นักแสดงตลกส่งสำเนาไปยังอีเมลที่ระบุ ส่งสำเนาข้อความที่ส่งโดยอัตโนมัติ จดหมายจาก "ธนาคาร"
เมื่ออินเทอร์เน็ตถูกสร้างขึ้น ไม่มีวิธีใดที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อตรวจสอบตัวตนของผู้ส่งในตอนแรก ในระหว่างการพัฒนาโปรโตคอลพื้นฐาน อีเมล, ค่าใช้จ่ายสำหรับ พลังการคำนวณการนำไปใช้และความสะดวกในการใช้งานมีความสมดุลกับความเสี่ยงของการฉ้อโกง คงเป็นเรื่องยากที่จะจินตนาการว่า 84% ของอีเมลทั้งหมดในอนาคตจะมีเพย์โหลดที่เป็นอันตรายและเป็นฟิชชิ่งหรือสแปม
ผลลัพธ์ก็คือส่วนหัวของอีเมล รวมถึงช่องจาก: และตอบกลับ: นั้นง่ายต่อการปลอมแปลงมาก ในบางกรณีก็ง่ายเพียงแค่พิมพ์ " [ป้องกันอีเมล]" ในช่องจาก: เมื่อรวมสิ่งนี้เข้ากับเนื้อหาที่ไม่น่าสงสัย กราฟิกที่น่าเชื่อถือ และการจัดรูปแบบ จึงค่อนข้างเป็นไปได้ที่จะหลอกผู้คนให้คิดว่าข้อความในกล่องจดหมายของพวกเขานั้นมาจากธนาคาร หน่วยบริการภาษีของรัฐบาลกลาง ผู้บริหาร หรือประธานาธิบดีแห่งสหรัฐอเมริกา
เมื่อคุณพิจารณาความแพร่หลายของอีเมล แสดงว่าคุณเข้าใจพื้นฐานของวิกฤตในปัจจุบันของเรา ความปลอดภัยของข้อมูล- จุดอ่อนของอีเมลทำให้เกิดการโจมตีแบบฟิชชิ่งที่มุ่งหลอกให้ผู้คนคลิกลิงก์ที่เป็นอันตราย ดาวน์โหลด และเปิด ไฟล์ที่เป็นอันตรายส่งแบบฟอร์ม W-2 (คล้ายกับ 2-NDFL ในสหรัฐอเมริกา) หรือโอนเงินไปยังบัญชีของอาชญากร
เมื่อไม่นานมานี้ Coupa ซึ่งเป็นบริษัทใน Silicon Valley ได้รับความสนใจหลังจากส่งข้อมูลไป ค่าจ้างพนักงานทั้งหมด 625 คนไปยังผู้ฉ้อโกง ปีที่แล้วหนึ่งใน บริษัทที่ใหญ่ที่สุด Europe Leoni AG สูญเสียเงินจำนวน 45 ล้านดอลลาร์เมื่อพนักงานโอนเงินไปให้โดยไม่ตั้งใจ บัญชีนักต้มตุ๋นเนื่องจากอีเมลปลอม ตามที่ FBI ระบุ การโจมตีแบบฟิชชิ่ง เช่น "การประนีประนอม" จดหมายทางธุรกิจ» (BEC - การประนีประนอมทางอีเมลธุรกิจ) ทำให้บริษัทในสหรัฐฯ เสียหายถึง 3 พันล้านดอลลาร์ต่อปี
Databreaches.net ได้รวบรวมรายการเหตุการณ์ฟิชชิ่ง W-2 งานที่อยู่ในรายชื่อในปีนี้บ่งชี้ว่าจำนวนคดีเพิ่มขึ้นตั้งแต่ปี 2559 และภายในปีนี้ ช่วงเวลานี้ประกอบด้วยรายงาน 204 ฉบับ จากรายการ คุณสามารถเข้าใจได้ว่ามีกรณีการโจรกรรมข้อมูลของพนักงานหลายพันคนและการฉ้อโกงประเภทนี้เป็นเรื่องปกติมาก
ผู้โจมตีสามารถปลอมแปลงอีเมลที่ไม่ปลอดภัยจากเกือบทุกคนได้อย่างไรในเวลาไม่ถึง 5 นาที
ในความเป็นจริง ที่อยู่ปลอมในช่อง "จาก" เป็นพื้นฐานและระยะเริ่มต้นของการโจมตีส่วนใหญ่ เหตุใดจึงต้องกังวลเกี่ยวกับการปลอมแปลงอีเมลจาก "company.com" ในเมื่อคุณสามารถจดทะเบียนโดเมนปลอมที่คล้ายกัน (เช่น c0mpany.com) และใช้งานได้ หรือสร้างบัญชี รายการ Gmail ([ป้องกันอีเมล]) ตั้งชื่อที่เป็นมิตรซึ่งดูเหมือนชื่อให้เธอ ผู้อำนวยการทั่วไปบริษัท? เพราะในความเป็นจริงเพื่อปลอมการส่งจดหมายจากที่อยู่ คนจริงง่ายกว่าการจดทะเบียนโดเมนปลอมหรือสร้างบัญชี Gmailสามวิธีง่ายๆ
คุณสามารถค้นหาได้ง่ายบนอินเทอร์เน็ต เว็บไซต์ซึ่งช่วยให้คุณสามารถส่งอีเมลปลอมได้ มีมากมาย นี่เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วน: spoofbox.com และ anonymailer.net ส่วนมากเป็นบริการฟรี มีค่าใช้จ่ายบางส่วน บริการเหล่านี้อยู่ในสถานะที่ถูกต้องตามกฎหมาย และวัตถุประสงค์หลักของการใช้งานคือเพื่อแกล้งเพื่อนอัลกอริธึมการใช้งานนั้นง่าย สิ่งที่คุณต้องทำคือป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับในช่อง "ถึง:" ใส่ที่อยู่อีเมลที่ต้องการลงในช่อง "จาก:" และยืนยันการส่งหลังจากเขียนข้อความ ตามเงื่อนไข ข้อตกลงการใช้ความรับผิดชอบต่อความเสียหายนั้นขึ้นอยู่กับลูกค้าของบริการทั้งหมด
วิธีต่อไปคือการส่งโดยใช้ บรรทัดคำสั่งยูนิกซ์- หากคุณมีคอมพิวเตอร์ที่กำหนดค่าไว้ บริการไปรษณีย์เพียงป้อนคำสั่งนี้:
เมล -aจาก: [ป้องกันอีเมล]
ผลลัพธ์คือข้อความที่ช่อง "จาก" จะมี " [ป้องกันอีเมล]- โดยการป้อนหัวเรื่องและส่วนที่เหลือของข้อความ การกด Ctrl+D จะส่งข้อความไปยังผู้รับ แนวคิดนี้จะได้ผลหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับวิธีกำหนดค่าระบบของคุณ อย่างไรก็ตาม มันได้ผลในหลายกรณี
การใช้งาน PHPคุณสามารถสร้างอีเมลด้วยโค้ดง่ายๆ ไม่กี่บรรทัด:
อันที่จริงแล้ว นี่คือบรรทัดของโค้ดที่ใช้เป็นตัวอย่างในบทช่วยสอนออนไลน์สำหรับฟังก์ชันส่ง จดหมายจดหมาย() พร้อมส่วนหัวเพิ่มเติม
เครื่องมือปลอมแปลงเหล่านี้เรียบง่ายมาก การทำให้ข้อความของคุณดูสมจริงยิ่งขึ้นต้องใช้เวลาสักหน่อย การทำงานมากขึ้นและแน่นอนว่าทักษะต่างๆ วิศวกรรมสังคม- แต่องค์ประกอบทางเทคนิคหลักนั้นง่ายมาก สิ่งเดียวที่ป้องกันการปลอมแปลงได้อย่างแท้จริงคือการตรวจสอบสิทธิ์อีเมลโดยใช้บันทึก SPF, ลายเซ็น DKIM และ DMARC ร่วมกัน ต่อไป เราจะบอกคุณว่าเทคโนโลยีเหล่านี้ทำงานอย่างไรและแตกต่างกันอย่างไร พวกเขาไม่มีอะไรใหม่ แต่โชคดีสำหรับผู้หลอกลวง โดเมนส่วนใหญ่บนอินเทอร์เน็ตยังไม่ได้รับการปกป้อง ตัวอย่างเช่น มีโดเมน .gov เพียงประมาณ 4% เท่านั้นที่ใช้การตรวจสอบสิทธิ์ แล้วอีก 96% ล่ะ? ผู้โจมตีสามารถส่งอีเมลที่อ้างว่ามาจาก กล่องจดหมายโดเมนเหล่านี้ได้ตลอดเวลา
บทความที่เกี่ยวข้องกับ Habrahabr:
→
Tamara Vorotyntseva – ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาของบริษัทฝึกอบรม “BUSINESS PARTNER” (มอสโก) ฝึกสอนธุรกิจ ผู้เขียนหนังสือ “Building a Personnel Training System” และสิ่งพิมพ์ในสิ่งพิมพ์ทางธุรกิจในรัสเซีย คาซัคสถาน และยูเครน ผู้สร้างจดหมายข่าวออนไลน์: “ จดหมายโต้ตอบทางอีเมลในธุรกิจ" บนเซิร์ฟเวอร์ Subscribe.ru! หนังสือก็คือ คู่มือการปฏิบัติสำหรับนักธุรกิจที่ดำเนินการโต้ตอบกับลูกค้าและคู่ค้า นำเสนอเครื่องมือที่จะช่วยให้การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์มีประสิทธิผล เวลาและผลลัพธ์ที่เหมาะสมที่สุด และสอดคล้องกับบรรทัดฐานและกฎเกณฑ์ที่ยอมรับในชุมชนธุรกิจสมัยใหม่มากที่สุด ผู้เขียนให้ คำแนะนำการปฏิบัติแสดงให้เห็นข้อสังเกตของเขากับกรณีในชีวิตจริงและให้ข้อสรุปที่มีเหตุผล เนื้อหาของหนังสือเล่มนี้เต็มไปด้วยตัวอย่างการติดต่อทางธุรกิจจริงที่เป็นที่รู้จัก ผู้เขียนแบ่งปันข้อสังเกต เทคนิค “กลเม็ด” ของเขาที่อาจส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลของธุรกิจ อีเมล- ถ้าคุณ - นักธุรกิจและเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณที่จะเขียนอย่างรวดเร็ว กระชับ มีความสามารถ ตามกฎของมารยาททางธุรกิจที่ดี - หนังสือเล่มนี้จะกลายเป็นผู้ช่วยที่เชื่อถือได้ของคุณ
หนังสือ:
การทำงานกับฟิลด์ “ถึง” (“ถึง”), “คัดลอก” (“Cs”), “ สำเนาที่ซ่อนอยู่“(Vss) จำไว้ว่าสิ่งนี้ ส่วนสำคัญอีเมลที่ส่งผลกระทบ การดำเนินการเพิ่มเติมผู้เข้าร่วมในการติดต่อทางจดหมาย
“ถึงใคร” (“นั่น”)ฟิลด์นี้ประกอบด้วยที่อยู่ของผู้รับซึ่งจดหมายและข้อมูลที่อยู่ในนั้นจะถูกส่งถึงโดยตรง ผู้เขียนจดหมายกำลังรอคำตอบจากผู้รับหลัก หากมีผู้รับสองคนในช่องนี้ แสดงว่าผู้เขียนจดหมายกำลังรอการตอบกลับจากแต่ละคนหรือบางส่วน (โปรดจำไว้ว่าหากชื่อของคุณอยู่ในรายชื่อผู้รับ) ในเวลาเดียวกัน (หากคุณเป็นผู้ส่ง) โปรดทราบว่าไม่แนะนำให้รวมผู้รับมากกว่าหนึ่งรายในช่อง "ถึง" ("ถึง") จดหมายที่ส่งถึงผู้รับหลายคนอาจไม่ได้รับการตอบกลับแม้แต่ฉบับเดียว เนื่องจากแต่ละคนจะคิดว่าอีกฝ่ายจะตอบ
หากจดหมายส่งถึงคุณ แต่มีสำเนาของผู้รับรายอื่น อย่าลืมใช้ปุ่ม "ตอบกลับทั้งหมด" เมื่อตอบกลับ! สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถรักษาแวดวงผู้รับที่ผู้ริเริ่มการติดต่อกำหนดไว้
“คัดลอก” (“Cs”) ในในช่องนี้ ให้ใส่ที่อยู่ของผู้รับที่ควรทราบถึงการติดต่อทางจดหมายตามความเห็นของคุณ ปัญหานี้- ผู้รับเหล่านี้จะได้รับข้อมูล "เพื่อเป็นข้อมูลของคุณ" เท่านั้น โดยปกติผู้รับ CC ไม่จำเป็นต้องตอบกลับจดหมาย แต่สามารถทำได้หากจำเป็น
บันทึก. มันเป็นสิ่งสำคัญ!
หากชื่อของคุณอยู่ในช่อง "สำเนา" ("CC") เมื่อติดต่อทางจดหมายโปรดจำไว้ว่ามีบางสถานการณ์ที่การสุภาพเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ใช้วลี: “ให้ฉันเข้าร่วมการสนทนา” หรือ “ให้ฉันเข้าร่วมการสนทนาของคุณ” หรือ “ให้ฉันแสดงความคิดเห็น”
"สำเนาลับ" ("สำเนาลับ")ห้ามใช้ฟิลด์นี้ในบางบริษัท เนื่องจากเป็นเครื่องมือที่ขัดแย้งกับมาตรฐานทางจริยธรรมในการสื่อสาร วัตถุประสงค์ของสาขานี้คือการเชิญผู้รับให้เป็น "พยานลับ"
หากแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจของคุณคือการใช้สาขานี้ในการทำงานของคุณ ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้ ผู้รับ BCC ยังคงไม่ปรากฏแก่ผู้รับหลักและผู้รับ BCC บางครั้งก็เป็นประโยชน์สำหรับผู้ส่งและ "ผู้รับความลับ" ที่จะมีข้อตกลงเบื้องต้น (หรือการรับรู้ในภายหลัง) เกี่ยวกับเหตุผลและวัตถุประสงค์ของวิธีการข้อมูลนี้
บันทึก. มันเป็นสิ่งสำคัญ!
ผู้รับที่ "ซ่อน" ไม่ควรเข้าร่วมการติดต่อทางจดหมายจากฟิลด์นี้โดยเด็ดขาด
อีเมลใช้ไม่เพียงแต่ในการส่งข้อความเท่านั้น แต่ยังใช้ในการส่งไฟล์ด้วย (เอกสาร รูปถ่าย ฯลฯ) เรียกว่าซ้อนกันหรือติดกัน
ซ้อนกันหรือ ไฟล์ที่แนบมา(ไฟล์แนบ) คือไฟล์บางประเภทจากคอมพิวเตอร์ที่เราเพิ่มลงในจดหมายเพื่อส่งทางอีเมล
วิธีแนบไฟล์ไปกับจดหมายแล้วส่ง
สมมติว่าฉันต้องการให้เอกสารที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ของฉันไปสิ้นสุดที่คอมพิวเตอร์ของเพื่อนร่วมงาน ฉันรู้ที่อยู่อีเมลของเขา ซึ่งหมายความว่าฉันสามารถเขียนจดหมายจากกล่องจดหมายและแนบไฟล์ไปกับอีเมลได้
เมื่อเพื่อนร่วมงานเข้าสู่ระบบอีเมลของเขา เขาจะเห็นข้อความใหม่ที่มีเอกสาร เขาสามารถเปิดมันได้โดยตรงทางไปรษณีย์หรือดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของเขา
เทคโนโลยีการถ่ายโอนไฟล์มีดังนี้:
- เปิดบัญชีอีเมลของคุณ
- เราเขียนจดหมาย: ระบุที่อยู่อีเมลของผู้รับ หัวเรื่อง และพิมพ์ข้อความหากจำเป็น
- คลิก ปุ่มพิเศษเพื่อเพิ่มไฟล์
- ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้เลือกไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ
- ส่งจดหมายโดยคลิกที่ปุ่มที่เหมาะสม
ตัวอย่าง
1. ฉันเปิดอีเมลแล้วคลิกที่ปุ่มเพื่อเขียนจดหมาย
| ยานเดกซ์เมล: | Mail.ru: | Gmail.com: |
|
|
|
2. ฉันพิมพ์ที่อยู่ของบุคคลที่ฉันต้องการส่งไฟล์ให้และระบุหัวเรื่อง
ฉันไม่ต้องพิมพ์ข้อความเพราะฉันแค่ต้องส่งไฟล์ แต่ฉันมักจะพิมพ์มัน: ฉันทักทาย ฉันอธิบายว่าฉันกำลังส่งอะไรไปและทำไม
3. หากต้องการแนบไฟล์ ให้คลิกที่ปุ่มพิเศษที่ด้านบนหรือด้านล่าง (ด้านบนหรือด้านล่างส่วนสำหรับป้อนข้อความ)
| ยานเดกซ์เมล: | Mail.ru: | Gmail.com: |
|
|
|
4. หน้าต่างเล็กๆ จะเปิดขึ้นพร้อมไฟล์และโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ของฉัน ในนั้นฉันควรค้นหาสิ่งที่ต้องการส่ง
สมมติว่าฉันต้องส่งเอกสารที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ของฉันใน Local Drive D ในโฟลเดอร์ข้อตกลง ฉันจึงเปิดหน้าต่าง ดิสก์ภายในเครื่องง:
และฉันเปิดโฟลเดอร์ข้อตกลง:
ไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์นี้จะปรากฏขึ้น ฉันพบอันที่ฉันต้องการส่งไปในหมู่พวกเขาและดับเบิลคลิกด้วยปุ่มซ้ายของเมาส์
หน้าต่างหายไปและเอกสารของฉันปรากฏด้านบนหรือด้านล่างปุ่มแนบ
หลังจากนี้ ข้อความของฉันพร้อมเอกสารแนบจะผ่านไปทันที ที่อยู่ที่ระบุ- นี่คือวิธีที่ผู้รับจะเห็น:
สังเกตไอคอนคลิปหนีบกระดาษที่อยู่ด้านท้าย วิธีนี้จะทำให้ไซต์อีเมลแสดงว่ามีไฟล์แนบอยู่ข้างใน
เมื่อเปิดจดหมายแล้ว ผู้รับจะเห็นทั้งข้อความและเอกสารซึ่งเขาสามารถดูหรือดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของเขาได้
วิธีเพิ่มไฟล์หลายไฟล์ในอีเมล
คุณสามารถเพิ่มไฟล์ประเภทใดก็ได้ลงในตัวอักษรตัวเดียว ซึ่งอาจเป็นรูปถ่าย เอกสาร เพลง หรือแม้แต่วิดีโอ
ในการทำเช่นนี้ไม่จำเป็นต้องส่งจดหมายหลายฉบับเลย - คุณสามารถเขียนจดหมายหนึ่งฉบับและเพิ่มทุกสิ่งที่คุณต้องการส่งลงไปได้ มันเกิดขึ้นเช่นนี้: เราเขียนจดหมายเพิ่มหนึ่งไฟล์ลงไปจากนั้นในทำนองเดียวกันอีกไฟล์หนึ่งในสามและอื่น ๆ
แต่จะเกิดอะไรขึ้นถ้าไม่มีหนึ่งหรือสอง แต่มีมากกว่าสิบล่ะ? เป็นไปได้ไหมที่จะเพิ่มทั้งโฟลเดอร์แทนที่จะเพิ่มทีละไฟล์?
ขออภัย คุณไม่สามารถส่งโฟลเดอร์ทางอีเมลได้ แต่สามารถเก็บถาวรและแนบไปกับจดหมายได้
ซึ่งสามารถทำได้โดยตรงในหน้าต่างที่เราเพิ่มไฟล์ที่จะส่ง คลิก คลิกขวาเลื่อนเมาส์ไปที่โฟลเดอร์ เลือก 7-Zip หรือ WinRAR จากรายการและสร้างไฟล์เก็บถาวร
จากนั้นเลือกไฟล์เก็บถาวรที่สร้างขึ้นใหม่นั่นคือดับเบิลคลิกด้วยปุ่มซ้ายของเมาส์
ไฟล์เก็บถาวรที่มีโฟลเดอร์ที่จำเป็นสำหรับการส่งต่อนั้นแนบมากับจดหมาย ที่เหลือก็แค่ส่งไป..
ความแตกต่าง
หากคุณวางแผนที่จะส่งไฟล์มากกว่าสามไฟล์ในอีเมลเดียว ถือเป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่จะเก็บถาวรไฟล์เหล่านั้น
เช่น ฉันต้องการส่งรูปถ่ายสิบรูปให้เพื่อน แน่นอนคุณสามารถส่งจดหมายได้สิบฉบับโดยเพิ่มรูปถ่ายให้กับจดหมายแต่ละฉบับ แต่สิ่งนี้ไม่สะดวกสำหรับฉันและโดยเฉพาะสำหรับเขา ฉันจึงตัดสินใจส่งจดหมายฉบับหนึ่งพร้อมแนบรูปถ่ายทั้งหมด
ในกรณีนี้ มันจะถูกต้องมากกว่าถ้าวางไว้ในโฟลเดอร์แยกต่างหากบนคอมพิวเตอร์ จากนั้นเก็บถาวรและเพิ่มไฟล์เก็บถาวรผลลัพธ์เมื่อส่งจดหมาย
เป็นผลให้มีการส่งไฟล์หนึ่งไฟล์ ไม่ใช่สิบไฟล์ เพื่อนของฉันจะดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์และแตกไฟล์ได้ง่ายกว่าการดู (ดาวน์โหลด) แต่ละภาพแยกกัน
ก่อนส่งรูปภาพทางอีเมล ควรบีบอัดรูปภาพ (ลดขนาด)
นี่เป็นมากกว่ากฎเกณฑ์ มารยาทที่ดี- นี่เป็นสิ่งจำเป็น! แต่น่าเสียดายที่ผู้ใช้จำนวนมากไม่ทราบเรื่องนี้ด้วยซ้ำ
คุณจะได้เรียนรู้เพิ่มเติมว่าเหตุใดจึงจำเป็นและทำอย่างไรในบทเรียน "การบีบอัดรูปภาพ"
ออกกำลังกาย
- ส่งจากคุณ กล่องอีเมลจดหมายพร้อมไฟล์แนบไปยังที่อยู่ของคุณเอง นั่นคือในช่อง "ถึง" ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลของคุณ หลังจากส่งแล้วคุณจะได้รับจดหมายจากตัวคุณเองพร้อมไฟล์แนบนี้
- เปิดจดหมายของคุณและลองดูไฟล์ที่ส่งโดยตรงทางไปรษณีย์ จากนั้นดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณและเปิดโดยตรงจากมัน
- ส่งจดหมายไปยังที่อยู่ของคุณพร้อมไฟล์แนบหลายไฟล์ (ทั้งแบบเดี่ยวและแบบเก็บถาวร)
- ลองส่งรูปภาพหลังจากบีบอัดแล้ว
ทุกวันนี้ เกือบทุกคนมีอีเมลหรือหลายอีเมลด้วยซ้ำ อย่างไรก็ตาม บ่อยครั้งในอีเมลประกอบด้วย จำนวนมาก ข้อมูลสำคัญ- และการสูญเสียมันอาจเลวร้ายยิ่งกว่าการที่คุณรับมันมาและฟอร์แมตมัน ฮาร์ดดิสคอมพิวเตอร์ของคุณ. ดังนั้นการดูแลสร้างสำเนาสำรองหรือที่เรียกว่าการสำรองข้อมูลอีเมลของคุณจึงมีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าการสำรองข้อมูลเอกสารของคุณ แต่วิธีแก้ปัญหาของเธอนั้นไม่สำคัญเท่ากับการคัดลอกไฟล์จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง แม้ว่าคุณจะพบไฟล์ โปรแกรมเมลซึ่งจดหมายทั้งหมดของคุณจะถูกเก็บไว้ มันจะเป็นเรื่องยากสำหรับคุณที่จะทำอะไรกับจดหมายเหล่านั้น ลองตอบคำถามสองสามข้อด้วยตัวเอง: "คุณจะกู้คืนจดหมายได้อย่างไร", "คุณจะดูจดหมายฉบับใดฉบับหนึ่งได้อย่างไร", "คุณจะค้นหาจดหมายที่คุณต้องการในสำเนาสำรองได้อย่างไร" ฯลฯ ไม่มีคำตอบที่ชัดเจนสำหรับคำถามเกือบทั้งหมด ไม่เช่นนั้นมันจะซับซ้อนมากจนคุณยอมแพ้อย่างรวดเร็ว
ระดับของสาธารณูปโภคที่กล่าวถึงในการทบทวนนี้จะช่วยให้คุณไม่เพียง แต่บันทึกจดหมายอันมีค่าของคุณไว้เท่านั้น สถานที่ปลอดภัยแต่ยังต้องแสดงร่วมกับพวกเขาด้วย การดำเนินงานที่เรียบง่ายเช่น การเรียกดู การค้นหา ฯลฯ
รีวิวโปรแกรมฟรีสำหรับสร้างการสำรองข้อมูลเมล
MaiStore Home เป็นเครื่องมือสำรองข้อมูลเมลที่ทรงพลัง
ช่วยให้คุณสามารถสร้าง การสำรองข้อมูลข้อความอีเมลทั้งหมดจาก แอพพลิเคชั่นต่างๆและบริการออนไลน์ และจัดเก็บไว้ในที่เก็บถาวรที่ปลอดภัยที่เดียว ยูทิลิตี้นี้รู้วิธีทำงานกับขนาดใหญ่จริงๆ รู้สึกได้ง่าย เพียงลองมองหาบางสิ่งบางอย่างแล้วคุณจะเห็นว่าความเร็วนั้นน่าทึ่งมาก จัดอยู่ในหมวดหมู่ “ตั้งค่าครั้งเดียวและใช้งาน” ยูทิลิตี้นี้มีอินเทอร์เฟซที่ค่อนข้างยืดหยุ่นสำหรับการกำหนดค่าการกู้คืนจากสำเนาสำรอง คุณจึงสามารถกู้คืนทุกสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็วเสมอ โปรดจำไว้เสมอว่ายูทิลิตี้นี้ไม่ได้สร้างสำเนาสำรองของการตั้งค่าบัญชีและผู้ติดต่อแม้ว่าคุณจะสามารถกู้คืนข้อมูลหลังจากอีเมลได้ตลอดเวลา
สามารถสร้างสำเนาสำรองได้:
- ไมโครซอฟต์ เอาท์ลุค 2000, XP, 2003, 2007, 2010, 2013
- Outlook Express, Windows Mail และ Windows จดหมายสด
- ไมโครซอฟต์ แลกเปลี่ยนเซิร์ฟเวอร์ 2003, 2007, 2010, 2013
- มอซิลลา ธันเดอร์เบิร์ดและซีมังกี้
- POP3 และ IMAP (รวมถึงบริการเว็บเมล เช่น Gmail และ Yahoo)
- Microsoft Office 365 (การแลกเปลี่ยนออนไลน์)
- .eml และไฟล์อื่นๆ
สำหรับสินค้าประเภทนี้ MailStore จะมีการอัพเดตค่อนข้างบ่อย สิ่งนี้ทำให้คุณมั่นใจว่าในปีหนึ่งจะไม่ต้องดูอีก อรรถประโยชน์ที่เหมาะสมและตั้งค่าทุกอย่างอีกครั้ง ในบางจุด หน้าจอผู้ใช้ทำให้เป็นมุมเล็กน้อย แต่อย่างไรก็ตาม ยูทิลิตี้นี้ค่อนข้างง่ายและใช้งานง่าย คุณสามารถอ่านอีเมลได้โดยตรงจากข้อมูลสำรอง และจะง่ายเหมือนกับการอ่านจากไคลเอนต์อีเมล คุณสามารถตอบกลับข้อความได้โดยตรงจาก MailStore เราว่าโปรแกรมนี้เหมาะสำหรับผู้ใช้งานทุกระดับ
KLS Mail Backup เป็นโปรแกรมที่เรียบง่ายและมีคุณภาพสูงสำหรับการสร้างการสำรองข้อมูลเมล
นี่เป็นยูทิลิตี้ที่เรียบง่ายและมีคุณภาพสูงที่ออกแบบมาเพื่อสร้างการสำรองข้อมูลอีเมลของไคลเอนต์อีเมลยอดนิยมมากมาย นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถสำรองข้อมูลโปรไฟล์ของโปรแกรมอินเทอร์เน็ตต่างๆ ยูทิลิตี้ใช้ที่รู้จักกันดี รูปแบบซิปเพื่อการบีบอัดและจัดเก็บ อีเมล- เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงข้อความของคุณได้โดยตรงตลอดเวลา กระบวนการสร้างและกู้คืนข้อมูลสำรองจะแสดงพร้อมวิซาร์ดการตั้งค่าพิเศษ มากที่สุดอีกด้วย ผู้ใช้ที่ไม่มีประสบการณ์จะสามารถคิดได้อย่างรวดเร็วว่าอะไรคืออะไรและเริ่มใช้งานได้ KLS Mail Backup เป็นบริการฟรีสำหรับการใช้งานส่วนตัวเท่านั้น
KLS Mail Backup ไม่สามารถทำงานกับโปรโตคอล POP และ IMAP ซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่สามารถสำรองข้อมูลอีเมลของคุณได้โดยตรงจากเซิร์ฟเวอร์
ผลิตภัณฑ์ต่างๆ สำหรับสร้างข้อมูลสำรอง...
MozBackup เป็นโปรแกรมสำรองข้อมูล โปรแกรมต่อไปนี้: MozSuite/SeaMonkey, มอซซิลา ไฟร์ฟอกซ์, Mozilla Thunderbird, Netscape, Flock, Sunbird, Spicebird, PostBox และ Wyzo โดยจะบันทึกเมล บุ๊กมาร์ก สมุดที่อยู่ รหัสผ่าน ฯลฯ
Comodo Backup เป็นยูทิลิตี้สำรองข้อมูลทั่วไปที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างการสำรองข้อมูลอีเมลได้ คุณยังได้รับพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ขนาด 5 GB ฟรีอีกด้วย Comodo ดำเนินงานจากลูกค้าที่ใช้พื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ในเชิงพาณิชย์ รองรับ Thunderbird, Microsoft Outlook, วินโดวส์ไลฟ์จดหมายและ เอาท์ลุค เอ็กซ์เพรส- นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสร้างสำเนาสำรองของไฟล์และโฟลเดอร์ได้
MailBrowserBackup นั้นเรียบง่าย โปรแกรมพกพาซึ่งจะตรวจจับและแจ้งให้คุณสร้างข้อมูลสำรอง อินเทอร์เน็ตเอ็กซ์พลอเรอร์, Mozilla Firefox (โปรไฟล์), Flock, Windows Mail, Windows Contacts (Win 7), Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Opera (เบราว์เซอร์และเมล), Apple Safari, Google Chrome, SRWare Iron, ไคลเอนต์ FileZilla FTP และ Windows Live Messenger Plus
ใน Windows 7 คุณจะต้องเรียกใช้โปรแกรมในฐานะผู้ดูแลระบบหรือบัญชีที่เกี่ยวข้องกับ Windows Contacts มิฉะนั้นยูทิลิตี้นี้จะไม่สามารถสร้างข้อมูลสำรองได้
Microsoft มีโปรแกรมสำรองข้อมูลฟรีสำหรับ Outlook ที่จะสำรองไฟล์ pst ของคุณ ใช้งานได้กับ Outlook 2002 และใหม่กว่า
Gmail Backup (ไซต์ไม่มีให้บริการอีกต่อไป) เป็นโซลูชันโอเพ่นซอร์สที่ช่วยให้คุณทำได้ โปรโตคอล IMAPสร้างสำเนาสำรองของอีเมลของคุณ
คู่มือการเลือกอย่างรวดเร็ว (ลิงก์สำหรับดาวน์โหลดโปรแกรมฟรีสำหรับสร้างการสำรองข้อมูลเมล)
หน้าแรกของ MailStore
| สำรองข้อมูลข้อความอีเมลทั้งหมดจากหลายแอพและบัญชี ค้นหาอย่างรวดเร็ว- ความง่ายในการทำงานกับการสำรองข้อมูล สำรองข้อมูลผ่านโปรโตคอล POP3 และ IMAP (รวมถึงเว็บเมล เช่น Gmail และ Yahoo! Mail) ใช้งานง่ายมาก | ||
| ต้องใช้ Microsoft .NET | ||
| ------------- | ||
| http://www.mailstore.com/en/mailstore-home-email-archiving.aspx | ||
| 5.5 MB 8.1 ฟรี สำหรับการใช้งานส่วนตัวเท่านั้น Windows 2000 / XP / Vista / 7 / 8 | ||
การสำรองข้อมูลเมล KLS
| ไคลเอนต์อีเมลยอดนิยมมากมาย เครื่องมือที่ชัดเจนและเรียบง่ายสำหรับการสร้างการสำรองข้อมูล ใช้ไฟล์ zip เพื่อจัดเก็บเมลของคุณ ดังนั้นคุณจึงสามารถเข้าถึงอีเมลของคุณได้โดยตรงเสมอ | ||
| ไม่สนับสนุน โปรโตคอลป๊อปและ IMAP ซึ่งหมายความว่าคุณไม่สามารถสร้างการสำรองข้อมูลได้โดยตรงจากเมลเซิร์ฟเวอร์ | ||
ทั้งหมดระบุไว้ด้านล่าง กฎพื้นฐานเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบทางธุรกิจกับคู่ค้า เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า และนักแสดงของคุณเป็นหลัก การใช้สิ่งเหล่านี้ในการติดต่อส่วนตัวถือเป็นเรื่องส่วนตัวสำหรับทุกคน อย่างไรก็ตาม การปฏิบัติตามกฎเหล่านี้ในการติดต่อสื่อสารส่วนตัวจะสร้างความประทับใจที่ดีให้กับคุณเท่านั้น
จริยธรรมในอีเมลธุรกิจ
หากคุณไม่ต้องการอ่านต่อกะทันหัน ให้จำกัดตัวเองให้ปฏิบัติตามกฎพื้นฐานต่อไปนี้เป็นอย่างน้อย:
- เมื่อรับสาย ให้ใช้ปุ่ม "ตอบกลับทั้งหมด"การดำเนินการนี้จะสำเนาถึงผู้รับอีเมลเริ่มต้นเพื่อไม่ให้การตอบกลับของคุณผ่านพวกเขาไป ฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้ซ่อนปุ่ม "ตอบกลับ" ในการตั้งค่าอินเทอร์เฟซ หากจำเป็น คุณสามารถลบผู้รับที่ไม่ต้องการได้ด้วยตนเอง
- อย่าปล่อยให้ฟิลด์เรื่องว่างเปล่าคนที่คุณติดต่อด้วยอาจได้รับอีเมลหลายร้อยฉบับต่อวัน และพวกเขาใช้ฟิลด์นี้เพื่อประเมินความสำคัญและเนื้อหาของอีเมลอย่างรวดเร็ว
- จดหมายอ้างอิงอย่าเริ่มตอบกลับด้วยอีเมลใหม่ คลิก "ตอบกลับทั้งหมด" ในอีเมลที่ได้รับ และอย่าปิดใช้งานใบเสนอราคาเมื่อตอบกลับและส่งต่อคุณสมบัติในการตั้งค่าไคลเอนต์อีเมลของคุณ
- พร้อมอ้างอย่างครบถ้วน(หากคำตอบของคุณคือทั้งจดหมาย) ให้เขียนข้อความของคำตอบไว้ที่ตอนต้นของจดหมาย ไม่ใช่ที่ตอนท้ายด้านล่าง
เราจะดำเนินการต่อหรือไม่?
การรับจดหมาย
- จดหมายที่ได้รับจะต้องอ่าน หากคุณได้รับจดหมาย แสดงว่ามีคนส่งจดหมายด้วยเหตุผลบางอย่าง (แน่นอนว่าที่นี่ไม่ถือเป็นสแปม) หากบุคคลมีจดหมายที่ทำเครื่องหมายว่ายังไม่ได้อ่าน และมีอายุมากกว่าหนึ่งวัน แสดงว่าเขาไม่รู้วิธีทำงานกับจดหมาย อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้สามารถได้รับการอภัยได้หาก:
- บุคคลนั้นเสียชีวิตหรือล้มป่วยกะทันหัน
- การทำงานกับอีเมลไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของความรับผิดชอบงานของเขา (ดังนั้นเขาจึงไม่จำเป็นต้องมีอีเมลบริการ)
- หากคุณไม่ใช่ผู้จัดการ ให้ตรวจสอบอีเมลของคุณอย่างน้อยวันละ 2 ครั้ง: ในตอนเช้าและตอนบ่าย การไม่ตอบคำถามการผลิตจากคุณอาจทำให้งานของผู้อื่นหยุดชะงักและทำให้การแก้ไขปัญหาล่าช้าได้
- หากคุณเป็นผู้จัดการ วันทำงานของคุณควรเริ่มต้นด้วยการเปิดตัวโปรแกรมรับส่งอีเมลที่ทำงานตลอดทั้งวันและจะตรวจสอบอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ ตั้งค่าการส่ง/รับจดหมายอัตโนมัติอย่างน้อยทุก 10 นาที (ควร 1-3 นาที)
- คุณได้รับจดหมาย หากคุณยุ่งมาก ให้ประเมินทันทีว่าจดหมายนั้นมาจากใคร หัวข้อเรื่องและอ่านคร่าวๆ ซึ่งจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วว่าจดหมายนั้นจำเป็นต้องได้รับการตอบสนองอย่างเร่งด่วนหรือสามารถรอสักครู่ได้
- หากทำได้กรุณาตอบกลับทันที นี่เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดและ วิธีการที่มีประสิทธิภาพเคลื่อนย้ายสิ่งของและหลีกเลี่ยงการเก็บจดหมาย
- หากคุณเข้าใจว่าคุณไม่สามารถตอบได้ภายใน 24 ชั่วโมง ควรเขียนทันทีว่า “ฉันจะตอบภายในสองสามวัน” หรืออย่างน้อย “ฉันจะตอบในภายหลังเล็กน้อย”
ช่อง "ถึง", "สำเนา", "สำเนาลับถึง"
- โปรดจำไว้ว่ามีช่องถึง สำเนาถึง และสำเนาลับถึง การดำเนินการเพิ่มเติมของคุณ (และการดำเนินการของพันธมิตรทางจดหมายของคุณ) เมื่อได้รับจดหมายนั้นขึ้นอยู่กับพวกเขา:
- “ถึง” (“ถึง”) - จดหมายและข้อมูลหรือคำถามที่อยู่ในจดหมายจะถูกส่งไปยังผู้รับโดยตรง หากคุณส่งคำถาม คุณคาดหวังการตอบกลับจากผู้รับที่ระบุในช่อง "ถึง" หากคุณเป็นผู้รับ คุณควรจะเป็นคนตอบ
- “CC” (“สำเนา”) - ผู้รับที่ปรากฏในสำเนาจะได้รับจดหมาย "เพื่อข้อมูลของคุณ" เพื่อขอข้อมูลหรือ "ได้รับเชิญให้เป็นพยาน" ผู้รับสำเนาจะต้องไม่ กรณีทั่วไปตอบจดหมาย ยิ่งไปกว่านั้น จะถือว่าสุภาพ หากจำเป็น คุณขึ้นต้นด้วยวลี “ขออภัยที่รบกวน”
- “BCC” (“Blind Copy”) เป็นช่องสำหรับ “อุบายของพระราชวัง” การระบุผู้รับในช่องนี้แสดงว่าคุณ "แอบ" ส่งจดหมายนี้ถึงเขา: ความจริงที่ว่าจดหมายนี้ถูกส่งไปยังบุคคลนี้จะไม่รู้จักผู้รับหลักหรือผู้ที่อยู่ในสำเนา ยังใช้สำหรับ การส่งจดหมายจำนวนมากของคุณ สมุดที่อยู่ผู้รับทุกคนไม่รู้
- เมื่อรับสาย ให้ใช้ปุ่ม "ตอบกลับทั้งหมด" การดำเนินการนี้จะบันทึกสำเนาไปยังผู้รับอีเมลฉบับแรก เพื่อไม่ให้การตอบกลับของคุณผ่านไป
- อย่าลบบุคคลที่ผู้ติดต่อของคุณเพิ่มออกจากสำเนาจดหมาย หากคุณต้องการตอบเรื่องส่วนตัวเพื่อไม่ให้ผู้สื่อข่าวรายอื่นได้รับคำตอบของคุณ ให้ลบทุกคนออกจากสำเนายกเว้นผู้ที่เขียนจดหมาย (ใช่ เราไม่เคยใช้ปุ่ม "ตอบกลับ")
- หากมีผู้รับมากกว่าสองคนในช่อง "ถึง" ในจดหมายที่ได้รับ นั่นหมายความว่าผู้สื่อข่าวทั้งสองคนหรือคนใดคนหนึ่งต้องตอบกลับ พิจารณาว่าทั้งสองควรตอบ - หากจดหมายส่งถึงคุณและคนอื่น ให้ตอบด้วย (แม้ว่าจะเป็นคำตอบเช่น “คำถามนี้ไม่เหมาะกับฉันอย่างแน่นอน ให้ตอบแบบนั้นบ้าง”)
- ในทางกลับกัน ขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งว่าอย่ารวมผู้รับมากกว่าหนึ่งรายในช่อง "ถึง" สำหรับจดหมายที่ส่งถึงสองคน คุณจะไม่ได้รับคำตอบจากทั้งสองคน เนื่องจากแต่ละคนจะคิดว่าอีกฝ่ายจะตอบ ไม่ใช่ทุกคนที่อ่านบทความนี้
- การส่งต่อจดหมายส่วนตัวไปยังรายชื่อผู้รับจดหมายโดยไม่ได้รับความยินยอมจากผู้เข้าร่วมในจดหมายนั้นถือเป็นการผิดจรรยาบรรณ!
ฟิลด์หัวเรื่อง
- อย่าปล่อยให้ว่างเปล่า
- หัวเรื่องของจดหมายควรสั้น แต่สะท้อนถึงเนื้อหาหลักและหัวข้อของจดหมาย ชื่อเช่น “คำถาม”, “สวัสดี!” หรือหัวเรื่องที่ว่างเปล่าแสดงว่าคุณเป็นมือใหม่ที่ขาดทักษะการเขียนเชิงธุรกิจขั้นพื้นฐาน
- เมื่อคุณตอบกลับอีเมลฉบับใดฉบับหนึ่งด้วย หัวข้อที่แตกต่างกัน, ตอบคำถามให้ถูก. ตอบจดหมายเรื่อง “ประชุมวันอังคารที่ 18 เมษายน” เกี่ยวกับการประชุม และจดหมาย “วัสดุการพิมพ์” เกี่ยวกับสื่อสิ่งพิมพ์ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการอ้างอิงจดหมายโต้ตอบครั้งก่อน (ดูหัวข้อการเขียนจดหมายด้านล่าง)
- หากจำเป็นต้องส่งเป็นระยะๆ ประเภทอีเมลรายงานรายสัปดาห์ พยายามทำให้ส่วนหัวคงที่ หรืออย่างน้อยบางส่วนควรคงที่เพื่อให้ผู้รับสามารถปรับแต่งได้ กฎอัตโนมัติ(กฎ) สำหรับการจัดเรียงจดหมายดังกล่าว
ความสำคัญของการเขียน
- หากจดหมายมีข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเร่งด่วน ข้อความในสัญญา หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่คุณต้องให้ความสนใจก่อน ให้ใช้ความสำคัญ "สูง" ซึ่งจะเน้นตัวอักษรในกล่องจดหมาย
- อย่าใช้ความสำคัญ "สูง" อย่างไร้ประโยชน์ - คนที่ "ส่งเสียงดัง" น่ารำคาญและถ่อมตัวมากขึ้น
- จดหมายส่วนตัวถึงนักข่าวธุรกิจหรือจดหมายจาก ภาพตลกหรือทำเครื่องหมายลิงก์ว่ามีความสำคัญ "ต่ำ"
การเขียนจดหมาย (ตอบกลับ)
- เริ่มต้นด้วยการทักทายก็สุภาพ “สวัสดีเกรอา!” บ่งบอกว่าคุณขี้เกียจเกินกว่าจะเขียนชื่อบุคคลนั้น แม้แต่ “อันเดรย์!” หรือ “สวัสดีตอนบ่าย!” ค่อนข้างสุภาพและเพียงพอ
- พูดภาษาเดียวกันกับบุคคลนั้น สิ่งนี้ไม่เพียงใช้กับภาษารัสเซีย/อังกฤษเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรูปแบบของข้อความด้วย หากคุณได้รับจดหมายอย่างเป็นทางการ การตอบกลับอย่างไม่เป็นทางการถือเป็นการไม่เคารพผู้ถูกร้องและเป็นการแสดงให้เห็นถึงวัฒนธรรมที่ต่ำของคุณเอง การตอบสนองอย่างเป็นทางการต่อการอุทธรณ์อย่างไม่เป็นทางการอาจเป็นการเรียกร้องให้ปฏิบัติตามกฎระเบียบ หรือเป็นเพียงข้อบังคับขององค์กรกำหนด
- พยายามตอบตัวอักษรตัวสุดท้ายในห่วงโซ่การติดต่อเสมอ และอย่าตอบตัวอักษรตัวกลาง
- Ne ispolzuyte แปลยกเว้นกรณีการส่งจดหมายตามเงื่อนไขที่พิมพ์ข้อความแตกต่างออกไปได้ยาก (เช่น จากโทรศัพท์มือถือหรือจากคอมพิวเตอร์ที่ไม่มีรูปแบบแป้นพิมพ์ภาษารัสเซีย)
- ถ้าคุณ โปรแกรมรับส่งเมลไม่รองรับภาษารัสเซียหรือทำให้การเข้ารหัสเสียหาย จากนั้นแนบข้อความคำตอบเป็นไฟล์แนบ
- จดหมายธุรกิจควรมีความถูกต้อง กระชับ และเฉพาะเจาะจง:
- ความถูกต้อง - อย่าลืมระบุรายละเอียดที่คุณอ้างถึง (วันที่และหัวเรื่องของอีเมลอื่น วันที่ประชุม รายการวาระการประชุม ชื่อไฟล์ ลิงก์ไปยังเอกสารออนไลน์ ฯลฯ)
- ความกระชับ - บางคนนำเสนอในสามหน้าซึ่งสามารถเขียนได้ในสามประโยค คนที่คิดชัดเจนก็พูดอย่างชัดเจนและนักข่าวของคุณก็เห็นสิ่งนี้
- ความเฉพาะเจาะจง - จากจดหมายควรชัดเจนว่าผู้รับต้องการอะไรกันแน่สิ่งที่พวกเขาต้องการจากเขา
- การติดต่อทางธุรกิจไม่ใช่สถานที่สำหรับฝึกเขียนจดหมายและไม่ใช่สถานที่สำหรับแสดงอารมณ์ เพื่อจุดประสงค์นี้จึงมีกระดานสนทนา การสนทนา และวิธีการอื่นๆ ในการสื่อสารระหว่างบุคคลทางอิเล็กทรอนิกส์ ข้อความทางธุรกิจที่กระชับไม่ใช่ความแห้งกร้าน แต่เป็นการประหยัดเวลาและความแม่นยำในการคิด
- หากจดหมายมีคำถาม หัวข้อ หรืองานหลายข้อ ให้จัดโครงสร้างและแยกออกเป็นย่อหน้าโดยมีหรือไม่มีหมายเลขก็ได้ “กระแสความคิด” ที่ต่อเนื่องนั้นอ่านยาก และพลาดประเด็นหลักของจดหมายได้ง่าย นอกจากนี้ บางคนมักจะโยนจดหมายที่มีโครงสร้างไม่ดีลงในถังขยะทันที (แม้ว่านี่อาจเป็นแนวคิดสุดโต่งก็ตาม)
- โปรดทราบว่าคำตอบสำหรับคำขอหรืองานคือ "มาทำกันเถอะ!" ไม่สมบูรณ์ “เราจะดำเนินการภายในวันที่ดังกล่าว” “ในอีกไม่กี่วันข้างหน้า” “หลังจากเหตุการณ์ดังกล่าวและเหตุการณ์ดังกล่าว” เป็นคำตอบที่ชัดเจนและแม่นยำยิ่งขึ้น
- หากจดหมายใช้คำในลักษณะที่สามารถตอบด้วยคำว่า "ตกลง" ง่ายๆ คำตอบก็น่าจะได้รับเร็วกว่ามาก ตัวอย่างเช่น หากมีหลายตัวเลือกสำหรับสิ่งที่ต้องทำ ให้เสนอตัวเลือกเริ่มต้นไว้
- ข้อความต้องไม่มีข้อผิดพลาด โอเชปยัตกีไม่น่ากลัว แต่ถ้าคุณเขียนและสะกดคำผิดในทุกตัวอักษรสิ่งนี้จะสังเกตเห็นได้ชัดเจนอย่างรวดเร็วและ "C" ของคุณที่มีเครื่องหมายลบในภาษารัสเซียจะชัดเจน (รวมถึงการคาดเดาเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อสรุปของคุณ ระดับทั่วไปการศึกษาและวัฒนธรรม)
- พยายามอย่าใช้การจัดรูปแบบ html ของตัวอักษร น่าเสียดายที่รูปแบบการเขียนจดหมายนี้เป็นค่าเริ่มต้นใน Outlook แต่เมื่อใช้โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่ออ้างอิง (ตอบกลับและส่งต่อ) มีคำถามมากมายเกิดขึ้น
- หากคุณได้รับจดหมายในรูปแบบ html อย่าเปลี่ยนเป็นข้อความธรรมดา เนื่องจากจะทำให้การรับรู้ข้อมูลของผู้ส่งหยุดชะงักเมื่อได้รับคำตอบจากคุณ ยิ่งผู้ติดต่อมีความสำคัญต่อคุณมากเท่าไร การรักษาการรับรู้เกี่ยวกับเขาให้เพียงพอก็สำคัญมากขึ้นเท่านั้น คุณสามารถใช้สีเพื่อเน้นคำตอบของคุณในการอ้างอิง HTML หรือคุณสามารถใช้ปุ่ม "ลดการเยื้อง" บนแผงควบคุม การจัดรูปแบบ HTML(แม้ว่าจะมีความแตกต่างตามอำเภอใจก็ตาม)
- อ้างข้อความของจดหมายต้นฉบับ คุณคิดว่านี่จะหมายถึงอะไร? ฉันไม่รู้เช่นกัน: ถึง: AIST เป็นนกที่มีความคิดสร้างสรรค์ เรื่อง: Re: Re: Re: คำถาม ตกลง! วาสยา
- อย่าแก้ไขข้อความของบุคคลอื่นเมื่ออ้างอิง! นี่เป็นการปลอมแปลงตัวอักษรชนิดหนึ่ง
- เมื่ออ้างอิงข้อความทั้งหมด (หากคุณตอบกลับทั้งจดหมาย) ให้เขียนข้อความตอบกลับที่จุดเริ่มต้นของจดหมาย ไม่ใช่ที่ตอนท้าย
- หากคุณกำลังตอบทีละจุดโดยใช้เครื่องหมายคำพูด ให้แยกเครื่องหมายคำพูดออก เส้นว่างบนและล่างและการใช้งาน ตัวพิมพ์ใหญ่ที่จุดเริ่มต้นของประโยค ลองค้นหาคำตอบที่นี่: > เราขอแนะนำให้เปลี่ยนโลโก้ด้วยโลโก้ > เนื่องจากพื้นหลังที่มีสีสันมากนี้ไม่พบโลโก้ในไฟล์แนบ > แก้ไขคำจารึก - แทนที่จะเขียนว่า "ปลา" คุณควรเขียนว่า "ทาส"! > ไม่งั้นเราจะเข้าใจผิด จารึกถูกแก้ไขแล้ว ขออภัย > และสุดท้าย...