Разделение данных. Разделение данных на текущую и архивную части. Способы разделения данных

Описание

Некоторые файлы базы данных могут быть разделены на два файла операционной системы (без учета индексных файлов). Такое разделение обычно применяется к файлам, содержащим быстро накапливающуюся информацию: расчетные листы , табель , путевые листы и т.п. Иными словами к первичным документам и накопителям.

• Текущая часть. Содержит данные за последний, относительно небольшой период времени. Большинство пользователей Системы имеет право доступа только к текущей части. Файл операционной системы имеет расширение ASB KEY).
• Архивная часть. Дополнение к текущей части. Вместе, архивная и текущая части, составляют полную базу данных. Доступ к архивной части регулируется назначением специальных прав . Файл операционной системы имеет расширение DAP (индексный файл – расширение KAP).

Преимущества регулярного проведения разделения файлов данных

• Небольшой объем текущего резервирования данных .
• Быстрое восстановление индексных файлов текущей части.

Недостатки размещения базы данных в двух частях

Стратегия разделения

В текущей части необходимо оставлять данные за такой истекший период, в котором весьма вероятно обращение к данным с целью модификации. Следует определить такой активный период для каждой из подсистем, в зависимости от практики использования той или иной информации.

1. Выполнить первоначальное разделение файлов данных.
2. Теперь текущие файлы (ASB) содержат информацию только за активный период.
3. Выполнить сжатие файлов ASB с помощью утилиты SQD.
4. Создать полную резервную копию базы данных .
5. По прошествии активного периода, выполнить очередное разделение файлов данных.
6. Перейти к пункту 2.

Для выполнения программ разделения файлов требуется:

• Убедиться в наличии свободного места на диске.
• Зарегистрироваться пользователем, входящим в группу AP_Admin или Eng.
• Зайти в Систему.
  • Установить требуемый период.
  • Выполнить ДП разделения файлов (либо из меню "Сервис" – "Администратор" - "Перенос данных за период" - "В архивные половины", либо из списка ДП). Выполнение разделения производится без конфликтов и не мешает обычной работе пользователей. В настоящее время реализовано разделение файлов для следующих подсистем:
    • FrRWS Путевая документация . Рекомендуемый активный период – 3 месяца.
    • FrSal Зарплата . Рекомендуемый активный период – 1 год.
    • FrMDc Товарные документы . Рекомендуемый активный период – 3 года.

Применение утилиты SQD

• Утилита SQD применяется для сжатия основного файла данных путем удаления записей, переброшенных в дополнительный файл или удаленных обычным способом. По умолчанию сжимаются файлы, в которых количество таких записей составляет 10 и более процентов.
• Запускается из командной строки в корне директории (или диска), в которой размещается Система:

Запуск АвтоПарк с доступом к архивным половинам

Запуск АвтоПарк с доступом к архивным половинам возможен только для администраторов и программистов проекта. Для входа в АвтоПарк с возможностью доступа к архивным половинам, необходимо запустить АвтоПарк из командной строки с ключом /A , либо с помощью ярлыка "АвтоПарк-Средства администратора-АвтоПарк с доступом к архивам".

Права пользователей на доступ к записям архивной половины

Права пользователей на чтение записей архивной половины

Права на чтение записей архивной половины устанавливаются такими же, как права на чтение записей текущей половины

Права пользователей на модификацию записей архивной половины

Права на модификацию записей архивной половины есть только у администраторов и программистов проекта

Возможно разделение базы данных, к которой предоставлен доступ несколько пользователей по сети. Разделение общей базы данных помогает улучшить производительность и снизить вероятность повреждения файла базы данных.

После разделения базы данных может возникнуть необходимость переместить серверную базу данных или использовать другую базу данных с таблицами. Для изменения используемой серверной базы данных можно использовать диспетчер связанных таблиц.

Примечания:

В этой статье

Обзор

При разделении базы данных она реорганизуется в два файла: серверную базу данных, которая содержит таблицы данных, и клиентскую базу данных, в которой содержатся все остальные объекты базы данных (например, запросы, формы, отчеты). Каждый пользователь взаимодействует с данными с помощью локальной копии внешней базы данных.

Чтобы разделить базу данных, используйте мастер разделения баз данных. После разделения базы данных вы должны распространить ее пользователей на клиентскую базу данных.

Внимание:

Преимущества разделенной базы данных

Ниже перечислены преимущества разделенной базы данных.

Повышенная производительность Производительность базы данных обычно значительно повышается, так как в сети передаются только данные. В общей базе данных, которая не разделена, сами объекты базы данных - таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули - передаются по сети, а не только данные.

Повышенная доступность Так как только данные отправляются по сети, такие транзакции базы данных, как редактирование записей, выполняются быстрее, что оставляет данные более доступными для редактирования.

Улучшенная безопасность. при хранении серверной базы данных на компьютере, использующем файловую систему NTFS, вы можете использовать функции безопасности NTFS для защиты данных. Поскольку пользователи обращаются к серверной базе данных с помощью связанных таблиц, скорее вероятность, что злоумышленники могут получить несанкционированный доступ к данным с помощью кражи клиентской базы данных или от авторизованного пользователя. Если вы не знаете, какую файловую систему использует файловый сервер, обратитесь к системному администратору. Если у вас есть права администратора на файловом сервере, вы можете выполнить команду msinfo32 для самостоятельного определения файловой системы.

Как использовать параметр msinfo32 для проверки файловой системы?

1. Нажмите кнопку Пуск и выберите команду выполнить .

   В диалоговом окне " выполнить " введите msinfo32 и нажмите кнопку ОК .

   В разделе Сводка системы щелкните значок "плюс" рядом с компонентом компоненты .

   В разделе компоненты щелкните значок "плюс" рядом с надписью хранилище и выберите пункт диски . В диалоговом окне выводятся сведения о доступных дисках на панели справа.

Повышенная надежность Если пользователь сталкивается с проблемой, а база данных неожиданно закрывается, то любое повреждение файла базы данных обычно ограничивается копией клиентской базы данных, открытой пользователем. Поскольку пользователь получает доступ только к данным из серверной базы данных с помощью связанных таблиц, файл серверной базы данных, скорее всего, повреждается.

Гибкая среда разработки Поскольку каждый пользователь работает с локальной копией клиентской базы данных, каждый пользователь может независимо разрабатывать запросы, формы, отчеты и другие объекты базы данных, не влияя на других пользователей. Аналогичным образом можно разработать и распространить новую версию клиентской базы данных, не нарушая доступ к данным, хранящимся в серверной базе данных.

Подготовка

Прежде чем разделить базу данных, необходимо выполнить указанные ниже действия.

Перед разделением базы данных всегда следует создавать резервные копии. Если разделить базу данных и решить, что вы не хотите разбивать ее, вы можете восстановить оригинал из резервной копии.

Разделение базы данных может занять много времени. Вы должны уведомить пользователей о том, чтобы они не использовали базу данных при ее разделении. Если пользователь изменяет данные при разделении базы данных, изменения не будут отражены в серверной базе данных.

Совет: Если пользователь изменяет данные при разделении базы данных, вы можете импортировать новые данные в серверную базу данных по завершении работы.

Несмотря на то, что разделение базы данных - это один из способов предоставления общего доступа к данным, каждый, кто использует базу данных, должен иметь версию Microsoft Office Access, совместимую с форматом серверной базы данных. Например, если файл базы данных имеет формат ACCDB, пользователи не смогут получить доступ к своим данным с помощью Access 2003.

Вы можете использовать более ранний формат файла Access для серверной базы данных, если вы используете возможности, которые больше не поддерживаются. Например, при использовании страниц доступа к данным (Дапс); Вы можете продолжать использовать их, если серверная база данных находится в более раннем формате файла, поддерживающем Дапс. Затем вы можете использовать новый формат файла с интерфейсной базой данных, чтобы пользователи могли получать доступ к преимуществам нового формата. Обратите внимание, что вы не можете изменить данные на странице доступа к данным, используя Access 2010 или более позднюю версию.

Разделение базы данных

На компьютере создайте копию базы данных, которую вы хотите разделить. Начните работу с файла базы данных на локальном жестком диске, а не в сетевом общем доступе. Если файл базы данных в данный момент является общим для вашего локального жесткого диска, вы можете оставить его там, где он находится.

Откройте копию базы данных, которая находится на локальном жестком диске.

На вкладке Работа с базами данных в группе Перемещение данных нажмите кнопку база данных Access . Запустится мастер разделения баз данных.

Нажмите кнопку разделить базу данных .

В диалоговом окне Создание серверНой базы данных укажите имя, тип файла и расположение для файла базы данных с таблицами.

Примечания:

• Возможно, следует использовать имя, предложенное Access. Он сохраняет исходное имя файла и указывает на то, что база данных является серверной базой данных путем вставки _бе в имя непосредственно перед расширением имени файла.

  Не изменяйте тип файла, если только некоторые пользователи не будут использовать более раннюю версию Access для доступа к данным.

  Вы можете ввести путь к сетевому ресурсу в поле имя файла перед именем файла. Например, если сетевое расположение для серверной базы данных - \\server1\share1\ , а имя файла для серверной базы данных - мидб_бе. accdb , вы можете ввести \\server1\share1\MyDB_be.accdb в поле имя файла .

  Выбранное расположение должно быть доступно для всех пользователей, которые будут использовать эту базу данных. Поскольку сопоставления дисков могут различаться, необходимо указать путь UNC в месте, вместо того чтобы использовать букву подключенного диска.

После завершения работы мастера отображается сообщение с подтверждением.

Теперь база данных разделена. Клиентская база данных - это файл, с которым вы начали (копию исходной общей базы данных), а серверная база данных находится в сетевом расположении, которое вы указали в действии 5 этой процедуры.

Ограничение изменения структуры серверной базы данных

Чтобы ограничить изменения, вносимые в клиентскую базу данных, которую вы распространяете, рекомендуется сохранить ее в виде скомпилированного двоичного файла (файл. ACCDE). Скомпилированный двоичный файл - это файл приложения базы данных, сохраненный вместе со всеми скомпилированными кодом Visual Basic Access (VBA). В компилированном двоичном файле Access отсутствует исходный код VBA. Пользователи не могут изменять структуру объектов в файле. ACCDE.

Откройте файл базы данных переднего плана (ACCDB), который вы хотите сохранить как скомпилированный двоичный файл (ACCDE).

Распространение серверной базы данных

После разделения базы данных вы распространяете клиентскую базу данных пользователям, чтобы они могли приступить к работе с базой данных.

Внимание: Для защиты данных в том случае, если в базе данных есть несколько конечных пользователей, рекомендуется не предоставлять общий доступ к копиям базы данных, содержащей ссылки на списки SharePoint. При связывании с таблицей, которая является списком SharePoint, создается вероятность того, что любой злоумышленник может изменить конечный объект ссылки и потенциально изменить разрешения на сайте SharePoint, так как сведения о соединении для связанных таблиц не зашифрованы.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Отправка сообщения электронной почты пользователям базы данных и вложение файла серверной базы данных в сообщение. Включите все инструкции, которые позволят пользователям быстрее начать использовать клиентскую базу данных немедленно.

Сохраните файл серверной базы данных в сетевом расположении, доступном для всех пользователей базы данных, а затем отправьте пользователям сообщение электронной почты, в котором указано сетевое расположение, и любые другие инструкции, которые могут потребоваться для доступа к базе данных.

Распространение файла базы данных переднего плана с помощью съемных носителей, например, компакт-диска или USB-накопителя. Если вы установили файл самостоятельно, его можно протестировать, чтобы убедиться, что он работает. Если пользователи должны установить файл, необходимо включить в него документ, поясняющий, какие действия необходимо выполнить, чтобы установить файл, и узнать, кто из них сталкивается с проблемами.

Изменение используемой серверной базы данных

Вы можете переместить серверную базу данных или использовать другую серверную базу данных с помощью диспетчера связанных таблиц.

Если вы хотите переместить серверную базу данных, сначала создайте ее копию в новом расположении, а затем выполните указанные ниже действия.

На вкладке Внешние данные в группе Импорт _амп_ ссылки нажмите кнопку Диспетчер связанных таблиц .

В диспетчере связанных таблиц выберите таблицы, которые находятся в текущей серверной базе данных.

Совет: Если вы не связали ни с одной из баз данных, нажмите кнопку выделить все .

Установите флажок всегда проверять новое расположение и нажмите кнопку ОК .

Найдите и выберите новую серверную базу данных.

В статье «Excel — Оптимизация таблицы» оговаривалось, что для корректной работы с таблицей в каждом ее столбце должны содержаться только логически неделимые данные .

Например, в таблице сотрудников на рис.1, требуется отсортировать данные по фамилиям, а затем по именам сотрудников (для упорядочения однофамильцев). Для этого следует распределить фамилии, имена и отчества по отдельным столбцам .

Когда требуется разделить данные, находящиеся в одном столбце можно использовать встроенную возможность Excel – разбиение содержимого одного столбца на несколько .

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Справа от разделяемого диапазона вставить несколько пустых столбцов по числу отделяемых данных. Это делается, чтобы избежать замены данных в соседних столбцах. В нашем случае вставим два новых столбца (рис.2).

2. Выделить столбец, который содержит разделяемые данные (Фамилия Имя Отчество).

3. На панели Работа с данными вкладки Данные нажимаем кнопку Текст по столбцам.

В открывшемся диалоговом окне Мастер текстов (разбор) – шаг 1 из 3 (рис.3) в области Формат исходных данных указать вариант разбиения:
— с разделителями – если текст в ячейках разделен пробелами, запятыми, точками с запятой, знаками табуляции и т.п. (это наш случай – разделение пробелами );
— фиксированной ширины – если мы разделяем данные на равные (по столбцам) части.

5. В окне Мастер текстов (разбор) – шаг 2 из 3 (рис.4) выбираем символ-разделитель — пробел . Если среди предложенного набора отсутствует нужный знак, следует установить флажок другой и в поле ввести требуемый символ. При этом в нижней части окна будет приведен образец разбиения.

6. Нажатием кнопки Далее переходим в следующее диалоговое окно: Мастер текстов (разбор) – шаг 3 из 3 (рис.5), которое позволяет установить формат данных для каждого нового столбца. Кнопка Подробнее открывает диалоговое окно, в котором можно установить дополнительные настройки числовых данных.
Можно при разбиении исключить отдельный столбец. Для этого следует выделить его в образце разбора и включить опцию Пропустить столбец .

7. После установки всех требуемых параметров нажимаем кнопку Готово , в результате чего содержимое выделенного диапазона будет разбито на три столбца (рис.6).