Обзорное руководство

1. Что нового в клиентском приложении Lotus Notes 8.5

В данном разделе описываются некоторые из многочисленных новых функциональных возможностей Notes Client 8.5. Дополнительная информация по использованию этих возможностей приведена в информационном центре IBM Lotus Domino and Notes .

1.1. Общие возможности

К некоторым общим возможностям клиентского приложения относятся:

1.1.1. Модернизированные контекстные меню

Были модернизированы контекстные меню для представлений mail (почта), contacts (список контактов) и To Do (список дел). При щелчке правой кнопкой мыши в любом из этих представлений отображается более лаконичное меню со списком действий, имеющих отношение к контексту (см. рисунок 1). Кроме того, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в документах, чтобы отметить их как прочтенные или не прочтенные.

1.1.2. Технология "перетаскивания" (drag and drop) в документах Notes

Теперь появилась возможность перетащить текст, форматированный текст (rich text) и названия (см. таблицу 1).

Таблица 1. Сценарии "перетаскивания"

Отметим также, что двойной щелчок левой кнопкой мыши в поле names приведет к выделению всего названия.

1.1.3. Сжатие встроенных изображений

Передача мультимедийной информации в почтовых сообщениях стала повсеместной, но это привело к такому увеличению размеров почтовых файлов, что могут возникнуть проблемы. Теперь можно настроить параметры Basic Notes Client Configuration на автоматическое сжатие растровых (.bmp) изображений, вставляемых в документы, путем выбора File > Preferences, Basic Notes Client Configuration, Additional options и разрешения флажка Compress images pasted into documents.

После установки этого параметра вставляемые в документ Notes растровые изображения будут сжиматься и преобразовываться в.gif-формат, что уменьшит пространство, необходимое для их хранения.

1.2. Почта

Новые функциональные возможности почты описаны ниже.

1.2.1. Варианты опережающего ввода адреса содержат несколько адресов электронной почты

Lotus Notes использует опережающий ввод (type-ahead) для завершения вводимых с клавиатуры названий, отображая один или несколько доступных вариантов по мере ввода достаточного для совпадения количества символов. Если в элементе списка контактов для субъекта имеется несколько почтовых адресов, все варианты адресов также отображаются в виде подменю в списке опережающего ввода. Это позволяет передавать почтовое сообщение вашему другу по его рабочему или домашнему адресу, в зависимости от обстоятельств.

К подменю вариантов адресов в опережающем списке можно обратиться путем щелчка правой кнопкой мыши на имени и выбора Other E-mail Addresses из отображающегося меню. Можно также поместить курсор мыши над именем в списке опережающего ввода; при этом откроется подменю, отображающее список доступных для выбора вариантов адресов.

Также можно использовать клавиши управления курсором (arrow keys) для отображения списка вариантов адресов. Просто поместите курсор в конец имени. Нажмите клавишу "стрелка вправо" для перемещения по списку вариантов названий. Нажмите клавишу "стрелка влево" для возврата фокуса к первоначальному опережающему списку. Отметим, что когда курсор не находится в конце названия, нажатие "стрелки вправо" просто перемещает курсор вправо на один символ.

Чаще используемые адреса отображаются в верхней части списка. При каждом выборе варианта адреса этот адрес отображается также в окне Recent Contacts (последние контакты) списка контактов.

1.2.2. Столбец Folder в окне All Documents

Новый столбец Folder (папка) в окне All Documents системы обмена почтовыми сообщениями (см. рисунок 2) отображает папку, в которой размещен документ.

1.3. Календарь

Теперь можно добавлять действия (activities), частные или общие календари Google, фиды iCalendar, другие пользовательские или прикладные (например, календарь Notes TeamRoom) календари Notes.

1.3.1. Добавление фида iCalendar в календарь Notes

iCalendar (iCal) – это интернет-стандарт, позволяющий импортировать созданные в различных системах календари в другие продукты, поддерживающие стандарт iCal, а затем просматривать эти календари и управлять ими. Стандарт iCal позволяет также передавать и принимать по электронной почте приглашения на встречу и другие задания.

Можно импортировать календарь iCal в Notes 8.5, используя команду меню File > Import или перетаскивание URL или файла в папку Notes Inbox или календарь. Также это можно сделать при помощи команды Add Calendar в навигаторе; в окне Show щелкните левой кнопкой мыши на Add a Calendar > iCalendar feed.

Выбор варианта "View this calendar when offline or on a mobile device" (просматривать этот календарь в автономном режиме или на мобильном устройстве) добавляет встречи из календаря iCal в календарь Notes (вместо их перезаписи), так что календарь можно синхронизировать с мобильными устройствами или использовать в автономном режиме.

Для просмотра записей фида iCal календаря Notes отметьте флажок рядом с меткой фида ниже Show Calendars. (Заметим, что если есть несколько записей фида iCal, их отображение для календаря Notes может потребовать некоторого времени.) Можно переключать отображение элементов фида iCal, отмечая или снимая отметку с флажка фида.

1.3.2. Добавление записей календаря TeamRoom в календарь Notes

Для добавления записей календаря Notes TeamRoom в календарь Notes прежде всего выберите шаблон Mail85. Затем в панели Views навигатора по календарю выберите My Calendars, Add a Calendar и Notes TeamRoom Calendar. Для отображения или скрытия добавленных элементов календаря отметьте или снимите отметку с флажка, находящегося рядом с названием календаря в My Calendars.

Для просмотра записей группового календаря (team calendar) вашего календаря Notes отметьте флажок, находящийся рядом с заголовком календаря TeamRoom в My Calendars. (Заметим, что если в групповом календаре есть несколько записей, их отображение для календаря Notes может потребовать некоторого времени.) Можно переключать отображение группового календаря (и любого добавленного вами календаря), отмечая или снимая отметку с флажка календаря.

Изменения для работы приложений Notes TeamRoom предыдущих версий . Многие пользователи Lotus Notes уже работают с приложениями TeamRoom. Для того чтобы данная функциональность работала с приложениями Notes TeamRoom предыдущих версий, администратор должен сначала изменить атрибуты STARTDATE$ , DURATION$ и EVENTTYPE$ в шаблоне приложений TeamRoom. Более подробная информация приведена в интерактивной справочной системе.

1.3.3. Добавление записей общего календаря Google в ваш календарь Notes

Web 2.0 способствовала тому, что определенные группы пользователей привыкли использовать дома технологии такого же уровня, что и на рабочем месте в офисе. Общепринятым является хранение персонального календаря в Интернете для отслеживания и демонстрации личных обязательств.

Теперь можно добавлять общие и частные календари Google в календарь Notes, что помогает отслеживать все сроки выполнения работ в одном месте и лучше управлять рабочим графиком.

Для просмотра записей календаря Google в календаре Notes выберите флажок, находящийся рядом с меткой календаря в My Calendars. (Отметим, что если в календаре Google есть несколько записей, их отображение для календаря Notes может потребовать некоторого времени.) Можно переключать отображение записей календаря Google, отмечая или снимая отметку с флажка календаря.

Таким же способом можно добавить другой пользовательский календарь Notes или действие (Activity) в ваш Notes.

1.3.4. Горизонтальная полоса прокрутки для окон календаря

Если вся информация заголовка для записи календаря не может отобразиться полностью в области одних суток, в этой области окна календаря отображается горизонтальная полоса прокрутки. Можно использовать курсор мыши или клавиши "стрелка влево" и "стрелка вправо" для прокрутки текста и отображения остальной части информации заголовка элементов календаря.

Горизонтальная полоса прокрутки отображается для пользователей, использующих и не использующих высококонтрастное отображение, а также для пользователей, использующих разные размеры шрифта или разный цвет в своих темах. Горизонтальная полоса прокрутки доступна также через функциональность Microsoft Active Accessibility (MSAA) для тех, кто использует вспомогательную технологию, такую как считыватель экрана (screen reader).

1.4. Список контактов

В этом разделе изложены новые функциональные возможности списка контактов (Contacts).

1.4.1. Переадресация контактов в виде vCard

Для переадресации одного или нескольких контактов в файле vCard выберите в Contacts необходимые контакты и нажмите Forward vCard.

Совет . Действие Forward vCard доступно также из меню, вызываемого по щелчку правой кнопкой мыши, и из меню Actions.

1.4.2. Импорт и экспорт файлов со списком контактов

Список наших контактов для работы и повседневной жизни разбросан по многим приложениям и местам. Теперь можно импортировать информацию о контактах в список контактов Lotus Notes Contacts отовсюду, собирая контакты там, где вы работаете чаще всего. Однако при импорте из других источников данные некоторых полей не точно отображаются в такие же поля записей списка контактов Notes.

В этом случае можно предварительно просмотреть список контактов до его импортирования и изменить отображение любых полей таким образом, чтобы информация располагалась в нужном вам месте записи нового списка контактов. Информация, не отображающаяся ни в какое поле записи списка контактов Notes, сохраняется в закладке Unmapped Data этой записи, и вы можете выполнить предварительный просмотр этой информации.

Для импорта внешних контактов в список контактов Notes, в Contacts выберите File > Import Contacts. Если необходимо изменить отображения полей, это можно сделать заранее или в списке контактов после импорта.

Для экспорта контактов (и фильтрации экспортируемых полей) выберите File > Export > Contacts в Contacts.

1.4.3. Список контактов Lotus Sametime

Можно перетаскивать сообщения для добавления названий в ваш список контактов Sametime Contacts. Более того, можно перетаскивать почтовые сообщения в любую персональную группу вашего списка Sametime Contacts и добавлять всех членов группы в список одновременно. Это же можно сделать с календарем и записями списка To Do, имеющими адресатов (например, встречи и групповые назначения To Do), а также с записями Contacts.

1.5. Система защиты

1.5.1. Помощь при потере пароля

Если администратор настроил стратегию сохранения копий вашего идентификатора в базе данных хранилища (vault database) на сервере, в окне входа в систему Notes отобразится кнопка Forgotten Password. Если вы забудете свой пароль, можно нажать эту кнопку для просмотра инструкций от администратора, описывающих процедуру получения нового пароля.

1.5.2. Удаление запросов пароля Notes

Администратор может разрешить вам входить в систему Lotus Notes с использованием регистрационных данных операционной системы (общая регистрация Notes). В этом случае можно запустить Lotus Notes без предоставления пароля Notes; необходимо лишь зарегистрироваться в Microsoft Windows, используя ваш пароль Windows.

Данная функциональность является улучшением функциональности единой регистрации клиента (Client Single Log-on), доступной в предыдущих версиях, поскольку никакая синхронизация паролей Windows и Notes не выполняется. Администратор может потребовать использовать эту функциональность или предоставить право выбора вам.

Для самостоятельного разрешения данной функциональности при условии, что администратор разрешает это делать, выберите File > Security > User Security и отметьте флажок Login to Notes using your operating system log-in (входить в систему Lotus Notes с использованием регистрационных данных операционной системы).

1.6. Другие функциональные возможности

К другим функциональным возможностям Lotus Notes 8.5 относятся улучшения в следующих областях.

1.6.1. Приложения Notes

Шаблон Personal Journal получил новое название и новый внешний вид. Более подробная информация приведена в документах About this Application и Using this Application, доступных из меню Help приложения Notebook.

1.6.2. Действия

Overview view (обзорный вид). Теперь отображает список недавних обновлений, выполненных в действиях.

View Activities to-do items in Calendar (просмотр элементов списка дел в календаре). В навигационной панели разверните My Calendars, выберите Add a Calendar, а затем выберите Activities.

Add custom fields to entries (добавить пользовательские поля в записи). Выберите "Add custom fields when creating an entry" для добавления поля текста, даты или имени в запись.

Edit field labels (редактировать метки полей). Выберите метку файлового вложения, закладки или пользовательского поля для изменения его названия.

Add multiple fields (добавить несколько полей). Добавляет несколько файловых вложений, закладок или пользовательских полей в одну запись.

1.6.3. Интеграция Lotus Connections

Lotus Connections - это программное обеспечение социальной сети для рабочего места. При интеграции в Lotus Notes оно позволяет выполнять поиск действий (Activities) и других возможностей Connections по указанному названию, слову или фразе. Lotus Connections можно использовать для создания и совместного использования действий, блогов, сообществ, закладок и визитных карточек.

Для выполнения поиска в Lotus Connections необходимо установить Activities и разрешить в боковой панели Notes.

Выполнять поиск в поле Search программы Lotus Connections можно путем выбора одной из возможностей Connections в ниспадающем списке вариантов. При щелчке правой кнопкой мыши на почтовом сообщении в папке Notes Inbox можно выполнить поиск информации об отправителе через возможности Connections (см. рисунок 3). Результаты поиска отображаются в новой странице, открывающейся в клиентском окне.

2. Новшества в сервере Lotus Domino 8.5

В следующих разделах рассматриваются новые возможности сервера Lotus Domino 8.5 и источники более подробной информации о них. Были выполнены многочисленные дополнения и модернизация программы для снижения стоимости и внедрения принципов экологичности оборудования (Green computing) путем уменьшения использования памяти, устройств ввода/вывода и процессора, облегчения администрирования и улучшения качества сервиса (Quality of Service – QoS).

Ниже мы обсудим некоторые наиболее важные функциональные возможности. Полное и подробное описание всех этих возможностей можно найти в информационном центре (Information Center).

2.1. Вложения Domino и объектные сервисы

Вложения Domino и объектные сервисы (Domino Attachment and Object Service – DAOS) позволяют существенно экономить пространство на уровне файлов благодаря совместному использованию данных, идентифицированных как идентичные, баз данных (приложений) на одном и том же сервере. Вложения документов являются первыми компонентами, использующимися функциональностью DAOS в Lotus Domino. Использование DAOS для вложений называется "консолидацией вложений" (attachment consolidation).

В базах данных, использующих DAOS, Lotus Domino больше не сохраняет отдельные полные копии каждого вложения документа. Вместо этого сервер сохраняет ссылку на каждый вложенный файл в общем репозитории и обращается к одному и тому же файлу из нескольких документов одной или нескольких баз данных сервера.

Раньше, когда сообщение, содержащее большой вложенный файл, отправлялось тысячам пользователей, создавалась отдельная копия сообщения для каждого получателя, что зачастую требовало нескольких гигабайтов дискового пространства. Но с использованием DAOS необходимое дисковое пространство значительно уменьшилось.

Более того, консолидация вложений не ограничена только почтой – она работает во всех случаях, когда вложение сохраняется в любом документе любой базы данных сервера, на котором разрешена данная функциональность.

В качестве примера экономии: если группа из 12 человек данного почтового сервера получает вложение размером 5 MБ, на диск будет записываться только 5 MБ, что обеспечит 92% экономии диска.

Администраторы могут использовать другие настройки в закладке DAOS для указания минимального размера вложений, которые должны консолидироваться, а также для указания родительского каталога на сервере для репозитория.

Консолидация вложений полностью незаметна для пользователей и API-программ. Когда получатель открывает документ, пиктограммы вложений выглядят одинаково, независимо от того, находится документ в базе данных сервера с разрешенной консолидацией или нет. Пользователи могут удалять, сохранять локально, заменять вложения и выполнять с ними любые подобные задачи.

При удалении и замене вложения или при создании новых документов или сообщений, содержащих копии существующих вложений, сервер корректирует ссылки на вложение в репозитории по мере необходимости, используя отображение для определения идентичных вложений на сервере.

Типичным примером, когда можно немедленно получить выигрыш от данной функциональности, является использование команды "Reply to All with History" (ответить всем по хронологии) и отправка вложений этому же списку получателей электронной почты.

Консолидация работает для всех баз данных версии ODS 50 и выше (см. рисунок 4). Базы данных с более ранними версиями ODS не имеют настройки DAOS в Advanced Properties, но вы можете подготовить их для консолидации в клиентском приложении Administrator так, чтобы они были включены в консолидацию при последующем обновлении до ODS 51 (являющейся новой версией ODS, доступной в Lotus Domino 8.5).

Флажок для разрешения DAOS находится в закладке "шапочка" окна Advanced Options (см. рисунок 5).

Более подробная информация для разрешения DAOS в первый раз или ее обновления приведена в интерактивной справочной системе.

2.2. Сжатие документов

Сжатие документов обозначает сжатие в документах Notes не суммарных данных (тело); ранее данный тип сжатия был доступен только при проектировании базы данных. Теперь сжатие не суммарных данных значительно уменьшает размер занимаемого дискового пространства для всех отформатированных текстовых элементов в документах, особенно когда база данных содержит длинные документы с большими графическими изображениями.

Общая экономия дискового пространства и операций ввода/вывода оказалась довольно высокой. Фактически, экономия дискового пространства при комбинировании сжатия документов и функциональности DAOS составила от 40 до 60%!

Подробное описание действий по разрешению функциональности сжатия документов приведено в интерактивной справочной системе.

2.2.1. Реальные результаты после разрешения сжатия документов

После разрешения сжатия документов на внутреннем сервере разработки мы обнаружили, что для всех наших баз данных это было выгодно, однако сравнение циклических значений для баз данных, показанное на рисунках 6 и 7, демонстрирует существенную разницу. Предварительное внутреннее тестирование показало уменьшение общего размера базы данных в среднем на 20%.

2.3. Возможности системы защиты

Рассмотрим некоторые из новых возможностей системы защиты Domino 8.5.

2.3.1. Хранилище Notes ID

Теперь можно исключить снижение производительности из-за утраты идентификаторов или паролей. Хранилище (vault) Notes ID является не обязательной серверной базой данных, хранящей защищенные копии идентификаторов пользователей Notes. Она позволяет администраторам и пользователям более легко и удобно управлять своими идентификаторами по сравнению с имеющимся механизмом восстановления файлов Domino ID, основанным на полномочиях (quorum-based).

Используя данную функциональность, можно ассоциировать пользователя с хранилищем через стратегию и восстанавливать забытый пароль. Кроме того, механизм восстановления паролей может сгенерировать пароль и отправить его кому-нибудь по электронной почте. Хранилище идентификаторов имеет также функциональность аудита, отслеживающую запросы/обращения к базе данных.

Полное описание этих новых функциональных возможностей и инструкции по их использованию приведены в теме Notes ID vault информационного центра и ее подтемах.

2.3.2. Совместная регистрация Notes

Совместная регистрация Notes (shared log-in) позволяет пользователям запустить Lotus Notes и использовать их идентификаторы Notes ID без необходимости предоставления паролей Notes. Вместо этого они должны только зарегистрироваться в Microsoft Windows при помощи своих Windows-паролей, хотя аспекты системы защиты Notes все равно управляются через Notes ID.

Совместная регистрация Notes предоставляет следующие преимущества:

• Пользователи должны помнить только свои Windows-пароли.
• Совместная регистрация Notes работает и при изменениях Windows-паролей.
• Администраторы применяют настройки стратегии для управления использованием этой функциональности независимо от того, обязательна она или нет.

В данной функциональной возможности реализованы следующие новшества :

• Настройки, которые используют администраторы для разрешения или запрета совместной регистрации, были изменены для повышения удобства работы с ними.
• Если пользователю разрешена совместная регистрация и стратегия предусматривает ее запрет, перед разрешением указания нового пароля для Notes ID пользователю выдается запрос на ввод его Windows-пароля.

Разрешение ID для совместной регистрации Notes изменяет ее таким образом, что ID работает только на компьютерах, в которых данная функциональность активизирована. Это необходимо потому, что она основана на инфраструктуре системы защиты Windows, специфичной для данного компьютера.

Совместная регистрация Notes не поддерживается для Notes ID, которые:

• используются на компьютерах, не выполняющих Microsoft Windows;
• защищены системой Smartcards;
• защищены несколькими паролями;
• используются мобильными (roaming) пользователями, чьи Notes ID сохраняются в Domino Directory;
• используются с Notes на USB-диске;
• используются людьми, имеющими обязательные профили Windows;
• используются в среде Citrix.

Более подробная информация о том, как разрешить, использовать и запретить эту функциональность, приведена в теме Using Notes shared login to suppress password prompts

2.4. Уменьшение числа дисковых операций ввода/вывода

Одной из главных целей Lotus Domino с точки зрения производительности является уменьшение общей стоимости необходимой инфраструктуры дисковой памяти. Кроме уменьшения суммарного объема дискового пространства путем использования таких возможностей как DAOS и сжатие документов, нашей целью является также уменьшение числа операций ввода/вывода в секунду вместе с объемом данных, считываемых и записываемых на диск.

Эти меры по оптимизации дискового ввода/вывода уменьшают число уникальных дисковых накопителей (шпинделей), необходимых для поддержки аналогичной нагрузки сервера Domino. Уменьшение дискового ввода/вывода является результатом многих улучшений в Lotus Domino как в обработке, выполняемой в ответ на действия пользователей (например, отправка и чтение электронной почты), так и в разнообразных фоновых действиях и операциях по обслуживанию, выполняемых на сервере.

Кроме естественного уменьшения числа дисковых операций ввода/вывода, являющегося результатом работы DAOS и сжатия документов, улучшения в работе задач Schedule Manager и Rooms and Resource Manager существенно повышают их производительность в обычном режиме. Кроме того, эти задачи теперь существенно меньше нагружают сервер Domino во время начальной загрузки и в ночное время при ежедневной служебной обработке.

2.5. Назначение динамической стратегии Lotus iNotes

Динамическая стратегия является явной стратегией, создаваемой через закладку Policy Assignment документа Policy и назначаемой для пользователей и групп пользователей.

Назначение динамической стратегии является новым вариантом назначения явной стратегии. Она включена по умолчанию и позволяет назначать настройки стратегии отдельным пользователям и группам пользователей простым указанием соответствующего имени пользователя или группы в документе Policy.

Эту стратегию можно "установить и забыть". Что касается организационных изменений, то необходимо всего лишь обновить документ Group. Если пользователь меняет работы или организации, вам не нужно определять, какие стратегии нуждаются в обновлении; обновленная информация о группе применяется при следующем вычислении стратегии для всех пользователей этой группы.

Назначение динамической стратегии может использоваться только с явными стратегиями, назначающими настройки по умолчанию отдельным пользователям или группам пользователей. Например, для установки полугодового сертификационного периода для рабочих-контрактников во всех отделах создается явная стратегия, которая затем назначается группе, содержащей всех контрактников, или каждому контрактнику отдельно.

Используя назначение динамической групповой стратегии, можно назначать стратегии:

• группам пользователей и динамически обновлять их действующие настройки стратегии при изменении их членства в группе;
• пользователям на основе их домашнего сервера и динамически обновлять их действующие настройки стратегии при изменении их домашнего сервера;
• пользователям путем добавления их имени непосредственно в стратегию, исключая необходимость редактирования сотен документов Person;
• в закладке Policy Assignment документа Explicit Policy, во время регистрации пользователя, путем редактирования пользовательского документа Person или путем использования инструментальной программы Assign Policy в клиентском приложении Domino Administrator.

Отметим, что динамически назначенные стратегии могут использоваться с имеющимися явными и организационными стратегиями.

Программа Policy Synopsis была модернизирована и теперь использует все динамические стратегии, включаемые в определение действующей стратегии пользователя. Программа Policy Synopsis используется так же, как и в предыдущих версиях Domino.

Более подробная информация по использованию данной функциональности приведена в теме Policies - New features информационного центра и связанных с ней подтемах.

2.6. Автоматически заполняющиеся группы

Группирование отдельных пользователей на основе их домашнего почтового сервера является типичной практикой администраторов. Эта функциональная возможность использует предопределенный критерий для автоматического определения и обновления членства в группах. Ее можно использовать для:

• применения стратегий для пользователей и групп пользователей на основе их домашних серверов;
• создания группы отдельных пользователей на основе их домашнего почтового сервера;
• назначения стратегии этой группе.

При назначении стратегии группе стратегия применяется к каждому члену группы домашнего сервера. Все обновления членства в группе домашнего сервера автоматически воздействуют на пользователей, к которым была применена стратегия. Эта функциональность значительно уменьшает объем работы, необходимой для поддержки обновленного состояния группы.

Для установки автоматически заполняющейся группы на домашнем сервере сначала установите Home Server auto-populated group в документе Group, а затем укажите интервал обновлений для автоматически заполняющейся группы в документе Domino Directory Profile.

2.7. Оптимизация маршрутизации

Оптимизация маршрутизации является последовательностью улучшений и изменений почтового маршрутизатора Domino, предназначенных и реализованных для уменьшения латентности, т.е. для уменьшения интервала времени между отправкой сообщения и его доставкой. Она предназначена для участия в снижении числа операций ввода/вывода и для решения проблем масштабируемости, связанных с незавершенной работой с большими сообщениями.

Данная функциональность включена по умолчанию. Улучшения не вызывают изменений в UI, но они заметны, когда речь идет о повышении производительности, новой статистике сообщений и новых подробностях задач маршрутизатора.

Дополнительная информация об этом, в том числе об использовании команды Show Tasks для просмотра действий маршрутизатора и новой статистики системы обмена сообщениями с использованием команды Show Stat Mail, приведена в теме Messaging - new features информационного центра и связанных с ней подтемах.

2.8. zip (gzip)-файлы GNU

Сервер Domino Web может обслуживать файлы, сжатые программой gzip (GNU zip). Эта функциональность включена по умолчанию, но необходимо добавить сжатые файлы в соответствующий каталог сервера и учесть определенные ограничения, перечисленные ниже.

Сервер Domino Web Server обслуживает файлы, сжатые программой gzip (GNU zip), при следующих условиях:

• Файл Notes.ini не содержит следующей настройки: HTTPDisablePreCompressedGzipFiles=1.
• Название сжатого файла является названием оригинального файла с дополнительным расширением.gz. Например, gzip-версией файла c:\notes\data\domino\html\foo.html является файл c:\notes\data\domino\html\foo.html.gz (браузер видит этот файл как http://servername/foo.html).
• Оригинальный файл присутствует в этом же каталоге, что и gzip-файл. Оригинальный файл обслуживается, если он новее gzip-файла или сжатие запрещено.
• Браузер или другое клиентское приложение отправляет заголовок запроса Accept-Encoding: gzip (по умолчанию для большинства браузеров).
• MIME-тип содержимого (MIME Content-type) файла соответствует text/* (все подтипы типа text) или application/* (все подтипы типа application). Сервер не поддерживает отправку диапазона байтов для файла, имеющего gzip-версию. Сервер не отправляет "Accept-Ranges: bytes" в HTTP-заголовке и отправляет сжатый файл полностью.

2.9. Конфигуратор Domino

Domino Configuration Tuner (DCT) - это приложение, оценивающее настройки сервера Domino в соответствии с растущим каталогом передовых методик использования. Все серверы одного домена должны оцениваться вместе. DCT генерирует отчеты, объясняющие обнаруженные проблемы, предлагающие улучшения и предоставляющие ссылки на соответствующие поясняющие публикации.

Приложение DCT реализовано в виде шаблона DCT.NTF, который включен в установочные файлы клиента Domino Administrator.

Приложение DCT предназначено для предоставления пользователям простой в использовании аналитической информации по конфигурации для повышения надежности настройки и производительности сервера. Один сервер Domino содержит тысячи конфигурационных параметров. DCT предоставляет анализ передовых методик и обнаруживает настройки, признанные неудачными. Предполагается, что DCT уменьшит общую стоимость владения, помогая определить существующие проблемы в конфигурации.

Как это работает . Первая версия DCT просматривает настройки в документах Server, файле Notes.ini и расширенных свойствах базы данных. Конфигурационные настройки помечаются, если из предыдущего опыта работы пользователей известно о том, что их значение приводит к проблемам. Выходящие за допустимый диапазон и неожидаемые значения выводятся для того, чтобы предотвратить неопределенное поведение. Предложенные корректировки помогают администраторам достичь известных улучшений производительности сервера.

При сканировании многих серверов был сгенерирован отчет, показанный на рисунке 8. Отдельные записи отчета могут быть выбраны в нижней левой части страницы и отсортированы по серверам, правилам или важности. Правая часть отображает подробную информацию для выбранного сервера. Отметим, что ссылки на интерактивную справочную систему предоставляют исчерпывающую контекстную информацию о конфигурационном параметре.

Доступность и требования . DCT поставляется вместе с Domino 8.5 и будет включаться в Domino Administrator. Он будет также доступен вне цикла выпуска Domino любому пользователю бесплатно. Дополнительная информация о том, как получить DCT, приведена по адресу Lotus Notes and Domino Wiki .

DCT предназначен для оценки Domino 7.0 и последующих серверов. Менять конфигурацию домена пользователя для использования преимуществ DCT не требуется. Поскольку DCT является шаблоном, он работает на клиенте Notes, Standard или Basic версии 8 и выше.

Начало работы с DCT . Используя Domino 8.5 Administrator, перейдите в закладку Server/Analysis и выберите "Domino Configuration Tuner" в левой навигационной панели. Автоматически создастся и затем откроется локальная версия DCT.NSF. Нажмите кнопку Run New Scan, чтобы начать работу.

Эта новая интегрированная среда поддерживает следующие новые функциональные возможности:

• Открытие документов в новом окне . Читая сообщение, вы можете "оторвать" его в новое окно, нажав пиктограмму в панели Action документа.
• Пиктограммы переключателей . Расположены в верхней части левой навигационной панели. Можно просто щелкнуть на пиктограмме, чтобы открыть приложение.
• Боковая панель (sidebar) . Эта панель в стиле Notes отображает календарь Day-at-a-glance (краткий обзор дня) и справочную систему (Help). Чтобы открыть или закрыть боковую панель, щелкните левой кнопкой мыши на ее пиктограмме.
• Краткий обзор дня (Day-at-a-glance) . Календарь Day-at-a-glance отображает записи вашего календаря в боковой панели.
• Состояние загрузки . При открытии документов данная закладка отображает пиктограмму состояния, указывающую на факт загрузки документа.
• Представления календаря . Обновлены представления, содержащие временные интервалы (time slots). Обновлен внешний вид представлений 1-day, 2-day, 5-day, 1-week и 1-month.

Протоколирование в консоли . Если что-то идет не так, в панели состояния (status bar) отображается сообщение об ошибке, сообщающее пользователю о проблеме и предоставляющее простой способ перехода к просмотру консоли, если это потребуется. При возникновении ошибки другого типа пользователь может нажать клавишу CTRL и щелкнуть левой кнопкой мыши на логотипе Lotus iNotes, чтобы открыть вспомогательную консоль. Отображаемая на вспомогательной панели информация может помочь разработчикам исследовать проблему.

3.2. Что нового в облегченном режиме

• Пользователи могут просматривать информацию о своей почтовой квоте.
• Пользователь может принять приглашение с комментариями или отклонить его с комментариями из папки Inbox или открытого приглашения на встречу.
• Теперь пользователи могут принимать или отклонять приглашения в облегченном режиме, а также могут создавать встречи.

3.3. Краткая информация о новом сверхоблегченном режиме

Новейшим режимом почтового клиента Lotus iNotes является сверхоблегченный режим (ultralite mode). Он предназначен для использования в мобильных устройствах и изначально поддерживается в устройствах Apple iPhone или iPod touch. Он предоставляет ограниченные возможности почты и списка контактов, а также календарь Day-at-a-glance.

По одному касанию пользователи Lotus iNotes могут просматривать свои папки входящей почты, списки контактов или календари с кратким обзором дня. Как и другие режимы работы Lotus iNotes, сверхоблегченный режим имеет фильтр активного содержимого (Active Content Filter) для снижения риска встречи с опасными сценариями в HTML.

Данный режим поддерживается в браузере Apple Safari 3.0, использующем следующие среды:

• Apple iPhone или Apple iPod touch.
• Браузер Apple Safari 3.0 в операционных системах Macintosh (предпочтительно) или Windows.
• Альтернативный клиент: браузер Mozilla Firefox в Macintosh или Windows.

В таблице 2 перечислены функциональные возможности, поддерживаемые в сверхоблегченном режиме работы Lotus Domino 8.5.

Таблица 2. Поддерживаемые функциональные возможности Lotus iNotes

3.4. Поддержка настроек стратегии обмена почтовыми сообщениями

Администраторы Domino могут использовать административные стратегии для настройки почты пользователей Lotus iNotes. Будучи примененными, эти настройки заблокируют настройки соответствующего пользователя в Lotus iNotes. (Отметим, что будут выполняться все существующие стратегии, ранее назначенные для пользователей Lotus iNotes.)

Информация по созданию документа Mail Policy Settings и полное объяснение методов использования стратегий и взаимодействия между документами Policy и Policy Settings приведено в разделе "User and Server Configuration > Policies" справочной системы Domino Administrator.

Кроме того, настройки в документе Mail Settings клиента Domino Administrator, поддерживаемые в Lotus iNotes, перечислены в теме Creating mail policy settings for Lotus iNotes users информационного центра.

Андрей Акопянц

Наши недостатки есть продолжение наших достоинств
Народная мудрость…

Практически все специалисты по информационным технологиям слышали о Lotus Notes (LN) , но относительно немногие имели с ним дело на практике. Вследствие этого по Лотусу имеется катастрофический дефицит объективной информации. Вся доступные публикации об этом продукте имеют вид рекламных проспектов или фрагментов технических описаний.

Там, где нет объективной информации - она замещается мифами. Сейчас в России Lotus продвигается в основном как система организации корпоративного документооборота, хотя на самом деле это не совсем так. Мнения об этом продукте полярны - одни преподносят его как панацею от всех болезней корпоративной автоматизации, другие и слышать о нем не хотят.

В то же время реальная значимость Lotus Notes для корпоративного рынка чрезвычайно велика. Многие крупные российские компании стоят сейчас на пороге выбора корпоративной информационной среды, и Lotus - один из основных претендентов на это. Поэтому мне показалось важным рассказать - что такое LN на самом деле, какие проблемы он решает, а какие - создает.

Я давно вынашивал эту идею, почитывая описания и расспрашивая знакомых. Окончательным толчком для меня стало знакомство с бывшим начальником IT очень крупного банка, поведавшего о некоторых особенностях эксплуатации LN, с которыми ему пришлось столкнуться.

Немного истории

Компания Лотус была пионером во многих направлениях софтверного бизнеса. Сейчас это многие не помнят, но в самом начале 90-тых "Lotus 1-2-3" был синонимом электронной таблицы - достойных конкурентов у него просто не было... Почтовая программа "CC-mail" оставалась лучшей корпоративной почтовой системой до середины 90-х.

Аналогов выпущенного в конце 80-х LN вообще не существовало - для него пришлось придумать отдельный термин - "GroopWare" (обеспечение коллективной работы). Это была первая и долгое время единственная система, реально позволяющая обеспечить быстрое создание единого информационного пространства компании и системы корпоративных коммуникаций.

Триумфальное шествие LN продолжалось почти десять лет, и основными его пользователями являлись крупные и средние корпорации. Неудивительно, что интерес к компании Лотус проявила IBM, традиционно обслуживающая Top1000 мирового бизнеса, и в конце концов таки купила эту компанию на корню. Так что ныне Лотус - это подразделение IBM, сохранившее некоторую самостоятельность, и торговую марку "Lotus".

Сейчас, впрочем, от всей линейки продуктов Лотус на рынке реально остался только Lotus Notes - остальные офисные приложения практически умерли, не выдержав конкуренции с Microsoft Office . А Lotus Notes не просто остался, но активно продвигается - по крайней мере, на российском рынке.

Lotus Notes - что это такое?

Говоря простыми словами, LN - это такой гибрид СУБД и почтовой системы, обладающий рядом интересных особенностей. Имеется также ряд возможностей для организации структурированной коммуникации - форумы, календари и др.

Главной особенностью лотусовской базы данных является ее ориентация на хранение больших плохо структурированных документов и коллективную работу с ними. Под коллективной работой подразумевается возможность нескольким человекам одновременно править одну и ту же запись (документ). Соответственно, поддерживается аппарат версий и возможности отслеживания изменений, сделанных отдельными пользователями. Кроме текстов, записи лотусовских БД могут содержать произвольное количество настраиваемых пользователями реквизитов разных типов. Причем настройка состава реквизитов достаточно проста и посильна конечным пользователям. Документы в базе могут ссылаться друг на друга (что-то типа вебовских гипертекстовых ссылок), и кликнув на ссылку в тексте документа, можно открыть другой документ.

В LN реализована изощренная система управления правами пользователей, позволяющая назначать права отдельным пользователям и их группам как на базы данных, так и на документы и их отдельные поля. Также поддерживается аутентификация документов с помощью электронной подписи - т.е. при помещении в базу созданный или модифицированный документ может подписываться подписью сотрудника, который с ним работал.

Почтовая программа и прочие приложения (форумы, календарное планирование и др.) надстроены над этой самой системой хранения документов. Адресные книги, папки с письмами, календари и др. также являются записями в БД, и на них распространяются все общие механизмы - версии, поддержка коллективной работы и др.

Еще одним базовым механизмом, впервые реализованный именно в Lotus Notes, является репликация - т.е. возможность серверов LN синхронизировать свои базы, пересылать друг другу документы в свободное от основной работы время. Таким образом обеспечивается возможность работы в территориально распределенной среде при медленных каналах связи, когда каждый сотрудник работает со своим ближайшим сервером (т.е. быстро), а, скажем, по ночам эти сервера синхронизируют свои базы.

Естественно, предусмотрена возможность разработок специализированных приложений в среде LN. Для этой цели в систему встроен язык программирования (Lotus script), открывающий доступ к API системы, и позволяющий создавать достаточно сложные приложения. Можно также разрабатывать приложения для Lotus на более традиционных Java & JavaScript, к которым также имеются библиотеки объектов для работы с Lotus-овским API.

Обратная сторона медали

Лотус - чрезвычайно функциональная система с элегантной архитектурой, реально позволяющей создать общую информационную среду в большой компании, имеющей много офисов в разных городах и странах. И в этом качестве он почти десять лет практически не имел конкурентов. За это время он обрел заслуженную популярность - по официальным данным им пользуются порядка 700 компаний из Top1000 мирового бизнеса.

Но времена меняются... И то, что вчера было достоинствами, сегодня зачастую становится недостатками, вызывающими изрядную головную боль у пользователей и служб сопровождения.

Lotus Notes - функционально замкнутая система, предоставляющая пользователю все необходимые ему средства работы - текстовый редактор, почтовую программу, систему календарного планирования и др. И пока пользователь пользуется для этих целей Lotus-овскими приложениями, все очень удобно и хорошо.

Но сегодня значительная часть пользователей предпочитает использовать офисные приложения других фирм - например, Microsoft, которые стали сегодня стандартом де-факто. В Lotus-овском хранилище документов можно хранить "чужие" файлы, но, как только мы начинаем использовать MS Word совместно с Lotus, тут же выясняется, что половина всех прелестей, которые были при работе со встроенным редактором LN, теряется.

Зато добавляются проблемы - специальные процедуры экспорта-импорта. Не говоря уж о том, что эргономичность лотусовских приложеней заставляет желать лучшего - по крайней мере, при переходе на них с продуктов Микрософт.

Еще одна особенность, показавшая свою оборотную сторону - это репликация в сочетании с общей требовательностью к ресурсам. Упоминавшийся мной начальник IT-департамента крупного банка, в котором было больше 2000 рабочих мест на LotusNotes вспоминал, как у них репликация между крутыми серверами по выделенному оптоволокну шла часами (а это означает, что люди часами не могли получить отправленные им на визирование срочные документы.

А необходимость во множестве серверов возникала из-за того, что одиночные сервера не справлялись с нагрузкой, поскольку LN в силу свой интегрированности очень требователен к серверным ресурсам. И когда в результате они переписали приложение на MS SQL , выяснилось, что всех пользователей спокойно "тянет" один не самый крутой сервер, и пропускной способности каналов (которой не хватало для репликации) вполне хватает для нормальной удаленной работы пользователей.

При больших объемах базы также выступает "родовая травма" Lotus Notes - его система хранения данных не поддерживает ряд вещей, являющихся стандартом для современных СУБД, и совершенно необходимых для функционирования реальных систем автоматизации.

• Во первых, БД Lotus Notes не поддерживает транзакции - т.е. согласованные изменения нескольких таблиц, выполняемые как единое целое. Т.е. если, например, приложение, работающее на клиенте, успело модифицировать одну запись, но не успело другую, и "упало" (например, свет выключился), то в базе данных LN измененная запись останется таковой, в то время как во всех современных СУБД в такой ситуации на сервере произойдет откат до начального состояния. Из-за этого поддерживать целостность больших баз на LN становится проблематично.
• Во-вторых, как мы говорили выше, LN поддерживает возможность связывания документов. Но при этом контроля ссылочной целостности в нем нет - Вы спокойно можете удалить документ, на который кто-то ссылается, и образуется "висячая" ссылка. Естественно, нет никаких более продвинутых механизмов контроля целостности - типа constraints в реляционных базах данных.
• И наконец, в-третьих - в отличие от современных реляционных СУБД, где индексирование записи происходит при помещении ее в базу, в LN индексирование - это отдельный процесс, происходящий асинхронно.

Дополняет картину эксплутационных "прелестей" "толстый" клиент (не просто толстый, а очень толстый) с большим клиент-серверным трафиком и среда разработки приложений, требующая редких и поэтому дорогих программистов.

Специалисты, эксплуатирующие Lotus notes, также жалуются на трудоемкость первоначальной установки и настройки, и, что гораздо более серьезно, большое количество критических для работы ошибок, в том числе в системе безопасности, которые очень медленно исправляются компанией-разработчиком.

Лотус как система документооборота

Но, может быть, Lotus так хорош в качестве системы организации документооборота, что все вышесказанное можно проигнорировать? Действительно, у LN в этом качестве есть один большой плюс - он позволяет быстро создать корпоративное хранилище документов и обеспечить базовые процедуры работы с ним.

Но наряду с этим у него есть и большой недостаток - что, кроме этого Lotus сам по себе ничего больше не умеет. Т.е. сделать макет базовыми средствами Lotus можно, а вот реализовать полноценную систему корпоративного документооборота, удовлетворяющую требованиям ГОС-ов, не получается. Говорить - "Для автоматизации делопроизводства мы купим Lotus Notes" - такой же нонсенс, как и "Для автоматизации делопроизводства мы купим MS SQL". Необходимо либо разрабатывать систему, используя LN как инструмент, либо покупать специализированное решение.

Достоинством LN как среды разработки является наличие ряда встроенных механизмов работы с документами. О недостатках мы говорили выше - дорогие разработчики, устаревшая технология хранения данных и трудности интеграции с другими системами.

В целом выходит, что при несколько меньшей трудоемкости сроки разработки прикладной системы на базе Lotus не отличаются от аналогичных разработок на базе скажем, MS SQL и Visual Basic , а стоимость (с учетом лицензий и дорогих разработчиков) может и заметно превосходить. Не говоря уж о том, что эксплутационные свойства систем на LN, такие, как надежность и эффективность, заметно хуже, чем у решений на базе полноценных СУБД.

Специализированные решения для организации делопроизводства на Lotus на российском рынке есть. Наиболее распространенными системами являются разработка компании Intertrust - "Office Media", система "Босс-референт" от АйТи и "Золушка" разработки Института развития Москвы, и ряд других систем.

Но они стоят дополнительных к самому Lotus Notes денег, не являются готовыми продуктами, а, скорее, "полуфабрикатами". По оценке специалистов, их функциональности и эксплутационным характеристикам также уступают системам, реализованным на базе полноценных СУБД и функционирующим в среде Microsft Office, таким как "Дело" от "Электронных офисных систем", LanDocs от "Ланит", Optima Workflow от Оптимы.

Заключение

И все-таки, почему при всем вышесказанном Lotus Notes достаточно популярен у IT-менеджеров и продолжает свою экспансию в крупные российские компании?

Видимо, основных резона два.

• Во первых, конъюнктурно - имиджевые соображения - типа "у нас все, как у лидеров западного бизнеса - вот и Lotus Notes стоит".
• Во вторых, LN создает иллюзию быстрого решения. При относительно небольших трудозатратах можно получить видимый результат и решить слой самых простых задач. А то, что дальше развивать это решение будет очень сложно - так к тому времени либо бизнес помрет, либо IT-менеджер поменяется...

Не стоит также сбрасывать со счетов активную директ-маркетинговую политику партнеров IBM.

Каковы перспективы этого продукта на рынке? Те, кто много лет эксплуатируют сотни и тысячи рабочих мест LN, скорее всего, не откажутся от него никогда - по крайней мере, до следующего катаклизма уровня "проблемы 2000 года". Просто потому, что издержки перехода на что-то другое будут слишком велики - возникающие проблемы проще и дешевле решать в его рамках…

Но мне кажется, что в современных условиях Lotus Notes уже уходит в те глубоководные впадины рынка, где живут лох-несские чудовища, IBM-овские мэйнфреймы и Кобол. Там Lotus будет жить вечно, но компаниям, выбирающим для себя решения сейчас, ставить на Lotus Notes видимо, не имеет большого смысла.

Во всяком случае, нужно четко понимать, что Lotus Notes - это не просто один из используемых компанией систем. Это целый мир, в который нужно погружаться полностью, уходя при этом от мэйнстрима, которым сегодня, нравится это нам или нет, все-таки является компонентная архитектура на базе решений Microsoft.

Интернет-магазин

Почему именно Lotus Notes?

Системы документооборота на базе Lotus Notes используются по всему миру. В России документооборот Lotus Notes часто встречается в банках, в крупных коммерческих структурах, а также в государственных учреждениях. Почему именно Lotus Notes выбирается в качестве платформы для автоматизации документооборота? Мы видим для этого несколько причин:

1. Сервер Lotus Domino включает в себя сервер приложений и почтовый сервер, что не требует интеграции системы документооборота Lotus Notes со сторонними почтовыми службами.

2. В Lotus Notes уже есть разработанная система разграничения прав доступа – остается ее просто использовать. Это значительно сокращает время и стоимость автоматизации документооборота Lotus Notes.

3. Пользователи могут работать с приложениями удаленно, без подключения к серверу. При этом на пользовательском ПК не требуется устанавливать дополнительное ПО – достаточно установить и настроить клиент Lotus Notes. После работы в режиме офф-лайн пользователь запускает репликацию и данные автоматически синхронизируются между клиентом и сервером.

4. Сервер Lotus Domino включает в себя web-сервер, который позволяет работать с приложениями Lotus Notes через web-браузер.

5. При доработке приложений Lotus Notes не требуется обновлять клиентские места. Изменения можно вносить в рабочих базах «на лету», не прерывая работу пользователей.

Автоматизация делопроизводства

Мы предлагаем систему классического документооборота для автоматизации делопроизводства . Данная система позволяет работать со следующими видами документов:
- Входящие и исходящие документы;
- Распоряжения и Приказы;
- Служебные записки;
- Заявления;
- Протоколы;
- Письма.

В системе реализован механизм контроля исполнительской дисциплины. Есть отдельные списки документов и резолюций, требующих исполнения. Отдельно отслеживаются документы с пометкой «На контроле».

Ко всем документам применяются правила для разграничения прав доступа таким образом, чтобы документы видели только те пользователи, которые имеют к ним отношение. Кроме того реализованы ограничения на создание, редактирование и удаление документов.

Кадровый документооборот

Кроме всего прочего, мы можем предложить систему для автоматизации кадрового документооборота . Данная система позволяет согласовывать следующие виды заявлений:
- Открытие вакансии;
- Прием сотрудника;
- Окончание испытательного срока;
- Изменение оклада;
- Обучение;
- Перевод на другую должность либо в другое подразделение;
- Увольнение;
- Премирование и штрафы;

Дополнительно система позволяет автоматизировать работу учебного центра : вести учебный календарь, формировать группы в удобном интерфейсе, а также хранить все анкеты участников в одном месте.

Мы экономим ваше время и деньги

Автоматизация документооборота значительно сокращает сроки согласования документов по очевидным причинам:

1. Электронный документооборот позволяет согласовывать документы параллельно, как будто один документ отправляется на стол сразу нескольким руководителям одновременно.

2. Не нужно передавать бумажную версию документа от одного руководителя к другому – экономим время на пересылке документов.

3. Не нужно распечатывать толстые пачки документов – все документы хранятся в электронном виде, распечатываются только те документы, которые необходимы для соблюдения законодательства.

Подводя итоги уходящего десятилетия, журнал InformationWeek назвал Lotus Notes одним из наиболее важных продуктов 90-х годов, который наиболее тесно интегрирован с понятием «групповой работы». В течение последнего десятилетия компания Lotus действительно приложила много усилий по развитию функциональности Lotus Domino и Notes, превратив их в передовые Internet-продукты, и вступила в 2000 год с общим количеством пользователей Lotus Notes, превышающим 56 миллионов.

Рынок «интегрированных систем для коллективной работы», как его определяет GartnerGroup, является одним из крупнейших сегментов мирового рынка программного обеспечения, а приложения, для которых используются эти технологии, относятся к категории «критически» и «жизненно важных». Достаточно сказать, что, по данным IDC1, в 1998 году «средняя» европейская организация потратила 89 000 долл. на системы коллективной работы и 48 000 долл. на программное обеспечение пересылки сообщений и электронной почты. В таких странах, как Швеция, процент людей, занимающихся интеллектуальным трудом и использующих системы для коллективной работы, достигал почти 70%.

Тем не менее очень часто среди потенциальных пользователей этих технологий отсутствует понимание того, что включает в себя это понятие - «интегрированные системы для коллективной работы», а также что составляет суть технологий Lotus Domino и Notes, в частности. Именно этим вопросам и посвящена данная статья.

Если дать в этом коротком введении формальное определение Lotus Domino и Notes - то это средства, предназначенные для сбора, организации и распределения информации и знаний.

Если отталкиваться от реальной практики использования, то можно выделить следующие группы организаций, которые выбрали и выбирают для себя эти технологии.

Первую группу составляют организации, которым нужна инфраструктура электронной почты, передачи сообщений и коммуникаций: современная, надежная и масштабируемая. Lotus Domino - это почтовый сервер, а Lotus Notes - клиент электронной почты с расширенными возможностями.

Вторую группу составляют организации, которые используют Domino и Notes в качестве платформы и инфраструктуры для бизнес-приложений , автоматизации деловых процедур, документооборота и т.д. Lotus Domino - это сервер приложений, а Lotus Notes - это клиент для выполнения бизнес-приложений, работы с информацией и документами, в том числе и в режиме offline.

Третья группа пользователей выбирает Lotus Domino в качестве уникальной технологии для создания инфраструктуры Web . Lotus Domino - это Web-сервер с расширенными возможностями по динамическому обновлению, категоризации информации, полнотекстовому поиску и т.д.

И, наконец, четвертая группа организаций выбирает Lotus Domino и Notes в качестве интегрирующего программного обеспечения , или «программного обеспечения промежуточного слоя», способного интегрировать информацию и данные практически из произвольных источников информации - реляционных СУБД, систем управления ресурсами предприятий (ERP), таких как SAP R/3, среды Internet и т.д.

В конечном итоге большинство пользователей Lotus Domino и Notes осознают возможность решения всего спектра перечисленных выше задач на основе единой технологической платформы и создают информационную инфраструктуру, позволяющую утверждать: «Эффективная работа нашей организации была бы невозможна без Domino и Notes».

Следует отметить, что Lotus Domino и Notes являются многоплатформными продуктами. Версии сервера Domino имеются под большинство распространенных операционных систем и аппаратных платформ, таких как Windows 3.x, Windows 95, Windows NT, Linux, Sun Solaris, HP-UX, IBM AIX, OS/2, Novell NetWare, OS/400, OS/390, Mac, предоставляя пользователям этих технологий свободу выбора платформы, адекватно отвечающей потребностям организации.

Продукт локализован, и его пользователями в России являются сотни и тысячи организаций.

Lotus Notes уходит своими корнями в некоторые из первых компьютерных программ, написанных в Компьютерной Исследовательской Лаборатории (Computer-based Education Research Laboratory - CERL) Университета штата Иллинойс. В 1973 году CERL выпустила продукт под названием PLATO Notes. В то время единственная функция PLATO Notes заключалась в присоединении к отчетам об ошибках идентификатора пользователя и даты, а также в обеспечении защиты файла от удаления другими пользователями. Системный персонал получил, таким образом, возможность отвечать на отчеты о проблемах, появляющиеся в нижней части экрана. Именно такой способ безопасной коммуникации между пользователями и составлял основу PLATO Notes.

В 1976 году был выпущен продукт под названием PLATO Group Notes. Group Notes унаследовал оригинальную концепцию PLATO Notes и являлся ее логическим развитием в части организации обратной связи с пользователями. Отзывы последних о новом продукте оказались положительными, Group Notes начал активно применяться и в итоге стал прообразом многих программных продуктов, использующих метафору «заметок» («notes»).

Создатель Lotus Notes Рэй Оззи (Ray Ozzie) работал в операционной системе PLATO в CERL в конце семидесятых годов. На него произвели впечатление система и ее коммуникационные возможности. Используя знания, приобретенные в CERL, Рэй Оззи начинает работу над предложением по созданию продукта категории «notes» для ПК. Вначале он испытывал сложности, связанные с отсутствием источников финансирования.

Мич Капор (Mitch Kapor), основатель и в то время Исполнительный Директор Lotus Development Corporation, поверил в то, что по тем временам являлось абсолютно новой концепцией. Капор не только вдохновился этой идеей, но и изъявил желание вложить деньги Lotus в разработку нового продукта. Проницательность Капора, его творческий подход и готовность преодолеть собственное недоверие предопределили превращение умозрительных представлений Оззи в реальность.

В июле 1984 года Оззи и Капор начали работать над инновационной разработкой, что привело пятью месяцами позже к созданию компании Iris Associates, Inc., основанной на средства Lotus и связанной с последней контрактными обязательствами. Задачей Iris являлась разработка первой версии-релиза (release) Notes.

Основная идея заключалась в разработке программного обеспечения, предназначенного для обеспечения возможностей сотрудничества и обмена сообщениями. В то время большинство пользователей еще не задумывались над этим и не испытывали интереса к использованию компьютеров для этой цели. Разработчики моделировали Lotus Notes на основе PLATO Notes, добавив, однако, в продукт большое количество новых мощных функциональных возможностей.

Изначально Notes представлялся разработчикам как комбинация средств для ведения дискуссий в режиме online, электронной почты, телефонных книг и документо-ориентированных баз данных. Подобный подход обусловливал наличие двух проблем. Первая - сетевые технологии в том виде, в каком они нам известны сейчас, тогда не существовали. Вследствие этого разработчикам вначале пришлось продавать идею Notes как средства управления персональной информацией (Personal Information Manager - PIM), некоего подобия «электронного органайзера», обладающего определенными возможностями совместной работы. Второе - на тот момент операционные системы были недостаточно развиты, и разработчикам пришлось писать большое количество системного кода для создания сервера имен (Name Server), баз данных и средств сетевой коммуникации. С развитием сетевых технологий разработчики стали продавать идею Notes как groupware («программное обеспечение для групповой работы»), что подразумевало возможности по обеспечению коммуникаций, сотрудничества и координации усилий между группами пользователей.

Вскоре появился компьютер Макинтош, детище корпорации Apple, обладавший новым, легким в использовании графическим интерфейсом пользователя. Это повлияло на разработчиков Notes, и они снабдили свой новый продукт символьно-ориентированным графическим интерфейсом. Первоначальное представление основателей быстро эволюционировало к идее создания продукта по поддержке виртуальных сообществ людей. Думать о создании ПО для групповой работы в 1984 году было делом эксцентричным - в то время большинство пользователей еще не знали, что такое электронная почта. Этот продукт намного опередил свое время. Это был первый коммерческий клиент-серверный продукт.

На разработку Notes ушло несколько лет, что, по сегодняшним стандартам, немало, но именно это обеспечило успех Notes. Позволив себе роскошь потратить на разработку пять лет, создатели Notes выпустили исключительно цельный продукт, у которого практически не оказалось соперников на рынке. Конкурентам потребовались годы, чтобы создать нечто подобное Notes. Тем не менее и на сегодняшний день ни один из продуктов не обладает всеми возможностями, присущими Notes.

Большая часть разработки, касающаяся ядра, была закончена в течение двух лет, но разработчики потратили еще год на то, чтобы перенести коды клиентской и серверной частей с Windows на OS/2. В этот период разработчики из Iris пользовались Notes для осуществления удаленной коммуникации с персоналом из Lotus. Каждодневное использование продукта было весьма полезным при разработке ключевых функциональных возможностей. Например, разработчикам потребовалось синхронизировать данные между двумя удаленными офисами, и они изобрели репликацию - одну из самых сильных возможностей Notes. Интересно то, что это даже не входило в первоначальные планы, но проблема возникла, и ее решили.

В августе 1986 года Notes уже обладал многими своими уникальными функциональными возможностями, и к нему была готова предварительная документация. Продукт был готов к поставке внутренним пользователям Lotus. В это время Lotus произвела оценку и приняла продукт. Lotus приобрела права на Notes в 1987 году.

Судьба Lotus Notes сложилась успешно еще до того момента, как вышла его первая версия-релиз. Глава компании Price Waterhouse просмотрел демо-ролик Lotus Notes до того, как был выпущен первый релиз. Продукт произвел на него такое впечатление, что он купил сразу 10 000 копий Notes. В то время это был рекордный объем продаж для ПК-ориентированных продуктов. Как первый крупный покупатель Notes компания Price Waterhouse предсказала, что Notes кардинальным образом трансформирует существующие на тот момент бизнес-процессы. Сотрудники Price Waterhouse оказались правы.

Коммерческая вторая версия Lotus Notes начала продаваться на рынке начиная с 1991 года, и долгое время продукт оставался единственной технологией по поддержке совместной работы людей.

Потом появился Internet со своими возможностями по хранению и обмену информации между географически распределенными группами людей - примерно то, что уже в течение ряда лет умел делать Notes. В 1995 году в компьютерной прессе было много статей на тему того, что судьба Notes предрешена и его заменят более открытые и дешевые технологии Internet.

Однако в ноябре 1995 года компания Lotus, уже будучи в то время частью корпорации IBM, объявила о стратегии, которая предполагала дополнение широкой функциональности Notes (тогда еще версии 3.3x) поддержкой стандартов Internet и радикальное снижение цен. С тех пор Lotus выпустила несколько новых версий Notes, а начиная с версии 4.5 функциональность сервера в области технологий Internet была такова, что компания посчитала необходимым переименовать серверную часть Notes в сервер Domino.

И сегодня, в начале нового десятилетия и нового века Lotus Domino и Notes продолжают оставаться лучшими продуктами для совместной работы, которые дают организациям возможности обеспечения эффективного взаимодействия персонала. Lotus Domino по своим характеристикам также является передовым Web-сервером, сервером приложений и электронной почты. Поэтому даже если организация не заинтересована в использовании Notes для совместной работы, есть много причин выбрать сервер Domino в качестве основы своей инфраструктуры Internet/intranet.

В данной статье нет места для подробного изложения истории развития Notes, начиная от первой версии и вплоть до версии пятой, которая была выпущена Lotus в 1999 году. Поэтому перейдем сразу к тем возможностям, которые дает эта технология сегодня. Следующее далее изложение является очень кратким описанием Domino и Notes.

Notes - весьма элегантное приложение. Это многосторонний продукт, функциональность которого столь обширна, что делает его кардинально отличным от других приложений. В этом и заключается причина того, что пользователям иногда бывает сложно осознать всю уникальность возможностей этой технологии. Однако как только приходит понимание принципов работы Notes, становится ясно, что эта технология действительно превосходит многие аналогичные средства Internet или продукты от других поставщиков в области систем для коллективной работы.

Работа современных организаций, будь то коммерческие структуры или государственные агентства, основана на активном взаимодействии людей, подразделений и других, внешних по отношению к ним, организаций.

Все формы подобного взаимодействия можно разбить на три группы, или так называемые три К:

• Коммуникации: вы и ваша организация может запрашивать у кого-либо или пересылать информацию.
• Кооперация: люди и организации используют совместное рабочее пространство (здания, комплексы зданий и т.д.) для выполнения работы, при этом требуется неформальное взаимодействие людей, для того чтобы работа была выполнена.
• Координирование: существуют определенные процессы, в которые вовлечены разные люди и организации, например, процесс согласования приказа или прохождения платежного поручения, подчиняющиеся заранее определенным правилам.

Если говорить о компьютерных технологиях, которые отвечают и поддерживают эти три формы взаимодействия, то это соответственно:

• Электронная почта и системы пересылки сообщений
• Базы данных коллективного доступа
• Средства автоматизации деловых процедур (workflow)

Основу Lotus Domino и Notes как раз и составляют перечисленные выше три технологии.

Lotus Domino и Notes можно было бы охарактеризовать как систему распределенных баз данных коллективного доступа, интегрированную с возможностями электронной почты.

• База данных коллективного доступа подразумевает возможности большого количества пользователей одновременно осуществлять доступ и обновлять содержание баз.
• Под распределенностью имеется в виду то, что базы данных могут располагаться одновременно на большом количестве серверов, которые периодически пересылают друг другу обновления так, что через определенное время изменения в данных, сделанные на одном сервере, достигнут любого другого. Этот процесс называется репликацией.
• Под базами данных, интегрированными с возможностями электронной почты, подразумевается, что не только люди - пользователи Notes могут обмениваться почтовыми сообщениями, но и базы данных, и приложения Notes могут посылать документы и сообщения как людям, так и другим базам данных и приложениям Notes. И это является критически важным свойством при автоматизации деловых потоков и процедур (workflow).

Важным для понимания возможностей Domino и Notes является так называемая Архитектура решений Lotus. Эта концепция (см. таблицу) была разработана консалтинговой службой Lotus в соответствии с принципами системного подхода. Она обеспечивает целостный подход к классификации решений на основе коммуникационных технологий и технологий совместной работы на платформе Domino и Notes.

С точки зрения рассматриваемой концепции выбранная коммуникационная платформа должна обладать следующими возможностями. Во-первых, она должна поддерживать весь спектр технологий создания корпоративной системы, которые перечислены выше (корпоративная система электронной почты, базы данных коллективного доступа, средства автоматизации деловых процедур).

Во-вторых, решения, основанные на этой платформе, должны эффективно функционировать на трех уровнях организационной сложности:

1. Уровень отделов и подразделений.

2. Уровень интегрированной организации.

3. Уровень расширенной организации (включает в себя все связи с внешним миром - партнерами, заказчиками, поставщиками услуг и пр.).

В этом смысле Lotus Domino и Notes обеспечивают полноценное решение в области систем коллективной работы и позволяют решать технологически сложные задачи на любом организационном уровне. Lotus Domino - это одновременно сервер электронной почты, сервер приложений для работы с документами и создания систем автоматизации деловых процедур, Web-сервер, дополненный широкими возможностями интеграции с реляционными СУБД и системами управления ресурсами предприятий (ERP-системами). Lotus Notes - это интегрированный почтовый и Internet-клиент, клиент для совместной работы и работы с документами, обеспечивающий, кроме всего прочего, возможности мобильной работы пользователей.

В соответствии с этим подходом, то или иное решение с точки зрения применяемых технологий и организационной сложности попадает в одну из девяти категорий. Все, что находится на верхнем уровне расширенной организации - это Internet-технологии, два нижних ряда - это внутрикорпоративные intranеt-системы. Технологии электронного бизнеса, о которых сейчас так много говорится - это верхние два правых квадрата, то есть это основанные на стандартах Internet-технологии, обеспечивающие средства совместной работы и координации действия различных организаций, вовлеченных в общие производственные процессы.

КомпьютерПресс 4"2000

Кафедра информатики

СЕМЕСТРОВАЯ КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: "Информатика" на тему:

Программное обеспечение « LotusNotes»

МОСКВА 2009

Введение

Запуск LotusNotes

Основные элементы интерфейса

Основные команды для работы с базой данных

Папки и представления

Почта и адресная книга LotusNotes

Стандартные папки LotusNotes

Стандартные представления LotusNotes

Создание сообщений

Чтение сообщений

Работа с папками

Обработка почты

Безопасность

Использование NotesHelp

Список использованной литературы

Введение

Что такое LotusNotes?

Несомненно, все из вас представляют, что такое документ. В повседневной практике мы постоянно имеем дело с документами самой разнообразной формы и содержания.

LotusNotes позволяет организовать процесс создания и распространения документов более удобным путем, объединяя документы в базы документов. Notes – это прежде всего средство для создания и организации документов. Notes позволяет сделать документ доступным для Ваших коллег. Вы можете создавать редактировать и читать документы. Служебные записки, приказы, счета, графики, распоряжения – все эти документы могут содержаться в базе LotusNotes. Фактически, основой LotusNotes является уникальная технология создания и хранения документов. Она обеспечивает хранение информации в базах документов и быстрый доступ к ней.

Документ Notes можно рассматривать как контейнер, в который могут быть помещены самые разнообразные объекты и в любом количестве, например:

· Текст, числа и графические изображения

· Файлы, подготовленные MSWord

· Электронные таблицы Lotus 1-2-3 или MSExcel

Для каждого такого документа в базу документов Notes будет помещена информация о датах создания и редактирования, сотрудниках выполнявших операцию и правах доступа на весь документ или его части.

Запуск Lotus Notes

Для запуска Lotus Notes необходимо, нажав на кнопку Пуск , а далее выбирать последовательно Программы - Приложения Lotus - Lotus Notes

Сразу после запуска Lotus Notes предложит ввести пароль пользователя, который был предоставлен Вам администратором системы.

Необходимо обратить внимание на то, что система спрашивает именно пароль пользователя, а не имя с паролем. Происходит так из-за того, что Lotus Notes после установки на компьютер настраивается для поддержки работы конкретного пользователя.

Обратите внимание, что для сложности подбора пароля в строке ввода пароля отображается не один символ для одного нажатия на клавиатуре, а 2-3 в случайной последовательности.

После правильного ввода пароля перед Вами открывается рабочая область.

Ввод пароля предоставляет доступ к так называемому ID-файлу, в котором содержаться те данные, которые необходимы для подтверждения личности пользователя перед сервером Domino, в том числе и имя пользователя. Необходимо, чтобы каждый пользователь следил за сохранностью своего ID-файла и по возможности хранил его на дискете, т.к. кроме пароля ID-файл ничем не защищен и злоумышленник может путем подбора пароля получить доступ к серверу, захватив ID-файл пользователя. По умолчанию, ID-файлы для всех пользователей данного компьютера хранятся в каталоге Notes\Data и могут быть переписаны оттуда на дискету.

Основные элементы интерфейса

После первого запуска Notes на рабочей станции, Вы получаете вид, показанный на рисунке. Эта страница стала стартовой, начиная с версии 5. Переключение в режим «Рабочей области» показано на рисунке

Давайте детально рассмотрим внешний вид “Рабочей области”.

Ярлыки, находящиеся в верхней части рабочего стола, содержат названия рабочих листов, на каждом из которых могут быть расположены закладки.
Для создания рабочего листа необходимо воспользоваться командой меню Создание - Лист и ввести в появившемся окне название, которое, например, может совпадать с Вашим именем.
Закладка является ссылкой на базу данных, расположенную на сервере или Вашем компьютере. Появляется она при первом открытии базы и позволяет быстро к ней перейти, руководствуясь названием и местоположением.

В верхней части окна Lotus Notes располагается меню. Все его элементы являются контекстно-зависимыми. Наличие некоторых пунктов напрямую зависит от того, какая операция выполняется в данный момент. В качестве примера можно привести пункты меню Файл , Правка , Создание и Действие . Пункты меню Текст, Таблица, Рисунки и некоторые другие появляются только при работе с соответствующими типами данных.
Интерфейс Lotus Notes помимо стандартных меню, характерных для любых Windows-приложений, содержит некоторые специфичные элементы, такие как панель закладок и панель задач. Панель закладок организует закладки. С ее помощью пользователь системы может ускорить доступ к различным функциям системы. Закладки Notes создаются так же, как и в браузере, но эти закладки могут указывать на элементы как Notes, так и Интернета, включая базы данных, представления, документы, Web-страницы и группы новостей.
Панель задач действует аналогично панели задач операционной системы Windows. Кнопки задач делают в Notes удобным переход из одного открытого окна в другое. Каждый раз при открытии почты, базы данных или документа автоматически создается кнопка задачи, отображаемая непосредственно под строкой меню Notes. Любая из активных задач доступна по щелчку. Для закрытия задачи можно просто щелкнуть "х" в правом верхнем углу кнопки задачи. Для перехода между задачами можно использовать клавиши Ctrl + Tab.
В Lotus Notes существует возможность быстрого доступа ко многим функциям и инструментам. Это Панель инструментов . В большинстве случаев использование панели инструментов значительно удобнее, чем использование меню. Кнопки-значки на панели инструментов контекстно-зависимы, т.е. в каждый момент времени доступны только необходимые значки.
По умолчанию панель инструментов выключена. Чтобы отобразить ее, выберите в верхнем меню Файл - Параметры - Параметры панели инструментов. В открывшемся диалоговом окне установите флажок "Панель инструментов". При необходимости с помощью этого окна пользователь может создать и сохранить свой собственный набор значков для использования вместо стандартного набора.
При работе в Lotus Notes в любой момент времени доступны также контекстные меню, вызываемые нажатием правой кнопки мыши. Контекстные меню отображаются для закладок, значков, документов, баз данных и т. д., предоставляя команды, которые достаточно просто щелкнуть. Большинство команд, содержащихся в контекстных меню, доступны также через основные меню.

Строка разделена на восемь сегментов, которые содержат всплывающие меню и индикаторы.

Первый сегмент – индикатор обмена данными с сервером Notes. Изображение молнии означает, что идет обмен информацией с сервером. Если связь с сервером установлена с помощью модема, в этом сегменте появится соответствующая пиктограмма модема.

Второй сегмент – указывает на тип используемого шрифта в текущей позиции курсора. При нажатии мышью на этом сегменте появляется всплывающее меню со списком доступных шрифтов.

Третий сегмент – определяет размер шрифта.

Четвертый сегмент – позволяет определить стиль, который будет использоваться при форматировании абзацев.

Эти два сегмента также имеют всплывающие меню

Кроме основного меню существуют два типа контекстных меню:

· элементы меню, которые появляются в основном меню, в зависимости от активного элемента базы: Текст, Раздел, Вложения, Связь, Рисунок;

· меню, которое появляется после нажатия правой кнопки мыши на каком-либо из объектов. Этим объектом может быть значок базы данных, документ, выделенный фрагмент текста, поверхность рабочего пространства и т.д.

Обратите внимание! Список команд контекстного меню зависит от объекта, к которому оно относится, и от того, какие операции выполняются над элементами базы в данный момент

Окно рабочего пространства содержит несколько листов рабочего пространства. На листах находятся значки баз данных. Для удобства работы пользователя базы данных можно сгруппировать по определенным признакам, например, по тематикам баз.