей для отчета

Вводим имя отчета: отчСписокТоваровПоТипам . Под этим именем отчет и будет сохранен (рис.9). Выбираем опцию Просмотреть отчет и щелкаем на кнопку Готово, чтобы завершить создание отчета. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме предварительного просмотра

Рис.9. Присваивается имя, под которым будет сохранен отчет

Отчет, созданный мастером отчетов имеет множество дефектов макета, которые можно исправить. Можно воспользоваться полосами прокрутки, чтобы расположить отчет так, как это показано на рисунке. Когда закончите просмотр отчета, закройте его.

Проведя несколько простых изменений, мы получаем законченный отчет с информацией, необходимой для анализа текущих материальных запасов компании Борей. Изменения должны исправить очевидные дефекты в отчете, созданном мастером, такие, как избыточная ширина столбца КодТипа, дублирование информации в столбцах Поставщик и Название, обрезание имен в столбце Название и усечение заголовка На складе.

2.3 Модификация отчета

Добавление и удаление разделов отчета

При создании отчета из незаполненного шаблона или при модификации отчета, созданного Мастером отчетов, можно добавить к отчету новый раздел.

· Для того чтобы добавить разделы заголовка и примечаний отчета нужно выбрать команду "Вид, Заголовок/Примечание отчета"

· Для того чтобы добавить верхние и нижние колонтитулы страницы, нужно выбрать команду "Вид, Колонтитулы".

· Для того чтобы добавить заголовок или примечание группы, нужно нажать на кнопку панели управления "Сортировка и группировка" и установить значение "Да" для свойств "Заголовок группы" и "Примечание группы".

Если вы осуществляете группировку данных больше чем в один уровень (группа, подгруппа, под-подгруппа), то можете добавлять групповые заголовок и примечание для каждого уровня группировки. Эта операция добавляет к отчету дополнительную пару разделов для каждого уровня группировки.

Удалить разделы из отчета можно используя те же способы, которые использовались для создания разделов. Для того чтобы удалить ненужные разделы:

· Для того чтобы удалить раздел области данных или отдельный заголовок, отдельный раздел примечаний, верхний или нижний колонтитул нужно удалить из раздела все элементы управления, а затем переместить нижнюю границу раздела таким образом, чтобы высота раздела стала равняться нулю. Эти операции не приводят к фактическому удалению раздела, но разделы с нулевой высотой не выводятся на печать и не влияют на макет отчета.

· Для того чтобы одновременно удалить заголовок и примечание отчета, выберите команду "Вид, Заголовок/примечание отчета". Если в заголовке отчета или в разделе примечаний содержится элемент управления, то появится сообщение системы, предупреждающее о том, что вы потеряете элементы управления в удаляемых разделах.

· Для того чтобы одновременно удалить верхний и нижний колонтитулы, выберите команду "Вид, Колонтитулы". Если хоть один из разделов содержит элементы управления, то на экране возникнет уведомление об этом. Для того чтобы удалить заголовок или примечание группы, нажмите кнопку "Сортировка и группировка" на панели инструментов. Задайте значение "Нет" для свойства "Заголовок группы" или "Примечание группы".

Использование разрыва страницы и печать колонтитулов

Свойства "Конец страницы" и "Не разрывать" разделов заголовка группы, области данных и примечаний группы позволяют управлять принудительными разрывами страниц. Для того чтобы установить значения этих свойств, сделайте двойной щелчок на границе раздела группы. На экране появится диалоговое окно свойств данного раздела. Установка свойства "Конец страницы" приводит к принудительной вставке разрыва страницы до печати раздела. Если вы установили значение "Да" свойства "Не разрывать", а на текущей странице не хватает места для печати всего раздела, то добавляется разрыв страницы и весь раздел печатается на следующей странице.

Для того чтобы задать печать колонтитулов на первой и последней странице, необходимо выбрать команду "Правка, Выделить отчет", а затем щелкнуть по кнопке "Свойства" на панели инструментов. Затем вы можете выбрать параметры печати для свойств "Верхний колонтитул" и "Нижний колонтитул" на вкладке "Макет"

2.4 Сохранение и печать отчета

Сохранить отчет можно в любой момент, выполнив команду Файл/Сохранить или Файл/Сохранить как в окне конструктора отчета или щелкнув на кнопке Сохранить панели инструментов. Если отчет сохраняется впервые или каждый раз по команде Сохранить как , или Экспорт, необходимо указывать имя отчета.

Необходимо помнить, что Access сохраняет только конструкцию отчета, а не данные или сам отчет. Если для построения отчета был создан запрос, то его следует сохранить отдельно. Результирующий набор данных запроса можно получить в любой момент, открыв отчет, который автоматически запустит запрос на выполнение.

Кнопка Печать панели инструментов режима предварительного просмотра позволяет вывести данный отчет на печать. С помощью команды Файл / Параметры страницы можно выбрать принтер, задать формат бумаги, размер полей, расстояние между строками, ориентацию (книжная, альбомная) и т.д. Команда Файл. / Печать позволяет выбрать для печати отдельные страницы отчета, распечатать заданное число копий, вывести отчет в файл, который должен распечатываться в другое время.

3. Практикование и разработка сложных отчеов

3.1 Создание отчета с помощью конструктора отчета

Конструктор отчетов служит для редактирования отчета, созданного в мастере отчетов.

Создание и изменение макета отчета осуществляется в окне конструктора отчетов. Отчеты делятся на разделы, которые в большинстве пакетов программного обеспечения, предназначенных для создания отчетов, называются полосами или разделами. При создании отчета в режиме конструктора в окне первоначально отображаются пустые разделы отчета, как показано на рис.1.

Рис .1. Разделы отчета в режиме конструктора отчетов

Наличие этих разделов, а также их удаление или включение, определяются командами меню Вид | Колонтитулы и Вид | Заголовок/примечание отчета . Для этих же целей можно использовать соответствующие кнопки панели инструментов конструктора отчетов.

При создании отчета необходимо заполнить его разделы элементами в соответствии с разработанным пользователем проектом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. Все, что находится в заголовке отчета, печатается лишь один раз - в начале каждого отчета. Верхний колонтитул служит в качестве заголовков столбцов и групповых/обобщающих данных. Нижний колонтитул содержит номер страницы и вычисляемые элементы управления. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных или запросов, обрабатывается и печатается каждая запись. Примечание отчета печатается один раз в конце отчета после всех записей данных и примечаний групп.

При необходимости группировки записей по полю в окно конструктора отчетов могут быть добавлены разделы Заголовок группы и Примечание группы . В заголовке группы, как правило, размещаются поля, по которым производится группировка. Он используется для указания записей из области данных, которые относятся к конкретной группе. В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе. Допускается до 10 уровней группировки выводимых записей.

В процессе конструирования разделы отчета заполняются элементами в соответствии с планируемым макетом отчета с помощью команд меню или кнопок панели инструментов конструктора отчетов и панели элементов.

Поля с неповторяющимися значениями размещают в Области данных , которой можно придать вид табличной части отчета. Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка записей, целесообразно размещать в заголовке группы.

Элементами разделов отчета, кроме полей таблиц или запросов, на которых строится отчет, являются также тексты подписей, кнопки управления, внедряемые объекты, линии, прямоугольники и т.п. Для каждого из элементов имеются соответствующие кнопки на панели элементов.

Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практически аналогична используемой в конструкторе форм.

Кнопка Параметры панелей инструментов позволяет добавить или удалить кнопки, снимая или устанавливая флажки в открывающемся списке кнопок, или открыть окно настройки панелей.

Создание отчета для одной таблицы

Рассмотрим технологию создания однотабличного отчета на примере получения списков студентов по группам.

Пусть в результате проектирования макета отчета списки студентов определены перечисленные ниже требования к отчету:

· В отчете должны последовательно, со своими заголовками, отображаться списки студентов для каждой группы. Вывод записей списка группы должен осуществляться в порядке возрастания номера студента в группе.

· При формировании отчета необходимо рассчитать средний проходной балл для каждой группы и отобразить его в отчете.

· Вывод названия отчета должен производиться на каждой странице отчета.

Выберите в окне базы данных объект Отчеты . Начать конструирование отчета можно разными способами. Можно сразу перейти в режим конструирования, выбрав в окне базы данных строку Создание отчета в режиме конструктора . В этом случае сразу открывается не связанный с источником отчет (см. рис.1).

Можно начать конструирование, нажав кнопку Создать . В открывающемся диалоговом окне (рис.2) Новый отчет , позволяющем выбирать разные режимы, в данном случае необходимо выбрать вариант Конструктор . Если в этом окне в качестве источника данных отчета выбрать таблицу (запрос), то одновременно с открытием нового отчета в режиме конструктора откроется дополнительное окно со списком полей источника.

Рис .2. Окно выбора варианта создания отчета, таблицы-источника

Выберем в качестве источника для рассматриваемого примера таблицу студент. Появится окно со списком доступных полей источника отчета (рис.2).

В открывшемся окне конструктора отображается макет создаваемого отчета, который содержит разделы, указанные на рис.1. Если раздел Заголовок отчета отсутствует, включим его с помощью команды меню Вид | Заголовок/примечание отчета или соответствующей кнопки панели инструментов конструктора отчетов. Для удобства работы можно на панели конструктора добавить кнопку Заголовок/примечание отчета , при использовании которой добавляются соответствующие разделы.

Группировка и сортировка данных отчета

Для выполнения требований к группировке и сортировке отображаемых в отчете данных можно использовать кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов конструктора. Далее задаются необходимые параметры в открывающемся диалоговом окне Сортировка и группировка . Для рассматриваемого примера в этом окне необходимо задать группировку записей по полю нг и сортировку по полю не (рис.3).

Рис .3. Окно определения групп записей по полю НГ

В окне Сортировка и группировка в столбце Поле/выражение необходимо записать имя поля для группировки или выбрать это поле из раскрывающегося списка полей источника. В области Свойства группы в строках Заголовок групп и Примечание группы следует выбрать значение Да.

Поскольку общий список студентов в соответствии с проектом отчета должен быть разбит по группам, выберем для группировки поле нг рассматриваемого примера.

После определения группировки в окне конструктора отчета (рис.4) появляются дополнительные разделы Заголовок группы "НГ" , Примечание группы "НГ" .

Для задания сортировки в следующей строке диалогового окна достаточно записать (выбрать) имя соответствующего поля. В области Свойства группы этого поля в строках Заголовок группы "НГ и Примечание группы "НГ" по умолчанию установлены значения Нет, что и устанавливает по этому полю только сортировку.

В рассматриваемом примере для вывода отсортированного списка студентов в каждой группе зададим сортировку по полю номера студента не. Для этого в диалоговом окне выберем во второй строке поле нс.

Рис .4. Окно конструктора отчетов при разработке отчета для вывода данных из одной таблицы СТУДЕНТ

Размещение данных в разделах отчета

Процедура размещения полей из таблиц включает два этапа.

1. Размещение поля группировки.

Значение поля группировки должно быть представлено один раз в области заголовка группы.

В примере отчета поле не должно быть размещено в разделе Заголовок группы "НГ . Если список полей источника не открыт, нажмем кнопку панели инструментов конструктора отчетов Список полей . Перетащим с помощью мыши поле не из списка полей в раздел Заголовок группы . Откорректируем подпись поля, изменив ее на список студентов группы (рис.4).

Установим нужный шрифт для элементов. Для установки размеров рамки по размеру текста подписи выполним команду Формат | Размер | По размеру данных или нажмем соответствующую кнопку панели инструментов.

2. Формирование табличной части отчета.

В соответствии с проектом макета необходимо разместить поля для табличной части так, чтобы их имена располагались в области данных, а подписи полей для формирования заголовка столбца - в области Заголовок группы . Тогда в области данных после формирования отчета будут размещены строки табличной части, а в области заголовка - названия столбцов. При этом следует иметь в виду, что после перетаскивания полей из списка источника в область данных они поместятся туда вместе с подписями. Для перемещения подписей в область Заголовок группы их можно вырезать и, сделав текущей область заголовка, вставить. Заметим, что подписи также можно создать заново, воспользовавшись кнопкой панели элементов Надпись .

В примере формируемого отчета последовательно разместим поля нс, фио, датар, пбалл в области данных. Поле размещается вместе с подписью, которую система берет из свойств полей таблицы студент. Подписи полей следует переместить в область Заголовок группы путем вырезания и вставки. Если они не совпадают с названиями столбцов в проекте макета, их необходимо откорректировать.

Для создания вычисляемого поля с итоговым значением по группе записей разместим его в раздел Примечание группы "НГ . Для включения расчетного реквизита используется кнопка Поле на панели элементов, которая позволит сформировать элемент Свободный .

Далее нужно открыть свойства создаваемого элемента и на вкладке Данные ввести в строку Данные необходимое выражение для выполнения групповой операции (суммирование, расчет среднего арифметического и т.п.). При необходимости, следует выбрать в раскрывающемся списке Число десятичных знаков нужную точность расчета. На вкладке Макет в раскрывающемся списке Формат поля выбирается требуемый формат.

В примере формируемого отчета для формирования расчетного реквизита Средний проходной балл группы нажмем кнопку Поле и разместим элемент Свободный в раздел Примечание группы "НГ" .

Откроем окно свойств элемента Свободный . Запишем на вкладке Данные в строку Данные функцию =Avg ([пбалл]) для расчета среднего арифметического значений поля пбалл по записям студентов одной группы. Для записи функции можно воспользоваться построителем выражений, вызвав его в окне свойств поля (рис.5) кнопкой, расположенной справа от строки Данные .

Рис .5. Окно свойств поля для вычисления

В окне построителя (рис.6) для формирования функции откроем папку Функции , выберем в ней папку Встроенные функции . Затем в средней панели выберем из списка значение Статистические . В правой панели выберем нужную функцию Avg.

Рис .6. Окно построителя выражений

В окне свойств поля на вкладке Макет в строке Число десятичных знаков запишем значение 2. В раскрывающемся списке Формат поля выберем значение Фиксированный .

Отредактируем подпись вычисляемого поля. Для этого выделим подпись и вызовем окно свойств. В окне свойств на вкладке Макет в строке Подпись запишем - Средний проходной балл группы. Такие действия, как изменение подписи или ввод выражения в поле можно выполнить, не обращаясь к свойствам элементов непосредственно внутри рамки элемента.

Для добавления в отчет текущей даты можно использовать встроенную функцию now () из категории Дата/время . Сначала в области Заголовок отчета с помощью кнопки Поле создается свободный элемент. В окне его свойств на вкладке Данные в строке Данные нужно записать значение =now (). Функцию now () можно выбрать в построителе, отметив из встроенных функций категорию Дата/время . На вкладке Макет в раскрывающемся списке Формат поля выбирается значение Длинный формат даты . Подпись этого поля можно удалить.

Для добавления номера страницы в области нижнего колонтитула создается поле как свободный элемент. В окне его свойств на вкладке Данные в строку Данные записывается выражение = . Подпись этого поля можно отредактировать, записав в его свойствах на вкладке Макет в строке Подпись - стр.

Рассмотренный вариант добавления текущей даты и номера страниц показан на примере отчета, приведенного на рис.6.

Существуют и другие способы формирования поля даты и номера страницы. Добавить в отчет поле текущей даты и времени можно, выполнив в режиме конструктора команду Вставка | Дата и время ( Insertz | Date and Time ). Установка в диалоговом окне Дата и время флажков Формат даты и/или Формат времени позволяет вставить текущую дату и/или текущее время и выбрать нужный вариант форматов (рис.7). В случае отсутствия раздела заголовка поле текущих даты и времени вносится в раздел данных.

В результате в отчете будет создано поле, в окне свойств которого на вкладке Данные в строке Данные будет записано выражение =Date (). Если в отчете имеется раздел заголовка, поле добавляется в этот раздел.

Добавить в отчет поле нумерации страниц можно в режиме конструктора с помощью команды Вставка | Номера страниц . В диалоговом окне Номера страниц выбираются параметры, определяющие формат, расположение и выравнивание номеров страниц (рис.8). Для печати номера страницы на первой странице устанавливается флажок Отображать номер на первой странице .

Рис .7. Окно выбора формата даты и/или времени

Рис .8. Окно выбора параметров номеров страниц

Вывод номеров страниц можно задать, формируя соответствующее выражение в окне свойств поля на вкладке Данные в строке Данные . Такое выражение можно получить в построителе, открыв там папку Общие выражения и далее - категорию Номер страницы . При этом построитель предлагает выражение = " Страница " & [ Page ]. Если выбрать категорию Страница N из М , построитель предлагает выражение = " Страница " & [ Page ] & " из " & [ Pages ].

Завершение оформления отчета

Для окончательного оформления необходимо ввести в раздел Заголовок отчета название отчета. Для этого используется кнопка панели элементов Надпись . Далее с помощью кнопок панели форматирования устанавливается нужный шрифт надписи. Для вывода названия отчета на последующих страницах оно вводится также в раздел Верхний колонтитул . Для этого можно скопировать название из раздела Заголовок отчета , вставить в раздел Верхний колонтитул и выбрать нужный шрифт. Затем следует в окне свойств отчета на вкладке Макет в раскрывающемся списке Верхний колонтитул выбрать значение Без заголовка . Окно свойств отчета может быть вызвано при установке курсора на квадрате пересечения линеек.

В примере формируемого отчета (см. рис.4) заголовок списки студентов введен и отредактирован в область заголовка отчета и область колонтитула. В соответствии с проектом отчета созданы линии, при использовании кнопки панели элементов Линия .

Просмотр и печать отчета Просмотр отчета

Переход из режима конструктора отчетов в режим предварительного просмотра осуществляется с помощью кнопки Вид на панели конструктора. Для просмотра ранее созданного отчета выберите в окне базы данных на вкладке Отчеты нужный отчет и нажмите кнопку Просмотр . Вид отчета при просмотре аналогичен его виду при печати.

В режиме предварительного просмотра имеется своя панель инструментов.

Для просмотра нужных страниц отчета можно использовать стандартное поле номера страницы в нижнем левом углу окна отчета.

Печать отчета

Кнопка Печать панели инструментов режима предварительного просмотра позволяет вывести данный отчет на печать. С помощью команды Файл | Параметры страницы можно выбрать принтер, задать формат бумаги, размер полей, расстояние между строками, ориентацию (книжная, альбомная) и т.д. Команда Файл | Печать позволяет выбрать для печати отдельные страницы отчета, распечатать заданное число копий, вывести отчет в файл, который должен распечатываться в другое время.

3.2 Подчиненный отчет

Наряду с однотабличными отчетами Access позволяет создавать более сложные отчеты, обеспечивающие вывод данных из нескольких взаимосвязанных таблиц базы данных. Для вывода взаимосвязанных данных в многотабличный отчет автоматически используются связи, установленные в схеме данных базы данных.

Многотабличные отчеты могут содержать основную часть и включаемую часть, т.е. подчиненный отчет. Для каждой из этих частей в качестве источника данных выбирается своя таблица или несколько таблиц. Многотабличные отчеты могут также включать поля из разных таблиц и при этом не иметь подчиненных отчетов.

Разработка отчета на основе двух взаимосвязанных таблиц

Рассмотрим построение отчета для двух таблиц, находящихся в одно-многозначных отношениях. В этих отношениях одна таблица является главной, а другая - подчиненной. Построение такого отчета имеет свои особенности, в зависимости от выбора главной или подчиненной таблицы в качестве основы отчета.

Отчет с основной частью на базе главной таблицы

Ниже рассмотрены действия пользователя, необходимые для создания отчета на основе двух таблиц, когда в качестве основы отчета выбирается главная таблица. Процесс разработки будем иллюстрировать на примере двух таблиц: кафедра и преподаватель базы данных Учебный процесс.

Пусть необходимо подготовить отчет, содержащий сведения о кафедрах и включающий списки преподавателей по кафедрам.

Создадим проект макета отчета. В соответствии с проектом макета в отчет предполагается выводить данные по каждой кафедре, включая название, код и телефон, а также фамилию и фотографию заведующего. Эти данные содержатся в таблице кафедра. В табличной части по каждой кафедре необходимо вывести построчно данные о преподавателях кафедры, которые содержатся в таблице преподаватель.

Проект макета дает основание выбрать в качестве основной таблицы отчета таблицу кафедра, а таблицу преподаватель - в качестве источника данных для подчиненного отчета со списком преподавателей.

Создание основной части отчета в режиме конструктора

Выберем в окне базы данных объект Отчеты и нажмем кнопку Создать . В окне Новый отчет выберем вариант Конструктор для построения отчета в режиме конструктора (см. рис.2), а также таблицу, которая будет источником данных для основной части отчета.

Подобные документы

Понятие отчета в Microsoft Access как форматированного представления данных, которые выводятся на экран, в печать или файл. Создание отчета с помощью Мастера. Элементы оформления для печати документов: названия, заголовки, колонтитулы, номера страниц.

контрольная работа , добавлен 26.02.2012


Создание отчета как объекта базы данных. Структура отчета в режиме Конструктора, способы его создания. Скоростные характеристики СУБД Access, использование программы в пакете Microsoft Office. Разработка базы данных "Сотрудники ресторана ВасабиКо".

контрольная работа , добавлен 06.12.2010


Создание моделей данных, основных таблиц с помощью конструктора таблиц, связей между таблицами, форм для заполнения таблиц, запросов на выборку данных, отчетов для вывода на печать и начальной кнопочной формы. Основные объекты Microsoft Access.

контрольная работа , добавлен 18.03.2012


Создание базы данных в Microsoft Access с помощью мастера шаблонов. Создание таблиц путём ввода данных, с помощью мастера таблиц или таблицы в режиме конструктора таблиц. Создание запросов в Microsoft Access, с помощью мастера или конструктора запросов.

реферат , добавлен 08.09.2010


Отчеты как объекты СУБД Access, предоставляющие возможность выбирать из базы данных необходимую информацию и оформлять ее в виде документа, предназначенного для просмотра и печати. Создание простого отчета (с помощью мастера) и с группировкой данных.

реферат , добавлен 29.06.2015


Начало работы в Microsoft Access. Основные моменты создания несложной базы данных: создание титульного листа в режиме конструктор, базы данных, порядок занесения данных для базы в режиме презентации. Особенности оформления отчета и настройки программы.

лекция , добавлен 07.02.2010


Создание таблиц в приложении Microsoft Access; определение связей между ними. Задание полю индивидуального значения. Разработка запросов в режиме конструктора, форм с помощью "Мастера форм" и отчетов. Составление главной и подчиненных кнопочных форм.

курсовая работа , добавлен 13.02.2013


Рассмотрение интерактивной реляционной системы управления базами данных Microsoft Access. Графические возможности программы; создание таблиц, запросов, формуляров, отчетов, макросов и модулей. Сравнительная характеристика баз данных Clipper и Access.

курсовая работа , добавлен 22.01.2013


Отчет как форматированное представление данных, выведенное на экран, в печать или файл. Данные из запроса или таблицы в отчете, созданном в Microsoft Access. Способы создания отчета. Экспертные и обучающиеся системы. Изменение масштаба отображения отчета.

реферат , добавлен 12.11.2010


Интерфейс и начало работы в Microsoft Access. Построение реляционной базы данных и разработка инфологической модели. Разработка формы с помощью мастера форм и запроса в режиме конструктора. Создание таблиц данных. Поиск и замена значений в полях.

2.4.7. Отчеты в базе данных Access 2007

Отчет (report) - это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.

В Microsoft Access 2007 для создания отчетов можно использовать различные средства (рис. 1):

• Мастер отчетов
• Конструктор отчетов
• Инструмент Report
• Пустой report

Рис. 1.

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в reports: режим макета и режим конструктора.

Режим макета - это более наглядный режим редактирования и форматирования (изменения) отчетов, чем режим конструктора. В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в отчете, то целесообразно применять режим конструктора.

Мастер отчетов . Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

• В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Создание отчетов.
• В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.
• Щелкнуть на кнопке ОК (в результате получим вид окна "Создание отчетов", представленный на рис. 2).
• Все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку >>.
• На следующем шаге (Добавить уровни группировки?) щелкаем далее.
• На шаге "Выберите порядок сортировки записей". В раскрывающемся списке выберем "Фамилия" для сортировки по возрастанию.
• На шаге "Выберите вид макета для отчета". Выбираем: Макет - блок, ориентация - книжная. Щелкнуть на кнопке Далее.
• На шаге " Выберите требуемый стиль". Выбираем - Изящная.
• Следующий шаг - "Задайте имя отчета". Вводим имя - Студенты мастер_отчетов. Дальнейшие действия: Просмотреть report; Изменить макет отчета. Выбираем Просмотреть, щелкаем на кнопке Готово. Report открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть report в распечатанном виде (Рис. 3).
• Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени отчета и в контекстном меню выбрать режим конструктора. На экране появится report в режиме Конструктора (Рис. 4).

Рис. 2.

Рис. 3.

Рис. 4.

Редактирование:

• удалите поля КодСтудента в верхнем колонтитуле и области данных;
• удалите поля КодГруппы в верхнем колонтитуле и области данных;
• На место поля КодГруппы переместить поле "Название" из списка "Группы студентов";
• переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных;
• Измените надпись в заголовке страницы, введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter;
• Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

Форматирование:

1. Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»

2. Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона. Report в режиме конструктора примет вид, представленный на рисунке 5.

Рис. 5.

3. Перейдите в режим предварительного просмотра. Для перехода в режим предварительного просмотра необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на названии отчета в области переходов и в контекстном меню выбрать режим "Предварительный просмотр" (рис 6).

Рис. 6.

Инструмент Отчет . Для быстрого создания отчета, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Report. В этом случае report формируется на базе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете будут отображаться все записи таблицы или запроса, на базе которых создается report. Но созданный report можно будет изменить в режиме макета или конструктора.

Для создания отчета необходимо выполнить следующее. В области переходов надо выделить таблицу (например, Студенты), на основе которой нужно создать report. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Report. На экране будет отображен простой Отчет на основе текущей таблицы Студенты.

Средство Пустой отчет . Инструмент "Пустой report" позволяет создавать reports с нуля в режиме макета. Для этого надо щелкнуть Пустой report в группе Отчеты на вкладке Создание. В окне редактирования Access 2007 появится Отчет1 с пустой областью данных, а в правой части окна будет отображаться область "Список полей" существующих таблиц. Щелкнув на знак "+" таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей.

Перетащите требуемые поля из этого списка в report, нажав и удерживая левую клавишу мыши. С помощью инструментов из группы "Элементы управления" на вкладке Формат, можно доработать report, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно доработать в режиме конструктора. Сохраните report.

Отчеты в Microsoft Access используются для предетнилвнни данных в виде печатного документа. Отчет позволяет дополнить извлеченную из базы данных информацию результатами анализа и вычислений, использовать различные средства визуального оформления.

С помощью команды контекстно-зависимого меню, вызываемого правой кнопкой мыши, спроектированную форму (таблицу или запрос) можно сохранить как отчет для дальнейшего использования. Кроме того, отчет можно спроектировать с помощью мастера или «вручную» с помощью конструктора отчетов, используя предлагаемый им набор инструментов, определив вычисляемые поля и внеся указания о порядке сортировки и группировки данных. Приемы проектирования отчета в режиме конструктора идентичны приемам, используемым при создании формы.

С помощью соответствующих команд меню Вид (или кнопки на панели инструментов) происходит переключение между режимами представления отчета (Конструктор - для создания или редактирования отчета, Образец - для просмотра макета, Предварительный просмотр - для просмотра отчета с данными).

Разработка отчетов

Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

Перед началом конструирования отчета пользователь должен произвести подготовительную работу, в результате которой определяется требуемый макет отчета .

В процессе конструирования формируется состав и содержание разделов отчета, а также размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц базы данных. Кроме того, оформляются заголовки, подписи реквизитов отчета, размещаются вычисляемые реквизиты.

Средства конструирования отчета позволяют группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут производиться вычисления итогов, определяться заголовки и примечания по каждой группировке. При формировании отчета могут производиться разнообразные вычисления.

При необходимости вывода в отчете данных из многих таблиц в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных.

Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Достаточно часто сначала используется мастер отчетов, который позволяет быстро создать заготовку отчета, а затем заготовка дорабатывается в режиме конструктора.

При создании отчета в режиме конструктора в окне отображаются пустые разделы отчета, показанные на рисунке.

Наличие этих разделов, а также их добавление или удаление определяется командами меню Вид/Колонтитулы и Вид/3аголовок/Примечание отчета . Для этих же целей можно использовать соответствующие кнопки панели инструментов конструктора отчетов.

При разработке отчета разделы окна нужно заполнить элементами в соответствии с необходимым пользователю макетом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В колонтитул обычно помещают заголовки, даты и номера страниц. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных.

Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практически такая же, как и в конструкторе форм.

Разработка отчета на основе запроса

Запрос является мощным и удобным средством выборки взаимосвязанных данных. Поэтому с помощью запроса можно подготовить данные для сложного отчета.

Рассмотрим технологию создания сложного отчета с использованием запроса на примере формирования бланка "Экзаменационная ведомость" группы по заданному предмету. Макет отчета показан на рисунке.

Организуем запрос, окно конструктора которого показано на рисунке.

При создании запроса связи между таблицами установятся автоматически. Связи таблиц ИЗУЧЕНИЕ, ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ определяются в соответствии со схемой БД.

Между таблицами СТУДЕНТ и ИЗУЧЕНИЕ автоматически установится связь по одноименному полю НГ. Эта связь является связью-объединением, которой нет в схеме данных базы. Заметим, что эти таблицы находятся в отношениях многие-ко-многим, т. к. один студент изучает много предметов и один предмет изучается многими студентами. Связь, установленная между таблицами СТУДЕНТ и ИЗУЧЕНИЕ, определяет операцию симметричного объединения . При этом записи из этих таблиц объединяются и добавляются в результат только в том случае, если связанные поля содержат одинаковые значения.

В запрос введено поле ВИДЗ для отбора только тех записей, которые связаны с видом занятия "Лекция", поскольку преподавателем, принимающим экзамен, обычно является лектор. Кроме того, в строку "Условие отбора" полей НГ и НП соответственно введены записи [Номер группы] и [Название предмета]. Это приведет к открытию окон для ввода параметров при открытии отчета, например:

• Запустим создание отчета в режиме мастера. В качестве источника данных выберем созданный запрос.
• На первом шаге мастера переведем из доступных в выбранные все поля запроса, кроме ВИДЗ.
• На втором шаге определяется группировка данных в отчете. В данном случае, способ группировки не очень важен, поскольку эта часть "доработки" заготовки макета будет выполнена вручную в режиме конструктора. Оставим группировку, как показано на рисунке.

• На третьем шаге выберем способ сортировки записей — по возрастанию номеров студентов НС.
• На четвертом шаге выберем вид макета отчета — "структура 1".
• На пятом шаге выберем стиль отчета — "строгий".
• На шестом шаге зададим имя отчета — "Экзаменационная ведомость" и нажмем "Готово".
• Для редактирования откроем заготовку отчета в режиме конструктора. Рабочая область окна показана на рисунке.

• Преобразуем заготовку к следующему виду:

На рисунке специально убрана сетка, чтобы состав элементов был заметнее. Большая часть надписей и полей заготовки перемещена на требуемые позиции, изменен размер этих элементов и размер шрифта. Недостающие элементы (линии и надписи) установлены при помощи панели элементов.

Пример экзаменационной ведомости для группы M102 и предмета "Информатика" показан на рисунке.

Контрольные вопросы

1. Каково основное назначение отчетов?
2. Сравните назначение отчетов и назначение форм.
3. Какова оптимальная технология разработки отчетов с точки зрения трудоемкости?
4. Как организовать открытие окна для ввода данных в запросе или в отчете, создаваемом на базе запроса?
5. Как при работе с Мастером отчетов изменить группировку данных в отчете?
6. Какие разделы имеются в окне конструктора отчетов? Для чего они предназначены? Как добавить отсутствующие и удалить ненужные разделы?

С помощью отчетов можно просматривать, форматировать и группировать информацию в базе данных Microsoft Access. Например, можно создать простой отчет в виде списка номеров телефонов всех контактов или сводный отчет по итогам продаж компании в разных регионах за разные периоды.

В этой статье представлен обзор отчетов в Access, сведения об основах создания отчета и использования функций сортировки, группирования и обобщения данных, а также о том, как предварительно просмотреть и напечатать отчет.

Примечание: Сведения в этой статье относятся только к классическим базам данных Access. Веб-приложения Access не поддерживают отчеты.

В этой статье

Общие сведения об отчетах в Access

Возможности использования отчета

Отчет - это объект базы данных, удобный для представления ее информации с одной из следующих целей:

отображение или распространение сводки данных;

архивирование моментальных снимков данных;

предоставление сведений об отдельных записях;

создание надписей.

Составные части отчета

Можно создавать «несвязанные» отчеты, в которых данные не отображаются, но в этой статье мы рассмотрим отчет, связанный с источником данных (таблицей или запросом). Макет отчета разбит на разделы, которые можно просмотреть в режиме конструктора. Понимание принципов работы каждого раздела поможет создать лучшие отчеты. Например, от выбора раздела для размещения вычисляемого элемента управления зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них:

	Отображение раздела при печати	Использование раздела
Заголовок отчета.	В начале отчета.	В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.
Верхний колонтитул.	Вверху каждой страницы.	Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.
Заголовок группы.	В начале каждой новой группы записей.	Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы. Заголовок группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования. Дополнительные сведения о создании верхних и нижних колонтитулов группы см. раздел «Добавление группирования, сортировки или итоговых данных».
Область данных.	Отображается один раз для каждой строки в источнике записей.	В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.
Примечание группы.	В конце каждой группы записей.	Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе. Нижний колонтитул группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования.
Нижний колонтитул.	Внизу каждой страницы.	Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.
Примечание отчета.	В конце отчета. Примечание: В режиме конструктора примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако во всех остальных режимах (например, в режиме макета, при печати или предварительном просмотре) этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после примечания последней группы или строки области данных на последней странице.	Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

Создать значимый отчет гораздо проще, если таблицы в базе данных имеют хорошо разработанные структуру и связи. Начальные сведения по планированию и разработке базы данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

Создание отчета в Access

Чтобы создать отчет для базы данных Access на компьютере, выполните следующие действия.

Действие 1. Выбор источника записей

Источником записей для отчета может быть таблица, именованный или внедренный запрос. Источник записей должен содержать все строки и столбцы данных, которые требуется отобразить в отчете.

Действие 2. Выбор инструмента отчета

Инструменты отчета расположены на вкладке Создать в группе Отчеты . В следующей таблице описаны такие параметры:

Инструмент	Описание
	Позволяет создать простой табличный отчет, содержащий все поля из источника записей, который выбран в области навигации.
Конструктор отчетов	Открывает в режиме конструктора пустой отчет, в который можно добавить необходимые поля и элементы управления.
Пустой отчет	Позволяет открыть пустой отчет в режиме макета и отобразить область задач «Список полей», из которой можно добавить поля в отчет.
Мастер отчетов	Служит для вызова пошагового мастера, с помощью которого можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета.
Наклейки	Вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки.

Действие 3. Создание отчета

Для выбора требуемого инструмента нажмите соответствующую кнопку панели инструментов. После появления мастера следуйте всем его командам и на последней странице нажмите кнопку Готово .
Access отображает отчет в режиме макета.


Отформатируйте отчет, чтобы добиться желаемого внешнего вида.

• Измените размер полей и подписей, выделяя их и перетаскивая края.

  Расположите поля в нужном порядке, выделяя их (и соответствующие подписи, если они есть) и перетаскивая в нужное место.

  Также можно, щелкая поля правой кнопкой мыши, с помощью команд контекстного меню объединять или разбивать ячейки, удалять и выделять поля и выполнять другие задачи форматирования.

  Кроме того, отчет можно сделать более привлекательным и удобным с помощью функций, описанных в разделах ниже.

Добавление группировки, сортировки и итогов

Чтобы быстро добавить в отчет группировку, сортировку или итоги, щелкните правой кнопкой мыши поле, к которому необходимо применить соответствующую функцию, и выберите нужную команду в контекстном меню.

Кроме того, когда отчет открыт в режиме макета или конструктора, можно добавить эти функции с помощью области "Группировка, сортировка и итоги".

Если область "Группировка, сортировка и итоги" не открыта, на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги выберите команду Группировка .

Нажмите кнопку Добавить группировку или Добавить сортировку и выберите поле, по которому требуется сгруппировать или отсортировать данные.

Чтобы задать дополнительные параметры или добавить итоги, в строке группировки или сортировки выберите команду Больше .

Более подробные сведения о группировке, сортировке и итогах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета .

Выделение данных с помощью условного форматирования

В приложении Access есть инструменты выделения данных в отчетах. Правила условного форматирования можно добавить для каждого элемента управления или их группы, а в клиентских отчетах можно использовать гистограммы для сравнения данных.

Добавление условного форматирования для элементов управления

Щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета .

Выберите нужные элементы управления, а затем на вкладке Формат в группе Форматирование элемента управления выберите команду Условное форматирование .

Совет: Чтобы выбрать несколько элементов управления, щелкайте их, удерживая клавишу CTRL.

В диалоговом окне Диспетчер правил условного форматирования выберите команду Создать правило .

В диалоговом окне Новое правило форматирования выберите значение в поле Выберите тип правила .


• Чтобы создать правило, которое будет проверяться отдельно для каждой записи, выберите вариант Проверьте значения в текущей записи или используйте выражение .

  Чтобы создать правило для сравнения записей друг с другом с помощью гистограмм, выберите вариант Сравнить с другими записями .

В поле Изменение описания правила укажите правило, которое будет применяться при форматировании, и тип форматирования, а затем нажмите кнопку ОК .

Если нужно создать еще одно правило для этого элемента управления или группы элементов, повторите процедуру, начиная с действия 4.

Настройка цвета и шрифтов

Для настройки цвета и шрифтов попробуйте параметр Тема приложения .

Откройте отчет в режиме макета. Для этого щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета .

В пункте Работа с макетами отчетов на вкладке Конструктор выберите параметр Темы и наводите курсор на различные темы в галерее, чтобы предварительно просмотреть эффекты. Чтобы выбрать тему, щелкните ее и сохраните отчет.

С помощью коллекций Цвета и Шрифты можно задать цвета и шрифты независимо друг от друга.

Добавление логотипа или фонового рисунка

В отчет также можно добавить логотип или фоновый рисунок. При обновлении рисунка он автоматически обновляется в любом месте базы данных.

Добавление или удаление рисунка

Макет .

В отчете щелкните место, куда необходимо добавить рисунок, и на вкладке Конструктор в группе Колонтитулы выберите пункт Логотип .

Перейдите к рисунку и нажмите кнопку Открыть . Access добавит рисунок в отчет.

Чтобы удалить рисунок, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Удалить».

Добавление фонового изображения

В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет .

На вкладке Формат в группе Фон нажмите кнопку Фоновый рисунок .

Выберите рисунок из списка Коллекция изображений или нажмите кнопку Обзор , выберите рисунок и нажмите кнопку ОК .

Предварительный просмотр и печать отчета

Предварительный просмотр отчета

Предварительный просмотр . Команды на вкладке Предварительный просмотр можно использовать, чтобы:

• напечатать отчет;

  изменить размер или макет страницы;

  изменить масштаб или просмотреть сразу несколько страниц;

  обновить данные в отчете;

  экспортировать отчет в другой формат файла.

Нажмите кнопку Закрыть режим предварительного просмотра

Печать отчета

Печать отчета без предварительного просмотра

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Печать . Отчет будет отправлен на принтер, используемый по умолчанию.

Примечание: При выборе отчета в области навигации и выборе команды Печать на вкладке Файл можно установить дополнительные параметры печати (количество страниц и копий) и указать принтер.

• Чтобы открыть диалоговое окно, в котором можно выбрать принтер, указать число копий и задать другие параметры, выберите команду Печать .