Accélérer votre travail dans Excel : conseils utiles, fonctions, raccourcis clavier. Les modifications rétrospectives sont interdites. Récupération d'un fichier non enregistré

ANTONY DOMANICO. 11 astuces pour les utilisateurs expérimentés d’Excel. PCMonde.

Des tableaux croisés dynamiques à Power View, connaître ces fonctionnalités vous aidera à rejoindre les rangs des experts en feuilles de calcul.

Les utilisateurs de Microsoft Excel sont divisés en deux catégories : les premiers parviennent d'une manière ou d'une autre à gérer de petits tableaux, tandis que ceux qui appartiennent à la seconde étonnent leurs collègues avec des graphiques complexes, une analyse de données puissante et la magie de l'utilisation efficace des formules et des macros. Les onze techniques que nous examinerons dans cet article vous aideront à devenir un membre à part entière du deuxième groupe.

La fonction RECHERCHEV vous aide à collecter des données dispersées sur différentes feuilles ou stockées dans différents classeurs Excel et à les placer au même endroit pour créer des rapports et calculer des totaux.

Disons que vous manipulez des produits vendus dans un magasin de détail. Chaque article se voit généralement attribuer un numéro d'inventaire unique, qui peut être utilisé comme lien vers le « VPR ». La formule « RECHERCHEV » recherche l'identifiant correspondant sur une autre feuille et substitue à partir de là la description du produit, son prix, son niveau de stock et d'autres données à l'endroit spécifié dans le classeur.

La fonction « RECHERCHEV » permet de trouver des informations dans de grands tableaux contenant, par exemple, une liste de l'assortiment disponible.

Insérez la fonction « RECHERCHEV » dans la formule, en indiquant dans son premier argument la valeur souhaitée par laquelle la connexion est établie (1). Le deuxième argument est la plage de cellules à partir de laquelle échantillonner (2), le troisième est le numéro de la colonne à partir de laquelle les données seront mises en correspondance et le quatrième est FAUX si vous voulez une correspondance exacte, ou VRAI si vous voulez la correspondance la plus proche. approximation (4).

Création de graphiques

Pour créer un graphique, saisissez les données dans Excel avec les en-têtes de colonnes (1), sélectionnez « Graphiques » (2) dans l'onglet « Insertion » et spécifiez le type de graphique souhaité. Excel 2013 dispose d'un onglet Graphiques recommandés (3) qui contient des types correspondant aux données que vous saisissez. Après avoir déterminé la nature générale du graphique, Excel ouvre l'onglet « Conception », où il peut être configuré plus précisément. Le grand nombre de paramètres présents ici vous permet de donner au diagramme l'apparence dont vous avez besoin.

Excel 2013 comprend un onglet Graphiques recommandés qui affiche les types de graphiques correspondant aux données que vous saisissez.

Fonctions "SI" et "SIERREUR"

« SI » et « SIERREUR » font partie des fonctions les plus populaires dans Excel. La fonction SI permet de définir une formule conditionnelle qui, si une condition est remplie, calcule une valeur, et si elle n'est pas remplie, une autre valeur. Par exemple, les étudiants qui ont obtenu 80 points ou plus à l'examen (les notes sont indiquées dans la colonne C) peuvent se voir attribuer l'attribut « Réussite », et ceux qui ont obtenu 79 points ou moins peuvent se voir attribuer l'attribut « Échec ».

La fonction SIERREUR est un cas particulier de la fonction SI plus générale. Il renvoie une valeur spécifique (ou une valeur vide) si une erreur s'est produite lors du calcul de la formule. Par exemple, lors de l'exécution d'une fonction RECHERCHEV sur une autre feuille ou table, la fonction SIERREUR peut renvoyer une valeur vide dans les cas où RECHERCHEV ne trouve pas le paramètre souhaité spécifié par le premier argument.

La fonction IF calcule le résultat en fonction de la condition que vous spécifiez.

Tableau croisé dynamique

Un tableau croisé dynamique est essentiellement un tableau récapitulatif qui vous permet de compter le nombre d'éléments et de calculer la moyenne, la somme et d'autres fonctions en fonction de points de référence définis par l'utilisateur. Excel 2013 a également introduit les tableaux croisés dynamiques recommandés, facilitant la création de tableaux affichant les données dont vous avez besoin.

Par exemple, pour calculer les GPA des étudiants en fonction de leur âge, déplacez le champ « Âge » vers la section Lignes (1) et les champs de notes vers la section « Valeurs » (2). Dans le menu des valeurs, sélectionnez « Options du champ de valeur » et sélectionnez « Moyenne » (3) comme opération. De la même manière, vous pouvez calculer les résultats pour d'autres catégories, par exemple calculer le nombre de personnes qui ont réussi et échoué à l'examen en fonction de leur sexe.

Un tableau croisé dynamique est un outil permettant d'effectuer divers calculs récapitulatifs sur un tableau conformément à des points de référence sélectionnés.

Graphique croisé dynamique

Les graphiques croisés dynamiques possèdent des fonctionnalités à la fois des tableaux croisés dynamiques et des graphiques Excel traditionnels. Un graphique croisé dynamique vous permet de créer rapidement et facilement une représentation visuelle facile à comprendre d'ensembles de données complexes. Les graphiques croisés dynamiques prennent en charge de nombreuses fonctionnalités des graphiques traditionnels, notamment les séries, les catégories, etc. La possibilité d'ajouter des filtres interactifs vous permet de manipuler des sous-ensembles de données sélectionnés.

Excel 2013 introduit les graphiques croisés dynamiques recommandés. Ouvrez l'onglet Insertion, accédez à la section Graphiques et sélectionnez Graphiques recommandés. En déplaçant votre souris sur l'option sélectionnée, vous verrez à quoi elle ressemblera. Pour créer un graphique croisé dynamique manuellement, cliquez sur le bouton Graphique croisé dynamique dans l'onglet Insertion.

Les graphiques croisés dynamiques vous aident à obtenir une vue facile à lire de données complexes.

Remplissage instantané

Peut-être la meilleure nouvelle fonctionnalité d'Excel 2013, Flash Fill, vous permet de résoudre efficacement les problèmes quotidiens associés au transfert rapide des blocs d'informations nécessaires à partir de cellules adjacentes. Dans le passé, lorsqu'il travaillait avec une colonne représentée au format Nom, Prénom, l'utilisateur devait en extraire manuellement les noms ou trouver des solutions de contournement très complexes.

Supposons maintenant que la même colonne avec les noms et prénoms soit présente dans Excel 2013. Entrez simplement le nom de la première personne dans la cellule la plus à droite (1) et dans l'onglet "Accueil" sélectionnez "Remplir" et " Remplissage instantané". Excel extraira automatiquement tous les autres noms et remplira avec eux les cellules à droite de celles d’origine.

« Instant Fill » vous permet d'extraire les blocs d'informations nécessaires et de remplir les cellules adjacentes avec eux.

Analyse rapide

Le nouvel outil d'analyse rapide Excel 2013 vous aide à créer rapidement des graphiques à partir d'ensembles de données simples. Après avoir sélectionné les données, une icône caractéristique (1) apparaît près du coin inférieur droit de la zone sélectionnée. En cliquant dessus, vous accédez au menu « Analyse rapide » (2).

Le menu comprend les outils de formatage, de graphiques, de totaux, de tableaux et de sparklines. En cliquant sur ces outils, vous pouvez voir les fonctionnalités qu'ils prennent en charge.

Une analyse rapide accélère le travail avec des ensembles de données simples.

Vue de puissance

Power View est un outil interactif d'exploration et de visualisation de données conçu pour extraire et analyser de grands volumes de données provenant de sources externes. Dans Excel 2013, pour accéder à la fonction Power View, allez dans l'onglet Insertion (1) et cliquez sur le bouton Rapports (2).

Les rapports créés avec Power View sont prêts à être présentés et prennent en charge la lecture et les vues plein écran. Vous pouvez même en exporter une version interactive vers PowerPoint. Les tutoriels d'analyse commerciale disponibles sur le site de Microsoft vous aideront à devenir un expert dans ce domaine en un rien de temps.

Le mode Power View vous permet de créer des rapports interactifs prêts à être présentés.

Formatage conditionnel

Les fonctionnalités avancées de mise en forme conditionnelle d'Excel permettent de mettre en évidence facilement et rapidement les données dont vous avez besoin. Le contrôle correspondant se trouve sur l'onglet Accueil. Sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez formater et cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle (2). Le sous-menu « Règles de mise en évidence des cellules » (3) répertorie les conditions de formatage les plus fréquentes.

La fonction de formatage conditionnel vous permet de mettre en évidence les zones de données souhaitées avec un minimum d'effort.

Transposer des colonnes en lignes et vice versa

Il est parfois nécessaire d’échanger des lignes et des colonnes dans un tableau. Pour ce faire, copiez la zone souhaitée dans le presse-papiers, faites un clic droit sur la cellule supérieure gauche de la zone dans laquelle vous collez et sélectionnez « Collage spécial » dans le menu contextuel. Dans la fenêtre qui apparaît à l'écran, cochez la case « Transposer » et cliquez sur OK. Excel fera le reste pour vous.

La fonction Collage spécial vous permet de transposer des colonnes et des lignes.

Combinaisons de clavier importantes

Les raccourcis clavier fournis ici sont particulièrement utiles pour naviguer rapidement dans les feuilles de calcul Excel et effectuer des opérations courantes.

Vous pouvez travailler plus facilement et plus rapidement dans Microsoft Excel. Le programme contient de nombreuses fonctions et commandes peu connues qui faciliteront grandement le travail même d'un utilisateur confiant. Des calculs complexes et routiniers dans Excel peuvent être effectués en spécifiant des commandes en un seul clic au lieu de cinq.

Remplissage instantané

Excel 2013 possède définitivement cette fonctionnalité. Par exemple, dans une liste de noms complets, vous devez raccourcir les prénoms et les deuxièmes prénoms. Par exemple : de Alekseev Alexeï Alekseïevitch V Alekseev A.A. Pour ce faire, vous devez saisir manuellement 2 à 3 lignes de ces abréviations dans la colonne adjacente, puis le programme proposera de répéter automatiquement les actions avec les données restantes - il vous suffit d'appuyer sur Entrée.

Conversion de lignes en colonnes et vice versa

Vous pouvez gagner du temps en convertissant les cellules d'une ligne en colonne en 3 étapes au lieu d'une longue réécriture de routine :

1. Sélectionnez une zone
2. Copier les données
3. Faites un clic droit sur la cellule où les données doivent se déplacer et sélectionnez l'icône dans la fenêtre qui apparaît "Transposer"

Dans les anciennes versions d'Excel, une telle icône n'existe pas, mais cette commande est exécutée en appuyant sur une combinaison de touches ctrl + alt + V et sélection des fonctions "transposer". Et avec des mouvements aussi simples de la souris dans votre main, les colonnes et les lignes changent de place.

Formatage conditionnel

Quelque chose comme un graphique, seuls les indicateurs ne sont pas dans la cellule suivante, mais directement dans le contexte des données. Cette fonction est activée pour mettre en évidence certaines données dans le tableau.

Par exemple, un enseignant d’une école dresse un tableau des performances moyennes de chaque élève. Le formatage conditionnel créera ensuite un « graphique » directement à l’intérieur des cellules de note, mettant en évidence les notes moyennes de chaque élève, par exemple, du plus bas au plus élevé. Soit il mettra en évidence les cellules dans lesquelles le score moyen, par exemple, est inférieur ou supérieur à 6. Les paramètres peuvent être différents.

Pour que la fonction fonctionne, vous devez ouvrir l'onglet "Maison", sélectionnez le champ contenant des cellules dans le groupe d'outils "Styles" icône de recherche "Formatage conditionnel" et choisissez l'option appropriée - il peut s'agir d'un histogramme, d'une échelle de couleurs ou d'un ensemble d'icônes. Avec la même commande, vous pouvez définir indépendamment les règles de sélection des cellules.

Lignes scintillantes

1. Cliquez sur "Insérer"
2. Ouvrir des sparklines
3. Sélectionnez la commande « Graphique » ou « Histogramme »
4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, spécifiez une plage de nombres et de cellules dans laquelle les sparklines basées sur ces nombres doivent apparaître

Macro

Et cette fonctionnalité est conçue pour faciliter la vie et les tâches de travail difficiles des utilisateurs. Il enregistre la séquence d’actions effectuées, puis les exécute automatiquement, sans la participation de quiconque.

Vous devez activer la macro en ouvrant l'onglet "Promoteur" et trouver l'icône dans la barre d'outils "Macro", et à côté - une icône similaire avec un cercle rouge dans le coin supérieur gauche. Si vous devez effectuer la même action plusieurs fois, la macro commencera à enregistrer et l'ordinateur fera le reste lui-même.

Prévisions

Cette option n'est pas annoncée par les développeurs pour une raison : elle peut prédire l'avenir ! En fait, la fonction peut prédire et calculer les valeurs futures sur la base de données déjà connues et déjà enregistrées. C'est facile d'accès :

1. Spécifier au moins 2 cellules avec les données sources
2. Ouvrir "Données" – "Prévision" – "Fiche prévisionnelle"
3. Dans la fenêtre "Créer une feuille de prévisions" cliquez sur le graphique ou l'histogramme
4. Dans la région "Achèvement des prévisions" régler la date de fin, appuyez sur "Créer"

Remplir les cellules vides de la liste

Cela vous évitera de saisir de manière monotone des phrases identiques dans de nombreuses cellules. Bien sûr, vous pouvez utiliser le bon vieux copier-coller (copier ctrl+c, coller ctrl+v), mais si vous devez remplir non pas 10 cellules, mais par exemple cent ou deux, et le texte sera différent à certains endroits, l'indice suivant vous sera certainement utile.

Disons que vous avez une énorme liste de choses à faire pour toute la semaine et que vous devez définir un jour spécifique de la semaine à côté de chaque tâche. Il n'est pas nécessaire de prescrire 20 lundis, mardis et vendredis. Chaque jour de la semaine est placé dans la colonne où doit commencer la liste de tâches pour ce jour. Cela devrait ressembler à ceci :

Ensuite, la colonne avec nos jours de la semaine est mise en surbrillance dans l'onglet "Maison" les boutons sont enfoncés "Rechercher et sélectionner", "Sélectionnez un groupe de cellules", "Cellules vides". Ensuite, dans la première cellule vide, vous devez mettre un signe «=» , flèche "en haut" sur le clavier, retournez à la cellule remplie (dans l'exemple du tableau - "Lundi"). Cliquez ctrl+entrée. Terminé, toutes les cellules vides doivent maintenant être remplies de données en double.

Trouver les erreurs dans la formule

Il arrive que la formule ne fonctionne pas, mais la raison de la « panne » n'est pas claire. Parfois, pour comprendre une formule complexe (où d'autres fonctions sont prises comme argument d'une fonction) ou pour y trouver une erreur, vous n'avez besoin d'en calculer qu'une partie. Voici deux conseils :

Une partie de la formule est calculée directement dans la barre de formule. Pour ce faire, sélectionnez la zone souhaitée et appuyez sur F9. Tout est simple, mais il y a un « mais ». Si vous oubliez de tout remettre en place, c'est-à-dire annulez le calcul de la fonction et appuyez sur Entrée, la partie calculée restera sous forme de nombre.

Cliquez sur "Calculer la formule" dans l'onglet "Formules". Une fenêtre s'ouvrira où vous pourrez calculer la formule étape par étape et ainsi trouver le moment où l'erreur apparaît, si bien sûr il y en a une.

Tableau "intelligent"

Si l'utilisateur et MS Excel ont une compréhension différente du concept de tableau, cela peut le priver de nombreuses fonctions pratiques et prolonger le temps de travail. Le programme considérera une bordure dessinée au crayon ou à l'aide d'une bordure comme un ensemble régulier de cellules. Pour que les données soient perçues comme un tableau, ce champ doit être formaté.

Vous devez sélectionner la zone souhaitée dans l'onglet "Maison" appuyez sur le bouton "Formater sous forme de tableau". Trouvez celle qui vous convient parmi la liste des différentes formes et couleurs d'options de conception.

Copier en conservant les formats

Tout le monde connaît sûrement le marqueur de remplissage automatique. C'est une petite croix noire dans le coin droit d'une cellule qui permet de copier du contenu ou une formule d'une cellule vers plusieurs autres en la faisant glisser vers le bas ou sur le côté. Ainsi, dans ce cas, la copie peut perturber « l'apparence » du tableau, car le format des cellules est également copié. Si vous tirez la croix et appuyez balise intelligente(l'icône apparaîtra en bas à droite de la plage copiée), le format ne sera pas copié. Une autre option est l'option "Copier les valeurs uniquement", dans ce cas, la conception de la table ne sera pas non plus endommagée.

Supprimer les cellules vides

Il est très simple de traiter rapidement toutes les cellules vides inutiles :

1. Sélectionner une colonne
2. Onglet Données
3. Cliquez sur "filtrer"

Au-dessus des colonnes, une flèche apparaîtra sur laquelle vous devrez cliquer, puis dans le menu qui s'ouvre, sous les numéros 1 à 9, cochez la case à côté de l'élément "Cellules vides".

Trouver des différences et des coïncidences entre deux domaines

Si vous avez besoin de trouver rapidement des données identiques ou différentes dans 2 listes, Excel fera ce travail lui-même. Quelques clics et le programme mettra en avant des éléments similaires ou différents :

Il faut sélectionner les listes (tout en maintenant ctrl). Dans l'onglet "Maison" aller au bouton "Formatage conditionnel". Cliquez ensuite "Règles de mise en évidence des cellules" – "Valeurs en double" ou "Unique". Prêt.

Sélection rapide des valeurs

On sait quelle devrait être la valeur de sortie, mais il existe une incertitude quant aux chiffres initiaux. Bien sûr, vous pouvez passer beaucoup de temps à sélectionner des données et à recalculer le résultat manuellement, mais vous pouvez économiser du temps et des efforts en utilisant la fonction de sélection des paramètres.

1. Ouvrir "Données" – "Travailler avec des données" – "Et si une analyse" – "Sélection des paramètres"
2. Vers la région "Défini dans la cellule" insérer un lien vers une cellule avec la formule souhaitée
3. Dans la région "Signification"écrire le résultat souhaité de la formule
4. Dans la région "Changer la valeur d'une cellule" insérez un lien vers la cellule avec la valeur en cours d'ajustement et cliquez sur D'ACCORD

Voyage rapide

Dans Excel, vous pouvez déplacer instantanément n'importe quelle donnée : cellules, lignes, colonnes. La séquence de commandes est la suivante : sélectionnez la zone ou la cellule souhaitée, déplacez le curseur sur la bordure du champ sélectionné pour que le pointeur change, puis faites simplement glisser ces données là où vous en avez besoin.

Ajoutez rapidement de nouvelles valeurs au graphique

De nouvelles données peuvent être placées dans un diagramme prêt à l'emploi simplement en utilisant un copier-coller classique : sélectionnez les valeurs nécessaires, copiez-les ( ctrl+c) et insérez dans le diagramme ( ctrl+v).

Recherche avancée

Combinaison ctrl+f, comme chacun le sait, mène à un menu de recherche qui trouvera toutes les informations contenues dans ce programme. La fonction a plusieurs secrets - signes «?» Et «*» sera inclus dans la recherche d'un vrai détective : avec leur aide, vous pourrez trouver des données si vous n'êtes pas sûr de l'exactitude de la demande. Un point d'interrogation remplacera un symbole inconnu, et un astérisque (ce signe est communément appelé astérisque) remplacera plusieurs inconnues à la fois.

Lorsque vous avez besoin de trouver exactement ces signes dans une pile de données, ils placent une icône devant eux. «~» . Ensuite, le programme ne les prendra pas pour des personnages inconnus.

Récupération d'un fichier non enregistré

En cas de fin du monde.

Pour de nombreux utilisateurs, cette situation est probablement familière : ils étaient si heureux de la fin de la journée de travail qu'ils ont cliqué sur « non » à la question réfléchie de MS Excel « enregistrer les modifications récentes ». Et le travail de toutes les dernières heures a disparu dans l'oubli. Le salut est possible, il y a de l'espoir.

MS Excel 2010. La séquence de commandes est la suivante : "Déposer" - "Le dernier"- (bouton en bas à droite).

MS Excel 2013. "Déposer" - "Intelligence" - "Contrôle des versions" - "Récupérer des livres non enregistrés". Et le programme ouvrira le monde secret de toutes les copies temporaires des livres qui ont été créés ou modifiés, mais qui n'ont pas été sauvegardés.

Combinaisons de raccourcis clavier

Excel lui-même vous donnera un bon indice si vous appuyez sur la touche Alt. Des lettres apparaîtront au-dessus des différents boutons de la barre d'outils. Lorsque vous cliquez dessus, certaines fonctions seront lancées, cela vous aidera également à mémoriser certaines touches de raccourci. De plus, la plupart peuvent être trouvés sur la page officielle du programme.

Il est impossible de mémoriser autant de fonctions et de combinaisons à la fois, mais elles seront elles-mêmes stockées en mémoire si vous en utilisez périodiquement certaines lorsque vous travaillez avec des données. Cela rendra tout le travail beaucoup plus rapide et plus facile.

Ce qui vous permet d'optimiser le travail dans MS Excel. Et aujourd'hui, nous souhaitons attirer votre attention sur une nouvelle série de conseils pour accélérer les actions dans ce programme. Nikolai Pavlov, l'auteur du projet « Planet Excel », en parlera, changeant la compréhension des gens sur ce qui peut réellement être fait en utilisant ce merveilleux programme et l'ensemble du package Office. Nikolay est formateur en informatique, développeur et expert des produits Microsoft Office, Microsoft Office Master et Microsoft Most Valuable Professional. Voici les techniques qu'il a personnellement testées pour accélérer le travail dans Excel. ↓

Ajoutez rapidement de nouvelles données à un graphique

Si pour votre graphique déjà construit, de nouvelles données doivent être ajoutées sur la feuille, vous pouvez simplement sélectionner la plage contenant les nouvelles informations, la copier (Ctrl + C), puis la coller directement dans le graphique (Ctrl + V). ).

Cette fonctionnalité n'est disponible que dans la dernière version d'Excel 2013, mais cela vaut la peine de passer rapidement à la nouvelle version. Supposons que vous disposiez d'une liste de noms complets (Ivanov Ivan Ivanovich), que vous devez transformer en noms abrégés (Ivanov I.I.). Pour effectuer cette conversion, il vous suffit de commencer à écrire manuellement le texte souhaité dans la colonne adjacente. Sur la deuxième ou la troisième ligne, Excel tentera de prédire nos actions et effectuera automatiquement un traitement ultérieur. Tout ce que vous avez à faire est d'appuyer sur la touche Entrée pour confirmer et tous les noms seront convertis instantanément.

De la même manière, vous pouvez extraire les noms des e-mails, fusionner les noms complets des fragments, etc.

Copier sans casser les formats

Vous connaissez probablement le marqueur de remplissage automatique « magique » - une fine croix noire dans le coin inférieur droit d'une cellule, en tirant sur laquelle vous pouvez copier le contenu de la cellule ou une formule dans plusieurs cellules à la fois. Cependant, il existe une nuance désagréable : une telle copie viole souvent la conception du tableau, car non seulement la formule est copiée, mais également le format des cellules. Cela peut être évité si, immédiatement après avoir fait glisser la croix noire, cliquez sur la balise intelligente - une icône spéciale qui apparaît dans le coin inférieur droit de la zone copiée.

Si vous sélectionnez l'option « Copier les valeurs uniquement » (Remplir sans formatage), alors Microsoft Excel copiera votre formule sans formatage et ne gâchera pas le design.

Dans la dernière version d'Excel 2013, il est devenu possible d'afficher rapidement vos géodonnées sur une carte interactive, par exemple les ventes par ville, etc. Pour cela, rendez-vous dans l'« App Store » (Office Store) sur l'onglet « Insérer ». et installez le plugin Bing à partir de là Maps. Cela peut également être fait via un lien direct depuis le site en cliquant sur le bouton Ajouter. Après avoir ajouté un module, vous pouvez le sélectionner dans la liste déroulante Mes applications de l'onglet Insertion et le placer sur votre feuille de calcul. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner vos cellules de données et de cliquer sur le bouton Afficher les emplacements dans le module carte pour voir nos données dessus.

Si vous le souhaitez, dans les paramètres du plugin, vous pouvez sélectionner le type de graphique et les couleurs à afficher.

Si le nombre de feuilles de travail dans votre livre dépasse 10, il devient alors difficile de s'y retrouver. Cliquez avec le bouton droit sur l’un des boutons de défilement des onglets de feuille dans le coin inférieur gauche de l’écran.

Avez-vous déjà modifié les valeurs d'entrée dans votre calcul Excel pour obtenir le résultat souhaité ? Dans de tels moments, vous vous sentez comme un artilleur chevronné, n'est-ce pas ? Juste quelques dizaines d'itérations de « sous-dépassement - dépassement », et le voici, le « hit » tant attendu !

Microsoft Excel peut effectuer cet ajustement pour vous, plus rapidement et avec plus de précision. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « What If Analysis » dans l'onglet « Insertion » et sélectionnez la commande « Parameter Selection » (Insérer - What If Analysis - Goal Seek). Dans la fenêtre qui apparaît, précisez la cellule dans laquelle vous souhaitez sélectionner la valeur souhaitée, le résultat souhaité et la cellule de saisie qui doit changer. Après avoir cliqué sur « OK », Excel effectuera jusqu'à 100 « tirs » pour trouver le total dont vous avez besoin avec une précision de 0,001.

Si cette revue détaillée ne couvre pas toutes les fonctionnalités utiles de MS Excel que vous connaissez, partagez-les dans les commentaires !

Microsoft Excel est un programme principalement nécessaire aux comptables et aux économistes. Après tout, vous pouvez créer des tableaux (rapports), effectuer des calculs de toute complexité et créer des diagrammes. De plus, tout cela peut être fait sans trop de difficultés et sans connaissances incroyables.
Le programme Microsoft Excel est un grand tableau dans lequel vous pouvez saisir des données, c'est-à-dire imprimer des mots et des nombres. De plus, en utilisant les fonctions de ce programme, vous pouvez effectuer diverses manipulations avec des nombres (ajouter, soustraire, multiplier, diviser et bien plus encore).
Beaucoup de gens pensent que Microsoft Excel n’est que des tableaux. Autrement dit, ils sont convaincus que tous les tableaux de l'ordinateur sont compilés uniquement dans ce programme. Ce n'est pas tout à fait vrai.
Oui, en effet, Microsoft Excel est un tableau. Mais ce programme est nécessaire avant tout pour les calculs. Si vous devez non seulement dessiner un tableau avec des mots et des nombres, mais également effectuer certaines actions avec les nombres (additionner, multiplier, calculer un pourcentage, etc.), vous devez alors utiliser Microsoft Excel.
Si vous comparez le programme Microsoft Excel avec le programme Microsoft Word, alors Microsoft Excel est bien sûr plus compliqué. Et il est préférable de commencer à travailler dans ce programme après avoir maîtrisé Word. Il faudra beaucoup de temps pour apprendre à fond Microsoft Excel.
Lorsque vous travaillez avec Microsoft Excel, utilisez les raccourcis clavier plutôt que la souris. À l'aide de raccourcis clavier, vous pouvez ouvrir et fermer des documents et des feuilles, naviguer dans le document, effectuer diverses actions sur les cellules, effectuer des calculs, etc. L'utilisation de raccourcis clavier rendra l'utilisation du programme plus facile et plus rapide.

Touches de raccourci utilisant la touche CTRL :

CTRL+PgUp Basculer entre les onglets de la feuille de gauche à droite.
CTRL+PgDn Basculer entre les onglets de la feuille de droite à gauche.
CTRL+MAJ+(Afficher les lignes masquées dans la sélection.
CTRL+MAJ+& Insérer des bordures extérieures dans les cellules sélectionnées.
CTRL+MAJ+_ Supprime les bordures extérieures des cellules sélectionnées.
CTRL+SHIFT+~ Appliquer le format numérique général.
CTRL+SHIFT+$ Appliquer le format monétaire avec deux décimales (les nombres négatifs apparaissent entre parenthèses).
CTRL+MAJ+% Appliquer le format de pourcentage sans fractions.
CTRL+SHIFT+^ Appliquer le format de nombre exponentiel avec deux décimales.
CTRL+SHIFT+# Appliquer le format de date avec le jour, le mois et l'année.
CTRL+SHIFT+@ Appliquer le format de l'heure avec affichage des heures et des minutes et index AM ou PM.
CTRL+MAJ+ ! Appliquez un format numérique avec deux décimales, un séparateur de milliers et un signe moins (-) pour les valeurs négatives.
CTRL+MAJ+* Sélectionnez la zone actuelle autour de la cellule active (la zone de données limitée par des lignes vides et des colonnes vides).
CTRL+MAJ+» Copiez le contenu de la cellule supérieure dans la cellule ou la barre de formule actuelle.
CTRL+MAJ+signe plus (+) Affiche la boîte de dialogue Ajouter des cellules pour insérer des cellules vides.
CTRL+signe moins (-) Affiche la boîte de dialogue Supprimer les cellules pour supprimer les cellules sélectionnées.
CTRL+ ; Insérez la date actuelle.
CTRL+` Basculez entre l’affichage des valeurs de cellule et des formules dans la feuille de calcul.
CTRL+' Copiez la formule de la cellule supérieure dans la cellule ou la barre de formule actuelle.
CTRL+1 Afficher la boîte de dialogue Formater les cellules.
CTRL+2 Appliquer ou supprimer le style gras.
CTRL+3 Appliquer ou supprimer l'italique.
CTRL+4 Appliquer ou supprimer le soulignement.
CTRL+5 Texte barré ou supprimer le texte barré.
CTRL+6 Bascule entre masquer et afficher les objets.
CTRL+8 Afficher ou masquer les panneaux de structure.
CTRL+9 Masquer les lignes sélectionnées.
CTRL+0 Masquer les colonnes sélectionnées.
CTRL+A Sélectionnez la feuille entière.
Si la feuille de calcul contient des données, CTRL+A sélectionne la zone actuelle. Appuyer à nouveau sur CTRL+A sélectionne la feuille entière.
CTRL+B Appliquer ou supprimer le style gras.
CTRL+C Copie les cellules sélectionnées.
CTRL+D Utilise la commande Remplir pour copier le contenu et formater la cellule supérieure de la zone sélectionnée dans toutes les cellules inférieures.
CTRL+F Affiche la boîte de dialogue Rechercher et remplacer avec l'onglet Rechercher sélectionné.
MAJ+F5 affiche également cet onglet et MAJ+F4 répète la dernière action sur l'onglet Rechercher.
Le raccourci clavier CTRL+MAJ+F affiche la boîte de dialogue Format de cellule avec l'onglet Police sélectionné.
CTRL+G Affiche la boîte de dialogue Aller à.
La touche F5 affiche également cette boîte de dialogue.
CTRL+H Affiche la boîte de dialogue Rechercher et remplacer avec l'onglet Remplacer sélectionné.
CTRL+I Appliquer ou supprimer l'italique.
CTRL+K Affiche la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte pour les nouveaux hyperliens ou la boîte de dialogue Modifier le lien hypertexte pour un lien hypertexte sélectionné existant.
CTRL+L Affiche la boîte de dialogue Créer une table.
CTRL+N Crée un nouveau classeur vide
CTRL+O Affiche la boîte de dialogue Ouvrir un document pour ouvrir ou rechercher un fichier.
Le raccourci clavier CTRL+SHIFT+O sélectionne toutes les cellules contenant des commentaires.
CTRL+P Affiche l'onglet Imprimer dans le mode Microsoft Office Backstage, le mode Microsoft Office Backstage.
Le raccourci clavier CTRL+MAJ+P affiche la boîte de dialogue Format de cellule avec l'onglet Police sélectionné.
CTRL+R Utilise la commande Remplir à droite pour copier le contenu et formater la cellule la plus à gauche de la zone sélectionnée dans toutes les cellules à droite.
CTRL+S Enregistre le fichier de travail avec le nom de fichier actuel à l'emplacement actuel et dans le format existant.
CTRL+T Affiche la boîte de dialogue Nouvelle table.
CTRL+U Appliquer ou supprimer le soulignement.
Le raccourci clavier CTRL+SHIFT+U développe et réduit la barre de formule.
CTRL+V Colle le contenu du presse-papiers au point d'insertion et remplace la sélection. Fonctionne uniquement s'il y a un objet, du texte ou du contenu de cellule dans le presse-papiers.
Appuyer sur CTRL+ALT+V ouvre la boîte de dialogue Collage spécial. Il n'est disponible qu'après avoir copié ou coupé un objet, un texte ou le contenu d'une cellule dans une feuille de calcul ou un autre programme.
CTRL+W Ferme la fenêtre du livre sélectionné.
CTRL+X Supprime le contenu des cellules sélectionnées.
CTRL+Y Répète la dernière commande ou action, si possible.
CTRL+Z Utilise la commande Annuler pour annuler la dernière commande ou supprimer la dernière entrée saisie.

F1
Affichez le volet des tâches Aide de Microsoft Excel.
Le raccourci clavier CTRL+F1 affiche ou masque le ruban.
Le raccourci clavier ALT+F1 crée un graphique avec des données dans la zone actuelle.
Le raccourci clavier ALT+SHIFT+F1 ajoute une nouvelle feuille au classeur.

F2
Ouvre la cellule active pour modification et place le curseur à la fin du contenu de la cellule. Déplace également l'emplacement d'insertion vers la barre de formule si le mode d'édition de la cellule est désactivé.
Le raccourci MAJ+F2 ajoute ou modifie des commentaires dans une cellule.
Le raccourci clavier CTRL+F2 affiche le volet d'aperçu avant impression sous l'onglet Imprimer du mode Backstage.

F3
Affiche la boîte de dialogue Insérer un nom. Disponible uniquement si des noms ont été créés dans le classeur.
La combinaison de touches MAJ+F3 affiche la boîte de dialogue Insérer une fonction.

F4
Répète la dernière commande ou action, si possible.
Lorsqu'une référence de cellule ou de plage est sélectionnée dans une formule, vous pouvez utiliser la touche F4 pour basculer entre toutes les valeurs absolues et relatives possibles.
La combinaison de touches CTRL+F4 ferme la fenêtre du livre sélectionné.
Le raccourci clavier ALT+F4 ferme Microsoft Excel.

F5
Affiche la boîte de dialogue Transition.
La combinaison de touches CTRL+F5 restaure la taille de la fenêtre du classeur sélectionné.

F6
Bascule le point d'insertion entre les contrôles de feuille, de ruban, de volet des tâches et de zoom. Dans les feuilles fractionnées (menu Affichage, groupe Fenêtre, section Geler les volets, commande Fractionner la fenêtre), lorsque vous basculez entre les panneaux et une zone de ruban à l'aide de la touche F6, les volets fractionnés participent également à la commutation.
MAJ+F6 bascule le contrôle entre la feuille, les commandes de zoom, le volet des tâches et le ruban.
Si plusieurs classeurs sont ouverts, CTRL+F6 fait passer le point d'insertion à la fenêtre de classeur suivante.

F7
Affiche la boîte de dialogue Orthographe pour vérifier l'orthographe dans la feuille de calcul active ou la plage sélectionnée.
Si la fenêtre du classeur n'est pas agrandie, le raccourci clavier CTRL+F7 exécute la commande Déplacer. Utilisez les touches du curseur pour déplacer la fenêtre et appuyez sur ENTER ou ESC pour annuler.

F8
Entrée et sortie du mode de sélection. Lorsqu'elle est activée, la barre d'état affiche Développer la sélection et les touches fléchées élargissent la sélection.
Le raccourci clavier MAJ+F8 vous permet d'utiliser les touches fléchées pour ajouter des cellules non adjacentes ou une plage à une sélection.
Le raccourci clavier CTRL+F8 exécute la commande Taille (dans le menu Contrôle de la fenêtre du livre) si la fenêtre n'est pas agrandie.
Le raccourci clavier ALT+F8 affiche la boîte de dialogue Macro, qui vous permet de créer, exécuter, modifier et supprimer des macros.

F9
Calcule toutes les feuilles de tous les classeurs ouverts.
Le raccourci clavier MAJ+F9 calcule la feuille active.
Le raccourci clavier CTRL+ALT+F9 calcule toutes les feuilles de tous les classeurs ouverts, que des modifications y aient été apportées ou non depuis le dernier calcul.
Le raccourci clavier CTRL+ALT+MAJ+F9 vérifie les formules dépendantes, puis recalcule les cellules de tous les classeurs ouverts, y compris les cellules non marquées pour le calcul.
La combinaison de touches CTRL+F9 réduit la fenêtre du livre à une icône.

F10
Active et désactive les info-bulles (la même chose se produit lorsque vous appuyez sur la touche ALT).
Le raccourci clavier MAJ+F10 affiche un menu contextuel pour l'élément sélectionné.
Le raccourci clavier ALT+MAJ+F10 affiche les menus ou les messages du bouton de vérification d'erreur.
Le raccourci clavier CTRL+F10 agrandit ou restaure la fenêtre du classeur sélectionné à sa taille d'origine.

F11
Crée un graphique avec les données de la plage actuelle sur une feuille séparée.
La combinaison de touches MAJ+F11 insère une nouvelle feuille dans le classeur.
Le raccourci clavier ALT+F11 ouvre l'éditeur Microsoft Visual Basic pour Applications, dans lequel vous pouvez créer une macro dans VBA.

Bonne journée les amis !

J'ai décidé d'écrire une série d'articles dans lesquels je rassemblerai ceux intéressants que l'on trouve dans Excel ou décrits plus tôt parmi de nombreuses options. Cette fois, je souhaite concentrer votre attention sur eux, vous intéresser afin que vous puissiez pleinement comprendre leurs capacités et leur fonctionnement. Je voudrais vous présenter les avantages que vous apporte Connaissance de diverses fonctionnalités d'Excel.

Je pense que vous conviendrez avec moi qu'il existe de nombreuses choses apparemment petites qui nous permettent de réduire considérablement nos efforts et d'augmenter nos capacités. Voici les « astuces » intéressantes dont je veux vous parler :

1. Comment créer des feuilles cachées dans Excel

Vous aurez besoin de cette technique lorsque vous souhaitez supprimer une feuille Excel de la vue sans la supprimer physiquement. En fait, il peut y avoir de nombreuses raisons à cela, il s'agit simplement de cacher des informations afin qu'elles ne « restent pas dans les yeux », également de « tromper la protection » (dommages accidentels aux données par un utilisateur inexpérimenté), juste pour sauvegarder les informations, les utiliser, et ainsi de suite, comme il l'a dit, il y avait une voiture et un petit chariot.

Mais si vous avez vraiment besoin de cacher quelque chose pour qu'il ne reste aucune trace, alors vous devez utiliser les capacités de VBA, cela vous permettra de faire en sorte que seul celui qui l'a caché connaisse sa présence.

2. Générateur de nombres aléatoires dans Excel

C'est également l'une des propriétés et capacités intéressantes d'Excel. Une fonctionnalité très utile dans les cas où vous avez besoin d'obtenir beaucoup de numéros différents ou un seul numéro, mais de nature arbitraire, de mélanger et d'émettre des tâches dans un ordre aléatoire, et bien d'autres fonctionnalités utiles.

Générateur de nombres aléatoires dans Excel peut être fait en utilisant des fonctions RAND Et CAS ENTRE. Ces fonctions vous permettront de simuler un générateur de toute possibilité si vous respectez les bonnes conditions. Vous pouvez également générer des nombres à l'aide d'un module complémentaire AnalyseToolPack ce qui peut rendre votre travail beaucoup plus facile.

Vous pouvez trouver vous-même des moyens d’utiliser la génération de valeur et de nombres.

3. Comment remplacer les points par des virgules dans Excel

J'espère que vous avez aimé l'article et que vous l'avez trouvé utile !

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A bientôt !

Un économiste dépourvu de pensée indépendante est au mieux un comptable, au pire un caissier.