Как в экселе сделать выпадающие строки. Создание выпадающего списка в Excel

Многие пользователи даже не догадываются, что всем известный табличный редактор Excel обладает такими функциями и имеет такие инструменты, которые далеко выходят за рамки основной цели использования программы - редактирования таблиц. В этой статье будет рассказано об опции выбора из Другими словами, расскажем, как создавать выпадающие списки в ячейках таблицы.

Способ 1: создаем дополнительный список

Если вы хотите сделать в ячейке Excel список выбора, то проще всего воспользоваться этим способом, подразумевающим простое создание выпадающего списка. Кстати, будет рассказано о двух его вариациях, поэтому прочтите до конца, чтобы во всем разобраться.

Шаг 1: подготавливаем данные

Предварительно необходимо в отдельном диапазоне ячеек создать таблицу с данными, которые будут в будущем находиться в выпадающем списке. Разберем все на примере продуктов. Итак, мы имеем список из семи товаров, если быть точнее, то продуктов. Эту табличку мы создадим чуть правее от основной таблицы, в рамках которой будут созданы выпадающие списки.

Если вы не хотите, чтобы таблица с данными находилась на том листе, что и основная, вы можете создать ее на отдельном листе. Роли это не сыграет.

Шаг 2: вводим имя диапазона

Чтобы использовать опцию выбора из списка в Excel, предварительно надо ввести имя диапазона с данными для будущего списка. Делается это довольно просто:

1. Выделите ячейки, в которых находятся в данном случае наименования товаров.
2. Нажмите правой кнопкой мыши (ПКМ) по выделению.
3. Выберите из меню опцию «Присвоить имя».
4. В появившемся окне в поле «Имя» введите название диапазона. Оно может быть абсолютно любым.
5. Нажмите «ОК».

Второй шаг выполнен. Созданный нами только что диапазон ячеек облегчит создание списка в будущем.

Шаг 3: делаем выпадающий список

Теперь можно переходить непосредственно к использованию опции выбора из списка в Excel. Делается это следующим образом:

1. Выделите нужный диапазон ячеек, в котором будут располагаться выпадающие списки.
2. Перейдите на вкладку «Данные».
3. В группе инструментов «Работа с данными» нажмите по кнопке «Проверка данных».
4. В появившемся окне на вкладке «Параметры» выберите из выпадающего списка «Тип данных» значение «Список».
5. Введите в поле «Источник» название ранее созданного диапазона ячеек, предварительно поставив знак равенства. В нашем случае - «=Продукты».
6. Нажмите «ОК».

Сразу после этого в выбранных ячейках появятся выпадающие списки. Это был первый способ его создания, перейдем ко второму.

Способ 2: создание выпадающего списка через меню «Разработчика»

Вполне возможно, что предыдущая инструкция показалась вам непонятной, и вы столкнулись с трудностями при создании в ячейке таблицы элемента выбора значения из списка в Excel. Второй метод реализации может стать достойной альтернативой.

Как создать выпадающий список в ячейке листа при помощи меню «Разработчика»? Как и в предыдущий раз, для лучшего понимания все действия будут поделены на этапы.

Шаг 1: включаем меню «Разработчика»

Итак, в первую очередь необходимо активировать меню «Разработчика», так как по умолчанию его нет среди прочих вкладок.

1. Нажмите по кнопке «Файл».
2. Нажмите по кнопке «Параметры».
3. В появившемся одноименном окне перейдите в раздел «Настройка ленты».
4. В области «Основные вкладки» установите отметку напротив пункта «Разработчик».
5. Нажмите «ОК».

Нужная панель инструментов активирована, теперь можно приступать к созданию списка.

Шаг 2: вставляем выпадающий список

Нужно создать непосредственно сам элемент «Выпадающий список». Для этого:

1. Перейдите на добавленную вкладку «Разработчик».
2. На листе создайте список товаров, который будет использоваться для создания выпадающего списка.
3. Нажмите по кнопке «Вставить» и в дополнительном меню выберите пункт «Поле со списком».
4. Кликните по той ячейке, где будет располагаться сам список.

Уже на этом этапе нужный элемент появится, но, если нажать по нему, откроется пустой список. Соответственно, надо добавить в него продукты.

Шаг 3: задаем необходимые параметры

Чтобы добавить в выпадающий список пункты, необходимо:

1. На панели инструментов нажать по кнопке «Режим конструктора».
2. Затем нажать кнопку «Свойства элемента управления», располагающуюся рядом.
3. В появившемся окне со свойствами в графе ListFillRange введите диапазон ячеек, в котором находятся пункты будущего выпадающего списка.
4. Теперь нажмите ПКМ по выпадающему списку и в меню выберите «Объект ComboBox», а в подменю Edit.

Сразу же после этого в выпадающий список будут внесены указанные пункты. Вот так просто можно выполнить выбор из списка в Excel вторым методом.

Способ 3: создание связанного списка

Для выбора нескольких значений выпадающий список в Excel подходит лучше всего, но порой бывает потребность во взаимосвязи нескольких таких списков. К счастью, программа это позволяет делать, и далее будет предоставлена подробная пошаговая инструкция с детальным описанием всех действий.

Шаг 1: создаем дополнительный список

Первостепенно необходимо создать основной выпадающий список. На этом долго останавливаться не будем, так как конструкция полностью аналогична той, что была описана в первом способе. Скажем только, что связывать мы будем наименование товара с его весом. Рекомендуется создать наименование диапазонов с мерами товаров (г, кг, мл, л).

Шаг 2: Связываем первый список со вторым

Ну а теперь перейдем непосредственно к основному - к созданию второго элемента «Выбора из списка» в Excel, который будет связан с первым.

1. Установите курсор в той ячейке, где будет располагаться второй список.
2. Откройте окно «Проверки вводимых значений», нажав на вкладке «Данные» по кнопке «Проверка данных».
3. В появившемся окне на вкладке «Параметры» выберите из выпадающего списка «Тип данных» пункт «Список».
4. В поле для ввода «Источник» введите формулу «ДВССЫЛ», ссылающуюся на первый список. В данном случае она будет выглядеть следующим образом: «=ДВССЫЛ($B3)».
5. Нажмите «ОК».

Второй список создан. Он привязан к первому, что означает, что, выбрав значение в данном случае продукта, вам необходимо будет выбрать также и его меру. Чтобы не создавать такие же списки в других ячейках, выделите уже добавленные и потяните за нижний правый угол выделения вниз, тем самым заполнив все нужные ячейки.

Заключение

Опция выбора из списка в Excel довольно полезна, это можно было понять из всего вышесказанного. Но куда важнее то, что для ее создания не требуется обладать глубокими знаниями в использовании табличного процессора. Тем более есть даже три способа реализации данной функции, а с помощью описанных инструкций у вас не должно возникнуть особых проблем при их выполнении.

Добавление раскрывающегося списка в таблицу Excel поможет сделать ввод данных более быстрым, предлагая для пользователей список элементов, из которых следует выбрать требуемое вместо того, чтобы выполнять ввод информации каждый раз. Когда вы помещаете такие данные в ячейку электронной таблицы, в ней начинает отображаться стрелка. Вы вводите данные, нажимая на стрелку, после чего выбираете нужную запись. Можно настроить в программе "Эксель" раскрывающийся список в течение нескольких минут, тем самым значительно улучшив скорость ввода данных. Ниже представлено описание этого процесса.

Инструкция для Excel

Откройте таблицу, на странице которой вы желаете создать раскрывающийся список. Создайте перечень пунктов, которые должны быть отражены в списке. Впишите данные в той последовательности, в которой они будут впоследствии открываться. Записи должны быть выполнены в одной и той же строке или столбце, и не должны содержать пустых ячеек.

Чтобы сделать список нужных элементов в отдельном листе, следует щелкнуть ярлычок листа, где вы хотите ввести данные. Выберите тип и затем выделите содержимое, которое появится в списке. Нажмите правой кнопкой мыши по выделенному диапазону ячеек и введите название для диапазона в поле «Имя», после чего выберите «OK». Вы можете защитить или скрыть лист, чтобы другие пользователи не могли вносить изменения в список.

Основы того, как в «Экселе» сделать раскрывающийся список

Нажмите на ячейку, которую вы выбрали для этой цели. Перейдите во вкладку «Данные» в ленте Microsoft Excel. Появится под названием «Проверка данных». Перейдите во вкладку «Настройки» и нажмите «Список» из меню «Разрешить», расположенного в раскрывающемся списке. Нажмите на кнопку-переключатель в меню «Источник». Выберите список элементов, которые вы хотите включить в ваш раскрывающийся список в «Экселе».

Если вы создали имя диапазона в поле «Источник», введите значок равенства, после чего впишите название диапазона.

Необходимые настройки для создания

Установите или снимите флажок в графе «Игнорировать пустые» в зависимости от того, может ли ячейка, содержащая раскрывающийся список, оставаться пустой.

Перейдите на вкладку "Ввод сообщения", чтобы отобразить окно сообщения, открывающееся при нажатии Убедитесь, что флажок напротив пункта меню "Показать входное сообщение при выборе ячейки" установлен, и введите заголовок. Так вы выполните все указания по тому, как в "Экселе" сделать раскрывающийся список.

Перейдите на вкладку "Ошибка оповещения" для отображения сообщения об ошибке, если будут введены неправильные данные. Убедитесь, что предупреждение «Показать ошибку» включено путем установки соответствующего флажка.

Нажмите "OK" для того, чтобы были сохранены критерии проверки и создан раскрывающийся список.

Как в «Экселе» сделать раскрывающийся список - полезные примечания

Если выпадающая запись в списке больше, чем размер клетки, содержащей данный список, вы можете изменить ширину ячейки, чтобы просматривать весь текст.

Чтобы удалить раскрывающейся список, выберите ячейку, содержащую его. Перейдите на вкладку «Данные» в ленте Microsoft Excel. Нажмите кнопку «Проверка данных» из группы «Работа с данными». Перейдите на вкладку «Настройки», нажмите кнопку «Очистить все», а затем - «OK».

Как можно увидеть, руководство о том, как в «Экселе» сделать раскрывающийся список, является достаточно простым. Данная инструкция не требует каких-либо специальных знаний, необходимо лишь на начальном уровне уметь работать с электронными таблицами. Также стоит отметить, что в различных версиях программы «Эксель» пункты меню могут иметь некоторые различия с вышеуказанными, это следует учитывать при работе.

Выпадающие списки в Microsoft Excel незаменимы при создании объемных таблиц, работе с базами данных. В чем же конкретно заключается удобство этого инструмента?
Если при заполнении таблицы некоторые данные периодически повторяются, нет необходимости каждый раз вбивать вручную постоянное значение — например, наименование товара, месяц, ФИО сотрудника. Достаточно один раз закрепить повторяющийся параметр в списке.
Ячейки списка защищены от введения посторонних значений, что снижает вероятность допустить ошибку в работе.
Таблица, оформленная таким образом, выглядит аккуратно.
В статье я расскажу, как в Экселе сделать выпадающий список в ячейк е и как с ним работать.

Формирование выпадающего списка

Один из распространенных примеров использования выпадающих списков – интернет-магазины, в которых вся продукция распределена по категориям – такая структура облегчает пользователям поиск по сайту.
Рассмотрим наглядно:

Все товары, перечисленные в таблице, нужно отнести к категории «Одежда». Чтобы создать выпадающий список для этого перечня, потребуется выполнить следующие действия:
Выделить любую ячейку, в которой будет создан список.
Зайти на вкладку «Данные», в раздел «Проверка данных».
В открывшемся окне выбрать вкладку «Параметры», а в перечне «Тип данных» вариант – «Список».
В появившейся строке необходимо указать все имеющиеся наименования списка. Сделать это можно двумя способами: выделить мышкой диапазон данных в таблице (в примере – ячейки А1-А7) или вбить названия вручную через точку с запятой.
Выделить все ячейки с нужными значениями, и, щелкнув правой кнопкой мыши, выбрать в контекстном меню пункт «Присвоить имя».
В строке «Имя» указать наименование списка – в данном случае, «Одежда».
Выделить ячейку, в которой создан список, и вписать созданное имя в строку «Источник» со знаком «=» вначале.
Итоговый результат выглядит так. Это самый простой вариант выпадающего списка. В зависимости от версии Excel, действий может быть больше или меньше, но в целом, инструкция универсальна для любой программы.

Как добавлять значения в список

Иногда возникает необходимость дополнить уже имеющийся перечень. В раскрывающемся списке все новые пункты отображаются автоматически при добавлении. Однако чтобы связать диапазон ячеек с добавленным вновь элементом, список требуется оформить в виде таблицы. Для этого нужно выделить диапазон значений, найти на вкладке «Главная» пункт «Форматировать как таблицу» и выбрать любой понравившийся стиль, например.

Проще всего эту задачу выполнить следующим образом. Нажатием правой кнопки по ячейке под столбцом с данными вызываем контекстное меню. Здесь интересует поле Выбрать из раскрывающегося списка . То же самое можно сделать, нажав комбинацию клавиш Alt+Стрелка вниз .

Однако, такой метод не сработает, если желаете создать список в другой ячейке, не входящей в диапазон и в более, чем одной до или после. Это позволит сделать следующий метод.

Стандартный способ

Потребуется выделить диапазон ячеек , из которых будет создан выпадающий список , после чего Вставка – Имя – Присвоить (Excel 2003). В более новой версии (2007, 2010, 2013, 2016) перейдите на вкладку Формулы , где в разделе Определенные имена обнаружите кнопку Диспетчер имен .

Жмем кнопку Создать , вносите имя, можно любое, после чего ОК .

Выделите ячейки (или несколько), где хотите вставить выпадающий перечень требуемых полей. В меню выберите Данные – Тип данных – Список . В поле Источник внесите ранее созданное имя или же можно просто указать диапазон, что будет равносильно.

Теперь полученную ячейку можно скопировать в любое место на листе, она будет содержать перечень необходимых элементов таблицы. Также её можно растянуть, чтобы получить диапазон с выпадающими списками.

Интересный момент – при изменении данных в диапазоне, основанный на нем список также будет меняться, то есть он будет динамическим .

Используем элементы управления

Метод основан на вставке элемента управления, называемом «поле со списком «, которое будет представлять собой диапазон данных.

Выберите вкладку Разработчик (для Excel 2007/2010), в других версиях потребуется активировать эту вкладку на ленте в параметрах – Настроить ленту .

Переходим на эту вкладку – жмем кнопку Вставить . В элементах управления выбираем Поле со списком (не ActiveX) и нажмите по значку. Нарисуйте прямоугольник .

Правой кнопкой по нему – Формат объекта .

Связью с ячейкой выберите то поле, куда следует поместить порядковый номер элемента в списке. Затем жмем ОК .

Применение элементов ActiveX

Все, как и в предыдущем только выбираем Поле со списком (ActiveX).

Отличия в следующем: элемент ActiveX может находиться в двух вариантах — режиме отладки , позволяющем изменять параметры, и — режиме ввода , можно только производить выборку данных из него. Смена режимов осуществляется кнопкой Режим Конструктора во вкладке Разработчик .

В отличии от остальных способов этот позволяет настраивать шрифты, цвета и осуществить быстрый поиск.

Выберите для задания выпадающего списка. В меню откройте пункты «Данные» - «Проверка». После чего перейдите в новом окне во вкладку «Параметры» и в открывшемся поле «Тип данных» установите строку «Список». При этом в том же окне появится поле «Источник». Введите в него «=» и имя выделенного диапазона, которое было задано с данными. Для применения параметров нажмите «Enter» или «Ок». Это вариант самого простого выпадающего списка.

При этом в том же окне появится поле «Источник». Введите в него символ «=» и имя выделенного диапазона, которое было задано ячейкам с данными. Для применения установленных параметров нажмите «Enter» или «Ок». Это вариант самого простого выпадающего списка.

В Excel существует возможности для задания выпадающего списка, обладающего более сложной конструкцией. Для этого применяют элемент управления под названием «поле со списком», вставляемый на рабочий лист Excel. Чтобы , откройте в меню пункты «Вид», затем «Панели инструментов» и подпункт «Формы».

Выберите на открывшейся панели элементов управления значок «поле со списком» - это и есть выпадающий список. Нарисуйте мышкой прямоугольник в форме поля. Выделите правой кнопкой мыши нарисованный список и укажите команду «Формат объекта…».

В появившемся диалоговом окне в поле «Формировать список по диапазону» задайте нужный . Для этого мышкой выделите ячейки, которые должны попасть в данный выпадающий список Excel. В поле «Связь с ячейкой» установите номер ячейки для вывода порядкового номера элемента, выбранного в списке. Задайте требуемое количество создаваемого списка. Кнопка «Ок» применит все установленные параметры, и список готов к использованию.