Формулы в Excel

Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления в ячейке. Формула начинается со знака равенства. Функции - заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке. Эти функции позволяют выполнять как простые, так и сложные вычисления. Например, функция ОКРУГЛ(А10;2) округляет число в ячейке A10 до сотых.

Примеры формул: =A1+10, =10%, =2^5+СУММ(A1:A5;A12), =D2/Стоимость, =A20&" МАЯ" (При содержимом ячейки А20 - Первое , в ячейке с формулой А20&" МАЯ" будет записано: Первое МАЯ ).

При записи формулы нужно соблюдать следующие правила:

· ввод формулы предваряется знаком =;

· при записи адресов ячеек могут использоваться как строчные, так и прописные буквы;

· ввод адреса ячейки в формуле может быть произведен как вручную, так и щелчком мыши на соответствующей ячейке;

· ввод формулы заканчивается нажатием клавиши Enter, после чего происходит пересчет формулы, и в ячейке отображается результат расчета по формуле, саму же формулу при этом можно видеть в строке формул;

· ссылки на ячейки других листов производятся указанием листа и ячейки, разделенных восклицательным знаком. Например, ссылка на ячейку B10 листа с названием "февраль" будет записана как: февраль!В10;

· ссылки на ячейки других открытых книг производятся указанием имени книги, заключенного в квадратные скобки, а затем листа и ячейки, как указано в предыдущем пункте. Например, ссылка на ячейку В10 листа "февраль" книги с названием "Отчет" будет записана как: [Отчет]февраль!В10;

· если книга, на которую указывает ссылка, закрыта, то в ссылке указывается полный путь к папке, где хранится эта книга. Например, если книга "Отчет" находится в папке С:\Excel, то ссылка на ячейку В10 этой книги будет записана следующим образом:
"С:\Excel\[Отчет]февраль"!В10 .

Обычно Excel формирует относительные ссылки на ячейки. Но иногда нужно сослаться в формуле на ячейку, значение которой не должно меняться при копировании формулы или при перемещении исходных данных. В этом случае следует использовать абсолютные ссылки, которые отличаются от относительных наличием символа $ перед буквой столбца, номером строки или перед обеими этими характеристиками, например $Е$15. В такой ссылке не изменяется та часть, перед которой стоит знак $. Например, при копировании формулы: = А2*$Е$6 (рисунок 2) из E2 в диапазон E3:E6, изменяется только относительная ссылка на А2, а абсолютная ссылка $Е$6 при копировании не меняется.

Рисунок 2 Пример использования абсолютных ссылок

R Для того чтобы относительную ссылку преобразовать в абсолютную, достаточно после ввода ссылки (щелчка по соответствующей ячейке) нажать клавишу F4 - и знаки доллара появятся автоматически. Таким образом, нет необходимости вводить знак $ с клавиатуры.

Рассмотрим достаточно простой пример расчета таблицы:

Для расчета столбца значения в ячейке Е2 вводим формулу:

= B2+C2+D2 . В ячейке Е3 нужно ввести формулу = B3+C3+D3 . Для сложения можно использовать встроенную функцию суммы CУМM() . В скобках указывается диапазон ячеек, значения которых необходимо суммировать, то есть в ячейке Е2 можно записать СУММ(В2:D2) , а в ячейке E3 - СУММ(В3:D3) .

Для идентичных формул можно производить операцию копирования. При этом адреса ячеек будут изменяться. Так если скопировать формулу, записанную в ячейке Е2 в ячейку E3 значение строки в формуле поменяется, и она будет иметь вид = B3+C3+D3 . Сложение можно производить и с помощью кнопки Автосумма , расположенной на панели инструментов Стандартная.

ФОРМУЛЫ И ФУНКЦИИ MICROSOFT EXCEL

1. Формулы и функции

Обработка чисел – одна из главных задач Excel. Можно создавать простые формулы, в которых складываются последовательности чисел, вычисляется разность двух чисел или определяется процент, составляющий конкретное значение от общей суммы значений. Кроме того, в Excel существует больше 320 встроенных функций для выполнения сложных финансовых, инженерных, статистических расчетов и вычислений.

Формула в Excel представляет собой выражение, создаваемое пользователей, по которому выполняется вычисление в рабочей книге.

В формулах могут использоваться:

- числовые значения;

- адреса ячеек (относительные, абсолютные и смешанные ссылки);

- операторы: математические (+, -, *, /, %, ^), сравнения (=, <, >, >=, <=,

< >), текстовый оператор & (для объединения нескольких текстовых строк в одну), операторы отношения диапазонов (двоеточие (:) - диапазон, запятая (,) - для объединения диапазонов, пробел - пересечение диапазонов);

Функции.

Ввод формулы всегда начинается со знака «=». Результат формулы отображается в ячейке, а сама формула - в области ввода строки формул.

Рис. 1. Пример формулы в Excel.

Способы адресации ячеек

Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки рабочего листа (например А1, ВМ55). В формулах адреса указываются с помощью ссылок - относительных, абсолютных или смешанных.

Относительная ссылка указывает расположение нужной ячейки относительно активной (т. е. текущей). При копировании формул эти ссылки автоматически изменяются в соответствии с новым положением формулы. (Пример записи ссылки:

Абсолютная ссылка указывает на точное местоположение ячейки, входящей в формулу. При копировании формул эти ссылки не изменяются. Для создания абсолютной ссылки на ячейку, поставьте знак доллара ($) перед обозначением столбца и строки (Пример записи ссылки: $А$2, $С$10).

Чтобы зафиксировать часть адреса ячейки от изменений (по столбцу или по строке) при копировании формул, используется смешанная ссылка с фиксацией нужного параметра. (Пример записи ссылки: $А2, C$10).

Замечания

– Чтобы вручную не набирать знаки доллара при записи ссылок, можно воспользоваться клавишей F4, которая позволяет «перебрать» все виды ссылок для ячейки.

– Чтобы использовать в формуле ссылку на ячейки с другого рабочего листа, нужно применять следующий синтаксис: Имя_Листа!Адрес_ячейки (Пример записи: Лист2!С20).

– Чтобы использовать в формуле ссылку на ячейки из другой рабочей книги, нужно применять следующий синтаксис: [Имя_рабочей_книги]Имя_Листа!Адрес_ячейки

(Пример записи: [Таблицы.хlsх]Лист2!С20).

Функции – это готовые формулы, встроенные в Microsoft Excel, которые можно применять в других формулах или использовать самостоятельно. Они представляют собой разработанные формулы, которые сохранены под определенным именем для выполнения специальных задач.

Функция состоит из двух частей: имени и аргумента. В общем виде у всех функций синтаксис одинаков:

Имя_функции(аргумент; аргумент;…)

Аргумент может представлять собой значение или ссылку на ячейку или диапазон ячеек, над данными которых выполняются вычисления. В качестве аргументов также могут использоваться другие функции (вложенные функции) и формулы, например,

СУММ(ABS(B2), D5*D10),

где функция СУММ вычисляет сумму аргументов, в данном примере ее аргументами являются: функция ABS(B2) и формулаD5*D10.

Существуют функции, которые не имеют аргумента. Например, ПИ(), СЕГОДНЯ().

При расчетах и вычислениях по формулам в Microsoft Excel существует фиксированный порядок выполнения действий, определенный приоритетом операции. При этом надо учитывать, что если в формуле есть функция, то вначале определяется (вычисляется аргумент функции), а затем вычисляется значение функции. В таблице 4.2 перечислены все операторы и указан их приоритет. Операторы с низким значением в колонке Приоритет выполняются в процессе вычисления раньше. В том случае, когда в формуле присутствуют два оператора с одинаковым приоритетом, Microsoft Excel определяет порядок их выполнения слева направо.

Изменить порядок выполнения операций можно с помощью круглых скобок.

2. Ввод и редактирование формул.

Для ввода формулы в ячейку необходимо:

щелкнуть ячейку, в которую нужно поместить формулу;

набрать формулу;

нажать клавишу Enter .

Набирать формулу можно вручную с помощью клавиатуры. При этом требуется лишь соблюдать правила синтаксиса при составлении формулы. Адреса ячеек в формуле можно вводиться тоже вручную, а можно просто с помощью щелчка мыши по нужным ячейкам. При вводе адресов ячеек вручную необходимо использовать только латинский алфавит. При записи формулы можно набирать цифры и арифметические операторы, используя как обычную, так и дополнительную цифровую клавиатуру. Буквы в формулах могут быть как строчными, так и прописными.

Формулы можно отредактировать так же, как и содержимое любой другой ячейки. Для этого необходимо дважды щелкнуть по ячейке с формулой, либо выделив ячейку, нажать клавишу F2, либо отредактировать формулу в области ввода строки формул. Завершить редактирование необходимо щелкнув по клавише Enter , либо по кнопкеВвод строки формул.

Чтобы отменить редактирование надо нажать клавишу Esc или щелкнуть по кнопкеОтмена строки формул.

3. Категории функций. Вставка функций.

В Excel содержится более 300 встроенных функций, которые для удобства поиска необходимой функции разбиты на 9 категорий: Финансовые, Математические, Дата и время, Статистические, Текстовые, Логические, Работа с базой данные, Проверка свойств и значений, Ссылки на массивы. Внутри каждой категории функции отсортированы в алфавитном порядке.

Для того, чтобы вставить функцию в рабочий лист Microsoft Excel необходимо:

1. Выделить ячейку, в которую будет помещен результат вычисления

2. Вставить необходимую функцию.

Вставить функцию можно следующими способами:

набрать имя функции и ее аргумент вручную с клавиатуры;

с помощью мастера функций.

При ручном наборе функции активуруется средство Автозавершение функций, позволяющее по первым введенным буквам выбрать нужную функцию.

Для открытия мастера функций необходимо:

1) щелкнуть на кнопке Вставка функции, расположенной в строке

2) в открывшемся диалоговом окне Мастер функций – шаг 1 из 2 выбрать нужную категорию функций в спискеКатегория (на рис. 4 выбрана категория Финансовые);

3. в списке Функция выбрать нужную функцию. Синтаксис и описание выбранной функции появятся в нижней части окна (на рис. 4 выбрана функция ПРПЛТ);

4. Щелкнуть кнопку ОК.

5. на втором шаге работы с мастером функций в открвышемся диалоговом окне Аргументы функции задать аргументы функции.

Рис. 5. Диалоговое окно Аргументы функции.

Аргументы, названия которых приводятся полужирным шрифтом, являются обязательными. Аргументы, названия которых написаны обычным шрифтом, задавать не обязательно. В поле для задания первого аргумента функции установлен мигающий курсор и в нижней части палитры появляется описание функции и выбранного аргумента.

6. После ввода всех требуемых аргументов щелкнуть на кнопку ОК. Результат вычисления функции появится в листе, а сама функция отобразится в строке формул.

Также для вставки функции из категорий Финансовые, Логические, Текстовые, Дата и время, Ссылки и массивы, Математические можно воспользоваться соответствующими раскрывающимися кнопками группы Библиотека функций вкладки Формулы. После выбора необходимой фукцию из нужного раскрывающегося списка останется задать ее аргументы в открывшемся диалоговом окне Аргументы функций.

Если диалоговое окно Аргументы функции закрывает данные, которые необходимо выбрать, то надо воспользоваться кнопкой свертывания

диалогового окна (см. рис. 5), чтобы временно, пока выбираются ячейки, свернуть большую часть этого диалогового окна, оставив только поле текущего аргумента (рис. 6). Эта кнопка расположена в правой части поля каждого аргумента (см. рис. 5). Для восстановления диалогового окна Аргументы функции до исходного размера снова щелкните на этой кнопке. Также можно переместить это окно в любую часть экрана, поместив указатель мыши на любой из его свободных частей и перетащив его.

Рис. 6. Свернутое диалоговое окно Аргументы функции.

Microsoft Excel запоминает функции, с которыми работал

пользователь. Поэтому пользователь может выбрать уже использовавшуюся функцию, воспользовавшись пунктом 10 недавно использовавшихся спискаКатегория диалогового окнаМастер функций – шаг 1 из 2 и выбрав нужную функцию из спискаФункция.

Использование функции СУММ. Наиболее часто используемая операция при работе с Microsoft Excel – это суммирование значений ячеек различных диапазонов (особенно суммирование по строке или столбцу). Для облегчения применения функции СУММ , которая позволяет выполнять эту операцию в Microsoft Excel существует средство Автосумма , доступ к которому можно получить, щелкнув на кнопке Автосумма стандартной панели инструментов.

Чтобы просуммировать значения в ячейках столбца или строки, надо:

– щелкнуть ячейку, непосредственно снизу от суммируемого столбца или справа от суммируемой строки – в нее будет помещен результат автосуммирования;

– щелкнуть кнопку Автосумма панели инструментовСтандартная;

– проверить, правилен ли автоматически выделенный диапазон для автосуммирования;

– при необходимости изменить диапазон;

– нажать клавишу Enter или щелкнуть кнопкуВвод в строке формул.

Это средство особенно полезно тем, что оно автоматически пытается определить диапазон ячеек, который вы хотите использовать при суммировании. По умолчанию при использовании кнопки Автосумма происходит анализ рабочего листа в следующем порядке.

1. В начале средство Автосумма ищет значения для суммирования на активной ячейкой. В диапазон Автосуммы включаются все ячейки над активной ячейкой до тех пор, пока не встретится пустая ячейка или текст.

2. Если пустая ячейка или текст обнаружен сразу над активной ячейкой, то поиск проводится слева от активной ячейки. Включение ячеек в диапазон происходит до тех пор, пока не встретится пустая ячейка или текст.

3. Если пустые ячейки обнаружены одновременно над и слева от активной ячейки, или если слева обнаружена только одна ячейка с числовым значением, вновь осуществляется поиск числовых значений над активной ячейкой.

4. Если активную ячейку со всех сторон окружают пустые ячейки, то приоритетным направлением для поиска числовых значений выбирается область над активной ячейкой. Например, если слева от активной ячейки только одна пустая ячейка, а сверху активная ячейка отделена от значений таблицы несколькими пустыми строками, все равно суммироваться будут значения над активной ячейкой, а не слева от нее.

Если перед тем как щелкнуть на кнопке Автосумма, выделить диапазон ячеек, программа Excel не станет предлагать для подтверждения диапазон суммирования, а самостоятельно выберет приемлемый диапазон по положению

активной ячейки и скопирует полученную формулу в другие выделенные ячейки.

6. Вложенные функции. Сложные функции

Довольно часто при работе с функциями приходится сталкиваться с необходимостью создавать функции, в которых в качестве аргументов используются другие функции. Когда одна функция используется внутри другой, она называется вложенной функцией. Примером использования вложенных функций может служить следующая формула:

МАКС(СУММ(В12:В15), СУММ(С12:С15)).

Здесь определяется, какая из сумм больше – сумма ячеек от В12 до В15 или сумма ячеек от С12 до С15, и эта сумма будет возвращена функцией МАКС.

Вложенные функции часто используются при работе с функцией ЕСЛИ. Синтаксис этой функции следующий:

ЕСЛИ(логическое_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь).

Логическое выражение может принимать только два значения: ИСТИНА и ЛОЖЬ.

В соответствии с приведенным фрагментом листа рабочей книги в ячейку В3 будет введена функция ЕСЛИ(B2<0;B2^2+3;КОРЕНЬ(B2^2+3)).

Функции ЕСЛИ можно помещать внутри других функций ЕСЛИ:

ЕСЛИ(B2<-3;B2^2+3;ЕСЛИ(B2>3;КОРЕНЬ(B2^2+3);B2^3)).

Очень часто при задании условия в функции ЕСЛИ используются логические функции НЕ, И, ИЛИ. Синтаксис этих функций следующий:

НЕ (лог.выр.)

И(лог.выр.1; лог.выр.2;…лог.выр.n) ИЛИ(лог.выр.1; лог.выр.2;…лог.выр.n)

Значение логических функций можно задать таблицей, где перечислены все возможные значения аргументов и соответствующие им значения функций. Такие таблицы называются таблицами истинности.

Таблица истинности для функции НЕ

Excel необходим в случаях, когда вам нужно упорядочить, обработать и сохранить много информации. Он поможет автоматизировать вычисления, делает их проще и надежнее. Формулы в Excel позволяют проводить сколь угодно сложные вычисления и получать результаты моментально.

Как написать формулу в Excel

Прежде чем учиться этому, следует понять несколько базовых принципов.

1. Каждая начинается со знака «=».
2. Участвовать в вычислениях могут значения из ячеек и функции.
3. В качестве привычных нам математических знаков операций используются операторы.
4. При вставке записи в ячейке по умолчанию отражается результат вычислений.
5. Посмотреть конструкцию можно в строке над таблицей.

Каждая ячейка в Excel является неделимой единицей с собственным идентификатором (адрес), который обозначается буквой (номер столбца) и цифрой (номер строки). Отображается адрес в поле над таблицей.

Итак, как создать и вставить формулу в Excel? Действуйте по следующему алгоритму:

Обозначение Значение

Сложение
- Вычитание
/ Деление
* Умножение

Если вам необходимо указать число, а не адрес ячейки – вводите его с клавиатуры. Чтобы указать отрицательный знак в формуле Excel, нажмите «-».

Как вводить и скопировать формулы в Excel

Ввод их всегда осуществляется после нажатия на «=». Но что делать, если однотипных расчетов много? В таком случае можно указать одну, а затем ее просто скопировать. Для этого следует ввести формулу, а затем «растянуть» ее в нужном направлении, чтобы размножить.
Установите указатель на копируемую ячейку и наведите указатель мыши на правый нижний угол (на квадратик). Он должен принять вид простого крестика с равными сторонами.


Нажмите левую кнопку и тяните.


Отпустите тогда, когда надо прекратить копирование. В этот момент появятся результаты вычислений.


Также можно растянуть и вправо.
Переведите указатель на соседнюю ячейку. Вы увидите такую же запись, но с другими адресами.


При копировании таким образом номера строки увеличиваются, если сдвиг происходит вниз, или увеличиваются номера столбцов – если вправо. Это называется относительная адресация.
Давайте введем в таблицу значение НДС и посчитаем цену с налогом.


Цена с НДС высчитывается как цена*(1+НДС). Введем последовательность в первую ячейку.


Попробуем скопировать запись.


Результат получился странный.


Проверим содержимое во второй ячейке.


Как видим, при копировании сместилась не только цена, но и НДС. А нам необходимо, чтобы эта ячейка оставалась фиксированной. Закрепим ее с помощью абсолютной ссылки. Для этого переведите указатель на первую ячейку и щелкните в строке формул на адрес B2.


Нажмите F4. Адрес будет разбавлен знаком «$». Это и есть признак абсолютно ячейки.


Теперь после копирования адрес B2 останется неизменным.
Если вы случайно ввели данные не в ту ячейку, просто перенесите их. Для этого наведите указатель мыши на любую границу, дождитесь, когда мышь станет похожа на крестик со стрелочками, нажмите левую кнопку и тяните. В нужном месте просто отпустите манипулятор.

Использование функций для вычислений

Excel предлагает большое количество функций, которые разбиты по категориям. Посмотреть полный перечень можно, нажав на кнопку Fx около строки формул или открыв раздел «Формулы» на панели инструментов.


Расскажем о некоторых функциях.

Как задать формулы «Если» в Excel

Эта функция позволяет задавать условие и проводить расчет в зависимости от его истинности или ложности. Например, если количество проданного товара больше 4 пачек, следует закупить еще.
Чтобы вставить результат в зависимости от условия, добавим еще один столбец в таблицу.


В первой ячейке под заголовком этого столбца установим указатель и нажмем пункт «Логические» на панели инструментов. Выберем функцию «Если».


Как и при вставке любой функции, откроется окно для заполнения аргументов.


Укажем условие. Для этого необходимо щелкнуть в первую строку и выбрать первую ячейку «Продано». Далее поставим знак «>» и укажем число 4.


Во второй строке напишем «Закупить». Эта надпись будет появляться для тех товаров, которые были распроданы. Последнюю строку можно оставить пустой, так как у нас нет действий, если условие ложно.


Нажмите ОК и скопируйте запись для всего столбца.


Чтобы в ячейке не выводилось «ЛОЖЬ» снова откроем функцию и исправим ее. Поставьте указатель на первую ячейку и нажмите Fx около строки формул. Вставьте курсор на третью строку и поставьте пробел в кавычках.


Затем ОК и снова скопируйте.


Теперь мы видим, какой товар следует закупить.

Формула текст в Excel

Эта функция позволяет применить формат к содержимому ячейки. При этом любой тип данных преобразуется в текст, а значит не может быть использован для дальнейших вычислений. Добавим столбец чтобы отформатировать итоговую сумму.


В первую ячейку введем функцию (кнопка «Текстовые» в разделе «Формулы»).


В окне аргументов укажем ссылку на ячейку итоговой суммы и установим формат «#руб.».


Нажмем ОК и скопируем.


Если попробовать использовать эту сумму в вычислениях, то получим сообщение об ошибке.

«ЗНАЧ» обозначает, что вычисления не могут быть произведены.
Примеры форматов вы можете видеть на скриншоте.

Формула даты в Excel

Excel предоставляет много возможностей по работе с датами. Одна из них, ДАТА, позволяет построить дату из трех чисел. Это удобно, если вы имеете три разных столбца – день, месяц, год.

Поставьте указатель на первую ячейку четвертого столбца и выберите функцию из списка «Дата и время».

Расставьте адреса ячеек соответствующим образом и нажмите ОК.


Скопируйте запись.

Автосумма в Excel

На случай, если необходимо сложить большое число данных, в Excel предусмотрена функция СУММ . Для примера посчитаем сумму для проданных товаров.
Поставьте указатель в ячейку F12. В ней будет осуществляться подсчет итога.


Перейдите на панель «Формулы» и нажмите «Автосумма».


Excel автоматически выделит ближайший числовой диапазон.


Вы можете выделить другой диапазон. В данном примере Excel все сделал правильно. Нажмите ОК. Обратите внимание на содержимое ячейки. Функция СУММ подставилась автоматически.


При вставке диапазона указывается адрес первой ячейки, двоеточие и адрес последней ячейки. «:» означает «Взять все ячейки между первой и последней. Если вам надо перечислить несколько ячеек, разделите их адреса точкой с запятой:
СУММ (F5;F8;F11)

Работа в Excel с формулами: пример

Мы рассказали, как сделать формулу в Excel. Это те знания, которые могут пригодиться даже в быту. Вы можете вести свой личный бюджет и контролировать расходы.


На скриншоте показаны формулы, которые вводятся для подсчета сумм доходов и расходов, а также расчет баланса на конец месяца. Добавьте листы в книгу для каждого месяца, если не хотите, чтобы все таблицы располагались на одном. Для этого просто нажмите на «+» внизу окна.

Чтобы переименовать лист, два раза на нем щелкните и введите имя.

Таблицу можно сделать еще подробнее.
Excel – очень полезная программа, а вычисления в нем дают практически неограниченные возможности.

Отличного Вам дня!