Регистрация документов организации 4.2. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции в ас "электронный журнал корреспонденции"

В программе «MoneyTracker» основной упор был сделан на гибкости и функциональности при сохранении простого неперегруженного интерфейса. Вы можете выбрать для себя комфортную «глубину» использования программы: вносить доходы и расходы на единственный счет, вести учет на нескольких счетах в нескольких валютах, планировать регулярные доходы и расходы, управлять семейным бизнесом и т.д.

Сильные стороны программы MoneyTracker

Информационное окно

Ваше окно в мир семейных финансов. Полностью настраивается и отображает важную для Вас информацию, например: доходы, расходы и сбережения в этом месяце, курсы валют на сегодня, показатели выполнения семейного бюджета, остатки на счетах, актуальные долги, самые дорогие покупки и суммарные траты на выбранные категории расходов, напоминания о предстоящих доходах, расходах и событиях и т.д.

Семейный бюджет

«MoneyTracker» представляет уникальную возможность отслеживать бюджет «в режиме реального времени». Теперь вы увидите перерасходы по важным для вас категориям в момент их появления, а не в конце месяца, и сможете вовремя принять меры по выправлению проблемной финансовой ситуации.

Учет долгов и кредитов

Наиболее полный учет различных долгов среди всех программ для ведения домашней бухгалтерии: долги с процентами и без, срочные и бессрочные, аннуитетные и дифференцированные платежи, пополнение и списание долга, ручной и автоматический расчет платежей, автоматическое создание напоминаний в календаре, учет платежей в бюджете и отчетах, графики погашения долга и структуры платежей и т.д.

Календарь

Наглядное отображение планируемых событий (доходов, расходов) и напоминаний. Выделение различных событий в календаре выбранными цветами, план-фактный анализ, планирование регулярных доходов, расходов, переводов с любой периодичностью. А также - составление и печать списков покупок .

Другие возможности программы MoneyTracker

Функции, которые не реализованы или слабо реализованы в других программах класса , выделены восклицательным знаком (! ).

1. Неограниченное количество пользователей. Возможен совместный или раздельный учет семейных финансов
2. Защита доступа к программе паролем
3. Количественный учет доходов - удобно для малого бизнеса (! )
4. Неограниченное количество валют. Можно создавать свои валюты. В отчетах и бюджетах ведется пересчет в любую нужную валюту
5. Удобное обновление курсов валют из интернета, из файла или вручную (! ). Поддерживается автоматическая загрузка с сайтов Центрального банка РФ, Национального банка Украины, Национального Банка Молдовы, Национального банка Республики Беларусь, Национального банка республики Казахстан
6. Рассчет кросс-курсов через любую валюту, построение графиков курсов валют (! )
7. Иерархическая структура счетов. Можно группировать счета удобным образом, например: наличные, кредитки, валюта, вклады, долги и т.д. (! )
8. Иерархическая структура статей доходов/расходов неограниченной вложенности. Возможна любая глубина детализации, от просто «Продукты» до «Кефир 0.5 л обезжиренный 1%».
9. Иерархическая структура организаций и контактов. Можно группировать удобным образом, например: коллеги, работа, рынки, магазины, родственники и т.д. (! )
10. Иерархическая структура сохраненных отчетов: можно создать любое количество своих отчетов и разложить по папкам: доходы и расходы, мой бизнес, траты на автомобиль, все о валютах и т.д. (! )
11. Быстрый поиск по подстроке в статьях доходов/расходов, счетах, организациях (! )
12. Выделение любимыми цветами различных финансовых операций в списках
13. Учет скидок в расходах (! )
14. Учет переводов и обменов валют. Учет комиссии в обменах валют и переводах (в суммовом или процентном выражении) (! )
15. Возможность учета переводов и обменов валют как расходы и доходы по статьям (по желанию) в отчетах и бюджетах (! )

Другие возможности программы MoneyTracker

• Возможность работы на съемном диске (на флешке)
• Возможность работы на нетбуках
• Удобство и быстрота ввода данных (! )
• Гармоничный и естественный многооконный интерфейс
• Итоговая панель в финансовых списках, справочнике счетов, календаре, отчетах (! )
• Автоматическая проверка обновлений (! )
• Экспорт списков и справочников в Excel
• Экспорт отчетов в Excel
• Печать всех списков, отчетов, диаграмм
• Резервное копирование и восстановление
• Тестовая база данных за 1 год для оценки программы и ее функций (! )
• Запоминание личных настроек каждого пользователя (значения по умолчанию, набор и порядок столбцов в списках, настройки отчетов, расположение окон и т.д.)

Предлагаем Вам , чтобы на деле ознакомиться с функциями программы, оценить удобство и продуманность интерфейса, проработанность всех частей программы. Как говорится, «Лучше один раз увидеть, чем семь раз услышать» - так и с программой, лучше один раз испытать ее функции, чем семь раз прочитать о том, насколько они хороши.

Вы убедитесь, что «MoneyTracker» — лучший выбор!

04.02.2016 Регистрация корреспонденции на компьютере имеет ряд несомненных преимуществ по сравнению с обычными неэлектронными журналами. Вот только несколько из них, существенно упрощающих регистрацию документов и повышающие эффективность ведения внутреннего делопроизводства компании.
1. Единая справочная система. Сформированные первоначально справочники (сотрудников, видов корреспонденции, адресатов, и др.) позволяют эффективно использовать их в дальнейшем: исключают неоднозначную трактовку одинаковых значений, используются при поиске и отборе документов по определенным признакам (документы на конкретного исполнителя, по видам корреспонденции, по номенклатуре дел и др.), используются в итоговой отчетности по делопроизводству.
2. Входящие и исходящие документы (корреспонденция) находится в единой картотеке, в отличие от разных бумажных журналов при обычной регистрации. Эта картотека может иметь неограниченный (по сравнению с обычными журналами) размер и хранить в себе документы за всю историю компании. Это позволяет оперативно находить нужные документы в электронном архиве.
3. Возможность хранения в электронной картотеке корреспонденции копий бумажных документов (сканированных, электронных файлов, подписанных ЭЦП (электронной подписью). При коллективном использовании такого электронного журнала корреспонденции (в компьютерной сети компании) каждый сотрудник в соответствии со своим уровнем доступа (ролью) может иметь мгновенный доступ к нужному зарегистрированному входящему/исходящему документу, а также его электронной копии. При использовании ЭЦП внутри компании существует возможность отказа от обычных бумажных носителей, что существенно снижает финансовые расходы.
4. Контроль за исполнением входящих документов . Эффективность по сравнению с обычным журналом также очевидна. Это скорость отбора документов, находящихся на контроле, возможность осуществления не только текущего контроля, но и предварительного (будущих периодов). Подробно о контроле за исполнением входящей корреспонденции
5. Печать выходных документов: реестров зарегистрированной входящей/исходящей корреспонденции, реестров документов, находящихся на контроле (имеющих сроки исполнения), резолюции документа, регистрационной карточки, сведений о движении документа. Во всех случаях при печати документов используются готовые шаблоны. Это позволяет в автоматическом режиме за секунды получать готовые документы.
Приведенные преимущества электронных журналов по сравнению с бумажными далеко не полные.
Целью данной статьи является познакомить читателя с возможностями программы АС "" при регистрации входящих/исходящих документов. Описанные выше преимущества также реализованы в ней.

В программе Электронный журнал корреспонденции регистрация входящих и исходящих документов осуществляется в картотеке документов. Активация режима электронной картотеки документов осуществляется выбором пункта главного меню программы "Регистрация - Картотека документов":

Внешний вид картотеки документов АС Электронный журнал корреспонденции имеет вид:


Подробно интерфейс картотеки документов (назначение отдельных элементов панели инструментов картотеки, контекстное меню картотеки, таблица данных) описан в руководстве пользователя в п. 3.2.1 - 3.2.3. () .
Для регистрации входящего или исходящего документа в электронной картотеке документов АС "Электронный журнал корреспонденции" необходимо нажать на панели инструментов кнопку "Функции - Новый". Программа откроет окно для регистрации документа:

В зависимости от выбора поля "Классификация корреспонденции" будет продолжена регистрация входящего или исходящего документа.

Для входящего документа регистрационная карточка имеет внешний вид:


После ввода сведений о входящем/исходящем документе в регистрационную карточку для завершения регистрации документа необходимо в панели инструментов нажать на кнопку "Сохранить F2" (существует альтернативный способ сохранения документов - клавиша клавиатуры F2).
После сохранения документа сведения о нем будут отражены в таблице данных электронной картотеки.
Более подробную информацию о регистрации корреспонденции в программе АС Электронный журнал корреспонденции см. Руководство пользователя п.3.2.4-3.2.10 (

Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

Т.о. регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

Документы регистрируются в организации один раз : создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализованно по группам документов – в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки , в которых:

• составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
• систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм):

лицевая сторона

оборотная сторона

Рис. 1.
Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• автоматический контроль за исполнением документа;
• возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
• возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты - системы электронного документооборота, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

Дополнительная информация:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов ;
• предварительное рассмотрение документов службой делопроизводства ;
• информационно-справочная работа по документам организации ;

_____
1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 84.
2 Там же. - Пункт 85.
3 Там же. - Пункт 86.
4 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.
5-7 Там же.
8 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.2.1.
9 Там же. – Раздел 3.2.1.
10 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
11 Там же.
12 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536. – М., 2006. [утратила силу на основании приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 мая 2010 г. № 260] – Пункт 4.1.8.
13 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.
14 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.2.2.
15 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
16 Там же.
17 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.

Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ООО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail:

Важнейшей частью работы секретаря является регистрация документов. Она заключается в учете и фиксации сведений о документах в учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации.

Наибольшая экономическая эффективность достигается при централизованной системе учета, т. е. при сосредоточении всех регистрационных операций в одном месте, Централизация учета документов создает условия для однократной их регистрации и механизации отдельных операций. Централизованная система позволяет создать единый информационный центр предприятия, а также вести оперативный контроль за широким кругом документов. Структурные подразделения при этом освобождаются от многочисленных дублирующих операций.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих организаций, заявления и жалобы граждан, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. К этой же группе относится важнейшая внутренняя документация – приказы, протоколы, доклады и т. п. Регистрируется также ценная и заказная корреспонденция

На документы, не подлежащие регистрации, должен быть составлен специальный перечень. В перечень нерегистрируемых документов включают: документы, присылаемые для сведения; первичную документацию бухгалтерского учета все документы, фиксируемые в функциональных подразделениях в особых учетных формах и т. д. Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается руководителем учреждения и включается в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству.

Рациональной работе по регистрации документов способствует применение единых способов ведения учетных форм фиксации учетных данных и индексации документов.

Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие исходящие номера Так, индекс 01/05/56 входящего документа включает: 01 – индекс структурного подразделения; 05 – номер дела по номенклатуре; 56 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.

В организациях с большим количеством корреспондентов можно использовать кодовые обозначения корреспондентов.

Внутренние распорядительные документы и протоколы, имеющие индивидуальный учет, как правило, получают в качестве индекса только порядковые номере с начала года. Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ.

В практической деятельности наибольшее распространение получили 2 формы регистрации документов – карточная и журнальная.

При журнальном способе регистрации многократно учитывается один и тот же документ при его прохождении по инстанциям (через канцелярию, подразделение и т. д.), что приводит к заметным потерям рабочего времени. При его использовании невозможна механизация процессов учета, справочной работы и контроля исполнения. Поэтому журнальная система может быть эффективно использована только в организациях с небольшим документооборотом – до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особой сохранности.

Карточная форма позволяет применять принцип однократности регистрации путем заполнения на машинке необходимого числа карт на каждый документ. Кроме того, учет на картах могут вести несколько человек одновременно. Достоинством этого способа является также возможность механизации процессов работы с картами начиная от их заполнения и кончая сортировкой.

Количество экземпляров карт, заводимых на каждый документ, определяется его содержанием и маршрутом движения. Инициативные и ответные документы, связанные единством индекса, регистрируются на одной карте, т. е. данные ответного документа будут зафиксированы в карте, на которой ранее был зарегистрирован инициативный документ.

После учета документов регистрационные карты помещаются в контрольные и учетно-информационные картотеки, составляющие основу справочного аппарата к служебным документам.

Справочная картотека делится на 2 части: на неисполненные и исполненные документы. Первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения по корреспондентам, исполнителям или срокам исполнения. Вторая часть строится по производственно-отраслевой схеме, отражающей направление, функции, вопросы и участки работы данной организации. Схемой систематизации карточек может служить номенклатура дел. Такая картотека должна охватывать совокупность регистрируемой входящей, исходящей и внутренней документации организации или структурного подразделения. Главный поисковый признак документа – его содержание. Разделы и рубрики картотеки будут соответствовать разделам и статьям номенклатуры дел. Последовательность делений картотеки также определяется номенклатурой дел.

Карты из разделов первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику второй части картотеки. На некоторые специфические группы документов можно заводить отдельные картотеки, например картотеки приказов.

Подводя итоги: так как важнейшей частью работы секретаря является регистрация документов, которая заключается в учете и фиксации сведений о документах в учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации, то необходимо владеть этой процедурой в совершенстве.