Comment signer un e-mail. Créez une signature dans Outlook et ajoutez-la aux messages Signature dans l'e-mail

05.10.2023

Bonne journée à tous, mes chers amis et invités de mon blog. Dans l'article d'aujourd'hui, je souhaite vous expliquer comment créer une signature électronique. On m’a déjà posé plusieurs questions à ce sujet, donc je n’ai pas pu m’empêcher d’écrire à ce sujet. Même si en fait c'est une chose vraiment nécessaire, car je crois que sans une sorte de phrase finale à la fin, la lettre reste en quelque sorte incomplète, et je n'ai pas non plus vraiment envie de la taper manuellement à chaque fois.

Malgré le fait que j'utilise moi-même mail.ru comme mon service de messagerie préféré (au fait, une petite question pour vous, quel est votre service de messagerie préféré ?), je couvrirai toutes les boîtes aux lettres les plus populaires, et je n'oublierai pas à propos d'Outlook. Aller!

Eh bien. Je vais commencer par ce que j'utilise le plus souvent.

Ainsi, lorsque nous créons une nouvelle lettre, elle contiendra automatiquement le texte que vous avez écrit au préalable.

Yandex

Gmail

Et bien sûr, on ne peut s’empêcher de parler d’un autre géant célèbre, à savoir le service de messagerie de Google. Allons-y dans l'ordre.

Perspectives

Eh bien, comme je l'ai promis, je vais vous montrer comment configurer une signature dans votre courrier électronique Outlook. J'ai remarqué qu'aujourd'hui, de nombreuses personnes choisissent le client Outlook comme client de messagerie. Et contrairement à tous les services ci-dessus, la fonction de création de signature est assez cachée. Mais rien ne nous est impossible.

Je vais tout montrer en utilisant Outlook 2013 comme exemple, mais dans les versions 2007 et 2010, tout est presque pareil. Vous n'aurez aucun problème avec cela.

Eh bien, vous pouvez désormais vous assurer que votre message fonctionne en créant simplement une nouvelle lettre.

C'est essentiellement tout ce que je voulais dire à ce sujet. J'espère que vous avez aimé mon article et j'espère aussi qu'il vous a été très utile. Eh bien, je vous attends à nouveau sur les pages de mon blog, n'oubliez pas de vous abonner aux articles mis à jour, et également de partager du matériel avec vos amis sur les réseaux sociaux. Bonne chance à toi. Bye Bye!

Cordialement, Dmitri Kostin.

Bonjour les amis du blog !
Aujourd’hui, vous apprendrez à créer vous-même une signature électronique super cool et attrayante. En utilisant pour cela trois méthodes gratuites : standard dans les paramètres de la box elle-même ; Google Docs; Service générateur de signatures Hubspot.

Non seulement les employés de bureau effectuent une correspondance quotidienne représentant des dizaines d'e-mails, mais les utilisateurs ordinaires disposent également de comptes de messagerie sur lesquels ils reçoivent du courrier, envoient des réponses, des demandes, etc.

Naturellement, l'intensité sera différente, mais néanmoins, el. Tout le monde a besoin d'une boîte. Et pour beaucoup, une signature efficace pour leurs lettres sera très utile, grâce à laquelle vous pourrez ajouter plus d'informations sur vous-même et votre entreprise, attirant ainsi l'attention de vos adversaires.

3 options pour créer une signature dans une lettre

Et comme cela a déjà été dit plus haut, il existe 3 méthodes, mais les 2 premières seront affichées sur un exemple de boîte aux lettres Gmail. Si vous n'avez toujours pas votre propre compte dans ce service méga-populaire, dépêchez-vous de le faire en utilisant l'exemple de l'article :. Mais le troisième convient à chaque e-mail. boîte. Il convient de noter que tout « mailer » a la possibilité de créer votre propre signature simple.

Option 1

Comment créer une signature via les paramètres du client Gmail

1. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Gear.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez Paramètres.
3. Faites défiler la page jusqu'à ce que vous ayez configuré la signature.
4. Dans un petit éditeur de texte, créez une signature simple, sans oublier de cliquer sur le bouton en bas de l'écran : Enregistrer les modifications.

Pour enregistrer le résultat, n'oubliez pas le bouton OK.

Option n°2

Comment créer une signature électronique dans Google Docs

1. Créons un nouveau document pour cela et allons sur votre Google Drive en utilisant le lien https://drive.google.com

2. Nous avons maintenant besoin d'un tableau, mais avant de commencer à le construire, nous devons bien réfléchir à ce à quoi ressemblera la signature afin de savoir combien de colonnes et de cellules sont nécessaires. Pour ce faire, je fournirai plusieurs échantillons visuels à titre d'exemple.

Exemples de signature dans une lettre

N’essayez pas de compliquer votre signature électronique, le minimalisme sera toujours plus élégant et plus avantageux. Incluez simplement votre nom, votre poste, votre numéro de téléphone, votre adresse et votre site Web et cela suffira.

Vous pouvez également ajouter des effets de couleur pour une meilleure visualisation, mais il ne faut pas se laisser emporter par 1-2 tons, mais rien de plus, sinon vous vous retrouverez avec une vinaigrette.

Ce serait une bonne idée d'ajouter une photo personnelle qui ajoutera un intérêt visuel et un caractère mémorable.

Le logo de votre entreprise donnera également un effet d'intérêt et de mémorisation, mais vous devez en choisir un en fonction de votre situation personnelle, mais le combiner n'est pas toujours possible, vous devez expérimenter.

Un autre exemple utilisant un logo d'entreprise utilisant un séparateur, et dans le nom une police de couleur grasse en majuscules, qui attire sans aucun doute l'attention.

Utilisez les réseaux sociaux - cela deviendra certainement du trafic supplémentaire pour vous, cela vaut la peine d'envisager plus de 3 à 5 icônes sociales. Il n'est pas nécessaire d'installer des réseaux, n'oubliez pas le minimalisme.

Ajoutez un appel à l'action à votre légende, en gardant à l'esprit la prostate et l'urgence du slogan. Vous pouvez promettre des réductions sur vos produits, simplement encourager l’inscription sur le site, et bien plus encore. L'essentiel est de ne pas oublier de modifier périodiquement l'appel, car il est actuellement pertinent pour les temps modernes.

Ce qu'il ne faut pas faire:

1. Ne rédigez jamais un article entier à partir de votre signature, composé d'une liste d'adresses téléphoniques et d'autres informations dont le contenu sera plus volumineux que la lettre elle-même.
2. Si vous avez des comptes sur tous les réseaux sociaux existants, cela ne signifie pas que vous devez tous les mettre dans votre signature - c'est tout simplement stupide : 3 à 5 des plus populaires vous donneront cent fois plus d'effet.
3. N'indiquez pas votre email, pourquoi signer la boîte aux lettres à partir de laquelle vous envoyez la lettre et il sera clair que c'est vous.
4. N'utilisez pas d'images animées, elles ne feraient qu'alourdir votre lettre et il est peu probable qu'elles s'affichent correctement.

La signature correcte dans une lettre ressemble à ceci :

1. La signature dans la lettre doit commencer par les mots avec respect... (opinion purement personnelle).
2. Ajoutez des couleurs et des polices grasses, mais l'essentiel est de ne pas en faire trop, évitez les couleurs trop vives et décolorées, utilisez peut-être le ton utilisé dans votre logo.
3. Les photos et les logos peuvent ajouter de la personnalité et de la mémorisation.
4. Les réseaux sociaux vous aideront non seulement à vous faire remarquer, mais augmenteront également le trafic vers votre site Web.
5. Pour ajouter des images, des séparateurs (lignes verticales) conviennent également ; cela ajoutera de la signification et attirera l'attention.

Maintenant, après avoir décidé quelle signature nous voulons voir dans l'e-mail, nous procédons à la création d'un tableau. Je vais montrer le principe de création à l'aide de mon exemple, et grâce à ce guide vous pourrez créer un « chef-d'œuvre » à votre goût.

Grâce au tableau, la structuration des éléments ne sera pas perturbée de la même manière qu'un client de messagerie ne peut reconnaître que les valeurs du tableau. Sinon, le chaos en résultera : le transfert du texte et des images ne ressemblera pas à ce que vous aviez initialement prévu.

1. Alors, suivons le chemin Insérer ⇒ Tableau dans mon cas, ce sera 5X4 où cinq est une photo et 4 icônes de réseaux sociaux, et quatre sont des lignes pour le texte.

Vous devriez vous retrouver avec une table comme celle-ci.

2. Sélectionnez toutes les cellules de la colonne de gauche et faites un clic droit dessus. Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez Fusionner les cellules.

1. À la suite de ces actions, la colonne de gauche sera débarrassée des lignes, il est maintenant temps d'insérer une photo.
2. Si l'image est trop grande et que, à cause de cela, la rangée inférieure du tableau a bougé, il est normal de cliquer avec le bouton droit sur l'image et vous pourrez modifier la taille, qui sera indiquée par des carrés bleus sur toute la longueur. périmètre. Placez le curseur sur le carré du coin inférieur en diagonale, il prendra la forme d'une flèche double face, maintenez RMB enfoncé et faites-le glisser vers le coin supérieur gauche de la photo, en la compressant ainsi en taille.
3. Les cellules sont alignées, mais nous devons centrer l'image, pour ce faire, nous allons également compresser la colonne à la forme souhaitée.
4. Le résultat obtenu est satisfaisant, nous passons donc à d'autres actions. Conseil : si vous devez annuler une action, utilisez les raccourcis clavier Ctrl+Z. À propos, cette méthode d'annulation fonctionne dans de nombreux programmes.

3. Sélectionnez la ligne du haut, cliquez dessus, sélectionnez l'option Fusionner les cellules et faites de même avec les deux suivantes, en laissant la dernière seule.

4. Remplissez les champs, taille de police de 8 à 10 maximum. Nous insérerons des logos sociaux dans les quatre colonnes du bas (je donnerai un lien vers les archives d'icônes prêtes à l'emploi à la fin de l'article).

5. Après insertion, vous voyez que tout fonctionne à nouveau, ce n'est pas grave, on fait la même chose qu'avec une photo, on l'a d'abord compressée, puis on a ajusté les cellules.

6. C'est ce que j'ai obtenu, mais ce n'est pas tout.

7. Sélectionnez le tableau - sélectionnez l'élément Propriétés.

8. Bordures du tableau : définissez la valeur sur 0 pt ;
Marges des cellules : généralement de 0,05 à 0,09, dans cet exemple, je définis la plus petite ;
Hauteur de ligne minimale 0,5.

Voici à quoi ressemble ma vraie signature maintenant, vous pouvez la vérifier si abonnez-vous aux mises à jour de mon blog. Il ne vous reste plus qu'à ajouter des liens et tout sera prêt.

9. Pour faire fonctionner un lien vers un blog, sélectionnez-le, cliquez sur l'icône « lien de chaîne » dans la barre d'outils de l'éditeur et vous n'avez rien d'autre à faire - l'URL fonctionnera, comme le montrera le changement de couleur en bleu classique.

Avec les réseaux sociaux, cela prendra plus de temps, allez d'abord sur votre profil, par exemple Facebook dans la barre d'adresse du navigateur et copiez l'url sur votre page.

Allez dans l'éditeur Google, cliquez sur le réseau correspondant, puis sur le « maillon de chaîne » et collez l'URL copiée dans le champ qui apparaît, puis cliquez sur le bouton Appliquer.

10. Eh bien, nous approchons enfin de l'étape finale de l'insertion d'une signature dans la lettre :

Sélectionnez votre création Ctrl + A ;
copier Ctrl + C ;
ouvrez les paramètres de votre boîte mail Gmail comme nous l'avons déjà fait au début de l'article, insérez votre signature après avoir d'abord supprimé l'ancienne si elle y était. Enregistrez vos modifications.

Si soudainement tout ne va pas, n'hésitez pas à enregistrer les modifications et à recharger la page, après quoi tout devrait se passer sans problème. Envoyez une lettre test à votre deuxième boîte aux lettres et voyez le résultat.

Option n°3

Générateur de signature en ligne

Une alternative aux méthodes ci-dessus est le service Générateur de signatures Hubspot qui est gratuit, contrairement à ses pairs, qui s'acquitte également bien de ses responsabilités et qui est également facile à utiliser.

Voyez par vous-même, ma signature dans les lettres Yandex est presque la même que sur l'image fournie.

Les inconvénients comprennent :

Il n'y a pas de russification du site, mais cela peut être facilement résolu avec de l'aide si vous ne connaissez pas du tout l'anglais ;
Il n'existe pas non plus de réseaux sociaux en russe.

Un autre point important est qu'après avoir inséré la signature créée dans votre compte de messagerie, vous pouvez la modifier, remplacer les lettres anglaises par des lettres russes, modifier le texte et la couleur.

Conclusion : une signature email est un outil indéniablement bénéfique à ne pas négliger, surtout si vous êtes un homme d'affaires.

Lien promis avec icônes sociales sur mon disque Yandex.
Je vous conseille de regarder une vidéo avec une revue d'un site intéressant sur une liste d'adresses de boîtes aux lettres gratuites pour tous les goûts, à des fins différentes.

Cet article décrit les paramètres que vous pouvez définir dans la section Nom et signature de l'expéditeur.

Nom de l'expéditeur

Aller aux paramètres.
Ouvrez la section « Nom et signature de l'expéditeur ».
Dans le champ « Nom de l'expéditeur », saisissez le nom qui sera affiché lors de l'envoi de lettres depuis votre boîte aux lettres.

Le nom de l'expéditeur ne doit pas dépasser 40 caractères. L’utilisation de deux-points, de guillemets et de crochets angulaires est interdite.

Signature

Vous pouvez créer une signature qui sera ajoutée à tous les e-mails que vous envoyez et transférez.

Aller aux paramètres.
Ouvrez la section « Nom et signature de l'expéditeur ».
Ajoutez une signature.

Si nécessaire, formatez la signature à l'aide des outils de l'éditeur. Pour ajouter une image, cliquez sur les icônes de la barre d'outils et sélectionnez une image sur votre ordinateur.

La taille maximale de la signature est d'environ 5 000 caractères au format HTML. Toutefois, le nombre maximum de caractères visibles peut être inférieur. Cela dépend des éléments de formatage, de la présence d'une image et de la manière dont la signature est créée.

Restrictions sur l'image dans la signature :

Formats : .jpeg, .jpg, .png, .gif

Taille maximale : 1024x1024 pixels

Volume maximum : 2 Mo

Pour apposer une signature avant le texte cité, cochez la case appropriée. Si vous activez cette fonctionnalité, la signature des e-mails auxquels vous répondez et que vous transférez apparaîtra immédiatement sous le texte du message avant de les citer.

Vous pouvez saisir trois options de nom et de signature, ainsi que définir celles qui seront utilisées par défaut. Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter un nom et une signature », saisissez les données et cochez la case « Par défaut » sous le nom et la signature souhaités.

Pour supprimer une signature, cliquez sur "Supprimer" en dessous.

Comment ajouter un lien vers une image dans votre signature

Cliquer sur l'image dans la signature ouvrira le site Web spécifié.

Comment désactiver la signature

Pour désactiver les signatures automatiques dans les e-mails, effacez le champ de signature par défaut et cliquez sur « Enregistrer » en bas de la page.

Si vous avez créé une signature, effacez simplement le champ avec cette signature et enregistrez également les modifications.

Si la signature « Par défaut » est vide, elle n'apparaîtra pas dans les emails

Pour créer une signature automatique dans un email, vous devez vous rendre dans vos paramètres de messagerie. J'ai écrit comment faire cela pour Gmail.

Comment faire une signature dans un e-mail pour le courrier sur Mail.ru ? À la fin de l'article, vous trouverez une vidéo de marque de Mail ru.

1. Où aller pour signer chaque lettre Mail.ru
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Pour signer chaque lettre MailRu, vous devez trouver vos paramètres de messagerie. Pour ce faire, accédez à votre messagerie sur Mail.ru, saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Après cela, cliquez sur le bouton « Paramètres » dans le menu supérieur (numéro 1 sur la Fig. 1) :

Riz. 1 Ouvrez les paramètres de messagerie Mail ru

Après cela, nous arrivons aux paramètres Mail.ru. Cliquez sur l’option « Nom et signature de l’expéditeur » (numéro 2 sur la figure 1).

On arrive à la fenêtre « Nom et signature de l’expéditeur » :

Riz. 2 Comment mettre une signature avant le texte cité dans une lettre de réponse

Dans votre signature email automatique, vous pouvez ajouter :

ta devise
ton téléphone
lien vers la vidéo,
au site Web
et ainsi de suite.

trouver ce site sur Internet,
Dans la barre d'adresse de votre navigateur, mettez en surbrillance l'adresse du site et
copiez-le dans le presse-papiers, par exemple en utilisant Ctrl+C.
Ensuite, dans la signature de la lettre dans Mail.ru, placez le curseur au bon endroit et
appuyez sur Ctrl+V pour coller l'adresse précédemment enregistrée dans .
Vous verrez un lien vers le site dans votre signature email.

Faites attention à la coche après la signature :

« Placez la signature avant la lettre citée. »

Cette case à cocher détermine où la signature sera automatiquement insérée : avant la lettre citée (et cela, à mon avis, est pratique) ou après celle-ci.

Après avoir saisi toutes les données de votre signature, n'oubliez pas la chose la plus importante : cliquez sur le bouton « Enregistrer » (numéro 4 sur la figure 2).

Comment décorer une signature avec des couleurs gras, italiques ?

Il existe différentes fonctionnalités fournies par chaque service de messagerie. Mail ru email est gratuit et vous ne devez pas confondre les opportunités qu'il offre avec les opportunités disponibles dans les services payants.

Dans Mail ru email, faire une signature en italique, la mettre en évidence en gras ou en couleur ne peut se faire que manuellement, et cela ne peut pas se faire automatiquement, du moins pour aujourd'hui. Comment décorer manuellement la signature de votre lettre ?

Après avoir entré le courrier Mail.ru, cliquez sur le bouton « Écrire une lettre » dans le coin supérieur gauche (Fig. 3). Après cela, la signature que nous avons spécifiée précédemment dans la fenêtre « Nom et signature de l'expéditeur » apparaîtra automatiquement dans la nouvelle lettre (Fig. 2). Vous pouvez désormais modifier cette signature manuellement et la décorer à votre guise. Quelles opportunités le courrier MailRu offre-t-il pour décorer votre signature ?

Vous devez d'abord mettre en évidence le texte requis dans la signature (en d'autres termes, « peignez-le en bleu » - 1 sur la figure 3). Ensuite, vous pouvez créer la partie sélectionnée du texte :

gras (3 sur la figure 3),
italique (4 sur la figure 3),
souligné (5 sur la Fig. 3),
couleur (6 sur la Fig. 3).

Ainsi, dans votre signature, vous pouvez colorer au moins chaque lettre (chiffre, symbole) séparément ou d'une autre manière.

Riz. 3. Comment créer une signature dans une lettre Mail.ru en gras, italique et couleur

Vous devrez décorer manuellement la signature dans chaque lettre. Hélas, il n'y a pas encore d'autres options dans MailRu.

Vous pouvez écrire vos souhaits à Mail ru concernant la modification de la signature. J'ai expliqué comment procéder ci-dessous dans cet article.

Comment faire différentes signatures pour les lettres ?

Ci-dessus sur la fig. 2 faites attention au bouton « + Ajouter un nom et une signature ». Ici, vous pouvez créer différentes signatures pour vos lettres, mais en même temps, vous devez créer une signature « Par défaut ». Il sera automatiquement inséré dans vos emails. Pour cela, à côté de la signature souhaitée, cochez la case à côté de l'inscription « Par défaut ». En figue. 5, il n’y a pas de case à cocher à côté de l’option « Par défaut ».

Nous avons fait plusieurs signatures différentes pour la lettre. Comment pouvons-nous continuer à vivre avec cela ? :) Comment insérer la signature requise dans une lettre ? À chaque fois, accédez aux paramètres de votre messagerie et modifiez la case à cocher « Par défaut » à côté de la signature requise ? C'est long et peu pratique.

Et c'est plus simple ainsi : lors de la rédaction d'une lettre, cliquez sur le bouton « Signature » (numéro 1 sur la Fig. 4). Et là, sélectionnez la signature dont vous avez besoin pour le moment :

Riz. 4. Comment changer la signature lors de la rédaction d'une lettre

Ai-je besoin d'un répondeur automatique pour les e-mails ?

Permettez-moi de dire quelques mots sur le répondeur automatique, qui, comme le « Nom et signature de l'expéditeur », se trouve dans « Paramètres ». C'est à vous de décider d'activer ou non le répondeur automatique.

D'une part, lorsque le répondeur est activé, l'expéditeur de la lettre recevra toujours un message de votre part indiquant que votre lettre a été reçue. De plus, vous pouvez insérer toute information connexe dans le répondeur : « Merci pour les nouvelles intéressantes et informatives », « Je ne suis pas là pour le moment, mais je vais certainement lire votre lettre », « Désolé, je vais lire votre lettre plus tard », etc.

En revanche, si de nombreuses lettres arrivent au courrier de l'expéditeur, la réception par l'expéditeur d'une lettre aussi « vide » n'est pas toujours perçue positivement. Par conséquent, « pensez par vous-même, décidez par vous-même » si vous souhaitez ou non activer le répondeur.

La signature dans un email est votre carte de visite Internet, alors ne la négligez pas et utilisez-la pour votre image et votre autorité.

Aide Mail ru

Pour chaque section du Mail ru mail, il y a une « Aide » (Indice), où sont données les explications nécessaires pour les sections.

Lorsque vous ouvrez « Aide », lorsque vous naviguez (vous déplacez) dans « Aide » dans le courrier, utilisez les icônes « + » situées devant chaque section. L'icône « + » ouvre les sections d'aide masquées.

Comment écrire au service d'assistance Mail ru

C'est ici que vous devez rédiger vos suggestions, plaintes, demandes concernant votre courrier sur Mail.ru. Parfois ils m'écrivent, je ne peux que donner des conseils, car je ne suis pas un employé de la société Mail ru.