Une signature électronique peut devenir un véritable assistant dans le travail d'un comptable. Cependant, lors de son utilisation, de nombreuses questions se posent, par exemple comment prendre en compte l'ensemble des signatures électroniques.

Commençons par les bases. Lors de l'achat d'une clé de signature électronique, le kit comprend un jeton (de l'anglais token - sign, token. - Note modifier.) ou une clé USB sur laquelle sont enregistrés le code de sécurité, le programme CryptoPro et le certificat. Une licence pour le droit non exclusif d'utiliser un programme est généralement délivrée à une entreprise pour un an ou pour une durée indéterminée. Le certificat de signature électronique est valable un an. L'utilisation des signatures électroniques est réglementée par la loi fédérale n° 63-FZ du 6 avril 2011 « sur les signatures électroniques ».

Certificat de clé de vérification de signature électronique - document électronique ou papier. Il est délivré par un centre de certification. Le document confirme que la clé appartient au propriétaire du certificat (clause 2 de l'article 2 de la loi n° 63-FZ). Ce document doit contenir : les dates de début et de fin de sa validité ; nom et localisation de l'entreprise ; Clé de vérification ES ; une indication des moyens de signature électronique (moyens de cryptage utilisés pour créer les signatures et les clés) ou des normes auxquelles respectent les clés ; nom de l'AC ; numéro unique du certificat qualifié, dates de début et de fin de sa validité, etc.

L'autorité de certification délivre généralement un certificat pour un an. Si elle n'est pas renouvelée à temps, la clé de vérification sera annulée. Cela se produit le lendemain de l'expiration du certificat.

Code de sécurité

Examinons la comptabilisation d'un jeton ou d'une clé USB sur lequel le code de sécurité est écrit. Les cartes Flash sont acceptées pour la comptabilité dans le cadre des inventaires. Le coût réel de ces stocks est déterminé en fonction de leur prix d'achat (clauses 2, 5, paragraphes 3, 6, clause 6 du Règlement comptable « Comptabilisation des stocks » PBU 5/01, approuvé par arrêté du ministère des Finances du 06 /09/2001 ville n°44n). Lors de la capitalisation, le coût des cartes flash est répercuté au débit du compte 10 « Matériels ». A la date de leur mise en service, le coût réel est amorti en coûts de production (articles 5, 7, 8, 16 du Règlement comptable « Dépenses de l'organisation » PBU 10/99, approuvé par arrêté du ministère des Finances du 05 /06/1999 n° 33n).

Le coût réel des stocks généré lors du transfert d'un appareil électronique au service comptable est amorti du compte 10 au débit des comptes de comptabilité analytique (par exemple, le compte 26 « Frais généraux » ou le compte 44 « Frais de ventes »).

Pour assurer la sécurité de ces actifs et le contrôle de leur mouvement en cours d'exploitation, le coût peut être reflété, par exemple, sur le compte de hors-bilan 013 « Stocks en cours d'utilisation » (clause « c », paragraphe 6 des Directives pour la comptabilisation des inventaires, approuvé par arrêté du ministère des Finances du 28 décembre 2001 n° 119n, Instructions pour l'utilisation du plan comptable). Parlons maintenant de la comptabilité fiscale. Les frais de l'organisation pour l'achat de cartes flash sont considérés comme des frais matériels pendant la période de leur mise en service. Le coût d'un tel équipement est déterminé sur la base de son prix d'achat hors TVA (clause 3, clause 1, clause 2, article 254 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Ces dépenses sont indirectes et constituent le montant des dépenses de la période de déclaration (fiscale) en cours (clause 1, clause 2 de l'article 318 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Jusqu'à présent, 15 millions de certificats de signature électronique ont été délivrés en Russie.

Ainsi, le token ou la clé USB sur laquelle est inscrit le code de sécurité doit être pris en compte sur le compte 10 « Matériels ». Ensuite, ce coût peut être amorti forfaitairement en charges comptables (compte 26 ou 44) et pris en compte lors de l'imposition des bénéfices au titre des dépenses matérielles à la date du transfert de l'appareil électronique au service comptable.

Certificat de clé

La production de certificats et la création des clés elles-mêmes sont des services fournis par les autorités de certification. A cet égard, ces biens ne peuvent être transférés sur facture, car ils ne concernent pas des immobilisations corporelles acquises dans le cadre d'un contrat.

Selon les articles 783 et 720 du Code civil de la Fédération de Russie, le fait de l'acceptation des services est certifié par un acte signé par les parties au contrat. Le paiement des prestations d'un centre de certification est une dépense administrative qui constitue des dépenses pour les activités ordinaires (article 7 du PBU 9/99). Au cours de l'année de comptabilisation sous revue, ces coûts peuvent être pleinement pris en compte dans le coût des produits, biens, travaux, services vendus (article 9 du PBU 9/99). La procédure de comptabilisation des dépenses doit être divulguée dans le cadre des informations sur les méthodes comptables. En comptabilité fiscale, le critère déterminant est que les coûts ont été engagés pour mener des activités visant à générer des revenus.

En plus d'établir des documents primaires sous forme électronique à l'aide de signatures numériques, les commerçants ont le droit, et dans certains cas sont tenus, de soumettre des rapports sous forme électronique. À cet égard, les dépenses liées au paiement des services d'un centre de certification sont pleinement conformes au critère de justification établi par le paragraphe 1 de l'article 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie. Ces coûts peuvent donc être comptabilisés en charges.

Le Code des impôts prévoit que les autres dépenses associées à la production et à la vente de produits comprennent les coûts de l'organisation pour : les services juridiques et d'information ; paiement des services des centres informatiques, ainsi que des systèmes d'information (SWIFT, Internet et autres systèmes similaires) et autres. La liste n'est pas exhaustive, les frais de paiement des prestations d'un centre de certification peuvent donc être comptabilisés parmi les autres dépenses. Selon le paragraphe 1 de l'article 318 du Code des impôts de la Fédération de Russie, ces dépenses sont indirectes. Leur montant se rapporte intégralement à la période de déclaration en cours (clause 2 de l'article 318 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Mais il existe une autre approche. C'est le suivant. Le certificat de clé de signature électronique étant valable un an ou plusieurs années, son coût doit être répercuté sur le compte 97 « Dépenses constatées d'avance », puis passé en charges à parts égales pendant la période d'utilisation. En comptabilité fiscale, ces coûts peuvent être pris en compte dans le cadre d'autres dépenses liées à la production et aux ventes (clause 49, clause 1, article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Calendrier du programme

Il existe également deux approches pour comptabiliser le programme acheté. La première position est qu'un droit non exclusif d'utiliser les résultats de la propriété intellectuelle est effectivement acquis : l'organisation bénéficie d'un droit non exclusif d'utiliser CryptoPro contre de l'argent. Dans ce cas, il est nécessaire de conserver les registres suivants.

Conformément au paragraphe 2 de l'article 39 du Règlement comptable « Comptabilisation des immobilisations incorporelles » (PBU 14/2007), approuvé par arrêté du ministère des Finances du 27 décembre 2007 n° 153n, les paiements pour le droit accordé d'utiliser les résultats d'activité intellectuelle ou de moyens d'individualisation, effectués sous la forme d'un paiement forfaitaire unique, sont reflétés dans la comptabilité de l'entreprise en charges différées et font l'objet d'une radiation pendant la durée de la convention (article 65 du Règlement sur la comptabilité et l'information financière dans la Fédération de Russie, approuvée par arrêté du ministère des Finances du 29 juillet 1998 n° 34n).

Le certificat de clé de signature électronique étant valable un an ou plusieurs années, son coût doit être répercuté sur le compte 97 « Dépenses constatées d'avance », puis passé en charges à parts égales pendant la période d'utilisation.

A la date de conclusion du contrat de licence, le montant de la rémunération est reflété dans la comptabilité par une écriture au débit du compte 97 « Charges constatées d'avance » et au crédit du compte 76 « Règlements avec divers débiteurs et créanciers » :

Débit 97 Crédit 76

- le montant de la rémunération est imputé aux charges constatées d'avance.

Par la suite, en effectuant une inscription au débit du compte 26 « Frais généraux d'entreprise » (dans les organisations professionnelles - au débit du compte 44 « Frais de vente ») et au crédit du compte 97, le montant indiqué est inclus mensuellement dans les dépenses ordinaires. activités de la manière décrite ci-dessus (p.p. 5, 7, 19 Règlement comptable « Dépenses de l'organisation » PBU 10/99, approuvé par arrêté du ministère des Finances du 05/06/1999 n° 33n, Instructions pour l'utilisation du Plan comptable) :

Débit 26 (44) Crédit 97

- mensuellement pendant la durée de validité du contrat de licence, le montant de la rémunération est passé en charges.

Une organisation peut prendre en compte les dépenses de rémunération pour le droit d'utiliser un programme informatique sur la base de l'alinéa 26 du paragraphe 1 de l'article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie. Cela se fait au cours de la période de reporting à laquelle les dépenses se rapportent, quel que soit le moment du paiement effectif. Le paragraphe de l'article 272 du Code des impôts prévoit également les cas où les dépenses doivent être réparties sur plusieurs périodes de déclaration. Selon le paragraphe 2 du paragraphe 1 de cet article, les dépenses sont comptabilisées dans la période de reporting au cours de laquelle elles surviennent en fonction des termes des transactions. Si le contrat ne contient pas de telles conditions et que le rapport entre les revenus et les dépenses ne peut être déterminé ou est déterminé indirectement, l'entreprise répartit les dépenses de manière indépendante.

Si les termes de l'accord prévoient la perception de revenus sur plus d'une période de déclaration et n'impliquent pas la livraison étape par étape de biens (travaux, services), les dépenses doivent être réparties uniformément (paragraphe 3, paragraphe 1, article 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Sur la base des normes ci-dessus, le ministère des Finances estime que lors du paiement d'un paiement unique au titre d'un contrat de licence pour l'achat d'un programme informatique, l'organisation n'a pas le droit de prendre en compte le montant de la rémunération versée à un moment - il doit reconnaître le montant spécifié pendant la durée de l'accord, en tenant compte du principe de comptabilisation uniforme des revenus et des dépenses (prévu au paragraphe 3 de la clause 1 de l'article 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie) .

Il existe cependant une deuxième approche. Il prévoit que lors de l'achat d'une clé de signature électronique, l'entreprise achète un service auprès du Centre de Certification. Il s'avère que la comptabilité doit être tenue comme suit. Le coût du programme CryptoPro peut être amorti sur les comptes de coûts au moment de la réception des documents sur le compte 26 ou 44. Après quoi ces coûts peuvent être inclus dans le coût de production (article 9 du PBU 10/99, approuvé par arrêté du Ministère des Finances du 05/06/99 n°33n). En comptabilité fiscale, l'entreprise a le droit d'inclure ces dépenses dans d'autres dépenses liées à la production et aux ventes (clause 49, clause 1, article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

À mon avis, si les frais d'un certificat et d'un programme sont importants pour une entreprise, alors son coût doit être reflété sur le compte 97, puis amorti en dépenses à parts égales pendant la période d'utilisation. Dans ce cas, le solde des frais payés mais non encore amortis pour la clé tombera dans la ligne 1210 « Inventaires » du bilan (article 20 du PBU 4/99, approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 06/07/99 n°43n). Si les coûts sont insignifiants pour l'entreprise, vous pouvez alors amortir la totalité des frais pour la clé électronique à la fois. De plus, l'importance relative des dépenses est une valeur estimée et l'organisation a le droit de la déterminer elle-même.

LLC sur OSN. Comment répercuter l'acquisition dans les registres comptables et comptables : Licence CryptoPro, valable 1 an, dans le cadre du certificat de clé de signature, Production de la Clé de Signature et du certificat ES pour le kit « Commercial », valable 1 an, Rutoken lite électronique identifiant. Merci

En comptabilité fiscale, les dépenses liées à une signature électronique doivent être amorties uniformément pendant toute la durée de validité de la clé (clause 1 de l'article 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Dans le même temps, le coût d'une clé USB ou d'un jeton peut être amorti en même temps comme autres dépenses (clause 49, clause 1, article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

En comptabilité, l'entreprise elle-même a le droit de choisir le mode d'amortissement :

À la fois, radier 26, 44 sur le compte de dépenses ;

Via le compte 97 « Dépenses futures ».

Si l'organisation choisit la première option, alors un affichage est généré : Dt 26, 44 Kt 60,76 - pour le coût du certificat. Si la deuxième option est choisie, alors initialement Dt 97 Kt 60, 76, alors le coût du certificat à parts égales pour toute la durée d'utilisation est inclus dans les dépenses Dt 26, 44 Kt 97. La clé USB, jeton est prise en compte compte en comptabilité : Dt 10 Kt 60, 76, Dt 26 , 44 Kt 10.

Lors de l'application de la première option, l'organisation est confrontée à des différences entre la fiscalité et la comptabilité, mais dans le second cas, il n'y a aucune différence.

Raisonnement

Extrait d'un article du magazine « Comptabilité. Impôts. loi", n° 12, mars 2014
Ce sur quoi les collègues se disputent. Sur quel compte doit être reflétée la signature électronique : 97 ou 26 ?

Pomme de discorde : Pour soumettre des rapports, vous devez acheter une clé de signature électronique et un programme spécial. La signature est valable un an, il n'est donc pas clair sur quel compte enregistrer les dépenses et combien de temps les amortir.

Pourquoi est-ce important : une comptabilité incorrecte peut conduire à une erreur comptable. Et en cas de distorsion des lignes hiérarchiques de 10 pour cent ou plus, une amende du directeur pouvant aller jusqu'à 3 000 roubles est possible (article 15.11 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

Version 2

La clé électronique peut être immédiatement débitée sur le compte 26

D'autres participants au forum sont arrivés à la conclusion que la production de clés est un service qu'une entreprise achète auprès d'une autorité de certification. Cela signifie que le coût du token, du certificat et du « CryptoPro » peut être amorti sur les comptes de coûts au moment de la réception des documents - compte 26 ou 44. Après quoi ces coûts peuvent être inclus dans le coût de production (article 9 de PBU 10/99, approuvé par arrêté du ministère des Finances du 06.05.99 n° 33n).

Notre avis

L'entreprise a le droit de choisir la méthode de radiation

Si les frais du certificat et du programme sont importants pour l'entreprise, leur coût doit alors être reflété sur le compte 97. Et puis amortir en dépenses à parts égales sur la période d'utilisation. Ensuite, le solde des frais payés mais pas encore radiés pour la clé tombera dans la ligne 1210 « Inventaires » du bilan (article 20 du PBU 4/99, approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 07/06). /99 n° 43n). Si ces dépenses ne sont pas importantes pour l'entreprise, vous pouvez alors amortir la totalité des frais de clé électronique à la fois. De plus, l'importance relative des dépenses est une valeur estimée, et l'entreprise a le droit de la déterminer elle-même.

Quant au token ou à la clé USB sur lesquels est inscrit le code de sécurité, ils doivent être pris en compte dans le compte 10 « Matériels ». Ce coût peut également être passé en charge en une fois (sur le compte 26 ou 44) à la date du transfert de l'appareil électronique au service comptable.

Extrait d'un article du magazine « Comptabilité. Impôts. loi", n° 19, mai 2013
Coûts des nouvelles signatures électroniques...

…il est plus sûr de considérer uniformément. En règle générale, un certificat de clé de signature électronique est valable un ou plusieurs années, les dépenses doivent donc être réparties sur cette période (clause 1 de l'article 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Et prendre en compte mensuellement à parts égales. Mais le coût d'un porte-clés USB, sur lequel est stockée la signature d'un employé de l'entreprise (jeton), peut être amorti en même temps comme d'autres dépenses (paragraphe 49, clause 1, article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie) .

... radié quelle que soit la quantité. Il n'y a aucune restriction dans le Code des impôts de la Fédération de Russie et dans d'autres lois quant au nombre de signatures qu'une entreprise doit avoir. Par conséquent, vous pouvez émettre une signature électronique pour au moins chaque employé et annuler toutes ces signatures en dépenses, a confirmé le ministère des Finances. Mais encore faut-il justifier les coûts. Vous pouvez préciser quels salariés nécessitent une signature électronique et pourquoi dans la réglementation sur la gestion électronique des documents.

...prise en compte lors de la réinscription pour remplacer celles perdues. Les frais d'un tel réenregistrement sont justifiés, car la signature précédente perdra sa validité. De plus, vous pouvez inclure dans vos charges d’impôt sur le revenu le coût d’une signature émise en raison d’un changement dans les coordonnées de l’entreprise (localisation, dénomination, forme juridique, etc.). Sinon, l'entreprise ne pourra pas soumettre de rapports électroniques.

...reconnu en termes simplifiés avec l'objet « revenus moins dépenses », bien que ces dépenses ne soient pas directement mentionnées dans la liste fermée. Comme nous l'ont confirmé des spécialistes du ministère russe des Finances, les entreprises ont le droit de prendre en compte les coûts de soumission des rapports électroniques, y compris les signatures électroniques. Vous pouvez le déduire en dépenses de services postaux, téléphoniques, télégraphiques et autres services similaires (

Comment prendre en compte les coûts de réalisation d'un certificat de clé de signature numérique en comptabilité et en comptabilité fiscale ?

En comptabilité, une organisation a le droit de choisir comment prendre en compte une signature électronique. Si les frais d'un certificat EDS sont importants pour une organisation, son coût doit alors être reflété sur le compte 97. Et ensuite amorti en dépenses à parts égales pendant la période d'utilisation. Si ces dépenses ne sont pas importantes pour l'organisation, vous pouvez alors amortir la totalité des frais pour la clé électronique sur le compte 26. Fixez la méthode choisie dans votre politique comptable à des fins comptables. En règle générale, un certificat de clé de signature électronique est valable un an. Par conséquent, il est plus correct pour un contribuable qui utilise la méthode de la comptabilité d'exercice de les prendre en compte dans ses dépenses mensuelles à parts égales.

La justification de cette position est donnée ci-dessous dans les documents du système Glavbukh

1.Article :Ce sur quoi les collègues se disputent. Sur quel compte doit être reflétée la signature électronique : 97 ou 26 ?

Version 1

Le coût de la clé doit être reflété sur le compte 97

Certains collègues estiment que la clé de signature électronique doit être radiée au même titre que le droit d'utiliser les résultats de la propriété intellectuelle. C'est-à-dire qu'il faut refléter le coût du kit acheté sur le compte 97 comme le droit d'utiliser un programme informatique ordinaire (article 39 du PBU 14/2007, approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 27 décembre 2007 n° 153n) . Et après cela, radiez progressivement les comptes de dépenses. Dans les sociétés commerciales, le compte 44 « Dépenses commerciales » convient à cela, et dans les organisations manufacturières - le compte 26 « Dépenses générales de production » * (Arrêté du ministère des Finances de la Russie du 31 octobre 2000 n° 94n).

Version 2

La clé électronique peut être immédiatement débitée sur le compte 26

D'autres participants au forum sont arrivés à la conclusion que la production de clés est un service qu'une entreprise achète auprès d'une autorité de certification. Cela signifie que le coût du token, du certificat et du « CryptoPro » peut être amorti sur les comptes de coûts au moment de la réception des documents - compte 26 ou 44. Après quoi ces coûts peuvent être inclus dans le coût de production* (article 9 du PBU 10/99, approuvé par arrêté du ministère des Finances du 06/05/99 n° 33n).

Notre avis

L'entreprise a le droit de choisir la méthode de radiation

Si les frais du certificat et du programme sont importants pour l'entreprise, leur coût doit alors être reflété sur le compte 97. Et puis amortir en charges à parts égales sur la durée d'utilisation*. Ensuite, le solde des frais payés mais pas encore radiés pour la clé tombera dans la ligne 1210 « Inventaires » du bilan (article 20 du PBU 4/99, approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 07/06). /99 n° 43n). Si ces dépenses ne sont pas importantes pour l'entreprise, vous pouvez alors amortir la totalité des frais de clé électronique à la fois. Par ailleurs, la matérialité des dépenses est une valeur estimée, et l'entreprise a le droit de la déterminer elle-même*.

Quant au token ou à la clé USB sur lesquels est inscrit le code de sécurité, ils doivent être pris en compte dans le compte 10 « Matériels ». Ce coût peut également être passé en charge en une fois (sur le compte 26 ou 44) à la date du transfert de l'appareil électronique au service comptable.

2. Article :Des solutions prêtes à l'emploi pour vos tâches en matière de TVA, primes d'assurance, impôt sur le revenu, avantages sociaux, signature numérique, comptabilité, caisse, primaire et UTII

Le coût d'une signature électronique peut être considéré comme une dépense ponctuelle en comptabilité

Svetlana Ilyushina demande :

Ch. comptable LLC "Verba" (Cheboksary)

Notre organisation a acquis un certificat de clé de vérification de signature électronique. Lors du transfert de la clé USB, le centre de certification a émis une facture. Le certificat est valable un an. Un tel paiement unique devrait-il être reflété dans la comptabilité en tant que dépenses reportées ?

Ekaterina Savina répond,

expert du magazine "Glavbukh"

Non, n'incluez pas le coût du certificat dans les dépenses reportées. Laissez-moi vous expliquer.

Aujourd'hui, les dépenses qui concernent des périodes futures doivent être prises en compte selon les règles prévues pour la comptabilisation à l'actif. Ceci est indiqué au paragraphe 65 du Règlement, approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 29 juillet 1998, n° 34n. Autrement dit, pour comprendre si le montant doit être reflété sur le compte 97, vous devez vous référer au PBU.*

Et la réglementation comptable ne prévoit que deux situations dans lesquelles une entreprise engage des dépenses différées. Premièrement : l'entreprise de construction a des dépenses engagées dans le cadre des travaux à venir (article 16 du PBU 2/2008). Et deuxièmement : l'organisation a effectué un paiement unique pour l'utilisation des droits d'activité intellectuelle (article 39 du PBU 14/2007).

Comme vous pouvez le constater, votre cas n'est pas mentionné directement dans le PBU. Par conséquent, tenez compte des coûts d'achat d'un certificat de clé de vérification de signature numérique en règle générale - dans la période où ils sont survenus (article 2 du PBU 10/99). Et dans son intégralité. Il n'est pas nécessaire de les compter jusqu'au compte 97.*

Lors du calcul de l'impôt sur le revenu, certains types de dépenses doivent être pris en compte non pas en une seule fois, mais sur une certaine période. Cela s'applique aux dépenses qui se rapportent à plusieurs périodes de déclaration* (clause, article 272, clause 9, article 262, clause 3, article 268 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Les dépenses sont réparties sur plusieurs périodes de reporting en fonction des termes de l'accord en vertu duquel ces dépenses sont engagées.

Si les dépenses sont effectuées dans le cadre d'une convention aux termes de laquelle :*
– la perception des revenus est prévue sur plusieurs périodes de reporting ;
– la livraison étape par étape des biens (travaux, services) n'est pas assurée,
ces dépenses sont comptabilisées selon la méthode linéaire. Dans le même temps, l'organisation détermine de manière indépendante la méthodologie de comptabilisation (répartition) des dépenses, en l'inscrivant dans sa politique comptable à des fins fiscales.

Elena Popova, conseiller d'État auprès du Service fiscal de la Fédération de Russie, 1er rang

La valeur d'une clé USB ou d'un jeton avec une signature numérique est reconnue immédiatement. Et les coûts du programme et du certificat sont progressifs. Quel type de câblage faut-il réaliser pour cela ? Comment amortir les coûts selon différents modes ?

Lors de l'achat d'une signature électronique, le kit comprend :

• jeton ou clé USB avec codes de sécurité ;
• Programme CryptoPro ;
• certificat de clé de vérification de signature, délivré pour un an.

Voyons comment prendre en compte chacun de ces atouts, tout en rappelant que si vous ne renouvelez pas la période de validité de la clé de vérification à temps, celle-ci cessera de fonctionner. Et pendant la journée, lorsque cette période se termine.

Jeton et clé USB

En comptabilité, une clé USB ou un jeton est reflété dans les stocks au prix d'achat. Le comptable les reçoit sur le compte 10. Puis il les passe en charges. Et continue ensuite de prendre en compte le solde du compte 013 « Stocks et matériels utilisés par l'entreprise ».

Aux fins de l'impôt sur le revenu, les dépenses sont également classées comme importantes. La base est l'alinéa 3 du paragraphe 1 de l'article 254 du Code des impôts de la Fédération de Russie. Ces coûts sont indirects. Ils sont donc comptabilisés immédiatement dans la période en cours. Ceci est indiqué au paragraphe 2 de l'article 318 du Code des impôts de la Fédération de Russie.

Note

L'exploitation agricole détermine de manière indépendante la liste des coûts directs associés à la production. Il est fixé dans la politique comptable fiscale. Les coûts restants sont classés comme indirects. Ils peuvent être entièrement amortis en dépenses de la période en cours.

Programme

Les dépenses liées à l'achat du programme sont prises en compte dans le compte 97 « Frais reportés », mais à condition qu'un droit non exclusif soit acquis et que la totalité du montant soit payée en une seule fois.

Permettez-moi de vous expliquer pourquoi exactement le compte 97. Les coûts de la période de référence, s'ils se rapportent au futur, sont reflétés selon les règles de réglementations comptables spécifiques. Ceci est indiqué au paragraphe 65 du Règlement sur la comptabilité et l'information financière dans la Fédération de Russie (approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 29 juillet 1998 n° 34n). Dans ce cas, le paragraphe 39 du PBU 14/2007 doit être appliqué. Il permet de prendre en compte les coûts du programme dans les charges reportées.

Attention : si l'entreprise a rempli les conditions énumérées - droits non exclusifs et paiement intégral - les frais sont amortis pendant la durée de validité du certificat.

Qu’en est-il de l’impôt sur le revenu ? Les coûts du programme sont inclus dans les autres dépenses. Cela découle de l'alinéa 26 du paragraphe 1 de l'article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie. Les coûts sont amortis uniformément sur la période de validité de la clé - paragraphe 1 de l'article 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie. De ce fait, l’entreprise n’aura pas d’écarts entre fiscalité et comptabilité.

Certificat

Comme dans le cas du programme, lors de l'achat d'un certificat, son coût est répercuté en charges à répartir sur le compte 97 et le montant est débité de ce compte de manière homogène pendant toute la durée de validité de la clé.

Exemple L'exploitation agricole a acheté une signature numérique dont le certificat est valable un an.

Selon la facture, la ferme a reçu une clé USB. Son coût est de 3 540 roubles, TVA comprise – 540 roubles. D'après l'acte que nous avons reçu :

• Programme « CryptoPro » pour 11 800 roubles, TVA comprise – 1 800 roubles ;
• certificat de clé pour 5 900 RUB, TVA incluse 900 RUB.

Le programme et le certificat sont pris en compte comme dépenses reportées. Ensuite, les coûts sont amortis uniformément tout au long de l'année.

Le comptable a noté :

Débit 10 Crédit 60

- 3000 roubles. (3540 – 540) - le lecteur flash a été mis en majuscule ;

Débit 19 Crédit 60

- 540 roubles. - TVA incluse ;

Débit 26 Crédit 10

- 10 000 roubles. - le coût du support de stockage est passé en charges ;

Débit 97 Crédit 60

- 10 000 roubles. (11 800 – 1 800) - le coût du programme est pris en compte ;

Débit 19 Crédit 60

- 1800 roubles. - TVA allouée ;

Débit 97 Crédit 60

- 5000 roubles. (5900 – 900) - le coût du certificat est pris en compte ;

Débit 19 Crédit 60

- 900 roubles. - TVA reflétée.

Et maintenant sur la comptabilité fiscale. Aux fins de l'impôt sur le revenu, les dépenses liées aux certificats sont comptabilisées comme autres dépenses. La base est l'alinéa 49 du paragraphe 1 de l'article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie. La relation entre ces coûts et les revenus ne peut être clairement établie. Par conséquent, comme en comptabilité, ils sont amortis de manière égale.

Fonctionnalités pour les exploitations simplifiées et la taxe agricole unifiée

Il est plus difficile d'amortir les frais d'une signature électronique grâce à la fiscalité simplifiée et à la Taxe Agricole Unifiée. Diverses subtilités doivent ici être prises en compte.

Les listes de dépenses pour ces régimes particuliers sont closes. Certes, ils incluent les dépenses liées à l'achat d'un programme informatique auprès du détenteur du droit d'auteur. Mais cela ne signifie pas que les coûts d’une signature numérique peuvent être automatiquement amortis. Si, par exemple, une entreprise a acheté une signature pour le commerce électronique, sa valeur ne peut pas être reconnue. Cette opinion a été exprimée par des responsables dans une lettre du ministère des Finances de la Russie du 8 août 2014 n° 03-11-11/39673.

Une situation plus favorable est celle où l'exploitation agricole a acheté une signature numérique pour soumettre des déclarations au bureau des impôts. Ensuite, les dépenses peuvent être amorties sous la rubrique « services postaux, téléphoniques, télégraphiques et autres services similaires » – alinéa 18 de l'article 346.5 et alinéa 18 de l'article 346.16 du Code des impôts de la Fédération de Russie. Les financiers sont arrivés à cette conclusion dans un courrier du 10/09/07 n°03-11-04/2/250.

Tengiz BURSULAYA, auditeur principal de RIGHT WAYS LLC

Les documents électroniques signés avec des signatures numériques électroniques constituent non seulement la base des transactions, mais également des documents primaires confirmant les transactions aux fins de l'impôt sur le revenu et de la TVA, en tant qu'impôts les plus importants payés par les organisations contribuables. L'article aborde les situations pratiques d'inclusion des dépenses confirmées par des documents électroniques, l'utilisation de factures électroniques et la procédure d'utilisation des signatures numériques électroniques sur les documents électroniques.

Caractéristiques des documents avec signature numérique

Selon la partie 1 de l'art. 2 de la loi fédérale de la Fédération de Russie du 06/04/2011 n° 63-FZ « sur les signatures électroniques » (ci-après dénommée loi n° 63-FZ), une signature électronique est une information sous forme électronique qui est jointe à d'autres informations sous forme électronique (informations signées) ou autrement associées à ces informations et qui sont utilisées pour identifier la personne qui a signé les informations. Autrement dit, une signature numérique électronique (EDS) équivaut à une signature manuscrite sur un document réalisé sur papier.

Actuellement, le chiffre d'affaires des documents certifiés par signature numérique est en constante augmentation. Signatures numériques électroniques, conformément à l'article 2 de l'art. 160 du Code civil de la Fédération de Russie, sont utilisés dans les cas et de la manière prévus par la loi, d'autres actes juridiques ou accords des parties. Le point le plus important est l'expression de la volonté des parties dans l'échange de « documents électroniques » certifiés par signature numérique. Les documents certifiés avec signature numérique peuvent être utilisés dans tous types de transactions civiles.

Dans certains cas, des documents certifiés par signature numérique sont obligatoires. Ainsi, dans la lettre du Service fédéral antimonopole du 15 juillet 2011 n° ATs/27696, il est indiqué que lors de la tenue d'enchères ouvertes sous forme électronique pour la fourniture de biens (travaux, services) pour les besoins de l'État et des municipalités, tous les documents le flux doit être effectué uniquement sous forme électronique. Un contrat d'État (municipal) établi sur la base des résultats d'une enchère ouverte sous forme électronique doit être enregistré sous forme électronique. Dans ce cas, le FAS se réfère à l'art. 168 du Code civil de la Fédération de Russie et prévient qu'un contrat gouvernemental sur papier sera considéré comme nul. La volonté de l'agence antimonopole d'augmenter le flux de documents électroniques et de se rapprocher des normes mondiales est compréhensible. Cependant, il convient de noter que tous les fournisseurs et entrepreneurs de biens, travaux et services destinés aux besoins du gouvernement ne disposent pas de signature électronique. La majorité des petites entreprises (entrepreneurs individuels, « simplifiés ») n'ont pas entendu parler de la signature numérique et ne vont pas la recevoir. Et le client n'a pas le droit de ne pas lui permettre de participer à des concours, des enchères ou d'autres formes de passation de marchés, puisque dans ce cas, le même service antimonopole lui infligera une amende pour avoir créé des conditions d'admission non prévues par la législation sur les marchés publics. Ainsi, la lettre ci-dessus du FAS Russie est, dans une certaine mesure, un document porteur de potentiel pour l’avenir.

Un certain nombre d'autorités exécutives fédérales sont complètement passées à la gestion électronique des documents. En particulier, le Service fédéral des impôts n'accepte les déclarations de revenus que sous forme électronique. Selon l'art. 80 du Code des impôts de la Fédération de Russie, une déclaration de revenus est une déclaration écrite ou une déclaration, établie sous forme électronique et transmise via des canaux de télécommunication à l'aide d'une signature numérique électronique, du contribuable sur les objets de l'imposition, sur les revenus perçus ou les dépenses engagées. , sur les sources de revenus, sur l'assiette fiscale, les avantages fiscaux, sur le montant calculé de l'impôt et/ou sur d'autres données servant de base au calcul et au paiement de l'impôt. La procédure d'envoi des demandes de présentation de documents et la procédure de soumission de documents à la demande de l'administration fiscale sous forme électronique via des canaux de télécommunication spéciaux sont actuellement réglementées par l'arrêté du Service fédéral des impôts de la Fédération de Russie du 17 février 2011 n° ММВ-7-2/168@ "Sur l'approbation de la procédure d'envoi d'une demande de présentation de documents (informations) et de la procédure de soumission de documents (informations) à la demande de l'administration fiscale sous forme électronique via les canaux de télécommunication." Conformément à l'art. 93 du Code des impôts de la Fédération de Russie, si les documents demandés à l'organisation des contribuables sont compilés sous forme électronique dans des formats établis, ces documents peuvent être envoyés à l'administration fiscale via des canaux de communication sécurisés également sous forme électronique.

Selon la lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 7 juillet 2011 n° 03-03-06/1/409, une organisation peut établir des documents comptables primaires et consolidés sur support papier et électronique. Si une organisation établit des documents sur support électronique, elle est alors tenue, à ses frais, de faire des copies de ces documents sur papier pour les soumettre aux autorités de contrôle, aux autorités de poursuite et aux tribunaux de diverses instances (clause 7, article 9 du Code fédéral Loi du 21 novembre 1996 n° 129-FZ, ci-après dénommée loi n° 129-FZ). Conformément à l'art. 6 de la loi n° 63-FZ, les informations sous forme électronique signées avec une signature électronique qualifiée sont reconnues comme un document électronique équivalent à un document papier signé avec une signature manuscrite, sauf dans les cas où les lois ou règlements fédéraux adoptés conformément à celles-ci établissent une exigence quant à la nécessité de rédiger le document uniquement sur papier. C'est-à-dire qu'un document électronique signé avec une signature numérique électronique a les mêmes droits qu'un document signé avec la signature manuscrite d'un fonctionnaire et apposé du sceau de l'organisation. Une position similaire est exprimée dans la lettre du Service fédéral des impôts de la Fédération de Russie pour Moscou du 22 septembre 2010 n° 16-15/0997625@.

Actuellement, la loi n° 63-FZ est entrée en vigueur, mais un certain nombre d'articles de celle-ci n'entrent en vigueur que le 01/07/2012, et jusqu'à ce moment, la loi fédérale de la Fédération de Russie du 10/01/2002 n° 1-FZ « Sur la signature numérique électronique » (ci-après - la loi n° 1-FZ) et toutes les réglementations existantes ont été élaborées en tenant compte des dispositions de cette loi. La loi n° 1-FZ a bien entendu constitué une étape importante dans le développement ultérieur de la gestion électronique des documents, même si elle présente certaines lacunes. Oui, l'art. 3 de la loi n° 1-FZ établit que le propriétaire du certificat de clé EDS (c'est-à-dire celui qui appose l'EDS) est un individu et non une organisation. Autrement dit, l'organisation émet une signature numérique électronique pour son responsable spécifique. Dans ce cas, il existe des risques qu'après son licenciement (et en cas de crise économique, cette probabilité est élevée), ce fonctionnaire commette des actes frauduleux au nom de l'organisation. Une autre situation est liée au fait qu'en cas d'absence d'un individu (vacances, déplacement professionnel, maladie, etc.), son certificat de clé peut être utilisé par l'un de ses collègues ou cela peut être fait au nom de la direction de l'organisation afin signer un contrat ou d'autres documents. Dans ces cas-là, il existe une forte probabilité que la transaction soit considérée comme nulle.

Actuellement, les tribunaux arbitraux s'appuient principalement sur les caractéristiques formelles des contrats, c'est-à-dire qu'ils exigent leur exécution sur papier, la présence de signatures et de sceaux. Les tribunaux d'arbitrage n'acceptent pas toujours un contrat sous forme électronique comme preuve de la légalité des actes de l'une des parties. En pratique, pour présenter comme preuve un « contrat électronique » avec signature électronique, il est nécessaire d'en imprimer une capture d'écran depuis l'écran en présence d'un notaire et d'obtenir la signature de certification de ce même notaire sur le document imprimé. . Vous devrez également soumettre comme preuve des documents confirmant le fait que le fonctionnaire dispose d'un certificat de clé de signature et des documents internes de l'organisation confirmant le fait que cet employé avait le droit de signer des contrats de signature numérique.

Le fait le plus important qui détermine la possibilité de soumettre aux tribunaux des contrats et autres documents signés avec signature numérique est l'existence d'accords entre les parties sur l'utilisation de la gestion électronique des documents.

Pratique judiciaire

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Selon la décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 28 mai 2009 n° VAS-662/09, s'il n'y a pas d'accord entre les parties sur la possibilité d'utiliser la reproduction en fac-similé de la signature de l'accord, l'accord ainsi signé est reconnu comme non conclu. Cette règle s'applique également aux documents électroniques signés avec signature numérique.

Dans la partie 4 de l'art. 2 de la loi n° 63-FZ stipule que le propriétaire du certificat de vérification de clé EDS est la personne à qui le certificat de vérification de clé EDS a été délivré. Cette loi établit les types de signatures électroniques suivants : simples et renforcées. Cette dernière se divise en une signature qualifiée renforcée et une signature électronique non qualifiée. Une signature électronique simple est une signature qui, grâce à l'utilisation de codes, de mots de passe ou d'autres moyens, confirme le fait de la formation d'une signature numérique électronique par une certaine personne. Une telle signature est la signature d'un individu (fonctionnaire).

Selon l'art. 5 de la loi n° 63-FZ, une signature électronique non qualifiée est une signature obtenue à la suite d'une transformation cryptographique d'informations à l'aide d'une clé de signature numérique électronique. Aussi, une signature électronique non qualifiée permet d'identifier la personne qui a signé le document et de détecter le fait d'apporter des modifications ou des ajouts au document après sa signature avec une signature électronique. Une signature électronique qualifiée remplit les mêmes fonctions, mais est protégée de manière plus sécurisée. Conformément à l'art. 9 de la loi n° 63-FZ, les accords entre participants à l'interaction électronique établissent des cas de reconnaissance des documents électroniques signés avec une signature électronique simple comme équivalents aux documents papier signés avec une signature manuscrite. Par ailleurs, de tels accords doivent prévoir les règles d'identification de la personne qui a signé le document électronique par sa simple signature électronique et l'obligation de cette personne de garder la confidentialité. Autrement dit, l’utilisation de signatures numériques sans le consentement écrit des individus n’est pas autorisée. Une signature numérique qualifiée est reconnue valable jusqu'à son annulation par décision de justice (article 11 de la loi n° 63-FZ). Ainsi, la loi n° 63-FZ réduit les risques d'actions illégales avec l'utilisation illégale de signatures numériques.

Problèmes liés à l'utilisation de la signature numérique à des fins d'impôt sur les bénéfices

L'enjeu le plus important est la possibilité de reconnaître, aux fins du calcul de l'impôt sur le revenu, les revenus et dépenses confirmés par des documents établis sous forme électronique et/ou certifiés par une signature électronique. Ce problème est clé. Cependant, la question de l'équivalence des documents comptables et fiscaux exécutés par voie électronique et des documents exécutés sur papier n'est pas encore totalement résolue. Lors des contrôles, les autorités fiscales se réfèrent en la matière à la norme du paragraphe 1 de l'art. 9 de la loi n° 129-FZ, selon laquelle toutes les transactions commerciales effectuées par une organisation doivent être documentées par des pièces justificatives, qui sont les principaux documents comptables sur la base desquels la comptabilité est tenue. Selon le paragraphe 2 de l'art. 9 de la même loi, les documents primaires sont acceptés pour la comptabilité s'ils sont établis selon la forme contenue dans les albums des formulaires unifiés de documentation comptable primaire. L'administration fiscale est très attentive aux documents établis sur support électronique comme confirmation des transactions effectuées. Ils abordent cette question d'un point de vue formel.

Exemple 1

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L'organisation, située à Moscou, envoyait souvent des employés en voyage d'affaires dans ses succursales de Toula, Riazan et Bryansk. Pour voyager, ils ont acheté des billets de train électroniques avec une signature numérique électronique et tous les détails nécessaires spécifiés à l'article 2 de l'art. 9 de la loi n° 129-FZ. Cependant, lors du contrôle, l'administration fiscale n'a pas considéré la disponibilité des billets électroniques comme une base pour prendre en compte les dépenses dans le calcul de l'assiette de l'impôt sur le revenu. Ils ont motivé leur position par le fait que les billets électroniques ne prouvent que le fait de leur achat, et non le voyage en train du salarié. Les objections de l’organisation selon lesquelles les employés étaient effectivement en voyage d’affaires, comme le confirment les notes sur les attestations de déplacement, les notes de frais, etc., n’ont pas été acceptées. L'organisation a été contrainte de recalculer l'impôt sur le revenu, de présenter une déclaration de revenus mise à jour et de payer une amende. Après cela, l'organisation a abandonné l'achat de billets électroniques et est passée uniquement aux billets papier.

Cependant, la situation des organisations de contribuables n’est pas potentiellement critique. Selon l'art. 4 de la loi n° 1-FZ, une signature électronique est considérée comme équivalente à une signature manuscrite sous un document exécuté sur papier dans les cas suivants : le certificat de clé de signature n'a pas perdu sa validité au moment de la signature du document électronique, s'il y a existe-t-il une preuve déterminant le moment de la signature ? l'authenticité de la signature numérique a été confirmée. L'administration fiscale estime que, sauf disposition contraire de la loi, les documents fiscaux et comptables primaires peuvent être établis par voie électronique et certifiés par la signature numérique des personnes chargées de l'exécution des transactions commerciales et de l'exactitude de leur exécution, sous réserve des exigences de Loi n° 1-FZ (voir ., notamment la lettre du Service fédéral des impôts de la Fédération de Russie pour Moscou du 22 septembre 2011 n° 16-15/099725@). Le ministère des Finances de la Russie adhère à une position similaire (voir notamment la lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 27 octobre 2008 n° 03-03-06/1/605, du 26 novembre 2009 n° .03-03-08/85).

Le plus gros problème est causé par l’exigence de l’art. 4 de la loi n° 1-FZ pour prouver le moment de la signature du document EDS et la compétence du fonctionnaire qui a apposé l'EDS. Une telle confirmation peut être : un arrêté conférant à un fonctionnaire le pouvoir d'apposer l'EDS sur des documents électroniques, et si l'EDS est confié au chef d'une organisation, alors son arrêté pour l'organisation sur laquelle les documents sont établis électroniquement et signés avec EDS ; accords avec des contreparties sur la gestion électronique des documents, qui indiquent par qui et quels documents sont certifiés par signature numérique. Dans ce cas, l’essentiel sera la bonne exécution de tous les documents nécessaires. Le moment de la signature d'un document électronique est déterminé à l'aide de produits logiciels. Si le transfert de documents électroniques par les parties est effectué par l'intermédiaire d'un organisme spécialisé qui utilise des moyens de protection cryptographique pour transférer des informations confidentielles, dans ce cas, il suffira de faire une demande officielle - et il sera possible d'obtenir des informations sur le moment de la signature numérique.

Comme déjà indiqué, les documents sous forme électronique, certifiés par une signature électronique, ont la même validité que les documents papier, certifiés par la signature d'un fonctionnaire et le sceau de l'organisation. Dans la pratique, il existe des situations où le flux de documents entre organisations s'effectue uniquement sous forme électronique. Les factures sont notamment émises par voie électronique par les fournisseurs Internet pour les services de communication, pour l'achat de billets d'avion et de train, etc. Pour éviter que les autorités fiscales ne prétendent que les coûts sont déraisonnables et manquent de preuves documentaires, les organisations de contribuables doivent remplir les conditions obligatoires suivantes.

Tout d'abord, définissez clairement le cercle de contreparties et de transactions pour lesquelles le flux de documents électroniques sera effectué et la signature numérique sera réalisée.

Deuxièmement, il doit y avoir des accords entre les parties sur l'utilisation de la gestion électronique des documents, l'établissement de documents électroniques signés avec une signature électronique et la procédure d'échange de documents électroniques.

Troisièmement, l'ordinateur sur lequel seront effectués les travaux avec les documents électroniques signés avec une signature numérique électronique ainsi que leur réception et leur transmission à la contrepartie doit être certifié et utilisé uniquement aux fins spécifiées.

Quatrièmement, tout flux de documents doit s'effectuer uniquement via des canaux de communication sécurisés et/ou via une organisation spécialisée.

Cinquièmement, l'arrêté de l'organisation doit établir les fonctionnaires qui ont le droit d'apposer des EDS, et les types de documents sur lesquels ces signatures numériques électroniques sont apposées.

Sixièmement, tous les documents compilés électroniquement doivent être conformes aux formulaires contenus dans les albums de formulaires unifiés de documentation comptable primaire, et les documents dont les formulaires ne sont pas contenus dans les albums de formulaires unifiés doivent comporter les informations obligatoires suivantes : nom du document ; date de préparation du document ; nom de l'organisation qui a rédigé le document ; contenu d'une transaction commerciale ; mesure d'une transaction commerciale en termes monétaires et physiques ; les noms des postes des personnes responsables de l'exécution d'une transaction commerciale ; signature personnelle de ce fonctionnaire (sur le document électronique - sa signature numérique).

Septièmement, les documents électroniques serviront de base pour inclure les dépenses dans le calcul de l'assiette de l'impôt sur le revenu uniquement si la contrepartie de l'organisation contribuable les signe avec une signature électronique.

Exemple 2

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L'organisation a conclu un accord pour les services Internet. L'accord a été conclu par voie électronique et les factures ont été émises de la même manière. Tous les flux de documents entre les parties se sont déroulés sous forme électronique. Afin que les dépenses soient engagées, les documents suivants ont été établis pour justifier le paiement de la connexion, de l'utilisation et de la maintenance du système Internet : un arrêté sur l'utilisation du système Internet par les salariés, les règles de son fonctionnement et la procédure de circulation des documents . L'échange de documents entre les parties s'est effectué uniquement avec la certification de leur signature numérique. Toutes les factures, ajouts, tarifs, etc. reçus sous forme électronique ont été placés dans un dossier électronique séparé et dupliqués en copies.

En pratique, nombre de comptables se posent la question de la nécessité de dupliquer les documents électroniques avec des documents papier. Cette nécessité n'est pas obligatoire, puisque la loi assimile les documents sur papier aux documents sur support électronique (sous réserve que ces derniers remplissent un certain nombre de certaines conditions). Par conséquent, la disponibilité de copies supplémentaires des accords, contrats, factures, etc. sur papier ne sera pas considéré comme une violation. Aussi, dans certains cas prévus par la loi, les copies des documents électroniques sont obligatoirement réalisées sur papier.

Certaines inspections fiscales, lorsqu'elles effectuent des contrôles, exigent illégalement des copies papier de documents électroniques des organisations de contribuables. Une telle exigence constitue une violation de l'art. 93 Code des impôts de la Fédération de Russie. Selon la lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 26 août 2011 n° 03-03-06/1/521, dans les cas où le document demandé par l'administration fiscale à l'organisation des contribuables n'est pas établi sous forme électronique sous la forme établie, le document est présenté par l'organisation contribuable sur papier sous la forme d'une copie certifiée par lui avec une marque de signature du document de signature numérique. Cependant, dans sa lettre, la direction financière principale n'a pas indiqué si l'organisation contribuable devait soumettre un document sur papier qui n'est pas rédigé sous une forme unifiée, mais contient toute la liste nécessaire des mentions obligatoires ? Selon l'auteur, la présence dans le document électronique de toutes les mentions obligatoires précisées au paragraphe 2 de l'art. 9 de la loi n° 129-FZ ne l'assimile pas à un document établi sous une forme unifiée. Il peut y avoir différents points de vue sur cette question, mais pour éviter les sanctions de la part des autorités fiscales, il serait préférable de soumettre des copies de ces documents sur papier.

Problèmes liés à l'utilisation de la signature numérique à des fins de taxe sur la valeur ajoutée

La situation de la taxe sur la valeur ajoutée est plus simple. Selon le paragraphe 1 de l'art. 169 du Code des impôts de la Fédération de Russie, une facture peut être établie et émise à la fois sur papier et sous forme électronique. Le paragraphe 9 de cet article interprète généralement de manière très large la possibilité d'utiliser la gestion électronique des documents lors du paiement et du calcul de la TVA : les factures, les registres des factures reçues et émises, les livres d'achats et de ventes peuvent être tenus sous forme électronique selon un modèle approuvé par le gouvernement fédéral. organe exécutif autorisé à exercer le contrôle et la surveillance dans le domaine des impôts et taxes, c'est-à-dire selon le modèle et la forme approuvés par le Service fédéral des impôts.

Les factures exécutées sous forme électronique, conformément à l'article 9 de l'art. 169 du Code des impôts de la Fédération de Russie, sont signés par la signature numérique du chef de l'organisation ou par la signature numérique d'autres fonctionnaires autorisés à le faire par arrêté ou autre document administratif de l'organisation. La loi autorise le recours aux procurations, mais, selon l'auteur, cela comporte des risques supplémentaires.

La procédure d'établissement et d'échange des factures est similaire à tout flux de documents commerciaux sous forme électronique. Les factures sous forme électronique sont établies d'un commun accord entre les parties et si les parties disposent des moyens et capacités techniques appropriés pour recevoir et traiter les factures. Le ministère des Finances de la Russie adhère à une position similaire (voir notamment la lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 01.08.2011 n° 03-07-09/26). L'Agence recommande que lors de l'obtention du consentement, il faut partir des coutumes des pratiques commerciales (règles de pratiques commerciales). Cependant, afin d'éviter les risques de non-émission des factures, il est encore préférable de conclure un accord entre organismes contreparties sur l'échange de factures sous forme électronique, signé avec une signature électronique.

Exemple 3

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Les organisations ont signé un accord pour la fourniture de biens. En complément du contrat, un accord sur l'échange de factures électroniques a été signé. Dans cet accord complémentaire, une clause distincte précisait les responsables des parties qui disposent de signatures numériques et leurs pouvoirs. L'accord complémentaire précise également la procédure d'échange de documents et l'opérateur par lequel le flux de documents s'effectue via des canaux de communication fermés.

Actuellement, la procédure d'échange électronique de factures est régie par la « Procédure d'émission et de réception de factures sous forme électronique via les canaux de télécommunication utilisant une signature numérique électronique », approuvée. par arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 25 avril 2011 n° 50n (ci-après dénommée la Procédure). Selon l'article 1.5 de la Procédure, une facture est considérée comme un document sortant d'un participant à la gestion électronique de documents si elle est signée avec une signature numérique électronique appartenant à une personne habilitée, à condition qu'elle soit envoyée par l'intermédiaire d'un opérateur de gestion électronique de documents. Les certificats de clé de signature sont délivrés aux participants au flux de documents électroniques par les centres de certification, ce qui réduira considérablement les risques d'utilisation non autorisée des signatures numériques et de fraude. Selon l'article 1.9 de la Procédure, le flux de documents électroniques est effectué pour chaque facture séparément ; l'envoi des factures dans un seul fichier n'est pas autorisé ; Une particularité de la Procédure est que toutes les relations entre les parties concernant l'échange de factures, leur modification et leur ajout, etc. n'auront lieu que par l'intermédiaire d'un opérateur spécial. Bien entendu, la Procédure constitue un « pas en avant » en termes de gestion électronique des documents. Cependant, son inconvénient est qu'il a été préparé sur la base de la loi n° 1-FZ et n'est pas lié aux dispositions de la loi n° 63-FZ. Entre-temps, à compter du 1er juillet 2012, la loi n° 63-FZ entre en vigueur, il sera donc très difficile de s'appuyer sur les normes de l'acte législatif abrogé lors de l'émission et de la réception de factures et des questions controversées émergentes.

Dans le cas de l'utilisation de factures électroniques, la question se pose des dates de leur émission et de leur réception. Selon l'article 1.10 de la Procédure, la date d'émission d'une facture à l'acheteur sous forme électronique via des canaux de communication spéciaux est considérée comme la date de sa réception par l'opérateur de la part du vendeur, indiquée dans la confirmation de cet opérateur. Une facture électronique est considérée comme émise si le vendeur reçoit une confirmation de l'opérateur. La date de réception par l'acheteur de la facture est la date à laquelle la facture électronique est envoyée à l'acheteur par l'opérateur.

Exemple 4

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Le vendeur a émis une facture électronique signée par un responsable autorisé le 3 octobre. Le fichier contenant la facture électronique a été reçu par l'opérateur, dont il a informé le vendeur. Le même jour, l'opérateur a adressé une facture à l'acheteur, que ce dernier a notifié à l'opérateur. Ainsi, la date d'émission et la date de réception sont le 3 octobre. Les parties échangent entre elles des messages certifiés par une signature numérique.

Cependant, il est également possible qu'une facture soit reçue par l'opérateur du vendeur un jour et envoyée à l'acheteur un autre jour. Ou bien il y aura des pannes dans le système électronique et le fichier de facture envoyé ne sera pas reçu. Si les informations nécessaires ne sont pas reçues, les parties en informent l'opérateur. La communication entre les parties n'intervient qu'en cas de non-réception des factures et sur les questions de modification des factures. De plus, tous les messages sont signés avec la signature numérique des personnes autorisées.

La question de la tenue des journaux électroniques des factures reçues et émises, des livres d'achats et de ventes, de leur certification avec signature numérique et de leur soumission aux autorités fiscales n'est actuellement pas encore réglementée par les réglementations du ministère des Finances de la Russie. Cependant, il existe déjà un certain nombre de programmes comptables spéciaux qui vous permettent de tenir des journaux comptables et des livres d'achats et de ventes sous forme électronique. Mais ces programmes sont de nature appliquée, leurs données n'ont pas de format électronique approuvé, ne sont pas signées avec une signature électronique et ne peuvent pas être soumises au fisc ou à toute autre autorité de contrôle comme preuve et donner droit au remboursement de la TVA. Par conséquent, les organisations peuvent conserver des magazines et des livres sous forme électronique, mais uniquement pour leurs propres besoins. Ils doivent les soumettre au fisc uniquement sur papier.

La durée de conservation des factures électroniques signées avec signature numérique est de quatre ans. Parallèlement, le ministère des Finances de la Fédération de Russie, dans une lettre du 18 octobre 2005 n° 03-03-04/2/83, a indiqué que cette période commence après la période de déclaration (fiscale) au cours de laquelle le document a été utilisé pour la dernière fois pour préparer les déclarations fiscales, calculer et payer les impôts, confirmer les revenus et les dépenses. La durée de conservation établie de quatre ans est confirmée par des décisions de justice.

Pratique judiciaire

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Selon la décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 4 mars 2010 n° VAS-1745/10, basée sur la norme sub. 8 alinéa 1 art. 23 du Code des impôts de la Fédération de Russie, le contribuable est tenu d'assurer la sécurité des données comptables et fiscales et des autres documents nécessaires au calcul et au paiement des impôts pendant quatre ans.

Mais lorsqu'il s'agit de documents électroniques, selon l'auteur, il est nécessaire d'en faire des copies de sauvegarde.

Ainsi, le système existant d'échange de documents électroniques certifiés par une signature électronique a globalement résolu le principal problème de la gestion électronique des documents : il a assimilé les documents électroniques à signature électronique aux documents sur papier, formatés en conséquence.