การแยกข้อมูล การแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วนปัจจุบันและส่วนที่เก็บถาวร วิธีการแยกข้อมูล

คำอธิบาย

ไฟล์ฐานข้อมูลบางไฟล์อาจถูกแบ่งออกเป็นไฟล์ระบบปฏิบัติการสองไฟล์ (ไม่รวมไฟล์ดัชนี) โดยปกติการแบ่งส่วนนี้ใช้กับไฟล์ที่มีข้อมูลที่สะสมอย่างรวดเร็ว เช่น สลิปเงินเดือน ใบบันทึกเวลา ใบนำส่งสินค้า ฯลฯ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ไปยังเอกสารหลักและอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล

• ส่วนปัจจุบัน. มีข้อมูลสำหรับช่วงเวลาล่าสุดที่ค่อนข้างสั้น ผู้ใช้ระบบส่วนใหญ่มีสิทธิ์เข้าถึงเฉพาะส่วนปัจจุบันเท่านั้น ไฟล์ระบบปฏิบัติการมีนามสกุล ASB KEY)
• ส่วนเก็บถาวร นอกเหนือจากส่วนปัจจุบัน ไฟล์เก็บถาวรและส่วนปัจจุบันรวมกันเป็นฐานข้อมูลที่สมบูรณ์ การเข้าถึงส่วนที่เก็บถาวรนั้นควบคุมโดยการกำหนดสิทธิ์พิเศษ ไฟล์ระบบปฏิบัติการมีนามสกุล DAP (ไฟล์ดัชนีมีนามสกุล KAP)

ประโยชน์ของการแยกไฟล์ข้อมูลเป็นประจำ

• การสำรองข้อมูลต่อเนื่องจำนวนเล็กน้อย
• กู้คืนไฟล์ดัชนีของส่วนปัจจุบันได้อย่างรวดเร็ว

ข้อเสียของการวางฐานข้อมูลเป็น 2 ส่วน

กลยุทธ์การแยก

ในส่วนปัจจุบันมีความจำเป็นต้องทิ้งข้อมูลไว้ตามระยะเวลาที่ผ่านไปซึ่งมีความเป็นไปได้สูงว่าข้อมูลจะถูกเข้าถึงเพื่อวัตถุประสงค์ในการแก้ไข ควรกำหนดระยะเวลาที่ใช้งานดังกล่าวสำหรับแต่ละระบบย่อย ขึ้นอยู่กับแนวทางปฏิบัติในการใช้ข้อมูลนี้หรือข้อมูลนั้น

1. ดำเนินการแยกไฟล์ข้อมูลเบื้องต้น
2. ขณะนี้ไฟล์ปัจจุบัน (ASB) มีข้อมูลเฉพาะช่วงที่ใช้งานอยู่เท่านั้น
3. บีบอัดไฟล์ ASB โดยใช้ยูทิลิตี้ SQD
4. สร้างการสำรองฐานข้อมูลเต็มรูปแบบ
5. หลังจากพ้นช่วงระยะเวลาที่ใช้งานแล้ว ให้ดำเนินการแบ่งไฟล์ข้อมูลอื่น
6. ไปที่จุดที่ 2

ในการรันโปรแกรมแยกไฟล์คุณต้องมี:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีพื้นที่ว่างในดิสก์
• ลงทะเบียนเป็นผู้ใช้ที่อยู่ในกลุ่ม AP_Admin หรือ Eng
• เข้าสู่ระบบ.
  • กำหนดระยะเวลาที่ต้องการ
  • ดำเนินการแยกไฟล์ DP (ไม่ว่าจะจากเมนู "เครื่องมือ" - "ผู้ดูแลระบบ" - "การถ่ายโอนข้อมูลเป็นระยะเวลาหนึ่ง" - "ในการเก็บถาวรครึ่งหนึ่ง" หรือจากรายการ DP) การแยกจะดำเนินการโดยไม่มีข้อขัดแย้งและไม่รบกวนการทำงานปกติของผู้ใช้ ปัจจุบันมีการใช้การแยกไฟล์สำหรับระบบย่อยต่อไปนี้:
    • เอกสารการเดินทาง FrRWS ระยะเวลาการใช้งานที่แนะนำคือ 3 เดือน
    • เงินเดือน FrSal ระยะเวลาการใช้งานที่แนะนำคือ 1 ปี
    • เอกสารการขาย FrMDc ระยะเวลาการใช้งานที่แนะนำคือ 3 ปี

การใช้ยูทิลิตี้ SQD

• ยูทิลิตี SQD ใช้เพื่อบีบอัดไฟล์ข้อมูลหลักโดยการลบบันทึกที่ถูกย้ายไปยังไฟล์รองหรือถูกลบด้วยวิธีปกติ ตามค่าเริ่มต้น ไฟล์ที่มีจำนวนบันทึกดังกล่าวตั้งแต่ 10 เปอร์เซ็นต์ขึ้นไปจะถูกบีบอัด
• เรียกใช้จากบรรทัดคำสั่งในรูทของไดเร็กทอรี (หรือไดรฟ์) ที่ระบบตั้งอยู่:

เปิดตัว AutoPark พร้อมการเข้าถึงส่วนต่างๆ ที่ถูกเก็บถาวร

การเปิดตัว AutoPark พร้อมการเข้าถึงส่วนที่เก็บถาวรนั้นเป็นไปได้สำหรับผู้ดูแลระบบโครงการและโปรแกรมเมอร์เท่านั้น หากต้องการเข้าสู่ AutoPark ด้วยความสามารถในการเข้าถึงครึ่งที่เก็บถาวร คุณจะต้องเปิด AutoPark จากบรรทัดคำสั่งด้วยปุ่ม /กหรือใช้ทางลัด "AutoPark-Administrator Tools-AutoPark with access to archives"

สิทธิ์ของผู้ใช้ในการเข้าถึงบันทึกของเอกสารครึ่งหนึ่ง

สิทธิ์ของผู้ใช้ในการอ่านบันทึกจากครึ่งที่เก็บถาวร

สิทธิ์ในการอ่านบันทึกของครึ่งที่เก็บไว้จะถูกตั้งค่าเหมือนกับสิทธิ์ในการอ่านบันทึกของครึ่งปัจจุบัน

สิทธิ์ของผู้ใช้ในการแก้ไขบันทึกของครึ่งที่เก็บถาวร

เฉพาะผู้ดูแลโครงการและโปรแกรมเมอร์เท่านั้นที่มีสิทธิ์แก้ไขบันทึกของส่วนเก็บถาวร

เป็นไปได้ที่จะแยกฐานข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้โดยผู้ใช้หลายคนผ่านเครือข่าย การแชร์ฐานข้อมูลที่ใช้ร่วมกันช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพและลดโอกาสที่ไฟล์ฐานข้อมูลจะเสียหาย

หลังจากแยกฐานข้อมูลแล้ว คุณอาจต้องย้ายฐานข้อมูลส่วนหลังหรือใช้ฐานข้อมูลอื่นกับตาราง คุณสามารถใช้ตัวจัดการตารางที่เชื่อมโยงเพื่อเปลี่ยนฐานข้อมูลแบ็กเอนด์ที่จะใช้

หมายเหตุ:

ในบทความนี้

ทบทวน

เมื่อฐานข้อมูลถูกแบ่งพาร์ติชัน ฐานข้อมูลจะถูกจัดระเบียบใหม่เป็นสองไฟล์: ฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ซึ่งมีตารางข้อมูล และฐานข้อมูลไคลเอนต์ซึ่งมีออบเจ็กต์ฐานข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมด (เช่น แบบสอบถาม แบบฟอร์ม รายงาน) ผู้ใช้แต่ละคนโต้ตอบกับข้อมูลโดยใช้สำเนาฐานข้อมูลภายนอกในเครื่อง

หากต้องการแบ่งพาร์ติชันฐานข้อมูล ให้ใช้ตัวช่วยสร้างฐานข้อมูลพาร์ติชัน หลังจากแบ่งพาร์ติชันฐานข้อมูลแล้ว คุณต้องกระจายผู้ใช้ไปยังฐานข้อมูลไคลเอ็นต์

ความสนใจ:

ประโยชน์ของฐานข้อมูลแบบแบ่งพาร์ติชัน

ต่อไปนี้เป็นประโยชน์ของฐานข้อมูลแบบแบ่งพาร์ติชัน

ปรับปรุงประสิทธิภาพโดยทั่วไปประสิทธิภาพของฐานข้อมูลจะดีขึ้นอย่างมากเนื่องจากมีการถ่ายโอนข้อมูลผ่านเครือข่ายเท่านั้น ในฐานข้อมูลที่ใช้ร่วมกันที่ไม่ได้แบ่งพาร์ติชัน ออบเจ็กต์ฐานข้อมูลเอง เช่น ตาราง แบบสอบถาม แบบฟอร์ม รายงาน แมโคร และโมดูล จะถูกส่งผ่านเครือข่าย ไม่ใช่แค่ข้อมูลเท่านั้น

ความพร้อมใช้งานที่เพิ่มขึ้นเนื่องจากเมื่อข้อมูลถูกส่งผ่านเครือข่ายแล้ว ธุรกรรมฐานข้อมูล เช่น การแก้ไขบันทึกจะเสร็จสิ้นเร็วขึ้น ทำให้ข้อมูลสามารถแก้ไขได้มากขึ้น

ปรับปรุงความปลอดภัย. เมื่อคุณจัดเก็บฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์บนคอมพิวเตอร์ที่ใช้ระบบไฟล์ NTFS คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ความปลอดภัย NTFS เพื่อปกป้องข้อมูลของคุณได้ เนื่องจากผู้ใช้เข้าถึงฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์โดยใช้ตารางที่เชื่อมโยง จึงมีแนวโน้มมากขึ้นที่ผู้โจมตีจะสามารถเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาตโดยการขโมยฐานข้อมูลไคลเอนต์หรือจากผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาต หากคุณไม่ทราบว่าไฟล์เซิร์ฟเวอร์ใช้ระบบไฟล์ใด โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ หากคุณมีสิทธิ์ระดับผู้ดูแลระบบบนไฟล์เซิร์ฟเวอร์ คุณสามารถรันคำสั่ง msinfo32 เพื่อตรวจหาระบบไฟล์ได้ด้วยตัวเอง

จะใช้ตัวเลือก msinfo32 เพื่อตรวจสอบระบบไฟล์ได้อย่างไร?

1. คลิกปุ่ม Start และเลือกคำสั่ง ดำเนินการ.

   ในกล่องโต้ตอบ " ดำเนินการ" เข้า msinfo32และกดปุ่ม ตกลง.

   ในบทที่ สรุประบบคลิกเครื่องหมายบวกถัดจาก ส่วนประกอบส่วนประกอบ.

   ในบทที่ ส่วนประกอบคลิกเครื่องหมายบวกถัดจากคำบรรยายภาพ พื้นที่จัดเก็บและเลือก ดิสก์- กล่องโต้ตอบจะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับไดรฟ์ที่มีอยู่ในบานหน้าต่างด้านขวา

เพิ่มความน่าเชื่อถือถ้าผู้ใช้พบปัญหาและฐานข้อมูลปิดโดยไม่คาดคิด ความเสียหายของไฟล์ฐานข้อมูลมักจะจำกัดอยู่ที่สำเนาของฐานข้อมูลไคลเอนต์ที่ผู้ใช้เปิดไว้ เนื่องจากผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลจากฐานข้อมูลส่วนหลังโดยใช้ตารางที่เชื่อมโยงเท่านั้น ไฟล์ฐานข้อมูลส่วนหลังจึงมีแนวโน้มที่จะเสียหาย

สภาพแวดล้อมการพัฒนาที่ยืดหยุ่นเนื่องจากผู้ใช้แต่ละคนทำงานกับสำเนาฐานข้อมูลไคลเอนต์ในเครื่อง ผู้ใช้แต่ละรายจึงสามารถพัฒนาแบบสอบถาม แบบฟอร์ม รายงาน และวัตถุฐานข้อมูลอื่น ๆ ได้อย่างอิสระโดยไม่กระทบต่อผู้ใช้รายอื่น ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถพัฒนาและแจกจ่ายฐานข้อมูลไคลเอนต์เวอร์ชันใหม่ได้โดยไม่กระทบต่อการเข้าถึงข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์

การตระเตรียม

ก่อนที่คุณจะแบ่งพาร์ติชันฐานข้อมูล คุณต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

คุณควรสร้างการสำรองข้อมูลทุกครั้งก่อนที่จะแยกฐานข้อมูลของคุณ หากคุณแยกฐานข้อมูลของคุณและตัดสินใจว่าไม่ต้องการแยก คุณสามารถคืนค่าฐานข้อมูลต้นฉบับจากข้อมูลสำรองได้

การแบ่งพาร์ติชันฐานข้อมูลอาจใช้เวลานาน คุณต้องแจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่าจะไม่ใช้ฐานข้อมูลเมื่อทำการแบ่งพาร์ติชัน หากผู้ใช้เปลี่ยนแปลงข้อมูลในขณะที่ฐานข้อมูลถูกแบ่งพาร์ติชัน การเปลี่ยนแปลงจะไม่สะท้อนให้เห็นในฐานข้อมูลส่วนหลัง

คำแนะนำ:หากผู้ใช้เปลี่ยนแปลงข้อมูลขณะแยกฐานข้อมูล คุณสามารถนำเข้าข้อมูลใหม่ไปยังฐานข้อมูลส่วนหลังได้เมื่องานเสร็จสมบูรณ์

แม้ว่าการแชร์ฐานข้อมูลเป็นวิธีหนึ่งในการแชร์ข้อมูล ทุกคนที่ใช้ฐานข้อมูลจะต้องมี Microsoft Office Access เวอร์ชันที่เข้ากันได้กับรูปแบบฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ ตัวอย่างเช่น หากไฟล์ฐานข้อมูลอยู่ในรูปแบบ ACCDB ผู้ใช้จะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของตนโดยใช้ Access 2003

คุณสามารถใช้รูปแบบไฟล์ Access ที่เก่ากว่าสำหรับฐานข้อมูลส่วนหลังของคุณได้ หากคุณใช้ฟีเจอร์ที่ไม่ได้รับการสนับสนุนอีกต่อไป ตัวอย่างเช่น เมื่อใช้ data access page (DAPS) คุณสามารถใช้ต่อไปได้หากฐานข้อมูลแบ็กเอนด์อยู่ในรูปแบบไฟล์เก่าที่รองรับ Daps จากนั้นคุณสามารถใช้รูปแบบไฟล์ใหม่กับฐานข้อมูลส่วนหน้าเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงประโยชน์ของรูปแบบใหม่ได้ โปรดทราบว่าคุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลบนหน้าการเข้าถึงข้อมูลโดยใช้ Access 2010 หรือใหม่กว่าได้

การแบ่งพาร์ติชันฐานข้อมูล

บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้สร้างสำเนาของฐานข้อมูลที่คุณต้องการแชร์ เริ่มต้นด้วยไฟล์ฐานข้อมูลบนฮาร์ดไดรฟ์ในเครื่องของคุณแทนที่จะใช้การแชร์เครือข่าย หากไฟล์ฐานข้อมูลถูกแชร์บนฮาร์ดไดรฟ์ในเครื่องของคุณ คุณสามารถปล่อยมันไว้ที่เดิมได้

เปิดสำเนาของฐานข้อมูลที่อยู่ในฮาร์ดไดรฟ์ในเครื่องของคุณ

บนแท็บ การทำงานกับฐานข้อมูลในกลุ่ม การย้ายข้อมูลคลิกปุ่ม เข้าถึงฐานข้อมูล- ตัวช่วยสร้างการแบ่งพาร์ติชันฐานข้อมูลจะเปิดขึ้น

คลิกปุ่ม แยกฐานข้อมูล.

ในกล่องโต้ตอบ การสร้างฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ระบุชื่อ ประเภทไฟล์ และตำแหน่งของไฟล์ตารางฐานข้อมูล

หมายเหตุ:

• คุณอาจต้องการใช้ชื่อที่แนะนำโดย Access จะรักษาชื่อไฟล์ดั้งเดิมและระบุว่าฐานข้อมูลเป็นฐานข้อมูลส่วนหลังโดยการแทรก _เป็นในชื่อที่อยู่ข้างหน้านามสกุลไฟล์

  อย่าเปลี่ยนชนิดไฟล์ เว้นแต่ผู้ใช้บางรายจะใช้ Access เวอร์ชันก่อนหน้าเพื่อเข้าถึงข้อมูล

  คุณสามารถป้อนเส้นทางไปยังทรัพยากรเครือข่ายได้ในฟิลด์ ชื่อไฟล์ก่อนชื่อไฟล์ เช่น ถ้าตำแหน่งเครือข่ายสำหรับฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์เป็น \\เซิร์ฟเวอร์1\share1\และชื่อไฟล์สำหรับฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์คือ midb_be. ตามมาตรฐานคุณสามารถเข้าได้ \\server1\share1\MyDB_be.accdbในสนาม ชื่อไฟล์ .

  ตำแหน่งที่คุณเลือกจะต้องสามารถเข้าถึงได้โดยผู้ใช้ทุกคนที่จะใช้ฐานข้อมูล เนื่องจากการแมปไดรฟ์อาจแตกต่างกัน คุณต้องระบุเส้นทาง UNC ในตำแหน่งที่ตั้งแทนที่จะใช้อักษรระบุไดรฟ์ที่แมป

เมื่อวิซาร์ดเสร็จสิ้น ข้อความยืนยันจะปรากฏขึ้น

ขณะนี้ฐานข้อมูลถูกแบ่งพาร์ติชันแล้ว ฐานข้อมูลไคลเอนต์คือไฟล์ที่คุณเริ่มด้วย (สำเนาของฐานข้อมูลที่แชร์ดั้งเดิม) และฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์อยู่ในตำแหน่งเครือข่ายที่คุณระบุไว้ในขั้นตอนที่ 5 ของกระบวนการนี้

การจำกัดการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์

หากต้องการจำกัดการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับฐานข้อมูลไคลเอนต์ที่คุณแจกจ่าย ขอแนะนำให้คุณบันทึกเป็นไฟล์ไบนารีที่คอมไพล์แล้ว (ไฟล์ .accde) ไฟล์ไบนารีที่คอมไพล์แล้วคือไฟล์แอปพลิเคชันฐานข้อมูลที่บันทึกด้วยโค้ด Visual Basic Access (VBA) ที่คอมไพล์แล้วทั้งหมด ไบนารี Access ที่คอมไพล์แล้วไม่มีซอร์สโค้ด VBA ผู้ใช้ไม่สามารถเปลี่ยนโครงสร้างของวัตถุในไฟล์ได้ ACCDE.

เปิดไฟล์ฐานข้อมูลส่วนหน้า (ACCDB) ที่คุณต้องการบันทึกเป็นไฟล์ไบนารีที่คอมไพล์ (ACCDE)

การกระจายฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์

หลังจากที่คุณแบ่งพาร์ติชันฐานข้อมูลแล้ว คุณจะกระจายฐานข้อมูลไคลเอ็นต์ให้กับผู้ใช้เพื่อให้สามารถเริ่มทำงานกับฐานข้อมูลได้

ความสนใจ:เมื่อต้องการปกป้องข้อมูลเมื่อมีผู้ใช้หลายรายในฐานข้อมูล ขอแนะนำไม่ให้คุณแชร์สำเนาของฐานข้อมูลที่มีลิงก์ไปยังรายการ SharePoint เมื่อคุณลิงก์ไปยังตารางที่เป็นรายการ SharePoint อาจเป็นไปได้ว่าผู้โจมตีสามารถเปลี่ยนเป้าหมายของลิงก์และอาจเปลี่ยนสิทธิ์บนไซต์ SharePoint ได้เนื่องจากข้อมูลการเชื่อมต่อสำหรับตารางที่เชื่อมโยงไม่ได้รับการเข้ารหัส

เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

ส่งข้อความอีเมลไปยังผู้ใช้ฐานข้อมูลและแนบไฟล์ฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ไปกับข้อความ รวมคำแนะนำใด ๆ ที่จะช่วยให้ผู้ใช้เริ่มต้นใช้ฐานข้อมูลไคลเอนต์ได้อย่างรวดเร็วทันที

บันทึกไฟล์ฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ในตำแหน่งเครือข่ายที่ผู้ใช้ฐานข้อมูลทุกคนสามารถเข้าถึงได้ จากนั้นส่งอีเมลถึงผู้ใช้ที่ระบุตำแหน่งเครือข่ายและคำแนะนำอื่นๆ ที่พวกเขาอาจจำเป็นต้องใช้ในการเข้าถึงฐานข้อมูล

แจกจ่ายไฟล์ฐานข้อมูลส่วนหน้าโดยใช้สื่อแบบถอดได้ เช่น ซีดีหรือไดรฟ์ USB หากคุณติดตั้งไฟล์ด้วยตัวเอง คุณสามารถทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์ใช้งานได้ หากผู้ใช้ต้องติดตั้งไฟล์ คุณควรรวมเอกสารที่อธิบายขั้นตอนที่ต้องดำเนินการเพื่อติดตั้งไฟล์ และแจ้งให้คุณทราบว่าใครกำลังประสบปัญหา

การเปลี่ยนฐานข้อมูลแบ็กเอนด์ที่ใช้

คุณสามารถย้ายฐานข้อมูลแบ็กเอนด์หรือใช้ฐานข้อมูลแบ็กเอนด์อื่นได้โดยใช้ Linked Table Manager

ถ้าคุณต้องการย้ายฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ ขั้นแรกให้สร้างสำเนาฐานข้อมูลในตำแหน่งใหม่ จากนั้นทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

บนแท็บ ข้อมูลภายนอกในกลุ่ม นำเข้าลิงก์ _amp_คลิกปุ่ม ผู้จัดการตารางที่เชื่อมโยง.

ใน Linked Table Manager ให้เลือกตารางที่อยู่ในฐานข้อมูลแบ็กเอนด์ปัจจุบัน

คำแนะนำ:หากคุณไม่ได้เชื่อมโยงกับฐานข้อมูลใด ๆ คลิก เลือกทั้งหมด.

ติดตั้ง เลือกช่องทำเครื่องหมายตำแหน่งใหม่เสมอและกดปุ่ม ตกลง.

เรียกดูและเลือกฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ใหม่

บทความ “Excel - Table Optimization” ระบุว่าเพื่อให้ทำงานกับตารางได้อย่างถูกต้อง แต่ละคอลัมน์จะต้องมีเพียง ข้อมูลที่แบ่งแยกไม่ได้ในเชิงตรรกะ .

ตัวอย่างเช่น ในตารางพนักงานในรูปที่ 1 คุณต้องจัดเรียงข้อมูลตามนามสกุล จากนั้นตามด้วยชื่อพนักงาน (เพื่อจัดเรียงชื่อซ้ำ) ในการดำเนินการนี้ คุณควรแจกจ่ายนามสกุล ชื่อ และนามสกุล ตามแต่ละคอลัมน์.

เมื่อคุณต้องการแบ่งข้อมูลออกเป็นคอลัมน์เดียว คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ Excel ในตัวได้ - การแบ่งเนื้อหาของคอลัมน์หนึ่งออกเป็นหลายคอลัมน์ .

ในการทำเช่นนี้คุณต้องทำสิ่งต่อไปนี้:

1. ทางด้านขวาของช่วงที่แบ่ง ให้แทรกคอลัมน์ว่างหลายๆ คอลัมน์ตามจำนวนข้อมูลที่จะแยก ทำเช่นนี้เพื่อหลีกเลี่ยงการแทนที่ข้อมูลในคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน ในกรณีของเรา เราจะแทรกคอลัมน์ใหม่สองคอลัมน์ (รูปที่ 2)

2. เลือกคอลัมน์ที่มีข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน (นามสกุล ชื่อ นามสกุล)

3. ในแผงการทำงานกับข้อมูลของแท็บข้อมูล ให้คลิกปุ่มข้อความตามคอลัมน์

ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น ตัวช่วยสร้างข้อความ (การแยกวิเคราะห์) – ขั้นตอนที่ 1 จาก 3 (รูปที่ 3)ในพื้นที่ รูปแบบแหล่งข้อมูลระบุตัวเลือกการแบ่งพาร์ติชัน:
— มีตัวคั่น – หากข้อความในเซลล์คั่นด้วยช่องว่าง เครื่องหมายจุลภาค อัฒภาค แท็บ ฯลฯ (นี่คือกรณีของเรา- คั่นด้วยช่องว่าง);
— ความกว้างคงที่ – ถ้าเราแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วนๆ (คอลัมน์) เท่าๆ กัน

5. ในหน้าต่าง ตัวช่วยสร้างข้อความ (การแยกวิเคราะห์) – ขั้นตอนที่ 2 จาก 3(รูปที่ 4) เลือก อักขระตัวคั่น — ช่องว่าง - หากชุดที่เสนอไม่ได้รวมอักขระที่ต้องการ ให้ทำเครื่องหมายในช่อง อื่นและกรอกตัวอักษรที่ต้องการในช่อง ในกรณีนี้ พาร์ติชันตัวอย่างจะแสดงที่ด้านล่างของหน้าต่าง

6. เมื่อคลิกปุ่มถัดไป เราจะไปที่กล่องโต้ตอบต่อไปนี้: ตัวช่วยสร้างข้อความ (การแยกวิเคราะห์) – ขั้นตอนที่ 3 จาก 3(รูปที่ 5) ซึ่งช่วยให้คุณกำหนดรูปแบบข้อมูลสำหรับแต่ละคอลัมน์ใหม่ได้ ปุ่ม รายละเอียดเพิ่มเติมเปิดกล่องโต้ตอบที่คุณสามารถตั้งค่าเพิ่มเติมสำหรับข้อมูลตัวเลขได้
คุณสามารถแยกคอลัมน์เดียวได้เมื่อแยก เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เลือกในตัวอย่างการแยกวิเคราะห์และเปิดใช้งานตัวเลือก ข้ามคอลัมน์.

7. หลังจากตั้งค่าพารามิเตอร์ที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว ให้กดปุ่ม พร้อมซึ่งเป็นผลมาจากการที่เนื้อหาของช่วงที่เลือกจะถูกแบ่งออกเป็นสามคอลัมน์ (รูปที่ 6)