สร้างการเชื่อมต่อที่หลากหลายโดยใช้ Groove และ SharePoint การสร้างพื้นที่ทำงาน การสร้างพื้นที่ทำงาน Groove

04.04.2019

Microsoft Office Groove 2007 เป็นโซลูชันการทำงานร่วมกันที่ช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันแบบไดนามิกและมีประสิทธิภาพระหว่างกลุ่มงานแบบกระจาย รวมถึงพนักงานที่ทำงานในองค์กรต่างๆ และจากระยะไกลหรือออฟไลน์ การใช้พื้นที่ทำงานของ Groove ช่วยประหยัดเวลา เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และปรับปรุงการทำงานร่วมกัน บทความนี้จะกล่าวถึงคุณสมบัติหลักและข้อดีของโซลูชันนี้

ปัญหาหลักของการทำงานเป็นทีมยุคใหม่

ชีวิตธุรกิจยุคใหม่เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างเข้มข้นระหว่างผู้เข้าร่วมกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ ซึ่งมักจะเกี่ยวข้องกับบริษัทต่างๆ ในประเทศต่างๆ และเขตเวลาที่แตกต่างกัน ผู้ใช้มือถือ บางครั้งทำงานกับคอมพิวเตอร์ประเภทต่างๆ (เช่น ที่บ้านและที่ทำงาน) การเพิ่มประสิทธิภาพในการแลกเปลี่ยนข้อมูลในทีมที่กระจัดกระจายกลายเป็นความจำเป็นเร่งด่วน เพราะความสำเร็จและประสิทธิภาพของการทำธุรกิจส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับมัน

พื้นที่ทำงานร่อง

สมาชิกของทีมที่กระจัดกระจายเช่นนี้มักเผชิญกับความท้าทายอะไรบ้าง?

ประการแรกด้วยการจัดการเข้าถึงเอกสารสาธารณะสำหรับพนักงานทั้งบริษัทของตนเองและบริษัทคู่ค้า เราจะทำอย่างไรเมื่อจำเป็นต้องให้พันธมิตรสามารถเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวได้? เราส่งต่อเอกสารที่จำเป็นทางอีเมล เป็นผลให้ไม่ช้าก็เร็วเราต้องเผชิญกับปัญหาในการค้นหาเอกสารที่ต้องการในการโต้ตอบระหว่างจดหมายที่คล้ายกันหลายร้อยฉบับโดยมีปัญหาในการควบคุมเวอร์ชันของเอกสารพร้อมปัญหาเวลาที่ใช้ในการสร้างและส่งข้อความโดยมีข้อ จำกัด ที่กำหนดโดยเซิร์ฟเวอร์อีเมลบน ปริมาณและประเภทของไฟล์แนบ และส่งผลให้ต้องใช้เวลาเพิ่มเติมในการเอาชนะอุปสรรคเหล่านี้ การสร้างไฟล์เก็บถาวรหลายวอลุ่มเพื่อส่งเอกสารขนาดใหญ่ด้วยตัวอักษรหลายตัวไม่ได้ทำให้เกิดปัญหาทางเทคนิคในปัจจุบันและใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที แต่ในระดับบริษัท นาทีเหล่านี้รวมกันเป็นกฎสำหรับแรงงานหลายเดือน

หากพนักงานทำงานทั้งในสำนักงานและที่บ้านไม่ช้าก็เร็วเขาจะประสบปัญหาในการซิงโครไนซ์เอกสารในที่ทำงานและคอมพิวเตอร์ที่บ้าน ในปัจจุบัน ปัญหาดังกล่าวมักจะแก้ไขได้ด้วยการคัดลอกข้อมูลไปยังอุปกรณ์พกพา แต่ในกรณีนี้ อาจมีความเสี่ยงที่เอกสารจะรั่วไหลอันเป็นผลมาจากการสูญหาย (คุณสามารถดูหลักฐานที่ชัดเจนเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้ใน “สรุปเหตุการณ์ด้านความปลอดภัยด้านไอที” ประจำเดือนของเรา) .

ท้ายที่สุด การเข้าถึงเอกสารที่พนักงานรับผิดชอบควรเป็นไปได้แม้ในขณะที่เขาไม่อยู่ในที่ทำงานก็ตาม สิ่งนี้มีความเกี่ยวข้องอย่างยิ่งในเงื่อนไขของประเทศของเรา - แม้ว่าเราจะพูดถึงกิจกรรมภายในรัฐรัสเซีย แต่ก็อาจครอบคลุมสิบโซนเวลาได้

ปัญหาที่กล่าวมาข้างต้นไม่ใช่แค่เรื่องน่ารำคาญเท่านั้น แต่ยังรบกวนการดำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิผล และนั่นคือเหตุผลว่าทำไมจึงควรแก้ไข Microsoft Office Groove ซึ่งเป็นผลิตภัณฑ์ใหม่ของ Microsoft ที่ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการทำงานเป็นทีมแบบกระจาย ตอบสนองวัตถุประสงค์นี้

Microsoft Office Groove: คุณสมบัติและคุณสมบัติทางเทคนิค

การใช้ Microsoft Office Groove ช่วยให้คุณสามารถแก้ปัญหาทางภูมิศาสตร์ชั่วคราวได้ ส e และปัญหาองค์กรในการเข้าถึงเอกสารและการทำงานร่วมกันในทีมแบบกระจาย โดยพื้นฐานแล้ว Groove เป็นแอปพลิเคชันไคลเอนต์ที่ช่วยให้กลุ่มบุคคลสามารถโต้ตอบอย่างปลอดภัยผ่านเครือข่ายราวกับว่าพวกเขาอยู่ด้วยกัน โดยไม่ต้องใช้ VPN หรือโครงสร้างพื้นฐานความปลอดภัยแบบกระจายที่กำหนดค่าไว้

แอปพลิเคชันนี้ใช้แนวคิดของพื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งสามารถแชร์กับพื้นที่ทำงาน Windows Sharepoint Server ได้ แต่สามารถเข้าถึงได้หลังไฟร์วอลล์ที่ปกป้องเครือข่ายท้องถิ่นของผู้เข้าร่วม พื้นที่ทำงานของ Groove สามารถประกอบด้วยข้อมูลที่มีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง สถานที่ทำงาน และข้อมูลสถานะออนไลน์สำหรับผู้เข้าร่วมกระบวนการต่างๆ แอปพลิเคชั่นนี้รวมเครื่องมือสื่อสารต่าง ๆ และเครื่องมือแจ้งเตือนเหตุการณ์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถขยายฟังก์ชันการทำงานของ Groove ด้วยส่วนเสริมของบริษัทอื่นที่ออกแบบมาเพื่อแก้ไขปัญหาต่างๆ

สถาปัตยกรรมร่อง

ในทางเทคนิคแล้ว Groove ทำงานดังนี้ พื้นที่ทำงาน Groove ซึ่งสร้างขึ้นครั้งแรกและอยู่บนคอมพิวเตอร์ของผู้เข้าร่วม จะถูกซิงโครไนซ์ระหว่างกันโดยใช้เซิร์ฟเวอร์ Relay เมื่อเชื่อมต่อกับเครือข่าย ในขณะที่เซิร์ฟเวอร์เหล่านี้ตั้งอยู่นอกเครือข่ายท้องถิ่นของผู้เข้าร่วม เมื่อสร้างพื้นที่ทำงานในพื้นที่แล้ว ผู้สร้างสามารถเชิญผู้เข้าร่วมให้มาทำงานในพื้นที่นั้นได้ หลังจากนั้นพื้นที่ทำงานจะพร้อมใช้งานสำหรับผู้เข้าร่วมที่ได้รับเชิญ และข้อมูลจะถูกซิงโครไนซ์ระหว่างคอมพิวเตอร์ที่เกี่ยวข้องทันทีที่ผู้เข้าร่วมเชื่อมต่อกับเครือข่าย

Groove มีวัตถุประสงค์เพื่อใช้เป็นหลักในกิจกรรมโครงการแบบไดนามิกของกลุ่มที่ค่อนข้างเล็กภายใต้ข้อจำกัดด้านเวลาอันจำกัด ส x ข้อจำกัด โดยช่องทางอินเทอร์เน็ตที่ไม่เสถียรใช้เพื่อสื่อสารระหว่างกัน อย่างไรก็ตาม หากสมาชิกในทีมอยู่ในสำนักงานเดียวกันและใช้แอปพลิเคชันทางธุรกิจเดียวกัน พวกเขาก็สามารถใช้ไฟล์เซิร์ฟเวอร์แบบเดิมได้อย่างง่ายดาย

กรณีการใช้งานและส่วนประกอบของโซลูชัน

Groove สามารถใช้ได้สองวิธี สิ่งแรกคือการใช้บริการที่เรียกว่า Groove Enterprise Services ที่ Microsoft มอบให้สำหรับบริษัทขนาดเล็กและผู้ใช้แต่ละราย และสะดวกตรงที่ในฐานะผู้ใช้บริการ บริษัทหรือบุคคลไม่จำเป็นต้องสร้างโครงสร้างพื้นฐานของตัวเองสำหรับการซิงโครไนซ์ พื้นที่ทำงาน

ตัวเลือกที่สองคือการสร้างโซลูชันของบริษัทของคุณเองโดยใช้ Office Groove Server 2007 ซึ่งมีโซลูชันที่มีการจัดการระดับองค์กร Office Groove Server 2007 ประกอบด้วยส่วนประกอบเซิร์ฟเวอร์หลักสามส่วน: Groove Manager, Groove Relay, Groove DataBridge ซึ่งแต่ละองค์ประกอบต้องใช้เซิร์ฟเวอร์แยกต่างหากและระบบปฏิบัติการ 64 บิต ต่อไปเราจะพูดถึงวัตถุประสงค์ของส่วนประกอบเหล่านี้

ส่วนประกอบ Microsoft Office Groove Server Manager ได้รับการออกแบบมาเพื่อจัดการการใช้ Groove รวมถึงการสร้างและจัดเก็บบัญชีตามไดเร็กทอรี LDAP รวมถึงไดเร็กทอรี Active Directory และ Lotus Notes การสร้างโดเมน Office Groove 2007 และการจัดการนโยบายความปลอดภัยในแต่ละโดเมน จัดการการเข้าถึง ข้อมูลและการตรวจสอบ เซิร์ฟเวอร์นี้ช่วยให้คุณสามารถกำหนดค่ากฎการเข้าถึงสำหรับ Groove (เช่น ใช้ Groove เฉพาะภายในเครือข่ายองค์กรหรือทั้งภายในและภายนอกเครือข่ายองค์กร) จัดการทุกด้านของการปรับใช้ Office Groove 2007 ขนาดใหญ่จากอินเทอร์เฟซเว็บเดียว ติดตามการใช้งาน ดำเนินการตรวจสอบข้อมูล และจัดเก็บบัญชีผู้ใช้จากส่วนกลาง

คอมโพเนนต์ Office Groove Server Relay ได้รับการออกแบบมาเพื่อควบคุมการเข้าถึงและการแลกเปลี่ยนข้อมูล ใช้เพื่ออนุญาตผู้ใช้ แลกเปลี่ยนข้อมูลที่เข้ารหัสผ่านพอร์ตไฟร์วอลล์ที่เปิดอยู่ และจัดเก็บข้อมูลชั่วคราวสำหรับผู้ใช้ Office Groove 2007 ที่ทำงานออฟไลน์ ในกรณีนี้ ผู้ใช้แต่ละคนสามารถกำหนดเซิร์ฟเวอร์ Groove Relay ได้ตั้งแต่หนึ่งเซิร์ฟเวอร์ขึ้นไป

Microsoft Office Groove Server Data Bridge มอบแพลตฟอร์มและเฟรมเวิร์กการรวมฝั่งเซิร์ฟเวอร์สำหรับการเชื่อมต่อแหล่งข้อมูลที่มีอยู่กับพื้นที่ทำงานของ Office Groove 2007 สามารถใช้เพื่อสร้างโซลูชันแบบกำหนดเองเพื่อเชื่อมต่อทีมที่ทำงานในพื้นที่ทำงานของ Groove กับข้อมูลธุรกิจสดจากแอปพลิเคชันธุรกิจ พอร์ทัล และฐานข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมโครงการสามารถเข้าถึงข้อมูลที่แม่นยำและทันสมัยที่สุด และข้อมูลในระบบของสมาชิกแต่ละรายจะถูกซิงโครไนซ์กับการอัปเดตล่าสุดจากสมาชิกในทีม และฝังตรรกะกระบวนการทางธุรกิจลงใน Office Groove กิจกรรมปี 2007 เพื่อให้แน่ใจว่าจะเติมเครื่องมือหรือข้อมูลโดยอัตโนมัติ และจัดการวงจรการใช้งานตามกฎเกณฑ์ทางธุรกิจที่ระบุ

โดยทั่วไป สังเกตได้ว่า Microsoft Office Groove ช่วยให้สามารถโต้ตอบและแลกเปลี่ยนเอกสารและข้อมูลแอปพลิเคชันทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้พื้นที่ทำงานทั่วไประหว่างผู้ใช้ระยะไกลทางภูมิศาสตร์ ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบการทำงานเป็นทีมที่ไม่ขึ้นอยู่กับข้อจำกัดทางภูมิศาสตร์และโครงสร้างพื้นฐาน และด้วยเหตุนี้จึงเพิ่ม ประสิทธิผลของการทำงานร่วมกันของทีมกระจาย

โปรแกรม Groove ปรากฏในแฟ้มผลงานของ Microsoft เมื่อไม่นานนี้ ในปี 2548 Microsoft ได้ซื้อบริษัท Groove Networks ซึ่งกำลังพัฒนาผลิตภัณฑ์ดังกล่าว สิ่งที่น่าสนใจคือ Ray Ozzie เจ้าของบริษัทแห่งนี้ ก็เป็นผู้สร้าง Lotus Notes เช่นกัน การเทคโอเวอร์ Groove Networks มาพร้อมกับการรับพนักงานของบริษัททุกคนเข้าเป็นพนักงานของ Microsoft และ Ray Ozzie ไม่ใช่แค่พนักงานธรรมดาเท่านั้น แต่ยังเป็นผู้อำนวยการด้านเทคนิคของบริษัทอีกด้วย ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อ Gates ประกาศความตั้งใจที่จะลาออกจากตำแหน่งหัวหน้า Microsoft ในปี 2549 (จำไว้ว่าสิ่งนี้จะเกิดขึ้นในเดือนกรกฎาคมของปีนี้) Ray Ozzie ก็ได้รับการเสนอชื่อให้เป็นผู้สืบทอดตำแหน่งหัวหน้าสถาปนิกซอฟต์แวร์ การใช้ Groove เริ่มต้นด้วยการสร้างบัญชีใหม่ มีความจำเป็นเพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณจากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ เช่น จากที่บ้าน ที่ทำงาน แล็ปท็อป เป็นต้น

คุณสามารถรวมบัญชีของคุณไว้ในไดเร็กทอรีสาธารณะของ Groove เพื่อให้ผู้ใช้โปรแกรมรายอื่นสามารถค้นพบได้

ตัวเรียกใช้งาน Groove ค่อนข้างชวนให้นึกถึงหน้าต่างไคลเอนต์ IM รายชื่อผู้ติดต่อจะแสดงที่นี่ และคุณสามารถส่งข้อความถึงผู้ติดต่อรายใดก็ได้ นอกจากนี้ ตัวเปิดใช้ Groove ยังมีแท็บอื่นที่เรียกว่าพื้นที่ทำงาน ซึ่งจะแสดงรายการพื้นที่ทำงานที่สร้างขึ้นทั้งหมด บานหน้าต่างแบ่งออกเป็นหมวดหมู่: ใช้งานอยู่ (ประเภทที่เปิดอยู่ในปัจจุบัน), ยังไม่ได้อ่าน (ประเภทที่มีการเปลี่ยนแปลงที่ผู้ใช้ยังไม่ได้ดู) และอ่านแล้ว (ประเภทที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่ครั้งสุดท้ายที่มีการเข้าถึง)

พื้นที่ทำงานเป็นองค์ประกอบหลักของ Groove ดังนั้นสิ่งแรกที่คุณต้องทำหลังจากดาวน์โหลดโปรแกรมคือการสร้างมันขึ้นมา จริงอยู่อาจกลายเป็นว่ามีผู้เข้าร่วมคนอื่นในโครงการร่วมสร้างขึ้นแล้ว ในกรณีนี้ สิ่งที่คุณต้องทำคือเข้าร่วมมัน พื้นที่ทำงานสามารถมีได้สองประเภท: มาตรฐาน ซึ่งเกี่ยวข้องกับการมีอยู่ของส่วนประกอบต่างๆ และพื้นที่ที่ให้การเข้าถึงไฟล์ร่วมกัน

พื้นที่ทำงานมาตรฐานตามค่าเริ่มต้นจะมีเครื่องมือสองอย่างสำหรับงานทั่วไป: แชทสำหรับหารือเกี่ยวกับโปรเจ็กต์ และส่วนประกอบสำหรับการแชร์ไฟล์ เมื่อคุณเปิดพื้นที่ทำงาน คุณสามารถส่งข้อความถึงผู้เข้าร่วมโครงการคนอื่นๆ เพิ่มไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานร่วมกัน เชิญผู้ใช้ใหม่ และเพิ่มคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นที่คุณวางแผนจะทำงานกับ Groove

นอกจากนี้ยังสามารถกระจายบทบาทได้อีกด้วย สมาชิกแต่ละคนของคณะทำงานสามารถมีบทบาทเป็นผู้นำ ผู้เข้าร่วม หรือแขกรับเชิญได้ แต่ละบทบาทมีชุดสิทธิ์เฉพาะที่เกี่ยวข้องกัน ตัวอย่างเช่น แขกไม่สามารถลบ เพิ่ม หรือเปลี่ยนแปลงไฟล์และโฟลเดอร์ ผู้เข้าร่วมมีสิทธิ์เพิ่มเติม และผู้จัดการสามารถเข้าถึงตัวเลือกทั้งหมด รวมถึงการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์สำหรับแต่ละกลุ่ม

Groove ได้รับการบูรณาการอย่างแน่นหนากับ Outlook, MSN Messenger, โปรแกรม MS Office รวมถึงแอปพลิเคชันยอดนิยมจากผู้ผลิตรายอื่น รวมถึง Adobe Photoshop, WinRar, WinZip เมื่อใช้เมนูไฟล์ คุณสามารถสร้างเอกสาร Word ใหม่ สเปรดชีต Excel ไฟล์เก็บถาวร ฯลฯ ได้โดยตรงจาก Groove ข้อดีของวิธีการทำงานกับไฟล์นี้คือคุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาในการเพิ่มไฟล์ลงในพื้นที่ทำงาน - ไฟล์เหล่านี้จะอยู่ที่นั่นทันทีหลังจากสร้าง โดยปกติแล้ว การแก้ไขทั้งหมดที่คุณทำกับไฟล์จะถูกนำมาพิจารณาโดยอัตโนมัติทันที และผู้เข้าร่วมโปรเจ็กต์คนอื่นๆ ก็สามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงได้

แต่ละองค์ประกอบพื้นที่ทำงานจะแสดงเป็นแท็บ หากจำเป็น คุณสามารถเพิ่มส่วนประกอบเพิ่มเติมได้

ตัวอย่างเช่น "แผ่นจดบันทึก" สามารถใช้เขียนและจัดเก็บบันทึกย่อได้ "อัลบั้ม" มีประโยชน์สำหรับการสร้างองค์ประกอบกราฟิกต่างๆ เช่น ไดอะแกรม ส่วนประกอบภาพวาดมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการเพิ่มภาพถ่ายดิจิทัลหรือรูปภาพอื่นๆ ให้กับโปรเจ็กต์ของคุณ และการติดตามคำถามมีประโยชน์สำหรับการหารือเกี่ยวกับคำถามสำคัญที่ต้องตอบในขณะที่คุณทำงาน เป็นที่น่าสังเกตว่าส่วนประกอบพิเศษสำหรับการทำงานกับไฟล์ SharePoint และแบบฟอร์ม InfoPath

พื้นที่ทำงานหนึ่งสามารถมีองค์ประกอบประเภทเดียวกันได้หลายรายการ ซึ่งสะดวกเมื่อทำงานในโครงการขนาดใหญ่ ต้องขอบคุณฟีเจอร์นี้ที่คุณสามารถสร้างแท็บของคุณเองสำหรับงานเล็กๆ แต่ละงานที่จะแก้ไขภายในโปรเจ็กต์ได้ เพื่อความสะดวก แต่ละแท็บที่เกี่ยวข้องกับส่วนประกอบสามารถเปลี่ยนชื่อได้ สำหรับโปรเจ็กต์ที่การแชร์ไฟล์เป็นเป้าหมายหลัก จะมีพื้นที่ทำงานประเภทพิเศษที่เรียกว่าการแชร์ไฟล์ เมื่อสร้างพื้นที่ทำงานคุณต้องระบุโฟลเดอร์ที่จะบันทึกไฟล์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ตามค่าเริ่มต้น โฟลเดอร์นี้จะถูกสร้างขึ้นบนเดสก์ท็อป แต่คุณสามารถเลือกตำแหน่งอื่นได้ ความสะดวกของพื้นที่ทำงานประเภทนี้คือคุณสามารถจัดการไฟล์ได้โดยตรงจาก Explorer Groove เพิ่มแผงการซิงค์โฟลเดอร์ใหม่ที่ช่วยให้คุณเห็นว่าผู้ใช้คนใดกำลังใช้พื้นที่ทำงานของคุณ เชิญผู้ใช้ใหม่ เพิ่มคอมพิวเตอร์ที่จะซิงค์ และซิงค์ข้อมูลพื้นที่ทำงานกับไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ตามค่าเริ่มต้น ไฟล์เวอร์ชันใหม่จะถูกดาวน์โหลดโดยอัตโนมัติ แต่หากต้องการ คุณสามารถกำหนดข้อจำกัดในการดาวน์โหลดหรือเลือกโหมดกำหนดเองได้ ซึ่งการดาวน์โหลดจะดำเนินการตามคำขอของผู้ใช้เท่านั้น

สำหรับแต่ละไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์ซิงโครไนซ์ คุณสามารถกำหนดค่าระดับการแจ้งเตือน จากนั้นโปรแกรมจะแจ้งให้คุณทราบเมื่อมีเวอร์ชันใหม่ปรากฏขึ้น หากต้องการเพิ่มไฟล์ใหม่ลงในพื้นที่ทำงานการแชร์ไฟล์ เพียงคัดลอกไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสม การแจ้งเตือนเกี่ยวกับการมีอยู่ของไฟล์ใหม่จะปรากฏแก่ผู้เข้าร่วมทุกคนในพื้นที่ทำงาน Groove ทำงานแบบเพียร์ทูเพียร์ ซึ่งหมายความว่าไฟล์จะได้รับการแลกเปลี่ยนโดยตรงระหว่างผู้ใช้ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เซิร์ฟเวอร์ FTP หรือ “คนกลาง” อื่นๆ ในการจัดเก็บไฟล์ คุณสามารถสร้างพื้นที่ทำงานที่อนุญาตให้แชร์ไฟล์ได้ไม่เพียงแต่จากหน้าต่าง Groove เท่านั้น แต่ยังโดยตรงจาก Explorer อีกด้วย ในการดำเนินการนี้ เพียงป้อนโฟลเดอร์ที่ต้องการแล้วคลิกปุ่ม "ซิงค์โฟลเดอร์" ซึ่ง Groove เพิ่มลงในแถบเครื่องมือตัวจัดการไฟล์ เมื่อคุณทำสิ่งนี้เสร็จแล้ว คุณจะเห็นแผงการซิงค์โฟลเดอร์ และพื้นที่ทำงานใหม่ของคุณจะปรากฏในรายการทั่วไปในหน้าต่าง Groove

บทสรุป

Groove จะเป็นประโยชน์กับคุณเป็นการส่วนตัวหรือไม่? Groove เป็นโปรแกรมสำหรับองค์กรการทำงานที่สะดวกยิ่งขึ้น และอาจกลายเป็นผู้ช่วยที่ขาดไม่ได้สำหรับทุกคนที่ทำงานเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบกับผู้อื่น ตัวอย่างเช่น Groove อาจมีประโยชน์หากคุณกำลังเขียนหนังสือร่วมกับผู้เขียนร่วมที่อาศัยอยู่ในเมืองอื่น โปรแกรมนี้ยังสามารถใช้ในสำนักงานปกติได้ หากพนักงานบางคนเดินทางอยู่ตลอดเวลาหรือจำเป็นต้องมีปฏิสัมพันธ์กับผู้ที่ทำงานในสาขาอื่นขององค์กร สุดท้ายนี้ เจ้าของบริษัทขนาดเล็กที่ละทิ้งสำนักงานแบบเดิมๆ ควรพิจารณาซื้อ Groove อย่างแน่นอน ไม่เป็นความลับเลยที่ทุกวันนี้คุณมักจะพบเอเจนซี่แปล รวมถึงบริษัทที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมด้านการออกแบบ ศิลปะ และการออกแบบ ซึ่งพนักงานทำงานจากที่บ้าน สะดวกทั้งสำหรับผู้บริหารเพราะสามารถประหยัดค่าเช่าสำนักงานและสำหรับพนักงานเองที่ไม่ต้องเปลืองแรงและเวลากับการจราจรติดขัดทั้งเช้าและเย็น ด้วยการติดตั้ง Groove บนคอมพิวเตอร์ของพนักงานแต่ละคนในบริษัทดังกล่าว คุณสามารถสร้าง "สำนักงานเสมือน" ที่แท้จริงได้ เพราะทุกคนจะไม่เพียงแต่ทำงานของตนเท่านั้น แต่ยังติดตามสิ่งที่ผู้อื่นกำลังทำอยู่ด้วย

ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีมักจะประหลาดใจกับความคล้ายคลึงกันระหว่าง Microsoft Office Groove 2007 (Groove) และ Microsoft Office SharePoint Server 2007 (SharePoint) ที่ไม่อาจปฏิเสธได้ และบางครั้งก็สับสนว่าควรใช้เครื่องมือใดในกรณีนี้ เมื่อมองแวบแรก ผลิตภัณฑ์ทั้งสองดูเหมือนจะคล้ายกันเนื่องจากทั้งคู่มีความสามารถในการทำงานร่วมกัน อย่างไรก็ตาม หากพิจารณาดูสถาปัตยกรรมอย่างลึกซึ้ง คุณจะเห็นว่าสถาปัตยกรรมเหล่านี้แตกต่างกันมากเพียงใด

SharePoint® มอบแพลตฟอร์มที่ยืดหยุ่นและปรับขนาดได้สำหรับการจัดการเนื้อหาและเครื่องมือการทำงานร่วมกัน พร้อมการสนับสนุนเวิร์กโฟลว์ที่มีโครงสร้าง ในทางตรงกันข้าม Groove™ เป็นชุดเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ช่วยให้คุณจัดระเบียบพื้นที่ทำงานของคุณได้อย่างรวดเร็ว และลดภาระให้กับผู้เชี่ยวชาญด้านไอที รองรับการทำงานร่วมกันด้วยเอกสาร การอภิปรายที่จัดกลุ่มตามหัวข้อ ปฏิทิน และฟังก์ชัน Groove อื่นๆ มอบแพลตฟอร์มที่เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกันแบบไดนามิกและปลอดภัยตลอดเวลา ดังนั้นผู้ใช้ส่วนใหญ่จึงใช้ผลิตภัณฑ์ทั้งสองแตกต่างกันโดยธรรมชาติ

นอกจากนี้ ด้วยการเปิดตัว Groove 2007 มีการสนับสนุนแบบเนทิฟสำหรับการรวมกับ SharePoint โดยใช้เครื่องมือ SharePoint Files เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณสามารถซิงค์พื้นที่ทำงานกับไลบรารีเอกสาร SharePoint และอย่างที่คุณเห็น การผสานรวมในตัวนี้จะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากทั้งสองผลิตภัณฑ์ การรวมความยืดหยุ่นและไดนามิกของ Groove เข้ากับความสมบูรณ์และความอเนกประสงค์ของ SharePoint ให้ประโยชน์ที่สำคัญสำหรับผู้ใช้จำนวนมาก

ผสาน Groove และ SharePoint

โลกไอทียุคใหม่ต้องการความร่วมมืออย่างใกล้ชิดมากขึ้นระหว่างองค์กร คู่ค้า และซัพพลายเออร์ อย่างไรก็ตาม เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่มีอยู่ซึ่งใช้ผลิตภัณฑ์เช่น SharePoint ได้รับการออกแบบมาสำหรับกลุ่มงานภายในและการแบ่งปันข้อมูลภายในองค์กรเป็นหลัก ด้วยเหตุนี้ การให้สิทธิ์เข้าถึงข้อมูลแก่ผู้ใช้ภายนอกองค์กรจึงเผชิญกับความท้าทายที่สำคัญหลายประการ ทั้งในด้านการบริหารและความปลอดภัย เมื่อพิจารณาถึงความท้าทายเหล่านี้ การให้ผู้ใช้มีการเชื่อมต่อตามความต้องการกับคู่ค้าภายนอกองค์กรจึงถือเป็นความท้าทาย

วิธีแก้ไขปัญหานี้คือการรวมกันของ Groove และ SharePoint SharePoint ให้การทำงานร่วมกันภายในองค์กร การค้นพบเนื้อหา และแพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์ Groove ช่วยให้คุณสามารถขยายความสามารถเหล่านี้ไปสู่การทำงานร่วมกันระหว่างองค์กรได้ ด้วย Groove ทำให้ง่ายต่อการตั้งค่าพื้นที่ทำงานที่ออกแบบมาเพื่อการทำงานร่วมกันข้ามขอบเขตของบริษัท นอกจากนี้ การรองรับคีย์สมมาตร AES 192 บิตช่วยให้มั่นใจในการทำงานร่วมกันอย่างปลอดภัย นอกจากนี้ การรักษาความปลอดภัยยังมีอยู่ใน Groove และเปิดใช้งานอยู่เสมอ ดังนั้นผู้ใช้จึงไม่ต้องกังวลกับการตั้งค่า

ฟีเจอร์ความปลอดภัยใน Groove ได้รับการออกแบบมาเพื่อมอบการปกป้องในระดับสูงสำหรับพื้นที่ทำงานและเนื้อหา ทั้งเมื่อข้อมูลถูกเก็บไว้ในดิสก์และเมื่อถูกถ่ายโอนผ่านเครือข่าย เครื่องมือ SharePoint Files จะซิงโครไนซ์ข้อมูลนี้กับไลบรารีเอกสาร SharePoint แบบสองทิศทาง ทำให้เข้าถึงข้อมูลนี้จากภายในองค์กรได้ง่ายขึ้น มาดูกันว่าเครื่องมือนี้ทำงานอย่างไรโดยใช้ตัวอย่างเฉพาะ

จุดเริ่มต้นของการทำงาน

ในการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจในแต่ละวัน ทุกองค์กรต้องมีปฏิสัมพันธ์กับองค์กรอื่นๆ มากมาย ปฏิสัมพันธ์นี้ไม่เพียงเกี่ยวข้องกับองค์กรภายนอกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพนักงานในแผนกที่ไม่ได้ทำงานร่วมกันบ่อย ๆ เช่น การเงิน กฎหมาย ความสัมพันธ์ภายนอก เป็นผลให้องค์กรดังกล่าวจำเป็นต้องสร้างคณะทำงานภายในพิเศษที่ทำงานร่วมกัน และจากนั้นทำให้ผลิตภัณฑ์ของการทำงานร่วมกันของพวกเขาพร้อมใช้งานสำหรับผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องกับกระบวนการพัฒนา แต่ต้องการเข้าถึงผลลัพธ์สุดท้าย ด้วย SharePoint และ Groove การดำเนินการนี้ทำได้ง่ายมาก

ขั้นตอนแรกคือการสร้างไลบรารีเอกสาร SharePoint ที่ซิงค์กับพื้นที่ทำงาน Groove ในการดำเนินการนี้ ให้เชื่อมต่อกับ SharePoint แล้วคลิกลิงก์ "ดูเนื้อหาทั้งหมด" เมื่อหน้านี้โหลด ให้เลือก ใหม่ จากเมนู จากนั้นดังที่แสดงใน ข้าว. 1เลือก "ไลบรารีเอกสาร" ในคอลัมน์ "ไลบรารี"

รูปที่ 1: สร้างไลบรารีเอกสาร SharePoint

จากนั้น คุณต้องกำหนดการตั้งค่าจำนวนหนึ่งบนหน้าไลบรารีเอกสารใหม่ - ป้อนชื่อและคำอธิบายของไลบรารี กำหนดว่าควรรวมไลบรารีไว้ในส่วนการนำทางด่วนหรือไม่ และควรเปิดใช้งานการควบคุมเวอร์ชันหรือไม่ และเลือกรูปแบบเริ่มต้น สำหรับเอกสารใหม่ที่สร้างขึ้นโดยตรงในห้องสมุด ประวัติเวอร์ชันเอกสารจะถูกปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น แต่ถ้าธุรกิจของคุณใช้การกำหนดเวอร์ชันเอกสาร คุณสามารถเปิดใช้งานได้ การใช้งาน Groove และ SharePoint สามารถใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะขั้นสูงบางอย่างของ SharePoint เช่น

บันทึกเวอร์ชัน
ควบคุมการอนุมัติเอกสาร
ขั้นตอนการรับเอกสาร
การควบคุมขั้นตอนการทำงาน
นโยบายการเก็บรักษาเอกสาร
การตรวจสอบ
สรุปโหนด RDF (RSS)

ฟีเจอร์ SharePoint เพิ่มเติมเหล่านี้สามารถให้ประโยชน์ที่สำคัญเมื่อทำงานกับ Groove ในกรณีของฉัน คุณสมบัติเพิ่มเติมเหล่านี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการควบคุมการอนุมัติเอกสาร กลับกลายเป็นว่ามีประโยชน์มาก ตัวอย่างเช่น สมมติว่าสมาชิกในทีมทำงานร่วมกันใน Groove เพื่อร่างเอกสาร เมื่อการออกแบบขั้นสุดท้ายพร้อมสำหรับการตรวจทาน คุณสามารถส่งไปยัง SharePoint และกระบวนการอนุมัติสามารถเริ่มต้นได้ที่นั่น

การตั้งค่าการควบคุมการอนุมัติเอกสาร

เมื่อต้องการกำหนดค่าคุณลักษณะเหล่านี้ ให้เลือกเมนูตัวเลือกของไลบรารีเอกสาร จากนั้นเลือกรายการเมนูการตั้งค่า วิธีนี้จะทำให้คุณเห็นการตั้งค่าทั้งหมด รวมถึงการตั้งค่าแต่ละรายการด้วย หากต้องการตั้งค่าการอนุมัติเอกสาร ให้คลิกลิงก์ตัวเลือกเวิร์กโฟลว์ในส่วนสิทธิ์และการควบคุมเพื่อแสดงหน้าเพิ่มเวิร์กโฟลว์ ตอนนี้เลือกเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ ซึ่งในตัวอย่างของเราจะเป็นเทมเพลตการอนุมัติเอกสาร และป้อนชื่อสำหรับเวิร์กโฟลว์ จากนั้นใช้รายการงานที่มีอยู่หรือสร้างรายการงานใหม่ รายการงานใหม่ให้ความเป็นส่วนตัวมากขึ้น แต่เนื่องจากสิ่งนี้ไม่สำคัญสำหรับตัวอย่างของเรา ให้เลือกตัวเลือกเริ่มต้น

หลังจากเลือกรายการงานแล้ว คุณต้องตัดสินใจว่ากระบวนการอนุมัติเอกสารควรเริ่มต้นอย่างไร อนุญาตให้ผู้ใช้ที่ได้รับการตรวจสอบสิทธิ์แต่ละรายมีสิทธิ์ที่จำเป็นเพื่อเริ่มกระบวนการนี้ด้วยตนเอง ตัวเลือกอื่นๆ ช่วยให้คุณสามารถทำให้กระบวนการอนุมัติเป็นอัตโนมัติ โดยขึ้นอยู่กับการกำหนดเวอร์ชันหากเปิดใช้งานในไลบรารีเอกสาร หรือตามการเพิ่มเอกสารใหม่และการแก้ไขเอกสารที่มีอยู่

เมื่อคุณคลิกถัดไปและยอมรับการตั้งค่าที่คุณป้อน คุณสามารถป้อนข้อมูลการตั้งค่าขั้นสุดท้ายบางส่วนได้ ก่อนอื่น คุณต้องเลือกวิธีการมอบหมายงาน เนื่องจากบุคคลหลายคนสามารถมีส่วนร่วมในกระบวนการอนุมัติเอกสารได้ การอนุมัติจึงสามารถดำเนินการตามลำดับ โดยที่ผู้เข้าร่วมคนหนึ่งอนุมัติส่วนหนึ่งของเอกสารแล้วส่งต่อ หรือดำเนินการพร้อมกัน โดยที่ผู้เข้าร่วมคนใดก็ตามสามารถอนุมัติส่วนของตนได้ตลอดเวลา ถัดไป คุณต้องพิจารณาว่าผู้อนุมัติเอกสารสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ได้หรือไม่ และพวกเขาสามารถร้องขอการเปลี่ยนแปลงเอกสารก่อนที่งานจะเสร็จสิ้นได้หรือไม่

จากนั้นคุณจะต้องมอบหมายนักแสดงที่เฉพาะเจาะจงและตัดสินใจว่างานจะเสร็จสิ้นภายในเวลาใด สุดท้ายนี้ คุณต้องพิจารณาว่าขั้นตอนการทำงานจะเสร็จสมบูรณ์เมื่อใด ตัวเลือกเริ่มต้นเกี่ยวข้องกับการดำเนินขั้นตอนการทำงานให้เสร็จสิ้นในขณะที่งานทั้งหมดที่รวมอยู่ในนั้นเสร็จสมบูรณ์ การตั้งค่าล่าสุดจะกำหนดว่าสถานะการอนุมัติของเอกสารสามารถเปลี่ยนแปลงได้หลังจากเวิร์กโฟลว์เสร็จสิ้นแล้วหรือไม่ หลังจากคลิกปุ่ม "ตกลง" จะถือว่ากระบวนการอนุมัติเอกสารถูกสร้างขึ้น และคุณสามารถเริ่มอนุมัติเอกสารตามกระบวนการนี้ได้

การสร้างพื้นที่ทำงาน Groove

หลังจากที่คุณสร้างไลบรารีเอกสารใน SharePoint แล้ว คุณจำเป็นต้องสร้างพื้นที่ทำงาน Groove ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีบัญชี Groove และตัวตนอย่างน้อยหนึ่งรายการ ข้อมูลประจำตัวเป็นรากฐานของการมีอยู่และการสื่อสารใน Groove บัญชี Groove แต่ละบัญชีสามารถมีข้อมูลประจำตัวได้หลายรายการ และข้อมูลประจำตัวแต่ละรายการมีไฟล์ผู้ติดต่อที่ไม่ซ้ำกัน ดังนั้นคุณจึงปรับแต่งข้อมูลติดต่อของคุณสำหรับแต่ละข้อมูลประจำตัวที่คุณใช้ได้ Groove ยังช่วยให้คุณสามารถส่งออกบัญชีและข้อมูลประจำตัวที่เกี่ยวข้องเพื่อให้สามารถใช้กับคอมพิวเตอร์หลายเครื่องได้

เมื่อคุณสร้างบัญชีและข้อมูลระบุตัวตนแล้ว ให้เปิดตัวเรียกใช้งาน Groove โดยดับเบิลคลิกที่ไอคอน Groove บนแถบงาน เลือกสร้างพื้นที่ทำงาน ตั้งชื่อให้เหมาะสม และเลือกประเภทพื้นที่ทำงานมาตรฐาน พื้นที่ทำงาน Groove มาตรฐานจะแสดงการแสดงตน การแจ้งเตือน และการกำหนดบทบาทให้กับสมาชิกพื้นที่ทำงาน Groove จะสร้างและเปิดพื้นที่ทำงานเมื่อคุณคลิกตกลง บน ข้าว. 2พื้นที่ทำงานใหม่จะแสดงพร้อมกับไฟล์บางไฟล์ที่ถูกเพิ่มเข้าไป ขณะนี้พื้นที่ทำงานสามารถใช้งานได้แล้ว หากจำเป็น คุณสามารถเพิ่มและกำหนดค่าการแจ้งเตือนหรือเครื่องมืออื่น ๆ ที่คุณต้องการได้ เพื่อให้การกำหนดค่าเสร็จสมบูรณ์

รูปที่ 2: พื้นที่ทำงานใหม่ของ Groove

คุณสามารถกำหนดค่าการแจ้งเตือนได้ที่ระดับเครื่องมือ พื้นที่ทำงาน หรือระดับไฟล์แต่ละไฟล์ มีระดับการแจ้งเตือนสี่ระดับ: ศูนย์ ปานกลาง สูง และอัตโนมัติ ระดับกลางจะเน้นเนื้อหาใหม่ ในขณะที่ระดับสูงและอัตโนมัติจะเล่นไฟล์เสียง คุณสามารถกำหนดค่าการแจ้งเตือนให้ส่งเมื่อผู้ใช้เข้าสู่พื้นที่ทำงานเฉพาะได้ หากต้องการตั้งค่าการแจ้งเตือน ให้เลือก "การตั้งค่าการแจ้งเตือน" จากเมนูตัวเลือก การแจ้งเตือนในระดับไฟล์แต่ละไฟล์ได้รับการกำหนดค่าในคุณสมบัติของไฟล์นั้นเอง คลิกขวาที่ไฟล์ในพื้นที่ทำงาน และเลือกคุณสมบัติ

นอกเหนือจากเครื่องมือไฟล์สำหรับการทำงานร่วมกันในเอกสารและเครื่องมือการสนทนาสำหรับการอภิปรายหัวข้อที่เป็นส่วนหนึ่งของพื้นที่ทำงานมาตรฐานตามค่าเริ่มต้นแล้ว Groove ยังมีเครื่องมืออื่นๆ อีกมากมาย รวมถึงปฏิทิน แบบฟอร์ม การติดตามปัญหา การประชุม อัลบั้ม และแน่นอนว่า เครื่องมือไฟล์ SharePoint แต่ละสิ่งเหล่านี้มีความสามารถในการทำงานร่วมกันเพิ่มเติมที่สำคัญ หากต้องการเพิ่มเครื่องมือ ให้คลิกปุ่มเพิ่มเครื่องมือในพื้นที่ทำงานที่ด้านล่างขวาของพื้นที่ทำงาน จากนั้นเลือกเครื่องมือที่คุณต้องการเพิ่ม ดังที่แสดงใน ข้าว. 3- หากจำเป็น สามารถถอดผลิตภัณฑ์ออกได้อย่างง่ายดาย

รูปที่ 3: เพิ่มเครื่องมือลงในพื้นที่ทำงานของ Groove

ซิงค์ Groove และ SharePoint

หลังจากที่คุณเพิ่มเครื่องมือไฟล์ SharePoint คุณต้องระบุ URL ของไซต์ SharePoint ที่โฮสต์ไลบรารีเอกสารที่คุณต้องการซิงค์ด้วย หลังจากเลือกแท็บไฟล์ SharePoint ที่ด้านล่างของหน้าจอพื้นที่ทำงาน ให้คลิกปุ่มติดตั้งดังที่แสดงใน ข้าว. 4.

รูปที่ 4: ตั้งค่าไฟล์ SharePoint

เมื่อป้อน URL คุณจะเห็นไลบรารีทั้งหมดที่มีอยู่ในไซต์ SharePoint ซึ่งคุณสามารถเลือกไลบรารีที่คุณต้องการได้ ดังที่แสดงใน ข้าว. 5- Groove จะเชื่อมต่อกับไลบรารีและการซิงค์จะเริ่มขึ้นโดยอัตโนมัติ ด้วยเหตุนี้ เอกสารทั้งหมดที่อยู่ในไลบรารี SharePoint จะถูกโหลดลงในพื้นที่ทำงาน Groove และทำให้พร้อมใช้งาน ตัวอย่างจะแสดงใน ข้าว. 6.

ข้าว. 5 เมื่อคุณระบุ URL แล้ว ไลบรารี SharePoint จะพร้อมใช้งานใน Groove

รูปที่ 6: ซิงค์ Groove และ SharePoint

ในพื้นที่ทำงาน Groove เอกสารจะแสดงว่ายังไม่ได้อ่านเนื่องจากเพิ่งดาวน์โหลด โปรดทราบว่าไฟล์ที่ดาวน์โหลดระหว่างการซิงค์จาก SharePoint จะต้องเช็คอินเพื่อแก้ไข และเช็คอินหลังการแก้ไข นอกจากนี้ หากคุณตรวจสอบไฟล์ที่จะแก้ไข คุณสามารถมั่นใจได้ว่าในขณะที่คุณทำงานกับเอกสารนั้น จะไม่มีผู้ใช้รายอื่นใดสามารถทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับเอกสารนั้นได้

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าเครื่องมือไฟล์ SharePoint ทำการซิงโครไนซ์แบบสองทาง ดังนั้นไฟล์ที่เพิ่มลงใน SharePoint ผ่าน Groove จะถูกดาวน์โหลดไปยังไลบรารีเอกสาร SharePoint แม้ว่าการซิงโครไนซ์จะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติตามค่าเริ่มต้น แต่สามารถเริ่มได้ด้วยตนเองโดยคลิกปุ่ม "ซิงค์" หากคุณทำเช่นนี้ คุณจะเห็นจำนวนการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในไฟล์ทั้งหมดที่จำเป็นต้องมีการซิงค์ รวมถึงธุรกรรมการรับ (จาก SharePoint) หรือการอัปโหลด (ไปยัง SharePoint) ที่เกี่ยวข้องกับการซิงค์ ดังที่แสดงใน ข้าว. 7.

ข้าว. 7 จำนวนการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดหลังจากการซิงโครไนซ์ด้วยตนเอง

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าเครื่องมือไฟล์ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของพื้นที่ทำงาน Groove มาตรฐานจะแตกต่างจากเครื่องมือไฟล์ SharePoint เครื่องมือไฟล์ไม่ซิงค์กับ SharePoint และสามารถเอาออกได้ถ้าจำเป็น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อระบุพื้นที่จัดเก็บไฟล์ชั่วคราวที่ทีมของคุณควรมีสิทธิ์เข้าถึงในระหว่างการพัฒนาโครงการ สมาชิกในทีมทุกคนจะได้รับสำเนาไฟล์เหล่านี้ที่ซิงโครไนซ์

อนุญาตให้เข้าถึงพื้นที่ทำงาน

เมื่อโครงสร้างพื้นฐานสำหรับการทำงานร่วมกันพร้อมใช้งานแล้ว คุณสามารถก้าวไปสู่การอนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงพื้นที่ทำงานได้ อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้จะต้องส่งคำเชิญก่อน ใช้อีเมลหรือข้อความโต้ตอบแบบทันทีของ Groove เพื่อทำสิ่งนี้ Groove ยังช่วยให้คุณสามารถส่งออกคำเชิญไปยังไฟล์ได้ ไฟล์ได้รับนามสกุล GRV ซึ่งเชื่อมโยงกับการเปิดโปรแกรมเริ่มต้น ไฟล์นี้สามารถส่งให้กับผู้ใช้ด้วยวิธีอื่นนอกเหนือจากอีเมล เช่น โดยการโพสต์ลงในเว็บไซต์และอนุญาตให้ผู้รับดาวน์โหลดคำเชิญ

ข้อความโต้ตอบแบบทันทีของ Groove มีการตรวจสอบความปลอดภัยเพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้รับเท่านั้นที่สามารถอ่านคำเชิญได้ เมื่อส่งคำเชิญทางอีเมลหรือใช้ไฟล์คำเชิญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องกาเครื่องหมายต้องยืนยันการยอมรับแล้ว วิธีนี้ทำให้คุณสามารถตรวจสอบได้อีกครั้งว่าบุคคลที่คุณเชิญจะเข้าร่วมพื้นที่ทำงาน สิ่งนี้จะเพิ่มการรักษาความปลอดภัยอีกชั้นพิเศษให้กับพื้นที่ทำงานของคุณ โปรดทราบว่าคุณสามารถยกเลิกคำเชิญที่ใช้เวลานานในการรับการตอบกลับได้

เมื่อเชิญผู้ใช้เข้าสู่พื้นที่ทำงาน ผู้รับแต่ละคนจะต้องได้รับมอบหมายบทบาท มีบทบาทดังกล่าวสามบทบาท: ผู้ดูแลระบบ ผู้เข้าร่วม และแขก แต่ละบทบาทจะได้รับมอบหมายชุดสิทธิ์เฉพาะในพื้นที่ทำงาน ตามกฎทั่วไป บทบาทผู้ดูแลระบบควรถูกกำหนดให้กับผู้ใช้ที่ต้องการสิทธิ์แบบเต็มในพื้นที่ทำงานอย่างแท้จริงเท่านั้น รวมถึงสิทธิ์ในการลบเครื่องมือด้วย ผู้สร้างพื้นที่ทำงานจะได้รับมอบหมายบทบาทผู้ดูแลระบบโดยอัตโนมัติ บทบาทที่ได้รับมอบหมายสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา

เนื่องจากบทความนี้กล่าวถึงโครงการที่มีลักษณะเป็นการชั่วคราว พื้นที่ทำงาน Groove จะต้องถูกลบออกหลังจากโครงการเสร็จสมบูรณ์ เมื่อคุณแน่ใจว่าพื้นที่ทำงานของคุณซิงค์กับไลบรารีเอกสาร SharePoint แล้ว คุณต้องเปิดพื้นที่ทำงานของคุณและเลือกลบพื้นที่ทำงานจากเมนูไฟล์ เลือกตัวเลือกการลบ “จากคอมพิวเตอร์เครื่องนี้” หรือ “สำหรับผู้เข้าร่วมทั้งหมด” (ผู้ใช้แต่ละคนมีสำเนาของพื้นที่ทำงานบนเครื่องของตนเอง ซึ่งจะถูกเก็บไว้จนกว่าพื้นที่ทำงานจะถูกลบออกจากสมาชิกทั้งหมดของกลุ่มงาน)

และในตอนท้ายของโครงการ ยังมีโอกาสที่ดีเยี่ยมในการใช้ประโยชน์จากการเสริมซึ่งกันและกันของ Groove และ SharePoint หลังจากการซิงโครไนซ์ครั้งล่าสุดเป็นเวลาที่เหมาะสมในการใช้ประโยชน์จากการตั้งค่านโยบายการกำกับดูแลข้อมูลใน SharePoint โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การหมดอายุของข้อมูลเป็นวิธีการจัดการไฟล์เก็บถาวรอัตโนมัติ

คุณลักษณะการหมดอายุช่วยให้คุณสามารถระบุช่วงเวลาที่คุณต้องการเก็บข้อมูลได้ เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูล SharePoint จะลบออกโดยอัตโนมัติหรือเริ่มเวิร์กโฟลว์ ความสามารถนี้เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรวมข้อมูล Groove เข้ากับวงจรการใช้งานข้อมูลขององค์กรของคุณ คุณสามารถกำหนดค่านโยบายการจัดเก็บข้อมูลได้ตลอดเวลา หากคุณไม่ได้ทำเช่นนี้เมื่อคุณสร้างและกำหนดค่าไลบรารี ก็ยังไม่สายเกินไปที่จะทำตอนนี้

หากต้องการตั้งค่าอายุข้อมูล ให้เลือกเมนูตัวเลือกในไลบรารีเอกสาร จากนั้นเลือกตัวเลือกไลบรารีเอกสาร ในส่วนสิทธิ์และการจัดการของเพจ จะมีคำสั่งเมนูที่เรียกว่าการตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล เมื่อคุณคลิกลิงก์การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล คุณสามารถสร้างนโยบายของคุณเองหรือเปิดใช้งานนโยบายไลบรารีเอกสารที่กำหนดในระดับไซต์ได้

เมื่อคุณสร้างนโยบายของคุณเอง คุณจะต้องป้อนข้อมูลการกำหนดค่าบางอย่าง ในตัวอย่างนี้ คุณจะถูกขอให้เปิดใช้งานวันที่หมดอายุของข้อมูล จากนั้นเลือกช่วงเวลาสำหรับการจัดเก็บข้อมูลและการดำเนินการที่จะดำเนินการหลังจากช่วงเวลานั้น

Groove เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพซึ่งมอบโครงสร้างพื้นฐานแบบไดนามิก ใช้งานง่าย และปลอดภัยสำหรับกลุ่มงานชั่วคราว ด้วยฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลาย Groove มอบแพลตฟอร์มน้ำหนักเบาและปรับแต่งได้สูงสำหรับการทำงานร่วมกันทั้งภายในและระหว่างองค์กร

หากองค์กรของคุณใช้ SharePoint เป็นโครงสร้างพื้นฐานการจัดการข้อมูลและชุดเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่แข็งแกร่งและครอบคลุมอยู่แล้ว ฉันคิดว่าการรวมเข้ากับ Groove จะเป็นโซลูชันที่น่าสนใจสำหรับคุณ ผลิตภัณฑ์ทั้งสองนี้ส่งเสริมซึ่งกันและกันอย่างสมบูรณ์แบบและร่วมกันนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมที่ทำงานร่วมกัน

การซิงโครไนซ์โฟลเดอร์กลายเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อผู้ใช้มีคอมพิวเตอร์หลายเครื่องที่เขาทำงานในสถานที่ต่างกัน ไฟล์ที่สร้างบนพีซีเครื่องหนึ่งจะต้องถ่ายโอนไปยังอีกเครื่องหนึ่งทุกประการ ในกรณีนี้สามารถดำเนินการต่อเนื่องได้อย่างต่อเนื่อง หากมีอินเทอร์เน็ต งานนี้ก็จะแก้ไขได้อย่างง่ายดายด้วยบริการคลาวด์ เมื่อผู้ใช้สามารถเข้าถึงไฟล์ของเขาจากที่ทำงานใดก็ได้ ในเอกสารนี้ เราจะพิจารณาตัวเลือกสำหรับการดำเนินงานนี้โดยใช้ระบบปฏิบัติการ แม้ว่าจะไม่มีการเชื่อมต่อเครือข่ายก็ตาม

การซิงโครไนซ์โฟลเดอร์ใน Windows 7 สามารถทำได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับประเภทของสื่อ หากต้องการทำงานบนเครือข่าย คุณสามารถใช้ Synchronization Center และฟังก์ชัน Briefcase สำหรับสื่อแบบถอดได้

กระเป๋าเอกสาร

ในการสร้างพอร์ตโฟลิโอใหม่ เราจะใช้เมนูบริบท ซึ่งสามารถทำได้บนเดสก์ท็อปหรือในโฟลเดอร์ผู้ใช้ใดก็ได้

ในพอร์ตโฟลิโอที่สร้างขึ้น เราจะคัดลอกโฟลเดอร์พร้อมเอกสารที่ต้องดำเนินการในที่ทำงานอื่น ตอนนี้คุณสามารถย้ายไปยังแฟลชไดรฟ์และไปที่คอมพิวเตอร์เครื่องที่สองได้ เมื่อเชื่อมต่อสื่อแบบถอดได้แล้ว ให้เปิด Briefcase และดำเนินการที่จำเป็นกับไฟล์ต่างๆ เมื่อทำงานเสร็จแล้วเราจะกลับไปที่พีซีเครื่องแรกและประสานการเปลี่ยนแปลง

หากขณะนี้มีคนทำงานกับโฟลเดอร์เริ่มต้นและทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์ที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้ สิ่งนี้จะปรากฏในเมนูอัปเดต กล่องที่มีเครื่องหมายกรอบแสดงว่าการดำเนินการใดที่จะดำเนินการเพื่อซิงโครไนซ์เนื้อหา ในกรณีนี้ เรามีหลายทางเลือก:

ไฟล์ถูกสร้างขึ้นบนพีซีเครื่องแรกและไม่ได้อยู่ในกระเป๋าเอกสาร
มีการเปลี่ยนแปลงเอกสารที่มีอยู่ในคอมพิวเตอร์เครื่องที่สอง และตอนนี้เอกสารต้นฉบับจำเป็นต้องถูกแทนที่
ไฟล์ถูกสร้างขึ้นบนพีซีเครื่องที่สองและจะต้องคัดลอกไปยังไดเร็กทอรีดั้งเดิมในเครื่องแรก

ด้วยการคลิกที่ปุ่ม "อัปเดต" เราจะนำเนื้อหาของไดเร็กทอรีบนคอมพิวเตอร์และสื่อแบบถอดได้ให้อยู่ในสถานะเดียวกัน

สำหรับแต่ละไฟล์ คุณสามารถเรียกเมนูบริบทและดูรายละเอียดการดำเนินการที่ทำกับมันได้

คุณสามารถซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำหรือปล่อยเอกสารเวอร์ชันเก่าไว้ในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวได้

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถจัดระเบียบงานด้วยแฟลชไดรฟ์หรือฮาร์ดไดรฟ์แบบถอดได้ที่สามารถเคลื่อนย้ายระหว่างเวิร์กสเตชันได้

ไฟล์ออฟไลน์

ตัวเลือกที่สองเกี่ยวข้องกับการทำงานกับทรัพยากรเครือข่าย ตัวอย่างเช่น อาจเป็นไดเร็กทอรีที่อยู่ใน NAS หรือคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นและเปิดให้บุคคลทั่วไปเข้าถึงได้ เราเลือกทรัพยากรที่ต้องการใน Explorer และค้นหาโฟลเดอร์ในนั้นที่เราจะใช้งาน ในเมนูบริบทเลือกรายการที่มีหมายเลข "1"

หลังจากที่คอมพิวเตอร์ทำการซิงโครไนซ์ครั้งแรกเสร็จแล้ว ให้เปิดคุณสมบัติโฟลเดอร์ อย่างที่คุณเห็น ไฟล์ในนั้นสามารถใช้งานแบบออฟไลน์ได้ ตอนนี้คุณสามารถทำงานร่วมกับพวกเขาได้แม้ว่าทรัพยากรเครือข่ายจะไม่พร้อมใช้งานก็ตาม

การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำสามารถถ่ายโอนไปยังโฟลเดอร์หลักได้ด้วยตนเอง หรือคุณสามารถกำหนดเวลาสำหรับงานนี้ก็ได้ ตัวเลือกที่สองถูกนำมาใช้โดยใช้ Synchronization Center

ในแผงควบคุมเราจะพบรายการที่ระบุ

ศูนย์การซิงค์จะเปิดขึ้นในแท็บจัดการความสัมพันธ์ เมื่อเลือกส่วน "ไฟล์ออฟไลน์" เราจะเปิดใช้งานปุ่ม "กำหนดการ" บนแผงงาน

เราทำเครื่องหมายที่เก็บข้อมูลเครือข่ายซึ่งเป็นที่ตั้งของไดเร็กทอรีพร้อมเอกสารที่ต้องการ

ตัวอย่างเช่น ให้เลือกการซิงโครไนซ์เหตุการณ์

ที่นี่คุณสามารถเลือกหลายค่าพร้อมกันได้ โปรดทราบว่าการดำเนินการจะดำเนินการเมื่อระบบปฏิบัติการเริ่มทำงานและไม่ได้ใช้งาน

กำหนดชื่อให้กับกฎที่สร้างขึ้น

เป็นผลให้การซิงโครไนซ์กับที่เก็บข้อมูลเครือข่ายที่เลือกจะดำเนินการตามกำหนดเวลาที่ระบุ รายการสุดท้ายในพื้นที่การนำทางตรงกลางจะเปิดตัวเลือกสำหรับจัดการไฟล์ออฟไลน์บนพีซีของคุณ

หลังจากเสร็จสิ้นการทำงานกับที่เก็บข้อมูลเครือข่าย คุณสามารถปิดใช้งานได้ในแท็บทั่วไป

แท็บถัดไปจะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับการใช้พื้นที่ดิสก์ในการจัดเก็บสำเนาชั่วคราว เมื่อคุณไม่ต้องการมันอีกต่อไป คุณสามารถล้างดิสก์ของออบเจ็กต์การซิงโครไนซ์ได้

ข้อเสียเปรียบทั่วไปของเครื่องมือที่พิจารณาคือไม่สามารถจัดการงานกลุ่มกับเอกสารได้ หากมีการแก้ไขไฟล์ที่ทำงานจากพีซีตั้งแต่สองเครื่องขึ้นไปพร้อมกัน จะทำให้เกิดความขัดแย้งในการเปลี่ยนแปลง ในกรณีนี้ ผู้ใช้จะถูกบังคับให้เลือกเวอร์ชันของเอกสารที่ต้องการด้วยตนเอง

วินโดวส์ 10

การซิงโครไนซ์ไฟล์และโฟลเดอร์เครือข่ายใน Windows 10 ดำเนินการโดยใช้เครื่องมือที่คล้ายกัน ความสามารถที่จำกัดในการทำงานกับโฟลเดอร์ทำให้ฟังก์ชัน Briefcase ไม่รวมอยู่ในชุดส่วนประกอบ ผู้ใช้จะได้รับโอกาสในการใช้ที่เก็บข้อมูลเครือข่าย OneDrive ซึ่งรองรับการทำงานเป็นทีมแทน เครื่องมือซิงโครไนซ์อื่นที่มีอยู่ใน Windows คือยูทิลิตี้ Microsoft SyncToy ด้วยความช่วยเหลือคุณสามารถทำงานร่วมกับสื่อท้องถิ่นและเครือข่ายได้

ซิงค์ทอย

งานเกี่ยวกับยูทิลิตี้นี้ถูกยกเลิกไปในปี 2552 แต่สามารถรับมือกับงานที่ได้รับมอบหมายในระบบปฏิบัติการเวอร์ชันใหม่ได้

เมื่อคุณเปิดโปรแกรมเป็นครั้งแรก ตัวช่วยการสร้างลิงก์จะถูกเปิดใช้งาน ผู้ใช้จะได้รับแจ้งให้เลือกโฟลเดอร์ "ซ้าย" และ "ขวา" นี่คือวิธีที่นักพัฒนา "ตั้งชื่อ" แหล่งที่มาและผู้รับ

ขั้นตอนต่อไปคือการเลือกประเภทการซิงโครไนซ์ มีสามตัวเลือกให้เลือก:

ซิงโครไนซ์ การซิงโครไนซ์การทำงานของไฟล์ที่เสร็จสมบูรณ์ทั้งหมดในทั้งสองทิศทาง
เอคโค่ คัดลอกการเปลี่ยนแปลงที่ทำในโฟลเดอร์ "ซ้าย" ไปยังโฟลเดอร์ "ขวา"
มีส่วนช่วย. การทำสำเนาแบบเลือกสรร เฉพาะเอกสารใหม่หรือเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงเท่านั้นที่จะถูกโอนจากต้นทางไปยังปลายทาง การลบไฟล์จะถูกละเว้น

ในขั้นตอนสุดท้าย เราจะตั้งชื่อการเชื่อมต่อที่สร้างขึ้น

ในหน้าต่างหลักเราจะเห็นโฟลเดอร์ที่กำหนด หากต้องการ คุณสามารถเปลี่ยนประเภทการซิงโครไนซ์ที่เลือกหรือตั้งกฎเพิ่มเติมได้ ที่นี่คุณสามารถลบลิงก์หรือสร้างไดเร็กทอรีเพิ่มเติมได้ การคลิกปุ่มที่ทำเครื่องหมายไว้จะเริ่มการซิงโครไนซ์

ความคืบหน้าของการดำเนินการจะแสดงด้วยแถบบ่งชี้ เมื่อเสร็จแล้ว หน้าต่างจะแสดงสถิติการดำเนินการโดยละเอียด

ยูทิลิตี้นี้รองรับการสร้างการเชื่อมต่อไม่จำกัดจำนวน การดำเนินการสามารถดำเนินการได้สำหรับทุกคนร่วมกันหรือโดยการเลือกคู่ของไดเร็กทอรีที่ต้องการในปัจจุบัน

ในที่สุด

อย่างที่คุณเห็นการซิงโครไนซ์โฟลเดอร์ใน Windows สามารถจัดระเบียบได้โดยใช้เครื่องมือในตัวหรือใช้ยูทิลิตี้พิเศษที่พัฒนาโดย Microsoft ความสามารถเพิ่มเติมที่จำเป็นสำหรับการทำงานเป็นทีมสามารถจัดหาได้จากที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ OneDrive ซึ่งเป็นส่วนประกอบของระบบ

คุณเป็นฟรีแลนซ์หรือฟรีแลนซ์? คุณทำงานให้กับบริษัททางไกล โดยนั่งอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ที่บ้าน และต้องการเพิ่มประสิทธิภาพและความเร็วของคุณหรือไม่? หนังสือเล่มนี้เหมาะสำหรับคุณ เธอพูดถึงเครื่องมือในการทำงานร่วมกันที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ด้วยความช่วยเหลือนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้ฐานข้อมูลทั่วไปของบริษัทที่คุณทำงานด้วยโดยไม่ต้องออกจากบ้าน คุณจะได้เรียนรู้วิธีการจัดการเอกสารผ่านเครือข่าย การทำงานร่วมกันในโครงการต่างๆ จัดการประชุมทางวิดีโอ โทรเข้าสำนักงานโดยใช้คอมพิวเตอร์ และวิธีการรับเงินทางอินเทอร์เน็ตได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว

หนังสือเล่มนี้มุ่งเน้นไปที่ผลิตภัณฑ์สามรายการ: Windows SharePoint Services 3.0, Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) และ Citrix นอกจากนี้ อยู่ระหว่างการพิจารณาวิธีการอื่น

หนังสือ:

การเลือกตำแหน่งที่จะแทรกคำอธิบายของ Microsoft Office Groove 2007 อย่างชัดเจนนั้นค่อนข้างยาก เมื่อมองแวบแรก คุณไม่สามารถบอกได้อย่างแน่ชัดว่าโปรแกรมนี้รองรับฟังก์ชันใดบ้าง และเพียงพอหรือไม่ที่จะพิจารณาว่าเป็นหนึ่งในผู้ที่ได้รับเลือกซึ่งได้รับรางวัลการให้โอกาสในการทำงานร่วมกันในเอกสาร แต่สุดท้ายหลังจากได้รับเงินก้อนเรียบร้อยเป็นสินบน ก็ตัดสินใจจัดโปรแกรมนี้เป็นโครงการความร่วมมือ

Microsoft Office Groove 2007 เป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Microsoft Office 2007 และประกอบด้วยการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที แชท คุณลักษณะการซิงโครไนซ์ และการทำงานร่วมกันในเอกสาร คุณสามารถเปิดได้โดยใช้ไอคอน Microsoft Office Groove 2007 ซึ่งอยู่ในไฟล์ ทุกโปรแกรม? ไมโครซอฟต์ ออฟฟิศเมนู เริ่ม.

การสร้างบัญชี Groove

หากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณใช้งาน Microsoft Office Groove 2007 คุณจะพบวิซาร์ด ตัวช่วยสร้างการตั้งค่าบัญชี - Microsoft Office Groove

ในขั้นตอนแรก วิซาร์ดนี้จะถามว่าคุณต้องการสร้างบัญชีใหม่หรือถ้าคุณมีบัญชีที่สร้างไว้ในคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นอยู่แล้วและต้องการใช้เพื่อลงชื่อเข้าใช้

จากนั้น ตัวช่วยสร้างจะถามคุณว่าคุณมีรหัสการกำหนดค่าบัญชี Groove หรือไม่ หากผู้ดูแลระบบเครือข่ายไม่ได้แจ้งอะไรคุณเกี่ยวกับรหัสการกำหนดค่า ให้ตั้งสวิตช์ไปที่ ฉันไม่มีรหัสการกำหนดค่าบัญชี Groove

ในขั้นตอนถัดไป ตัวช่วยสร้างจะขอให้คุณระบุชื่อ ที่อยู่อีเมล และรหัสผ่านเพื่อเข้าถึงบัญชีที่คุณกำลังสร้าง

และในขั้นตอนสุดท้ายของวิซาร์ด คุณจะเห็นรายการดรอปดาวน์ซึ่งคุณสามารถกำหนดได้ว่าบัญชีที่สร้างขึ้นจะถูกเพิ่มลงในไดเร็กทอรีที่แชร์ของ Groove หรือไม่ การลงทะเบียนในไดเรกทอรีสาธารณะของ Groove จะทำให้ผู้อื่นค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับคุณและโต้ตอบกับคุณได้ง่ายขึ้น

การสร้างพื้นที่ทำงาน

หลังจากที่คุณสร้างบัญชีใหม่แล้ว คุณจะเห็นหน้าต่างโปรแกรมหลัก (รูปที่ 3.13) ประกอบด้วยสองแท็บ: พื้นที่ทำงานและ รายชื่อผู้ติดต่อ

พื้นที่ทำงานสามารถเทียบได้กับห้องสนทนาแยกหรือการประชุมในโปรแกรม ห้องประชุมหน้าต่างกล่าวอีกนัยหนึ่ง พื้นที่ทำงานคือสถานที่ที่สร้างขึ้นโดยผู้ใช้รายหนึ่งซึ่งผู้ใช้รายอื่นรวมตัวกันเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาเฉพาะ

ผู้ใช้ที่สร้างพื้นที่ทำงานจะถือเป็นผู้จัดการ เขามีสิทธิ์เชิญและลบผู้ใช้รายอื่น เชื่อมต่อและยกเลิกการเชื่อมต่อเครื่องมือ เปลี่ยนบทบาทของสมาชิกพื้นที่ทำงานเฉพาะ และดำเนินการจัดการพื้นที่ทำงานอื่นๆ

นอกเหนือจากแนวคิดของผู้จัดการแล้ว เมื่อทำงานในโปรแกรม Groove แนวคิดเช่น ผู้เข้าร่วมและ แขกบริเวณที่ทำงาน. ผู้เข้าร่วมสามารถเพิ่มแถบเครื่องมือใหม่และเชิญผู้เข้าร่วมพื้นที่ทำงานใหม่ได้ ผู้เข้าพักไม่ได้รับอนุญาตใดๆ

ข้าว. 3.13.หน้าต่างโปรแกรมหลัก

หากต้องการสร้างพื้นที่ทำงานใหม่ คุณต้องใช้ลิงก์ สร้างพื้นที่ทำงานตั้งอยู่บนแท็บ พื้นที่ทำงานหลังจากนี้หน้าต่างจะเปิดขึ้น การสร้างพื้นที่ทำงานใหม่(รูปที่ 3.14)

ข้าว. 3.14.หน้าต่างสำหรับสร้างพื้นที่ทำงาน

พื้นที่ทำงานมาตรฐานมีสามประเภท ซึ่งแตกต่างกันในด้านจำนวนและชุดเครื่องมือ

? มาตรฐาน– ประกอบด้วยแท็บ การอภิปรายและ ไฟล์.แท็บ การอภิปรายมีไว้สำหรับการสื่อสารระหว่างผู้เข้าร่วมพื้นที่ทำงานในขณะที่แท็บ ไฟล์ใช้เพื่อโฮสต์ไฟล์สำหรับการแชร์

? แชร์ไฟล์– ช่วยให้คุณสร้างพื้นที่ทำงานที่ประกอบด้วยโฟลเดอร์ ซึ่งเนื้อหาจะถูกแชร์กับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ในพื้นที่ทำงาน

บันทึก

คุณยังสามารถสร้างพื้นที่ทำงานประเภทการแชร์ไฟล์ได้โดยใช้รายการการซิงโครไนซ์โฟลเดอร์ Groove ในเมนูบริบทของโฟลเดอร์ตามเนื้อหาที่คุณต้องการสร้างพื้นที่ทำงาน

? ตัวอย่าง– หากคุณใช้พื้นที่ทำงานประเภทนี้ ให้เลือกรายการจากรายการแบบเลื่อนลง ปรับแต่งได้(โดยค่าเริ่มต้นจะเป็นรายการเดียวในรายการ) จากนั้นหน้าต่างจะเปิดขึ้นเพื่อเลือกเครื่องมือที่พื้นที่ทำงานของคุณจะประกอบด้วยแท็บ ตามค่าเริ่มต้น คุณสามารถเลือกเครื่องมือต่อไปนี้ได้

อัลบั้ม– เพิ่มแท็บที่ให้ความสามารถในการวาดภาพ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ผู้เข้าร่วมคนใดคนหนึ่งทำบนแท็บนี้จะปรากฏบนแท็บโดยอัตโนมัติ อัลบั้ม

สมุดบันทึก– ให้คุณเพิ่มแท็บที่คุณสามารถสร้างบันทึกย่อได้ หากต้องการสร้างบันทึก เพียงคลิกที่ลิงก์ สร้างบันทึกจากนั้นป้อนชื่อของโน้ตและข้อความ หลังจากที่คุณกดปุ่ม บันทึกและปิดบันทึกที่สร้างขึ้นจะปรากฏบนแท็บ สมุดบันทึกผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ในพื้นที่ทำงาน

ปฏิทิน– เพิ่มแท็บแสดงปฏิทินที่สามารถสร้างกิจวัตรประจำวันและระบุวันประชุมได้ วันที่ทั้งหมดที่คุณระบุจะปรากฏในปฏิทินของผู้เข้าร่วมพื้นที่ทำงานคนอื่นๆ โดยอัตโนมัติ

ปรับแต่งได้– สร้างพื้นที่ทำงานโดยไม่มีแท็บใด ๆ ผู้เข้าร่วมในพื้นที่ทำงานจะสร้างเครื่องมือที่จำเป็นด้วยตนเอง

การติดตามคำถาม– เพิ่มแท็บที่ออกแบบมาเพื่อดำเนินการสนทนาในรูปแบบคำถาม-คำตอบ

ภาพวาด– เพิ่มแท็บที่มีความสามารถในการเพิ่มรูปภาพใหม่และดูภาพที่เพิ่มโดยผู้เข้าร่วมในพื้นที่ทำงานแล้ว

การประชุม– เพิ่มแท็บที่คุณสามารถกำหนดวาระ คำแนะนำ และบันทึกรายงานการประชุมได้

ไฟล์ SharePoint– ช่วยให้คุณสามารถทำงานร่วมกันในเอกสารจากไลบรารีหรือโฟลเดอร์ใน Microsoft Office SharePoint Server 2007

เมื่อคุณเชื่อมต่อเครื่องมือนี้ คุณจะถูกขอให้เลือกไลบรารีหรือโฟลเดอร์ที่มีเนื้อหาที่จะแสดงในแท็บใหม่

แบบฟอร์ม– แสดงแท็บที่คุณสามารถสร้างแอปพลิเคชันพิเศษสำหรับรวบรวมและดูข้อมูลได้

แบบฟอร์ม InfoPath– อนุญาตให้คุณเพิ่มเทมเพลตจาก Microsoft InfoPath 2007

หมากรุก– เพิ่มแท็บสำหรับเล่นหมากรุก

ในอนาคต คุณสามารถเพิ่มเครื่องมือที่ต้องการลงในพื้นที่ทำงานที่สร้างไว้แล้วได้ตลอดเวลา หากคุณเป็นผู้จัดการพื้นที่ทำงาน คุณสามารถลบเครื่องมือที่เพิ่มไว้ก่อนหน้านี้ออกได้

หลังจากที่คุณสร้างพื้นที่ทำงานแล้ว หน้าต่างของมันจะปรากฏขึ้นตรงหน้าคุณ (รูปที่ 3.15) ประกอบด้วยพื้นที่หลักที่ใช้พื้นที่ส่วนใหญ่ของหน้าต่าง และแผงสามบานทางด้านขวา พื้นที่หลักแสดงเครื่องมือที่เปิดอยู่ในปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม คุณสามารถไปยังเครื่องมือที่เพิ่มเข้ามาทั้งหมดได้โดยใช้แท็บที่แสดงด้านล่างพื้นที่หลัก นอกจากนี้ โปรดสังเกตว่าทางด้านขวาของแท็บจะมีไอคอนที่มีแผ่นกระดาษและเครื่องหมาย + การใช้ไอคอนนี้ คุณสามารถเพิ่มแท็บเครื่องมือเพิ่มเติมลงในพื้นที่ทำงานของคุณได้อย่างรวดเร็ว

ข้าว. 3.15.หน้าต่างพื้นที่ทำงานที่สร้างขึ้น

ทางด้านขวาจะมีแผงสามแผงปรากฏขึ้น ซึ่งคุณสามารถดูรายชื่อผู้เข้าร่วมในพื้นที่ทำงานได้ (ผู้เข้าร่วมพื้นที่ทำงาน)เข้าถึงคำสั่งพื้นฐาน (ทีม)และยังใช้ช่องแชทเพื่อสื่อสารกับผู้เข้าร่วมทุกคนได้ทันที (พูดคุย).