พัสดุออกจากศูนย์คัดแยกแล้ว หมายความว่าอย่างไร? จดหมายออกจากศูนย์คัดแยกแล้ว หมายความว่าอย่างไร? การลบไฟล์แนบเก่า ยิ่งง่ายยิ่งดี

ทุกกฎ เครื่องคัดแยกจดหมายมี การกระทำหรือชุดของการกระทำที่จะดำเนินการเมื่อตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด

การกระทำที่พบบ่อยที่สุดคือ ย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ใช้สำหรับจัดเรียงจดหมายจากผู้สื่อข่าวต่างๆ อย่างไรก็ตาม นี่ยังห่างไกลจากแอปพลิเคชันที่เป็นไปได้เพียงอย่างเดียว กฎการเรียงลำดับ.

ย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์– ย้ายตัวอักษรจากโฟลเดอร์ต้นทางไปยังโฟลเดอร์ที่คุณระบุ

คัดลอกข้อความไปยังโฟลเดอร์– สร้างสำเนาจดหมายในโฟลเดอร์ที่ระบุ

การส่งออกจดหมาย– บันทึกจดหมายลงในไฟล์ ในกรณีนี้ คุณสามารถสร้างไฟล์ใหม่หรือเพิ่มข้อความตัวอักษรลงในไฟล์ที่มีอยู่ได้ นอกจากข้อความแล้วโปรแกรมยังให้คุณส่งออกได้ ส่วนหัวตัวอักษร คุณสามารถบันทึกจดหมายเป็นข้อความธรรมดาเป็นไฟล์ตัวอักษร (. ผงชูรสหรือ. อีเอ็มแอล), ยังไง กล่องยูนิกซ์หรืออย่างไร ข้อความคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (. ซีเอสวี).

สร้างจดหมายที่มีการจัดรูปแบบ– สร้างจดหมายตามเทมเพลต คุณสามารถปรับแต่ง The Bat! เพื่อว่าเมื่อคุณได้รับอีเมลสำคัญจากผู้ส่งบางราย ระบบจะสร้างเทมเพลตการตอบกลับให้คุณกรอกโดยอัตโนมัติ

พิมพ์จดหมาย- พิมพ์จดหมาย ในการดำเนินการเดียวกัน คุณสามารถระบุเทมเพลตการพิมพ์ตัวอักษรได้

แยกไฟล์ที่แนบมา– บันทึกไฟล์ที่แนบมากับจดหมายลงในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ หากมีไฟล์ชื่อเดียวกันนี้อยู่ในโฟลเดอร์ปลายทางแล้ว คุณสามารถเลือกหนึ่งในสามตัวเลือก ได้แก่ เปลี่ยนชื่อไฟล์ เขียนทับไฟล์ที่มีอยู่ หรือไม่แตกไฟล์ออกจากตัวอักษร

ตั้งค่าข้อความบันทึก– เพิ่มบันทึกย่อของคุณลงในจดหมาย คุณสามารถดูบันทึกได้หากคุณเพิ่มคอลัมน์บันทึกย่อในรายการตัวอักษรหรือเปิดใช้งานตัวเลือก พื้นที่ทำงาน -> ดูบันทึกอัตโนมัติ(คีย์ผสม Ctrl+Shift+I).

ลบอีเมล– ย้ายจดหมายไปยังโฟลเดอร์ ตะกร้า.

ลบจดหมายออกจากเซิร์ฟเวอร์– ลบจดหมายออกจากเซิร์ฟเวอร์ ในกรณีนี้จดหมายจะยังคงอยู่ในโปรแกรม

เมื่อโฉบไปที่การกระทำ ธงเมนูต่อไปนี้จะเปิดขึ้น:

ทำเครื่องหมายอีเมลว่าอ่านแล้ว– ใช้สำหรับอีเมลขาเข้า เนื่องจากส่วนที่เหลือเกือบจะถูกทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วอย่างแน่นอน

ยกเลิกการทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว– ทำเครื่องหมายข้อความว่าใหม่

สลับสัญญาณอ่านข้อความ– หากใช้กับข้อความที่อ่านแล้ว ข้อความนั้นจะแสดงเป็นข้อความใหม่ และในทางกลับกัน

ทำเครื่องหมายอีเมลว่าตอบแล้ว- ข้อความจะได้รับแฟล็ก "ตอบกลับ"

ทำเครื่องหมายอีเมลว่าส่งต่อแล้ว- จดหมายจะได้รับธง "ส่งต่อ"

ทำเครื่องหมายอีเมลว่าจอดไว้– จอดจดหมายเพื่อไม่ให้ถูกลบออกจากโฟลเดอร์โดยไม่ได้ตั้งใจ

ยกเลิกการจอดรถ– ยกเลิกการจอดจดหมาย

สลับป้ายจอดรถตัวอักษร– หากใช้กับจดหมายที่จอด ที่จอดรถจะถูกลบออก และในทางกลับกัน

ตั้งค่าสถานะอีเมล– เพิ่มธงสีแดงให้กับตัวอักษร มันไม่มีความหมายเฉพาะเจาะจง คุณสามารถใช้มันได้ตามต้องการ

ยกเลิกการเลือกช่องนี้– ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมาย

สลับการตั้งค่าสถานะอีเมล– หากนำไปใช้กับข้อความที่มีธง ธงนั้นจะถูกลบออก และในทางกลับกัน

กำหนดกลุ่มสี– ทำเครื่องหมายตัวอักษรด้วยสีที่ต้องการ

ตั้งค่าลำดับความสำคัญสูง/ปกติ/ต่ำ– กำหนดความสำคัญของจดหมาย

ในส่วน แท็กสามารถ:

ตั้งแท็ก– กำหนดแท็กที่คุณเลือกให้กับตัวอักษร

เพิ่มแท็ก– เพิ่มแท็กที่คุณเลือกให้กับแท็กที่มีตัวอักษรอยู่แล้ว

ล้างแท็ก– ลบแท็กข้อความที่ระบุ

ลบแท็ก- ลบแท็กอีเมลทั้งหมด

เพิ่มที่อยู่ลงในสมุดที่อยู่– สร้างรายการในสมุดที่อยู่ด้วยที่อยู่ที่ได้รับจากจดหมาย ซึ่งอาจเป็นที่อยู่ของผู้ส่งและ/หรือผู้รับ รวมถึงที่อยู่ใดๆ ในช่อง สำเนา, สำเนาลับถึงและ/หรือ ที่อยู่กลับ- คุณสามารถเพิ่มที่อยู่ที่เลือกลงในกลุ่มตั้งแต่หนึ่งกลุ่มขึ้นไปพร้อมกันได้

ลบที่อยู่ออกจากสมุดที่อยู่– ลบที่อยู่ข้างต้นออกจากสมุดที่อยู่ คุณยังสามารถลบที่อยู่ออกจากกลุ่มตั้งแต่หนึ่งกลุ่มขึ้นไปได้

สร้างจดหมายใหม่– สร้างจดหมายไปยังที่อยู่ที่คุณระบุโดยใช้เทมเพลต คุณสามารถใช้ข้อความของจดหมายต้นฉบับเป็นเครื่องหมายคำพูดได้

ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ– สร้างจดหมายตอบกลับไปยังที่อยู่ของผู้ส่งโดยใช้เทมเพลต คุณสามารถใช้ข้อความของจดหมายต้นฉบับเป็นเครื่องหมายคำพูดได้

สร้างการยืนยันการอ่าน– สร้างหลักฐานการอ่านสำหรับผู้เขียนจดหมายโดยใช้เทมเพลตที่เหมาะสม

ส่งต่ออีเมล– ส่งต่อจดหมายต้นฉบับไปยังที่อยู่หรือที่อยู่ที่คุณระบุ ผู้รับจะเห็นว่าอีเมลได้รับการส่งต่อแล้ว คุณมีโอกาสที่จะใส่ส่วนหัวของจดหมายในข้อความ ส่งโดยไม่ต้องแนบไฟล์ และ/หรือแนบรูปแบบเดียวกันเข้ากับเนื้อหาของจดหมาย อีเอ็มแอล.

ส่งต่ออีเมล– ส่งจดหมายในรูปแบบเดิมไปยังที่อยู่หรือที่อยู่ที่คุณระบุ ผู้รับจะได้รับอีเมลโดยไม่ต้องส่งต่อข้อมูล คุณสามารถเปิดใช้งานตัวเลือกอย่าส่งไฟล์แนบได้

เล่นทำนอง– เล่นไฟล์ที่คุณระบุ WAVหรือเสียงของระบบมาตรฐานในขณะที่กฎถูกทริกเกอร์ คุณสามารถกำหนดช่วงเวลาที่โปรแกรมจะอนุญาตให้เล่นทำนองนี้ได้

เปิดตัวการดำเนินการภายนอก– ป้อนบรรทัดคำสั่งสำหรับตัวประมวลผลอีเมลภายนอก สำหรับผู้ใช้ขั้นสูงเท่านั้น

เตือนฉันในภายหลัง– สร้างใน ผู้วางแผนคำเตือนสำหรับจดหมายฉบับนี้ เลือกวันครบกำหนดและตัวเลือกการแจ้งเตือนเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำให้การแจ้งเตือนปรากฏขึ้นได้หากอีเมลจากที่อยู่บางแห่งไม่ได้รับการตอบกลับเป็นเวลานานกว่าหนึ่งสัปดาห์

สร้างเหตุการณ์ในตัวกำหนดตารางเวลา– สร้างเหตุการณ์ใน Scheduler ที่จะเกิดขึ้นเมื่อกฎถูกทริกเกอร์ การตั้งค่าที่ปรากฏสอดคล้องกับหน้าต่างการแก้ไขเหตุการณ์ในตัวกำหนดเวลา

ถอดรหัสจดหมาย- ถอดรหัสจดหมายต้นฉบับ กฎสามารถละเว้นตัวอักษรที่ไม่มีลายเซ็นหรือมีลายเซ็นที่ไม่ถูกต้อง เลือกการตั้งค่าสำหรับบันทึกอีเมลที่ถอดรหัส คุณสามารถแทนที่อีเมลดังกล่าวด้วยอีเมลต้นฉบับ เพิ่มลงในโฟลเดอร์เดิม หรือในโฟลเดอร์อื่น ๆ ที่คุณกำหนดได้ หากจำเป็น The Bat! จะลบต้นฉบับโดยอัตโนมัติหลังจากการถอดรหัส การตั้งค่าสำหรับการทำงานของโปรแกรมก็สามารถใช้ได้ในกรณีที่ไม่สามารถถอดรหัสข้อความได้

ส่งออกลายเซ็นหรือใบรับรอง S/MIME– องค์ประกอบการเข้ารหัสจดหมายส่งออก คุณสามารถเลือกข้อมูลที่คุณต้องการแยกออกจากจดหมาย - ลายเซ็นพร้อมใบรับรองหรือเฉพาะใบรับรองเท่านั้น คุณยังสามารถเขียนข้อมูลลายเซ็นลงในไฟล์ข้อความหรือไฟล์รูปแบบได้ XML.

ตั้งค่าตัวเลือกผู้ใช้– ตั้งค่าตัวแปรของคุณเอง สำหรับผู้ใช้ขั้นสูงเท่านั้น

เมื่อคุณได้รับจดหมายจำนวนมากจากผู้รับหลายรายทางอีเมล เมื่อเวลาผ่านไปการค้นหาจดหมายที่คุณต้องการจากบรรดาจดหมายเก่าที่ได้รับหากจำเป็นจะกลายเป็นเรื่องยาก ในกรณีนี้ จะสะดวกมากในการจัดเรียงตัวอักษรตามหมวดหมู่ (โฟลเดอร์หรือ "ป้ายกำกับ") ในบทความนี้ ฉันจะแสดงวิธีการดำเนินการนี้โดยใช้ GMail เป็นตัวอย่าง

เป็นตัวอย่าง. คุณมักจะได้รับจดหมายทางไปรษณีย์จากที่อยู่เดียวกับที่คุณต้องติดต่อเป็นครั้งคราว

ใช่ หากมีอะไรเกิดขึ้น คุณสามารถลองค้นหาตัวอักษรเหล่านี้ได้โดยการค้นหา นี่เป็นเรื่องง่ายที่จะทำ แต่คุณจะไม่สามารถค้นหาได้เสมอไป จะสะดวกกว่าเมื่อจัดเรียงตัวอักษรลงในโฟลเดอร์ที่จำเป็นทันทีเมื่อได้รับ หรือคุณจัดเรียงตัวอักษรลงในโฟลเดอร์เหล่านี้ด้วยตนเอง นั่นคือคุณสามารถตั้งค่าตัวกรองเมลเพื่อให้จดหมายจากที่อยู่บางแห่งถูกใส่ลงในโฟลเดอร์ที่ต้องการทันที

นี่เป็นเรื่องง่ายที่จะทำ มาดูวิธีสร้างทางลัดใน GMail และวิธีการแนบอีเมลที่จำเป็นด้วยตนเองและโดยอัตโนมัติ

โฟลเดอร์ต่างๆ เรียกว่า "ป้ายกำกับ" ใน GMail โดยหลักการแล้ว สิ่งนี้เป็นจริง เนื่องจากตัวอักษรทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในส่วน "จดหมายทั้งหมด" และโฟลเดอร์เดียวกันนี้เชื่อมโยงไปยังตัวอักษรที่จำเป็น

การสร้างทางลัด (โฟลเดอร์) ใน GMail

หากต้องการสร้างทางลัด ให้คลิกลิงก์ที่เกี่ยวข้องที่ด้านล่างสุดของรายการโฟลเดอร์ (กล่องจดหมาย ส่ง สแปม ฯลฯ) ทางด้านซ้าย:

ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น คุณจะต้องป้อนชื่อทางลัดในบรรทัดบนสุดแล้วคลิก "สร้าง"

หากคุณเคยสร้างทางลัดหลายรายการไว้ก่อนหน้านี้ คุณสามารถระบุได้ว่าทางลัดใหม่ที่คุณสร้างจะอยู่ในรายการใดในรายการโดยทำเครื่องหมายที่รายการ "วางทางลัดไว้ใต้" และเลือกทางลัดที่คุณต้องการ

เพียงเท่านี้ก็มีการสร้างทางลัดแล้ว ตัวอย่าง:

การกระจายอีเมลตามป้ายกำกับที่กำหนดใน GMail

คุณสามารถแจกจ่ายตัวอักษรไปยังป้ายกำกับที่ต้องการใน GMail ได้ด้วยตนเองหรือกำหนดค่าโหมดอัตโนมัติ การเรียงลำดับตัวอักษรอัตโนมัติตามป้ายกำกับกำลังตั้งค่าตัวกรองในเมลของคุณ เช่น การสร้างเงื่อนไขพิเศษขึ้นอยู่กับการดำเนินการที่คุณต้องการด้วยตัวอักษรขาเข้า

การกระจายตัวอักษรด้วยตนเอง

เมื่อคุณต้องการย้ายอีเมลอย่างน้อยหนึ่งรายการไปยังทางลัดที่สร้างขึ้น เพียงทำเครื่องหมายอีเมลเหล่านี้ในกล่องจดหมายของคุณ จากนั้นเลือกทางลัดที่จะถ่ายโอนโดยคลิก "ย้ายไปที่"

เช่นเดียวกันสามารถทำได้โดยเปิดจดหมายออกมาอ่านก่อน

การกระจายตัวอักษรอัตโนมัติ

คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองพิเศษโดยมีเงื่อนไขได้ เช่น จดหมายที่มาจากที่อยู่บางแห่งในเมลของคุณจะไปอยู่ในโฟลเดอร์ที่ต้องการทันที มาดูวิธีการทำเช่นนี้ใน Gmail

ในการดำเนินการนี้ ในการตั้งค่าเมลของคุณ มีส่วนพิเศษ "ตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก" ซึ่งคุณสามารถสร้างตัวกรองใหม่หรือเปลี่ยนตัวกรองเก่าได้ แต่คุณไม่จำเป็นต้องเข้าสู่การตั้งค่าเมื่อคุณต้องการสร้างตัวกรองที่มีเงื่อนไขที่ง่ายที่สุด (เพื่อให้ตัวอักษรจากที่อยู่บางแห่งมาถึงในโฟลเดอร์ที่ต้องการ) และด้วยเหตุนี้เราจึงดำเนินการดังต่อไปนี้:

ทั้งหมด. ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถกระจายตัวอักษรไปยังป้ายกำกับที่ต้องการได้อย่างง่ายดายโดยการตั้งค่าตัวกรองโดยไม่ต้องมีส่วนร่วม

การตั้งค่าและการลบทางลัดที่สร้างขึ้น

คุณสามารถเปลี่ยนหรือลบทางลัดที่สร้างขึ้นได้ตลอดเวลา

หากต้องการเปิดการตั้งค่าทางลัด ให้คลิกลูกศรทางด้านขวา:

ผ่านเมนูบริบทที่ปรากฏขึ้น คุณสามารถ:

นอกจากนี้ ความสามารถในการปรับแต่งป้ายกำกับ (ยกเว้นการเปลี่ยนสี) มีอยู่ในส่วน "การตั้งค่า" ทั่วไปของ GMail บนแท็บ "ทางลัด"

บทสรุป

เพื่อให้การทำงานกับ Gmail สะดวกยิ่งขึ้น ฉันขอแนะนำให้ใช้ความสามารถในการจัดเรียงอีเมลตามโฟลเดอร์ (เช่น ป้ายกำกับ) ใน Gmail และคำนึงถึงสิ่งนี้ด้วย

โฟลเดอร์ "เรียงลำดับ" ในโฟลเดอร์ "กล่องจดหมาย" แบ่งออกเป็นสองแท็บ - "เรียงลำดับ" อีเมลที่สำคัญที่สุดจะอยู่ในแท็บ "เรียงลำดับ" ในขณะที่อีเมลที่เหลือยังคงไม่เปลี่ยนแปลง เช่นเดียวกับในแท็บ "อื่นๆ"

บันทึก:ถ้าคุณไม่เห็นรายการที่โฟกัสและอื่นๆ ในกล่องจดหมายของคุณ คุณอาจใช้โฟลเดอร์ที่ไม่เร่งด่วนแทน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ใช้ฟีเจอร์ที่ไม่เร่งด่วนเพื่อเรียงลำดับข้อความที่มีลำดับความสำคัญต่ำใน Outlook

จะปิดการเรียงลำดับเมลได้อย่างไร?

Outlook สำหรับ Windows

ใน Outlook สำหรับ Windows Mail Triage ใช้งานได้กับบัญชี Office 365, Exchange และ Outlook.com เท่านั้น

เปิดใช้งานการเรียงลำดับจดหมาย

จัดระเบียบข้อความของคุณ

การทำงานกับคุณสมบัติการเรียงลำดับเมล

Outlook บนเว็บ

คำแนะนำจะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังใช้ Outlook บนเว็บ ใหม่หรือเวอร์ชันคลาสสิก เลือกเวอร์ชันของคุณเพื่อดูคำแนะนำที่เหมาะสม

บันทึก:หากองค์กรได้วางโลโก้ไว้บนแถบเครื่องมือ อินเทอร์เฟซอาจแตกต่างจากที่กล่าวมาข้างต้น

คำแนะนำสำหรับ Outlook บนเว็บเวอร์ชันใหม่

เปิดใช้งานการเรียงลำดับจดหมาย

จัดระเบียบข้อความของคุณ

ในกล่องจดหมายเข้าของคุณ ให้เปิดแท็บที่โฟกัสหรืออื่นๆ จากนั้นคลิกขวาที่ข้อความที่คุณต้องการย้าย

ที่ด้านบน ข้อความจะถูกย้ายไปยังข้อความอื่น ให้เลือก เคลื่อนไหว _gt_ ย้ายไปที่กล่องจดหมายอื่น- เลือก ย้ายไปที่โฟลเดอร์ "อื่นๆ" เสมอหากคุณต้องการให้ข้อความที่ตามมาทั้งหมดจากผู้ส่งรายนี้ถูกส่งไปยังแท็บ "อื่นๆ"

หากคุณกำลังย้ายข้อความหนึ่งจากอีกข้อความหนึ่งไปยัง "เรียงลำดับ" ให้เลือก เคลื่อนไหว _gt_ ย้ายไปที่โฟลเดอร์ "เรียงลำดับ"- เลือก ย้ายไปที่โฟลเดอร์ "เรียงลำดับ" เสมอหากคุณต้องการให้ข้อความที่ตามมาทั้งหมดจากผู้ส่งรายนี้ถูกส่งไปยังแท็บ "เรียงลำดับ"

คำแนะนำสำหรับ Outlook แบบคลาสสิกบนเว็บ

เปิดใช้งานการเรียงลำดับจดหมาย

จัดระเบียบข้อความของคุณ

Outlook.com, Hotmail.com

เปิดใช้งานการเรียงลำดับจดหมาย

จัดระเบียบข้อความของคุณ

Outlook สำหรับ Mac

ใน Outlook 2016 for Mac การเรียงลำดับจดหมายจะพร้อมใช้งานสำหรับอีเมลใน Office 365 Business เท่านั้น

เปิดใช้งานการเรียงลำดับจดหมาย

คำแนะนำ:คุณสามารถปรับจำนวนข้อความที่ยังไม่ได้อ่านเพื่อนับเฉพาะข้อความได้ในแท็บเรียงลำดับ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เลือก แนวโน้ม > การตั้งค่า > การแจ้งเตือนและเสียง > ตัวบ่งชี้เหตุการณ์.

จัดระเบียบข้อความของคุณ

เมลสำหรับ Windows 10

เปิดใช้งานการเรียงลำดับจดหมาย

ย้ายข้อความจากโฟลเดอร์ที่โฟกัสไปยังโฟลเดอร์อื่นๆ

จัดเรียง

• ย้ายไปที่ "อื่นๆ".

  เลือก ย้ายไปที่ "อื่น ๆ " เสมอหากคุณต้องการให้ข้อความที่ตามมาทั้งหมดจากผู้ส่งรายนี้ปรากฏในแท็บ อื่น.

ย้ายข้อความจากโฟลเดอร์อื่นไปยังโฟลเดอร์ที่โฟกัส

ในกล่องจดหมายของคุณ ให้เปิดแท็บ อื่นและคลิกขวาที่ข้อความที่คุณต้องการย้าย

เลือกหนึ่งในตัวเลือกด้านล่าง

• หากคุณต้องการย้ายข้อความนี้เท่านั้น ให้เลือก ย้ายไปที่ "เรียงลำดับ".

  เลือก ย้ายไปที่ "เรียงลำดับ" เสมอหากคุณต้องการให้ข้อความที่ตามมาทั้งหมดจากผู้ส่งรายนี้ปรากฏในแท็บ จัดเรียง.

คำถามและคำตอบ

เหตุใดฉันจึงไม่เห็นคุณลักษณะการเรียงลำดับจดหมายใน Outlook

การเรียงลำดับเมลโต้ตอบกับฟีเจอร์ที่ไม่เร่งด่วนอย่างไร

การเรียงลำดับจดหมายจะเข้ามาแทนที่ฟีเจอร์ที่ไม่เร่งด่วน หลังจากเปลี่ยนแล้ว ข้อความที่สำคัญน้อยกว่าจะไม่ถูกส่งไปยังโฟลเดอร์ที่ไม่เร่งด่วนอีกต่อไป แต่เมลจะกระจายระหว่างแท็บ "เรียงลำดับ" และ "อื่นๆ" แทน คุณลักษณะที่ไม่เร่งด่วนและการเรียงลำดับจดหมายจะขึ้นอยู่กับอัลกอริธึมเดียวกัน ดังนั้นข้อความใดๆ ที่เคยไปอยู่ในโฟลเดอร์ที่ไม่เร่งด่วนจะถูกย้ายไปยังแท็บอื่นๆ ข้อความใดๆ ที่อยู่ในโฟลเดอร์ไม่ด่วนอยู่แล้วจะยังคงอยู่ในโฟลเดอร์นั้น เว้นแต่คุณจะลบหรือย้ายข้อความเหล่านั้น

การเรียงลำดับตัวอักษรอัตโนมัติปรากฏในสหภาพโซเวียตในยุค 60 จากนั้น มีการนำเครื่องคัดแยกจดหมายประมาณ 180 เครื่องมาใช้ และสอนประชากรให้เขียนดัชนีบนซองจดหมาย แต่ในช่วงต้นทศวรรษที่ 90 รัสเซียได้เปลี่ยนมาใช้รูปแบบยุโรปในการเขียนที่อยู่ไปรษณีย์ซึ่งไม่ได้ดัดแปลงเครื่องจักร เป็นผลให้โพสต์ถูกบังคับให้กลับไปใช้การเรียงลำดับด้วยตนเอง

ในเดือนมิถุนายน 2554 Russian Post ได้เปิดตัวศูนย์คัดแยกอัตโนมัติในเซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก ซึ่งออกแบบมาเพื่อประมวลผลจดหมายและพัสดุ 1.7 ล้านฉบับต่อวันจากสี่ภูมิภาคทางตะวันตกเฉียงเหนือ (ภูมิภาคเซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก เลนินกราด โนฟโกรอด และปัสคอฟ) ส่งผลให้เวลาในการจัดส่งจดหมายในภูมิภาคลดลงอย่างมาก ตัวอย่างเช่น มาตรฐานสำหรับเซนต์ปีเตอร์สเบิร์กคือเพียง 2 วันเท่านั้น

การโต้ตอบภายในภูมิภาคเดียว ส่งไปที่ศูนย์ครั้งแรก - เร็วกว่าการคัดแยกและลงทะเบียนจดหมายที่ไซต์งานจดหมายโต้ตอบทางกระดาษทั้งหมดจะถูกแบ่งออกเป็นตัวอักษรมาตรฐาน (ตามขนาด) และตัวอักษรที่ไม่ได้มาตรฐานโดยอัตโนมัติ หลังจากนั้นจะวางหันหน้าไปทางเดียวโดยอัตโนมัติ โดยคำนึงถึงทิศทางของข้อความในส่วนที่อยู่ จากนั้นเครื่องจะประทับตราปฏิทินให้กับตัวอักษร

ตัวอักษรที่จัดเรียงตามขนาดจะถูกใส่ลงในภาชนะและส่งไปยังเครื่องเพื่อทำการเข้ารหัส ในช่วงเริ่มต้นของกระบวนการ เครื่องเข้ารหัสจะแปลงที่อยู่ตัวเลขหรือตัวอักษรเป็นรหัสสัญลักษณ์ที่พิมพ์อยู่บนตัวอักษร ถัดไป ข้อมูลที่เข้ารหัสเกี่ยวกับที่อยู่ทางไปรษณีย์จะถูกสแกนโดยอุปกรณ์เพื่ออ่านอักขระ (อุปกรณ์นี้ยังรองรับการรู้จำตัวอักษรซีริลลิกด้วย) หากไม่สามารถจดจำดัชนีหรือที่อยู่ได้ รูปภาพที่สแกนจะถูกส่งไปยังจอภาพไปยังผู้ปฏิบัติงานที่ป้อนข้อมูลด้วยตนเอง หลังจากนั้น ตัวอักษรจะถูกแบ่งออกเป็นเซลล์ที่อยู่โดยอัตโนมัติ การถอดกล่องที่มีจดหมายเรียงลำดับและการเตรียมเอกสารสำหรับส่งจะดำเนินการด้วยตนเอง

พื้นที่คัดแยกจดหมายด้วยตนเองจะได้รับจดหมายที่ไม่สามารถประมวลผลด้วยเครื่องอัตโนมัติได้ เช่น เนื่องจากบรรจุภัณฑ์มีข้อบกพร่อง ที่อยู่ที่เขียนไม่ถูกต้อง หรือการแนบเอกสารภายในจดหมายที่ไม่เหมาะสม (ไม่ใช่จากมุมมองของการเซ็นเซอร์ แต่เนื่องจากสามารถ ทำให้เครื่องหรือบรรจุภัณฑ์เสียหาย) การติดต่อจะถูกจัดเรียงตามดัชนี ตัวดำเนินการจะวางไว้ในเซลล์บางเซลล์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับที่อยู่

พื้นที่คัดแยกประมวลผลพัสดุประมาณ 8,000 ชิ้นต่อชั่วโมง เจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานจะติดตั้งอุปกรณ์เหล่านี้บนสายการผลิต หลังจากนั้นจึงชั่งน้ำหนัก หากน้ำหนักเป็นที่ยอมรับได้ตามมาตรฐาน (ไม่เกิน 20 กก.) เครื่องสแกนจะอ่านพัสดุและติดลงบนเทป หากไม่เป็นเช่นนั้น เครื่องจะหยุดทำงานและต้องใช้แรงงานคน

หลังจากที่บรรจุภัณฑ์เคลื่อนไปตามสายพานลำเลียงแล้ว มันจะตกลงไปในช่องเฉพาะซึ่งกำหนดบาร์โค้ดไว้ เพื่อให้แน่ใจว่าพัสดุจะไม่สูญหายระหว่างทาง ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการจัดส่งจึงตกอยู่ในระบบรวมของ Russian Post

จดหมายคัดแยกจะถูกโหลดขึ้นรถและขนส่งไปยังแผนกต่างๆ รถบรรทุกมาที่นี่ 2 ครั้งต่อวัน ตอนเช้าและตอนเย็น พัสดุและจดหมายจะถูกนำไปยังห้องต่างๆ และลงทะเบียน ในแผนกจัดส่ง จะมีการประทับตราวันที่ เวลารับ และพิกัดที่ทำการไปรษณีย์ด้วยตนเอง จากนั้นเจ้าหน้าที่จะใส่ไว้ในกล่องที่มีหมายเลขสถานีซึ่งเป็นจุดที่บุรุษไปรษณีย์ไปรับหนังสือพิมพ์และจดหมาย

จดหมายและพัสดุที่ลงทะเบียนจะถูกชั่งน้ำหนักและเข้าสู่โปรแกรมพิเศษโดยใช้อุปกรณ์ที่มีบาร์โค้ด ช่วยให้คุณติดตามสถานะของพัสดุ (คุณสามารถดูได้จากเว็บไซต์อย่างเป็นทางการของ Russian Post โดยที่คุณทราบหมายเลขรายการไปรษณีย์ของคุณ) จากนั้นจะมีการออกประกาศทางไปรษณีย์และนำพัสดุไปที่คลังสินค้า อายุการเก็บรักษาคือหนึ่งเดือน หากไม่พบผู้รับก็จะถูกส่งกลับไปยังผู้รับ

ผลผลิตของเราขึ้นอยู่กับวิธีการจัดระเบียบสถานที่ทำงานของเรา ความโกลาหลในเอกสาร จดหมาย และไฟล์ในคอมพิวเตอร์เพิ่มความโกลาหลในหัว ดังนั้นแม้แต่งานที่ง่ายที่สุดก็ยังต้องใช้เวลามาก จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณไม่พบกระดาษที่ต้องการใน "กอง" ปกติของคุณ หรือลืมว่าเทมเพลตคำสั่งซื้อของปีที่แล้วอยู่ที่ใดในคอมพิวเตอร์ คุณจะต้องใช้เวลามากในการค้นหาแทนที่จะทำงานโดยตรง

ที่นี่ฉันต้องการอธิบายวิธีหนึ่งในการจัดระเบียบอีเมล เนื่องจากอีเมลเป็นหนึ่งใน “กอง” หลักที่นำไปสู่ความสับสนวุ่นวาย ผ่านช่องทางการสื่อสารนี้พวกเราส่วนใหญ่ได้รับงานหรือการแจ้งเตือนส่วนใหญ่สำหรับงานของเรา จะจัดระเบียบพื้นที่จัดเก็บจดหมายของคุณอย่างไรเพื่อไม่ให้จดหมายสำคัญหายไม่ลืมที่จะตอบงานใหม่และไม่ถูก "สำคัญ" นับร้อยครอบงำ?

หลายๆ คนจัดเรียงอีเมลตามผู้ส่ง เป็นผลให้จดหมายของพวกเขาถูกจัดเรียงตามนามสกุลและแต่ละโฟลเดอร์มีการโต้ตอบกับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ตอนแรกฉันก็ทำแบบเดียวกัน แต่ต่อมาฉันก็ตระหนักว่าแนวทางนี้ไม่ได้คำนึงถึงว่าคนหลายคนสามารถมีส่วนร่วมในการติดต่อทางจดหมายได้ - ตัวอักษรจะกระจัดกระจายไปตามมุมต่างๆ นอกจากนี้ยังเป็นไปไม่ได้ที่จะระบุได้อย่างแน่ชัดว่าเราตอบกลับจดหมายฉบับใด (เราเขียนตอบกลับ ออกคำสั่ง ส่งคำขอ หรืออย่างอื่น) จะเกิดอะไรขึ้นหากจดหมายฉบับหนึ่งมีข้อมูลสำคัญที่ต้องจดจำเป็นเวลานาน? แล้วคุณจะพบจดหมายฉบับนี้ได้อย่างไร? จะจำได้อย่างไรว่าใครเป็นคนเขียน?

ปัญหาอีกประการหนึ่งในการจัดเรียงตามนามสกุลคือจำนวนโฟลเดอร์ที่คุณต้องเลื่อนดูเพื่อค้นหาอีเมลใหม่ ฉันใช้แนวทางที่แตกต่างออกไป จดหมายขาเข้าทั้งหมดของฉันแบ่งออกเป็น 3 กลุ่ม: "ขาเข้า", "ตามหมวดหมู่", "แก้ไขแล้ว"

จดหมายขาเข้าทั้งหมดจะถูกส่งไปยังกลุ่ม "กล่องจดหมาย" อย่างแน่นอน ที่นี่พวกเขาจะถูกเก็บไว้จนกว่าฉันจะอ่านและตอบกลับพวกเขา ขณะที่จดหมายค้างอยู่ในกล่องจดหมาย ฉันมีงานมอบหมายให้ทำ
หลังจากดำเนินการตอบกลับเสร็จสิ้น (ขึ้นอยู่กับสิ่งที่จำเป็น: จดหมายตอบกลับ, การแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับโปรแกรม, กรอกคำสั่งซื้อ, การตัดสินใจ ฯลฯ ) จดหมายจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ "แก้ไขแล้ว" ภารกิจที่ร้องขอเสร็จสิ้นแล้ว

กลุ่ม "หมวดหมู่" นั้นหมายถึงหลายโฟลเดอร์ที่มีตัวอักษรวางอยู่แทนที่จะเป็นกลุ่ม "แก้ไขแล้ว" ตัวอย่างเช่น สำหรับบางโปรเจ็กต์ จดหมายจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์แยกกัน และจดหมายทั้งหมดจะรวมอยู่ในที่เดียว โฟลเดอร์จะถูกสร้างขึ้นสำหรับโปรเจ็กต์ขนาดใหญ่แต่ละโปรเจ็กต์ สำหรับผู้รับเหมาที่สำคัญโดยเฉพาะ ในกลุ่มนี้ จดหมายที่ส่งโดยอัตโนมัติจะถูกจัดสรรไปยังโฟลเดอร์แยกกันด้วย มีโฟลเดอร์ “จำ” แยกต่างหากซึ่งเก็บข้อมูลที่จะต้องใช้เป็นระยะ

ตัวอย่างเช่น โครงสร้างอีเมลของฉันตอนนี้มีลักษณะดังนี้:
กล่องจดหมาย
-แก้ไขแล้ว
-ไม่น่าสนใจ
-จดจำ
-คู่สัญญา
-อัตโนมัติ
-โครงการ1
-โครงการ2.

ด้วยวิธีนี้ ฉันจะไม่หลงไปกับอีเมลนับร้อยที่เข้ามาหาฉันระหว่างวันทำงาน จดหมายแต่ละฉบับต้องมีปฏิกิริยาหรือคำตอบบังคับ ไม่มีจดหมายฉบับใดที่พลาดหรือถูกลืมเพราะ... ขณะที่จดหมายอยู่ในกล่องจดหมาย งานยังไม่เสร็จสมบูรณ์ เมื่องานเสร็จสิ้น กล่องขาเข้าจะถูกล้างและยังคงสามารถอ่านได้ตลอดเวลา การดูกล่องจดหมายที่มีอีเมลเพียงไม่กี่ฉบับเป็นเรื่องดีมาก ซึ่งหมายความว่าไม่มีการเร่งรีบและคุณสามารถทำงานได้อย่างใจเย็น

บ่อยครั้งที่คนที่ไม่ตอบกลับแม้แต่จดหมายที่ง่ายที่สุดในที่ทำงานมาเป็นเวลานานก็ไม่เรียงลำดับเลยหรือเพียงแค่เรียงลำดับตามนามสกุล คุณสามารถถามพวกเขาเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้

Tags: อีเมล, องค์กรการทำงาน