Applications et livres
Enregistrement des documents d'organisation 4.2.
Enregistrement de la correspondance entrante et sortante dans AS « journal des correspondances électroniques » La partie la plus importante du travail du secrétaire est l'enregistrement des documents. Elle consiste à enregistrer et à enregistrer les informations sur les documents sous une forme comptable afin d'assurer leur sécurité et de rechercher les informations nécessaires. La plus grande efficacité économique est obtenue lorsque
système centralisé
comptabilité, c'est-à-dire lorsque toutes les opérations d'enregistrement sont concentrées en un seul endroit, la centralisation de la comptabilité documentaire crée les conditions de leur enregistrement unique et de la mécanisation des opérations individuelles. Le système centralisé vous permet de créer un centre d'information unique de l'entreprise, ainsi que de maintenir un contrôle opérationnel sur un large éventail de documents. Dans le même temps, les unités structurelles sont libérées de nombreuses opérations de duplication. Les documents reçus d'organisations de niveau supérieur, les déclarations et plaintes de citoyens, la correspondance d'autres organisations nécessitant une décision ou une réponse et les documents de stockage permanent sont soumis à un enregistrement obligatoire. Ce groupe comprend également la documentation interne la plus importante - commandes, protocoles, rapports, etc. La correspondance précieuse et enregistrée est également enregistrée Une liste spéciale doit être établie pour les documents non soumis à enregistrement. La liste des documents non enregistrés comprend : les documents envoyés pour information ; documentation primaire
comptabilité tous les documents enregistrés dans les services fonctionnels dans des formulaires comptables spéciaux, etc. La liste des documents non soumis à enregistrement est approuvée par le chef de l'établissement et figure en annexe dans les instructions de gestion du bureau. Un travail rationnel sur
enregistrement des documents
Dans les organisations comptant un grand nombre de correspondants, des codes de correspondant peuvent être utilisés.
En règle générale, les documents administratifs internes et les protocoles contenant des enregistrements individuels ne reçoivent que des numéros de série du début de l'année à titre d'index. Les documents d'initiative et de réponse ont un index qui est attribué au document d'initiative puis transféré au document de réponse.
En pratique, les plus répandues sont 2 formes d'enregistrement de documents : carte et magazine.
Avec le mode d'enregistrement au journal, un même document est pris en compte plusieurs fois lors de son passage par les autorités (par le bureau, le service, etc.), ce qui entraîne des pertes notables de temps de travail. Lors de son utilisation, il est impossible de mécaniser les processus de comptabilité, de travail de référence et de contrôle d'exécution. Par conséquent, le système de journal ne peut être utilisé efficacement que dans les organisations ayant un faible flux de documents - jusqu'à 1 000 documents par an, ainsi que pour la comptabilité. types spéciaux documents nécessitant une sécurité particulière.
Le formulaire de carte permet d'appliquer le principe de l'inscription unique en remplissant sur une machine à écrire le nombre de cartes requis pour chaque document. De plus, plusieurs personnes peuvent conserver des enregistrements sur des cartes en même temps. L'avantage de cette méthode est également la possibilité de mécaniser les processus de travail avec les cartes, de leur remplissage à leur tri.
Le nombre de copies de cartes créées pour chaque document est déterminé par son contenu et son itinéraire de déplacement. Les documents d'initiative et de réponse, liés par un index unique, sont enregistrés sur une seule carte, c'est-à-dire que les données du document de réponse seront enregistrées dans la carte sur laquelle le document d'initiative a été précédemment enregistré.
Après enregistrement des documents, les fiches d'enregistrement sont placées dans des dossiers de contrôle, d'enregistrement et d'information, qui constituent la base de l'appareil de référence des documents officiels.
Le dossier de référence est divisé en 2 parties : les documents non exécutés et exécutés. La première partie du fichier permet de rechercher un document en cours d'exécution par correspondants, exécuteurs testamentaires ou délais. La deuxième partie est construite selon un schéma de production et d'industrie, reflétant l'orientation, les fonctions, les enjeux et les domaines de travail de cette organisation. La nomenclature des cas peut servir de schéma de systématisation des fiches. Un tel classeur doit couvrir la totalité de la documentation enregistrée entrante, sortante et interne d'une organisation ou d'une unité structurelle. La principale fonctionnalité de recherche d'un document est son contenu. Les sections et rubriques du fichier correspondront aux sections et articles de la nomenclature des affaires. L'ordre des divisions des dossiers est également déterminé par la nomenclature des dossiers.
Les fiches des sections de la première partie, au fur et à mesure que les documents sont complétés, avec les marques nécessaires apposées dessus, sont déplacées vers la section et l'en-tête correspondants de la deuxième partie du fichier. Pour certains groupes spécifiques de documents, vous pouvez créer des classeurs séparés, par exemple des classeurs de commandes.
Pour résumer : parce que la partie la plus importante Le travail du secrétaire est l'enregistrement des documents, qui consiste à enregistrer et à enregistrer les informations sur les documents sous une forme comptable afin d'assurer leur sécurité et de rechercher les informations nécessaires, il est alors nécessaire de maîtriser parfaitement cette procédure.
04.02.2016
Enregistrer la correspondance sur un ordinateur présente un certain nombre d'avantages incontestables par rapport aux revues non électroniques conventionnelles. En voici quelques-uns qui simplifient considérablement l’enregistrement des documents et augmentent l’efficacité de la gestion interne des documents de l’entreprise.
1. Unis système d'aide. Les répertoires initialement générés (des salariés, des types de correspondance, des destinataires, etc.) permettent de les utiliser efficacement dans le futur : ils éliminent les interprétations ambiguës valeurs identiques, sont utilisés lors de la recherche et de la sélection des documents selon certains critères (documents pour un contractant spécifique, par type de correspondance, par nomenclature des dossiers, etc.), et sont utilisés dans le rapport final sur le travail de bureau.
2. Documents entrants et sortants(correspondance) se trouve dans un seul classeur, contrairement aux différents journaux papier lors de l'inscription régulière. Ce classeur peut avoir une taille illimitée (par rapport aux journaux ordinaires) et stocker des documents pour toute l'histoire de l'entreprise. Cela vous permet de trouver rapidement documents nécessaires dans les archives électroniques.
3. Possibilité de stockage dans fichier de correspondance électronique des copies de documents papier (scannés, fichiers électroniques, signé avec signature numérique ( signature électronique). Lors de l'utilisation collective d'un tel journal de correspondance électronique (en réseau informatique entreprise) chaque collaborateur, selon son niveau d'accès (rôle), peut avoir un accès instantané au document entrant/sortant enregistré souhaité, ainsi qu'à son copie électronique. À en utilisant la signature numérique Au sein de l'entreprise, il existe la possibilité d'éliminer les supports papier conventionnels, ce qui réduit considérablement les coûts financiers.
4. Contrôle de l'exécution des documents entrants. L'efficacité par rapport à un chargeur classique est également évidente. Il s'agit de la rapidité de sélection des documents sous contrôle, de la capacité d'effectuer non seulement le contrôle en cours, mais aussi le contrôle préliminaire (pour les périodes futures). Détails sur le suivi de l'exécution de la correspondance entrante
5. Impression des documents de sortie : registres de correspondance enregistrée entrante/sortante, registres de documents sous contrôle (ayant des délais), résolution de document, carte d'enregistrement, informations sur le mouvement d'un document. Dans tous les cas, lors de l'impression de documents, utilisez modèles prêts à l'emploi. Cela vous permet de mode automatique Recevez des documents prêts en quelques secondes.
Les avantages ci-dessus des revues électroniques par rapport aux revues papier sont loin d’être complets.
Le but de cet article est de présenter au lecteur les capacités du programme AS "" lors de l'enregistrement des documents entrants/sortants. Les avantages décrits ci-dessus y sont également mis en œuvre.
Au programme Journal de correspondance électronique l'enregistrement des documents entrants et sortants est effectué dans le dossier documentaire. L'activation du mode fichier de document électronique s'effectue en sélectionnant l'élément de menu principal du programme « Inscription - Fichier de document » : 
Aspect du fichier document AS Le journal de correspondance électronique ressemble à : 
Interface de fichier de document détaillé (objectif éléments individuels barres d'outils de classeur, menu contextuel fiches, tableau de données) est décrit dans le manuel d'utilisation aux paragraphes 3.2.1 - 3.2.3. ().
Pour enregistrer un document entrant ou sortant dans le fichier électronique de documents de l'AS « Journal électronique des correspondances », vous devez cliquer sur le bouton « Fonctions - Nouveau » de la barre d'outils. Le programme ouvrira une fenêtre pour l'enregistrement des documents : 
En fonction de la sélection du champ « Classement des correspondances », l'enregistrement du document entrant ou sortant se poursuivra.
Pour un document entrant, la carte d'enregistrement comporte apparence:
Après avoir saisi les informations sur le document entrant/sortant dans la carte d'enregistrement, pour terminer l'enregistrement du document, vous devez cliquer sur le bouton « Enregistrer F2 » dans la barre d'outils (il y a manière alternative sauvegarde des documents - touche du clavier F2).
Après avoir enregistré le document, les informations le concernant seront reflétées dans le tableau de données du classeur électronique.
Plus informations détaillées pour l'enregistrement de la correspondance dans le programme AS Electronic Correspondence Journal, voir le Guide de l'utilisateur, paragraphe 3.2.4-3.2.10 (
Le programme est conçu pour enregistrer et conserver la correspondance entrante et sortante et documents internes(ordres, instructions, etc.) de l'organisation.
Capacité à gérer plusieurs organisations.
Possibilité de configurer les droits d'accès pour chaque utilisateur pour documenter les journaux. Vous pouvez attribuer le mode « Voir uniquement vos documents » à l'utilisateur. Vous pouvez lier jusqu'à 5 utilisateurs à un document.
Le programme dispose de fonctions d'envoi de notifications par e-mail avec la possibilité de lier des fichiers, de stocker des messages et de les rechercher.
Intégration possible avec serveur gratuit Téléphonie IP Astérisque.
Le programme prend en charge mode réseau travail.
Afficher en entier &darr,
Enregistrement des documents d'organisation Télécharger >>> démarrage sécurisé gratuit DOUX
5 2017-01-23 18:59:32
Merci pour le programme. Je l'ai installé il y a deux mois dans notre bureau, les secrétaires sont très contentes, comme si elles y avaient toujours travaillé. Recherche, contrôle des délais, rapports, stockage des scans, tout est très pratique.
5 2016-08-27 13:24:05
Cher Vasyan, c'est tout fonctionnalité Les programmes sont décrits en détail dans le guide de l'utilisateur sur le site Web du programme. Si le programme manque de fonctionnalités ou si, à votre avis, quelque chose ne fonctionne pas correctement, vous pouvez envoyer vos souhaits à. [email protégé], nous essaierons de les implémenter dans les versions futures. Si vous avez besoin de fonctionnalités avancées, elles peuvent toujours être réalisées sur commande.
2 2016-08-02 17:29:53
Merci! Très confortable et bon programme!
5 2016-03-25 11:59:02
J'ai beaucoup aimé le programme d'enregistrement des documents d'organisation 4.0, tout fonctionne sans problème et, surtout, c'est pratique. Merci.
5 2015-06-17 10:46:48
Programme normal, tout fonctionne, très pratique, j'ai essayé beaucoup de programmes avant, j'en cherchais des gratuits (en fait programmes gratuits pas assez) tout est clair ici, vous pouvez joindre des fichiers, ce qui est inestimable. Surtout, vous n’avez pas de secrétaire dans votre équipe. je lui donne un 5
5 2015-05-19 22:20:05
Vous pouvez envoyer le texte exact de l'erreur à [email protégé]. Nous vous enverrons par e-mail des recommandations sur la manière de résoudre l'erreur. Certaines solutions aux problèmes sont décrites dans la section Support du site Web des développeurs, sous-section Solution problèmes possibles lors de l'installation et de l'exploitation de programmes et de bibliothèques. Toute question concernant l'installation ou le fonctionnement des programmes peut être posée par e-mail ou par numéro de téléphone indiqué sur le site Web du programme.
J'ai téléchargé le programme et les bibliothèques. Je l'ai installé au travail avec l'aide de l'administrateur système sur le serveur. Après 2 semaines de travail, le programme a commencé à fonctionner beaucoup plus lentement, à se bloquer de plus en plus souvent (écrit quelque chose). comme : Passage à un nombre de lignes invalide). Le blocage ne peut être résolu qu'en redémarrant l'ordinateur.
J'ai téléchargé le programme, tout va bien, MAIS pour une raison quelconque, il ne s'ouvre pas ! Il n’y a aucun moyen, il n’écrit rien, il ne se passe rien et c’est tout ! ((
Enregistrement des documents– attribuer un numéro d'enregistrement au document et saisir les données relatives au document dans le formulaire d'enregistrement et de comptabilité.
Numéro d'enregistrement du document(index d'enregistrement des documents) - une désignation numérique ou alphanumérique attribuée à un document lors de son enregistrement.
Formulaire d'inscription et de comptabilité- document (carte, magazine), comprenant formulaire électronique, utilisé pour enregistrer les informations du document à des fins de comptabilité, de récupération et de contrôle.
Que. enregistrement – confirmation du fait de création ou de réception d’un document dans certaine heure(jour) en le saisissant dans le formulaire d'inscription, en attribuant un numéro et en enregistrant les données de base sur le document, ce qui vous permet de créer une base de données de tous les documents de l'organisation pour un contrôle ultérieur, un travail d'information et de référence. Comme il ressort de la définition, l'enregistrement donne principalement force juridique document, parce que enregistre le fait de sa création ou de sa réception. Tant que le document n'est pas enregistré, n'a pas reçu son numéro, il n'est pas formalisé et ne semble pas encore exister. Par exemple, commande, résolution, etc. Si le document reçu n'est pas enregistré, l'organisation n'en est pas responsable, car la réception n'a pas été confirmée.
La procédure d'inscription a trois objectifs :
Tous les documents nécessitant un enregistrement, une exécution et une utilisation à des fins de référence, quel que soit le mode de réception, sont soumis à enregistrement.
Les documents sont enregistrés auprès de l'organisation une fois: créé - le jour de la signature ou de l'approbation, reçu - le jour de la réception. Lors de l'enregistrement des documents entrants, la date et l'index de réception sont indiqués dans le cachet d'enregistrement.
Lorsqu'un document enregistré est transféré d'un service à un autre, il n'est pas réenregistré.
Chaque document classé comme enregistré reçoit son propre numéro d'enregistrement. Il ne correspond pas et est nettement plus petit que le numéro de série inclus dans la marque de réception du document au sein de l’organisation.
L'enregistrement des documents internes est généralement effectué de manière décentralisée par groupes de documents - en divisions structurelles, où ils sont créés et conçus. Par exemple, les documents comptables sont enregistrés au service comptable, les commandes pour les activités principales - au bureau, pour le personnel - au service du personnel.
À formulaire de carte pour l'enregistrement des documents Des fiches d'enregistrement et de contrôle des documents sont créées, qui sont constituées en classeurs en fonction des tâches conformément aux classificateurs utilisés.
L'utilisation de cartes pour l'enregistrement augmente considérablement l'efficacité de la recherche d'un document et réduit en même temps la complexité du processus d'enregistrement par rapport à un formulaire de journal.
En règle générale, les classeurs indépendants suivants sont constitués :
Fichiers de contrôle et de référence sont divisés en deux parties : pour les documents non exécutés et exécutés. La première partie du classeur est utilisée pour enregistrer et rechercher des informations sur les documents lors de leur exécution et peut remplir une fonction de contrôle. Les fiches qu'il contient peuvent être systématisées par interprètes, divisions structurelles, correspondants et délais d'exécution des documents. Au fur et à mesure de l'exécution des documents, les fiches sur lesquelles sont apposées les marques nécessaires sont déplacées de la première partie du fichier vers les sections et titres correspondants de la deuxième partie. La deuxième partie du classeur sert à rechercher les documents déjà exécutés. Les fiches de cette partie du fichier peuvent être systématisées par questions, correspondants, liste de cas, etc.
Pour une divulgation plus complète du contenu des documents, fiches thématiques (codification), dans lequel :
- une fiche distincte est établie pour chaque question, sujet contenu dans le texte du document, ainsi un document, selon le contenu, peut être rédigé sur plusieurs fiches ;
- les informations sont systématisées conformément aux rubriques du système interne classificateur des questions liées aux activités de l’organisation.
Les fichiers de cartes thématiques sont utilisés uniquement à des fins de référence ; ils ne sont pas utilisés comme fichiers de contrôle.
La forme de la carte d'enregistrement et de contrôle et l'emplacement des détails qu'elle contient peuvent être déterminés au sein de l'organisation elle-même et enregistrés dans les instructions de travail du bureau. Le formulaire de carte grise suivant est souvent utilisé au format A5 (148x210 mm) ou A6 (105x148 mm) :
affronter
revers
Riz. 1.
Formulaire d'inscription et carte de contrôle du dossier terminologique
Formulaire d'enregistrement de document automatisé (électronique) effectué à l'aide d'un spécial logiciel, qui est installé sur un ordinateur personnel (ou sur un serveur et ordinateurs personnels, réunis en réseau).
Lors de l'utilisation d'un formulaire d'inscription automatisé, les informations sur le document sont saisies dans une carte électronique d'enregistrement et de contrôle stockée dans la base de données. L'ensemble des détails et le type de carte d'enregistrement et de contrôle dans différents systèmes logiciels peut être différent. Une copie peut être produite à la fois formulaire d'inscription comme tableau d'assurance (impression d'une carte d'immatriculation et de contrôle).
Le formulaire d'inscription automatisé est actuellement largement utilisé dans de nombreuses organisations, car... elle a un numéro des avantages significatifs par rapport aux formulaires d'inscription sur journal et sur carte, à savoir :
- recherche rapide documents pour tous détails ou détails de la carte d'enregistrement et de contrôle ;
- génération automatique de rapports, de résumés, réalisation de travaux de référence et d'analyse sur les documents ;
- contrôle automatique de l'exécution des documents ;
- la possibilité d'enregistrer simultanément des documents sur plusieurs lieux de travail ;
- la possibilité d'organiser l'enregistrement décentralisé des documents dans les divisions structurelles avec l'intégration des informations sur tous les documents dans une base de données et dans d'autres.
Une organisation peut développer indépendamment un programme d'enregistrement de documents, mais le plus souvent, des programmes prêts à l'emploi sont utilisés. produits logiciels- les systèmes gestion électronique des documents, vous permettant d'automatiser tous les travaux avec les documents, en commençant par la création d'un projet ou l'enregistrement d'un document et en terminant par l'achèvement de l'exécution ou l'envoi du document à une autre organisation.
Informations Complémentaires:
- réception et traitement initial des documents reçus par l'organisation ;
- examen préliminaire des documents par le service de gestion des documents ;
- travaux d'information et de référence sur les documents de l'organisation ;
_____
1 GOST R 7.0.8-2013. Système de normes pour l'information, la bibliothèque et l'édition. Tenue de dossiers et archivage. Termes et définitions. - Entrer. 01/03/2014. - M. : FSUE "Standardinform", 2014. - Article 84.
2 Idem. - Point 85.
3 Idem. - Point 86.
4 Kouznetsov S.L. Technologies modernes support documentaire gestion : 2e édition, révisée et augmentée. – M. : Maison d’édition « TERMIKA », 2014 – 288 p.
5-7 Idem.
8 Système d'État support documentaire pour la direction. Dispositions de base. Exigences générales aux documents et aux services de support documentaire. Approuvé par le conseil d'administration des Archives principales de l'URSS le 27 avril 1988 - Section 3.2.1.
9 Idem. – Article 3.2.1.
10 Kouznetsov S.L. Technologies modernes pour le support documentaire de la gestion : manuel de formation pour les universités / Éd. prof. TV. Kouznetsova. – M. : Maison d'édition MPEI, 2010. – 232 p.
11 Idem.
12 Instructions standards sur le travail de bureau dans les autorités exécutives fédérales, approuvé par arrêté du ministère de la Culture et communications de masse Fédération de Russie du 8 novembre 2005 n° 536. – M., 2006. [force perdue sur la base de l'arrêté du ministère de la Culture et des Communications de la Fédération de Russie du 11 mai 2010 n° 260] – Clause 4.1.8.
13 Kouznetsov S.L. Technologies modernes pour le support documentaire de la gestion : 2e édition, révisée et augmentée. – M. : Maison d'édition « TERMIKA », 2014 – 288 p.
14 Système étatique d'appui documentaire à la gestion. Dispositions de base. Exigences générales pour les documents et les services de support documentaire. Approuvé par le conseil d'administration des Archives principales de l'URSS le 27 avril 1988 - Section 3.2.2.
15 Organisation du travail avec des documents : Manuel / Ed. prof. VIRGINIE. Kudryaeva. – 2e éd., révisée. et supplémentaire – M. : INFRA-M, 2002. 592 p.
16 Idem.
17 Kouznetsov S.L. Technologies modernes pour le support documentaire de la gestion : 2e édition, révisée et augmentée. – M. : Maison d'édition « TERMIKA », 2014 – 288 p.
La reproduction ou l'utilisation de toute pièce est interdite de ce document par quelque moyen que ce soit (graphique, électronique ou mécanique, y compris la photocopie, l'enregistrement, le transfert sur bande magnétique ou sur des systèmes de stockage et de récupération d'informations) sans l'autorisation du détenteur des droits d'auteur - TERMIKA LLC. Pour obtenir l'autorisation, veuillez nous contacter par e-mail :