การจัดการประชุมทางวิทยาศาสตร์เป็นกระบวนการที่คุณสามารถเพลิดเพลินได้

คุณเป็นพนักงานอายุน้อยที่ประสบความสำเร็จขององค์กรวิทยาศาสตร์อันทรงเกียรติ ฝ่ายบริหารองค์กรของคุณเพื่อทดสอบทักษะในองค์กรของคุณ แนะนำให้คุณจัดการประชุม นี่เป็นครั้งแรกที่คุณต้องเผชิญกับภารกิจดังกล่าว ในกรณีนี้ควรติดต่อผู้ที่จัดกิจกรรมดังกล่าวแล้ว ความช่วยเหลือหรือคำแนะนำใด ๆ จะทำให้คุณมีโอกาสหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด

ดังนั้นคุณกำลังเผชิญกับงานที่จะเริ่มจากตรงไหน?

1. จัดทำแผนการจัดงาน

ก่อนอื่น คุณควรคิดให้รอบคอบเกี่ยวกับหัวข้อของงาน และพิจารณาว่าคุณต้องการพิจารณาประเด็นใดบ้าง จะเป็นการประชุมแบบมืออาชีพแคบ ๆ หรือต้องการครอบคลุมประเด็นปัญหาในวงกว้างโดยการมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์จากอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้องหรือจะเป็นการประชุมของผู้เชี่ยวชาญที่กำลังค้นหาทิศทางทางวิทยาศาสตร์ใหม่พร้อมทั้งแก้ไข ประเด็นเฉพาะในสาขาวิทยาศาสตร์บางสาขา ก่อนอื่นคงเกิดคำถามขึ้นอย่างแน่นอนว่างานนี้จะจัดขึ้นอย่างไร จะเป็นงานประชุม สัมมนา สัมมนา หรือการประชุม เรามาดูแก่นแท้ของเหตุการณ์ดังกล่าวกันดีกว่า

- สภาคองเกรสคำนี้มาจากภาษาละติน สภาคองเกรสซึ่งในการแปลหมายถึงการประชุม การประชุมใหญ่ หรือการประชุม โดยส่วนใหญ่แล้วจะมีลักษณะเป็นสากล
- สัมมนา.แปลจากภาษาละตินดูเหมือนสถานรับเลี้ยงเด็กหรือในความหมายโดยนัย - โรงเรียน โดยปกติจะเป็นชั้นเรียนกลุ่มในระหว่างที่พวกเขาเข้าร่วมการฝึกอบรมขั้นสูงหรือการฝึกอบรมพิเศษ
- การประชุม.มาจากคำภาษาละตินด้วย การประชุม- มันเป็นกิจกรรมทางวิทยาศาสตร์รูปแบบหนึ่งขององค์กร ซึ่งในระหว่างนั้นนักวิทยาศาสตร์จะรวมตัวกันเพื่ออภิปรายประเด็นเชิงลึกที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน ในแง่ของสถานะ การประชุมจะครองตำแหน่งกลางระหว่างรัฐสภาและการสัมมนา
- การประชุม.กิจกรรมนี้มีขึ้นเพื่อการอภิปรายในวงกว้างและการแก้ไขปัญหาเฉพาะด้าน และดำเนินมาตรการที่มีประสิทธิภาพเพื่อนำไปปฏิบัติ

ก่อนอื่น คุณต้องพิจารณาว่าองค์กรและมูลนิธิใดบ้าง รวมถึงองค์กรระหว่างประเทศที่สามารถช่วยคุณจัดกิจกรรมในอนาคตได้ วิเคราะห์เงื่อนไขที่พวกเขาจะกำหนดไว้สำหรับคุณ สิ่งเหล่านี้จะเป็นเงื่อนไขเกี่ยวกับสถานที่และรูปแบบของการประชุม ตลอดจนข้อมูลเกี่ยวกับผู้เข้าร่วมและการเผยแพร่เอกสารการประชุม รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าหรือคู่ค้าดั้งเดิมขององค์กรของคุณรายใดที่สามารถมีส่วนร่วมในการจัดระเบียบและเข้าร่วมในกิจกรรมนี้โดยตรง อย่าลืมใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อค้นหาผู้สนับสนุนที่เป็นไปได้ เช่นเดียวกับองค์กรที่สนใจ และการเข้าดูเว็บไซต์ของการประชุมอื่นๆ ก็ไม่ใช่เรื่องเสียหาย ควรให้ความสนใจกับข้อเท็จจริงที่ว่าองค์กรสนับสนุนเกือบทั้งหมดให้ความช่วยเหลือบนพื้นฐานการแข่งขันเท่านั้น ในกรณีนี้ คุณจะต้องนำเสนอความคิดของคุณในการจัดงานของคุณอย่างสมเหตุสมผล และอย่าลืมดึงความสนใจของผู้สนับสนุนไปยังความสำคัญของมันสำหรับเขา ความสามารถของคุณในเรื่องขององค์กร และความจำเป็นในการจัดงานในเวลานี้โดยเฉพาะ .

นอกจากนี้ คุณยังต้องพิจารณาว่าองค์กรใดบ้างที่คุณสามารถเชิญให้ร่วมสนับสนุนกิจกรรมนี้ได้ นอกเหนือจากพันธมิตรแบบดั้งเดิม ในกรณีนี้จำเป็นต้องคำนึงถึงข้อเท็จจริงที่ว่ากิจกรรมที่วางแผนไว้นั้นรวมอยู่ในแผนประจำปีขององค์กรที่สนใจด้วย ในกรณีเช่นนี้ องค์กรส่วนใหญ่ต้องการเหตุผลสำหรับกิจกรรมและแผนทางการเงิน ในกรณีส่วนใหญ่ การรวมกิจกรรมในแผนประจำปีถือเป็นเงื่อนไขที่จำเป็นสำหรับการรับความช่วยเหลือด้านองค์กรและทางการเงินจากองค์กรของผู้ก่อตั้งร่วม

ไม่ว่าคุณจะเลือกกิจกรรมในรูปแบบใด (การประชุมใหญ่ การสัมมนา การประชุมใหญ่) จำเป็นต้องเชิญนักวิทยาศาสตร์ที่เชื่อถือได้หลายคนซึ่งเป็นที่รู้จักในสาขานี้ ซึ่งข้อมูลของเขาจะเป็นปัจจัยชี้ขาดสำหรับกิจกรรมของคุณ คุณควรใส่ใจกับความจริงที่ว่าบ่อยครั้งที่มีนักวิทยาศาสตร์ชื่อดังระดับโลกที่มักจะพูดไม่เก่ง และในเรื่องนี้ รายงานของพวกเขาจะน่าสนใจสำหรับการประชุมและการสัมมนาเฉพาะทางที่แคบมากกว่าการนำเสนอแบบครบชุด สิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งก็คือความจริงที่ว่านักวิทยาศาสตร์คนไหนจะตกลงที่จะมีส่วนร่วมในกิจกรรมของคุณ และคุณจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าไร นอกจากนี้ ยังจำเป็นต้องคำนึงด้วยว่าจะมีงานสำคัญอื่นๆ ในอุตสาหกรรมของคุณที่จะใกล้เคียงกับหัวข้อของคุณหรือไม่ และนักวิทยาศาสตร์ส่วนใหญ่ที่คุณเชิญจะอยากเข้าร่วมงานนั้นจะไม่ปรากฏว่า คุณควรถามตัวเองด้วยว่าคุณสามารถจัดการประชุมใหญ่หรือการประชุมใหญ่ได้ทันที หรือจะเป็นการดีที่สุดหากจัดสัมมนาขนาดเล็กเป็นขั้นตอนแรก การปฏิบัติแสดงให้เห็นว่ามีการวางแผนการประชุมล่วงหน้า 1-3 ปี ปัญหาต่างๆ เช่น การให้การสนับสนุนและการมีส่วนร่วมในกิจกรรมของนักวิทยาศาสตร์ที่มีชื่อเสียง จะได้รับการแก้ไขได้ดีที่สุดในการประชุมหรือการเจรจาอื่นๆ รวมถึงการสรุปข้อตกลงสำหรับการทำงานร่วมกัน

เรามาเน้นที่งานเช่นการประชุมกันดีกว่า การประชุมในกรณีส่วนใหญ่จะจัดขึ้นในช่วงเวลาหนึ่งหรือจัดขึ้นโดยเฉพาะสำหรับกิจกรรมวันครบรอบ ซึ่งช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญสามารถติดตามเหตุการณ์ปัจจุบัน ขยายการติดต่อกับนักวิจัย และผลก็คือได้รับข้อมูลที่จำเป็น เพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมตามแผนของคุณสามารถจดจำได้ง่ายจากคนอื่นๆ คุณต้องสร้างโลโก้ที่จดจำได้ง่ายพร้อมกับชื่อการประชุม ในกรณีนี้ คุณควรจัดการแข่งขันเล็กๆ สำหรับการออกแบบโลโก้และชื่อการประชุม

ตอนนี้เรามาถึงประเด็นหลักประเด็นหนึ่งแล้ว เมื่อพิจารณาคำถามก่อนหน้านี้ทั้งหมดอย่างละเอียดถี่ถ้วนแล้ว ขั้นแรกให้ประมาณจำนวนผู้เข้าร่วมที่จะเข้าร่วมในการประชุม พิจารณาการบริจาคทางการเงินและค่าใช้จ่ายที่วางแผนไว้สำหรับการประชุม แล้วคำนวณค่าธรรมเนียมองค์กรที่วางแผนไว้ ถามตัวเองว่ามันจะใหญ่เกินไปสำหรับผู้เข้าร่วมการประชุมของคุณหรือไม่ อย่าลืมปรึกษากับแผนกบัญชีขององค์กรของคุณเพื่อดูว่าสามารถจัดสรรต้นทุนทางการเงินโดยประมาณให้กับรายการค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้อย่างไร ในรายงานทางการเงินของคุณ ให้สร้างกองทุนสำรองซึ่งคุณสามารถจัดกิจกรรมเพิ่มเติมสำหรับผู้เข้าร่วมการประชุมได้ ขอแนะนำให้จัดทัศนศึกษาหลายครั้งรวมถึงการเยี่ยมชมโรงละครและคอนเสิร์ต หากการประชุมของคุณจะจัดขึ้นใกล้กับสถานพยาบาลหรือสกีรีสอร์ท ให้จัดโปรแกรมกีฬาและการออกกำลังกายสำหรับผู้เข้าร่วม

สิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจกับความจริงที่ว่าแม้ในขณะวางแผนการประชุม คุณไม่สามารถทำได้หากไม่ได้รับความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงาน ดังนั้นในการจัดงานดังกล่าว คุณจะต้องจัดตั้งคณะกรรมการจัดงานซึ่งจะสนับสนุนคุณในการจัดการประชุมต่อไป ที่นี่คุณจะต้องแสดงทักษะและความเฉลียวฉลาดทั้งหมดของคุณ เพื่อนร่วมงานของคุณไม่เพียงแต่ต้องเป็นผู้แสดงเท่านั้น แต่ยังต้องแสดงความคิดริเริ่มด้วย จึงจะเป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณที่จะดำเนินการตามแผนที่วางไว้ รับฟังแนวคิดใหม่ๆ หารือทุกประเด็นที่น่าสนใจ โต้แย้ง ไม่ใช่เหตุผลที่พวกเขาบอกว่าความจริงเกิดจากข้อพิพาท และเมื่อทำงานร่วมกัน ความสัมพันธ์ทางธุรกิจในอนาคตจะถูกสร้างขึ้น

2. ขั้นตอนแรก - ขั้นตอนการวางแผน - คุณได้ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว ตอนนี้เราจะไปยังขั้นตอนขององค์กร

เป็นที่ทราบกันดีว่าในการจัดระเบียบธุรกิจใดๆ คนคือสิ่งสำคัญที่สุด และที่นี่คุณในฐานะผู้จัดงานจะต้องแสดงความสามารถขององค์กรทั้งหมดของคุณ ก่อนอื่นคุณต้องรวบรวมคณะกรรมการจัดงานซึ่งควรเลือกรายงานที่ส่งมาและลำดับการนำเสนอในที่ประชุม คณะกรรมการจัดงานควรมีผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติสูงในสาขาวิทยาศาสตร์ทั้งหมดที่จะเป็นตัวแทนในการประชุม ขอแนะนำให้คณะกรรมการของคุณเป็นสากล คณะกรรมการควรรวมถึงตัวแทนที่จะเข้าร่วมการประชุมอย่างแข็งขัน

เรามาพูดถึงคณะกรรมการจัดงานกันดีกว่า กลุ่มของคุณควรกระตือรือร้นและกระตือรือร้นมาก มอบหมายความรับผิดชอบภายในคณะกรรมการอย่างชัดเจน อย่าพยายามทำทุกอย่างด้วยตัวเอง เป็นการดีที่สุดที่จะแบ่งงานจัดการประชุมออกเป็นช่วง ๆ และมอบหมายผู้รับผิดชอบเป็นหัวหน้า หัวหน้าคณะกรรมาธิการจะสร้างกลุ่มของตนเองซึ่งจะจัดระเบียบงานเป็นกลุ่ม งานของคุณคือเลือกคนที่เคยร่วมงานกับคุณแล้วและจะสามารถทำงานได้ดี คุณควรจำไว้ว่าตามวรรณกรรมของฝ่ายบริหารและหลักฐานเชิงปฏิบัติ จำนวนพนักงานที่เหมาะสมสำหรับโครงสร้างที่ยืดหยุ่นคือ 5-7 คน ควรจำไว้ว่าสมาชิกของคณะกรรมการจัดงานแต่ละคนจะต้องมีรองและทุกคนจะต้องรู้จักเจ้าหน้าที่เหล่านี้ คุณควรมีสิ่งทดแทนดังกล่าวด้วย ตอนนี้เราได้จัดทำรายการค่าคอมมิชชันหลักและบล็อกที่เกี่ยวข้อง ซึ่งสามารถรวม แบ่ง หรือเสริมกับค่าคอมมิชชั่นและบล็อกอื่นๆ ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของการประชุม:

กรรมาธิการในการจัดเตรียมวัสดุ ในกรณีส่วนใหญ่ คณะกรรมาธิการชุดนี้นำโดยเลขาธิการฝ่ายวิทยาศาสตร์ของการประชุม และเขาเป็นหนึ่งในบุคคลสำคัญในคณะกรรมการจัดงาน เลขาธิการด้านวิทยาศาสตร์ดำเนินการติดต่อกับผู้เข้าร่วมการประชุมทั้งหมด เขาได้รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในรายงานที่นำเสนอในการประชุม ความรับผิดชอบของเขารวมถึงการจัดทำและเผยแพร่โปรแกรมการประชุม นอกจากนี้เขายังทำการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ถ้ามี เพื่อเตรียมการตีพิมพ์สื่อสิ่งพิมพ์และคอลเลกชันบทคัดย่อการประชุม และยังควบคุมการทำงานของส่วนต่างๆ และกลุ่มอีกด้วย

ค่าคอมมิชชั่นการลงทะเบียน ชื่อนี้บ่งบอกว่าคณะกรรมาธิการนี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการลงทะเบียนผู้เข้าร่วมการประชุม นอกจากนี้ สมาชิกของคณะกรรมาธิการยังเตรียมป้ายและเอกสารประกอบคำบรรยายอีกด้วย สมาชิกของคณะกรรมาธิการแจ้งเลขาธิการวิทยาศาสตร์อย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับการมาถึงของวิทยากร

ในกรณีส่วนใหญ่ สถานที่ลงทะเบียนคือห้องโถงกว้างขวางซึ่งมีโปสเตอร์การประชุมและแผงยืนจัดแสดง และเป็นที่ที่คุณสามารถทำความคุ้นเคยกับข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ได้ ควรจัดเตรียมตารางการนำเสนอและแผนผังห้องประชุมไว้ที่นี่ ควรจัดให้มีขั้นตอนการลงทะเบียนเพื่อไม่ให้มีคิวยาวและผู้เข้าร่วมประชุมไม่ต้องกรอกแบบฟอร์มมากมาย กระบวนการลงทะเบียนไม่ควรใช้เวลามากนัก

- คณะกรรมการการเคหะคณะกรรมการชุดนี้มีหน้าที่รับผิดชอบด้านที่พักของผู้เข้าร่วมประชุม หน้าที่คือดำเนินการตามคำขอที่เข้ามาใหม่เพื่อตั้งถิ่นฐานใหม่ เธอจองห้องพักในโรงแรมและจัดเตรียมที่พักเพิ่มเติมหากเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันเกิดขึ้น
- ค่าคอมมิชชั่นการขนส่งความรับผิดชอบของเธอ ได้แก่ การจัดหายานพาหนะที่จำเป็นสำหรับการประชุมเพื่อพบปะผู้เข้าร่วมการประชุมและเดินทางไปยังสถานที่จัดงาน จัดทริปต่างๆเพื่อส่งมอบอุปกรณ์และวัสดุที่จำเป็น
- ค่าคอมมิชชั่นทางการเงินทุกอย่างที่นี่ง่ายมาก - คณะกรรมการนี้รับผิดชอบด้านการเงินทั้งหมดของการประชุมอย่างเต็มที่
- คณะกรรมการการจัดเลี้ยง.ความสามารถของเธอ ได้แก่ การจัดอาหารสำหรับสมาชิกในการประชุม การจัดช่วงพักดื่มกาแฟต่างๆ โดยที่การประชุมไม่เสร็จสมบูรณ์ ตลอดจนการจัดงานเลี้ยงรับรองแบบดั้งเดิม นี่อาจเป็นอาหารกลางวันหรืออาหารเย็น
- คณะกรรมการการจัดหางานของคณะกรรมาธิการนี้รวมถึงการมีปฏิสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับคณะกรรมการการประชุมทั้งหมด โดยเฉพาะอย่างยิ่งด้านการเงิน และจัดหาทุกสิ่งที่ผู้เข้าร่วมต้องการ
- คณะกรรมการสนับสนุนด้านเทคนิคความรับผิดชอบของเธอ ได้แก่ การตรวจสอบความสามารถในการทำงานของอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับการนำเสนอรายงาน ตลอดจนการจัดแท่นและวัสดุเพิ่มเติมที่จำเป็นสำหรับการยึดรายงานบนแท่น

เมื่อเร็ว ๆ นี้ในการประชุมเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดประเภทต่าง ๆ มีกลุ่มคนอีกกลุ่มหนึ่ง - ฝ่ายรักษาความปลอดภัย

3. ขั้นตอนข้อมูลการประชุมของคุณ

มันเกิดขึ้นแล้ว และข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมทางวิทยาศาสตร์ของคุณปรากฏบนอินเทอร์เน็ต ข้อมูลดังกล่าวสามารถอ่านได้ในส่วนของกิจกรรมที่วางแผนไว้บนเว็บไซต์ขององค์กรที่จัดกิจกรรมนี้ รวมถึงบนเว็บไซต์ขององค์กรที่ให้การสนับสนุน ในตอนนี้ คุณมีข้อมูลแล้วว่าองค์กรใดทำหน้าที่เป็นผู้จัดงานและผู้สนับสนุนรายใด คุณรู้ดีอยู่แล้วว่าผู้สนับสนุนจะมอบเงินจำนวนเท่าใด และตอนนี้คุณสามารถกำหนดจำนวนเงินค่าธรรมเนียมการลงทะเบียนได้แล้ว ตอนนี้คุณต้องโพสต์ข้อมูลให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เกี่ยวกับการประชุมและหากเป็นไปได้ให้สร้างโฆษณา ข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับการประชุมจะเริ่มโพสต์ประมาณหนึ่งปีก่อนที่จะเริ่ม ข้อมูลนี้จะมีลักษณะอย่างไรและควรนำเสนออย่างไร?

ตอนนี้เป็นเรื่องยากที่จะจินตนาการถึงศตวรรษของเราโดยไม่มีอินเทอร์เน็ต และเป็นการยากที่จะจินตนาการถึงการจัดงานสำคัญๆ โดยไม่ต้องสร้างเว็บไซต์ของคุณเอง ปัจจุบัน การประชุมระดับนานาชาติที่สำคัญส่วนใหญ่ได้เปลี่ยนไปใช้การลงทะเบียนใบสมัครเข้าร่วมผ่านทางเว็บไซต์การประชุม ในกรณีที่เว็บไซต์ของคุณยังไม่พร้อมสมบูรณ์ในขณะที่ข้อความข้อมูล คุณควรเตรียมหน้าที่มีข้อมูลที่จำเป็นที่สุด หน้านี้สะท้อนให้เห็นในข้อความข้อมูลและมีข้อมูลที่แสดงวันที่ของการประชุม รวมถึงเวลาที่ข้อความข้อมูลอื่น ๆ บนเว็บไซต์จะพร้อมใช้งาน

ตอนนี้เรามาออกแบบข้อความข้อมูลกันต่อ ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะกลายเป็นจุดเด่นของการประชุมของคุณ ควรออกแบบให้ให้ข้อมูลได้ครบถ้วน จดจำได้ดี และไม่ยั่วยุ การออกแบบอาจเป็นสีหรือขาวดำ เป็นความคิดที่ดีที่จะจ้างบริการของนักออกแบบเพื่อช่วยคุณออกแบบข้อความและโลโก้การประชุมของคุณ

รูปแบบของข้อความข้อมูลอาจแตกต่างกันไป แต่ต้องมีดังต่อไปนี้:

ชื่อการประชุม สถานที่ วันที่ และโลโก้
- ข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่และวิธีลงทะเบียนของผู้เข้าร่วม รวมถึงภายในกรอบเวลาที่พวกเขาต้องส่งเอกสาร
- เป็นผู้จัดงานสัมมนา หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อและแฟกซ์ อีเมล และที่อยู่ไปรษณีย์ ตลอดจนที่อยู่ของเว็บไซต์การประชุมซึ่งท่านสามารถรับข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมได้
- การประชุมจะจัดขึ้นในภาษาใด รวมถึงสถานที่และวิธีเผยแพร่สื่อการประชุม

ในบางกรณี ข้อความข้อมูลจะระบุองค์ประกอบของคณะกรรมการจัดงานและชื่อของนักวิทยาศาสตร์ชื่อดังที่ตกลงที่จะเข้าร่วมในการประชุมของคุณ คุณยังสามารถระบุจำนวนค่าธรรมเนียมการลงทะเบียนและหมายเลขบัญชีที่สามารถชำระได้ นอกจากนี้ยังมีรายงานเกี่ยวกับกิจกรรมที่วางแผนไว้ของการประชุม - การประชุม สัมมนา ทัศนศึกษา หากจำเป็น เว็บไซต์จะระบุตัวเลือกที่พักที่เป็นไปได้สำหรับผู้เข้าร่วมการประชุม ตลอดจนบริการช่วยเหลือด้านวีซ่า

คำถามที่ว่าการประชุมจะจัดขึ้นที่ใดจะต้องมีการหารือแยกกัน จะต้องเป็นอาคารหรือสถาบันที่หาได้ง่ายบนแผนที่เมือง และเส้นทางการคมนาคมผ่าน เช่น แท็กซี่ รถราง รถราง ฯลฯ ส่วนใหญ่มักจะบอกเส้นทางจากสถานีรถไฟและสนามบิน มิฉะนั้น คุณจะต้องจัดรถรับส่งของคุณเองสำหรับการมาถึงและออกเดินทางของผู้เข้าร่วมการประชุม และไปพบพวกเขาที่จุดที่มาถึง คุณควรใส่ใจกับที่ตั้งของโรงแรมด้วย ควรอยู่ใกล้กับสถานที่จัดการประชุมมากที่สุด ขอแนะนำให้จัดการประชุมในอาณาเขตของสถาบันของผู้จัดงาน ในกรณีนี้ คุณจะไม่ต้องเสียค่าเช่าสถานที่ซึ่งค่อนข้างสำคัญจากมุมมองทางการเงิน

หลังจากแก้ไขปัญหาเหล่านี้แล้ว ให้พยายามกระจายข่าวเกี่ยวกับการประชุมของคุณ คุณสามารถใช้วิธีการที่มีอยู่ทั้งหมดได้ที่นี่ - นิตยสารเฉพาะเรื่อง, สื่อมวลชน, ระบบอินเทอร์เน็ต อย่าลืมรวบรวมรายชื่ออีเมลและที่อยู่ทางไปรษณีย์สำหรับข้อความข้อมูลสำหรับทุกองค์กรที่ดำเนินงานในอุตสาหกรรมนี้ รายการนี้ควรเก็บไว้สำหรับการประชุมครั้งต่อไป หลังจากสิ้นสุดการประชุม รายการนี้จะต้องเสริมด้วยที่อยู่ใหม่ของผู้เข้าร่วม ข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมของคุณควรโพสต์บนเว็บไซต์ http://www.konferencii.ru ข้อมูลดังกล่าวจะช่วยให้คุณสามารถขยายวงผู้เข้าร่วมการประชุมได้อย่างมาก

4. เวทีองค์กร

เสร็จแล้วครับ. ใบสมัครจากผู้เข้าร่วมการประชุมในอนาคตเริ่มส่งถึงที่อยู่ของคุณแล้ว คุณจะถูกถามคำถามทันที ปัญหาเพิ่มเติมจะปรากฏขึ้น และคุณจะพบกับงานมากมายที่คุณจะต้องแก้ไขเมื่อเริ่มการประชุม ทุกๆ วัน ผู้คนจำนวนมากจะมีส่วนร่วมในกระบวนการเตรียมการประชุม ซึ่งต่อมาจะเข้ามามีส่วนร่วมโดยตรงในการจัดกระบวนการจัดการประชุม คุณได้สร้างคณะกรรมการจัดงาน คณะกรรมาธิการการทำงาน และคุณได้เริ่มทำงานในองค์กรร่วมกับหัวหน้าคณะกรรมาธิการแล้ว ในการประชุมดังกล่าว ปัญหาทั่วไปได้รับการแก้ไขและมีการกำหนดงานไว้อย่างชัดเจนสำหรับหัวหน้าคณะกรรมาธิการ ซึ่งจะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับการดำเนินการเมื่อเสร็จสิ้น ปัญหาปัจจุบันเกี่ยวกับการทำงานของคณะกรรมการได้รับการแก้ไขในลักษณะการทำงาน ในขั้นตอนนี้ ประธานคณะกรรมการจัดงานจะควบคุมการทำงานของคณะกรรมการ ประสานงานประเด็นที่เป็นข้อขัดแย้ง และทำการตัดสินใจที่จำเป็น

ทีนี้มาดูโปรแกรมการประชุมกันบ้าง ในกรณีที่ได้รับใบสมัครเข้าร่วมจำนวนมากและคณะกรรมการโครงการไม่แนะนำให้แยกพวกเขาออกจากโปรแกรมการประชุม คุณจะต้องจัดให้มีงานคู่ขนานในส่วนต่างๆ ของหัวข้อต่างๆ ควรคำนึงว่าการเปิดการประชุมควรจะเป็นแบบองค์รวมไม่ว่าจะมีกี่ส่วนก็ตาม คำกล่าวเปิดงาน ในทุกกรณี จะต้องมอบให้กับนักวิทยาศาสตร์ที่มีชื่อเสียงที่สุดหรือเจ้าหน้าที่ระดับสูงจากผู้จัดการประชุม หลังจากนั้นนักวิทยาศาสตร์ชื่อดังระดับโลกหลายคนก็รายงานเรื่องนี้ รายงานเหล่านี้เน้นย้ำถึงปัญหาการพัฒนาวิทยาศาสตร์แขนงต่างๆ แสดงให้เห็นผลลัพธ์ที่แท้จริงจากการใช้ความสำเร็จทางวิทยาศาสตร์ และวิเคราะห์การใช้งานที่เป็นไปได้ในอนาคต

เราต้องจำความจริงที่ว่าจำนวนข้อความหรือรายงานโดยรวมภายในส่วนต่างๆ ไม่ควรมากเกินไป เนื่องจากเนื่องจากมีจำนวนมาก จึงไม่สามารถจดจำได้ อย่าทำงานหนักเกินไปในส่วนต่างๆ เป็นการดีกว่าที่จะจัดระเบียบเป็นหลายขั้นตอนพร้อมช่วงพักดื่มกาแฟ วางรายงานที่มีหัวข้อคล้ายกันไว้ภายในส่วนต่างๆ ที่อยู่ติดกัน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมส่วนสามารถประเมินและเปรียบเทียบข้อดีของผลลัพธ์ที่เผยแพร่ในรายงานได้ แบบฝึกหัดแสดงให้เห็นว่าการนำเสนอครั้งแรกและครั้งสุดท้ายจะถูกจดจำได้ดีที่สุด ดังนั้นงานในส่วนนี้จึงควรเริ่มต้นและสิ้นสุดด้วยรายงานที่น่าสนใจที่สุด

เมื่อร่างโปรแกรมการประชุมแล้ว ให้เริ่มส่งคำเชิญไปยังผู้เข้าร่วมการประชุม แจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับรูปแบบการนำเสนอ - การบรรยาย การประชุมเต็มโปสเตอร์ และอุปกรณ์ที่จะจัดเตรียมให้พวกเขา ในคำเชิญ ให้ระบุวันที่และเวลาของรายงานตลอดจนระยะเวลาตลอดจนข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่ผู้เข้าร่วมการประชุมจะต้องใช้

เป็นไปไม่ได้ที่จะคาดการณ์สถานการณ์ทั้งหมดที่คุณจะเผชิญได้ แต่คุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ขึ้นอยู่กับว่าคณะกรรมการจัดงานคิดอย่างไรกับปัญหาและสถานการณ์ทั้งหมดกับคุณ ปัญหาก็จะน้อยลงเท่านั้น แน่นอนว่ามันจะไม่มีข้อผิดพลาด แต่เป็นที่ทราบกันดีว่าเฉพาะผู้ที่ไม่ทำอะไรเลยจะไม่ผิดพลาด

5. การประชุม

คุณทำงานได้ดีมากกับงานที่ได้รับมอบหมาย ความพยายามของคุณมีส่วนทำให้การประชุมประสบความสำเร็จ

ขณะนั้นมาถึงเมื่อการประชุมสิ้นสุดลง ห้องโถงว่างถูกเคลียร์แล้ว และผู้เข้าร่วมก็ไปยังที่อยู่ของตน แต่สำหรับคุณการประชุมยังไม่จบ ท้ายที่สุดแล้ว มีความจำเป็นต้องสรุปผล เตรียมรายงานเกี่ยวกับการประชุม รวมถึงเอกสารอื่นๆ จำนวนหนึ่ง ซึ่งการส่งมอบนั้นกำหนดไว้ตามกฎ สัญญา และกฎหมาย คุณต้องวิเคราะห์ความสำคัญของการประชุม รวมถึงระดับของรายงานที่จัดไว้ให้ สุดท้ายจัดเตรียมและโพสต์ข้อมูลบนเว็บไซต์การประชุม คุณควรวิเคราะห์และจดบันทึกข้อผิดพลาดและความล้มเหลวทั้งหมดด้วยตนเองหากมี สุดท้ายนี้อย่าลืมขอบคุณคณะกรรมการจัดงานที่ได้ทำงาน ท้ายที่สุดแล้วผู้คนควรมาก่อนเสมอ หากปราศจากความช่วยเหลือของพวกเขา คุณจะไม่สามารถจัดงานดังกล่าวได้สำเร็จ และสุดท้าย - ทบทวนและทิ้งสื่อที่ไม่จำเป็นทั้งหมด และ... นี่ควรเป็นกฎสำหรับคุณ - วางแผนหนึ่งปีสำหรับการประชุมครั้งถัดไป

บริษัทที่จัดการประชุมมีเป้าหมายที่แตกต่างกัน สำหรับบางคน นี่คือธุรกิจหลักของพวกเขา คนอื่นๆ วางตำแหน่งตัวเองในฐานะผู้นำในอุตสาหกรรม และการประชุมก็รักษาสถานะนี้ไว้สำหรับพวกเขา บางคนมองว่าการประชุมเป็นองค์ประกอบสำคัญของประเพณีของบริษัท แต่ด้วยเป้าหมายที่กระจัดกระจาย ไม่มีผู้จัดงานเพียงรายเดียวที่ต้องการทำให้การประชุมล้มเหลว ไม่อยากให้การประชุมกลายเป็นเรื่องน่าเบื่อ และดึงดูดผู้เข้าร่วมเพียงไม่กี่คน ดังนั้นในบทความของฉัน ฉันจะดำเนินการต่อจากงานทั่วไปสำหรับทุกคน - เพื่อขายงานของคุณอย่างมีกำไรและดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพในระดับสูง

มาเริ่มเตรียมตัวกันเลย

ตามกฎแล้ว บริษัทจะดำเนินการจัดกิจกรรมทางธุรกิจเมื่อประการแรกปัญหาเร่งด่วนปรากฏขึ้นที่ทำให้กลุ่มเป้าหมายกังวล และประการที่สอง กลุ่มเป้าหมายนี้มีความเข้มข้นและบรรลุผลได้ (นั่นคือ บริษัทมีฐานข้อมูลที่จำเป็น)

ในความหมายกว้างๆ การประชุมประกอบด้วยสี่องค์ประกอบ:

• ข้อมูลเกี่ยวกับสถานะของอุตสาหกรรม (การวิเคราะห์ การคาดการณ์ในอนาคต โครงการริเริ่มด้านกฎหมาย)
• โอกาสในการติดต่อกับเพื่อนร่วมงาน ผู้เชี่ยวชาญ เจ้าหน้าที่ของรัฐ ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ซัพพลายเออร์ และหุ้นส่วน
• ประสบการณ์จริงของบริษัท
• เอกสารการประชุม (การรวบรวมรายงาน รายงานการวิเคราะห์ สิ่งพิมพ์เฉพาะเรื่อง รายชื่อผู้เข้าร่วม)

กระบวนการเตรียมงานสำคัญทางอุตสาหกรรมใช้เวลาตั้งแต่สี่เดือนถึงหนึ่งปี โครงสร้างสามารถแบ่งออกเป็นหลายขั้นตอนสำคัญ ซึ่งแต่ละขั้นตอนอาจรอผู้จัดงาน:

1. การกำหนดหัวข้อของโครงการในอนาคตและกลุ่มเป้าหมาย
2. รายละเอียดการพัฒนาโปรแกรม การเชิญวิทยากร
3. ประชาสัมพันธ์การประชุมผ่านช่องทางต่างๆ ทั้งสื่อ การขาย
4. องค์กร (การเลือกสถานที่ การจัดหาอาหาร อุปกรณ์)
5. หลังการประชุม - การสนับสนุนข้อมูลแก่ผู้ร่วมประชุม, สิ่งพิมพ์เกี่ยวกับงาน

บทบาทที่สำคัญที่สุดคือการกำหนดธีมของงานในอนาคต หากคุณทำผิดในขั้นตอนนี้ องค์กรที่ยอดเยี่ยมและผู้จัดการฝ่ายขายที่มีความสามารถในเวลาต่อมาทั้งหมดจะไม่ทำให้การประชุมเป็นงานสำคัญที่รวบรวมผู้เล่นคนสำคัญในอุตสาหกรรมมารวมตัวกัน

เมื่อเลือกธีม ให้ทดสอบโดยใช้พารามิเตอร์หลายตัว ทำเครื่องหมายในช่องหากคำตอบของคุณคือ "ใช่":

• คุณมีฐานข้อมูลผู้ติดต่อสำหรับกลุ่มเป้าหมายของคุณหรือไม่?
• กิจกรรมในหัวข้อที่คล้ายกันเคยประสบความสำเร็จในบริษัทของคุณ ในบริษัทคู่แข่ง หรือในต่างประเทศหรือไม่?
• คุณได้รับการตอบรับเชิงบวกในหัวข้อนี้จากผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมภายนอกหลายคนหรือไม่?
• คุณได้รับการตอบรับเชิงบวกจากผู้เข้าร่วมการประชุมที่มีศักยภาพหรือไม่?
• ในช่วงนี้มีการแข่งขันกันรุนแรงระหว่างงานในหัวข้อที่คล้ายกันหรือไม่?
• ในระหว่างการสำรวจ คุณพบว่ามีคนเต็มใจที่จะพูดและมีคุณสมบัติตรงกับระดับของการประชุมหรือไม่

ยิ่งคำตอบเชิงบวกมากเท่าใด โอกาสดำเนินโครงการที่ประสบความสำเร็จก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

หัวข้อการประชุมควรมีหลายแง่มุม ส่งผลกระทบต่อผลประโยชน์ของผู้เข้าร่วมตลาดทั้งหมด และกิจกรรมควรจัดขึ้นในเวลาที่ "เหมาะสม" ช่วงเวลาที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดในการจัดงานคือช่วงเวลาของการเปลี่ยนแปลงกฎหมายและนโยบายสาธารณะในบางภาคส่วนของเศรษฐกิจ ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานในส่วนที่ 4 ของประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียในปีนี้ส่งผลให้การประชุม "การคุ้มครองลิขสิทธิ์และสิทธิที่เกี่ยวข้อง: ปัญหาปัจจุบัน" และ "การคุ้มครองเครื่องหมายการค้า" จากชุด "ทรัพย์สินทางปัญญา" ประสบความสำเร็จ

ในระยะเริ่มแรก ให้เขียนแนวคิดที่แปลกประหลาดและคาดไม่ถึงที่สุดทั้งหมดโดยไม่ลังเล จัดกลุ่มตามแนวคิดหลัก: ใครจะรู้ บางทีหนึ่งในนั้นอาจกลายเป็นจุดเด่นของโครงการของคุณและทำให้มันโดดเด่นจากกิจกรรมระดับมืออาชีพอื่นๆ อีกหลายงาน

เนื้อหาและผู้บรรยาย "ดารา" คือกุญแจสู่ความสำเร็จ

หากคุณเคยมีส่วนร่วมในการประชุม คุณจะรู้ว่าคำร้องเรียนที่พบบ่อยที่สุดในหมู่ผู้ร่วมประชุมคือ: “เนื้อหาของรายงานได้รับการส่งเสริมการขายอย่างเปิดเผย มีข้อมูลและตัวเลขที่เป็นรูปธรรมเพียงเล็กน้อย”! แม้ว่าคุณจะให้ผู้จัดการระดับสูงขององค์กรระหว่างประเทศรายใหญ่มีส่วนร่วมในการกล่าวสุนทรพจน์ แต่ก็มีอันตรายที่รายงานทั้งหมดจะถูกลดทอนเป็นเรื่องราวเกี่ยวกับบริษัทที่ดีและใหญ่โต งานของผู้จัดการโครงการคือการถ่ายทอดให้วิทยากรทราบว่าเขาไม่ได้พูดถึงตัวเอง แต่เกี่ยวกับสิ่งที่น่าสนใจสำหรับผู้ชม มิฉะนั้นเขาอาจสูญเสียความสนใจและความไว้วางใจของผู้เข้าร่วมการประชุม

โปรแกรมการประชุมที่มีความสามารถนั้นสร้างขึ้นจากหลักการพื้นฐานหลายประการ:

• ตั้งแต่ทฤษฎีและวิสัยทัศน์ทั่วไปไปจนถึงกรณีศึกษา
• ตามเวลาที่วางแผนไว้อย่างเคร่งครัด
• จากภาคมหภาคถึงภาคย่อย (หรือจากปัญหาอุตสาหกรรมไปจนถึงปัญหาของผู้เข้าร่วมตลาด)
• จากสคริปต์ไปจนถึงการอภิปรายและการอภิปราย

จะส่งเสริมการประชุมได้อย่างไร?

เมื่อมีการสร้างผลิตภัณฑ์ขึ้น หน้าที่ของนักการตลาดคือการแจ้งให้กลุ่มเป้าหมายทราบ แน่นอนว่า เป็นการดีที่จะขอความช่วยเหลือจากสื่อของรัฐบาลกลาง อย่างไรก็ตาม ต้องจำไว้ว่าการได้รับความช่วยเหลือดังกล่าวอาจเป็นเรื่องยาก ใช้เวลานาน และมีค่าใช้จ่ายสูง บางครั้งการเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายของคุณง่ายกว่ามากโดยการสื่อสารข้อมูลเกี่ยวกับงานผ่านสื่อสิ่งพิมพ์ระดับมืออาชีพที่ลูกค้าของคุณน่าจะอ่าน

ประการหนึ่ง เครื่องมือในการประชาสัมพันธ์การประชุมยังค่อนข้างหายาก ทุกอย่างถูกจำกัดอยู่แค่เครื่องมือทางการตลาดทางตรงเท่านั้น ในทางกลับกัน การรับรู้ถึงเครื่องมือและการตอบสนองต่อวิธีการต่างๆ ก็มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ฉันคิดว่าหน้านิตยสาร Marketing Management มีการพูดคุยซ้ำแล้วซ้ำเล่าเกี่ยวกับแนวโน้มระดับโลก - การปรับเปลี่ยนยอดขายในแบบของคุณ แนวโน้มนี้บังคับให้ผู้จัดงานลงทุนอย่างต่อเนื่องในฐานข้อมูล ปรับแต่งข้อมูลอย่างละเอียด ตรวจสอบการตอบสนองในทุกช่องทางการส่งเสริมการขาย และยังลงทุนในเทคโนโลยีใหม่ ๆ เพื่อใช้ในการโปรโมตแหล่งที่มาที่กลุ่มเป้าหมายคุ้นเคยกับการรับข้อมูลเกี่ยวกับตลาด แนวโน้ม

การผสมผสานที่ลงตัวของแหล่งข้อมูลทั้งหมดก็มีความสำคัญเช่นกัน การตอบสนองต่อการขายและการส่งเสริมการขายไม่เพียงแต่ขึ้นอยู่กับการส่งเสริมการขายและแผนการขายเท่านั้น แต่ยังขึ้นอยู่กับนโยบายการกำหนดราคาที่สร้างขึ้นเองด้วย ดังนั้น เมื่อประกาศส่วนลด 25% สำหรับการลงทะเบียนล่วงหน้า เราต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับมอบสิทธิ์ได้รับข้อมูลนี้ผ่านทุกแหล่งที่มาสองสัปดาห์ก่อนสิ้นสุดระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งจะช่วยให้คุณได้รับรายได้มากถึง 40% 10 สัปดาห์ก่อนวันงาน

หนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการดึงดูดผู้ร่วมประชุมให้เข้าร่วมการประชุมทางธุรกิจคือการขายตรง บทบาทของผู้จัดการฝ่ายขายโทรศัพท์มืออาชีพไม่สามารถประเมินค่าสูงเกินไปได้เมื่อโปรโมตการประชุม ที่ Infor-Media เราลงทุนอย่างมากในการฝึกอบรม การสร้างแรงจูงใจ และการรักษาพนักงาน เนื่องจากประสบการณ์ที่เพิ่มขึ้นส่งผลต่อปริมาณการขาย ดังนั้น โครงสร้างแผนกของเราจึงถูกสร้างขึ้นในลักษณะที่ผู้จัดการมีความเชี่ยวชาญในตลาดบางกลุ่ม: อสังหาริมทรัพย์ โทรคมนาคม โลจิสติกส์ การเงิน การตลาด ภาษีและกฎหมาย น้ำมันและก๊าซ

ทั้งหมดนี้รับประกันการบริการที่ดีและสำหรับบริษัทผู้จัดงาน การบริการถือเป็นข้อได้เปรียบทางการแข่งขันที่สำคัญที่สุดประการหนึ่ง

ความคิดสร้างสรรค์ในการจัดทำโครงการ

ผู้จัดการระดับสูงและผู้เชี่ยวชาญของบริษัทเบื่อหน่ายกับกิจกรรมที่คล้ายคลึงกันมากมาย ดังนั้นคุณจึงสามารถและควรกระจายรูปแบบของกิจกรรมของคุณโดยรวมเซสชันคู่ขนาน โต๊ะกลม รางวัลระดับมืออาชีพ และการทัศนศึกษาในกำหนดการของคุณ ตัวอย่างเช่น การตัดสินใจที่น่าสนใจของการประชุม "การทำงานของบริษัทจัดการในไซต์อสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์" คือการเยี่ยมชมศูนย์การค้าและธุรกิจในมอสโก "Novinsky Boulevard, 31" และในการประชุมระหว่างประเทศ GSM Russia ได้มีการจัดการอภิปรายอย่างไม่เป็นทางการระหว่างตัวแทนของผู้ให้บริการโทรศัพท์มือถือรายใหญ่ที่สุดของรัสเซียสามราย ได้แก่ MTS, MegaFon และ VimpelCom พวกเขานั่งบนเวทีบนเก้าอี้นวมที่โต๊ะกาแฟพร้อมช่อดอกไม้ซึ่งสร้างบรรยากาศที่ไม่ปกติโดยสิ้นเชิงสำหรับกิจกรรมดังกล่าวและมีส่วนทำให้เกิดการสนทนาระหว่างผู้เข้าร่วม

การจัดระบบการสื่อสารระหว่างผู้ร่วมประชุมและวิทยากรเป็นสิ่งสำคัญมาก โปรแกรมการประชุมควรมีเวลาเพียงพอสำหรับการอภิปราย การสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ เป็นที่น่าสนใจที่ความชอบของผู้เข้าร่วมประชุมจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม ตัวอย่างเช่น นักการเงินและนักกฎหมายมีความสนใจในเนื้อหาของงานเป็นหลัก เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง และกรณีปฏิบัติจริง ในขณะที่ผู้เชี่ยวชาญด้านตลาดโทรคมนาคมจะสนใจส่วนที่ไม่เป็นทางการของการประชุม การสื่อสารสดกับเพื่อนร่วมงานในเวิร์คช็อปเป็นช่วงเวลาที่สำคัญมากสำหรับช่วงพักดื่มกาแฟ บุฟเฟ่ต์ และการอภิปราย

ความปรารถนาที่จะตามทันเวลาทำให้จำเป็นต้องรวมตัวเลือกใหม่ๆ ไว้ในแพ็คเกจของผู้ร่วมประชุม ตัวอย่างเช่น ระบบ Expoconnection เพิ่งเปิดตัว ซึ่งช่วยให้ผู้ร่วมประชุมกำหนดเวลาและตกลงเรื่องเวลาการประชุมกับคู่สนทนาที่น่าสนใจได้แม้กระทั่งก่อนการประชุม เรามักจะเห็นผู้เข้าร่วมการประชุมทำข้อตกลงร่วมกันที่นี่ ในกรณีเช่นนี้ สามารถเสนอห้องประชุมพิเศษให้กับผู้ร่วมประชุมได้

การขยายโอกาสที่มอบให้กับผู้ร่วมประชุมในการประชุมเป็นเรื่องของความเป็นมืออาชีพและความเฉลียวฉลาดของผู้จัดงาน ซึ่งอาจเป็นการคัดเลือกและจำหน่ายหนังสือเกี่ยวกับหัวข้องาน รายงานเชิงวิเคราะห์ และข้อความกฎหมายในโฟลเดอร์ของผู้ร่วมประชุม ซีดี คำถาม SMS สำหรับวิทยากร และตัวเลือกอื่นๆ อีกมากมายที่สอดคล้องกับรูปแบบและสถานะของงาน

แม้ว่าธุรกิจการประชุมระดับมืออาชีพจะมีต้นกำเนิดในประเทศของเราเมื่อไม่เกิน 10 ปีที่แล้ว แต่ฉันประเมินอนาคตของมันในเชิงบวกอย่างมาก ปัจจุบันปริมาณของตลาดสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจและการประชุมในรัสเซียได้รับการพัฒนาไม่เกิน 15-20% ในขณะที่จำนวนกิจกรรมที่เพิ่มขึ้นจะมาพร้อมกับคุณภาพและประสิทธิผลที่เพิ่มขึ้นอย่างไม่ต้องสงสัย

ในที่สุดคุณต้องการบรรลุอะไร? การประชุมนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้บริษัทมีการติดต่อทางธุรกิจที่เชื่อถือได้ ปรับปรุงภาพลักษณ์ ค้นหานักลงทุน ฯลฯ ขึ้นอยู่กับสิ่งนี้จึงเลือกทิศทางที่แน่นอนซึ่งควรปฏิบัติตามตลอดกระบวนการเตรียมและจัดงาน โปรดจำไว้ว่าเป้าหมายจะต้องบรรลุผลได้ วัดผลได้ และขึ้นอยู่กับเวลา

ตั้งชื่อกิจกรรม หากไม่ใช่ครั้งแรกอย่าลืมระบุหมายเลข ชื่อควรจะสดใส สะดุดตา และน่าสนใจ กลุ่มเป้าหมายของคุณควรสนใจการประชุม

กำหนดกลุ่มเป้าหมายที่ชัดเจน แม้แต่การประชุมที่จัดเตรียมและจัดขึ้นอย่างสมบูรณ์แบบก็อาจไม่เกิดผลใดๆ หากคุณเชิญผิดคน ถามตัวเองว่าใครควรพูด ควรรับฟังความคิดเห็นของใคร และงานนี้แขกจะสนใจได้อย่างไร พยายามพิจารณาว่าจะสื่อสารกับกลุ่มเป้าหมายของคุณได้ที่ไหนและอย่างไรดีที่สุด ซึ่งมีอิทธิพลต่อคนที่เหมาะสมในการตัดสินใจเข้าร่วมในกิจกรรมที่คุณกำลังจัดขึ้น

ตัดสินใจเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ ส่วนใหญ่จัดขึ้นในวันธรรมดา (ยกเว้นวันศุกร์) เว้นแต่จะมีการวางแผนงานที่ยาวนาน ความคิดเห็นทั้งหมดเกี่ยวกับงานโดยรวมขึ้นอยู่กับสถานที่เป็นส่วนใหญ่ ทัศนคติต่อการประชุมของพวกเขาเกิดขึ้นแม้ว่าพวกเขาจะกำลังมองหาห้องประชุมหรือก็ตาม ดังนั้นควรอธิบายเส้นทางให้ละเอียดที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ และวางป้ายหากเป็นไปได้

ตั้งคณะกรรมการที่จะตรวจสอบคำตอบทั้งหมดสำหรับข้อเสนอของคุณ และเลือกสิ่งที่น่าสนใจและเกี่ยวข้องกับหัวข้อมากที่สุด หลังจากนี้คุณสามารถเริ่มกำหนดโปรแกรมกิจกรรมได้

กระจายความรับผิดชอบภายใน มีคนรับผิดชอบในการสื่อสารกับแขก มีคนแก้ไขปัญหาทั้งหมดกับสื่อ มีคนจัดงาน ฯลฯ จัดเตรียมเอกสารเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิทยากรให้กับผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคน อย่าลืมตรวจสอบอุปกรณ์ทั้งหมดก่อนงาน

หากคุณรู้ว่าเวลาของคุณกำลังจะหมดลง ให้กำหนดเวลาสำหรับแต่ละคำถามและจำนวนคำถาม ติดต่อผู้ฟังและเชิญพวกเขาให้ถามคำถามเพิ่มเติมกับวิทยากรหลังจบงาน

วิดีโอในหัวข้อ

โปรดทราบ

จะจัดการประชุมหรือการนำเสนอที่ไหน? ปัจจุบัน การตลาดกำลังพัฒนาไปสู่การติดต่อโดยตรงกับผู้ซื้อและลูกค้าที่มีศักยภาพ บริษัทขนาดใหญ่หลายแห่งจัดการนำเสนอและการประชุมต่างๆ โดยนำเสนอผลิตภัณฑ์และพูดคุยเกี่ยวกับคุณประโยชน์

คำแนะนำที่เป็นประโยชน์

ที่นี่แขกทุกคนจะรู้สึกอิสระและสบายใจ หน้าต่างแบบพาโนรามาและวิวของเครมลินจะสร้างบรรยากาศที่ยอดเยี่ยมตลอดทั้งงาน หากคุณกำลังตัดสินใจว่าจะจัดการประชุมสำหรับคู่ค้าทางธุรกิจ งานเลี้ยงค็อกเทล หรืองานเลี้ยงที่ไหน คำตอบนั้นชัดเจน! ในห้องโถง Yaroslavl แห่งใหม่ของเรา เราจะจัดกิจกรรมทางธุรกิจหรือความบันเทิงที่น่าจดจำสำหรับคุณ

แหล่งที่มา:

• Pasmurov A.Ya. จัดงานประชุม สัมมนา นิทรรศการ อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

การศึกษาทางวิทยาศาสตร์มีความมุ่งเน้นและขนาดแตกต่างกัน หากเรารับสถาบันไหนก็สามารถจัดงานดังกล่าวได้อย่างน้อยทุกสัปดาห์แต่เฉพาะในกรอบขององค์กรนี้เท่านั้น แต่สำหรับเหตุการณ์ที่สำคัญกว่านั้นมีอัลกอริธึมทีละขั้นตอนซึ่งจำเป็นต้องคำนึงถึงรายละเอียดมากมาย

คุณจะต้อง

• - วางแผน;
• - สถานที่;
• - สื่อการเขียน
• - โปสเตอร์;
• - อุปกรณ์มัลติมีเดีย
• - ไมโครโฟน
• - เอกสารประกอบคำบรรยาย;
• - โต๊ะและเก้าอี้
• - ผ้าปูโต๊ะ
• - โฟลเดอร์พร้อมเอกสาร
• - น้ำดื่มและแก้วน้ำ

คำแนะนำ

ตัดสินใจเลือกหัวข้อการประชุม โดยทั่วไป เพื่อให้การประชุมทางวิทยาศาสตร์ของคุณประสบความสำเร็จ คุณต้องคิดให้ถี่ถ้วนเกี่ยวกับแนวคิดหลักของการประชุม หัวข้อควรมีความเกี่ยวข้อง กระชับ และเป็นที่สนใจไม่เพียงแต่สำหรับผู้บรรยายเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้ฟังด้วย ท้ายที่สุดแล้วสิ่งที่สำคัญที่สุดในเรื่องดังกล่าวก็คือผลประโยชน์ของทั้งสองฝ่าย ดังนั้นรวบรวมคนที่มีความคิดเหมือนกันมาสร้างหัวข้อสั้นๆ ที่มีประโยชน์

แจ้งให้ผู้เข้าร่วมทุกท่านทราบล่วงหน้า นอกจากนี้ความสำเร็จของการประชุมประเภทนี้ยังขึ้นอยู่กับการมีอยู่ของบุคคลระดับสูงในโลกวิทยาศาสตร์ แน่นอนว่าทั้งหมดขึ้นอยู่กับขนาดของการประชุมของคุณ ไม่ว่าในกรณีใด ยิ่งแขกผู้มีเกียรติมาเยี่ยมมากเท่าไร การประชุมครั้งนี้ก็จะยิ่งน่าสนใจมากขึ้นเท่านั้น ดูแลเรื่องนี้หลายเดือนหรือหนึ่งปีก่อนที่จะเปิดประชุม! ส่งคำเชิญเป็นลายลักษณ์อักษรถึงแขกทุกคน

งานจัดสัมมนาถือเป็นกระบวนการสำคัญของบริษัท พวกเขาจำเป็นต้องพูดคุยเกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กรหรือเพื่อถ่ายทอดข้อมูลสำคัญแก่พนักงานเกี่ยวกับทิศทางการพัฒนาและแผนกลยุทธ์ แม้ว่าคุณจะนับผู้เข้าร่วมจำนวนไม่มากนัก แต่ก็ต้องให้ความสนใจเป็นอย่างมากกับขั้นตอนการวางแผนและการเตรียมการโดยละเอียดของงาน ควรคิดทุกขั้นตอนอย่างละเอียดถี่ถ้วน และควรแต่งตั้งผู้รับผิดชอบเพื่อดำเนินงานขององค์กร ประสิทธิผลของการประชุมใด ๆ ขึ้นอยู่กับการจัดระเบียบโดยตรง

คุณจะได้เรียนรู้:

• ทำไมบริษัทจึงต้องจัดสัมมนา?
• สิ่งที่ควรใส่ใจเมื่อจัดสัมมนา
• เลือกสถานที่จัดสัมมนาอย่างไรให้เหมาะสม
• บริษัทใดบ้างที่ให้บริการจัดการประชุม?
• ปัญหาอะไรที่อาจเกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดการประชุม?
• วิธีจัดสัมมนาออนไลน์

คุณต้องการจัดสัมมนาประเภทใด?

การประชุมสามารถจัดขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูลแก่ผู้ฟังเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญ การถ่ายทอดข้อมูลที่สำคัญ หรือการวิเคราะห์รายละเอียดของหัวข้อที่เลือก ช่วยให้คุณมองปัญหาต่างๆ จากมุมที่แตกต่างกัน และสร้างแรงจูงใจให้ผู้ฟังดำเนินการอย่างแข็งขัน ในกระบวนการจัดการประชุม สิ่งสำคัญคือต้องพยายามคำนึงถึงประเด็นทั้งหมด: เตรียมผู้เข้าร่วมและวิทยากร คิดหาวิธีการนำเสนอข้อมูล แก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับองค์กรและการเตรียมตัว

ตรวจสอบพันธมิตรของคุณด่วน!

คุณก็รู้ว่า เมื่อทำการตรวจสอบ เจ้าหน้าที่ภาษีสามารถยึดติดกับข้อเท็จจริงที่น่าสงสัยเกี่ยวกับคู่สัญญาได้- ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่จะต้องตรวจสอบผู้ที่คุณทำงานด้วย วันนี้ คุณสามารถรับข้อมูลฟรีเกี่ยวกับการตรวจสอบที่ผ่านมาของพันธมิตรของคุณ และที่สำคัญที่สุดคือ รับรายการการละเมิดที่ระบุ!

ขึ้นอยู่กับปริมาณข้อมูลและระยะเวลา การประชุมสามารถแบ่งออกเป็นขนาดใหญ่และขนาดเล็ก งานใหญ่ประกอบด้วยการประชุมและการประชุมแบบหลายส่วนและงานเล็ก ๆ รวมถึงการประชุมที่มีการนำเสนอสาระสำคัญของหัวข้อที่อยู่ระหว่างการพิจารณาอย่างกระชับ

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับองค์ประกอบของผู้เข้าร่วมและวิธีการจัดการประชุม มีทั้งแบบเปิดโดยมีส่วนร่วมของผู้ที่เข้าร่วมทั้งหมดโดยไม่มีข้อจำกัด และแบบปิดซึ่งมีองค์ประกอบที่เลือกอยู่ และหัวข้อจะถูกเปิดเผยโดยวิทยากรเท่านั้น

การประชุมใหญ่ต่อไปนี้จำแนกตามวัตถุประสงค์และรูปแบบ:

• ขนาดใหญ่และทุ่มเทให้กับหัวข้อเฉพาะ
• ระดับชาติและระดับนานาชาติ
• การศึกษาและธุรกิจ
• ทุ่มเทให้กับวันครบรอบหรือวันที่น่าจดจำ

ผลการดำเนินงานของแต่ละบริษัทหรือองค์กรนั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการทั้งภายในและภายนอก ในสภาวะตลาดปัจจุบัน การใช้เทคโนโลยีประชาสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพมีบทบาทสำคัญในกระบวนการส่งเสริมสินค้าและบริการ เพื่อรักษาภาพลักษณ์และชื่อเสียงของบริษัท การจัดการประชุมอย่างมืออาชีพและการจัดฟอรัม การนำเสนอ การสัมมนา อาหารกลางวันเพื่อธุรกิจ ฯลฯ คุณภาพสูงถือเป็นสิ่งสำคัญ

การจัดประชุมทางธุรกิจเหมาะสำหรับทั้งบริษัทขนาดเล็กและองค์กรขนาดใหญ่ บริษัทบางแห่งใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อเสริมความแข็งแกร่งให้กับตำแหน่งของตนในตลาด ในขณะที่บางแห่งต้องการการประชุมเพื่อโปรโมตผลิตภัณฑ์หรือบริการของตน ในทางกลับกัน การจัดฟอรั่มและการประชุมส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ระหว่างบริษัทที่ดำเนินงานในภาคตลาดเดียวกัน สร้างโครงการ และพัฒนาเทคโนโลยีในด้านที่คล้ายคลึงกัน ความสำเร็จของกิจกรรมดังกล่าวขึ้นอยู่กับการเตรียมการของพวกเขาเป็นอย่างดีและทั่วถึงเพียงใด

การจัดประชุมและกิจกรรมต่างๆ เป็นหนึ่งในวิธีการหลักสมัยใหม่ในการถ่ายทอดข้อมูลให้กับผู้ชมเกี่ยวกับงานของบริษัทหรือการนำเสนอผลิตภัณฑ์ (บริการ) การประชุมแบบออฟไลน์เป็นที่ต้องการในปัจจุบัน แม้ว่าจะมีการนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาใช้ในชีวิตประจำวันและการสื่อสารทางอินเทอร์เน็ตอย่างต่อเนื่องก็ตาม นอกจากนี้ เทคโนโลยีที่ทันสมัยยังอำนวยความสะดวกอย่างมากในกระบวนการจัดและจัดการประชุม แม้จะอยู่ในระดับนานาชาติ โดยไม่จำเป็นต้องมีผู้เข้าร่วมอยู่ด้วย นี่เป็นข้อได้เปรียบและความสะดวกอย่างยิ่ง เนื่องจากคนสำคัญไม่สามารถมาตามเวลาที่นัดหมายและบางวันได้เสมอไปด้วยเหตุผลหลายประการ แต่พวกเขาก็ยังสามารถเข้าร่วมการประชุมออนไลน์ได้โดยไม่มีปัญหาใดๆ ปัจจุบัน การประชุมดังกล่าวกลายเป็นเรื่องปกติไปแล้ว ดำเนินการโดยใช้อุปกรณ์ดิจิทัลสมัยใหม่คุณภาพสูงที่สามารถส่งข้อมูลและเนื้อหาภาพได้อย่างมีประสิทธิภาพและเชื่อถือได้

ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดและจัดการประชุมในบริษัท?

ไม่มีการประชุมใดเกิดขึ้นได้หากไม่มีผู้จัดหรืออีกนัยหนึ่งคือผู้จัดการการประชุม ผู้เชี่ยวชาญในตำแหน่งนี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการวางแผน ดำเนินการ และสนับสนุนงานต่อไป จำเป็นต้องมีผู้จัดงานแสดงตน ณ สถานที่จัดการประชุม หน้าที่ของเขารวมถึงการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นทั้งหมดและติดตามความคืบหน้าของงาน

ข้อกำหนดต่อไปนี้ถูกกำหนดให้กับผู้จัดการองค์กรการประชุม: ทักษะในการสื่อสาร ความสามารถในการตัดสินใจอย่างรวดเร็ว และความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

ในระหว่างขั้นตอนการวางแผนและการเตรียมการ การพิจารณาลำดับการประชุมที่จะจัดขึ้นเป็นสิ่งสำคัญ มาดูประเด็นหลักให้ละเอียดยิ่งขึ้น

1. แนวความคิดในการประชุม

การจะจัดสัมมนาให้ดีต้องเข้าใจแนวคิดหลักของงานด้วย โดยจะเชื่อมโยงสุนทรพจน์และรายงานทั้งหมดเข้าด้วยกัน และผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะเข้าใจว่าการประชุมนี้มีวัตถุประสงค์เพื่ออะไร หากงานเปิดอยู่ ชื่อที่ได้รับการคัดเลือกอย่างดีก็จะไม่มีปัญหาในการดึงดูดกลุ่มเป้าหมาย

2. การพัฒนาแผนการจัดงาน

หลังจากเลือกหัวข้อแล้ว คุณจะต้องพัฒนาแผนการจัดงาน หากคุณจะจัดการประชุมหลายวัน การออกแบบของคุณจะมีความสำคัญเป็นพิเศษ องค์ประกอบทั้งหมดของโปรแกรมควรกำหนดเวลาไว้ รวมถึงกิจกรรมทางวัฒนธรรม พักกลางวัน และพัก

จำเป็นต้องคิดตามลำดับสุนทรพจน์การนำเสนอและรายงานเพื่อให้การเปลี่ยนจากคำพูดหนึ่งไปอีกคำพูดหนึ่งมีความสมเหตุสมผล มีความจำเป็นต้องกำหนดกฎระเบียบสำหรับการจัดงานตามที่กล่าวสุนทรพจน์จะถูกจำกัดอยู่ในขอบเขตที่กำหนด เมื่อสิ้นสุดรายงานแต่ละฉบับ ควรจัดสรรเวลาสำหรับคำถามและคำตอบ

3. การกำหนดผู้เข้าร่วมการประชุม

ผู้เข้าร่วมจะได้รับการคัดเลือกตามหัวข้อหลักและแนวคิดของการประชุม ผู้จัดงานรวบรวมรายชื่อสมาชิกและแขกของงานและส่งคำเชิญไปให้พวกเขา ทุกคนที่พูดในที่ประชุมถือเป็นผู้เชี่ยวชาญในบางสาขา ใครๆ ก็สามารถเข้าร่วมเป็นแขกรับเชิญได้ และบางครั้งผู้จัดงานก็เชิญผู้เชี่ยวชาญคนสำคัญหรือบุคคลที่มีชื่อเสียงมาโดยเฉพาะ เมื่อส่งข้อเสนอเข้าร่วมและส่งโฆษณาในสื่อคุณควรคำนึงว่าการประชุมแต่ละครั้งมีกลุ่มเป้าหมายของตนเอง - ผู้ที่สนใจในกิจกรรมเฉพาะนี้โดยเฉพาะสำหรับหัวข้อที่ระบุ

4.การหางบประมาณจัดงาน

กระบวนการหาเงินทุนเพื่อใช้ในการประชุมอาจเป็นความท้าทายที่สำคัญสำหรับนักการตลาด โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการประชุม "ระดับผู้บริหาร" เมื่อจัดงานแนะนำให้นึกถึงผู้สนับสนุน

ผู้สนับสนุนข้อมูลจะสามารถจัดหาผู้เข้าร่วมที่ลงทะเบียนได้ประมาณ 0.5% แต่การสนับสนุนหลักของพวกเขาคือการแสดงโลโก้ที่เป็นที่รู้จักบนคำเชิญ ซึ่งบ่งบอกถึงระดับสูงสุดของกิจกรรมของคุณ ด้านบวกอีกประการหนึ่งคือบทความเกี่ยวกับผลการประชุม ซึ่งจะเผยแพร่โดยผู้สนับสนุนสื่อของคุณเมื่อสิ้นสุดกิจกรรม

สำหรับผู้สนับสนุนทางการเงิน ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือบริษัทที่มีกลุ่มเป้าหมายเดียวกันกับคุณ แต่ไม่มีผลิตภัณฑ์ทับซ้อนกัน ตัวอย่างเช่น หากคุณจำหน่ายผลิตภัณฑ์ของผู้อื่น ให้ดึงดูดฝ่ายการเงินของผู้ขาย ยิ่งกิจกรรมของคุณแข็งแกร่งขึ้น ผู้สนับสนุนก็จะเริ่มเสนอบริการและความร่วมมือแก่คุณมากขึ้นเท่านั้น

เรียนรู้ที่จะปฏิเสธผู้สนับสนุน รายงานเพื่อวัตถุประสงค์ในการโฆษณาผลิตภัณฑ์ไม่ควรใช้เวลาเกิน 10% และต้องสอดคล้องกับหัวข้อของงาน

5. การเลือกสถานที่และเวลา

ในกระบวนการจัดสัมมนาจะมีการกำหนดจุดและเวลาการประชุมไว้ล่วงหน้า เมื่อเลือกสถานที่สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาบางประเด็น ตัวอย่างเช่น หากการประชุมจัดขึ้นที่สำนักงานของบริษัท คุณจะต้องเลือกห้องพิเศษหรือห้องอื่นที่เหมาะสมเพื่อจุดประสงค์นี้ หากไม่มีสิ่งใดที่คุ้มค่าก็สามารถเช่าห้องประชุมได้ ในกรณีนี้ คำถามเกี่ยวกับอุปกรณ์และการขนส่งของงานจะถูกลบออก บริการเช่าห้องประชุมมีความสะดวกเป็นพิเศษสำหรับบริษัทหรือบุคคลที่ทำงานในเมืองเล็กๆ และไม่มีสถานที่ในสำนักงานที่ใหญ่พอที่จะจัดและจัดการประชุม

หากคุณจะจัดการประชุมหลายวันเมื่ออยู่ไกลบ้าน คุณควรพิจารณาเรื่องที่พักสำหรับแขกและผู้เข้าร่วมด้วย ตามหลักการแล้ว ควรมีโรงแรมตั้งอยู่ใกล้สถานที่จัดงานเพื่อรองรับแขก

6. การเตรียมและตกแต่งสถานที่

การจัดหาอุปกรณ์ทางเทคนิคของการประชุมเป็นสิ่งสำคัญมาก หากมีการจัดหาไมโครโฟน โปรเจ็กเตอร์ คอมพิวเตอร์ แล็ปท็อป และอุปกรณ์ที่จำเป็นอื่นๆ ในปริมาณที่เพียงพอ กิจกรรมจะจัดขึ้นในระดับสูงและให้ความรู้มากที่สุด

ที่นั่งผู้ชมควรอยู่ในตำแหน่งเพื่อให้ทุกคนสามารถมองเห็นและได้ยินสิ่งที่เกิดขึ้นได้อย่างชัดเจน ก่อนเริ่มกิจกรรม คุณจะต้องระบายอากาศในห้อง วางปากกา กระดาษ โปรแกรม หนังสือเล่มเล็ก สื่อส่งเสริมการขาย อุปกรณ์ช่วยการมองเห็น หนังสืออ้างอิง ฯลฯ บนโต๊ะ

7. การจัดประชุมและเวลาว่างสำหรับผู้เข้าร่วม

ผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคนจะต้องทำตามขั้นตอนการลงทะเบียนให้เสร็จสิ้น ในกรณีที่แจกที่นั่งตามชื่อ แต่ละคนจะได้รับการจัดสรรเก้าอี้ ผู้ที่มาจากระยะไกลจะได้รับบริการรับส่งไปยังสถานที่จัดงาน

หากการประชุมใช้เวลานาน ผู้เข้าร่วมจะต้องได้รับอาหารกลางวันหรืออาหารเย็น ในกรณีของกิจกรรมหลายวัน คุณต้องคิดล่วงหน้าเกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการได้รับโภชนาการที่เพียงพอและการพักผ่อนทางวัฒนธรรมสำหรับแขก

8.หลังงาน

การสิ้นสุดการประชุมไม่ได้หมายถึงการสิ้นสุดงานของผู้จัดงาน การให้การสนับสนุนข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญมาก การเผยแพร่บทความเกี่ยวกับการประชุมทางสื่อจะรักษาภาพลักษณ์ที่ดีของบริษัทและสามารถกลายเป็นเครื่องมือการโฆษณาเพิ่มเติมได้ คุณสามารถขอให้ผู้เข้าร่วมแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการประชุมและแบ่งปันความประทับใจเกี่ยวกับประโยชน์ของกิจกรรมได้

ผู้ปฏิบัติเล่าให้ฟัง

วิธีรวบรวมผู้ฟังที่เหมาะสมสำหรับการประชุม

โอลกา ลิวบินา

ผู้อำนวยการฝ่ายขายและการตลาด AXELOT

เพื่อรวบรวมกลุ่มเป้าหมายของคุณได้อย่างแม่นยำ อย่าทำผิดพลาดทั่วไป

1. เชิญลูกค้าที่เหมาะสม

สมมติว่ามีคนยอมรับคำเชิญของคุณและการประชุมก็สนุกมาก อย่างไรก็ตาม จะไม่มีการขายหลังจบงาน สิ่งนี้ชี้ให้เห็นว่าผู้ที่ได้รับเชิญไม่ได้ตัดสินใจซื้อผลิตภัณฑ์

ขอบเขตของงานของเราคือโครงการด้านไอที ผู้คนทั้งหมดที่เราพบในบริษัทเป้าหมายของเราสามารถแบ่งออกเป็นสามประเภท: ลูกค้าตามหน้าที่ หัวหน้าฝ่ายบริการไอที และ “ผู้สนับสนุน” (ผู้ที่จ่ายเงินทุกอย่าง - ผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัทหรือเจ้าของธุรกิจ) สำหรับเรา เป้าหมายหลักคือการดึงดูดลูกค้าที่มีความสามารถ: ผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจงมีความสำคัญมากสำหรับพวกเขา และพวกเขาสามารถส่งเสริมแนวคิดของโครงการของเราภายในบริษัทของพวกเขาได้

1. เริ่มเล็กๆ

เมื่อจัดการประชุมทางธุรกิจ อย่าตั้งเป้าหมายในการเชิญผู้คนให้มากที่สุด ลองมาอีกตัวอย่างหนึ่ง: บริษัทของเราดำเนินธุรกิจในส่วนตลาดที่มีความเชี่ยวชาญสูง การประชุมที่เราจัดขึ้นในเมืองที่มีประชากรหนึ่งล้านคน จะทำให้เราสามารถเข้าถึงผู้รับเหมาได้ไม่เกิน 2,000 ราย ผู้เข้าร่วมสูงสุด 100 คนจากรายชื่อนี้จะเข้าร่วมกิจกรรม ปรากฎว่าการแปลงของผู้มีโอกาสเป็นผู้เข้าร่วมให้กลายเป็นผู้เข้าร่วมจริงในตลาดของเรานั้นต่ำประมาณ 5% ด้วยฐานที่ “ร้อนแรง” การแปลงจะสูงขึ้นอย่างเห็นได้ชัด หากคุณเชิญตัวแทนของบริษัทที่คุณได้ทำการติดต่อด้วยแล้ว การเปลี่ยนแปลงจะสูงถึง 50%

ลองทดสอบโครงการในงานที่มีธีมและเป้าหมายคล้ายกันแต่ราคาถูกกว่าและจัดสัมมนาสำหรับ 20 คน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณรู้สึกถึงผู้ฟัง กำหนดระดับความสนใจของผู้เข้าร่วม และดูว่าสาเหตุของการปฏิเสธที่จะร่วมมืออาจเกิดจากอะไร ในกระบวนการจัดระเบียบและดำเนินการประชุมทดลอง คุณสามารถติดตามข้อผิดพลาดในหลากหลายรูปแบบ จากนั้นแก้ไขข้อผิดพลาดโดยไม่สูญเสียหรือเสียค่าใช้จ่ายมากนัก

1. คุณต้องมีบ้านเต็ม

อย่ากลัวแขกจำนวนมาก: จะดีกว่าถ้ามีที่นั่งในห้องโถงไม่เพียงพอแทนที่จะว่างครึ่งหนึ่ง โปรดทราบว่าแม้แต่ผู้ที่ชำระเงินค่าเข้าร่วมก็ไม่สามารถมาได้ ด้วยเหตุนี้ เราจึงเล่นอย่างปลอดภัยและเตรียมที่นั่งสำหรับผู้เข้าร่วมจำนวนน้อยลง ตัวอย่างเช่น หากมี 100 คนในรายชื่อคนที่ลงทะเบียน จากประสบการณ์ของเรา จะมี 85 คนที่จะเข้าร่วมการประชุม ในเวลาเดียวกันเราจะเตรียมสถานที่ 70 แห่งและเฉพาะเมื่อสถานที่เหล่านั้นเต็มแล้วเท่านั้นที่เราจะจัดสถานที่เพิ่มเติมสำหรับผู้ฟัง

1. เชิญเฉพาะผู้ที่สนใจบริษัทและผลิตภัณฑ์ของคุณอย่างแท้จริง

ตัวอย่างเช่นการประชุมจะเรียกว่า "การจัดการคลังสินค้าสมัยใหม่" และในโปรแกรมเราจะระบุว่าการเน้นหลักจะอยู่ที่ระบบอัตโนมัติของการดำเนินงานคลังสินค้า คุณต้องจำกัดหัวข้อให้แคบลงเพื่อตัดลูกค้าที่ไม่ใช่เป้าหมายออก และมุ่งความสนใจไปที่การทำงานอย่างแข็งขันกับลูกค้าเป้าหมาย

1. การดำเนินกิจกรรมทางการตลาดเกี่ยวข้องกับการสื่อสารหลายรูปแบบ - ใช้ทุกรูปแบบ

ผู้จัดงานบางคนมั่นใจว่าเป้าหมายหลักของการประชุมคือวิทยากรและการนำเสนอของพวกเขา แต่นั่นไม่เป็นความจริง ข้อได้เปรียบหลักของงานดังกล่าวคือความเป็นไปได้ในการสื่อสารสด เป็นสิ่งสำคัญมากที่ผู้จัดงานตระหนักถึงเรื่องนี้ และพนักงานที่ให้บริการแขกจะต้องปฏิบัติหน้าที่ของตนอย่างไม่มีที่ติ ในการดำเนินการนี้ ก่อนวันงาน คุณต้องแจกจ่ายและหารือเกี่ยวกับงานทั้งหมดและแต่งตั้งผู้รับผิดชอบ

ควรวางขาตั้งสาธิตไว้ในห้องโถงเพื่อดึงดูดลูกค้า พวกเขาควรจ้างผู้ประท้วงซึ่งจะแสดงให้ผู้เยี่ยมชมทราบถึงวิธีการใช้โซลูชันที่เสนอ สิ่งสำคัญคือลูกค้าจะต้องไม่อยู่ยืนบนอัฒจันทร์นานเกินไป หากเขามีคำถามที่สำคัญและจริงจังกว่านี้ ผู้จัดการควรเข้าร่วมในการสื่อสาร

ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ

ความยากลำบากที่อาจเกิดขึ้นในการจัดประชุม

อันเดรย์ เมดเวเดฟ,

ผู้อำนวยการทั่วไป เครื่องจักรกำลังอุตสาหกรรม

ก่อนอื่นคุณต้องคิดถึงการกระจายความรับผิดชอบอย่างเหมาะสม เราได้แบ่งงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดการประชุมออกเป็นสามภาคส่วนทั่วไป ประการแรกคือช่วงเวลาเตรียมการทั้งหมด โดยแต่งตั้งหัวหน้าฝ่ายกำกับดูแลกิจการและบริหารเป็นผู้รับผิดชอบ ภาคที่ 2 คือ การเตรียมพื้นที่การผลิต ผู้จัดการโครงการก่อสร้างโรงงานโลหะเป็นผู้รับผิดชอบ ภาคที่สามประกอบด้วยงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบการปฏิบัติงานของพนักงาน งานนี้นำโดยผู้อำนวยการฝ่ายโฆษณา

ในขั้นตอนเบื้องต้น มีการดำเนินการเตรียมการในการผลิต จัดสถานที่สำหรับส่วนธุรกิจของการประชุมและงานเลี้ยง ส่งคำเชิญไปยังพันธมิตร และปัญหาเรื่องที่พัก อาหาร และการพักผ่อนของพวกเขาได้รับการแก้ไข แต่นี่ไม่ใช่งานทั้งหมดในการจัดการประชุมซึ่งดำเนินการในขั้นตอนเบื้องต้น ประเด็นสำคัญอย่างน้อยสองประเด็นควรค่าแก่การเอาใจใส่เป็นพิเศษ

1. คำเชิญของผู้เข้าร่วม

จากรายชื่อซัพพลายเออร์ของเรา เราได้เลือกบริษัทหลายแห่งที่ผลิตส่วนประกอบสำหรับผลิตภัณฑ์ของเรา และเชิญพวกเขาเข้าร่วมการประชุม ก่อนอื่น เราอยากเห็นพันธมิตรต่างชาติของเราเป็นผู้เข้าร่วม และด้วยขั้นตอนนี้เองที่ความยากลำบากเกิดขึ้น พนักงานของบริษัทต่างชาติจำนวนมากไปพักร้อนในเดือนสิงหาคมและกันยายน การประชุมของเรากำหนดไว้ในเดือนกันยายน แต่วีซ่าบางประเภทไม่พร้อมสำหรับวันที่กำหนด แม้ว่าเราจะติดต่อบริษัทท่องเที่ยวแล้วก็ตาม ซึ่งจะใช้เวลาสองถึงสามวันในการออกวีซ่า

เราส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุมล่วงหน้า - หนึ่งเดือนครึ่งก่อนวันจัดการประชุม บริษัทที่เข้าร่วมสามารถตัดสินใจได้ด้วยตนเองว่าจะส่งตัวแทนเข้าร่วมงานกี่คน เนื่องจากเราไม่ได้จำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมในการมอบหมาย เมื่อเห็นแวบแรกนี่สะดวก อย่างไรก็ตาม เราต้องเผชิญกับความจริงที่ว่าบริษัทต่างประเทศให้ข้อมูลจำนวนผู้เข้าร่วม และบริษัทรัสเซียก็ไม่ดำเนินการเช่นเดียวกันตรงเวลา นี่เป็นความผิดพลาดครั้งแรกของเรา: เราไม่ทราบจำนวนผู้เข้าร่วมที่แน่นอนจนกระทั่งวินาทีสุดท้าย

ส่งผลให้เกิดปัญหาสำคัญขององค์กรเกิดขึ้น เราไม่รู้ว่าจะต้องใช้ของที่ระลึก ป้าย และหูฟังจำนวนเท่าใดในการแปล ด้วยการจัดการประชุมที่เป็นมืออาชีพมากขึ้น ปัญหาดังกล่าวจึงสามารถหลีกเลี่ยงได้

เกือบสองสามชั่วโมงก่อนงานเริ่ม เรากำลังแจกที่นั่งให้แขกและวางแผนค่าใช้จ่ายในการจัดเลี้ยง เราตกลงล่วงหน้ากับโรงแรมว่าจะให้ส่วนลดเมื่อจัดแขกของเรา แต่พวกเขาชำระค่าที่พักเอง ดังนั้นจึงไม่มีการสูญเสียทางการเงิน

เพื่อให้แน่ใจว่างานของคุณจะได้รับการรายงานข่าวจากสื่ออย่างกว้างขวาง เราขอแนะนำให้เชิญนักข่าวและเจ้าหน้าที่รัฐท้องถิ่นเข้าร่วมการประชุม ในกรณีของเรา แผนกโฆษณาและพัฒนามีหน้าที่เชิญนักข่าว และหัวหน้าฝ่ายบริการความมั่นคงทางเศรษฐกิจมีหน้าที่ติดต่อกับตัวแทนฝ่ายบริหาร

การปฏิบัติแสดงให้เห็นว่าการลงทะเบียนทางอิเล็กทรอนิกส์ของแขกสะดวกกว่า สามารถจัดบนเว็บไซต์ของบริษัท โดยควรโพสต์โปรแกรมการประชุมและทิศทางด้วย ทั้งหมดนี้จะช่วยประหยัดทั้งเวลาและเงินที่ใช้ในการรับโทรศัพท์และส่งเอกสารข้อมูลทางไปรษณีย์

1. การฝึกอบรมพนักงาน

รูปแบบการประชุมของเรามีการนำเสนอของบริษัท ดังนั้นวิทยากรทุกคนจึงเป็นพนักงานของเรา จากวิทยากรทั้งแปดคน มีเพียงสามคนเท่านั้นที่เคยมีประสบการณ์การพูดในที่สาธารณะมาก่อน ดังนั้น ผู้บรรยายแต่ละคนจึงต้องเตรียมคำพูดของเขาให้ยาวและรอบคอบ พวกเขาเริ่มทำงานประมาณหนึ่งเดือนก่อนงาน หากคุณเตรียมการนำเสนอการประชุมทั้งหมดอย่างรอบคอบล่วงหน้า นี่จะเป็นข้อได้เปรียบที่ไม่อาจปฏิเสธได้สำหรับงานของคุณ

สถานที่ที่ดีที่สุดในการจัดสัมมนาคือที่ไหน?

1. โรงแรม

ปัจจุบัน โรงแรมใหญ่ๆ ทุกแห่งมีห้องประชุมเป็นของตัวเอง พร้อมด้วยอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจที่มีคุณภาพ

โรงแรมมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในตลาดอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ซึ่งมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้เช่าสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจ โรงแรมระดับห้าดาวมีโอกาสมากมายในการเช่าสถานที่และให้บริการทางธุรกิจอื่นๆ ตัวอย่างเช่น โรงแรมในมอสโกสามารถเสนอห้องประชุม หอประชุม และห้องประชุมสำหรับผู้เข้าร่วมได้มากถึง 30,000 คนพร้อมกัน

โรงแรมซึ่งเป็นสถานที่สำหรับจัดการประชุมและกิจกรรมทางสังคมอื่นๆ ถือเป็นกลุ่มตลาดที่ได้รับความนิยมและมีแนวโน้มดี ด้วยการจัดประชุมและกิจกรรมทางธุรกิจ โรงแรมสามารถสร้างโฆษณาที่ดีสำหรับตัวเองและเน้นชื่อของพวกเขาในสื่อได้ ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาสามารถดึงดูดลูกค้าได้มากขึ้นและจะเป็นแหล่งกำไรที่เพิ่มขึ้นจากธุรกิจโรงแรม

ผู้จัดงาน รวมถึงหน่วยงานต่างๆ ที่ให้บริการในลักษณะเดียวกัน ยังติดต่อโรงแรมเพื่อสั่งการเตรียมความพร้อมด้วย โรงแรมบางแห่งโฆษณาบริการของตนในตลาดอย่างอิสระและให้ความร่วมมือ

โรงแรมในหมวดหมู่ 3-4-5* เหมาะที่สุดสำหรับการจัดประชุมและกิจกรรมทางธุรกิจอื่นๆ โดยหลักแล้วเป็นเพราะโรงแรมเหล่านี้ให้คุณภาพที่เป็นเลิศผสมผสานกับราคาและสิ่งอำนวยความสะดวกที่หลากหลาย ในหมวดหมู่นี้มีโรงแรมที่ตั้งใจให้เช่าสถานที่สำหรับจัดกิจกรรมทางธุรกิจและจำหน่ายบริการที่เกี่ยวข้อง โดยปกติจะเป็นโรงแรม 4-5* แห่ง หมวดหมู่พิเศษควรรวมแบรนด์โรงแรมระดับโลกที่มีการจัดการแบบตะวันตกหรือแบบตะวันตก

แน่นอนว่าการจัดงานทางธุรกิจขนาดใหญ่ในโรงแรมมีข้อได้เปรียบเหนือศูนย์ธุรกิจ ศูนย์กลางการบริหาร และสถานที่อื่นๆ มากมายอย่างปฏิเสธไม่ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีของงานใหญ่ที่มีผู้เข้าร่วมในระดับภูมิภาคจำนวนมาก จะสะดวกในการจัดการประชุมที่โรงแรม ซึ่งก็คือ ในบริเวณใกล้กับที่ตั้งของตัวแทนระดับภูมิภาค

ข้อดีอีกประการหนึ่งของโรงแรมในฐานะสถานที่จัดประชุมคืออัตราค่าเช่าที่ต่ำ เมื่อรองรับผู้เข้าร่วมการประชุมจำนวนมากในโรงแรมแห่งหนึ่งและเช่าห้องสำหรับการประชุมหรือสัมมนาคุณสามารถต่อรองส่วนลดที่ดีได้ซึ่งจะช่วยลดต้นทุนของงานได้อย่างมาก การมอบสิทธิ์ของตัวแทนรับจองให้กับผู้จัดการประชุมนั้นเป็นที่นิยม เมื่อได้รับค่าธรรมเนียมตัวแทนมาตรฐานตามปริมาณการขายห้อง (โดยเฉลี่ย 10%) ในกรณีนี้ เงื่อนไขที่สำคัญที่สุดคือความพร้อมของห้องพักในวันที่คุณต้องการ

โรงแรม Capital 3* และโรงแรม 4 ดาวส่วนใหญ่เสนอสถานที่ให้เช่าอเนกประสงค์ซึ่งช่วยเพิ่มรายได้ โรงแรมส่วนใหญ่ทำกำไรจากการสั่งซื้อและให้บริการลูกค้าโดยได้รับความช่วยเหลือจากพนักงานโรงแรม พนักงานร้านอาหาร และร้านกาแฟ ผู้จัดการโรงแรมต้องการเช่าสถานที่ขนาดใหญ่สำหรับงานรื่นเริงและงานเฉลิมฉลอง เพื่อจัดงานเลี้ยงและบุฟเฟ่ต์ขององค์กร ตามกฎแล้วการประชุมดังกล่าวจะจัดขึ้นในตอนเย็น เพื่อใช้ประโยชน์จากห้องอเนกประสงค์ให้เกิดประโยชน์สูงสุด สามารถเช่าในระหว่างวันสำหรับการประชุมทางธุรกิจ การประชุม สัมมนา และกิจกรรมทางธุรกิจอื่น ๆ มักจะมีการกำหนดกรอบเวลาที่ผู้จัดงานต้องประชุมกัน

โรงแรมแต่ละแห่งมีลักษณะเฉพาะของตัวเองในรูปแบบการบริการ แต่หลักการพื้นฐานและรูปแบบในการจัดการประชุมและสัมมนานั้นเหมือนกัน: ไม่เพียงเกี่ยวข้องกับการจัดเตรียมวัสดุของงานด้วยอุปกรณ์และเทคโนโลยีที่จำเป็นเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการจัดหาพิเศษด้วย พนักงานที่ผ่านการฝึกอบรม พนักงานที่เอาใจใส่ในการปฏิบัติหน้าที่อย่างมืออาชีพถือเป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญของความสำเร็จในการจัดและจัดการประชุมและกิจกรรมต่างๆ

2. ศูนย์นันทนาการ สถานพยาบาล และบ้านพัก

สถานพยาบาลและสถาบันที่คล้ายกันให้บริการและสถานที่สำหรับจัดการประชุมและสัมมนาภายนอก ในช่วงพักระหว่างงานและกิจกรรมต่างๆ ผู้เข้าร่วมจะได้ผ่อนคลายและสนุกสนาน เสริมสร้างจิตวิญญาณองค์กรของบริษัท ที่นี่คุณสามารถจัดกิจกรรมทั้งแบบวันเดียวและหลายวัน ที่พักของผู้เข้าร่วมในสถานที่จัดการประชุมก็เป็นทางเลือกเช่นกัน บริษัทขนาดเล็กมักเลือกเช่ากระท่อมหรือที่พักอาศัยในชนบทซึ่งมีห้องประชุม ห้องซาวน่า โต๊ะบิลเลียด ห้องจัดเลี้ยง และที่พักสำหรับแขก

3. ศูนย์รวมความบันเทิงและคลับ

ในปัจจุบัน รูปแบบการจัดประชุมและการจัดกิจกรรมทางธุรกิจที่ไม่ได้มาตรฐานโดยมีองค์ประกอบของการสร้างทีม การฝึกอบรมทางธุรกิจ และการจบการประชุมด้วยงานเลี้ยงหรืองานกาล่าดินเนอร์กำลังเป็นที่นิยม ผู้จัดงานมักรวมคอนเสิร์ตไว้ในรายการเพื่อความบันเทิงแก่แขก ในกรณีนี้ การแข่งขันสำหรับโรงแรมมาจากศูนย์รวมความบันเทิงขนาดใหญ่ซึ่งมีโอกาสในการจัดเลี้ยงคุณภาพสูง และสถานที่ที่จำเป็นสำหรับการจัดประชุมและกิจกรรมทางธุรกิจอื่น ๆ ข้อดีอีกประการหนึ่งของศูนย์รวมความบันเทิงคือสามารถนำเสนอการออกแบบและตกแต่งภายในที่หลากหลายมากขึ้น

4. ห้องประชุมใหญ่ ศูนย์ธุรกิจ ศูนย์นิทรรศการ

องค์กรเหล่านี้มีสถานที่พร้อมอุปกรณ์มืออาชีพพิเศษ ลูกค้าของพวกเขาคือเอเจนซี่ต่างๆ ข้อเสียคือผู้เข้าร่วมจะเข้าพักแยกจากสถานที่จัดงาน

ห้องโถงศูนย์ธุรกิจอเนกประสงค์และมีอุปกรณ์ครบครันเหมาะสำหรับการจัดฝึกอบรมและสัมมนา ที่นี่คุณสามารถเลือกห้องในรูปแบบที่ต้องการพร้อมอุปกรณ์และเฟอร์นิเจอร์ที่จำเป็นได้อย่างง่ายดาย

ห้องประชุมขนาดใหญ่และพื้นที่จัดแสดงนิทรรศการเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดประชุมขนาดใหญ่และกิจกรรมทางธุรกิจขนาดใหญ่ - การประชุมสัมมนา สัมมนา และนิทรรศการ ในสถานที่ดังกล่าวสามารถจัดการประชุมประเภทต่างๆ ในสถานที่หลายแห่งพร้อมกันได้ นอกจากนี้ ในห้องประชุมและศูนย์นิทรรศการยังมีพื้นที่สำหรับจัดไม่เพียงแต่การประชุมเท่านั้น แต่ยังสำหรับพักดื่มกาแฟและชา ห้องพิเศษสำหรับการสาธิตผลิตภัณฑ์ และห้องที่มีประโยชน์อื่นๆ อีกมากมาย

ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ

วิธีจัดงานแถลงข่าว

อันเดรย์ ปูร์ตอฟ,

ผู้อำนวยการทั่วไป ArtGraphics.ru

การจัดงานแถลงข่าวเป็นเครื่องมือทางการตลาดที่มีประสิทธิภาพมากสำหรับบริษัทใดๆ

งานแถลงข่าวควรจัดขึ้น 1-6 สัปดาห์ก่อนงาน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทและขนาดของงาน สำหรับโครงการขนาดใหญ่และมีความทะเยอทะยาน ควรระมัดระวังในการจัดงานแถลงข่าวโดยเร็วที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากโครงการของคุณครอบคลุมในสื่อสิ่งพิมพ์รายไตรมาสและรายเดือน

ควรจัดงานแถลงข่าวในช่วงกลางวันจะดีกว่า เนื่องจากนักข่าวมักจะยุ่งในตอนเช้าและตอนเย็น

การจัดงานให้ประสบความสำเร็จนั้นขึ้นอยู่กับคุณภาพของงานของบุคลากรที่เกี่ยวข้องในการเตรียมการและการจัดงานแถลงข่าวเป็นหลัก ข้อได้เปรียบเพิ่มเติมคือการมีการติดต่อที่เป็นมิตรระหว่างผู้อำนวยการฝ่ายประชาสัมพันธ์และนักข่าวชั้นนำ แต่หากตัวแทนของบริษัทไม่มีการเชื่อมต่อดังกล่าว จะเป็นการดีกว่าถ้าใช้การเอาท์ซอร์สและมอบหมายปัญหาขององค์กรให้กับผู้เชี่ยวชาญบุคคลที่สาม

ในงานแถลงข่าวควรจัดสรรสถานที่พิเศษสำหรับผู้เชี่ยวชาญ ตามกฎแล้วพวกเขาชอบนั่งที่โต๊ะ ด้านหลังคุณต้องวางขาตั้งแบรนด์พร้อมโลโก้บริษัท ต้องมีขนาดที่มองเห็นได้ชัดเจนในกรอบเมื่อถ่ายภาพบุคคลหรือสังเกตเห็นเป็นชิ้นส่วนขนาดใหญ่ที่จดจำได้ คุณต้องสั่งช่างภาพมืออาชีพสองคนและช่างวิดีโอหนึ่งคน หากผู้เชี่ยวชาญได้รับเชิญจากประเทศอื่นก็จำเป็นต้องจัดระเบียบงานของนักแปล งานแถลงข่าวควรเป็นงานที่มีชีวิตชีวาและน่าตื่นเต้น ความยาว 30-60 นาที ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ จำนวนผู้เชี่ยวชาญ และจังหวะเวลา

งานแถลงข่าวที่ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีผู้ดำเนินรายการซึ่งมีหน้าที่ในการสื่อสารกับนักข่าว การประสานงานคำถาม ความสามารถในการรับรู้อารมณ์อย่างละเอียด และความปรารถนาที่จะสื่อสารกับวิทยากรหรือผู้เชี่ยวชาญ

นักข่าวที่ถามคำถามต้องเก็บไว้ภายใน 30 วินาที ผู้เชี่ยวชาญควรตอบคำถามแต่ละข้อภายใน 2-3 นาที หากเกินขีดจำกัดนี้ คุณจะต้องเตือนพวกเขาอย่างสุภาพเกี่ยวกับกฎข้อบังคับของงาน ถามซ้ำสั้นๆ และอนุญาตให้ผู้เชี่ยวชาญคนต่อไปพูดหรือเล่าให้นักข่าวคนอื่นฟัง จำนวนวิทยากรที่เหมาะสมที่สุดคือ 2-3 คน ไม่รวมผู้ดำเนินรายการ

ตามกฎแล้ว คำตอบของผู้เชี่ยวชาญไม่ได้อยู่ในความทรงจำของนักข่าวเสมอไป แต่สิ่งที่พวกเขาจำได้ดีคือการปฏิบัติ เมื่อเตรียมงานแถลงข่าวอย่าพลาดช่วงเวลานี้และเตรียมอาหารว่างสำหรับนักข่าวเสนอชากาแฟและน้ำดื่มก่อนที่จะเริ่ม จากนั้นคุณสามารถปล่อยให้นักข่าวประทับใจในงานแถลงข่าวของคุณซึ่งแน่นอนว่าจะสะท้อนให้เห็นในน้ำเสียงของการเขียนบทความและรายงานเกี่ยวกับเหตุการณ์

หลังจากการแถลงข่าวสิ้นสุดลง สิ่งสำคัญคือต้องจัดเตรียมรูปถ่าย เสียงและวิดีโอ สำเนาคำปราศรัย คำถามและคำตอบแก่นักข่าว สิ่งสำคัญคือต้องเตือนพวกเขาว่าพวกเขาสามารถเตรียมสิ่งพิมพ์ข่าวที่ยาวขึ้นและรับข้อมูลเพิ่มเติมในทุกประเด็นที่น่าสนใจโดยติดต่อผู้เชี่ยวชาญทางโทรศัพท์หรืออีเมล

บริษัทใดบ้างที่ให้บริการจัดการประชุม?

1. หน่วยงานเฉพาะทาง

บริษัทเหล่านี้ให้บริการจัดการประชุมและกิจกรรมทางธุรกิจอื่นๆ พนักงานของหน่วยงานเฉพาะทางมีส่วนร่วมในการสร้างแพ็คเกจการสั่งซื้อ จัดทำโปรแกรมกิจกรรม และประสานงานทุกขั้นตอนของการจัดการประชุม งานเร่งด่วนของพวกเขา ได้แก่ การเลือกสถานที่ที่เหมาะสม ตามความต้องการและความปรารถนาของลูกค้า จัดเตรียมอุปกรณ์ที่จำเป็น จัดหาทางเลือกเพิ่มเติมตามคำขอของลูกค้า ในบางกรณีอาจมีการเสนอแพ็คเกจบริการที่ครอบคลุม

2. ตัวแทนการท่องเที่ยว

บริษัทที่เชี่ยวชาญด้านการท่องเที่ยวเพื่อธุรกิจจัดการเดินทางเพื่อธุรกิจและการประชุมในรัสเซียและต่างประเทศ กลุ่มเอเจนซี่และบริษัทท่องเที่ยวที่เราระบุมีความทับซ้อนกันในกลุ่มไมซ์ (การประชุม สิ่งจูงใจ การประชุม กิจกรรม)

3. หน่วยงานจัดงาน

หน่วยงานจัดงานจัดงานในส่วนธุรกิจและความบันเทิงของงาน ตามกฎแล้ว พวกเขาได้รับการทาบทามให้พัฒนาสถานการณ์พิเศษสำหรับการประชุม และสร้างรายการทางวัฒนธรรมและความบันเทิง

5. หน่วยงานแปล

หน่วยงานแปลให้บริการสำหรับจัดการประชุมและกิจกรรมทางธุรกิจ

6. หน่วยงานที่ปรึกษา

หน่วยงานบริการให้คำปรึกษาบางแห่งเสนอสถานที่ของพันธมิตรให้เช่าสำหรับการประชุมทางธุรกิจ

ปัญหาอะไรที่อาจเกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดการประชุม?

ปัญหาที่ 1. ไม่มีอะไรใหม่

มันมักจะเกิดขึ้นที่การประชุมที่จัดขึ้นในอุตสาหกรรมเดียวกัน วิทยากรคนเดียวกันมารวมตัวกันพร้อมรายงานเดียวกัน แน่นอนว่าผู้ฟังที่เสียค่าโอกาสเข้าร่วมการประชุมต่างมาหาข้อมูลใหม่ๆ สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงความคิดเห็นที่พวกเขาอาจให้ไว้เมื่อสิ้นสุดการประชุมโดยที่พวกเขาไม่ได้เรียนรู้อะไรใหม่ๆ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ผู้จัดงานจะต้องเห็นด้วยกับวิทยากรแต่ละคนเกี่ยวกับเนื้อหาเฉพาะของรายงานและหัวข้อพิเศษต่างๆ

แม้แต่สุนทรพจน์ของวิทยากรชื่อดังก็ควรมีความสดใหม่และมีเอกลักษณ์ หน้าที่ของผู้จัดงานคือการเรียกร้องสิทธิพิเศษจากผู้เข้าร่วม เมื่อจัดการประชุมคุณควรติดตามกระบวนการเตรียมการกล่าวสุนทรพจน์อย่างต่อเนื่อง จำเป็นต้องขอและตรวจสอบบทคัดย่อ บันทึก แผนงาน การนำเสนอของวิทยากร เพื่อให้ผู้ที่มาสัมมนาไม่ผิดหวัง

ผู้พูดก็ใช้วิธีที่ยุ่งยากของตัวเองได้เช่นกัน พวกเขาสามารถประกาศรายงานที่แตกต่างกันสามฉบับสำหรับสามเหตุการณ์ที่แตกต่างกัน แต่ในความเป็นจริงแล้ว ความเป็นเอกลักษณ์ของการกล่าวสุนทรพจน์และการนำเสนอของพวกเขาจะไม่เกิน 15% สิ่งสำคัญคือต้องติดตามช่วงเวลาดังกล่าวและหยุดวิทยากรไม่ให้พยายามเอาชนะคุณ

ปัญหาที่ 2: เกมการกำหนดราคา

คุณไม่ควรหันไปใช้เทคนิคต่อไปนี้เพื่อเพิ่มค่าใช้จ่ายเฉลี่ยของงาน:

• นอกเหนือจากตั๋วเข้าชมแบบมาตรฐานแล้ว ยังเสนอคำเชิญวีไอพีที่น่าสงสัยด้วยอาหารค่ำส่วนตัวพิเศษและรายการโปรแกรมอื่นๆ ที่ "ไม่ใช่สำหรับทุกคน"
• กำหนดราคาตั๋วที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับว่าที่นั่งอยู่ห่างจากเวทีแค่ไหน
• เพิ่มค่าใช้จ่ายในการจัดงานเนื่องจากมีวิทยากรชื่อดังมาร่วมงาน
• เพิ่มคะแนนการประชุมโดยเลือกสถานที่จัดงานราคาแพงและมีชื่อเสียง ซึ่งจะส่งผลให้ค่าตั๋วเพิ่มขึ้น

อย่าลืมเกี่ยวกับวิทยากรและผู้สนับสนุน เนื่องจากสิ่งเหล่านี้จะสร้างความคิดเห็นเกี่ยวกับคุณด้วย:

• อย่าเรียกร้องเงิน 5,000 ยูโรต่อคำพูดจากวิทยากร
• ผู้ดำเนินการบูธไม่ต้องจ่ายเงิน 100,000 รูเบิลต่อบูธ
• การสนับสนุนริบบิ้น ตราสัญลักษณ์ ปากกา ไม่สามารถมีราคา 50,000 รูเบิล

พยายามประเมินสภาวะตลาดอย่างเพียงพอและกำหนดราคาสำหรับงานของคุณภายในขอบเขตที่เหมาะสม เข้าถึงการจัดการประชุมโดยคำนึงถึงความสามารถของผู้ชมและระดับทางการเงินของพวกเขา ตัวอย่างเช่น หากคุณกำหนดเป้าหมายไปที่ธุรกิจขนาดเล็ก การเลือกสถานที่สำหรับกิจกรรมของคุณควรตรงกับความสามารถของพวกเขา ในกรณีนี้การจัดประชุมใน Skolkovo จะไม่เหมาะสมรวมถึงการสั่งวิทยากรจากหน่วยงานราคาแพงของอังกฤษ คุณควรทำงานภายในสิ่งที่คุณมี

ปัญหาที่ 3. ประหยัดทุกอย่าง

คุณไม่ควรละเลยสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการบริการผู้เข้าร่วมการประชุม ความปรารถนาที่จะชนะของคุณไม่ควรลดระดับของกิจกรรม

ประการแรก ควรให้ความสำคัญกับการจัดหาอาหารที่มีคุณภาพให้กับผู้เข้าร่วมการประชุม แม้ว่างานของคุณจะเป็นช่วงกลางวัน ผู้คนก็ยังหิวโหย แซนวิชกับมายองเนสจะไม่ช่วยคุณ ตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมคือการจัดพื้นที่ว่างโดยจะเสิร์ฟกาแฟและชาร้อนรวมทั้งเสนอของว่างเบา ๆ ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าสิ่งนี้จะไม่ทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายมากเกินไป และอารมณ์ของผู้คนจะดีขึ้นอย่างมาก หากการประชุมกินเวลานาน คุณควรพักสมองและจัดเตรียมอาหารกลางวันให้ผู้เข้าร่วมอย่างครบถ้วน

ควรเลือกสถานที่จัดงานล่วงหน้า กำจัดตัวเลือกต่างๆ ทันทีสำหรับห้องแคบ การระบายอากาศไม่ดี อึดอัด และให้ความสนใจเป็นพิเศษกับเสียงของห้องที่ผู้พูดจะพูด หากงานของคุณมีลักษณะเป็นงานด้านการศึกษา จุดสำคัญคือการจัดแสงที่เหมาะสม อุปกรณ์ที่ใช้งานได้ดี การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่รวดเร็วและมีคุณภาพสูง และบริการของผู้ดำเนินรายการสำหรับกิจกรรมที่จัดขึ้น

อย่าลืมเตรียมโปรแกรมสันทนาการและวัฒนธรรม จะดีมากถ้าสถานที่จัดประชุมมีที่นั่งและพื้นที่เพียงพอและมีโอกาสสำหรับการสื่อสารเบื้องหลัง เพื่อผ่อนคลายและให้ความบันเทิงแก่ผู้ชม เป็นการดีที่จะรวมการแข่งขัน ลอตเตอรี่ และการจับฉลากของขวัญไว้ในรายการด้วย

ปัญหาที่ 4. ปัจจัยมนุษย์

พยายามประเมินพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมและผู้บรรยายตามความเป็นจริง เป็นไปได้ว่าในหมู่ผู้ชมของคุณจะไม่เพียงแต่มีคนที่มีการศึกษาสูง ฉลาด และมีมารยาทดี นักธุรกิจ และผู้เชี่ยวชาญเท่านั้น นอกจากนี้ยังเกิดขึ้นที่ผู้เข้าร่วมขโมยถุงชาและนำน้ำหอมปรับอากาศติดตัวไปด้วย ควรเตรียมตัวล่วงหน้าว่าเหตุการณ์ดังกล่าวเป็นไปได้และอย่าอารมณ์เสียจนเกินไป

ไม่เพียงแต่ผู้เข้าร่วมการประชุมเท่านั้น แต่วิทยากรยังสามารถประพฤติตัวแปลกและคาดเดาไม่ได้อีกด้วย ควรเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับข่าวสารใดๆ จากพวกเขา รวมถึงการปฏิเสธที่จะพูดก่อนเริ่มการประชุม คุณควรมีแผนสำรองเสมอในกรณีที่สิ่งต่างๆ ไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ ตัดสินใจล่วงหน้าว่าคุณจะสามารถแทนที่ผู้เข้าร่วมบางคนได้ในกรณีที่พวกเขาปฏิเสธที่จะแสดงกะทันหัน

ปัญหาที่ 5 ผ่อนคลายก่อนเวลาอันควร

จงเอาใจใส่และตระหนักไม่เพียงแต่ก่อนและระหว่างกิจกรรมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงหลังกิจกรรมด้วย แม้ว่าอย่างเป็นทางการทุกขั้นตอนจะดำเนินไปอย่างราบรื่น แต่ก็ไม่มีข้อผิดพลาดร้ายแรงและไม่มีใครทำให้คุณผิดหวัง แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าการตอบรับของผู้เข้าร่วมจะเป็นไปในเชิงบวก คุณควรอ่านบทวิจารณ์ที่ผู้คนแสดงความคิดเห็นทางออนไลน์และคำแนะนำในการปรับปรุงกิจกรรมในอนาคต รับฟังความคิดเห็นของผู้ที่เข้าร่วมการประชุมของคุณอย่างรอบคอบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณยังใหม่กับสาขานี้ ผู้เข้าร่วมกิจกรรมของคุณคือที่ปรึกษาที่ซื่อสัตย์ที่สุดซึ่งช่วยให้คุณเข้าใจว่าสิ่งใดสามารถปรับปรุงและแก้ไขได้อย่างแน่นอน

เพื่อเตรียมตัวและจัดงานดังกล่าวด้วยตัวเอง คุณต้องคำนึงถึงคุณสมบัติบางประการของการจัดการประชุมด้วย

เคล็ดลับ 1. คำเชิญเข้าร่วมการประชุม

ในจดหมายเชิญของคุณ คุณต้องระบุหัวข้อการประชุมและประเด็นที่จะหารือในนั้น โปรแกรมควรระบุเวลาและชื่อการนำเสนอ ตลอดจนชื่อเต็มของผู้บรรยาย คำเชิญควรระบุกลุ่มเป้าหมายของกิจกรรมนี้ด้วย

เมื่อเชิญตัวแทนขององค์กรภาครัฐ ควรใช้หัวจดหมายของบริษัทของคุณ พวกเขาควรลงทะเบียนในบันทึกการติดต่อขาออกและส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียน - วิธีนี้มีโอกาสสูงที่คำเชิญของคุณจะตกอยู่ในมือของผู้รับ

เมื่อส่งคำเชิญทั้งหมดแล้ว ให้โทรหาทุกองค์กรและขอให้พวกเขายืนยันการเข้าร่วมในการประชุม ควรมีการโทรติดตามผลก่อนวันงานเพื่อให้แน่ใจว่าตัวแทนขององค์กรตั้งใจที่จะเข้าร่วมการประชุม และเพื่อปรับเปลี่ยนรายชื่อผู้เข้าร่วมหากมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ

เคล็ดลับที่ 2. การประกาศผลการประชุมทางสื่อ

ข้อมูลในสื่อเกี่ยวกับงานที่จะเกิดขึ้นจะดึงดูดแขกได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และยังจะเพิ่มความสำคัญของการประชุมในสายตาของผู้ที่สงสัยว่าจะเข้าร่วมหรือไม่ บทความในสื่อเกี่ยวกับงานมีความสำคัญสำหรับบริษัทจากมุมมองการโฆษณาและสำหรับการสร้างโอกาสที่ให้ข้อมูล การรายงานข่าวของสื่อระดับมืออาชีพในการประชุมสามารถเทียบเคียงกับค่าใช้จ่ายในการจัดงานได้ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องค้นหาอัตราส่วนราคาต่อผู้ชมที่เหมาะสมที่สุด อย่าลืมว่างานของคุณไม่เพียงแต่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับงานเท่านั้น แต่ยังสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของบริษัทในฐานะผู้นำในอุตสาหกรรมและผู้กำหนดเทรนด์อีกด้วย

เคล็ดลับ 3. เวลา

การนำเสนอของผู้เข้าร่วมจะออกอากาศโดยใช้โปรเจ็กเตอร์ เมื่อเช่าห้องสำหรับการประชุม ให้ตรวจสอบความพร้อมของอุปกรณ์ที่จำเป็น เช่น โปรเจ็กเตอร์ อุปกรณ์สำหรับการแปลพร้อมกัน ไมโครโฟนพร้อมลำโพง ฯลฯ

ระยะเวลาของรายงานไม่ควรเกินหนึ่งชั่วโมง เวลาที่เหมาะสมที่สุดคือช่วง 30-40 นาที นี่เพียงพอที่จะทำให้ผู้ชมสนใจโดยไม่ทำให้พวกเขาเบื่อด้วยข้อมูลมากเกินไป

เคล็ดลับ 4. เอกสารประกอบคำบรรยาย

ผู้เข้าร่วมแต่ละคนควรได้รับชุดเอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรของคุณ อย่าลืมว่าคุณกำลังทำงานกับกลุ่มเป้าหมาย จัดเตรียมเอกสารให้กับผู้เข้าร่วมซึ่งสามารถนำกลับมาได้เมื่อสิ้นสุดกิจกรรมและใช้ในครั้งต่อไป นอกจากนี้ยังสามารถส่งเอกสารข้อมูลให้กับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ทุกคน

คุณสามารถแจกจ่ายกระดาษจดบันทึกและปากกาที่มีตราสินค้าให้กับผู้เข้าร่วมได้ ทางที่ดีควรใส่ทั้งหมดไว้ในแฟ้มหรือกระเป๋าที่มีโลโก้บริษัทของคุณอยู่

เคล็ดลับ 5. มื้ออาหารและช่วงพักดื่มกาแฟ

เมื่อเลือกสถานที่สำหรับการประชุมควรสอบถามเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของการจัดเลี้ยงและการจัดเลี้ยง หากไม่มีฟังก์ชันนี้ คุณสามารถติดต่อกับบริษัทบุคคลที่สามที่ให้บริการดังกล่าวได้

คุณต้องคิดให้ถี่ถ้วนและจัดเวลาพักตามจำนวนที่ต้องการ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระยะเวลาของการประชุม ตามหลักการแล้วคุณควรหยุดทุกๆ สามชั่วโมง หากการประชุมเริ่มต้นในช่วงเช้า และผู้เข้าร่วมมาจากเมืองหรือประเทศอื่นๆ ก็สามารถเสนอกาแฟและชาเข้มข้นพร้อมของว่างเบาๆ ในระหว่างการลงทะเบียนได้

หากมีการจัดวิทยากรหลังอาหารกลางวันด้วย คุณสามารถจัดงานกาล่าดินเนอร์เพื่อให้ผู้เข้าร่วมทุกคนสรุปการประชุมได้ ซึ่งจะเปิดโอกาสให้พวกเขาพูดคุยเกี่ยวกับผลการประชุมอย่างไม่เป็นทางการ ชี้แจงประเด็นปัญหาที่เหลืออยู่ในการสื่อสารส่วนตัว และหารือเกี่ยวกับโอกาสในการร่วมมือเพิ่มเติมและโครงการในอนาคต

การจัดการประชุมออนไลน์ที่เหมาะสม

หากคุณต้องการจัดการประชุมออนไลน์ ให้ใส่ใจเป็นพิเศษกับประเด็นต่อไปนี้:

1. วัตถุประสงค์

การประชุมสามารถจัดขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย นี่อาจเป็นการแบ่งปันประสบการณ์กับเพื่อนร่วมงาน การสร้างผู้ติดต่อใหม่และกระชับความสัมพันธ์ วางตำแหน่งตัวเองในฐานะผู้เชี่ยวชาญ การทำกำไร การขายบริการระหว่างงาน หรือแม้แต่แค่สนุกสนาน เป้าหมายทั้งหมดนี้ค่อนข้างน่าสนใจ แต่คุณควรกำหนดเป้าหมายของคุณในขั้นตอนการเตรียมการและจัดกิจกรรม

2. ธีม

คุณได้กำหนดเป้าหมายหลักของกิจกรรมของคุณแล้ว และตอนนี้คุณจำเป็นต้องทราบวิธีจัดการประชุมออนไลน์อย่างชัดเจน สิ่งแรกที่ต้องคำนึงถึงคือธีมของงานที่วางแผนไว้ จะเป็นการดีที่สุดหากคุณพบประเด็นที่ "ร้อนแรง" ในปัจจุบันซึ่งน่าจะสนใจกลุ่มเป้าหมายของคุณ พยายามทำให้ข้อความในหัวข้อของคุณฟังดูพิเศษและไม่เหมือนใคร

3. ลำโพง

เมื่อคุณกำหนดหัวข้อได้แล้ว คุณต้องคิดถึงการนำเสนอที่มีประสิทธิภาพ หากปัญหาของการประชุมตรงกับสาขากิจกรรมของคุณ คุณสามารถดำเนินกิจกรรมต่อไปได้อย่างปลอดภัย มีตัวเลือกอื่น - หันไปหาผู้เชี่ยวชาญที่จะทำหน้าที่ผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อนี้ได้อย่างสมบูรณ์แบบ แน่นอนว่าผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์และมีความรู้ในสาขาของตนจะเป็นที่ต้องการของสาธารณชนมากขึ้น

อย่าลืมตรวจสอบความพร้อมของวิทยากรของคุณ ก่อนเริ่มงาน ให้อ่านรายงานของพวกเขา ซ้อม เปลี่ยนแปลงบางอย่างในการแสดงหากสิ่งเหล่านั้นดูซ้ำซากจำเจและน่าเบื่อเกินไปสำหรับคุณ

4. สถานที่

ในขั้นตอนนี้ คุณจะต้องตัดสินใจเลือกแพลตฟอร์มสำหรับการจัดงานออนไลน์ วันนี้คุณสามารถค้นหาบริการพิเศษมากมายบนอินเทอร์เน็ต: webinar.ru, onwebinar.ru, seemedia.pro, palBee และอื่น ๆ

5. หน้า Landing Page

เช่นเดียวกับผลิตภัณฑ์สมัยใหม่อื่นๆ การประชุมออนไลน์สำเร็จรูปจำเป็นต้องได้รับการส่งเสริม เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับสิ่งนี้อาจเป็นหน้าเว็บซึ่งคุณจะต้องใช้บริการของนักออกแบบเว็บไซต์และโปรแกรมเมอร์ในการสร้าง พวกเขาจะพัฒนาการออกแบบ รวบรวมเว็บไซต์หน้าเดียว อัปโหลดไปยังโฮสติ้ง ทำให้สามารถลงทะเบียนและชำระเงินออนไลน์ได้ และให้ข้อมูลติดต่อเพื่อขอคำติชม

6. การวิเคราะห์

ทันทีที่แขกรายแรกปรากฏบนแหล่งข้อมูลอินเทอร์เน็ตของคุณ คุณจะต้องเริ่มทำงานกับคุณภาพของคำติชมและปรับปรุงบริการ

คุณสามารถเปลี่ยนไปใช้ Google Analytics และ Yandex ได้ตามปกติ การวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับการเข้าชมและกิจกรรมบนเพจ ตลอดจนคำถามที่ผู้เข้าชมสนใจ จะช่วยเปลี่ยนแปลงไซต์ของคุณให้ดีขึ้น

7. โปรโมชั่น

เครื่องมือใดในการดึงดูดผู้เยี่ยมชมมีประสิทธิภาพมากที่สุด? ขั้นแรก ส่งอีเมลจดหมายข่าวไปยังฐานลูกค้าของคุณ ประการที่สอง การประกาศงานผ่านพันธมิตร ประการที่สาม กลุ่มของคุณบนเครือข่ายโซเชียล ประการที่สี่ การโฆษณาตามบริบท ก่อนจัดการประชุม ควรดำเนินการสรรหาบุคลากรซ้ำผ่านช่องทางที่มีประสิทธิภาพสูงสุด หนึ่งสัปดาห์ก่อนหน้านั้น เตือนสมาชิกของคุณเกี่ยวกับตัวคุณเอง เพิ่มงบประมาณสำหรับการโฆษณาที่มีประสิทธิภาพ และขอให้พันธมิตรของคุณประกาศซ้ำ

8. ผู้ดำเนินรายการ

ในวันประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสิทธิ์เข้าถึงทรัพยากรสำหรับการประชุม ตอนนี้สิ่งที่เหลืออยู่คือการจัดงาน คุณอาจต้องการความช่วยเหลือจากผู้ดำเนินรายการที่มีประสบการณ์ซึ่งจะคอยติดตามกฎเกณฑ์และทำให้สาธารณชนสนใจในหัวข้อของผู้บรรยาย

9. ข้อเสนอแนะ

หลังจากการประชุมออนไลน์สิ้นสุดลง ให้ปิดแคมเปญโฆษณาเพื่อหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น ปิดแบบฟอร์มลงทะเบียนบนเว็บไซต์ สร้าง "ต้นขั้ว" สำหรับผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของคุณ

ผู้จัดงานควรขอบคุณผู้เข้าร่วมและแขกทุกคนและค้นหาความประทับใจของพวกเขา ทันทีหลังจบกิจกรรม คุณจะต้องส่งจดหมายเพื่อขอคำติชมจากผู้เข้าร่วม ความคิดเห็นของพวกเขาจะเป็นข้อมูลที่สำคัญสำหรับคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดกิจกรรมที่คล้ายกันได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นมืออาชีพมากขึ้นในอนาคต

ข้อมูลเกี่ยวกับผู้เชี่ยวชาญ

โอลกา ลิวบินาผู้อำนวยการฝ่ายขายและการตลาด AXELOT Olga Lyubina สำเร็จการศึกษาจากมหาวิทยาลัยแห่งรัฐมอสโก M.V. Lomonosov และสถาบันศิลปะร่วมสมัย เธอเริ่มต้นอาชีพด้วยการเป็นหัวหน้าแผนกโครงการอินเทอร์เน็ตของบริษัท First BIT เป็นหัวหน้าแผนกการตลาดที่บริษัท Delight 2000 เธอร่วมงานกับ AXELOT มาตั้งแต่ปี 2010 ในตำแหน่งผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด และตั้งแต่ปี 2012 ในตำแหน่งปัจจุบันของเธอ AXELOT ทำงานในตลาดเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเชี่ยวชาญโครงการที่มีความซับซ้อนเพิ่มขึ้นสำหรับบริษัทข้ามชาติและบริษัทรัสเซียขนาดใหญ่ ก่อตั้งเมื่อปี พ.ศ. 2541 ในบรรดาลูกค้า: Aqualife, Metrovagonmash, SIBUR, TRASCO, OLDI เว็บไซต์อย่างเป็นทางการ - www.axelot.ru

อันเดรย์ เมดเวเดฟ, ผู้อำนวยการทั่วไป, เครื่องจักรกำลังอุตสาหกรรม. Andrey Medvedev สำเร็จการศึกษาจากมหาวิทยาลัยแห่งรัฐยาโรสลาฟล์ พี.จี. เดมิโดวา. ตั้งแต่ปี 2545 เขาทำงานที่บ้านการค้าของ JSC Avtodizel (โรงงาน Yaroslavl Motor) ในตำแหน่งผู้เชี่ยวชาญชั้นนำในแผนกขาย จากนั้นเป็นรองหัวหน้าแผนกการตลาด หนึ่งในผู้ริเริ่มก่อตั้งกลุ่มวิศวกรรม “เครื่องจักรกำลังอุตสาหกรรม” GC "Industrial Power Machines" เชี่ยวชาญด้านวิศวกรรมและการผลิตอุปกรณ์พิเศษที่ใช้เครื่องยนต์ดีเซล กลุ่มนี้ก่อตั้งขึ้นในปี พ.ศ. 2548 พนักงาน - พนักงาน 300 คน เว็บไซต์อย่างเป็นทางการ - www.powerunit.ru

อันเดรย์ ปูร์ตอฟ, ผู้อำนวยการทั่วไป, ArtGraphics.ru Andrey Purtov เป็นสมาชิกของ Russian Guild of Marketers ซึ่งเป็นโปรดิวเซอร์ของการประชุม HiBrand มีประสบการณ์มากกว่า 20 ปีในด้านธุรกิจ การสร้างแบรนด์ และการพัฒนาเอกลักษณ์องค์กร เกิดในปี 1971 และสำเร็จการศึกษาควบคู่ไปกับโรงเรียนมัธยมทั่วไปในภูมิภาคมอสโก เขาสำเร็จการศึกษาจากโรงเรียนการติดต่อสื่อสารสองแห่ง - สาขาฟิสิกส์และคณิตศาสตร์ที่ Moscow State University และ MIPT ในปี 1998 เขาสำเร็จการศึกษาจากแผนกการออกแบบของ Bauman Moscow State Technical University หลังจากนั้นเขาทำงานในด้านการขายเครื่องใช้ไฟฟ้าและเครื่องใช้ในครัวเรือนและยังเป็นหัวหน้าแผนกขายที่ข้อกังวลของ Videoservice ผู้เขียนบทความมากมายเกี่ยวกับการสร้างแบรนด์ ผู้ร่วมเขียนเครื่องหมายการค้ามากกว่า 50 รายการ ArtGraphics.ru เป็นบริษัทสร้างแบรนด์ที่ก่อตั้งขึ้นในปี 2000 หนึ่งในคนกลุ่มแรกๆ ที่เข้าร่วมสมาคมบริษัทการสร้างแบรนด์แห่งรัสเซีย ซึ่งก่อตั้งขึ้นในปี 2552 ความสามารถหลักของสตูดิโอคือการสร้างแบรนด์ที่ซับซ้อนและโปรเจ็กต์การเปลี่ยนโฉมใหม่

5 วิธีเพิ่มสีสันให้กับการประชุมทางธุรกิจของคุณ

1. พิจารณารูปแบบการพูดของผู้เข้าร่วม

ในกระบวนการเตรียมการประชุมและจัดทำตารางเวลาของวิทยากร จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องคำนึงถึงลักษณะของผู้เข้าร่วมแต่ละคนด้วย ให้ความสนใจสูงสุด วิเคราะห์สไตล์วิทยากรเพื่อสร้างจังหวะการประชุมที่เหมาะสม บางคนชอบการพูดคนเดียวที่สงบ บางคนจะพูดโดยใช้อารมณ์และไดนามิกมากกว่า บางคนจะดึงดูดผู้ฟัง คนอื่นๆ ชอบการพูดในรูปแบบการอภิปรายตัวต่อตัว เป็นต้น

หากผู้จัดงานสามารถสลับการนำเสนอประเภทต่างๆ ได้สำเร็จ การประชุมก็จะมีความเคลื่อนไหวมากขึ้น

2. ใช้รูปแบบการนำเสนอใหม่

ไม่จำเป็นเลยที่จะต้องจัดการประชุมในรูปแบบมาตรฐาน: คนหนึ่งพูด - ที่เหลือฟัง คุณสามารถใช้ตัวเลือกต่างๆ ในการนำเสนอเอกสารข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น แบ่งผู้เข้าร่วมออกเป็นกลุ่มเล็กๆ และดำเนินการส่วนหนึ่งของการประชุมในรูปแบบการสัมภาษณ์ โดยบังคับให้ผู้ฟังกลายเป็นผู้เข้าร่วมโดยตรงในการอภิปราย ตัวอย่างเช่น หลังจากสุนทรพจน์สั้น ๆ ผู้เข้าร่วมคนหนึ่งถามคำถามในหัวข้อที่สอง จากนั้นคำถามที่สองถึงสาม เป็นต้น

อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้รูปแบบที่แตกต่างกันภายในคำพูดเดียว ตัวอย่างเช่น ขั้นแรกเป็นการพูดคนเดียวโดยวิทยากร จากนั้นเปลี่ยนเป็นการสนทนากับผู้ฟังหรือการสัมภาษณ์โดยมีส่วนร่วมของผู้นำเสนอ เป็นต้น

3. นำเสนอประกาศที่น่าสนใจ

ก่อนการประชุมหรือระหว่างการกล่าวสุนทรพจน์ คุณสามารถใช้ประกาศเพื่อกระตุ้นความสนใจของแขกได้ เลือกสิ่งที่น่าสนใจที่สุดและอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่จะกล่าวถึงต่อไปเพื่อกระตุ้นความสนใจของผู้เยี่ยมชม

4. แบ่งการกล่าวสุนทรพจน์ของคุณด้วยข้อมูลภาพสั้นๆ

ผู้คนมีการรับรู้ประเภทที่แตกต่างกันออกไป: บางคนรับรู้ข้อมูลได้ดีกว่าจากการได้ยิน และบางคนก็มองเห็นด้วยตาเปล่า คำนึงถึงสิ่งนี้เพื่อถ่ายทอดข้อมูลที่จำเป็นสูงสุดแก่ผู้เยี่ยมชมแต่ละคน ตัวอย่างเช่นสุนทรพจน์สามารถเจือจางหลังจากผ่านไปหลายนาทีโดยใช้ข้อมูลภาพในหัวข้อสั้น ๆ (หนึ่งหรือสองนาที) สิ่งเหล่านี้อาจเป็นกราฟ ตาราง ภาพวาดเปรียบเทียบ ภาพถ่าย ฯลฯ สามารถใช้จอภาพขนาดใหญ่ โปรเจ็กเตอร์ จอแสดงผลแบบกำหนดเอง หรือสื่อสิ่งพิมพ์ได้

5. หยุดพักที่น่าสนใจ

เพื่อลดบรรยากาศ คุณสามารถจัดให้มีการพักที่ผิดปกติระหว่างการแสดงได้ สามารถกรอกได้โดยการแสดงภาพถ่ายที่น่าสนใจพร้อมความคิดเห็นที่เกี่ยวข้องโดยตรงหรือโดยอ้อมกับหัวข้อนั้น

หากสไตล์และธีมทั่วไปเอื้ออำนวย คุณสามารถเข้าใกล้ช่วงพักดังกล่าวอย่างสร้างสรรค์มากขึ้น โดยใช้ดนตรี (เพลง) รูปภาพตลกๆ หรือการ์ตูนเพื่อสร้างเอฟเฟกต์ที่ตลกขบขัน สิ่งนี้จะช่วยให้แขกได้ผ่อนคลาย "สดชื่น" บรรยากาศและทำให้งานมีชีวิตชีวามากขึ้น

5 วิธีเพิ่มสีสันให้กับการประชุมทางธุรกิจของคุณ,2.0 จาก 5 ขึ้นอยู่กับ 1 คะแนน