Автоматическая сортировка писем по папкам. Кто будет бороться со спамом — Пушкин? Автоматическое размещение писем в нужные папки

От того как мы организуем свое рабочее место зависит наша производительность труда. Хаос в бумагах, почте, файлах на компьютере усиливают хаос в голове. Таким образом даже самые простые задачи могут отнимать много времени. А если вдруг вы не найдете в привычной «кучке» нужной бумажки или забудете, где на компьютере лежат прошлогодние шаблоны приказов? Придется потратить кучу времени на поиск, вместо выполнения прямой работы.

Здесь я хочу описать один из способов организации электронной почты. Так как электронная почта является одной из главных «кучек», приводящих к хаосу. Именно этим каналом связи большинство из нас получает большую часть задач или оповещений по своей работе. Как организовать хранение своей почты, чтобы не терять важных писем, не забывать реагировать на новые задачи, не разрываться на сотню «важных» дел?

Многие люди сортируют свою электронную почту по отправителям. В итоге их письма отсортированы по фамилиям и каждая папка содержит переписку с конкретным человеком. Я сначала делал также. Но позже понял, что такой подход не учитывает, что в переписке может учавствовать несколько людей - письма будут разбросаны по разным углам. Так же нельзя точно определить, на какое письмо мы отреагировали (написали ответ, оформили приказ, сделали запрос или другое). А если одно из писем имело важную информацию, которую нужно запомнить на длительный срок? А как потом найти это письмо? Как вспомнить о том, кто его написал?

Еще одной проблемой сортировки по фамилиям становится огромное количество папок, которые следует прокручивать в поиске новых писем.Я использую иной подход. Вся моя входящая корреспонденция делится условно на 3 группы: «входящие», «по категориям»," решенные".

В группу «входящие» падают абсолютно все пришедшие письма. Тут они хранятся до тех пор, пока я их не прочитаю и не предприму на них определенное ответное действие. Пока письмо висит во входящих - за мной числится задача.
После совершения ответного действия (смотря что требовалось: ответное письмо, решение проблем с программой, оформление распоряжения, принятие решения и прочее) письмо перемещается в папку «решенные». Задача по запросу выполнена.

Группа «по категориям» подрразумевает под собой просто несколько папок, в которые вместо группы «решенные» премещаются письма. Например для некоторых проектов письма хранятся в отдельных папках, вся переписка в одном месте. Папки создаютя для отдельных крупных проектов, по особо важным контрагентам. В этой группе так же в отдельные папки выделены автоматически присылаемые письма. Отдельно выделена папка «запомнить», в которой хранится информация, которой пользоваться придется периодически.

Для примера, сейчас структура моей почты выглядит так:
Входящие
-Решенные
-Не интересные
-Запомнить
-Контрагенты
-Автоматические
-Проект1
-Проект2.

Таким образом я не теряюсь в сотне писем, приходящих мне за рабочий день. На каждое письмо идет обязательная реакция или ответ. Ни одно письмо не остается пропущенным или забытым, т.к. пока письмо во входящих - задача не выполнена. По мере выполнения задач, папка «входящие» очищается и всегда остается удобочитаемой. Очень приятно смотреть на папку «входящие» всего с несколькими письмами. Это означает, что аврала нет и можно спокойно работать.

Часто люди, которые очень долго по работе не отвечают даже на самые простые письма их вовсе никак не сортируют или сортируют просто по фамилиям. Можете их об этом спросить.

Теги: электронная почта, организация работы

Каждое правило Сортировщика писем имеет действие или набор действий, которые будут выполнены при совпадении заданных условий.

Наиболее распространенное действие – Переместить письмо в папку , его используют для сортировки почты от разных корреспондентов. Однако это далеко не единственное из возможных применений правил сортировки .

Переместить письмо в папку – переместить письмо из исходной папки в указанную вами.

Копировать письмо в папку – создать копию письма в указанной папке.

Экспорт письма – сохранить письмо в файл. При этом можно создать новый файл или добавить текст письма к уже существующему файлу. Помимо текста, программа позволяет экспортировать заголовки письма. Можно сохранить письмо как обычный текст, как файл письма (.MSG или.EML ), как Unix-ящик или как текст , разделенный запятыми (.CSV ).

Создать форматированное письмо – создать письмо на основе шаблона. Вы можете настроить The Bat! так, что при получении важного письма от определенных отправителей будет автоматически создаваться шаблон ответа, который вам нужно будет заполнить.

Напечатать письмо – распечатать письмо. В этом же действии вы можете указать шаблон печати письма.

Извлечь прикрепленные файлы – сохранить файлы, прикрепленные к письму, на жесткий диск. Если в папке назначения уже существует файл с таким именем, вы можете выбрать один из трех вариантов – изменить имя файла, записать его поверх существующего или не извлекать его из письма.

Установить текст заметки – добавить к письму вашу заметку. Вы сможете просмотреть заметки, если добавите в списке писем колонку Заметки или включите опцию Рабочая область -> Автопросмотр заметок (комбинация клавиш Ctrl+Shift+I ).

Удалить письмо – переместить письмо в папку Корзина .

Удалить письмо с сервера – удалить письмо с сервера. При этом письмо останется в программе.

При наведении на действие Флаги откроется следующее меню:

Пометить письмо как прочитанное – используется для входящих писем, поскольку остальные почти наверняка уже помечены как прочитанные.

Снять пометку о прочтении – пометить письмо как новое.

Переключить признак прочтения письма – если применить к прочитанному письму, то оно будет отображаться как новое, и наоборот.

Пометить письмо как отвеченное - письмо получит флажок "отвечено".

Пометить письмо как пересланное - письмо получит флажок "переслано".

Пометить письмо как паркованное – припарковать письмо, чтобы его нельзя было случайно удалить из папки.

Снять пометку парковки – отменить парковку письма.

Переключить признак парковки письма – если применить к припаркованному письму, парковка будет снята, и наоборот.

Пометить письмо флажком – добавить к письму пометку в виде красного флажка. У него нет определенного значения, вы можете использовать его по своему усмотрению.

Снять пометку флажком – отменить установку флажка.

Переключить флажок письма – если применить к письму с флажком, то флажок будет убран, и наоборот.

Назначить цветовую группу – пометить письмо определенным цветом.

Установить высокий/обычный/низкий приоритет – установить важность письма.

В разделе Теги можно:

Установить теги – присвоить письму выбранные вами теги.

Добавить теги – добавить выбранные вами теги к тем, которые уже есть у письма.

Очистить теги – удалить указанные теги письма.

Удалить теги - удалить все теги письма.

Добавить адрес(а) в Адресную книгу – создать в Адресной книге запись с адресом, взятым из письма. Это может быть адрес отправителя и/или получателя, а также любой из адресов в поле Копия , Скрытая копия и/или Обратный адрес . Одновременно можно добавить выбранные адреса в одну или несколько групп.

Удалить адрес(а) из адресной книги – удалить любые из вышеуказанных адресов из Адресной книги. Кроме того, можно удалить адрес из одной или нескольких групп.

Создать новое письмо – создать письмо на указанный вами адрес, используя шаблон. Можно использовать текст исходного письма в качестве цитаты.

Отправить автоответ – создать ответное письмо на адрес отправителя, используя шаблон. Можно использовать текст исходного письма в качестве цитаты.

Создать подтверждение о прочтении – создать для автора письма подтверждение прочтения, используя соответствующий шаблон.

Переадресовать письмо – переслать исходное письмо по указанному вами адресу или адресам. Получатели будут видеть, что письмо было переслано. У вас есть возможность включить заголовки письма в текст, отправить его без приложенных файлов и/или прикрепить к тексту письма его же в формате.EML .

Перенаправить письмо – отправить письмо в исходном виде по указанному вами адресу или адресам. Адресаты получат письмо без информации о перенаправлении. Вы можете активировать опцию Не отправлять прикрепленные файлы.

Проиграть мелодию – воспроизводить указанный вами файл.WAV или стандартный системный звук в момент срабатывания правила. Вы можете установить временной интервал, в течение которого программе разрешено воспроизводить эту мелодию.

Запустить внешнее действие – ввести командную строку для внешнего обработчика писем. Только для опытных пользователей.

Напомнить позже – создать в Планировщике напоминание для этого письма. Выберите срок и дополнительные параметры напоминания. Например, можно сделать так, чтобы напоминание появилось, если письма с определенных адресов более недели остаются без ответа.

Создать событие в планировщике – создать в Планировщике событие, которое будет происходить при срабатывании правила. Появившиеся настройки соответствуют окну Редактирования события в Планировщике.

Расшифровка письма – расшифровать исходное письмо. Правило может игнорировать письма без подписи или с недействительной подписью. Выберите настройки сохранения расшифрованного письма – можно заменить им исходное письмо, добавить его в исходную папку или в любую другую папку, которую вы назначите. При необходимости The Bat! автоматически удалит оригинал после расшифровки. Также доступны настройки поведения программы на случай, если письмо невозможно расшифровать.

Экспорт S/MIME подписи или сертификата – экспортировать элементы шифрования письма. Вы можете выбрать, какую информацию нужно извлечь из письма – подпись вместе с сертификатами либо только сертификаты. Также можно записать информацию о подписи в текстовый файл или в файл формата.XML .

Установить параметры пользователя – задать собственные значения для переменных. Только для опытных пользователей.

О том, как сортировать письма в эл.почте Яндекс, читайте

I способ: создаем новые папки, затем перемещаем в них соответствующие письма Майл ру

Чтобы создать новую папку для писем Майл ру, кликаем по ссылке «Папки»:

Попадаем в «Список папок», где видим шкалу объема почтового ящика:

На цифра 1 Мб означает, что столько места занимают имеющиеся письма Майл ру. Изначально общая величина почтового ящика составляет 10 240 мегабайт, при заполнении можно увеличить еще на 2 гигабайта.

Кликаем по кнопке «Создать новую папку» и в появившемся окне вводим имя новой Майл папки, например, « »:

Родительская папка – та, в которой будет находиться новая папка. Если выбрать «Нет (папка на верхнем уровне)», то новая папка не будет никуда вложена и останется на том же уровне, что и папки «Входящие», «Спам», «Отправленные». Я хочу сортировать “Входящие” письма Майл ру, поэтому в качестве родительской папки выбираю «Входящие».

Название новой папки ввели, с родительской папкой разобрались, поэтому кликаем по кнопке «Создать». В результате видим новую папку «Комп.грамотность», вложенную во «Входящие»:

Наконец, кликаем по «Входящие». Находим письмо для перемещения в новую папку. Цепляем его левой кнопкой мыши и, не отпуская левую кнопку, тащим в новую папку, после чего отпускаем кнопку мыши.

Таким образом, одно письмо поместили в нужную папку. Так же можно с помощью мышки переместить и другие письма в соответствующие папки.

II способ: выбираем письмо майл ру и помещаем его в новую или уже имеющуюся папку

Выбираем одно или сразу несколько писем майл ру, поставив галочку в окошке рядом с письмом:

Затем кликаем по кнопке «Переместить»:

В выпадающем меню выбираем папку, куда мы хотим это письмо переместить, кликаем по ней. Выделенное письмо оказывается в нужной папке.

Для письма, помеченного галочкой, можно сразу создать новую папку. Для этого надо кликнуть по кнопке «Переместить», в появившемся окне с помощью полосы прокрутки переместиться вниз и кликнуть по «- новую -».

После этого создаем новую папку так, как это было описано выше, в первом способе.

В результате будет создана новая папка и в нее будет сразу перемещено письмо майл ру, выделенное галочкой.

Видео “Сортировка писем Майл ру по папкам”

Больше информации о работе с почтой Mail.ru можно получить, обратившись к . Например, справка «Действия с папками» находится здесь: http://help.mail.ru/mail-help/mailbox/folders/action

Как и обещали, продолжаем рассказывать о возможностях фильтрации писем в Почте Mail.Ru. В нашей статьи мы рассказали о том, как создать свой фильтр и поделились несколькими ситуациями, когда они будут особенно полезными.

Сегодня рассказываем про автоматическую фильтрацию писем и рассылок. Поехали!

Автоматическая сортировка рассылок

В Почте Mail.Ru вы можете натроить быструю сортировку рассылок и уведомлений от интернет-магазинов и социальных сетей.

Для этого перейдите в раздел «Правила фильтрации» в настройках. Нажмите на кнопку «Отфильтровать рассылки».

В сплывающем окне вам будет предложено рассортировать все рассылки, которые были найдены в вашем почтовом ящике. Распределите отправителей в нужные папки, перетаскивая названия сайтов. По умолчанию это «Входящие», «Рассылки», «Скидки», и «Спам». Также вы можете создать дополнительную папку.

Быстрая настройка правила фильтрации через список писем

На самом деле, в Почте Mail.Ru есть несколько вариантов быстрая настройки фильтров на входящие письма. Рассмотрим каждый из них подробно.

Самый простой вариант - выделить несколько писем от конкретных отправителей и перенести их в нужную папку, которую вы можете создать предварительно.

• Для этого на списке писем выделить несколько писем и «потяните» их в нужную папку, как показано на картинке ниже.

• После в правом верхнем углу вам будет предложено перемещать автоматически письма от этих получателей в выбранную папку. Соглашайтесь, не пожалеете.

• В сплывающем окне вам необходимо подтвердить ваши действия и создать правило фильтрации. Для этого нажмите на кнопку «Перемещать автоматически».

При создании правила фильтрации вы можете также задать другие критерии для писем от этих получателей, например, помечать письма как прочитанные. Для этого нажмите на кнопку «Настроить», как показано на картинке выше.

Создание правила фильтрации через горячие клавиши

Также правило фильтрации можно создать быстро при помощи горячих клавиш. Для этого воспользуйтесь сочетанием клавиш Shift+L на странице чтения письма .

Узнать полный список горячих клавиш в Почте Mail.Ru можно, воспользовавшись сочетанием Shift+?.

В каждом регионе страны есть свой филиал «Почты России» - региональное управление федеральной почтовой связи. Все филиалы поделены географически на десять макрорегионов. Общее количество отделений почтовой связи превышает 40 тысяч. В Москве и Московской области находятся два филиала, объединённые в макрорегион «Москва». Также на территории области располагаются логистический центр «Внуково», обрабатывающий международные почтовые отправления, и автоматизированный сортировочный центр (АСЦ), находящийся неподалёку от Подольска. В них посылки и письма распределяют и отправляют до почтовых отделений шести областей - Тверской, Тульской, Владимирской, Рязанской, Калужской, Московской. Если клиент из зоны обслуживания АСЦ отправил письмо, например, во Владивосток, то сначала его письмо попадёт в подольский АСЦ, а далее отправится в магистральный сортировочный центр на Дальнем Востоке. Где его уже отсортируют до конечного получателя. The Village отправился в автоматический сортировочный центр в Подольске (самый большой в России и Восточной Европе), чтобы посмотреть, как там сортируют письма и посылки.

Что происходит в сортировочном центре

Автоматизированный центр обслуживает шесть ближайших к нему областей. Это значит, что в нём сортируются по отделениям связи простые письма, заказные письма и посылки - по районным почтамтам. Здесь также обрабатываются исходящие отправления из этих областей для получателей со всей России. После того как конверт упал в почтовый ящик, его вынимают, привозят в отделение связи, где письмо осматривают и ставят дату отправки. Затем почтовые ёмкости с письмами увозят в сортировочный центр.

Всего в нём работают 1 650 человек, в смену выходят около 350 сотрудников, центр по площади можно сравнить с крупным заводом - он занимает 29 тысяч квадратных метров. Сортировочный центр работает круглосуточно, без выходных и праздников. Конвейер останавливается только в часы технического обслуживания. Оборудование здесь итальянское.

Большую долю отправлений центра в Подольске составляют письма от разных компаний (в том числе и государственных организаций, например штрафы от ГАИ) и каталогов. Здесь же обрабатываются посылки, бандероли, EMS-отправления, заказные, ценные письма и отправления первого класса. Время сортировки - 21 час, в такой срок отправление должно пройти путь от входа до отправки. Каждый день через центр проходит около 3 миллионов почтовых отправлений. Самый горячий сезон - апрель-май, когда идёт рассылка всевозможных поздравлений от государства, и, конечно, ноябрь-декабрь - когда все отправляют подарки и новогодние письма.

Фотографии

Яся Фогельгардт

Как ускорили работу

В компании рассказывают, что сроки доставки писем и посылок удалось сократить. Это получилось благодаря двум вещам - автоматизации и логистике. В первом случае помогло строительство автоматизированного сортировочного центра во Внукове, где ручной труд сведён к минимуму, а все посылки сортируются с помощью специального оборудования. По словам сотрудников, сейчас с момента входа в центр международного отправления и до отправления в страну проходит не больше 22 часов. Раньше такие посылки могли лежать целыми сутками. Кроме того, новая команда «Почты России» пересмотрела маршруты и убрала из них ненужные пункты. К примеру, если раньше житель Рязани отправлял письмо адресату в своём городе, то письмо сначала отправляли для сортировки в Москву и только после этого возвращали обратно. Сейчас такие пересылки сортируются внутри города.

Как проходит сортировка писем

Сначала операторы сканируют штрих-код и регистрируют груз. Так в специальной программе появляется информация о том, какой вид почты и какое её количество поступило. Данные загружают и на официальный сайт «Почты России», где клиент, зная идентификатор (буквенно-цифровое изображение для международных посылок и цифровое для внутрироссийских), может узнать местоположение своего отправления. Все контейнеры распределяются между цехами - письменной корреспонденции, посылок и экспресс-отправлений. В цеху экспресс-отправлений процесс сортировки автоматизирован частично: операторы считывают штрих-код каждого ручным сканером, узнают адрес и складывают в мешок, который едет в нужный город. По словам сотрудников, это связано с тем, что большинство экспресс-отправлений имеет нестандартную форму, поэтому ручная сортировка более приемлема.

В сортировке обычных писем ручной труд тоже задействован, но его немного. Здесь же стоит оборудование для сортировки писем большого формата. Сначала происходит лицевание таких писем - операторы складывают их в ящики так, чтобы они были расположены друг к другу одной стороной. Затем стопки загружают на сортировочную машину: отправления летят по конвейеру, сканер считывает адрес с каждого и распределяет по направлениям в ячейки. Происходит это довольно быстро - обрабатывается 12 писем в секунду. Если адрес или индекс написан неразборчиво или в них содержатся какие-то ошибки, то сканер отправляет фотографию этого письма на участок видеокодирования. Сотрудники этого отдела непрерывно вручную вбивают индексы с изображений писем. Для этого нужно обладать быстрой реакцией - чтобы успеть разобраться с письмом не более чем за 30 секунд, так как именно за это время сортировочная машина делает несколько кругов. Кроме того, сотрудникам нужно знать индексный диапазон всей России, чтобы разбираться с несоответствием индекса и адреса, например. Конечно, в том случае, если адрес вроде «на деревню дедушке», то письмо вернут отправителю.

Потом письма вынимают из ячеек, и оператор складывает отправления в синие фирменные ящики, наклеивает ярлыки с адресами отделений или почтамтов и ставит боксы на конвейерную ленту. Здесь их ждут последние этапы - формирование в контейнеры, загрузка и отправка.

Что происходит с посылками

Посылки распределяют шесть автоматизированных линий. Первая предназначена для международных отправлений - сюда поступают растаможенные отправления из Внукова для адресатов, проживающих во всей зоне обслуживания АСЦ, кроме Москвы. Для Москвы отправления подсортировываются непосредственно во Внуковском центре. Самая крайняя лента предназначена для негабаритных грузов, а остальные - для стандартных посылок. Все отправления вручную загружаются на скоростную транспортёрную ленту, которая движется со скоростью 2,2 метра в секунду. Коробки и свёртки автоматически сканируют и сортируют по 320 выходам, которые соответствуют разным отделениям почтовой связи. Под транспортёрной лентой установлена сетка - иногда из-за большой скорости конвейера и скользкой упаковки посылки соскальзывают вниз. Поэтому оператор регулярно проверяет сетку и возвращает посылки на ленту сортировки.

В месте, где выгружаются и загружаются контейнеры с посылками, стоят установки «Янтарь». Они проверяют отправления на радиоактивные излучения и взрывоопасность. Если оператору какая-то посылка кажется подозрительной, то сам он не может её вскрыть, а должен передать её службе безопасности. В целом проверка внутренних отправлений обычно происходит в отделениях связи при подаче отправления на доставку.