비즈니스 이메일 서신 규칙. 비즈니스 서신 윤리
원칙적으로 어떤 수단으로 어떻게 생성하고 전송할 수 있는지에 대한 질문이 발생해서는 안됩니다. 그러나 공식 편지의 경우, 특히 편지 작성자가 응답을 기대하는 경우 모든 사람이 이 작업을 즉시 시작할 준비가 되어 있는 것은 아닙니다. 비즈니스 서신의 작은 비밀을 알려 드리겠습니다. 편지의 성격과 스타일이 엄격할수록 수신자의 응답 가능성이 높아집니다. 이번 강의에서는 사용자가 자신의 스타일을 결정하고 가장 적합한 방식으로 메시지를 작성하는 데 도움이 되는 몇 가지 샘플 이메일을 제공하겠습니다.
먼저, 우리가 만들고 있는 글자의 성격이 무엇인지 결정해야 합니다. 나는 보내는 모든 이메일을 세 가지 주요 유형으로 나눕니다.
- 사업제안
- 사업문의
- 친절한 주소
따라서 세 가지 유형 모두에 대해 간단한 텍스트 파일 형태와 특정 이메일 프로그램에 맞게 조정된 템플릿 형태의 템플릿이 있습니다. 각각을 순서대로 살펴보겠습니다.
사업제안
안녕하세요(안녕하세요), [받는 사람 이름] 님!
개인 주소는 사람을 친근한 분위기로 만들기 때문에 의사 소통시 편지에 이름을 표시하는 것이 좋습니다. 하지만 여전히 이름을 알 수 없다면 인사말 템플릿으로 충분합니다.
저희 회사 [회사명]의 새로운 서비스(신제품)를 여러분께 소개하겠습니다.
[활동 분야명] 분야에 협력을 제안하겠습니다.
다음으로 가격이나 품질 특성 측면에서 제안의 장점을 간략하게 설명하세요. 가장 중요한 것은 그것을 과용하지 않는 것입니다. 메가바이트의 텍스트와 밝고 의미 없는 그림이 추가되어도 사람들은 겁을 먹을 뿐입니다. 편지 수신자가 첫 번째 라인에서 귀하의 제안에 관심이 있는 경우 추가 정보를 위해 귀하에게 연락할 것입니다.
처음 연락할 때 적절한 사람이 연락하도록 진지하게 생각한다면 단순한 이메일 이상의 도달 범위를 생각하는 것이 합리적입니다. 다음과 같은 서비스에서 계정을 만드는 것이 좋습니다. ICQ와스카이프. 물론 서명에 해당 번호를 신중하게 남겨둔 경우 일반 전화로 연락하는 것이 훨씬 더 쉬운 경우도 있습니다.
서명에 자신의 이메일 주소를 복제해야 하는 이유는 메일 서버에 의해 자동으로 전달되는지 묻습니다. 여기서 규칙은 비즈니스 서신에서 과도한 정보가 결코 불필요하지 않다는 것입니다. 잠재적으로 제안에 관심이 없거나 제안에 올바르게 응답할 능력이 없는 사람이 귀하의 편지를 받는 상황을 상상해 보겠습니다. 수신된 메시지를 다른 사용자에게 전달하지만 어떤 이유로 자동 추가된 데이터에서 실제 보낸 사람에 대한 정보가 손실되어 연락이 어렵습니다. 그러나 편지 작성자와 필요한 연락처를 확인하려면 서명을 보는 것만으로도 충분합니다.
사업문의
안녕하세요(안녕하세요)!
또는 수취인의 이름을 알고 있는 경우 (친애하는, [이름, 후원자])!
전체 특성 및 경쟁력에 대한 설명과 함께 제품(서비스)[제품/서비스 이름]에 대한 정보를 제공해 주세요.
러시아 연방 연방법[문서 번호 및 날짜]에 따라 [획득하는 데 필요한 데이터 설명] 정보를 제공해 주시기 바랍니다.
귀하의 권리가 침해된 경우 인터넷상의 특정 서비스 관리팀에 문의할 수도 있습니다.
이용약관 [이용약관의 조항번호], 즉 “[해당 조항의 전문 인용]” 조항을 위반한 행위에 대해 조사를 진행하고, 가해자에 대해 합당한 제재를 해주시기 바랍니다. 책임있는 (서비스 직원에 대해 이야기하는 경우)] 사람 [사이트 (사이트 이름)]. 점검 결과 및 제재 조치 사항을 [본인의 이메일 주소]로 보고해 주시기 바랍니다.
친절한 주소
(안녕하세요) (안녕하세요) [사람 이름]님!
처음에 친절하게 연락하시면 문자 메시지의 완성도가 좋은 지표가 될 것입니다. 올바르게 작성된 방대한 텍스트는 올바른 사람에게 연락하려는 귀하의 높은 관심을 나타내며 응답에 대한 욕구를 불러일으킬 것입니다. 몇 가지 초기 질문으로 대화를 시작하는 것을 잊지 마십시오.
이메일 예시
지난 10년 동안 이메일은 아마도 가장 인기 있는 비즈니스 커뮤니케이션 수단 중 하나가 되었을 것입니다. 오늘날 대인 관계 및 문화 간 의사소통에서 이메일을 사용하지 않는 사람을 찾는 것은 매우 어렵습니다. 수신 메시지의 주소와 제목을 눈으로 빠르게 스캔하여 열지 않고도 읽을 문자와 삭제할 문자를 결정합니다. 통신원 간의 관계에 따라 통신은 업무용일 수도 있고 사적인 것일 수도 있습니다. 편지가 비공개인 경우 엄격한 윤리적 요구 사항이 없습니다. 글쓰기 스타일과 표현 방식은 주로 수취인과의 친숙도에 따라 다릅니다.
오늘날 대인 커뮤니케이션에 이메일을 사용하지 않는 회사를 찾는 것은 매우 어렵습니다. 이메일을 통한 일반적인 비즈니스 서신에는 일반적으로 알고 따라야 할 규칙이 있습니다. 가장 중요한 것들에 대해 자세히 살펴 보겠습니다.
규칙 1.이메일을 보낼 때 모든 필드를 작성했는지 확인하세요. 일반적으로 비즈니스 이메일의 구조는 다음과 같이 표현될 수 있습니다.
보내는 사람의 주소와 이름.
수신자 주소(또는 여러 수신자에게 하나의 문자로 편지를 보내야 하는 경우 수신자 주소).
글쓰기의 중요성(필요한 경우)
편지의 제목.
애플리케이션.
인사말로 구성된 편지. 편지의 본문; 결론; 그리고 서명.
규칙 2.보내는 사람의 주소와 이름은 알아볼 수 있어야 합니다. 따라서 메일함을 열 때 항상 보낸 사람 이름 열에 성과 이름을 입력하세요. 가장 신뢰할 수 있는 주소는 귀하의 실제 이름과 도메인 이름에 귀하의 조직 이름이 포함된 주소입니다. 예를 들면 다음과 같습니다. 이 이메일 주소는 스팸봇으로부터 보호됩니다. 해당 내용을 보려면 JavaScript가 활성화되어 있어야 합니다. .
규칙 3.“편지의 제목”란을 반드시 기재해 주십시오. 편지의 제목은 편지의 특별한 요구 사항이며, 그 존재는 전자 서신 작업을 크게 촉진합니다. 편지의 운명은 제목에 따라 결정되는 경우가 많습니다. 특히 보낸 사람의 이름과 주소가 아무 것도 알려주지 않는 경우에는 더욱 그렇습니다. 편지의 제목은 50자 이내로 짧고 요점을 명확하게 전달해야 합니다. 편지의 제목이 단순하고 명확할수록 편지를 읽고 응답받을 확률이 높아집니다. 누군가에게 처음으로 편지를 쓸 때는 특히 주제에 대해 신중하게 생각해야 합니다.
규칙 4.아이콘(“Re:”)은 답장에만 사용하세요. 응답하려는 편지의 주소 필드에 있는 아이콘을 사용하여 응답 작성 양식을 엽니다. 이 양식에는 이미 대담자의 주소, 편지 내용 및 제목이 포함되어 있습니다. 아이콘(Re)은 영어 단어 “Reply:” 또는 “Response:”의 약자로 “My response to:”를 의미합니다. 따라서 편지의 제목이 변경되면 Re 아이콘 오른쪽에 있는 아래쪽 화살표를 사용하여 제목을 변경해야 합니다. 열리는 드롭다운 목록에서 "테마 변경" 명령을 선택합니다.
누군가의 이메일에 응답할 때 대화의 주요 요점을 변경하고 이에 따라 제목을 변경하거나 더 나은 방법으로는 새 이메일을 작성하여 새로운 문제에 대한 토론을 시작하는 것입니다.
규칙 5.조기 발송을 방지하려면 편지가 완성되고 확인되어 발송 준비가 된 경우에만 수신자 주소를 입력하십시오. "보내기" 버튼을 조심하세요. 원하는 사람에게 편지를 보내고 있는지 확인하세요.
규칙 6.편지 본문 앞에는 환영 인사와 받는 사람의 이름을 포함한 인사말을 꼭 적어주세요. 일부 사용자는 이메일에 인사말을 쓸 필요가 없다고 생각합니다. 왜냐하면 이메일은 의미 없는 종이 메일의 유물이고 중요한 정보를 담고 있지 않고 주식 단어만 포함되어 있기 때문입니다.
인사말에는 편지를 쓰는 사람의 성장 과정에 대한 정보가 담겨 있습니다. 인사말로 다음과 같은 주소 형식을 사용하십시오. "안녕하세요, 친애하는 (존경하는) + 이름, 수취인의 후원자!" 또는 "친애하는 (존경하는) + 이름, 수취인의 후원자, 안녕하세요!" 그 후에야 메시지의 목적으로 넘어갑니다.
유럽에서는 항상 "Dear Sir/Madam" 또는 덜 형식적으로 부르는 것이 관례입니다. 특히 수취인인 "Dear + name"을 알고 있는 경우 더욱 그렇습니다. 삶의 속도와 서신이 더욱 강렬한 미국에서는 이메일이 이름과 짧은 "안녕 + 이름"으로 구성된 주소로 시작됩니다. 러시아어에서는 비즈니스, 개인, 공식 등 모든 서신 장르에서 서면 주소 뒤에 느낌표가 표시되는 반면, 영어에서는 이러한 모든 장르에 쉼표가 표시됩니다.
규칙 7.편지를 올바르게 구성하십시오. 모니터 화면에서 읽는 것이 종이를 읽는 것보다 훨씬 어렵기 때문입니다. 편지의 텍스트를 논리적인 단락으로 나눕니다. 문장을 15~20단어 이내로 유지하세요. 들여쓰기나 빈 줄을 사용하여 단락을 서로 구분합니다.
규칙 8.간단하고 요점을 말하세요. 첫 번째 문단의 편지 본문은 제목 못지않게 독자의 관심을 끌어야 합니다. 잠재적인 독자의 제한된 시간을 인식하십시오. 편지의 목적부터 시작하여 첫 문장에 명확하게 명시해야 합니다. 첫 번째 문장이 올바르게 구성되면 편지 수신자가 끝까지 읽을 확률이 매우 높습니다. 이메일은 정보를 빠르게 전달하기 위한 것입니다. 대용량이 포함된 중요한 정보를 보내야 하는 경우 이메일에 간단한 첨부 텍스트를 작성하고 정보 자체를 첨부 파일로 포맷하는 것이 좋습니다.
규칙 9.편지 쓰기를 시작하기 전에 첨부 파일을 첨부해 주세요. 첨부 파일 없이 첨부 파일을 보내려는 목적의 편지를 몇 번이나 받으셨나요?! 그러한 부주의는 귀하의 비즈니스 평판에 가장 좋은 영향을 미치지 않을 수 있습니다.
규칙 10.누군가에게 처음으로 편지를 쓸 때는 첨부 파일을 첨부하지 마세요. 수신자의 동의 없이 첨부파일을 보낼 경우, 편지 본문에 해당 파일이 어떤 파일인지 꼭 기재하시기 바랍니다. 이러한 불쾌한 상황이 발생할 수 있으므로 5MB보다 큰 첨부 파일을 첨부하지 마십시오. 파일을 메일 서버로 1초 안에 보내고 수신자는 한 시간 동안 파일을 다운로드하게 됩니다.
규칙 11.응답 편지를 작성할 때 귀하에게 묻는 모든 질문에 답하십시오. 답변이 어려우시면 직접 작성해 주세요.
규칙 12.이메일을 보내기 전에 철자, 문법, 구두점을 확인하세요. 이메일이 빠른 의사소통 방법이라고 해서 반드시 엉성해야 한다는 의미는 아닙니다. 철자와 문법 측면에서 최대한 유능하게 문구를 작성하세요. 글을 모르고 쓴 편지는 당신의 인상을 망칠 수 있을 뿐만 아니라 쉼표와 마침표 없이 텍스트를 읽는 것이 매우 어렵기 때문에 이것은 중요합니다.
규칙 13.이메일에 응답해야 합니다. 이메일은 다른 사람들과의 연결을 위한 것이며 약간의 공손함은 결코 나쁠 것이 없습니다. 에티켓 규칙에 따라 이메일에 대한 답변은 필수이며, 답변 시간은 3일을 초과할 수 없습니다. 이 기간 내에 이메일에 응답하지 않으면 이는 명백한 의사소통 거부입니다. 편지에 응답하는 데 더 오랜 시간이 필요한 경우 지연 이유를 설명하는 것이 좋습니다. 첨부파일이 포함된 이메일을 받으시면, 첨부파일이 정상적으로 도착하여 열렸는지 꼭 확인해주세요. 모르는 사람으로부터 편지를 받으면 답장을 하지 않을 수도 있습니다. 읽지 않고 삭제할 수 있습니다. 첨부 파일이 포함된 원치 않는 이메일을 받은 경우 압축을 풀지 말고 파일을 삭제해야 합니다. 컴퓨터 바이러스의 소스일 가능성이 높습니다.
규칙 14.읽음 확인을 요청하지 마세요. 본문 내용 뒤, 서명 앞에 다음과 같은 문구를 쓸 수 있습니다. "편지 수신을 회신 편지로 확인하거나 아래 표시된 전화번호로 전화하십시오."
규칙 15.메시지에 대문자를 사용하면 안 됩니다. 대문자로 된 텍스트는 소리 지르는 것으로 간주됩니다. 기껏해야 그는 네티켓 문제에 있어서 문맹으로 간주됩니다. 이로 인해 독자가 짜증을 내거나 기타 원치 않는 반응을 일으킬 수 있습니다.
규칙 16.이메일을 통해 기밀 정보를 전달하지 마십시오. 이메일 본문에 은행 카드 번호나 기타 민감한 정보를 보낼 때는 각별히 주의하세요. 전달되면 이메일을 가로채서 개인적인 이익을 위해 사용할 수 있습니다. 또한 귀하가 보낸 이메일은 컴퓨터 메모리에 영원히 남아 있습니다.
규칙 17.약어나 감성적인 디자인을 과도하게 사용하지 마세요. 비즈니스 이메일에서는 이모티콘("웃는 얼굴")이라고도 불리는 BTW(그런데) 또는 LOL(웃음)과 같은 약어를 사용하지 마십시오. 특히 편지 수신자가 그 의미를 모를 수 있으므로 비즈니스 서신에는 부적절합니다.
규칙 18.편지 끝에 반드시 서명을 해주세요. 서명은 귀하를 식별하고 귀하의 연락처 정보를 포함하는 메시지 끝에 추가되는 작은 텍스트 블록입니다. 서명은 짧게 유지하세요. 4~7줄을 넘지 마세요. 긴 서명은 많은 공간을 차지하며 짜증스러울 수 있습니다. 여기에는 귀하에게 연락할 수 있는 여러 가지 방법(보통 전화 및 팩스 번호)과 회사 웹사이트 링크가 포함되어 있습니다.
기사를 바탕으로:
1. 가장 중요한 이메일 에티켓 32가지 팁.이메일 에티켓. [전자 자료] http://www.emailreplies.com/ 2015년 9월 19일에 확인함.
2. 이메일 에티켓의 가장 중요한 26가지 규칙. [전자 자료] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm 2015년 9월 20일에 확인함.
이 자료는 주립 개과 의학 센터의 방법론자인 L.A. Shutilina가 준비했습니다.
비즈니스계에서 괜찮아 보이려고 노력하는 사람은 항상 사용합니다. 그리고 그는 항상 중요한 것을 기억합니다. 이메일은 수취인이나 그가 대표하는 회사의 명성 또는 비즈니스 이미지를 손상시켜서는 안됩니다.
비즈니스 전자 서신을 정확하고 유능하게 수행하는 능력은 현대 관리자 이미지의 주요 구성 요소입니다. 이는 일반적인 문화적 수준의 표시이자 개인의 전문성을 나타내는 지표입니다. 사람이 자신의 생각을 어떻게 공식화하고 공식화할 수 있는지에 따라 다른 사람과 자신에 대한 개인적 태도를 자신있게 판단할 수 있습니다. 부주의하게 작성된 이메일은 파트너와 동료의 눈에 작성자의 비즈니스 평판을 쉽게 망칠 수 있습니다.
이메일을 통한 비즈니스 서신 규칙
1. 업무용 이메일 주소를 업무용으로만 사용하세요. 근무 중 업무 서버에서 편지를 보내면 보내는 메일과 받는 메일 모두 저장됩니다. 고용주는 언제든지 편지를 읽을 수 있습니다. 비즈니스 서신은 사무실 벽 내에서만 수행하십시오.2. 귀하의 메시지가 누구에게 전달되었는지, 메시지에 포함된 정보가 누구에게 유용할 수 있는지 명확하게 이해하십시오. 당신의 편지는 누구에게 전달되었나요? 클라이언트에게? 파트너에게? 동료? 부하에게? 상사에게? 수취인은 "받는 사람"열에 표시되고 관심있는 사람은 "사본"에 표시됩니다. 특히 상사에게 추가 사본을 보내지 마십시오. 이메일에 제3자가 언급된 경우 일반적으로 해당 제3자도 "복사본" 열에 포함됩니다.
3. 메시지의 목적을 스스로 공식화하십시오. 당신은 자신을 위해 어떤 목표를 설정합니까? 편지 독자로부터 무엇을 달성하기 위해 노력합니까? 어떤 반응을 기대하시나요? 귀하의 메시지를 읽은 수신자는 귀하에게 필요한 것이 무엇인지 즉시 이해해야 합니다. 전자 통신 수행 규칙:
사건에 대한 개인적인 관점을 가져오고 싶은 경우 - 1인칭(우리, 나)부터
귀하의 메시지가 문의 또는 교육적 성격의 것인 경우 - 2인칭(당신, 당신)
외부 관찰자로서 편지를 쓰고 성취된 사실이나 사건에 대해 수취인에게 3인칭(그들, 그녀, 그)으로 알리고 싶은 경우.
4. "제목" 필드를 비워 두지 마십시오. 이메일을 받는 대부분의 사람들은 제목 필드를 보고 서신을 검토하기 시작합니다. 사람은 몇 초 안에 편지를 읽을지 결정하므로 편지의 내용이 제목 줄에 반영되어야 합니다. 주제는 짧고 구체적이며 유익해야 합니다.
5. 내용을 명확하게 유지하십시오: 주소 및 인사말, 주요 부분, 요약, 서명, 연락처. 모든 편지에는 다음이 포함되어야 합니다. 이메일 에티켓. 게으르지 말고 허용되는 내용의 어떤 부분도 건너뛰지 마십시오. 올바른 형식의 편지는 귀하의 전문성을 나타내는 지표입니다.
6. 수취인에게 말을 걸고 인사하는 것은 그에 대한 존경심을 나타냅니다. 가능하다면 각 편지를 개인적인 메시지와 인사말로 시작하십시오. 공손함의 표시는 대담 자의 이름을 부르는 것입니다. 메시지에 일상적인 문자를 부여하려면 주소 뒤에 쉼표를 넣으세요. 그리고 격식과 의미를 강조하고 싶다면 느낌표를 사용하세요. 비록 이 편지가 자주 소통하는 동료에게 보내는 편지라 할지라도 말이죠.
7. 짧고 명확하게(KY) 원칙을 준수합니다. 비즈니스 이메일 서신의 주요 규칙 중 하나는 "최소 단어 - 최대 정보"입니다. 자신의 생각을 구체적(명확하게), 일관되게, 간결하게, 이해하기 쉬운 방식으로 표현하세요. 문장은 짧아야 수취인이 필요한 정보를 더 쉽게 전달할 수 있습니다. 하나 있습니다 이메일의 황금률– 나누어진, 하나의 주제 – 하나의 편지. 관련 없는 아이디어가 담긴 하나의 큰 메시지보다 여러 개의 이메일(각각 하나의 주제 포함)을 보내는 것이 더 좋습니다.
8. 비공식적인 의사소통을 비즈니스 서신으로 전환하지 마십시오. 이메일에는 감정이 없습니다! 이메일 메시지에 명시된 요점을 감정적으로 강조하려면 중립적이고 외부적으로 차분하며 올바른 표현 톤 뒤에 감정적인 하위 텍스트를 숨겨야 합니다. 언어가 아닌 내용으로 성취됩니다.
9. 편지 본문의 명확한 구조를 준수하십시오. 대부분의 경우 편지는 세 부분으로 구성됩니다.
편지를 쓴 이유(이유,근거) 이 부분은 일반적으로 가능한 한 짧습니다.
문제의 본질을 일관되게 제시
솔루션, 요청, 제안, 결론
10. 메시지의 모양은 이해하기 매우 쉬워야 합니다. 텍스트를 단락으로 나누십시오. 단락은 5~6줄을 넘지 않아야 합니다. 빈 줄로 단락을 서로 분리하는 것이 좋습니다. 하나의 색상과 하나의 글꼴을 선택하면 텍스트가 더 잘 인식됩니다. 꼭 필요한 경우가 아니면 느낌표, 이모티콘, 약어, 필기체 요소를 사용하지 않는 것이 좋습니다.
11. 정확하게 쓰세요. 글을 모른다는 것은 저자가 교육을 충분히 받지 못했다는 것을 의미합니다. 귀하의 비즈니스 평판은 텍스트의 오타와 오류로 인해 신용이 떨어집니다. 편지를 보내기 전, 이메일 에티켓편지를 주의 깊게 다시 읽어 보시기 바랍니다. 많은 이메일 프로그램과 텍스트 편집기는 구두점과 철자를 검사할 수 있으며, 오류가 발견되면 수정 옵션을 제공합니다. 이메일을 작성하려면 이 서비스가 필요합니다.
12. 첨부 파일에 어떤 문서가 포함되어야 하는지 고려하십시오. 편지 본문에 자세한 내용을 포함하지 말고 별도의 파일로 보내는 것이 좋습니다. 이메일 제목에 어떤 파일을 삽입할지 반드시 명시하세요. 그렇지 않으면 수신자가 해당 파일을 바이러스로 간주할 수 있습니다. 모든 파일은 보내기 전에 바이러스 백신 소프트웨어로 검사해야 합니다.
13. 항상 연락처를 적고 구독하세요. 이것은 당신의 좋은 면을 보여주고 당신의 전문적인 자질을 보여줄 것입니다. 서명은 5~6줄을 넘지 않아야 합니다. 회사명, 성과 이름, 직위로 구성되어야 합니다. 일반적으로 외부 수신자의 경우 이메일 주소, 전화번호, 회사 웹사이트 주소도 표시됩니다.
14. 포스트스크립트는 비즈니스 서신에서 극히 드물게 사용됩니다. 메시지에 추신을 사용하는 경우 이는 편지 내용에 대해 충분히 생각하지 않았다는 표시입니다.
15. 특별한 경우에만 읽음 확인이 제공됩니다. 일반적으로 읽음 확인은 외부 수신자에 대해서만 그리고 수신자로부터 응답이 예상되는 경우에만 설정해야 합니다.
16. "중요도 높음" 확인란은 꼭 필요한 경우에만 사용하세요. 이메일에 긴급한 주의가 필요한 중요한 정보가 포함되어 있는 경우 중요도를 '높음'으로 설정하세요. 그러면 받은편지함에서 이메일이 강조표시됩니다. 하지만 이 기능을 불필요하게 남용하는 것은 권장되지 않습니다.
17. 편지를 보내기 전에 다시 읽어보세요. 모든 내용이 간결하고 구체적이며 이해하기 쉬우며 부적절한 정보나 문법 오류가 있습니까? 수취인 정보가 정확합니까? 프레젠테이션의 순서와 논리를 확인하세요.
18. 이메일에 즉시 답장을 보내세요. 편지 수신 알림은 동료 또는 파트너에 대한 존중의 표시이자 예의의 표시입니다. 지금 당장 편지에 답할 수 없다면, 작성자에게 알리고 기회가 닿는 대로 즉시 답하겠다고 약속해야 합니다. 일관되게 제기되는 모든 질문에 답하십시오. 답장을 새 편지로 시작하지 마세요. 편지에 48시간 이내에 답장이 없으면 수신자는 자신의 편지가 무시되었거나 분실되었다고 생각할 수 있습니다.
19. 서신을 시작한 사람이 전자 대화를 종료합니다.
20. 그것을 기억하세요 이메일 서신 규칙, 또는 오히려 그들의 준수는 현대 전문 관리자의 지표입니다.
사람들 사이의 의사소통은 자연스럽고 중요한 과정입니다. 옛날에는 서간체라는 장르가 서로 멀리 떨어져 있는 사람들이 의사소통할 수 있는 유일한 방법이었습니다.
우편 서비스는 그 이전은 아니더라도 고대 로마부터 존재해 왔습니다. 사람들이 연락했습니다. 문학에서는 소설이나 편지로 된 이야기도 알려져 있습니다.
현대 기술의 발전은 새롭고 더 나은 의사소통 방법을 제공합니다.
동시에 메일 서신이 저장됩니다. 이것은 고유한 특성을 지닌 오래되었지만 신뢰할 수 있는 의사소통 방법입니다. 현대적인 우편 통신 형식은 전자 메일이고, 그렇지 않은 경우에는 이메일입니다.
이메일은 일반 메일과 달리 수신자가 거의 즉각적으로 의사소통을 할 수 있도록 해줍니다. 나는 "보내기" 버튼(편지)을 눌렀고, 몇 초 후에 수신자는 "받은 편지함" 폴더에 있는 자신의 메일에서 이 편지를 보게 됩니다.
사용자들 사이에서 접근 가능하고 널리 보급됨에 따라 이메일에는 통신 수행에 대한 특정 규칙이 있습니다. 이러한 규칙을 사용하면 수용된 문화 및 비즈니스 규범의 틀 내에서 서신을 구성하고 수행할 수 있습니다. "이메일" 통신에 대해 체계화된 일련의 규칙을 무언의 "이메일 에티켓"이라고 합니다.
전자 서신의 에티켓에는 디자인, 편지 구성, 수신자 간의 의사 소통 원칙이 포함됩니다. 먼저 전체 규칙 목록을 발표하겠습니다.
규칙 5. 수취인의 우편 주소를 마지막에 입력하세요.
규칙 7. 편지의 내용은 특정 요구 사항을 충족해야 합니다.
이제 10가지 규칙 각각에 대해 자세히 알아보세요.
규칙 1. 이메일의 모든 필드를 작성하세요.
명확성을 위해 Yandex 메일에서 새 편지가 어떻게 보이는지 보여주는 그림 1을 사용합니다(“쓰기” 버튼을 클릭한 후).
쌀. 1 이메일 에티켓 기본 사항 거의 모든 이메일 서비스(Yandex 메일, Mail ru, Google, Rambler 등)에서 이메일에는 다음 정보가 포함됩니다.
- 우편 주소(이메일) 및 보낸 사람 이름(성일 수도 있음) - 그림의 1번 1.
- 편지 수신자의 우편 주소(이메일)는 그림 2의 2번입니다. 1.
- 편지의 제목(제목, 제목)은 그림 3의 3번입니다. 1.
- 편지 내용(그림 1의 4번)에는 다음이 포함됩니다.
- 인사말,
- 본문,
- 결론,
- 서명.
- 편지 첨부(첨부파일 또는 첨부파일) - 그림 5번 1.
마지막 항목(그림 1의 5번) – 편지에 첨부된 항목을 제외하고 나열된 모든 항목을 작성해야 합니다. 편지의 내용을 설명하는 편지에 파일을 첨부할 필요가 없다면 이 점을 잊어버릴 수 있습니다.
규칙 2: 발송인의 우편 주소와 이름이 명확해야 합니다.
서신에는 두 당사자가 참여하므로 개인 데이터에 주의를 기울여야 합니다. 개인 데이터는 수취인 사이에 오해, 경계심, 미스터리를 야기하지 않도록 이해할 수 있어야 하며 최대한 완전해야 합니다.
가장 신뢰할 수 있는 우편 주소는 귀하의 이름과 성을 포함하는 주소입니다. 예를 들어, [이메일 보호됨].
보낸 사람에게 블로그가 있는 경우 info@site와 같이 웹사이트 도메인과 함께 주소를 표시하는 것이 유용합니다. 사실 @ 기호 뒤에 표시된 사이트(사이트)로 이동하면 해당 사이트에 제시된 자료를 통해 사이트 작성자에 대해 많은 것을 배울 수 있습니다.
우편 주소가 다음 형식인 경우 [이메일 보호됨], 그러한 수취인으로부터 편지를 받는 모든 사람이 이 편지를 열기로 결정하는 것은 아닙니다. 컴퓨터를 막는 바이러스나, 그런 편지를 열면 끝없이 흘러나오는 스팸이 있다면 어떨까요?
규칙 3. 편지의 제목(제목, 제목)은 항상 표시되어야 합니다.
편지의 머리글은 편지가 도착했을 때 받는 사람이 볼 수 있는 유일한 것입니다. 종종 편지의 제목이 미래의 운명을 결정합니다.
- 받는 사람이 열어볼 거예요
- 아니면 보지 않고 삭제하세요.
그러므로 편지 제목은 특별한 존경심을 가지고(즉, 존경심으로) 다루어야 합니다.
제목에 따라 수신된 편지의 운명에 대한 옵션:
- 그 편지는 다른 편지들 사이에서 눈에 띄지 않을 것입니다.
- 그들은 그것을 쓸모없다고 생각하여 열어보지도 않을 것이다.
- 주저하지 않고 즉시 " " 또는 "삭제된 항목" 폴더로 보냅니다.
- 부분적으로 또는 완전히 읽으십시오.
- 아마도 그들은 대답할 것입니다.
편지의 제목은 받는 사람이 편지를 열어보고 싶은 마음을 갖게 하거나, 오히려 편지를 “후킹”하여 관심을 끌게 하는 열쇠입니다. 누군가에게 처음으로 편지를 쓰는 경우 특히 중요합니다. 책 "The Adventures of Captain Vrungel"("무엇이든 배 이름을 지정하면 항해할 것입니다")에 나오는 단어를 의역하면 "편지 이름을 무엇이든, 그것이 수신자에게 전달되는 방법입니다"라고 말할 수 있습니다.
따라서 편지의 제목은 짧고(50자 이내), 흥미롭고 요점(편지의 본질을 표현)이어야 합니다.
또한 서신 중에 편지 수신자가 저자에게 응답하는 경우 편지의 헤더를 변경해서는 안됩니다. 또한 편지가 한 방향 또는 다른 방향으로 여러 번 전송되는 반복 서신 중에도 변경되어서는 안 됩니다.
서신 중에 토론 주제가 변경되면 서신의 제목을 변경하거나 추가 서신을 위해 새 주제로 새 서신을 작성하는 것이 좋습니다.
규칙 4. 편지에 답장할 때 편지의 제목을 바꿔야 하는지 생각해 보세요.
대부분의 경우 편지의 제목을 변경할 필요가 없습니다. 아래에서 이유를 설명하겠습니다. 그러나 아시다시피 규칙에는 몇 가지 예외가 있습니다. 그러나 가장 먼저 해야 할 일이 있습니다.
편지 답장 작성 방법
많은 초보 사용자가 편지에 잘못 응답합니다. 즉, 편지를 받은 후 읽고 "쓰기" 버튼을 클릭하여 응답합니다. 이것은 근본적으로 잘못된 것입니다.
편지에 답장할 때 서신을 시작한 위치와 이동한 위치를 이해하려면 "답장" 버튼을 클릭해야 합니다. 이렇게 하려면:
- 편지를 열어야 합니다. 이 경우 공개 편지 위 또는 아래에 "답장" 버튼이 나타납니다(그림 2의 1번).
- “답장”을 클릭하세요.
- “Re: …”는 문자의 제목(헤더)(그림 2의 숫자 2)에 자동으로 나타납니다. "Re"라는 글자는 이것이 편지에 대한 응답이라는 표시입니다.
- 답이 먼저 나오도록 편지의 시작 부분에 답을 적고, 아래는 이전 편지의 내용입니다.
쌀. 2 답장 쓰는 법 많은 기술 지원 서비스에서는 문제에 대해 이메일을 통해 소통할 때 "답장" 버튼을 클릭하도록 요청합니다. 동시에 이전 편지의 서신에서 아무것도 변경하지 마십시오. 보다 정확하게 말하면 모든 기술 지원에서는 "답변 시 인용문을 저장해 달라"고 요청합니다. 문제 해결을 어디서 시작했는지, 어떤 결과를 얻었는지 이해하기가 더 쉽기 때문입니다.
많은 초보 사용자는 이전 편지를 찾을 수 없거나 다른 이유로 응답하지 않는 경우가 많지만 (즉, "답장"버튼을 사용하지 않음) 새 편지를 작성합니다 ( "쓰기"또는 "만들기"클릭) 단추). 매번 새 편지를 받으면 새 편지를 받는 사람이 이전 편지의 모든 세부 사항을 "처음부터" 기억하는 것이 어려울 수 있으며, 이로 인해 서신 교환이 매우 어려워집니다.
그리고 전문 기술 지원은 잘못된 형식의 문자에 대해 전혀 응답하지 않을 수도 있습니다.
"Re:"는 "My response to:"로 번역되는 영어 "Reply:" 또는 "Response:"의 약어입니다. 편지의 제목이 변경된 경우 이 "Re:"를 삭제하고 새로운 사건의 본질을 반영하는 새로운 제목을 작성해야 합니다.
규칙 5. 마지막에 받는 사람의 우편 주소(To)를 입력하세요.
"받는 사람" 필드는 편지를 작성하고 확인한 후 마지막에 입력하는 것이 가장 좋습니다. 이렇게 하면 편지를 보낸 사람이 실수로 "답장" 버튼을 클릭하여 편지를 완료하지 않은 채 수신자에게 보낼 때 자주 반복되는 실수를 방지할 수 있습니다.
그리고 "답장"버튼을 클릭하면 클릭하기 전에 먼저 올바른 수취인에게 편지를 보내고 있는지 확인하십시오. 특히 개인 정보나 기밀 정보가 포함된 편지가 보내려는 곳이 아닌 다른 곳으로 전달되면 매우 실망스러울 수 있습니다.
규칙 6. 편지를 보내기 전에 편지 내용을 별도의 파일에 저장하세요.
불행하게도 이 규칙은 다음과 같은 경우에만 기억됩니다.
- 편지를 보내다가 예상치 못한 오류가 발생했습니다.
- 또는 어떤 이유로 편지를 받지 못해서 다시 보내달라고 요청하는 경우.
어딘가에서 복사하는 대신 손으로 입력한 "텍스트 벽"을 사용하여 중요한 이메일을 보낼 때 이는 매우 좋은 규칙입니다. 인생이 훨씬 쉬워집니다.
규칙 7. 편지의 내용은 다음 요구 사항을 충족해야 합니다.
1) 편지 내용에는 인사말이 포함되어야 합니다.
최소한 "안녕하세요." 또는 “좋은 하루 되세요.” 이름을 알고 있다면 "Dear Name(아마도 Patronymic)"이라고 입력하세요. 인터넷에서 의사소통을 할 때 “Good morning”, “Good morning”, “Good evening” 대신 “Good day”라는 인사말을 자주 사용합니다. 이는 이메일을 보낸 사람이 수신자가 자신의 이메일을 언제 열 것인지 정확히 알 수 없기 때문입니다. 보낸 사람과 받는 사람은 지구의 다른 지역, 다른 시간대에 있을 수 있습니다. 그리고 보낸 사람은 받는 사람이 언제 편지를 열어서 읽을지 정확히 알 수 없습니다.
2) 편지의 내용은 정확하고 오류가 없어야 합니다.
어떤 이유로 문해력은 그다지 중요하지 않습니다. 개별 단어뿐만 아니라 전체 문구도 이해하기 어려운 문자는 말할 것도 없고 심각한 회사의 공식 웹사이트에서 오류가 발견될 수 있으며, 너무 문맹이고 오류가 있을 수 있습니다. 서투른 글쓰기는 나쁜 문화이며 인터넷에서 설 자리가 없다는 점을 기억하는 것이 중요합니다.
3) 편지의 내용은 명확해야 합니다.
보낸 사람은 자신이 무엇에 관해 쓰고 있는지 항상 알고 있지만 받는 사람은 편지 내용을 통해서만 이를 이해할 수 있습니다. 보낸 사람이 항상 받는 사람이 이해할 수 있는 방식으로 자신의 문제에 대해 글을 쓰는 것은 아닙니다. 내용이 불분명한 편지는 받는 사람에게 짜증과 좌절감을 안겨줄 뿐입니다. 왜냐하면 그는 편지를 읽는 데 시간을 보냈지만 보낸 사람이 그에게 말하고 싶은 내용을 이해하지 못했기 때문입니다.
4) 편지의 내용은 하나의 주제를 다루어야 합니다.
발신자가 수신자에게 다양한 주제에 대해 할 말이 있는 경우 각 주제에 대해 하나의 편지를 보내는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 수신자가 정보를 더 쉽게 인식하고 정확하고 포괄적인 답변을 제공할 수 있습니다.
5) 편지의 텍스트는 내용과 외부 인식 측면에서 구조화되어야합니다.
구조화된 텍스트는 읽기 쉽습니다. 그리고 그것은 편지 작성자의 의도대로 인식됩니다. 생각의 도약, 사실보다는 감정이 우세, 이해하기 어려운 연관성 등이 있는 구조화되지 않은 텍스트입니다. 편지를 받는 사람은 보낸 사람이 의도한 것과 완전히 다른 방식으로 인식될 수 있습니다. 결과적으로 이메일을 통한 통신이 작동하지 않습니다. 전혀 발생하지 않거나 전화, Skype 및 기타 통신 수단이 필요합니다.
6) 편지의 텍스트 크기는 최적의 크기여야 합니다.
5~7단어의 매우 짧은 글자는 물론 읽기에 즐겁지만, 주요 아이디어를 이 단어에 담으려면 매우 재능 있는 작가의 이해를 받아야 합니다. 경험이 부족한 편지 작성자는 수취인에게 보낸 정보 또는 정보를 최대한 정확하게 전달하기 위해 더 많이 쓰는 것이 좋습니다.
동시에, 반복, 추가 설명, 불필요한 주제에서 벗어난 정보 등으로 가득 찬 지나치게 긴 편지는 수신자에게 "텍스트 벽"으로 인식되어 그를 지치게 하고 부정적인 반응을 유발합니다. 모든 것에는 조정이 필요합니다.
7) 문자 내용의 글꼴은 모든 메일 서비스에 표시되는 공통 형식이어야 합니다.
예를 들어, 깃펜으로 손으로 쓴 텍스트와 유사한 이국적인 글꼴 팬은 수신자가 편지의 텍스트 대신 읽을 수 없는 gobbledygook으로 끝날 수 있다는 점을 기억해야 합니다. 이국적인 애호가들은 자신이 사용하는 이국적인 글꼴이 텍스트와 함께 편지로 전송되는지 확인해야 합니다.
8) 편지 내용의 글자 크기는 균일해야 한다.
사소한 메모는 작은 글꼴로 작성할 수 있습니다. 그 외의 모든 내용은 동일한 글꼴 크기로 작성해야 합니다. 일부 이메일 서비스는 일반적으로 단일 범용 글꼴을 사용합니다. 다양한 크기의 글꼴로 텍스트를 장식하려는 발신자의 모든 노력은 결국 수신자에게 단조로운 텍스트처럼 보일 것이기 때문에 항상 기억해야 합니다. 그렇다면 그렇게 열심히 노력할 필요가 있을까요?
9) 편지 내용에는 대문자를 남용해서는 안 됩니다.
문장의 시작 부분에서도 모든 글자가 작은 글자를 읽기가 어렵습니다. 또는 그 반대로 모든 글자가 대문자인 경우도 마찬가지입니다. Caps Lock을 켜고 대문자로 구성된 편지는 인터넷에서 비명으로 인식되며 비명만 의미할 뿐 다른 의미는 없다는 점을 기억하십시오.
10) 편지의 어조는 어떤 경우에도 공격적이거나 짜증을 내서는 안 됩니다.
편지 내용에는 저주나 모욕이 포함되어서는 안 됩니다. 균형있고 합리적인 상태에 있을 때 편지를 쓰는 것이 가장 좋습니다. 받는 사람이 비슷한 어조의 의사소통을 지지하고 이를 이해할 수 있다면 가벼운 장난기와 적절한 유머를 환영합니다.
11) 마지막에는 항상 대화 상대에게 원하는 바를 담은 서명(이름, 성, 별명, 비즈니스 서신 직위)을 남겨야 합니다.
소원에는 존경심, 감사함 등이 포함됩니다.
규칙 8: 이메일에는 반드시 답변을 해야 합니다.
편지에 답하는 것은 항상 관례이므로 보낸 사람에게 상호 관심과 존중을 기울일 시간과 기회를 찾아야 합니다.
이메일은 정체를 용납하지 않습니다. 이메일 작업은 수신자의 규율과 조직에 따라 크게 달라집니다. 이는 정기적으로 사서함을 모니터링하고, 들어오는 서신을 숙지하고, 연구하고, 체계화하고, 응답을 작성하는 것으로 구성됩니다.
중요한 점 중 하나는 시기적절한 응답입니다. 이는 그 자체로 수신자에 대해 긍정적으로 말하고 그의 책임과 관심의 정도를 나타냅니다.
이메일은 우체부, 자동차, 비행기, 기차를 이용하는 일반적인 종이 우편이 아닙니다. 이메일은 몇 초 안에 전달되며 발신자는 빠른 응답을 기대합니다. 전자 통신에서는 완전히 다른 속도가 채택됩니다. "지금 여기"라고 말할 수 있습니다. 시간이 늦어지면 토론 중인 주제의 관련성이 상실될 수 있습니다.
규칙 9: 기밀 정보를 이메일로 보내지 마십시오.
불행하게도 이메일은 해킹되어 가로채어질 수 있습니다. 그리고 이메일에 적힌 비밀번호, 은행 카드 번호, PIN 코드 등. 권한이 없는 사람이 개인적인 이익을 위해 사용할 수 있는 권한이 부여될 수 있습니다. 따라서 이러한 정보를 이메일로 신뢰해서는 안 됩니다.
규칙 10. 보낸 사람의 동의 없이 개인 편지의 정보를 게시하지 마십시오.
다른 사람의 기밀 정보를 존중함으로써 귀하는 자신과 개인정보 보호에 대한 권리를 모두 존중하게 됩니다.
상호 시각적 및 청각적 접촉 없이 이메일을 통한 의사소통에는 에티켓 규칙을 준수해야 하며, 이는 결과적으로 사람들 간의 유능하고 문화적인 대화의 확립에 기여합니다.
그의 편지 중 하나에서 Antoine Saint-Exupery는 다음과 같이 언급했습니다.
“내가 쓴 글에서 나를 찾아보세요.”
이는 이메일을 통해 의사소통할 때 위에서 언급한 에티켓 원칙과 관련하여 매우 적절한 표현입니다.
비즈니스 세계의 첫 번째 접촉은 서면 커뮤니케이션, 즉 비즈니스 서신으로 시작되는 경우가 많습니다. 그러나 비즈니스 서신 에티켓 규칙을 따르지 않고 작성하면 간신히 설정된 접촉이 중단될 수 있으며 고객이나 비즈니스 파트너를 잃게 됩니다. 따라서 귀하는 개인적으로나 회사 전체에 대해 호의적인 인상을 주는 데 도움이 되는 비즈니스 서신을 작성하는 것이 얼마나 중요한지 누구에게도 설득할 필요가 없을 것입니다.
비즈니스 서신의 기본 규칙. 현대적인 형태의 통신은 150여년 전에 개발되었습니다. 그들의 고국은 비즈니스 서신 작성 규칙이 처음 도입된 영국이라는 것이 일반적으로 인정됩니다.
서신 수행에 대한 일반 규칙
1. 비즈니스 파트너에게 편지를 쓰기 전에 다음 사항을 이해해야 합니다.
편지의 종류(표지 편지, 주문 편지, 통지 편지, 독려 편지, 제출 편지, 거절 편지, 보증서 등)
귀하의 서신에 대한 응답이 예상됩니까(예: 프리젠테이션 서한과 같이 서신에 대한 응답을 기대하지 않는 경우 조건이 있습니다).
편지의 내용을 수취인이 명확하게 이해할 수 있습니까? 서신 문제와 관련하여 모호함이 남습니까?
우편으로 보낸 편지가 정시에 도착할 것이라고 확신하십니까(그렇지 않은 경우 텔레팩스, DHL 서비스를 이용하거나 인터넷을 통해 편지를 보내는 것이 좋습니다).
2. 편지의 어조는 항상 정확해야 합니다.
3. 부정확성, 모호함, 전문용어의 과도한 사용을 피하고 어휘를 신중하게 선택해야 합니다. 편지의 내용은 이해하기 쉬워야 합니다.
4. 비즈니스 서신은 귀하가 대리하는 조직의 레터헤드에만 작성되어야 합니다. 레터헤드의 외관은 일종의 회사 명함이므로 공식 레터헤드의 디자인은 각별히 주의해야 합니다. 편지 형식이 격식을 차릴수록 편지의 어조도 격식을 갖춰야 합니다.
문서를 작성할 때 크기 No. 12(표 자료 디자인용), 13, 14, 15, Times DL의 Times New Roman Cyr 글꼴을 사용하는 Microsoft Word 텍스트 편집기(Microsoft Corporation의 소프트웨어 제품)를 사용하는 것이 좋습니다. 12, 13, 14부터 1 -2 간격의 크기로 제공됩니다.
비즈니스 서신을 작성할 때 페이지 번호는 페이지 오른쪽 하단에 배치되고 다른 비즈니스 문서를 작성할 때는 시트 상단 여백 중앙에 배치됩니다.
글자 자체의 내용을 A4 형식의 경우 1.5~2줄 간격으로 인쇄하고, A5 이하의 작은 형식의 경우 1줄 간격으로 인쇄하는 것을 권장합니다. 여러 줄로 구성된 문서 세부 정보(텍스트 제외)는 한 줄 간격으로 인쇄됩니다.
서면 요청은 접수 후 10일 이내에 응답해야 합니다.
팩스 및 이메일로 수신된 메시지는 주말을 제외하고 48시간 이내에 응답해야 합니다.
러시아에서 비즈니스 서신 작성 규칙
러시아에서는 공식 양식 준비가 규제 문서와 우선 GOST 6.30-2003 "통합 문서 시스템"에 의해 규제됩니다. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 요구 사항."
GOST는 문서 양식에 대해 A4(210 x 297mm) 및 A5(148 x 210mm)의 두 가지 표준 형식을 설정합니다. 양식에 작성되거나 양식에 작성되지 않은 문서의 각 시트에는 왼쪽 여백이 20mm 이상이어야 합니다. 10mm - 오른쪽; 20mm - 상단; 20mm - 더 낮습니다.
문서 준비에 대한 이러한 요구 사항은 러시아 법률에 명시되어 있지만 저자는 외국 파트너에게 비즈니스 서신을 작성할 때 이를 사용할 것을 권장합니다.
통신원과의 친밀도에 따라 주소는 "Dear + 성(이름, 부칭)" 또는 "Dear + 이름 및 부칭(이름)"이라는 단어로 시작될 수 있습니다. “친애하는”, “선생님”, “부인”, “부국장”, “부서장” 등과 같은 단어. 어떠한 경우에도 단축되어서는 안 됩니다. 그렇지 않으면 수령인은 귀하가 그를 별로 존경하지 않는다고 생각할 권리가 있습니다. 그리고 편지는 여러분의 협조에 대한 감사의 말로 끝나야 합니다. 그런 다음 귀하의 서명 앞에 "존중합니다, ..."또는 "진심으로 귀하의 것입니다 ..."라는 표현이 배치됩니다.
공식 편지에서 자신을 "귀하"라고 부르는 것은 용납되지 않습니다. 비록 인생에서 당신과 이 사람이 사업상뿐만 아니라 우호적인 관계에도 불구하고 말입니다.
일반적으로 비즈니스 또는 공식 서한은 몇 가지 일반적인 구조 요소로 구성됩니다.
1. 제목 영역.
왼쪽 서신의 이 부분에는 조직 이름, 우편 주소 및 기타 세부 사항, 발신 문서로 서신의 등록 번호 및 등록 날짜를 나타내는 조직의 코너 스탬프가 있습니다. 공식 편지가 응답 편지인 경우, 편지가 응답한 문서가 여기에 표시됩니다.
수취인의 세부정보는 헤더 오른쪽에 표시됩니다.
모서리 스탬프 아래에는 문서 텍스트의 제목이 있습니다. 헤더의 언어 구조는 다음과 같습니다.
ü 전치사 "O" + 명사. 전치사의 경우: "자동차 공급에 관하여";
ü "정보"+ 명사 문제에 대해. 전치사의 경우 : "예비 부품 공급 문제";
ü 관련 + 명사 속격의 경우: "구매 주문에 관하여" 등.
2. 편지의 실제 텍스트. 편지 본문 디자인의 주요 특징은 다음과 같습니다.
ü 서비스 편지의 텍스트는 원칙적으로 하나의 문제 또는 관련이 있는 경우 몇 가지 질문그리고 에서 고려될 것입니다 하나의 구조 단위받는 조직.
ü 편지의 텍스트는 원칙적으로 두 부분으로 구성됩니다. 첫 번째 부분은 서한을 작성하는 이유, 근거 또는 타당성을 설명하고 서신 작성의 기초가 되는 문서에 대한 링크를 제공합니다. 두 번째 부분은 단락으로 시작하여 결론, 제안, 요청, 결정 등을 포함합니다.
비즈니스 서신의 구조
1. 파견단체명
3. 편지를 쓴 날짜.
4. 편지 수령인의 주소.
5. 특정인의 표시
6. 개회식 주소
7. 편지의 일반적인 내용 표시, 즉 편지의 주제.
8. 편지의 본문.
9. 공손함의 최종 공식.
10. 서명.
11. 신청의 표시.
러시아 파트너에게 비즈니스 서한을 작성할 때 몇 가지 규칙을 더 기억해 두는 것이 좋습니다..
문서가 전달되는 사람의 위치는 기본 사례에 표시됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.
총괄이사
OJSC "알파 비즈니스"
V.A. 프로호로프
JSC "베타 홀딩"
수석 회계사
V.M. 이바노프
약어 "Mr.", "Ms."를 사용하는 경우 응답자의 성을 먼저 쓰고 그 뒤에 이니셜을 적습니다.
문서에는 4명 이상의 수신인이 포함될 수 없습니다. 두 번째, 세 번째, 네 번째 수취인 앞에는 "복사"라는 단어가 표시되지 않습니다. 수신자가 더 많은 경우 문서 배포 목록이 생성됩니다.
어떤 조직에 편지를 보낼 때 그 이름과 우편 주소를 차례로 기재하십시오.
개인에게 문서를 보낼 때 받는 사람의 성과 이니셜을 기재하고 우편 주소를 기재하십시오.
편지 본문에 첨부 파일이 있음을 나타내는 메모의 형식은 다음과 같습니다.
신청: 5리터용. 2부로 .
편지에 본문에 이름이 지정되지 않은 첨부 파일이 있으면 이름, 시트 수 및 사본 수를 표시하십시오. 여러 응용 프로그램이 있는 경우 번호가 매겨집니다. 예:
신청서가 제본된 경우에는 매수가 표시되지 않습니다.
신청서가 문서에 지정된 모든 주소로 전송되지 않으면 가용성에 대한 메모가 다음과 같이 작성됩니다.
신청: 3리터용. 5부로. 첫 번째 주소로만.
"서명" 세부 정보에는 문서에 서명한 사람의 직위가 포함됩니다(문서가 레터헤드에 작성되지 않은 경우 전체, 문서가 회사의 공식 레터헤드에 작성된 경우 축약됨). 개인 서명; 서명(이니셜, 성)의 암호 해독, 예:
교육