Courrier d'entreprise : archivage des messages entrants et sortants. Un exemple de redondance. Exigences pour les systèmes d'archivage

28.05.2019

L'archivage ou le cliché instantané de tous les e-mails d'entreprise entrants et sortants signifie la création automatique d'une copie de chaque message arrivant de/vers une adresse, quelles que soient les actions du destinataire/expéditeur. La copie est généralement effectuée dans une boîte aux lettres distincte sur le domaine d'entreprise, en laissant les en-têtes De, À et corps comme originaux. Si nécessaire, il est possible de séparer les flux d'archives selon certains critères, par exemple en copiant le courrier des employés de différents services vers des adresses différentes.

À quelles fins une entreprise peut-elle exiger l'archivage de toute la correspondance dans le courrier d'entreprise ?

Contrôle des actions des employés

La fonctionnalité d'archivage du courrier la plus populaire. Ayant accès à des copies de toute la correspondance des subordonnés, le manager peut à tout moment restaurer, par exemple, l'historique de la correspondance avec un client et s'assurer de la responsabilité avec laquelle l'employé s'acquitte de ses tâches. Une réponse à la lettre du client a-t-elle été envoyée ? La réponse a-t-elle été rapide (les copies conservent la date et l'heure d'origine du message) ? L'e-mail de l'employé était-il pertinent et complet ? Enfin, était-il simplement poli envers l’entrepreneur/client ?

Une propriété particulièrement utile du cliché instantané est que l'employé lui-même est incapable d'influencer quelles lettres finiront dans les archives et lesquelles ne le seront pas - tout est copié quels que soient ses désirs ou ses actions. C'est-à-dire qu'il peut supprimer un message « gênant » dans sa boîte aux lettres et vider la corbeille et même formater le disque dur de son ordinateur, mais le message dans l'archive restera intouchable.

Le contrôle de la correspondance sociale des salariés peut être exercé soit par le dirigeant lui-même, par un spécialiste du service de sécurité de l'entreprise (s'il en existe un), soit par toute autre personne responsable, selon les cas.

Possibilité de restaurer la correspondance

Si l'accès au courrier s'effectue via le protocole POP3 et que les messages sont stockés sur les ordinateurs des utilisateurs, il est très probable que toute correspondance sera perdue en cas de panne du disque dur ou d'infection par un virus. Dans ce cas, la restauration à partir des archives assurera la reprise rapide de la correspondance professionnelle, de la clientèle et du processus métier dans son ensemble.

Archivage du courrier d'un point de vue juridique

Afin d’éviter les conflits juridiques et les éventuelles réclamations des salariés, il est conseillé de documenter le droit de l’employeur d’archiver, de copier et de traiter ultérieurement tout message dans le courrier professionnel de l’employé. Cela peut être fait en ajoutant une clause correspondante au contrat de travail ou, si l'entreprise a pour habitude de signer un contrat/obligation/accord supplémentaire sur la non-divulgation des secrets commerciaux, alors dans ce document. De cette façon, le processus de création et de sauvegarde d’une copie de tout message provenant de la correspondance d’un employé acquerra un statut juridiquement significatif.

Mise en œuvre technique de la copie de la correspondance

De la manière la plus simple et la plus pratique, l'archivage peut être mis en œuvre à partir du site d'hébergement des services de messagerie de l'entreprise. Le client formule les conditions dans lesquelles une copie de certains (ou de la totalité) des messages de certains (ou de la totalité) des salariés doit être créée, et le prestataire, l'hébergeur de messagerie, configure son équipement en conséquence. Pour accéder aux archives de correspondance, le moyen le plus universel consiste à copier les messages dans une boîte aux lettres spécialement désignée.

Si l'employé responsable a accès à cette boîte aux lettres via le protocole IMAP, il est possible de trier les copies des messages dans des dossiers. Par exemple, une structure hiérarchique :

employé 1
- entrant
- sortant

employé 2
- entrant
- sortant

employé 3
- entrant
- sortant

Dans la plupart des cas, cela est largement suffisant. L'utilisateur de la copie box doit seulement s'assurer qu'elle ne déborde pas et que les limites de quota pour le volume maximum occupé par les messages ou leur nombre maximum ne sont pas dépassées.

Conclusion

Contrôler la messagerie d'entreprise grâce à l'archivage (copie instantanée) est un moyen puissant de protection contre les fuites de secrets commerciaux, un moyen de surveiller et d'évaluer les performances des employés, ainsi que de créer une copie de sauvegarde en cas de panne matérielle ou logicielle. Il est difficile de surestimer l'importance du courrier d'entreprise dans les processus métiers d'une entreprise moderne ; l'archivage donne au gestionnaire un moyen puissant de suivi de ses flux.

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Introduction

Aujourd’hui, chaque entreprise utilise le courrier électronique comme l’un des principaux moyens de communication commerciale. Dans le même temps, dans les grandes entreprises, le volume quotidien de correspondance peut atteindre des dizaines ou des centaines de gigaoctets. Tous ces messages sont stockés dans des dossiers de clients de messagerie personnels des employés, qui « gonflent » simplement avec le temps. En conséquence, la direction doit faire un choix : mettre en œuvre une solution spéciale pour l'archivage et le stockage centralisés de la correspondance d'entreprise ou essayer d'ignorer le problème. Il convient de noter que dans certains cas, la nécessité d'une solution centralisée peut être dictée par les réglementations en vigueur, même si pour la Russie, il s'agit d'une situation plutôt rare. De plus, le service de sécurité informatique de l’organisation et les services commerciaux peuvent bénéficier de nombreux avantages en utilisant une solution spécialisée. De plus, on estime partout dans le monde qu'une infrastructure informatique fonctionnant efficacement devrait dans tous les cas inclure une archive centralisée du courrier d'entreprise.

Cette recherche est le premier projet public russe visant à étudier le problème de l'archivage centralisé des e-mails dans un environnement d'entreprise. L'étude vise à identifier les points de vue des organisations russes sur le problème de la collecte et du stockage des messages électroniques, à étudier les avantages de l'utilisation d'une solution spécialisée et les exigences que les entreprises imposent à de tels produits. De plus, l'étude nous permet de connaître les projets des entreprises russes d'introduire des archives d'entreprise centralisées dans leur infrastructure informatique.

Conclusions générales

Seulement 14 % des personnes interrogées utilisent des solutions spécialisées pour archiver le trafic de courrier électronique, tandis que 86 % des entreprises ferment simplement les yeux sur le problème.
La sécurité informatique interne (protection contre les initiés et les fuites, enquête sur les incidents) figure en tête parmi tous les avantages qu'une entreprise peut tirer de la mise en œuvre d'une archive centralisée de la correspondance d'entreprise.
Aux yeux des entreprises russes, une archive idéale est un produit automatisé, sûr, productif et doté de riches fonctionnalités analytiques.
La majorité des personnes interrogées (62 %) sont convaincues de la nécessité d'archiver non seulement le trafic de courrier électronique, mais également l'ensemble du trafic Internet. Cela contribue à créer un système complet de protection contre les fuites et les initiés.
Le marché russe des outils d'archivage du trafic de courrier s'attend à une croissance significative. 31 % des personnes interrogées envisagent de mettre en place des archives centralisées en 2006 et 2007, et 26 % - en 2008-2009. Ainsi, de 2006 à 2009, plus de la moitié des entreprises interrogées (57%) vont se doter d'archives centralisées.

Méthodologie de recherche

L'étude a été réalisée pendant la période du 15/08 au 10/01/2006. Le processus de collecte de données statistiques primaires a impliqué 137 répondants qui ont rempli des questionnaires en ligne sur le site CNews.ru. Les questions de l'enquête et les résultats de la recherche ont été préparés par le centre d'analyse InfoWatch. Les données ci-dessous sont arrondies au nombre entier le plus proche, sauf indication contraire explicite.

Portrait du répondant

Sur la fig. La figure 1 présente un portrait des répondants selon le nombre de lieux de travail informatisés dans l'organisation. La plus grande partie des entreprises interrogées (43 %) disposent de moins de 500 postes de travail informatisés. La part des organisations de taille moyenne (501-1 000 places) représentait 29 % des organisations interrogées. Les représentants des grandes entreprises constituaient deux segments supplémentaires : 16 % (1 001-5 000 places) et 12 % (plus de 5 000 places).

Figure 1

Le diagramme suivant (Fig. 2) montre la répartition des répondants par profession. La plus grande partie des organisations interrogées travaille dans le domaine des télécommunications et de l'informatique (36 %). Les services financiers et les assurances représentaient 22 % des répondants ; pour les ministères et départements - 17%, le complexe des combustibles et de l'énergie - 13% et les autres secteurs de l'économie (commerce, production) - 12%.

Figure 2

L'archivage de la correspondance en pratique

La première question principale du centre d'analyse InfoWatch visait à savoir comment les entreprises russes résolvent concrètement le problème de l'archivage des courriers électroniques. En d’autres termes, utilisent-ils déjà des archives centralisées spéciales ou ignorent-ils simplement le problème, le laissant à leurs employés ou même au hasard.

Sur la fig. La figure 3 montre la répartition des réponses à la question de savoir comment l'organisation résout le problème de la collecte et du stockage de la correspondance d'entreprise. Il s'est avéré que seulement 14 % des personnes interrogées utilisent des solutions spécialisées, tandis que 86 % des entreprises se mettent simplement la tête dans le sable. Parmi ceux-ci, 49 % des organisations estiment que chaque collaborateur doit « s'en sortir » tout seul : faire des copies de sauvegarde sur CD, vider les dossiers dans le client de messagerie, télécharger des messages sur le disque dur, etc. Enfin, 37% des 86% préfèrent ignorer complètement le problème.

Figure 3

Comme le soulignent les experts de CNews Analytics, cette répartition des réponses suscite de sérieuses inquiétudes, puisque dans près de la moitié des entreprises (49 %) le problème de la collecte et du stockage de la correspondance d'entreprise est résolu, en fait, par des méthodes « faites maison ». Le fait que le personnel archive et sauvegarde lui-même ses communications crée des risques dangereux de fuite d'informations confidentielles si l'archive ou la sauvegarde est compromise. De plus, le personnel passe son temps à effectuer des opérations qui ne sont tout simplement pas couvertes par les descriptions de poste, et souvent les employés n'ont tout simplement pas les qualifications nécessaires pour exécuter des fonctions traditionnellement attribuées au service informatique.

Selon le centre d'analyse InfoWatch, les entreprises russes sont encore aujourd'hui à « l'âge de pierre » en termes de collecte et de stockage de la correspondance d'entreprise. De plus, aucun obstacle à la mise en œuvre d'outils spécialisés ne peut constituer une raison suffisante pour confier la responsabilité de la création des archives d'entreprise aux employés de bureau ou même pour tenter de fermer les yeux sur le problème. Il est évident qu'avec l'informatisation croissante des organisations nationales, l'accumulation et la préservation des messages électroniques deviendront une tâche de plus en plus importante. Chaque organisation devra résoudre ce problème, d’une manière ou d’une autre.

Incitations à utiliser les archives centrales

L'un des résultats les plus importants de l'étude a été l'identification des avantages que les entreprises peuvent tirer de l'utilisation d'archives centralisées de la correspondance d'entreprise. A priori, les experts d'InfoWatch ont identifié 5 raisons principales pour lesquelles les organisations utilisent des solutions spécialisées pour collecter et stocker des messages électroniques.

Certaines lois, normes et autres réglementations obligent les entreprises à créer et à conserver des archives de courrier électronique. Par exemple, la norme de sécurité informatique de la Banque de Russie (STO BR IBBS-1.0-2006), la loi russe « Sur l'archivage dans la Fédération de Russie », les lois américaines SOX (Sarbanes-Oxley Act de 2002) et HIPAA (Health Insurance Loi sur la portabilité et la responsabilité), etc.
L'analyse de tous les messages entrants et sortants est une méthode efficace pour enquêter sur tout incident d'entreprise, notamment dans le domaine de la sécurité informatique et de la fraude financière ;
Une entreprise peut intégrer un stockage centralisé avec un système complet de protection contre les fuites d'informations confidentielles et, ainsi, augmenter l'efficacité de ce système ;
Une archive de courrier centralisée résout le problème de la sauvegarde des messages électroniques, que autrement chaque employé doit résoudre de manière indépendante ;
En cas de réclamations légales contre l'entreprise et après un audit externe indépendant, des lettres authentiques des archives de l'entreprise peuvent servir de preuve devant le tribunal ;
La possibilité d'effectuer des sélections spécifiques à partir d'un référentiel de correspondance permet de résoudre de nombreux problèmes métiers dans le domaine du marketing, des ventes, etc.

Les spécialistes de CNews Analytics notent que dans les pays de l'Union européenne et d'Amérique du Nord, les entreprises et les agences gouvernementales sont simplement tenues de créer des archives centralisées, puisque ces exigences sont inscrites dans la loi ou la réglementation. Cependant, en Russie, la situation est quelque peu différente : la charge réglementaire est beaucoup plus légère, même si certaines lois et normes dans le domaine de la collecte et du stockage des messages existent toujours. Pour plus de commodité, les normes les plus populaires sont regroupées dans le tableau ci-dessous (voir tableau 1).

tableau 1

Lois et réglementations dans le domaine de la collecte et du stockage de la correspondance d'entreprise

Nom	Portée	Exigences
Accord de Bâle II (« Convergence internationale de la mesure et des normes de fonds propres : nouvelles approches »)	Toutes les banques d'Europe et de Russie, ainsi que les plus grandes banques américaines (en Russie depuis 2009)	Créer des archives de correspondance électronique avec la possibilité de réaliser des échantillons analytiques et de garantir l'authenticité des messages stockés
Norme de la Banque de Russie : « Assurer la sécurité des informations des organisations du système bancaire de la Fédération de Russie. Dispositions générales » (STO BR IBBS-1.0-2006), §8.2.6.4	Toutes les banques russes, y compris la Banque centrale (la norme est toujours de nature consultative)	§8.2.6.4 : « Les courriers électroniques doivent être archivés. Les archives ne doivent être accessibles qu'à l'unité (personne) de l'organisation chargée d'assurer la sécurité des informations. Les modifications apportées aux archives ne sont pas autorisées. L’accès aux informations des archives devrait être limité.
Loi fédérale « sur l'archivage dans la Fédération de Russie »	Tous les organismes gouvernementaux, les collectivités locales de l'arrondissement communal et de l'arrondissement urbain	Créez des archives pour stocker, compiler, enregistrer et utiliser des documents d'archives, y compris les courriers électroniques. Restreindre l'accès à ces informations, quelle que soit leur forme de propriété, si elles constituent un secret d'État ou un autre secret protégé par la législation de la Fédération de Russie.
Directive européenne sur la conservation des données	Toutes les entreprises de télécommunications exerçant leurs activités dans l'Union européenne	Archiver et conserver pendant au moins un an toutes les informations transmises via les canaux de communication électroniques : e-mails, conversations sur téléphones mobiles et filaires, documents fax, etc.
Loi SOX (Loi Sarbanes-Oxley de 2002), §802	Toutes les sociétés publiques cotées à la bourse américaine	Recueillir, archiver et conserver la correspondance électronique de l'entreprise pendant au moins sept ans. L'authenticité des communications électroniques doit être garantie et des mécanismes doivent être mis en œuvre pour permettre un échantillonnage des archives en vue de mener une analyse rétrospective à grande échelle.
HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996), règle de sécurité et de confidentialité	Tous les organismes médicaux, d’assurance et financiers qui traitent des informations sensibles sur la santé	Chaque organisation doit conserver toute sa documentation électronique pendant au moins 6 ans à compter de la date de création ou de dernière utilisation.
Règle SEC 17a-4.	Toutes les sociétés financières publiques cotées à la bourse américaine	Stockez la correspondance avec les clients dans une base de données distincte. Cette base de données doit respecter des normes sur des paramètres tels que la recherche et la vérification des informations, le support et l'archivage. De plus, l'authenticité des messages électroniques stockés dans la base de données doit être assurée.

Ainsi, le fardeau réglementaire des organisations russes est faible : les agences gouvernementales sont soumises à la loi fédérale « sur l'archivage dans la Fédération de Russie », les sociétés financières sont soumises à l'accord de Bâle II et aux normes de la Banque centrale, et toutes les autres organisations sont confrontées à des lois étrangères. uniquement lors de la réalisation de transactions internationales, par exemple d'introductions en bourse, d'ouverture de succursales dans l'UE, etc. On peut résumer que la spécificité du marché russe de l'archivage de la correspondance d'entreprise est l'absence presque totale d'exigences strictes qui obligeraient les organisations à collecter et à sauvegarder les messages électroniques.

Quelles incitations les entreprises nationales voient-elles alors dans l’introduction d’archives spécialisées ? La réponse à cette question se trouve dans la Fig. 4. Les experts d'InfoWatch ont demandé aux personnes interrogées d'évaluer sur une échelle de 6 points les avantages que les entreprises tirent de l'utilisation de solutions centralisées pour collecter et stocker la correspondance électronique. Un score de « 6 » signifiait que ce stimulus était « très important » pour le répondant, tandis qu'un score de « 1 » signifiait au contraire « pas extrêmement important ». Les six stimuli énumérés ci-dessus ont été proposés comme options de réponse :

le respect de la réglementation,
enquête sur les incidents de sécurité informatique,
création centralisée de sauvegardes de messages,
la capacité de présenter des messages comme preuve devant le tribunal,
créer de puissants échantillons rétrospectifs pour résoudre des problèmes commerciaux,
intégration de l'archive avec un système de protection contre les fuites d'informations confidentielles.

Il s’avère que certaines de ces incitations n’ont aucun poids pour les entreprises russes. Par exemple, absolument toutes les personnes interrogées estiment que les messages électroniques authentiques provenant d'archives spécialisées ne seront d'aucune utilité en cas de poursuites. En conséquence, aucune organisation interrogée n’a attribué à cet incitatif une note supérieure à « 3 ». En d’autres termes, toutes les notes dans ce cas ont été distribuées de « 1 » (pas du tout important) à « 3 » (plus probablement pas important qu’important).

Figure 4

Sur la fig. La figure 4 montre la répartition des notes pour les six stimuli. L'importance de l'un ou l'autre avantage de l'utilisation d'archives centralisées diminue de gauche à droite. Il est facile de constater que dans la catégorie « respect des lois et normes », 34 % des personnes interrogées ont attribué une note supérieure à « 3 ». En d’autres termes, cette incitation ne concerne qu’un tiers des organisations russes interrogées. Selon le centre d'analyse InfoWatch, si une enquête similaire était menée auprès des entreprises européennes ou nord-américaines, au moins deux personnes interrogées supplémentaires auraient indiqué des réglementations. Mais c’est précisément là que se manifeste la spécificité du marché russe. Cependant, une analyse de la corrélation entre le domaine d'activité et l'échelle de l'organisation d'une part, ainsi que l'importance du facteur normatif d'autre part, a permis d'établir la correspondance suivante. Tout d'abord, les 34 % des personnes interrogées qui ont évalué le « respect des lois et des normes » au-dessus de trois comprenaient absolument tous les ministères et départements participant à l'enquête (17 %), ainsi que la majorité des organismes financiers (17 % sur 22 %). , pour la plupart de grande taille. A noter que ces secteurs devraient en effet être soumis à la loi fédérale « sur l'archivage dans la Fédération de Russie » et à la norme de sécurité informatique de la Banque de Russie (ainsi qu'à l'accord de Bâle II). Même si le fait que seulement 14 % de tous les répondants utilisent dans la pratique des archives centralisées parle de lui-même...

Pendant ce temps, dans la figure suivante (Fig. 5), par souci d'exhaustivité, les notes moyennes pour chaque stimulus sont indiquées, arrondies au dixième de point le plus proche. Comme vous pouvez le constater, seuls quatre facteurs ont reçu une note supérieure à « 4 » : l'enquête sur les incidents de sécurité informatique (4,7), l'intégration à un système de protection contre les fuites (4,5), la création de copies de sauvegarde (4,4) et la capacité de compiler des échantillons analytiques. ( 4.2). Cela signifie que ces quatre incitations sont de la plus grande valeur pour les répondants.

Figure 5

Comme le soulignent les experts de CNews Analytics, la répartition des points est tout à fait naturelle. Cela est particulièrement vrai pour la capacité de mener une enquête efficace sur presque tous les incidents de sécurité informatique interne, c'est-à-dire d'identifier un initié et de prouver sa culpabilité. Le fait est qu'à l'heure actuelle, les organisations russes ont développé une pratique vicieuse consistant à mener des enquêtes internes, au cours desquelles les ordinateurs personnels des employés suspects sont saisis, les employés eux-mêmes sont chassés de leur lieu de travail et les spécialistes de la sécurité informatique étudient systématiquement les e-mails dans le courrier électronique. client. Les inconvénients de cette approche sont évidents. Premièrement, il est presque impossible de mener une telle enquête sans que le personnel ne s’en aperçoive. Cela signifie que quelques minutes après le début des actions d'enquête, toute l'organisation saura qu'il y a une « taupe » dans l'entreprise. Il est possible qu'à la suite de ragots, des informations parviennent à la presse ou aux concurrents. Deuxièmement, il est impossible de cacher le cercle des suspects. Autrement dit, chaque collaborateur dont le poste de travail est saisi saura que la direction ne lui fait pas confiance. Cela aura un effet particulièrement néfaste sur le climat général au sein du personnel s'il s'avère que l'initié n'est jamais retrouvé. Les salariés peuvent se sentir offensés, ce qui conduit dans certaines circonstances à un sabotage selon le principe : « Si vous avez été lésé injustement, méritez-le ! Troisièmement, même un renégat un peu avisé parviendra simplement à supprimer les messages qui le compromettent du client de messagerie. Puisque les spécialistes de la sécurité informatique ne savent pas exactement lequel des suspects est un initié, ils ne prendront pas le temps de restaurer les données effacées sur tous les postes de travail d'affilée.

Pendant ce temps, si l'entreprise dispose d'archives centralisées de la correspondance d'entreprise, l'enquête entière prendra au maximum quelques heures, pendant lesquelles l'agent de sécurité s'assiéra tranquillement dans son fauteuil et effectuera des sélections analytiques à partir du référentiel. Filtres de messages, tri par groupes, recherche de phrases clés, tous ces outils vous permettent de retrouver rapidement les messages suspects dans l'archive générale. En même temps, personne ne dérange le personnel innocent et ne gâche l'atmosphère de travail au bureau. C’est exactement ce que font les entreprises civilisées qui se soucient d’elles-mêmes et de leurs employés. Selon l'expertise d'InfoWatch, environ 80 % des incidents de sécurité informatique internes peuvent être résolus par l'analyse des messages électroniques. Ainsi, créer un référentiel centralisé des lettres entrantes et sortantes permet de mener des enquêtes efficaces même dans une grande entreprise.

Cas tiré de la pratique

Un exemple de victoire sur les initiés a été démontré à la mi-février 2006 par la société informatique russe LETA, intégratrice de systèmes. Grâce à une approche compétente en matière de sécurité informatique interne, l'entreprise a pu neutraliser un initié reconnu coupable d'abus de pouvoir.
Une enquête interne a montré que l'un des responsables de comptes avait tenté de négocier des contrats pour la fourniture de logiciels non pas par l'intermédiaire de son employeur légitime, mais par l'intermédiaire d'une société écran qu'il avait créée. Si l'initié avait réussi à mettre son plan à exécution, LETA aurait subi de graves pertes financières liées à la perte de bénéfices et aux fuites d'informations sur les clients. Il est possible que l’entreprise ait subi un préjudice encore plus important en raison de la détérioration de sa réputation.
Cependant, les abus ont été identifiés rapidement et précocement grâce à un système complet de prévention des fuites. Un système de filtrage du trafic de messagerie et de détection des fuites d'informations confidentielles - InfoWatch Mail Monitor, ainsi qu'une archive centralisée - InfoWatch Mail Storage ont été introduits dans l'infrastructure informatique de l'entreprise. Au début, le responsable de la sécurité informatique de LETA a reçu une alerte concernant une activité suspecte d'employés de Mail Monitor. Cependant, seule l’étude des messages électroniques échangés par l’initié avec des clients potentiels a permis de prouver sa culpabilité. À ces fins, nous avons dû faire plusieurs choix analytiques à partir de Mail Storage. De plus, dès que les soupçons se sont renforcés, l’incident a été immédiatement signalé aux autorités.
Ainsi, l'organisation a pu protéger son actif informationnel le plus précieux : sa clientèle. L'initié, reconnu coupable d'avoir violé son contrat de travail, qui comprenait une clause de confidentialité, et l'éthique de l'entreprise, a payé des dommages-intérêts et a été licencié. Dans le même temps, la direction de LETA a décidé de ne pas étouffer l'incident, mais d'informer le public et les autres entreprises afin que l'initié ne puisse pas trouver de nouvelle victime.

Selon le centre d'analyse InfoWatch, les personnes interrogées ont évalué à juste titre l'importance d'un outil tel que les échantillons analytiques provenant d'un référentiel centralisé. Le fait est qu'une solution d'entreprise pour collecter et stocker la correspondance permet à une organisation de bénéficier d'un certain nombre d'avantages lors de la résolution de problèmes commerciaux. Voici quelques scénarios typiques :

L'éditeur de logiciels a publié la prochaine version de son produit. Après plusieurs mois, le chef du service technique a décidé d'évaluer la dynamique d'évolution de la qualité du travail des programmeurs et des testeurs. Pour ce faire, il demande à son subordonné de rédiger un rapport sur le nombre d'appels au support technique des utilisateurs. Dans ce cas, il est nécessaire de trier les demandes en catégories - séparément pour chaque version du produit logiciel, et également de fournir la dynamique de croissance du nombre de demandes au fil du temps. Cette tâche est très facilement résolue à l'aide d'archives de correspondance d'entreprise. Un employé du service technique effectue une sélection analytique, en filtrant d'abord toutes les demandes adressées au service d'assistance technique, puis en les décomposant en différentes versions de produits (filtrage par mots-clés), puis en utilisant de puissants outils intégrés pour créer un rapport analytique (reflétant dynamique dans le temps). Tout cela ne prendra pas plus de 30 minutes. Pour plus de clarté, cet exemple a omis deux autres rôles : l'administrateur des archives d'entreprise (la personne qui configure son fonctionnement, mais n'a pas accès aux messages eux-mêmes) et le responsable de la sécurité (la personne qui a accès aux messages, mais n'a pas accès aux messages). droits de gestion du référentiel). Cette séparation des rôles est nécessaire pour garantir l'authenticité des archives. A noter que sans utiliser un référentiel de correspondance d'entreprise, résoudre le problème posé par le directeur technique sera bien plus difficile.
Une entreprise de télécommunications a lancé un nouveau service, comme un nouveau plan tarifaire pour l'accès à Internet ou l'utilisation du téléphone mobile. Le directeur marketing souhaite évaluer la réaction des consommateurs à un nouveau produit en la comparant à la réaction à un service lancé, par exemple, l'année dernière. Il charge le responsable marketing de rédiger un rapport correspondant, qui, avec l'aide de l'administrateur et du responsable de la sécurité, devra simplement filtrer tous les messages reçus dans les boîtes mail publiques de l'entreprise et mentionnant le nouveau service. Semblable au cas précédent, le rapport est rédigé en 30 minutes maximum. En conséquence, le chef du service marketing peut opérer avec des chiffres réels, assurant des fonctions de contrôle et de planification dans les activités de son service.
Le chef d'un des départements d'une grande entreprise envisage de créer un expert ou simplement un groupe de travail pour résoudre une problématique précise ou développer un nouveau projet. Lors de la sélection des membres de l'équipe en cours de constitution, le manager est confronté à la question : « Les candidats retenus se connaissent-ils ? Au lieu d'inviter chez lui plus d'une dizaine de spécialistes et de leur demander s'ils connaissent quelqu'un dans la salle, le patron leur demande simplement de « pointer » les noms des candidats dans les archives du courrier. Il est presque certain que des personnes qui se connaissent au moins un peu et travaillent dans la même entreprise ont échangé des lettres au moins une fois. Pendant ce temps, un grand nombre de messages partagés peuvent indiquer une amitié entre les employés et une camaraderie stable. Ainsi, un leader expérimenté peut prendre en compte la composante relationnelle importante lors de la constitution d’une équipe de professionnels.

Il existe de nombreux exemples de ce type, car des échantillons analytiques sont nécessaires dans de nombreux domaines de la gestion d'entreprise. Ils peuvent être utilisés pour évaluer l’efficacité des communications internes de l’entreprise, des campagnes marketing, des solutions techniques, etc.

Exigences pour les systèmes d'archivage

À l'étape suivante de l'étude, le centre d'analyse InfoWatch a demandé aux personnes interrogées d'évaluer le degré d'importance de diverses caractéristiques des archives centralisées. Comme dans le cas précédent, les entreprises se sont vu proposer six paramètres parmi lesquels choisir, chacun pouvant être noté sur une échelle de 6 points (1 - « le moins important », 6 - « extrêmement important »). Parmi les options proposées aux répondants figuraient les suivantes :

Hautes performances (résistance aux charges et flux de courrier intense) ;
Des outils puissants pour rechercher dans les archives et générer des échantillons analytiques ;
Haute sécurité des archives (protection contre les modifications non autorisées des messages) ;
Large gamme de SGBD externes pris en charge pour l'exportation de messages ;
Politiques de stockage et d'archivage flexibles et exécutées automatiquement ;
Compatible avec les outils de création de copies de sauvegarde sur support physique.
La répartition des réponses est présentée dans la figure ci-dessous (voir Fig. 6).

Figure 6

Sur la fig. La figure 6 montre la répartition des notes pour les six paramètres. L'importance de l'une ou l'autre caractéristique d'une archive centralisée diminue de gauche à droite. Il est facile de remarquer que dans la catégorie « large gamme de SGBD pris en charge », 30 % des personnes interrogées au total ont donné une note supérieure à « 3 », soit moins de la moitié des entreprises interrogées. Selon les experts de CNews Analytics, une telle négligence de ce paramètre s'explique facilement par le fait qu'aujourd'hui le marché des SGBD est dominé par les produits de trois fabricants seulement. Il s'agit d'Oracle, IBM et Microsoft. En d'autres termes, un « support étendu » implique la capacité de travailler soit avec les trois types de SGBD, soit avec le plus populaire d'entre eux - Oracle.

Par ailleurs, l'attention est attirée sur une certaine incertitude parmi les répondants dans l'évaluation du paramètre « Prise en charge des copies de sauvegarde matérielles » (compatibilité avec les moyens de création de copies de sauvegarde sur support physique). De la fig. 6 montre qu'un total de 59 % des personnes interrogées ont attribué des notes de « 3 » et « 4 ». Comme le soulignent les experts d'InfoWatch, une telle réaction relativement neutre à cette caractéristique de la solution peut être due au fait que les entreprises russes n'ont tout simplement pas besoin de stocker des messages électroniques pendant une longue période. Si les organisations occidentales sont tenues de respecter la lettre de la loi et de conserver le courrier pendant 6 à 7 ans, les entreprises russes sont alors livrées à elles-mêmes à cet égard. Ainsi, au lieu d’enregistrer les données sur des bandes magnétiques, les organisations peuvent simplement les supprimer.

Pendant ce temps, dans la figure suivante (Fig. 7), par souci d'exhaustivité, les notes moyennes pour chaque stimulus sont indiquées, arrondies au dixième de point le plus proche. Comme vous pouvez le constater, seuls quatre facteurs ont reçu une note supérieure à « 4 » : l'enquête sur les incidents de sécurité informatique (4,7), l'intégration à un système de protection contre les fuites (4,5), la création de copies de sauvegarde (4,4) et la capacité de compiler des échantillons analytiques. ( 4.2). Cela signifie que ces quatre incitations sont de la plus grande valeur pour les répondants.

Figure 7

Les faibles notes des deux paramètres les moins importants ont déjà été commentées ci-dessus, nous nous concentrerons donc sur les caractéristiques les plus populaires d'une archive centralisée. Tout d'abord, les personnes interrogées ont attribué une note assez élevée à la sécurité des messages stockés dans les archives (4,6). Selon les experts de CNews Analytics, la protection des archives ne peut être négligée, car en cas de fuite de correspondance, les secrets commerciaux et techniques de l’entreprise risquent de tomber entre les mains de concurrents ou de fraudeurs. Dans le même temps, la formule est largement connue : la fuite de seulement 20 % des secrets d'affaires conduit dans 60 % des cas à la faillite de l'entreprise.

L'attention accrue des répondants à la possibilité de créer des échantillons analytiques (4.2) s'explique par le fait que les organisations russes comprennent généralement qu'une archive centralisée peut constituer un excellent outil pour résoudre les problèmes commerciaux. Des scénarios pour une telle utilisation des archives ont été donnés ci-dessus.

Des caractéristiques telles que des performances élevées et la possibilité de définir des politiques flexibles qui seront exécutées automatiquement sont particulièrement intéressantes. Au début de l'étude, il était déjà indiqué que le trafic de courrier d'une grande organisation pouvait atteindre des dizaines de gigaoctets par jour. De plus, ce n’est pas si rare. Par exemple, la solution InfoWatch Mail Storage traite et archive chaque jour plus de 20 Go de messages électroniques de VimpelCom OJSC. Dans ce cas, non seulement les performances élevées et la tolérance aux pannes du produit sont importantes, mais également l'automatisation de l'ensemble du processus de collecte et d'archivage.

Archivage des données Internet

Avec leur avant-dernière question, les experts du centre d'analyse InfoWatch ont tenté de connaître l'attitude des personnes interrogées face à la nécessité d'archiver non seulement les e-mails, mais également les données Internet. En effet, dans certains cas, une organisation a besoin de stocker tout le trafic web et, en général, toutes les informations envoyées via les canaux de communication. La répartition des réponses est présentée dans la figure ci-dessous (voir Fig. 8).

Figure 8

La nécessité de sauvegarder tout le trafic Web peut survenir lors de la mise en œuvre d'un système complet de protection contre les fuites et les initiés. Dans ce cas, le service de sécurité informatique disposera d’un outil qui lui permettra d’enquêter sur les fuites via les canaux web, d’analyser la nature de l’utilisation des ressources web de l’organisation, etc. Cet avis est globalement partagé par 62 % des répondants, qui ont choisi les options « Très important » (24 %) et « Important » (38 %). Seules 38 % des entreprises partagent le point de vue inverse. Ainsi, compléter les archives de courrier électronique traditionnelles par des fonctions de collecte et de stockage de données Internet peut être une démarche prometteuse pour les fournisseurs de solutions informatiques.

Plans des entreprises russes

Figure 9

Selon les experts de CNews Analytics, le marché russe de l'archivage de la correspondance électronique devrait connaître une forte croissance au cours des quatre prochaines années. De plus, les entreprises qui n’envisagent pas aujourd’hui de mettre en œuvre des solutions appropriées pourraient changer d’avis dans les années à venir, voire accélérer les plans déjà convenus. Ainsi, les fournisseurs et les clients doivent prêter attention à l’archivage centralisé du courrier de l’entreprise.

Conclusion

Seulement 14 % des personnes interrogées utilisent des solutions spécialisées pour archiver le trafic de courrier électronique, tandis que 86 % des entreprises ferment simplement les yeux sur le problème. Parmi celles-ci, 49 % des organisations estiment que chaque employé devrait résoudre le problème par lui-même (en s'en sortant du mieux qu'il peut), et 37 % préfèrent ignorer complètement le problème.

Parmi les incitations à la mise en œuvre d'une archive centralisée, les personnes interrogées considèrent que les plus importantes sont la capacité d'enquêter sur les incidents de sécurité informatique (score moyen 4,7 sur 6), l'intégration avec un système de protection contre les fuites (4,5 sur 6) et la création de copies de sauvegarde. (4,4 sur 6) et la capacité de créer des échantillons analytiques pour résoudre des problèmes commerciaux (4,2 sur 6). Cette répartition des réponses repose sur une base raisonnable, puisque l'utilisation d'archives d'entreprise permet réellement d'enquêter efficacement sur les incidents de sécurité informatique et de prévenir les fuites, ainsi que de décharger le personnel de la responsabilité de créer des archives « faites maison ».

Les exigences les plus importantes pour les caractéristiques d'une archive centralisée, selon les répondants, sont une sécurité élevée (score moyen 4,6 sur 6), de puissantes capacités de création d'échantillons analytiques (4,2 sur 6), ainsi que des politiques automatiques hautes performances et flexibles. (4 chacun sur 6). Ainsi, les problèmes de sécurité informatique reviennent au premier plan, même si les capacités d'analyse des messages, les hautes performances, la tolérance aux pannes et l'automatisation des solutions sont légèrement moins importantes.

Parallèlement, 62 % des personnes interrogées estiment qu'il est nécessaire d'archiver non seulement le trafic de courrier électronique, mais également tout le trafic Internet. Cela contribue à créer un système complet de protection contre les fuites et les initiés. De plus, le service de sécurité informatique dispose d’un outil qui lui permet d’enquêter sur les fuites via les canaux web, d’analyser la nature de l’utilisation des ressources web de l’organisation, etc.

En outre, 31 % des personnes interrogées prévoient de mettre en œuvre des archives centralisées au cours des deux prochaines années (2006 et 2007) et 26 % - au cours des quatre prochaines années (2008-2009). Ainsi, de 2006 à 2009, plus de la moitié des entreprises interrogées (57%) vont mettre en place une archive centralisée. Enfin, 24 % des personnes interrogées reportent cette tâche à un avenir lointain (depuis 2010), et 5 % ne vont pas du tout mettre en œuvre les archives, car « ce n'est pas une priorité ».

À propos d'InfoWatch

InfoWatch est une entreprise innovante qui développe des technologies uniques pour le domaine prometteur de la sécurité de l'information : la protection contre les menaces internes. La compétence de l'entreprise comprend la minimisation des risques de fuite, de destruction de données, de sabotage, d'espionnage industriel et d'autres actions imprudentes et illégales des employés en relation avec les informations de l'entreprise.

Les solutions uniques de l'entreprise vous permettent de contrôler les transactions avec des documents au sein du réseau d'entreprise et d'empêcher celles qui ne respectent pas la politique de sécurité. InfoWatch assure notamment la vérification du trafic mail et Internet, ainsi qu'un suivi au niveau des opérations sur les fichiers (copie, suppression, renommage, modification, impression de documents). En combinaison avec les systèmes de sécurité traditionnels (pare-feu, filtres, autorisation, crypto-protection, etc.), InfoWatch vous permet de construire une structure de sécurité d'entreprise complète en fournissant le « côté arrière » : une protection fiable contre les menaces internes.

Parmi nos clients figurent le ministère du Développement économique et du Commerce de la Fédération de Russie, le ministère des Finances de la Fédération de Russie, HydroOGK, Transneft, VimpelCom, Megafon, le Service fédéral des douanes de la Fédération de Russie, Vneshtorgbank.

A propos de l'agence CNews Analytics

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Qui aurait pensé il y a une vingtaine d’années que le moment viendrait où il serait possible de contacter n’importe qui de n’importe où dans le monde en quelques secondes ? Ce moment est venu, offrant en même temps aux citoyens de nouvelles opportunités de défendre leurs droits. Après tout, les messages SMS certifiés par un notaire, ainsi que la correspondance utilisant les services WhatsApp et Viber, peuvent désormais constituer une preuve significative. Mais à quoi ça sert ?

Les situations peuvent être très différentes - des problèmes familiaux aux violations graves de diverses obligations. Dans de tels cas, la correspondance électronique peut devenir une bonne base de preuves qui contribuera à gagner le procès.

Pour quelles raisons la correspondance électronique peut-elle constituer une preuve ?

Selon l'article 55 du Code de procédure civile de la Fédération de Russie, sont considérées comme preuves les informations obtenues légalement, qui sont utilisées pour examiner une affaire et prendre une décision sur cette affaire. Mais la correspondance SMS ou le chat WhatsApp peuvent-ils devenir des preuves ?

Ils le peuvent, l'article 71 du Code de procédure civile de la Fédération de Russie le dit directement. Selon ce document, les informations nécessaires à l'examen d'une affaire peuvent inclure des enregistrements numériques obtenus par le biais de communications électroniques.

Comment documenter la correspondance par SMS, WhatsApp et Viber ?

Bien que selon la loi, la correspondance électronique puisse devenir une preuve, la manière dont elle est documentée n'est pas très claire ? En fait, tout est beaucoup plus simple qu’il n’y paraît.

Tout d'abord, la correspondance est transférée vers une source matérielle, puis imprimée en bonne qualité sur papier. La correspondance ne peut être fournie au tribunal que sous cette forme imprimée. En outre, le demandeur doit indiquer quand, par qui et dans quelles circonstances les inscriptions pertinentes ont été effectuées.

Mais il ne suffit pas d’enregistrer la correspondance ; le tribunal doit en confirmer l’authenticité. Cela peut être fait de quatre manières :

Enregistrez la correspondance, imprimez-la, établissez un protocole avec présence obligatoire de témoins, indiquant leurs données personnelles.
En cas de documentation de la correspondance avant le début du procès, la procédure est la même, sauf qu'à la place des témoins, la présence d'un notaire est requise. Le notaire certifie officiellement la correspondance, qui peut ensuite être transmise au tribunal.
Si l'examen de l'affaire a déjà commencé, la correspondance doit être documentée conformément à l'article 71 du Code de procédure civile de la Fédération de Russie. Dans ce cas, par décision de justice, des documents peuvent être demandés, y compris auprès des opérateurs télécoms.
Une autre méthode nécessite un examen, puis un enregistrement de la correspondance, son impression sur papier, ainsi qu'une expertise écrite sur le contenu de la correspondance.

Où puis-je certifier la correspondance téléphonique ?

Les messages SMS, ainsi que la correspondance sur WhatsApp et Viber peuvent être certifiés chez un notaire. Pour ce faire, appelez le +7 495 767-12-77 et prenez rendez-vous chez un notaire.

Qu’est-ce que le courrier électronique ? Dans le monde des affaires moderne, c’est :

Votre visage. C'est à l'aide de l'e-mail que vous pouvez créer une image positive aux yeux de la contrepartie ou gâcher la première impression.
Votre outil de travail. Une grande partie des communications avec le monde extérieur s’effectue par courrier électronique. Par conséquent, si vous maîtrisez cet instrument, vous pouvez vous rendre la vie beaucoup plus facile.
Une puissante distraction. Le monde extérieur essaie de vous atteindre, de vous distraire et de vous égarer par courrier électronique.

De ce point de vue, regardons le travail avec le courrier électronique. Commençons par quelque chose de simple.

Formater une lettre

J'utilise le client de messagerie Mozilla Thunderbird, je vais donc l'utiliser comme exemple. Créons une nouvelle lettre et parcourons de haut en bas la liste des champs.

À qui. Copie. Cci

Certains ne le savent peut-être pas, mais « To » dans Mozilla peut être remplacé par « Cc » ou « Bcc ».

À qui: on écrit le destinataire principal ou plusieurs destinataires séparés par un point-virgule.
Copie: on écrit à quelqu'un qui devrait lire la lettre, mais de qui on n'attend pas de réaction.
Cci: nous écrivons à quelqu'un qui devrait lire la lettre, mais qui doit rester inconnu des autres destinataires de la lettre. Il est particulièrement approprié pour l'envoi massif de lettres commerciales, telles que des notifications.

Faux dans les envois massifs, indiquez les destinataires à l’aide des champs « Copie » ou « À ». Plusieurs fois par an, je reçois des lettres répertoriant 50 à 90 destinataires dans le champ « Cc ». Il y a une violation de la vie privée. Tous vos destinataires n'ont pas besoin de savoir avec qui vous travaillez sur un sujet similaire. C'est bien si ce sont des gens qui se connaissent. Que se passe-t-il s’il y a des entreprises concurrentes sur la liste qui ne se connaissent pas ? Au minimum, vous devez vous préparer à des explications inutiles et, au maximum, mettre fin à la coopération avec l'une d'entre elles. Ne fais pas ça.

Objet de la lettre

Les services de messagerie professionnels écrivent souvent (parfois de manière raisonnable) sur l'importance de la ligne d'objet des e-mails sur leurs blogs d'entreprise. Mais le plus souvent, nous parlons de lettres de vente, où la ligne d'objet de la lettre résout le problème « l'e-mail doit être ouvert ».

Nous discutons de correspondance commerciale quotidienne. Ici, le thème résout le problème « la lettre et son auteur doivent être facilement identifiés puis retrouvés ». De plus, votre diligence vous reviendra sous forme de karma de nombreuses lettres de réponse, uniquement avec des préfixes Concernant: ou FWD, parmi lesquels vous devrez chercher la lettre souhaitée sur le sujet.

Vingt lettres, c'est le volume de correspondance d'une journée pour un cadre intermédiaire. Je ne parle pas du tout des entrepreneurs et des propriétaires d’entreprise ; leur nombre de lettres dépasse parfois les 200 par jour. Donc encore une fois : n'envoyez pas d'e-mails avec un sujet vide.

Alors, comment formuler correctement la ligne d’objet d’un email ?

Erreur n°1 : Uniquement le nom de l'entreprise dans le sujet. Par exemple, « Sky » et c'est tout. Premièrement, vous n’êtes probablement pas le seul de votre entreprise à communiquer avec cette contrepartie. Deuxièmement, un tel sujet n'a aucun sens, car le nom de votre entreprise est déjà visible depuis l'adresse. Troisièmement, devinez à quoi ressemblera votre propre boîte aux lettres avec cette approche de la correspondance ? Quelque chose comme ça.

Est-il pratique de rechercher sur de tels sujets ?

Erreur n°2 : titre flashy et vendeur. C'est génial si vous savez écrire de tels titres. Mais est-il approprié d’utiliser ces compétences dans la correspondance commerciale ? N'oubliez pas le but de la ligne d'objet d'un e-mail professionnel : non pas vendre, mais fournir une identification et une recherche.

Texte de la lettre

Il existe de nombreux guides de rédaction pour différentes occasions. Par exemple, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin et d'autres maîtres des mots disposent de nombreuses informations utiles. Je vous conseille de lire leurs articles, au moins pour améliorer l'alphabétisation générale et améliorer le style général du discours écrit.

Lors de la rédaction d’une lettre, nous devons prendre plusieurs décisions de manière séquentielle.

Une question de politesse . Au début de la lettre, on peut se fondre dans des plaisanteries voire de la tendresse dans l'esprit de « Ma chère Rodya, cela fait plus de deux mois que je ne t'ai pas parlé par écrit, dont j'ai moi-même souffert et n'ai même pas dormi un peu. nuits, à réfléchir. Très poli et très coûteux, tant en termes de temps pour rédiger une telle introduction, qu'en termes de temps pour l'interlocuteur pour la lire. La correspondance, c'est du business, tu te souviens ? Non pas un essai du genre épistolaire pour un concours ou une lettre à la mère de Raskolnikov, mais une correspondance commerciale.

Nous respectons notre temps et celui du destinataire !

Il est logique de vous présenter et de rappeler les circonstances de votre connaissance dans la première lettre envoyée après une rencontre éphémère lors d'une exposition. S'il s'agit d'une poursuite de la coopération ou d'une correspondance en cours, dans la première lettre du jour nous écrivons : « Bonjour, Ivan », dans la seconde et dans les suivantes : « Ivan,… ».

Appel . J'ai toujours été préoccupé par la question de savoir à qui s'adresser dans une lettre s'il y a plusieurs destinataires. Récemment, j'ai écrit une lettre adressée à trois filles nommées Anna. Sans aucun doute, j’ai écrit « Bonjour Anna » et je ne me suis pas inquiété. Mais cette chance n’est pas toujours au rendez-vous.

Que se passe-t-il s’il y a trois, voire sept destinataires et qu’ils n’ont pas le même nom ? Vous pouvez les lister par leur nom : « Bonjour, Rodion, Pulcheria, Avdotya et Piotr Petrovich. » Mais c'est long et ça prend du temps. Vous pouvez écrire : « Bonjour, chers collègues !

Pour ma part, j'utilise la règle consistant à appeler par son nom la personne dans le champ « À ». Et ne contactez pas du tout ceux qui figurent dans la copie. Cette règle permet également de déterminer plus précisément (un !) le destinataire de la lettre et le but de cette lettre.

Citation . Souvent, la correspondance est une chaîne de lettres avec des questions et des réponses – en un mot, un dialogue. Il est de bon ton de ne pas supprimer l'historique de la correspondance et d'écrire votre réponse en haut du texte cité, afin que lorsque vous reviendrez sur cette correspondance une semaine plus tard, vous puissiez facilement lire le dialogue de haut en bas, décroissant par date. .

Pour une raison quelconque, le paramètre par défaut dans Mozilla est « Placer le curseur après le texte cité ». Je recommande de le modifier dans le menu « Outils » → « Options du compte » → « Composition et adressage ». Il doit en être ainsi.

Objet de la lettre . Il existe deux types de lettres commerciales :

lorsqu'on informe simplement l'interlocuteur (par exemple, un rapport sur le travail effectué pour le mois) ;
et quand on veut quelque chose de l'interlocuteur. Par exemple, pour qu'il approuve la facture ci-jointe pour le paiement.

En règle générale, il y a bien plus de lettres d’encouragement que de lettres de rapport. Si nous voulons obtenir quelque chose de la part de l'interlocuteur, il est très important de le dire dans une lettre en texte clair. L'appel à l'action doit être accompagné d'un nom et constituer la dernière phrase de la lettre.

Faux : "Porfiry Petrovich, je sais qui a tué la vieille femme."

Droite : "Porfiry Petrovich, c'est moi qui ai tué la vieille femme, s'il vous plaît, prenez des mesures pour m'arrêter, j'en ai marre de souffrir!"

Pourquoi le correspondant devrait-il réfléchir à votre place quoi faire de cette lettre ? Après tout, il risque de prendre la mauvaise décision.

Signature dans le texte . Elle doit l'être. De plus, tous les clients de messagerie permettent de configurer la substitution automatique de signature, par exemple le classique « Cordialement,… ». Dans Mozilla, cela se fait dans le menu « Outils » → « Options du compte ».

La question d'écrire ou non des contacts dans la signature est une affaire personnelle pour chacun. Mais si vous êtes lié d'une manière ou d'une autre aux ventes, assurez-vous d'écrire. Même si la transaction n'a pas lieu suite à une communication, vous serez facilement retrouvé à l'avenir grâce aux contacts de la signature.

Enfin, une fonctionnalité supplémentaire du corps de la lettre pour les interlocuteurs qui n'aiment pas (ne peuvent pas, ne veulent pas, n'ont pas le temps) répondre à vos lettres. Veuillez indiquer le défaut dans le corps de la lettre. Par exemple, "Porfiry Petrovich, si vous ne venez pas m'arrêter avant vendredi midi, alors je me considère comme amnistié." Bien entendu, le délai doit être réaliste (vous ne devez pas envoyer le texte de l'exemple le vendredi à 11h50). Le destinataire doit être physiquement capable de lire et d'agir sur votre lettre. Un tel « silence » vous dégage de toute responsabilité quant à l’absence de réponse de l’interlocuteur. Comme toujours, vous devez aborder l’utilisation de cette fonctionnalité avec sagesse. Si une personne répond à vos lettres à temps et régulièrement, un tel ultimatum peut, sinon l'offenser, alors la stresser un peu ou conduire à la décision de ne pas répondre à la lettre tout de suite, mais de vous faire attendre jusqu'à vendredi.

Pièces jointes

Les lettres sont souvent accompagnées de pièces jointes : curriculum vitae, propositions commerciales, devis, plannings, scans de documents - un outil très pratique et en même temps une source d'erreurs courantes.

Erreur : taille d'investissement énorme. Je reçois souvent des e-mails contenant des pièces jointes allant jusqu'à 20 Mo. En règle générale, il s'agit de numérisations de certains documents au format TIFF, avec une résolution de 600 dpi. Le programme de messagerie du correspondant se bloquera presque certainement pendant plusieurs minutes dans une vaine tentative de chargement d'un aperçu de la pièce jointe. Et Dieu nous préserve que le destinataire essaie de lire cette lettre sur un smartphone...

Personnellement, je supprime immédiatement ces lettres. Vous ne voulez pas que votre email finisse à la poubelle avant d'être lu ? Vérifiez la taille de l’investissement. Il est recommandé qu'il ne dépasse pas 3 Mo.

Que faire si cela dépasse ?

Essayez de reconfigurer votre scanner dans un format et une résolution différents. Par exemple, les formats PDF et 300 dpi produisent des numérisations assez lisibles.
Pensez à des programmes tels que WinRar ou l'archiveur 7zip. Certains fichiers se compressent parfaitement.
Que faire si la pièce jointe est volumineuse et que vous ne pouvez pas la compresser ? Par exemple, une base de données comptable presque vide pèse 900 Mo. Les stockages d'informations dans le cloud viendront à la rescousse : Dropbox, Google Drive, etc. Certains services, tels que Mail.ru, convertissent automatiquement les pièces jointes volumineuses en liens vers le stockage cloud. Mais je préfère gérer moi-même mes informations stockées dans le cloud, donc je n'apprécie pas l'automatisation de Mail.ru.

Et encore une recommandation pas tout à fait évidente concernant les investissements - leur Nom . Il doit être compréhensible et acceptable pour le destinataire. Une fois, dans l'entreprise, nous préparions une proposition commerciale au nom de... que ce soit Fiodor Mikhaïlovitch Dostoïevski. J'ai reçu une lettre du responsable avec un projet de CP pour approbation, et la pièce jointe comprenait un fichier nommé « ForFedi.docx ». Le manager qui m'a envoyé ceci a eu un dialogue qui ressemblait à ceci :

Cher manager, êtes-vous personnellement prêt à approcher cet homme respecté et à l'appeler Fedya en face ?

D’une manière ou d’une autre, non, c’est un homme respecté, tout le monde l’appelle par son prénom et son patronyme.

Pourquoi avez-vous nommé la pièce jointe « Pour Fedi » ? Si je le lui envoie tout de suite, pensez-vous qu'il nous achètera des haches en utilisant ce CP ?

J'allais le renommer plus tard...

Pourquoi préparer une bombe à retardement - le refus d'un client potentiel - ou se créer un travail supplémentaire en renommant le fichier ? Pourquoi ne pas nommer immédiatement la pièce jointe correctement : « Pour Fyodor Mikhailovich.docx » ou encore mieux - « KP_Sky_Axes.docx ».

Nous avons donc plus ou moins trié le courrier électronique comme un « visage ». Passons maintenant à l'examen du courrier électronique comme outil de travail efficace et parlons de sa composante de distraction.

Travailler avec des lettres

Le courrier électronique est une puissante distraction. Comme pour toute distraction, le courrier électronique doit être traité en renforçant les règles et en introduisant des horaires de travail.

Au minimum, vous devez désactiver TOUTES les notifications concernant les arrivées de courrier. Si le client de messagerie est configuré par défaut, vous serez averti par un signal sonore, une icône à côté de l'horloge clignotera et un aperçu de la lettre s'affichera. En un mot, ils feront tout pour vous arracher d'abord à un travail minutieux, puis vous plonger dans l'abîme des lettres non lues et des mailings non consultés - moins une heure ou deux de votre vie.

Certaines personnes ont une puissante volonté qui leur permet de ne pas se laisser distraire par les notifications, mais il est préférable pour les gens ordinaires de ne pas tenter le destin et de les désactiver. Dans Mozilla Thunderbird, cela se fait via le menu "Outils" → "Paramètres" → "Général" → "Lorsque de nouveaux messages apparaissent".

S'il n'y a aucune notification, comment pouvez-vous comprendre qu'une lettre est arrivée ?

Très simple. Vous-même, consciemment, réservez du temps pour trier votre courrier, ouvrir votre client de messagerie et voir tous les messages non lus. Cela peut être fait deux fois par jour, par exemple le midi et le soir, ou pendant les temps d'arrêt forcés, par exemple dans les embouteillages.

Les gens demandent souvent : qu’en est-il des délais de réponse et des lettres urgentes ? Je réponds : vous n'avez pas de lettres urgentes dans votre courrier. Sauf si vous travaillez dans le service client (ce service a ses propres règles pour travailler avec le courrier).

S'il y a des lettres urgentes, l'expéditeur vous en informera par d'autres canaux - téléphone, SMS, Skype. Ensuite, vous accéderez consciemment à votre client de messagerie et traiterez le courrier urgent. Tous les gourous de la gestion du temps (par exemple, Gleb Arkhangelsky avec son « Time Drive ») déclarent une réponse standard aux e-mails dans les 24 heures. C'est une règle normale de savoir-vivre : n'attendez pas de réponses instantanées par e-mail de la part de votre interlocuteur. S'il y a une lettre urgente, informez-en via des canaux de communication plus rapides.

Nous avons donc désactivé les notifications et activons maintenant le client de messagerie selon notre calendrier.

Que faire lorsque nous allons au courrier et que nous effectuons une activité appelée « trier les e-mails » ? Où est le début et la fin de ce travail ?

J'ai beaucoup entendu parler du système de boîte de réception zéro, mais malheureusement, je n'ai rencontré aucune personne qui l'utilise. J'ai dû réinventer ma roue. Il existe des articles sur ce sujet sur Lifehacker. Par exemple, " ". Ci-dessous, je parlerai du système de boîte de réception zéro dans mon interprétation. Je serais reconnaissant si les gourous de GTD commentaient et ajoutaient ou amélioraient le système décrit.

Il est important de comprendre et d'accepter que le courrier électronique n'est pas un planificateur de tâches ou une archive pour vos activités. Par conséquent, le dossier Boîte de réception doit toujours être vide. Une fois que vous avez commencé à trier votre boîte de réception, ne vous arrêtez pas et ne vous laissez pas distraire par quoi que ce soit jusqu'à ce que vous ayez vidé ce dossier.

Que faire des emails dans votre boîte de réception ? Vous devez parcourir chaque lettre séquentiellement et la supprimer. Oui, mettez simplement en surbrillance et appuyez sur Supprimer sur votre clavier. Si vous ne parvenez pas à supprimer la lettre, vous devrez décider quoi en faire.

Pouvez-vous y répondre en trois minutes ? Dois-je y répondre ? Oui, c'est nécessaire, et la réponse ne prendra pas plus de trois minutes, puis répondez immédiatement.
Vous devez répondre, mais préparer une réponse prendra plus de trois minutes. Si vous utilisez un planificateur de tâches qui vous permet de convertir un e-mail en tâche, transformez l'e-mail en tâche et oubliez-le pendant un moment. Par exemple, j'utilise le service absolument merveilleux Doit.im. Il permet de générer une adresse email personnelle : vous lui transmettez la lettre, et elle se transforme en tâche. Mais si vous n'avez pas de planificateur de tâches, déplacez la lettre vers le sous-dossier « 0_Run ».
Après avoir répondu rapidement à une lettre, l'avoir transformée en tâche ou simplement l'avoir lu, vous devez décider quoi faire ensuite de ce message : supprimez-le ou envoyez-le dans l'un des dossiers pour un stockage à long terme.

Voici les dossiers de stockage à long terme dont je dispose.

0_Exécuter. Je n'ai pas un tel dossier, mais si vous n'avez pas de planning, je le répète, vous pouvez mettre ici les lettres qui nécessitent un travail détaillé. Ce dossier doit également être nettoyé régulièrement, mais avec une approche réfléchie à un moment spécialement prévu à cet effet.
1_Réf. Ici, j'ai mis des lettres contenant des informations générales : des lettres de bienvenue avec des connexions à divers services Web, des billets pour les vols à venir, etc.
2_Projets. Une archive de correspondance sur les partenaires et les projets avec lesquels il existe des relations actuelles est stockée ici. Bien entendu, un dossier distinct a été créé pour chaque projet ou partenaire. Dans le dossier de l'associé, j'ai mis non seulement des lettres de ses employés, mais aussi des lettres d'employés de Neb liés à ce partenaire. Très pratique : en cas de besoin, toute correspondance sur le projet est à portée de main en quelques clics.
3_Musée. C'est ici que j'ai mis ces lettres qu'il serait dommage de supprimer, et dont l'utilité n'est pas évidente. De plus, les dossiers contenant des projets fermés de « 2_Projects » migrent ici. Bref, le « Musée » stocke les premiers candidats à la suppression.
4_Documents. Voici des lettres avec des échantillons électroniques de documents qui pourraient être utiles à l'avenir pour la comptabilité, par exemple des rapports de rapprochement de clients, des tickets de voyages effectués. Le dossier présente de nombreuses similitudes avec les dossiers « 2_Projects » et « 1_Reference », seules les informations comptables y sont stockées, et les informations de gestion sont stockées dans le dossier « 2_Projects ». Dans « 4_Documents », il y a des informations mortes, et dans « 2_Projects », il y a des informations en direct.
5_Connaissance. Ici, je ne mets que des newsletters vraiment utiles sur lesquelles je souhaite revenir après un certain temps pour m'inspirer ou trouver des solutions.

Il existe d'autres paramètres du client de messagerie qui sont importants pour le fonctionnement de ce système. Premièrement, par défaut dans Thunderbird, il existe une case à cocher « Marquer les messages comme lus ». Je préfère le faire consciemment, alors à bas le drapeau ! Pour cela, allez dans le menu « Outils » → « Paramètres » → « Avancé » → « Lecture et affichage ».

Deuxièmement, nous utilisons filtres . Auparavant, j'utilisais activement des filtres qui transféraient automatiquement les lettres vers les dossiers appropriés en fonction de l'adresse de l'expéditeur. Par exemple, les lettres d’un avocat ont été déplacées vers le dossier « Avocat ». J'ai abandonné cette approche pour plusieurs raisons. Premièrement : les lettres d'un avocat concernent dans 99 % des cas un projet ou un partenaire, ce qui signifie qu'elles doivent être déplacées vers le dossier de ce partenaire ou de ce projet. Deuxièmement : j’ai décidé d’ajouter de la sensibilisation. Vous devez décider vous-même où une lettre spécifique doit être stockée, et il est plus pratique de rechercher les messages non traités à un seul endroit : dans la boîte de réception. Désormais, j'utilise des filtres uniquement pour organiser les lettres régulières automatiques de divers systèmes dans des dossiers, c'est-à-dire les lettres qui ne m'obligent pas à prendre des décisions. Les filtres dans Mozilla Thunderbird sont configurés dans le menu « Outils » → « Filtres de messages ».

Ainsi, avec la bonne approche, le courrier électronique devrait prendre entre 10 et 60 minutes par jour, selon le volume de correspondance.

Oui, et encore une chose. Avez-vous déjà désactivé les notifications concernant l'arrivée de nouvelles lettres ? ;)

Aujourd’hui, les tribunaux acceptent souvent la correspondance électronique comme preuve écrite. Cependant, pour ce faire, il doit avoir force de loi. Entre-temps, des règles et méthodes claires et uniformes pour déterminer la légitimité de la correspondance virtuelle n'ont pas encore été élaborées, ce qui entraîne un grand nombre de problèmes.

Examinons plusieurs façons de donner une force juridique aux e-mails.

L’époque où le seul moyen de communication était la lettre écrite sur papier est révolue depuis longtemps. Le développement des relations économiques entre entités économiques n’est plus concevable sans le recours aux technologies de l’information. Cela est particulièrement vrai lorsque les contreparties sont situées dans des villes ou même des pays différents.

La communication via la communication électronique permet de réduire les coûts matériels et vous permet également d'élaborer rapidement une position commune sur des questions spécifiques.

Toutefois, ces progrès ne doivent pas être considérés uniquement de manière positive. Divers litiges surgissent souvent entre sujets de relations économiques ; pour les résoudre, ils se tournent vers les tribunaux. Le tribunal prend une décision sur la base d'une évaluation des preuves fournies par les parties.

Dans le même temps, la pertinence, l'admissibilité, la fiabilité de chaque preuve séparément, ainsi que la suffisance et l'interconnexion des preuves dans leur totalité sont analysées. Cette règle est inscrite à la fois dans le Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie (clause 2 de l'article 71) et dans le Code de procédure civile de la Fédération de Russie (clause 3 de l'article 67). Dans le processus de détermination de l'admissibilité et de la fiabilité des preuves fournies, le tribunal pose souvent des questions dont la solution affecte considérablement l'issue de l'affaire.

L'utilisation de la gestion électronique des documents dans les relations entre entités commerciales est régie par les normes du Code civil de la Fédération de Russie. En particulier, au paragraphe 2 de l'art. 434 précise : un accord écrit peut être conclu par échange de documents par communication électronique, ce qui permet d'établir de manière fiable que le document provient d'une partie à l'accord.

Conformément au paragraphe 1 de l'art. 71 Code de procédure civile de la Fédération de Russie et paragraphe 1 de l'art. 75 du Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie, les preuves écrites sont une correspondance commerciale contenant des informations sur les circonstances pertinentes pour l'examen et la résolution de l'affaire, constituée sous la forme d'un enregistrement numérique et reçue par communication électronique.

Pour utiliser des documents électroniques dans une procédure judiciaire, deux conditions doivent être remplies. Premièrement, comme nous l'avons déjà indiqué, ils doivent avoir force de loi. Deuxièmement, le document doit être lisible, c'est-à-dire qu'il doit contenir des informations généralement compréhensibles et accessibles à la perception.

Cette exigence découle des règles générales de la procédure judiciaire, qui présupposent l’immédiateté de la perception par les juges des informations provenant des sources de preuve.

Souvent, le tribunal refuse d'admettre comme preuve dans le dossier une correspondance électronique qui ne remplit pas les conditions ci-dessus et prend par la suite une décision qui ne satisfait pas aux exigences légales de la partie intéressée.

Considérons les principaux moyens de légitimer la correspondance électronique avant et après le début de la procédure.

Travailler avec un notaire

Si la procédure n'a pas encore commencé, alors pour donner force juridique à la correspondance électronique, vous devez faire appel à un notaire. Au paragraphe 1 de l'art. 102 des Fondements de la législation sur le notariat (Fondements) stipule qu'à la demande des parties intéressées, un notaire fournit les preuves nécessaires devant un tribunal ou un organe administratif s'il y a des raisons de croire que la fourniture des preuves deviendra par la suite impossible ou difficile. Et au paragraphe 1 de l'art. 103 des Fondements stipule que pour obtenir des preuves, le notaire inspecte les preuves écrites et matérielles.

Selon le paragraphe 2 de l'art. 102 Fondamentalement, un notaire ne fournit pas de preuve dans une affaire qui, au moment où les intéressés le contactent, est en cours de traitement par un tribunal ou un organe administratif. Dans le cas contraire, les tribunaux reconnaissent la correspondance électronique notariée comme preuve inacceptable (Résolution de la Neuvième AAS du 11 mars 2010 n° 09AP-656/2010-GK).

Il convient de rappeler que, sur la base de la partie 4 de l'art. 103 Fondements, la fourniture de preuves sans en informer l'une des parties et les intéressés n'est effectuée qu'en cas d'urgence.

Afin d'inspecter les preuves, un protocole est établi qui, outre une description détaillée des actions du notaire, doit également contenir des informations sur la date et le lieu de l'inspection, le notaire procédant à l'inspection, les parties intéressées qui y participent , et énumérer également les circonstances découvertes lors de l'inspection. Les e-mails eux-mêmes sont imprimés et archivés avec un protocole, qui est signé par les personnes participant au contrôle, par un notaire et scellé de son sceau. En vertu de la décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 23 avril 2010 n° VAS-4481/10, le protocole notarié pour l'inspection d'une boîte aux lettres électronique est reconnu comme preuve appropriée.

Actuellement, tous les notaires ne proposent pas de services de certification des e-mails et leur coût est assez élevé. Par exemple : l'un des notaires de Moscou facture 2 000 roubles pour une page de la partie descriptive du protocole.

Une personne intéressée à fournir des preuves s'adresse à un notaire avec une demande correspondante. Il doit indiquer :

preuves à obtenir;
les circonstances étayées par ces preuves ;
les motifs pour lesquels des preuves sont requises ;
au moment de la prise de contact avec un notaire, le dossier n'est pas en cours de traitement par un tribunal de droit commun, un tribunal arbitral ou un organe administratif.

Compte tenu du processus technique de transmission des e-mails, les endroits où l'e-mail est détecté peuvent être l'ordinateur du destinataire, le serveur de messagerie expéditeur, le serveur de messagerie du destinataire ou l'ordinateur de la personne à qui la correspondance électronique est adressée.

Le notaire inspecte le contenu d'une boîte aux lettres électronique soit à distance, c'est-à-dire qu'il accède à distance à un serveur de messagerie (il peut s'agir du serveur d'un prestataire fournissant un service de communication électronique dans le cadre d'un contrat ; d'un serveur de messagerie d'un registraire de noms de domaine ou d'un serveur de messagerie Internet gratuit), ou directement depuis l'ordinateur de la personne intéressée, sur lequel est installé un programme de messagerie (Microsoft Outlook, Netscape Messenger, etc.).

Lors d'une inspection à distance, en plus de la demande, le notaire peut avoir besoin de l'autorisation du registraire de nom de domaine ou du fournisseur Internet. Tout dépend de qui prend exactement en charge le fonctionnement des boîtes aux lettres ou d'un serveur de messagerie électronique dans le cadre du contrat.

Certification du fournisseur

Résolutions de la neuvième AAS du 06/04/2009 n° 09AP-3703/2009-AK, du 27/04/2009 n° 09AP-5209/2009, FAS MO du 13/05/2010 n° KG-A41/4138 -10 stipulent que les tribunaux reconnaissent également la recevabilité de la correspondance électronique, si elle est certifiée par le fournisseur d'accès Internet ou l'agent d'enregistrement de noms de domaine chargé de gérer le serveur de messagerie.

Le fournisseur ou l'agent d'enregistrement de noms de domaine certifie la correspondance électronique à la demande d'une personne intéressée uniquement s'il gère le serveur de messagerie et que ce droit est spécifié dans le contrat de service.

Cependant, le volume de correspondance électronique peut être assez important, ce qui peut compliquer le processus de fourniture de documents papier. À cet égard, le tribunal autorise parfois la fourniture de correspondance électronique sur des supports électroniques. Ainsi, le Tribunal d'arbitrage de la région de Moscou, rendant une décision en date du 1er août 2008 dans l'affaire n° A41-2326/08, a évoqué l'admissibilité de la correspondance électronique fournie au tribunal sur quatre CD.

Mais lors de l'examen de l'affaire en appel, la Dixième AAC, par sa Résolution du 10/09/2008 dans l'affaire n° A41-2326/08, a reconnu comme infondée la référence à la correspondance électronique et a annulé la décision du tribunal de première instance. par exemple, indiquant que l'intéressé n'a soumis aucun document prévu par l'accord des parties conclu.

Ainsi, les courriers électroniques relatifs à l'objet du litige doivent être soumis au tribunal par écrit, et tous les autres documents peuvent être soumis sur support électronique.

Confirmer le contenu des lettres en y faisant référence dans une correspondance papier ultérieure aidera à prouver les faits énoncés dans la correspondance virtuelle. L'utilisation d'autres preuves écrites est reflétée dans la résolution de la neuvième AAS du 20 décembre 2010 n° 09AP-27221/2010-GK. Entre-temps, le tribunal, lors de l'examen de l'affaire et de l'évaluation des preuves fournies par les parties, a le droit de ne pas considérer comme recevable la correspondance papier contenant des liens vers la correspondance électronique.

Il en tient seulement compte et prend une décision basée sur une analyse complète de toutes les preuves présentées.

Obtenez l'aide d'un expert

Si la procédure a déjà commencé, alors pour donner force juridique à la correspondance électronique, il est nécessaire d'exercer le droit de faire appel à un expert. Au paragraphe 1 de l'art. 82 du Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie stipule que afin de clarifier les questions qui se posent lors de l'examen d'une affaire et qui nécessitent des connaissances particulières, le tribunal arbitral nomme un examen à la demande d'une personne participant à l'affaire, ou avec le consentement des personnes qui y participent.

Si la nomination d'un examen est prévue par la loi ou un contrat, ou est requise pour vérifier une demande de falsification des preuves présentées, ou si un examen supplémentaire ou répété est nécessaire, le tribunal arbitral peut nommer un examen de sa propre initiative. La nomination d'un examen en vue de vérifier les preuves présentées est également prévue à l'art. 79 Code de procédure civile de la Fédération de Russie.

Dans une demande de nomination d'un examen médico-légal, il est nécessaire d'indiquer l'organisation et les experts spécifiques qui le réaliseront, ainsi que l'éventail des questions pour lesquelles l'intéressé a décidé de s'adresser au tribunal pour ordonner un examen. En outre, des informations sur le coût et le calendrier d'un tel examen doivent être fournies et le montant total à payer doit être déposé auprès du tribunal. L'expert impliqué doit répondre aux exigences établies pour lui à l'art. 13 de la loi fédérale « sur les activités des experts médico-légaux de l'État dans la Fédération de Russie ».

La pièce jointe au dossier comme preuve de la conclusion d'un expert sur l'authenticité de la correspondance électronique est confirmée par la pratique judiciaire (Décision du Tribunal d'arbitrage de Moscou du 21/08/2009 dans l'affaire n° A40-13210/09-110-153 ; Résolution du Service fédéral antimonopole de la région de Moscou du 20/01/2010 n° KG-A40 /14271-09).

Basé sur le contrat

Au paragraphe 3 de l'art. 75 du Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie note que les documents reçus par communication électronique sont reconnus comme preuves écrites si cela est spécifié dans l'accord entre les parties. En conséquence, il est nécessaire d'indiquer que les parties reconnaissent la même force juridique aux correspondances et documents reçus par fax, Internet et autres moyens de communication électroniques que les originaux. Dans ce cas, l'accord doit préciser l'adresse e-mail à partir de laquelle la correspondance électronique sera envoyée, ainsi que les informations sur la personne autorisée à l'effectuer.

Le contrat doit stipuler que l'adresse e-mail désignée est utilisée par les parties non seulement pour la correspondance professionnelle, mais également pour le transfert des résultats du travail, ce qui est confirmé par la position du Service fédéral antimonopole de la région de Moscou dans la résolution n° KG-A40. /12090-08 du 12 janvier 2009. Le décret de la neuvième AAS du 24 décembre 2010 n° 09AP-31261/2010-GK souligne que le contrat doit prévoir la possibilité d'utiliser le courrier électronique pour approuver les spécifications techniques et faire des réclamations concernant la qualité des services fournis et du travail effectué.

En outre, les parties peuvent stipuler dans l'accord que les notifications et messages envoyés par courrier électronique sont reconnus par elles, mais doivent en outre être confirmés dans un certain délai par courrier ou par courrier recommandé (Résolution de la Treizième AAS du 25 avril 2008 n° A56 -42419/2007).

En résumé, nous pouvons dire qu'il existe aujourd'hui une pratique selon laquelle les tribunaux utilisent la correspondance électronique comme preuve écrite. Toutefois, compte tenu des exigences de la législation procédurale en matière de recevabilité et de fiabilité des preuves, la correspondance virtuelle n'est prise en compte par le tribunal que si elle a force de loi.

À cet égard, un grand nombre de problèmes se posent, car une méthodologie unifiée pour déterminer la légitimité de la correspondance électronique n'a pas encore été élaborée. Le droit d'une partie intéressée de contacter un notaire afin d'obtenir des preuves est inscrit, mais il n'existe aucun acte réglementaire du ministère de la Justice de la Fédération de Russie réglementant la procédure de fourniture de tels services par les notaires. En conséquence, il n’existe pas d’approche unique pour déterminer leur valeur et former un mécanisme clair pour mettre en œuvre ce droit.

Il existe plusieurs manières de donner force juridique à la correspondance électronique afin de la présenter comme preuve devant un tribunal : obtenir la correspondance électronique auprès d'un notaire, la certification auprès d'un fournisseur d'accès Internet, en faisant référence aux e-mails dans d'autres correspondances papier, ainsi que la confirmation de leur authenticité par des moyens médico-légaux. examen.

Une approche compétente de la fourniture en temps opportun de correspondance électronique comme preuve écrite permettra aux entités commerciales de restaurer pleinement leurs droits violés lors de la résolution des litiges.