Avantages et inconvénients de travailler avec Excel. Avantages de MS Excel. Par exemple, dans une entreprise, en utilisant Exce1, vous pouvez faciliter la résolution de tâches telles que le traitement des commandes et la planification de la production, les calculs d'impôts et de paie, les dossiers du personnel, etc.

18.02.2019

Fournit utilisateur final les options suivantes : afficher les données dans une feuille de calcul ; mouvement à l'intérieur tableur; plonger en profondeur dans les données des feuilles de calcul ; la possibilité de modifier les paramètres pour faciliter l’analyse de simulation.

Des spécialistes de Microsoft inclus dans votre produit ensemble limité moyens de mettre en œuvre les quatre possibilités décrites ci-dessus. Un utilisateur d'Excel Services ne peut pas créer un nouveau classeur. Pour effectuer cette tâche, l'utilisateur doit disposer de sa propre copie d'Excel 2010. Excel Services offre aux utilisateurs les fonctionnalités suivantes.

Basique ( Formatage Excel(modifier la hauteur des lignes, la largeur des colonnes, l'affichage des lignes de la grille et la rotation du texte). Excel Services prend également en charge les histogrammes, les échelles de couleurs et le formatage avec des styles de tableau.
Possibilité de sélectionner des feuilles dans le livre.
Réduire et développer les boutons pour tableaux croisés dynamiques, ainsi que des boutons de regroupement et de structure.
Prise en charge de l'interrogation de données externes et de leur mise à jour ultérieure.
Prise en charge de l'utilitaire de recherche.
Affichage des graphiques.
Tri et filtrage dans la table source.
Tri et filtrage dans un tableau croisé dynamique.

Les développeurs de classeurs et de feuilles de calcul ont un certain contrôle. Par exemple, vous pouvez désactiver l'interactivité d'une feuille de calcul.

La seule différence entre Excel et Excel Services est qu'Excel Services crée et traite les sections de feuille de calcul une par une. Une section typique comporte 75 lignes et 20 colonnes. L'affichage séquentiel des sections dans une fenêtre de navigateur est utile lors du traitement grandes feuilles. Il est peu probable que vous souhaitiez que le contenu de 20 millions de cellules soit affiché simultanément dans une fenêtre de navigateur.

Inconvénients des services Excel

Bien qu'Excel Services implémente de nombreuses fonctionnalités Fichiers Excel, un certain nombre de fonctions ne sont toujours pas prises en charge. Si classeur Excel contient les éléments suivants et ne peut pas être chargé par Excel Services :

feuilles de calcul de code (feuilles contenant Macro VBA, contrôles de formulaire, contrôles de palette d'outils, boîtes de dialogue Microsoft Excel 5.0 et XLM );
feuilles protégées par IRM ;
Contrôles ActiveX ;
implémentation de balises intelligentes ;
Tableaux croisés dynamiques basés sur plusieurs plages de consolidation ;
liens externes (liens vers d’autres fiches) ;
feuilles de calcul enregistrées en mode d'affichage de formule ;
Paquets d'extensions XML ;
Cartes XML ;
un ensemble d'opérations de vérification des données ;
requêtes de table, listes SharePoint, requêtes Web et requêtes de texte ;
des feuilles contenant des liens vers des modules complémentaires ;
feuilles contenant la fonction RTD ;
feuilles de calcul avec sécurité au niveau des classeurs et des feuilles activée ;
dessins et clips intégrés ;
images d'arrière-plan utilisées pour les cellules individuelles et la feuille dans son ensemble ;
formes automatiques et graphiques WordArt ;
notes manuscrites ;
organigrammes et organigrammes;
Liens DDE.

Un certain nombre d'éléments du classeur ne s'affichent pas lorsque vous utilisez Excel Services. Par exemple, si une feuille comprend des éléments de la liste suivante, la feuille sera affichée, mais pas l'élément inclus :

panneaux séparés et fixes ;
en-têtes et pieds de page ;
feuille en mode mise en page ;
modèles de cellules ;
curseur de zoom ;
Certains formats de cellule (par exemple, bordures diagonales et types de bordure non pris en charge en HTML).

L'article traite des principaux avantages et inconvénients des formules matricielles.

Examinons les avantages et les inconvénients.

Avantages de l'utilisation de formules matricielles :

Formules matricielles compact. Il arrive souvent que pour obtenir des résultats, il soit nécessaire d'effectuer un certain nombre de calculs intermédiaires qui prennent de la place sur la feuille. Application Formules matricielles peut réduire considérablement le nombre de cellules utilisées par les formules.
La combinaison de calculs ne permet pas de supprimer par erreur un ou plusieurs éléments d'un tableau (dans ce cas, la fenêtre « Vous ne pouvez pas supprimer une partie d'un tableau ») apparaît)

Pour certains calculs, vous pouvez en écrire un formule matricielle et l'étendre à toute une gamme de cellules. Cela augmente la visibilité (voir article).
Intensité des ressources formules matricielles discipline le développeur. Formules matricielles sont une sorte d'indicateur de lacunes dans la conception des calculs sur la feuille. Si Formules matricielles Si l'on en utilise trop sur la feuille, des problèmes de vitesse de calcul commencent. En règle générale, cela se manifeste clairement pour les tableaux de plus de 1000 lignes (et, par conséquent, avec le même nombre formules matricielles). Il existe plusieurs solutions : repenser les calculs sur la feuille (suppression des formules inutiles, simplification des tableaux, ajout de colonnes avec calculs intermédiaires) ; utilisation ; utiliser des fonctions pour travailler avec la base de données (BDSUMM(), BCOUNT(), etc.) ; transférer des tables vers Access.

Inconvénients de l'utilisation de formules matricielles :

Complexe formules matricielles peut ralentir considérablement les calculs sur une feuille de calcul, ainsi que l'enregistrement, l'ouverture et la fermeture d'un classeur. Vous devez éviter d’utiliser des références de colonnes ou de lignes entières dans les formules matricielles. Plus d'informations sur l'optimisation de la vitesse des calculs, y compris dans les formules matricielles, sont disponibles dans l'article Amélioration des performances dans Excel 2007 ou.
Peut-être plus difficile à comprendre pour les débutants formules matricielles que les formules classiques (c'est le prix de la compacité) ;
Formules matricielles plus difficile à créer, parce que En plus de résoudre le problème lui-même, il est nécessaire que la formule soit correctement conçue et ne ralentisse pas le calcul de la feuille de calcul. Parfois, il faut arrêter d'utiliser formules matricielles en faveur de l'utilisation de colonnes supplémentaires pour les calculs intermédiaires afin d'accélérer les calculs.

Des connaissances de base sur les formules matricielles peuvent être lues dans l'article.

Principal avantage Programmes bureautiques Excel est disponible quantité énorme fonctions standard intégrées, vous permettant d'appliquer facilement et rapidement divers calculs. Une fonction intégrée est une formule préparée à l’avance. Avant de l'écrire, vous devez saisir le signe « = ». Programme Excel propose plusieurs catégories de fonctions, ce qui simplifie grandement le travail. Mathématiques et fonctions trigonométriques utilisé dans le traitement et la résolution matricielle diverses tâches. Fonctions logiques adapté pour résoudre des problèmes avec certaines conditions.

Travailler avec des données tabulaires peut être grandement simplifié en utilisant des fonctions statistiques. Ils permettent de réaliser des recherches économiques et des calculs statistiques. Parmi les catégories, une place particulière est occupée par les domaines financier, textuel, technique et fonctions d'information. Il est également possible de traiter toutes les données au format heure et date.

Les développeurs d'Excel ont veillé à ce que l'utilisation des fonctions ne pose aucune difficulté aux utilisateurs. A cet effet, un assistant de fonction a été créé. Il vous aide à saisir correctement les formules et à maintenir la cohérence de la saisie des données. L'utilisation d'un tel service vous aide à postuler rapidement fonctionnalités standards. Pour éviter toute confusion, une liste de catégories est fournie. Vous pouvez également afficher toutes les fonctions standard dans une fenêtre séparée. Lorsque vous sélectionnez un élément spécifique, non seulement la syntaxe sera affichée, mais également description générale fonctions. Les arguments ne doivent pas être saisis manuellement. Le moyen le plus simple consiste à sélectionner les cellules requises dans le tableau lui-même.

Les données obtenues après avoir utilisé la formule peuvent être affichées sur une feuille de calcul en créant des graphiques ou un tableau.

Nous devons également mentionner la fonction de remplissage automatique, qui fonctionne lors de l'utilisation de n'importe quelle fonction de la liste. Il faut tenir compte du fait qu'en raison du type d'adressage spécifique, les arguments des fonctions peuvent changer. En pratique, la saisie semi-automatique fonctionne très simplement. Donc, si nécessaire, sortez valeur maximale Dans plusieurs colonnes d'un tableur, il suffit d'appliquer la fonction une seule fois. Après cela, vous pouvez utiliser la saisie semi-automatique et le programme trouvera automatiquement la valeur souhaitée.

Éléments d'une interface simplifiée dans le programme

MS Excel est un programme sous forme de tableau avec lequel les données sont traitées. Il est également possible de réaliser des opérations mathématiques et les calculs. Les éléments d'une interface simplifiée dans notre programme sont visibles immédiatement après le lancement d'Excel. En haut de la fenêtre se trouve son titre, ainsi que les boutons réduire, agrandir et fermer. Ci-dessous se trouve panneau standard outils. Si vous le souhaitez, ce panneau peut être modifié en supprimant ou en ajoutant certains boutons. Vient ensuite la barre de formule, qui affiche le contenu de la cellule sélectionnée.

Cette ligne peut être utilisée lors de la modification ou de la saisie d'une formule ou de données. Les lignes juste en dessous montrent les en-têtes de colonnes et de lignes. Tout en bas de la fenêtre se trouve la barre d'état.

Tableau en MS Bureau Excel- Ce un certain montant cellules de toutes les feuilles d’un classeur où les données et les formules sont stockées. Tout le monde ne sait pas qu'une feuille contient 256 colonnes et 65 536 lignes. Dans ce cas, les lignes sont indiquées par des nombres simplifiés et les colonnes sont en lettres latines. Les arguments de toute formule font référence à une cellule ou à une plage entière. À propos, ces cellules ne doivent pas nécessairement se trouver sur la même feuille du livre. Une référence de cellule est son adresse, représentée par un numéro de ligne et une lettre de colonne. De plus cellules individuelles et les plages peuvent recevoir des noms. Toutes les formules dans Excel sont calculées automatiquement. Après cela, le résultat apparaît dans la cellule. La formule elle-même n'est visible que dans la barre de formule.

Pour fermer le programme dans l'interface Excel, vous devez cliquer sur l'icône en forme de croix située dans la barre de titre. Vous pouvez également choisir article désiré dans le menu Office ou utilisez la combinaison Alt+F4.

Êtes-vous toujours en train de budgétiser dans Excel ?

Pour dernières années Des changements importants se sont produits dans l’environnement des affaires. S'il y a 5 à 7 ans, seules les entreprises avancées mettaient en œuvre gestion budgétaire, alors les éléments de la budgétisation sont désormais devenus partie intégrante gestion de nombreuses entreprises russes. Il faut noter un phénomène intéressant : les premiers systèmes de budgétisation sur la plateforme MS Excel sont activement utilisés et sont actuellement sans changements significatifs.

Il existe de nombreuses raisons d'utiliser MS Excel pour automatiser la budgétisation dans une entreprise. MS Excel - multifonctionnel et recours accessible le traitement de l'information, que connaissent les employés du service financier et économique. Ce programme vous permet de saisir n'importe quelle formule et d'utiliser des fonctions, d'établir des relations et des prévisions et de présenter graphiquement et visuellement les données obtenues. Nouvelles mises à jour et versions suite bureautique ouvrent également des opportunités supplémentaires pour améliorer le système.

MS Excel présente large gamme outils pour analyser les données statistiques et prédire les événements futurs. Les fonctions statistiques intégrées (SumIf, Trend, Prediction, Growth et bien d'autres) simplifient le mécanisme de calcul fastidieux, effectuent des analyses et obtiennent des valeurs de prévision. Par exemple, il est possible de planifier les volumes de ventes sur la base de données historiques à l'aide d'une analyse de régression.

La modélisation de la situation et l'évaluation des résultats obtenus peuvent être réalisées à l'aide outil efficace– Gestionnaire de scripts. Dont l'utilisation, dans le cadre de la constitution d'un petit budget, permet de créer plusieurs scénarios pour un modèle « et si », de répartir la tâche de modélisation entre plusieurs participants et de combiner les résultats dans un rapport commun.

Pour travailler avec des listes et des tableaux d'informations, il existe fonctions spéciales dans une bibliothèque de fonctions qui aident à extraire les données d'une feuille de calcul pour une transformation ultérieure dans les formules. Un exemple serait la création d'une liste de prix unifiée pour les produits et son utilisation ultérieure pour calculer le budget de vente en termes monétaires. Les plus utilisés d'entre eux sont RECHERCHEV, Sélectionner, Afficher.

Les avantages des feuilles de calcul incluent la possibilité d'importer des informations - obtenir des données externes à partir d'autres sources à l'aide de l'assistant de connexion ou de l'assistant de requête, ce qui facilite grandement la saisie des données au stade de la création. modèle budgétaire et effectuer une analyse plan-factuelle.

Sans aucun doute, MS Excel est un outil puissant, mais en réalité, tout son potentiel n'est pas utilisé pour automatiser les systèmes budgétaires et, dans la pratique, des modèles de planification simplifiés sont créés pour lesquels l'utilisation de MS Excel est appropriée. Utiliser efficacement MS Excel pour la budgétisation en termes de planification, de contrôle et d'analyse des flux de trésorerie. Cependant, pour les moyennes et grandes entreprises manufacturières dont les activités impliquent un système multiparamétrique complexe, cela ne suffit pas. Les caractéristiques du processus de production ne déterminent pas toujours un système linéaire d'interdépendance de nombreux facteurs qui forment des indicateurs financiers et économiques.

Koulakova Olga
Directeur pour la science et le développement du CJSC "KIS"
Candidat en économie, professeur agrégé Université technique d'État de la Volga

Certaines entreprises conservent des enregistrements des contacts, des activités de vente et de marketing avec en utilisant Excel, car il est facile à utiliser et relativement familier aux travailleurs.

Cependant, pour plus gestion efficace Et utilisation bénéfique données utilisées par d'autres entreprises Systèmes CRM. Une entreprise prospère consiste à trouver, servir et fidéliser sa clientèle.

CRM se compose d'une base de données et interface utilisateur, avec lequel vous pouvez facilement créer, éditer, mettre à jour, gérer vos contacts, processus (clients, contreparties), échanger des messages et des documents.

Les avantages d’Excel sont compensés un grand nombre lacunes. Bien que les feuilles de calcul Excel soient excellentes comme calculatrices, elles ne le sont pas très bien comme base de données. Excel n'a pas de tableaux associés et il a opportunités limitées interface. Tableau Excel sera très lourd et lent avec plusieurs centaines de lignes et encore plus difficile de gérer plusieurs milliers d'enregistrements.

Avantages d'Excel

Facilité d'utilisation
Assez bien connu des salariés
Économique pour les petites bases de données

Inconvénients d'Excel

Pas pratique pour l'accès multi-utilisateurs et l'enregistrement de l'historique des modifications.
Il n'existe aucun moyen d'afficher ou de gérer les relations entre les données dans une table.
L'affichage, la compréhension et l'utilisation des données d'une feuille de calcul prennent beaucoup de temps.
Un audit ne peut pas vérifier l’intégrité des données dans des feuilles de calcul.
Les informations peuvent être perdues.
Trop facile à copier en dehors de l’entreprise – peut-être même chez des concurrents.

Avantages du CRM

Développez des relations clients solides et à long terme grâce à un service plus personnalisé. En conséquence, une fidélisation accrue de la clientèle.
Croissance des bénéfices grâce à la réduction des coûts, grâce à une efficacité accrue du personnel.
Analyse pratique des performances des employés.
Réduire le temps de formation des nouveaux employés.
Affiner les campagnes marketing ciblées.
Réception en temps opportun d’informations correctes pour des décisions commerciales éclairées. Cela fait des données clients un atout important, qui augmente les profits.
Lacunes d'Excel corrigées

Inconvénients du CRM

Inhabituel espace de travail pour les salariés. Il faut du temps pour maîtriser les fonctions de base.
Dans la plupart des cas, cela est perçu négativement par le personnel, car augmente considérablement le contrôle sur les employés et leurs performances.
Le coût des solutions CRM est généralement plus élevé que celui des éditeurs de tableurs.