Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих, проводятся централизованно или секретарем или в экспедиции (экспедитором).Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);наличие заголовка; наличие отметки об исполнителе; правильность адресования; если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса; наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе, в один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Почтовых правил.

Однако в последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы "электронной подписи" И заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

Системы электронной почты делятся на два типа - глобальные и корпоративные (ведомственные). В случае подключения пользователя к глобальной службе электронной почты (например, Relcom) это означает подключение к уже существующей сети передачи данных, охватывающей огромные территории, узлы которой оснащены мощным оборудованием, обеспечивающим прохождение больших объемов информационных сообщений. Кроме того, часть пользователей одной глобальной системы электронной почты может обмениваться информацией не только внутри своей сети, но и с абонентами других глобальных сетей. Корпоративные системы электронной почты - ведомственные -создаются для обеспечения внутреннего документооборота, что особенно эффективно, если у организации имеется большое число подведомственных структур, в том числе и филиалов. Корпоративная электронная почта использует несколько персональных компьютеров, объединенных в локальную вычислительную сеть (ЛВС). Наиболее мощный компьютер сети выполняет управленческую функцию и называется файл-сервером. Другие подключенные к сети ПК называются рабочими станциями. Таким образом, все общие ресурсы сети (базы данных, программные средства, периферийные устройства) могут быть доступными каждому пользователю. Уже создано много систем корпоративной электронной почты: Microsoft Mail; cc: Mail; 1C: Электронная почта и др. Так, с помощью Microsoft Mail можно осуществлять следующие операции: получать и отправлять электронные сообщения; передавать файлы, созданные в других программах MS Office; хранить сообщения в специальных электронных папках; осуществлять быстрый поиск необходимых сообщений; распечатывать сообщения.

39. Понятия: «дело», «формирование дел», «номенклатура дел». Значение номенклатуры дел для классификации документов организации.

Дело -совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Формирование дел -группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Номенклатура дел -систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами: группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность; используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел; используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения; применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять);в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов. Номенклатура дел-это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Основные требования к организации оперативного хранения исполненных документов в делопроизводстве. Ответственность за сохранность документов. Хранение документов в электронной форме.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда.
Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках-регистрах. Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.
Подготовка передачи дел в архив включает в себя следующие этапы:
1. проведение экспертизы ценности документов в делах;
2. систематизация документов в делах;
3. оформление дел;
4. составление описи дел структурного подразделения.
Перечисленные работы проводятся сотрудниками структурных подразделений - ответственными за ведение документирования под методическим руководством заведующего архивом.
Перед техническим оформлением дел проводят дополнительную систематизацию документов в делах. Для этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в обратном порядке. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце - самый поздний.
Номенклатура дел это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.
При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правил работы ведомственных архивов, перечня документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия.
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Общая ответственность за организацию хранения и обеспечения сохранности документов лежит на руководителе организации.

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.
Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл – сервере), на сменных носителях.
Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).
Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль. В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры – файл – серверы – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.
Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.
Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе – это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:
- устойчивого электропитания;
- резервного копирования;
- антивирусной защиты;
- профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).
Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).
База данных о документах формируется в процессе их регистрации.
Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.
Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.
Сроки хранения документов не зависят от формы существования – бумажной или электронной – и определяются специальными справочниками – перечнями документов с указанием сроков хранения.
В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

Под текстовыми сообщениями в узком смысле понимаются сообщения, состоящие из строк ограниченной длины, каждая строка состоит из алфавитно-цифровых символов базового набора ASCII и знаков препинания (такие сообщения также называют 7-битовыми). Символы с 8-битовыми кодами (например, кириллица) в этот набор не входят.

Адрес электронной почты состоит выглядит как

почтовый_ящик@почтовый.домен

Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script

где почтовый.домен - некое доменное имя, а почтовый_ящик - имя-идентификатор корреспондента. Почтовый ящик может соответствовать одному человеку, группе людей, официальному почтовому адресу, автомату-обработчику и т.д. - форма адреса от этого не зависит. Далее в этом пункте будем считать, что почтовые ящики являются персональными. Почтовый домен - это доменное имя, для которого в системе DNS существует запись типа MX (см. тему "DNS"), либо запись типа A, если MX отсутствует.

Компьютер, на который указывает запись MX, является почтовым сервером для данного почтового домена. Вся почта, направленная на адреса в данном почтовом домене, поступает на этот сервер, которые принимает решение о том, как дальше поступить с этой почтой, см. ниже.

Основную роль в системе электронной почты играют программы трех типов:

Транспортные агенты (MTA - Mail Transport Agent),

Агенты доставки (MDA - Mail Delivery Agent),

Пользовательские агенты (MUA - Mail User Agent).

Взаимодействие этих программ и работа системы электронной почты представлены на рисунке 2 (см. Приложение)

Транспортный агент работает, как правило, на почтовом сервере. Транспортный агент функционирует как маршрутизатор почтовых сообщений. Его функции следующие:

1. анализ и преобразование адресов и заголовков почтовых сообщений, в том числе:

Преобразование адресов в формат другой почтовой системы, если MTA функционирует как шлюз между двумя почтовыми системами (например, между Internet Mail и Sprint Mail);

Преобразование имени почтового домена отправителя (маскарад);

Установка служебных заголовков в сообщении, отражающих его маршрут и процесс обработки;

2. опрос DNS на предмет имени и адреса почтового сервера адресата сообщения;

3. определение агента доставки для каждого сообщения и передача сообщения выбранному агенту доставки;

4. управление очередью сообщений, отложенный и повторный вызов агентов доставки в случае невозможности немедленной доставки сообщения;

5. возврат сообщений, которые по каким-либо причинам невозможно доставить по назначению.

Агент доставки производит доставку сообщения каким-либо специфическим способом. Существует несколько стандартных типов агентов доставки:

Local - письмо направлено на почтовый ящик, находящийся на этом же компьютере; доставка производится, например, добавлением содержимого сообщения в определенный файл (в Unix это файл /var/mail/почтовый_ящик).

SMTP - письмо направлено на почтовый ящик в другом почтовом домене; доставка производится путем соединения с транспортным агентом на удаленном сервере с помощью протокола SMTP.

Prog - письмо должно быть обработано какой-либо программой; доставка производится вызовом этой программы, на вход которой подается содержимое письма.

Вообще методы доставки (и, соответственно, агенты) могут быть разнообразными: например, сохранение письма в базе данных; пересылка письма по факсу и т.д. Выбор агента доставки для каждого конкретного письма производится транспортным агентом в соответствии с заданной конфигурацией транспортного агента и адресом назначения письма.

Пользовательский агент является оболочкой пользователя для работы с электронной почтой, его функции:

Получение сообщений с почтового сервера;

Презентация, хранение, удаление и каталогизирование почтовых сообщений;

Создание нового сообщения и передача его транспортному агенту для дальнейшей обработки и доставки.

Почтовые агенты в различных ОС

электронный почта интернет компьютерный

В ОС Unix транспортным агентом является программа sendmail, ставшая де-факто стандартом MTA. Кроме того, в программу sendmail входит агент доставки SMTP. Локальный агент доставки - программа mail с ключом "-d". В качестве MUA могут использоваться mail, pine, различные MailTools под X-Windows и другие программы. В качестве POP-сервера может быть использована программа qpopper. Все вышеперечисленные программы распространяются свободно, либо являются частью поставки операционной системы.

MUA со встроенным POP-клиентом (Unix, Windows)- Netscape, Eudora, The Bat и др.

Под управлением ОС Windows работают такие почтовые серверы как Netscape Messaging Server и Microsoft Exchange. Они администрируются через оконный web-интерфейс, в котором интегрированы все необходимые функции: собственно транспортный агент, POP3-сервер, система администрирования почтовых ящиков пользователей, псевдонимов, групп и списков рассылки. Однако по сравнению c sendmail такие серверы громоздки, не надежны, малопрозрачны и не обладают той степенью гибкости и универсальности, какую имеет sendmail.

· Провайдерская почтовая служба

Провайдерский адрес, как легко догадаться по названию, выделяется провайдером -- организацией, которая предоставляет пользователю доступ в Интернет.

Конкретные условия у разных провайдеров могут быть очень разными. Почтовый ящик у провайдера может предоставляться бесплатно или за отдельную плату, отдельные условия определяют размер ящика и список возможных дополнительных услуг.

· Корпоративная почтовая служба

Корпоративный адрес получают по месту работы. Почтовый сервер в этом случае принадлежит организации, почтовые ящики выделяются сотрудникам.

· Коммерческая почтовая служба

Коммерческие почтовые службы предоставляют почтовые ящики за отдельную оплату. Они берут деньги именно за создание и поддержку почтового ящика.

·Бесплатная почтовая служба

Бесплатные службы просто предоставляют возможность пользоваться почтой всем желающим.

Список серверов

1. "Mail.ru" - российский коммуникационный портал

Бесплатный почтовый сервис с неограниченным размером ящика, защитой от спама и вирусов. Социальная сеть, фото- и видеохостинги, поисковая система и др. коммуникационные и развлекательные сервисы.

2. "I.ua" - бесплатный почтовый сервис

Электронная почта с неограниченным почтовым ящиком. Антиспамная и антивирусная проверка, фильтры и сортировки, переадресация.

Защита от спама и вирусов, неограниченный размер почтового ящика, возможность получить короткий адрес (@ya.ru), проверка орфографии, перевод писем. Коллекция тем оформления почты.

4. "Рамблер-Почта" - бесплатная почтовая служба

Возможность бесплатно зарегистрировать электронный почтовый ящик размером 1 гигабайт. Советы по работе с почтой и настройке почтовых клиентов.

5. "Gmail" - бесплатный почтовый сервис Google

Объем почтового ящика 7 ГБ и выше, подключение по шифрованному каналу по протоколам SMTP/POP3/IMAP, разметка писем с помощью ярлыков, встроенный чат, социальный инструмент "Живая лента".

6. "NextMail.ru" - электронная почта

Бесплатная электронная почта, файловое хранилище, возможность пересылать почту на сотовый телефон.

7. "Rost.vladivostok.com" - электронная почта

Бесплатный почтовый ящик, чат, блоги, фотоальбомы и пр.

8. "Freemail" - украинская электронная почта

Бесплатная почтовая система с возможностью отправки файлов до 1.5 Гб, антивирусной и антиспамной защитой писем.

freemail.ukr.net

9. "Почта@qip.ru" - бесплатная почтовая служба

Размер почтового ящика не ограничен. Доступ через IMAP/POP/SMTP, веб- и wap-интерфейс. Фильтрация спама и вирусов. Бесплатный хостинг с адресом, одноименным с адресом ящика.

10. "Mail.ua" - почтовый сервис Украины

Бесплатная электронная почта. Правила регистрации на сервисе.

11. "Webmail.meta.ua" - электронная почтовый ящик

12. "Gmail.ru" - бесплатная почта

Возможность отправлять письма большого объема и увеличения размеров почтового ящика; поддержка работы почтовых клиентов по протоколам POP3/SMTP и др.

13. Автоматический декодер почты

Автоматическая расшифровка нечитабельных русскоязычных писем. Декодер поддерживает кодировки: MAC, KOI, WIN, DOS, ISO.

www.artlebedev.ru/tools/decoder

14. "Mail.tut.by" - бесплатная почтовая служба

Неограниченный размер почтового ящика. Поддержка протоколов POP3, IMAP4, SMTP, WAP и Web. Антивирусная проверка почты и спам-фильтр.

15. "Rin.ru" - бесплатная почта

Возможность получить почтовый ящик размером 15 мегабайт.

16. "E-mail.ru" - бесплатный почтовый сервис

Услуги бесплатного почтового хостинга. Советы по настройке и эксплуатации системы. Подборка новостей.

17. "Антиспам на Rin.ru"

Материалы о видах спама и способах борьбы с ним. Новости. Обзор программ для борьбы со спамом. Советы и уроки. Список спамеров.

18. "S-Mail" - защищенная электронная почта

Бесплатный почтовый ящик с PGP-кодированием сообщений.

19. "Liveinternet.ru" - почтовая служба

Бесплатная электронная почта с web-интерфейсом (возможность подключения по протоколам POP3 и IMAP).

20. "Zap zone" - бесплатный почтовый сервер

Возможность получить бесплатный почтовый ящик имя@zzn.com. www.zzn.com

21. "Почта на картинке"

Описание сервиса по оформлению адреса электронной почты в картинку, перечень поддерживаемых доменов, ответы на вопросы.

www.mailonpix.ru

22. "E-mail.ua" - электронная почта

Бесплатная электронная почта с неограниченным почтовым ящиком, антиспамом и антивирусной защитой, доступом с мобильного телефона и др. возможностями.

23. "Библиотека почты"

Большая подборка материалов об электронной почте (статьи о электронной почте, спаме, рассылках, почтовых клиентах и др.). Форум.

24. "AllBat.info" - неофициальный сайт The Bat!

Подборки различных плагинов, дистрибутивы, файлы помощи. Секреты программы. Форум.

25. "Sibmail.com" - бесплатная почтовая служба

Почтовый сервер с доступом по протоколам POP3, SMTP, IMAP. FAQ, пользовательские сервисы.

26. "Екатеринбург" - региональный портал

Новости в мире и регионе, архив новостей за месяц. Бесплатная почта имя@ekat.ru.

27. " Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script " - бесплатная почтовая служба

Почтовый ящик объемом 50 Мб, доступ через веб-интерфейс и по POP3, спам-фильтрация и антивирусная защита.

28. "Scientific letter" - почтовая программа

Описание программы для создания писем со сложными математическими выражениями: технические требования, интерфейс, возможности редактора формул.

www.sciletter.ru

29. "@NetMan.RU" - бесплатная почтовая служба

Описание свойств почтовой системы. Форма для регистрации.

30. "Tyt.in.ua" - бесплатная почтовая служба

Сервисы: почтовый ящик 50 Мб, фильтрация спама и вирусов, уведомление по SMS и ICQ о приходе новой почты.

31. "Microsoft Outlook" - блог о почтовой программе

www.potolook.ru/blog

32. "Mail commander" - почтовый клиент

Возможность скачать программу обработки электронной почты. Описание возможностей, условия покупки.

www.isoftware.ru

33. "Mail.open.by" - бесплатный почтовый сервис

Доступ к почте по протоколам IMAP, POP3/SMTP и Web. Система защиты от спам-рассылок и вирусов.

34. "Mail.Nur.kz" - бесплатный почтовый сервис

Неограниченный размер почтового ящика. Проверка вложений антивирусной программой и антиспам-фильтр. Возможность доступа с любого мобильного устройства.

35. "BusinessMail" - отправка почты по расписанию

Возможность on-line перевода русского текста в транслит и обратно.

www.businessmail.ru

36. "Gmail" - сообщество

Комьюнити для обсуждения работы почты Gmail.

community.livejournal.com/ru_gmail

37. "Нижегородский бесплатный почтовый сервер"

www.nnov.org/mail

38. "Базаров.нет!" - бесплатная почтовая служба

Сведения о возможностях почтовой системы (10 Mb, фильтры, сбор почты с других серверов, адресная книга). Форма для регистрации.

39. "@РОЛ почта" - бесплатная почтовая служба

Описание правил работы с системой. Форма для регистрации бесплатного e-mail.

40. "Ovi Mail Setup Wizard" - почтовая программа

store.ovi.com/content/23073

41. "WapAlta" - сервис мобильной электронной почты

www.hpc.ru/soft/software.phtml?id=21825

42. "ProfiMail" - почтовый клиент

www.hpc.ru/soft/software.phtml?id=10911

43. "Yandex.Mail" - бесплатная электронная почта

Защита от спама и вирусов, неограниченный размер почтового ящика, проверка орфографии, перевод писем. Коллекция тем оформления почты. На турецк. языке.

mail.yandex.com.tr

44. "Chat.ru" - услуги бесплатного хостинга

Размещение домашних страниц, почтовых ящиков, чатов, гостевых книг. Регистрация, помощь пользователям.

45. "Tripod" - хостинг веб-страниц и почты

Возможность получить бесплатное место для веб-сайта и почтовый ящик. Условия сервиса. Средства для создания сайта (конструктор веб-страниц, скрипты и пр.). На английском языке.

www.tripod.lycos.com

46. "Reg.ru" - платный хостинг сайтов и почта

Описание возможностей: защита почты от спама, панель управления хостингом и почтой, резервное копирование данных и т.д. Тарифные планы. Способы оплаты, технической поддержки.

www.reg.ru/hosting

47. "Тенденция" - корпоративный почтовый хостинг

Хостинг корпоративных почтовых серверов с неограниченным объёмом почтового ящика, защитой от спама и вирусов, шифрованием протоколов POP/IMAP/SMTP/HTTP при передаче почты. www.tendence.ru

Введение.

Сейчас все популярнее становится система электронной почты. Что это такое, каким образом ее можно использовать, как разо- браться в адресах E -mail?

Что такое почта - мы знаем. Это традиционные средства связи, позволяющие обмениваться информацией, по крайней мере, двум абонентам. Для того, чтобы этот обмен состоялся, необходимо написать послание и, указав адрес, опустить в почтовый ящик, откуда письмо неминуемо попадет на почтовый узел. Если указанный адрес соответствует общепринятым стандартам, то через некоторое время почтальон положит его в почтовый ящик адресата. Далее абонент вскроет послание, и - обмен информацией состоялся. Чтобы ускорить процесс, вы поднимаете телефонную трубку, набираете телефонный номер и, если произойдет правильное соединение, то ваш абонент услышит то, что вы хотите ему передать. Если абонент не отвечает или его номер занят, придется повторить процедуру еще раз, сожалея о том, что вы тратите на это свое драгоценное время.

Эти два вида связи - почтовая и телефонная - стали для нас традиционными, и мы уже хорошо знаем их достоинства и недостатки. А что же такое электронная почта? Электронная почта - обмен почтовыми сообщениями с любым абонентом сети Internet. Существует возможность отправки как текстовых, так и двоичных файлов. На размер почтового сообщения в сети Internet накладывается следующее ограничение - размер почтового сообщения не должен превышать 64 килобайт.

Она позволяет пересылать сообщения практически с любой машины на любую, так как большинство известных машин, работающих в разных системах, ее поддерживают.

Электронная почта во многом похожа на обычную почту. С ее помощью письмо - текст, снабженный стандартным заголовком (конвертом) - доставляется по указанному адресу, который определяет местонахождение машины и имя адресата, и помещается в файл, называемый почтовым ящиком адресата, с тем, чтобы адресат мог его достать и прочесть в удобное время. При этом между почтовыми программами на разных машинах существует соглашение о том, как писать адрес, чтобы все его понимали.

Электронная почта оказалась во многом удобнее обычной, "бумажной". Не говоря уже о том, что Вам не приходится вставать из-за компьютера и идти до почтового ящика, чтобы получить или отправить письмо,

Электронной почтой сообщение в большинстве случаев доставляется гораздо быстрее, чем обычной;

Стоит это дешевле;

Для отправки письма нескольким адресатам не нужно печатать его во многих экземплярах, достаточно однажды ввести текст в компьютер;

Удобнее хранить большое количество писем в файле на диске, чем в ящике стола; в файле легче и искать;

И, наконец, экономится бумага.

Надежность электронной почты сильно зависит от того, какие используются почтовые программы, насколько удалены друг от друга отправитель и адресат письма, и особенно от того, в одной они сети, или в разных. В наших условиях, пожалуй, лучше полагаться на электронную почту, чем на простую. Если письмо все-таки потерялось, Вы об этом сможете узнать достаточно скоро и послать новое.

Это самое популярное на сегодня использование Internet у нас в стране. Оценки говорят, что в мире имеется более 50 миллионов пользователей электронной почты. В целом же в мире трафик электронной почты (протокол smtp) занимает только 3.7% всего сетевого. Популярность ее объясняется, как насущными требованиями, так и тем, что большинство подключений - подключения класса ``доступ по вызову"" (с модема), а у нас в России, вообще, в подавляющем большинстве случаев - доступ UUCP. E-mail доступна при любом виде доступа к Internet .

E-mail (Electronic mail) - электронная почта (простонародн. - электронный аналог обычной почты. С ее помощью вы можете посылать сообщения, получать их в свой электронный почтовый ящик, отвечать на письма ваших корреспондентов автоматически, используя их адреса, исходя из их писем, рассылать копии вашего письма сразу нескольким получателям, переправлять полученное письмо по другому адресу, использовать вместо адресов (числовых или доменных имен) логические имена, создавать несколько подразделов почтового ящика для разного рода корреспонденции, включать в письма текстовые файлы, пользоваться системой "отражателей почты" для ведения дискуссий с группой ваших корреспондентов и т.д. Из Internet вы можете посылать почту в сопредельные сети, если вы знаете адрес соответствующего шлюза, формат его обращений и адрес в той сети.

Используя e-mail, вы можете пользоваться ftp в асинхронном режиме. Существует множество серверов, поддерживающих такие услуги. Вы посылаете e-mail в адрес такой службы, содержащую команду этой системы, например, дать листинг какой-то директории, или переслать файл такой-то к вам, и вам приходит автоматически ответ по e-mail с этим листингом или нужным файлом. В таком режиме возможно использование почти всего набора команд обычного ftp. Существуют серверы, позволяющие получать файлы по ftp не только с них самих, но с любого ftp-сервера, который вы укажете в своем послании e-mail..

E-mail дает возможность проводить телеконференции и дискуссии. Для этого используются, установленные на некоторых узловых рабочих машинах, mail reflector-ы. Вы посылаете туда сообщение с указанием подписать вас на такой-то рефлектор (дискуссию, конференцию, etc.), и вы начинаете получать копии сообщений, которые туда посылают участники обсуждения. Рефлектор почты просто по получении электронных писем рассылает их копии всем подписчикам.

E-mail дает возможность использования в асинхронном режиме не только ftp, но и других служб, имеющих подобные сервера, предоставляющие такие услуги. Например, сетевых новостей, Archie, Whois.

Пересылать по e-mail можно и двоичные файлы, не только текстовые. В UNIX, например, для этого используется программы UUENCODE и UUDECODE.

При пользовании e-mail, из-за ее оперативности, может сложиться ощущение телефонной связи, но всегда следует осознавать, что это все же почта. Все сообщения письменны, поэтому почти документированы. Придерживайтесь этикета, принятого в обычной корреспонденции. В дополнение к этому помните, что e-mail не обладает той степенью приватности, как обычная почта, никогда не пишите в посланиях e-mail ничего, чего вам бы не хотелось увидеть выставленным на всеобщее обозрение. Анонимность также исключена: источник прослеживается без труда. Не стоит пользоваться техническими особенностями вашего терминала.

Когда сеть ARPANET впервые вышла на арену, ее разработчики ожидали, что преобладающим будет трафик (то еcть объем информации, передаваемой между узлами) типа "процесс-процесс". Они ошиблись. К их великому изумлению, объем электронной почты между людьми перекрыл объем связи между процессами. В то время, как снег, дождь, жара могли остановить почтовых курьеров, возможности сети ARPANET доставлять сообщения от западного побережья Cоединенных Штатов к восточному в течение нескольких секунд начали революционные процессы в средствах

cообщения.

Основная привлекательность электронной почты - ее быстрота. Однако есть другие преимущества которые не так широко известны. Телефон также предоставляет почти мгновенный доступ, но исследования показали, что около 75% телефонных вызовов заканчиваются безуспешно ("Я очень сожалею, но мистер Смит на совещании/уехал в командировку/вышел из комнаты."). Электронная почта имеет ту же скорость доступа, что и телефон, но не требует одновременного присутствия обоих абонентов на разных концах телефонной линии. Кроме того, она оставляет письменную копию послания, которое может быть сохранено или передано дальше. Более того, письмо одновременно может быть послано нескольким абонентам.

Предположим, что вам повезло, и вы стали счастливым обладателем персонального компьютера. Вы составили послание для своего абонента - ввели в компьютер текст, подготовили к передаче файл, содержащий какую-либо программу или, например, графические данные, указали адрес и, сняв телефонную трубку, передали по телефонной линии ваше письмо. Абонента нет дома? Не беда: письмо попадет к нему, как только он включит свой компьютер. Его телефон занят? Тоже не страшно: как только линия освободится, он сможет получить ваше послание, даже если вы уже давно повесили трубку. В этой, на первый взгляд, фантастической истории есть единственное преувеличение. Поднимать трубку и набирать телефонный номер

Для того чтобы иметь возможность обмениваться письмами по электронной почте, пользователь должен стать клиентом одной из компьютерных сетей. Также как и в телефонных сетях, клиенты компьютерных сетей называются абонентами.

Для каждого абонента на одном из сетевых компьютеров выделяется область памяти - электронный почтовый ящик. Доступ к этой области памяти осуществляется по адресу, который сообщается абоненту, и паролю, который абонент придумывает сам. Пароль известен только абоненту и сетевому компьютеру. Став абонентом компьютерной сети и получив адрес своего почтового ящика, пользователь может сообщить его друзьям, знакомым. Каждый абонент электронной почты может через свой компьютер и модем послать письмо любому другому абоненту указав в послании его почтовый адрес. Но сделать это можно, только сообщив компьютерной сети свой почтовый адрес и пароль (как доказательство того, что это действительно абонент).

Все письма, поступающие на некоторый почтовый адрес, записываются в выделенную для него область памяти сетевого компьютера. Сетевой компьютер, содержащий почтовые ящики абонентов носит название хост-компьютера (от host - хозяин).

Существуют два основных типа электронной почты:

Первый способ, называется off-line (вне линии, вне связи, произносится: офлайн), заключается в том, что при каждом сеансе связи компьютера абонента с сетевым компьютером происходит обмен письмами в автоматическом режиме: все заранее подготовленные письма абонента передаются на сетевой компьютер, а все письма, пришедшие на адрес абонента, передаются на его компьютер. Название off-line подчеркивает тот факт, что сам процесс ознакомления с письмами и их чтение происходит, когда связь с сетевым компьютером уже прекращена.

Второй способ, названный, естественно, on-line (на линии, на связи, произносится: онлайн), заключается в том, что абонент во время сеанса связи со своего компьютера получает возможность обратиться к содержимому своего почтового ящика, просмотреть его и прочитать письма. Некоторые письма можно, не читая, удалить, а на другие письма можно сразу дать ответ, воспользовавшись клавиатурой своего компьютера. Можно также послать все заготовленные заранее письма, являющиеся ничем иным как текстовыми файлами. В режиме on-line абонент не пользуется автоматическим режимом, а отсылает все письма сам, указывая их адреса и задавая соответствующую команду сетевому компьютеру.

Один компьютер может обслуживать нескольких абонентов. В случае использования on-line сети, каждый абонент осуществляет связь с компьютерной сетью и выполняет необходимые манипуляции для получения или отправки информации в соответствии со своими задачами во время сеанса связи.

Для абонентов сети off-line существует возможность иметь отдельный почтовый ящик на одном компьютере. Каждый абонент пользуется только своим почтовым ящиком, а рассылка и получение писем, связь с телеконференциями и обращения к базам данных для всех абонентов, пользующихся данным компьютером, осуществляются автоматически в момент сеанса связи с компьютерной сетью. Такая сложная организация обмена информацией с использованием одного компьютера приводит к необходимости выделения специального администратора для координации всего обмена информацией, осуществления сеансов, связи и обнаружения заблудившихся писем.