Envoi automatique par email. Email automatisé : comment envoyer une newsletter ? Transférer automatiquement les e-mails en créant une règle dans Outlook

Lorsque vous partez en voyage et que vous ne voulez pas que vos vacances soient interrompues par des e-mails Outlook mais que vous devez quand même traiter ces e-mails à temps, vous devez maintenant transférer les messages de votre boîte de réception à d'autres et les laisser vous aider à les gérer. le plus rapidement possible. Dans ce guide, vous trouverez plusieurs façons de transférer automatiquement les messages e-mail dans Outlook.

Définissez rapidement une règle pour transférer automatiquement tous les e-mails entrants vers un destinataire spécifique dans Outlook

De manière générale, nous pouvons définir une règle pour transférer automatiquement les e-mails vers des destinataires spécifiés tels que votre autre compte de messagerie, votre Gmail ou vos collègues, etc. Mais pour autant que nous sachions, il faudra beaucoup de temps pour mettre en place votre propre règle dans Perspectives . Nous introduisons maintenant Kutools pour Outlook (automatique) avant qui peut définir une règle de redirection automatique en quelques clics seulement. Cliquez pour un essai gratuit de 60 jours sans restrictions !

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Transférer automatiquement les e-mails en créant une règle dans Outlook

1 Veuillez cliquer Maison >Règles > Règles et avertissements du gestionnaire. Voir capture d'écran :

2 , DANS Règles et avertissements dialogue sous Règles de courrier électronique, presse Nouvelle règle option.

3 , Alors Maître des règles boîte de dialogue. Sous Commencez avec une règle vide Sélectionner Appliquer une règle pour les messages que je reçois, Et puis cliquez sur Suivant continuer.

4 , La sélection d'une condition vous permet de transférer un e-mail spécifique qui répond à vos besoins. Mais supprimez toutes les conditions, la règle s’appliquera à chaque message que vous recevrez. Lorsque vous avez désactivé toutes les conditions, cliquez sur Suivant puis une fenêtre d'invite apparaîtra, cliquez sur Oui.

5 Maintenant, dans la nouvelle boîte de dialogue Assistant de règles, sélectionnez envoyez-le à des personnes ou à un groupe public optionB étape 1 section et cliquez sur des personnes ou groupe communautaire dans Étape 2 chapitre. Voir capture d'écran :

6 . Quand Adresse de la règle cliquez sur l'adresse souhaitée, puis cliquez sur À(vous pouvez également double-cliquer sur l'adresse pour la sélectionner). Ou vous pouvez saisir directement votre adresse e-mail dans À champ. Cliquez enfin D'ACCORD.

7 , Maintenant, il revient à la fenêtre précédente et vous pouvez voir que les personnes ou les personnes précédentes groupe public ont été remplacés par l'adresse e-mail que vous avez fournie. Cliquez Suivant pour plus d'informations.

8 Lorsque la boîte de dialogue Exceptions apparaît, sélectionnez toute exception que vous souhaitez appliquer à cette règle et cliquez sur Suivant. Conseils: La plupart des utilisateurs excluent les exceptions.

9 Vous êtes maintenant redirigé vers la boîte de dialogue finale de l'Assistant de règles, entrez un nom pour la nouvelle règle dans Étape 1 champ, vérifiez les paramètres dans Étape 2 et appuyez sur Fin bouton. Voir capture d'écran :

10 Vous serez maintenant renvoyé à la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur D'ACCORD pour le fermer.

Transférer automatiquement les e-mails avec Kutools for Outlook

La méthode des règles de dépréciation ci-dessus est complexe et prend du temps pour de nombreuses personnes. Utilisateurs d'Outlook. Ici avec automatique avant utilité Kutools pour Outlook, vous pouvez facilement tout formater e-mails une fois reçu dans Outlook.

1 . Activez cet utilitaire en cliquant sur Kutools > avant > Directeur du camionnage. Voir capture d'écran :


Attention: Si vous n'avez pas de règle de transfert automatique, vous pouvez accéder à la boîte de dialogue en cliquant sur Activer la commutation automatique.

2 , En apparence Paramètres de transfert automatique boîte de dialogue, cliquez sur Nouveaux articles Bouton.

3 . DANS Transfert automatique boîte de dialogue, (1) entrez un nom pour la nouvelle règle directe dans Nom de la règle boîte; (2) cliquez Destinataires et précisez l'adresse e-mail qui sera envoyée dans la boîte de dialogue qui s'ouvre ; (3) vérifier Tout le monde reçoit des e-mails option; (4) Et cliquez D'ACCORD bouton. Voir capture d'écran ci-dessus :

4 Lorsqu'il revient à Paramètres de transfert automatique Dans la boîte de dialogue, vous pouvez voir la règle que vous venez de créer s'afficher à l'intérieur. Veuillez cliquer D'ACCORD pour terminer les réglages.
Attention: AVEC Kutools pour Outlook Auteur Transfert automatique utilitaire, vous pouvez non seulement rediriger automatiquement tous les e-mails dès réception, mais aussi transmettre automatiquement certains emails en fonction de critères particuliers tels que adresse email, article, etc. dans Outlook.

La plupart des utilisateurs ordinaires travaillent avec le courrier électronique directement sur le site. Les fonctionnalités qu'il offre sont tout à fait suffisantes pour créer et recevoir des lettres. Mais que faire si vous devez envoyer la même lettre à un grand nombre de personnes, si vous devez envoyer un message spécifique à une heure précise ou si vous souhaitez continuer à envoyer des lettres sans la participation d'une personne pendant qu'elle se prélasse sur la plage. vacances? Dans de tels cas, toutes sortes de programmes et services de messagerie automatique viennent à la rescousse. Ils diffèrent par leurs fonctionnalités, payants/gratuits, les caractéristiques du travail et de nombreux autres facteurs, mais ce qu'ils ont en commun est qu'ils ne nécessitent pas la présence constante d'une personne pour travailler. Les e-mails peuvent être envoyés 24 heures sur 24 à différents intervalles personnalisables.

Pourquoi avons-nous besoin de newsletters ?

L’opinion selon laquelle l’outil marketing principal et le plus efficace est un site Web est loin d’être vraie. La plupart les acheteurs d'un produit ou d'un service ayant visité une seule fois une page Web ne sont pas encore prêts à prendre la décision d'acheter. Les raisons peuvent être différentes, et non dernier endroit coûte un oubli banal. Les clients ne se souviennent tout simplement pas d’avoir vu quelque chose qui a retenu leur attention. Certains acheteurs potentiels doivent être rappelés à plusieurs reprises jusqu'à ce qu'ils effectuent finalement un achat. Et une lettre automatique envoyée par email fait office de rappel.

Caractéristiques et services

Il existe de nombreux programmes et services d'envoi automatique de correspondance, payants et gratuits. Leur fonctionnalité ne se limite pas à l’envoi de lettres sans intervention humaine ; ses capacités sont bien plus larges :

1. Avant envoi de masse L'efficacité des lettres peut être testée sur un groupe sélectionné d'utilisateurs en étudiant les statistiques d'envoi et de livraison de ces lettres, ainsi que l'activité des clients après leur réception.
2. Les services vous permettent de mettre à jour régulièrement votre liste d'abonnés en traitant messages de service concernant les erreurs de livraison. Ainsi, les ressources système ne sont pas gaspillées en actions inutiles d'envoi à des adresses qui n'existent plus.
3. Les statistiques sur les clics sur les liens dans les e-mails permettront d'évaluer l'efficacité d'une campagne publicitaire.
4. La technologie intégrée pour déterminer l'emplacement des abonnés vous permettra de sélectionner les lettres à envoyer en fonction de la géographie.
5. La base d'envoi de lettres peut être reconstituée avec divers par des moyens automatiques, par exemple, en analysant les sites du réseau.

Des réponses automatiques aux lettres peuvent également être configurées. Cela sera utile, par exemple, en partant. L'écrivain peut être informé que la lettre a été reçue, mais la réponse sera à son retour après un certain temps. Si votre adresse e-mail a changé, vous pouvez recevoir des e-mails envoyés à ancienne adresse le courrier est très simple - il suffit de configurer le transfert. Mais comment informer tous ceux qui écrivent que l'ancienne adresse n'est plus d'actualité, et en la prochaine fois Vaut-il mieux écrire directement à un autre ? Et l'écriture automatique y contribuera.

Ces programmes disposent généralement de modèles de lettres typiques qui peuvent facilement être modifiés en fonction de vos besoins. Merci à tout ça envoi automatique vous permet de promouvoir des biens et des services avec coûts minimes temps et argent pour la publicité, le traitement et l'analyse de la correspondance.

Quoi envoyer ?

Les plus populaires sont les lettres de bienvenue (par exemple, après une inscription sur une ressource) et les lettres de remerciement (par exemple, pour une commande terminée ou une coopération à long terme avec une entreprise).

Les salutations sont les plus lettres lisibles. Les gens sont habitués à les voir ; la plupart les ouvrent à la recherche d’informations utiles ou intéressantes.

Les lettres de remerciement peuvent contenir des informations sur la commande, le mode de livraison, diverses promotions et réductions pour les clients réguliers. Tout cela attire les gens et ces lettres, en règle générale, sont également lues ou du moins consultées.

Lettre automatique peut proposer des produits liés à ceux que la personne a achetés ou qui l’intéressaient. Les lettres vous permettront de féliciter, par exemple, un joyeux anniversaire, en faisant une offre individuelle lucrative.

Travailler avec problèmes complexes les clients, bien entendu, auront déjà besoin de spécialistes. Mais plus questions simples grâce aux lettres automatiques, les problèmes peuvent être résolus 24 heures sur 24 et chaque jour lorsque les utilisateurs en ont besoin.

Parmi toute la variété de programmes et de services, il est bien connu Programme Outlook de Microsoft, donc les méthodes de création de listes de diffusion, de réponses automatiques et de transfert de certaines lettres vers d'autres adresses seront abordées à l'aide de son exemple.

Bulletin

À grand groupe personnes, il n’est pas nécessaire de les ajouter manuellement à votre liste de diffusion à chaque fois. Pour ce faire, vous pouvez créer une liste de diffusion. Sur l'onglet « accueil » du programme, vous devez sélectionner « créer un groupe de contacts », puis spécifier un nom pour ce groupe et y ajouter des membres. La liste des participants et le nom du groupe sont modifiés ou supprimés complètement si nécessaire. Le même contact peut être inclus dans n'importe quel nombre de grand nombre groupes d’utilisateurs auxquels les emails seront envoyés automatiquement. Cela fait gagner beaucoup de temps.

Écriture automatique : comment faire

Parfois, il est nécessaire d'envoyer une lettre automatique strictement certaine heure, et en l'absence de l'expéditeur lui-même devant l'ordinateur. Envoi automatique Courriels Outlook vous permet de le faire aussi. Devrait être écrit lettre régulière, si nécessaire, investissez-y fichiers nécessaires, précisez le(s) destinataire(s) ou la liste de distribution, puis rendez-vous dans la section « Options » du menu. Ensuite dans cette section, sélectionnez l'option « retard de livraison », puis sélectionnez « ne pas livrer avant ». Ensuite tout est mis en place paramètres requis, y compris la date et l'heure d'envoi de la lettre, la présence ou l'absence d'avis de livraison et de lecture, etc.

Après avoir spécifié toutes les données nécessaires, vous devez envoyer la lettre. Il sera enregistré dans le dossier des lettres envoyées, mais ne sera effectivement transmis au destinataire qu'au jour et à l'heure spécifiés. Il est important qu'à ce moment-là, l'ordinateur soit allumé, que le programme y soit exécuté et qu'il y ait une connexion Internet. Si ces conditions n'étaient pas créées dans bon moment, alors l'envoi automatique des lettres aura lieu au moment où elles seront finalement finalisées. Ce n’est pas très pratique, mais vous ne pouvez rien y faire.

Transfert automatique des e-mails Outlook

Les lettres peuvent être transmises du premier destinataire aux autres de deux manières : le transfert et la redirection. Les lettres transférées se distinguent par la présence de l'abréviation FW dans l'objet, et le destinataire voit à partir de quelle adresse la lettre a été initialement envoyée et à partir de laquelle elle lui a ensuite été transmise. La redirection n'est pas perceptible pour le destinataire ; il voit la lettre comme envoyée par le premier expéditeur.

Gestion des expéditions

Vous pouvez configurer soit le transfert d'absolument toutes les lettres, soit créer des règles régissant ce qui doit être transféré et quand. Dans ce cas, les e-mails transférés sont enregistrés dans le dossier Boîte de réception. Le programme analyse la lettre envoyée et si elle remplit les conditions spécifiées dans les règles, il effectue alors l'action spécifiée par cette règle. Il peut s'agir non seulement du transfert automatique de lettres ou d'une réponse à celles-ci, mais également de leur transfert à dossier spécifique, c'est-à-dire trier, supprimer, etc.

Pour créer des règles de traitement de la correspondance entrante, vous devez sélectionner l'élément « règles » dans l'onglet principal du programme. Ensuite, dans le menu « gérer les règles et alertes », les algorithmes de traitement des courriers reçus sont directement configurés.

Renvoi interdit

Certains e-mails ne peuvent pas être transférés - cela se produit lorsque l'expéditeur a installé une protection sur la correspondance qu'il envoie, empêchant le destinataire de partager ces informations avec quelqu'un d'autre. Cette restriction ne peut être levée que par l'expéditeur ; le destinataire ne pourra en aucun cas le faire.

Aussi dans les entreprises administrateur du système peut installer propres règles, limitant ou interdisant totalement la transmission des courriers en dehors du réseau de l'entreprise, et parfois au sein de celui-ci. Ceci est fait pour protéger les informations de l'entreprise.

Réponses automatiques

Si le destinataire est absent en raison d'un voyage d'affaires, de vacances, d'une maladie ou pour toute autre raison, des réponses automatiques aux lettres peuvent être configurées. Si le courrier se trouve sur un compte d'entreprise, vous pouvez également créer différentes réponses aux lettres provenant d'autres employés de l'entreprise et à celles reçues de l'extérieur.

Pour activer cette fonction, dans le menu du programme, dans la section « fichier », sélectionnez l'élément « réponses automatiques », où vous devez sélectionner « envoyer des réponses automatiques ». Dans cette section, le texte des lettres lui-même est rédigé, et le délai pendant lequel ces réponses seront envoyées est également indiqué. Si l'utilisateur apparaît en ligne avant la fin de cette période, il lui sera demandé de désactiver la fonction.

Pendant la durée de validité des réponses automatiques, vous pouvez définir des règles de traitement du courrier, par exemple pour les transmettre à d'autres employés de l'entreprise qui pourront résoudre les problèmes qui surviennent, etc.

Disponible dans le programme informations détaillées, tout en aidant à éviter les erreurs courantes lorsque vous travaillez avec lui.

Types de messages" est destiné à la saisie et à la configuration des messages SMS envoyés automatiquement. (Cette fenêtre s'ouvre via les éléments du menu principal du programme "Répertoires" - " Types de SMS messages".)

Sur le côté gauche de cette fenêtre se trouve un tableau avec une liste des « emplacements d'exécution » (groupes) de messages. Les utilisateurs du programme ne peuvent pas modifier son contenu.

Sur le côté droit de la fenêtre se trouve un tableau avec des enregistrements sur les types de messages, qui peuvent être modifiés dans certaines limites. Vous pouvez modifier les textes des messages et les conditions de leur envoi.

Fenêtre "TYPES DE MESSAGES". Cliquez pour agrandir.

Objectif des boutons en haut de cette fenêtre :

- Basculer le signe " Mode furtif " envoi de messages. Si cette fonctionnalité est activée dans un message, il est envoyé sans afficher de fenêtre avec le texte du message. C'est-à-dire sans la participation de l'opérateur.
- Basculer le signe " Ne pas envoyer" du message sélectionné. Cet indicateur est destiné à désactiver temporairement l'affichage des messages. S'il est activé, alors ce type aucun message ne sera envoyé.
-Boutons pour organiser la liste des types de messages.

Il existe actuellement trois « emplacements de départ » pour les messages :

• A la fin de la journée de travail
• Au milieu de la journée
• Une fois le bonus crédité au client

Pour activer l'envoi automatique de messages SMS, vous devez spécifier l'heure d'envoi du message dans la fenêtre des paramètres du programme sur l'onglet « Affichage ».

DANS Microsoft Outlook Vous pouvez spécifier que pour tous les messages envoyés, un BCC (Bcc) automatique sera envoyé à d'autres listes de diffusion ou utilisateurs.

Un scénario dans lequel cette règle est utile est lorsque tous les membres du groupe répondent aux messages électroniques entrants, tels que Centre assistance technique. Lorsqu'un membre du groupe répond à un message, les autres membres du groupe reçoivent automatiquement une copie de la réponse, gardant ainsi tous les messages sortants à jour.

règles client

Créer une règle

Désormais, chaque fois que vous envoyez un message, qu'il s'agisse d'un nouveau message, d'un transfert de message ou d'une réponse, les personnes ou les groupes spécifiés dans la règle seront automatiquement ajoutés en tant que destinataires de la copie. Les noms des personnes ou des groupes n'apparaissent pas dans la ligne Cc du message de rédaction, mais ces noms apparaîtront à tous les destinataires du message.

Désactiver une règle

Dans la vue Mail, sur l'onglet Maison cliquez sur le bouton règles > Gérer les règles et les alertes.

Sur l'onglet de la section Règle

Cliquez sur le bouton D'ACCORD.

Règles et alertes.

Conseil: Plus d'informations sur la façon de désactiver rapidement cette règle pour messages individuels, voir la section suivante ("").

Utilisez une catégorie pour désactiver la CC automatique pour les messages individuels

Si vous souhaitez avoir la possibilité de désactiver les nouvelles règles de copie automatiques basées sur un seul message sans avoir à naviguer dans la boîte de dialogue règles et alertes, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de catégories dans Outlook, ainsi qu'une règle.

Conseil:

Vous devez d'abord créer une règle pour envoyer automatiquement Cci(Cc) pour tous les emails envoyés.

Cette règle spécifique est appelée règles client. Les règles client sont exécutées uniquement sur l'ordinateur sur lequel elles ont été créées et exécutées uniquement si Application Outlook lancé. Si vous deviez envoyer un e-mail en utilisant compte email sur un autre ordinateur, la règle ne sera pas exécutée depuis cet ordinateur donc elle est créée sur cet ordinateur. Cette même règle doit être créée sur chaque ordinateur qui envisage de l'utiliser.

Créer une règle

Désormais, chaque fois que vous envoyez un message, qu'il s'agisse d'un nouveau message, d'un transfert de message ou d'une réponse, les personnes ou les listes de distribution spécifiées dans la règle seront automatiquement ajoutées en tant que destinataires de la copie. Les noms des personnes ou des listes de distribution n'apparaissent pas dans la ligne Cc du message de rédaction, mais ces noms apparaîtront à tous ceux qui recevront le message.

Désactiver une règle

Pour empêcher l'envoi automatique d'une copie, vous devez d'abord désactiver la règle.

Dans Mail dans le menu Service cliquez sur le bouton Règles et alertes.

Sur l'onglet Règles de courrier électronique en coupe Règle décochez la case correspondant à la règle que vous avez créée.

Cliquez sur le bouton D'ACCORD.

Vous pouvez désormais envoyer un message sans envoi automatique des copies à d'autres personnes ou à des listes de diffusion. La règle sera inactive jusqu'à ce qu'elle soit redémarrage dans la boîte de dialogue Règles et alertes.

Conseil:

Utilisez une catégorie pour désactiver la CC automatique pour les messages individuels

Si vous souhaitez désactiver la nouvelle règle automatique Envoyer CC pour les messages individuels sans appeler la boîte de dialogue Règles et alertes, vous pouvez définir la règle sur une catégorie disponible dans Bureau Outlook 2007.

Modifiez la règle que vous avez créée précédemment afin que lorsque vous ajoutez catégorie spécifiée La règle n'envoyait pas automatiquement une copie du message.

Chaque fois que vous souhaitez désactiver la règle de copie automatique pour un message, appliquez-lui une catégorie.

Conseil: Vous pouvez utiliser un raccourci clavier si vous l'avez spécifié lors de la création de la catégorie.

Lorsque vous envoyez un message, la règle de copie automatique ne s'appliquera pas.