Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι συντομογραφία για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο) είναι βολικό και γρήγορο φτιάξιμοσχέσεις με άλλους ανθρώπους. Το email μπορεί να χρησιμοποιηθεί για διάφορους σκοπούς.

• - Αποστολή και λήψη μηνυμάτων. Ένα μήνυμα email μπορεί να σταλεί σε οποιονδήποτε, αρκεί να έχει μια διεύθυνση email. Το μήνυμα παραδίδεται στα εισερχόμενα email του παραλήπτη σε λίγα δευτερόλεπτα ή λεπτά, ανεξάρτητα από το αν μένει κοντά ή στην άλλη άκρη του κόσμου. Μπορείτε να λαμβάνετε μηνύματα από όλους όσους γνωρίζουν τη διεύθυνση email σας και να γράφετε απαντήσεις αφού διαβάσετε τις επιστολές.
• - Αποστολή και λήψη αρχείων. Εκτός από τα συνηθισμένα γραπτά μηνύματαΜε μέσω e-mailΜπορείτε να στείλετε σχεδόν όλους τους τύπους αρχείων, συμπεριλαμβανομένων εγγράφων, εικόνων και μουσικής. Ένα αρχείο που αποστέλλεται με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ονομάζεται συνημμένο.
• - Αποστολή μηνυμάτων σε ομάδες ατόμων. Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σταλεί σε πολλά άτομα ταυτόχρονα. Οι παραλήπτες μπορούν να απαντήσουν σε ολόκληρη την ομάδα, επιτρέποντας ομαδικές συζητήσεις.
• - Προώθηση μηνυμάτων. Μπορείτε να προωθήσετε το ληφθέν μήνυμα email σε άλλους παραλήπτες χωρίς να χρειάζεται να εισαγάγετε ξανά το κείμενο.

Το email είναι πιο βολικό τηλεφωνική επικοινωνίακαι τακτική αλληλογραφία. Μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα οποιαδήποτε στιγμή της ημέρας ή της νύχτας. Εάν οι παραλήπτες δεν βρίσκονται στον υπολογιστή τους ή δεν είναι συνδεδεμένοι (συνδεδεμένοι στο Διαδίκτυο) όταν αποστέλλεται το μήνυμα, θα βρουν τα μηνύματα αργότερα όταν ελέγξουν την αλληλογραφία τους. Εάν είναι συνδεδεμένοι στο Διαδίκτυο, μπορείτε να λάβετε απάντηση από αυτούς σε λίγα λεπτά.

Η αποστολή email είναι επίσης δωρεάν. Σε σύγκριση με το με κανονικό ταχυδρομείο, δεν απαιτείται γραμματόσημο ή πληρωμή και δεν έχει σημασία πού μένει ο παραλήπτης. Πρέπει να πληρώσετε μόνο για τη σύνδεση στο Διαδίκτυο και, μερικές φορές, για το πρόγραμμα email που χρησιμοποιείτε.

Για να δουλέψετε με email χρειάζεστε τρία πράγματα.

• 1 σύνδεση στο Διαδίκτυο. Για να συνδέσετε τον υπολογιστή σας στο Διαδίκτυο, πρέπει πρώτα να εγγραφείτε σε έναν πάροχο υπηρεσιών Διαδικτύου. Ένας πάροχος υπηρεσιών Διαδικτύου παρέχει πρόσβαση στο Διαδίκτυο, συνήθως με μηνιαία χρέωση. Θα χρειαστείτε επίσης μια συσκευή που ονομάζεται μόντεμ.
• 2 Ένα πρόγραμμα email ή μια υπηρεσία email που βασίζεται στο web. Μπορείτε να κάνετε λήψη ή να αγοράσετε λογισμικό email από τη Microsoft ή άλλον προμηθευτή. Τα προγράμματα email έχουν συχνά περισσότερα ευρείες δυνατότητεςκαι να παρέχει περισσότερα υψηλή ταχύτητααναζήτηση από υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ιστού. Για να μπορέσετε να ρυθμίσετε το πρόγραμμα email σας, θα χρειαστεί να λάβετε ορισμένες πληροφορίες από τον πάροχο υπηρεσιών διαδικτύου σας. Συνήθως αυτό περιλαμβάνει μια διεύθυνση email, κωδικό πρόσβασης, ονόματα διακομιστή εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας και ορισμένες άλλες πληροφορίες.

Εάν δεν θέλετε να κατεβάσετε ή να αγοράσετε ένα πρόγραμμα email, μπορείτε να εγγραφείτε σε μια υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βασίζεται στον ιστό, όπως το Gmail, τα Windows Ζωντανό Hotmailή Yahoo! Ταχυδρομείο. Αυτές οι υπηρεσίες σάς επιτρέπουν να ελέγχετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού από οποιονδήποτε υπολογιστή συνδεδεμένο στο Διαδίκτυο—ακόμη κι αν ο υπολογιστής ανήκει σε κάποιον άλλο ή είναι εγκατεστημένος σε δημόσιο χώρο, όπως μια βιβλιοθήκη.

3 Διεύθυνση email. Μπορείτε να αποκτήσετε μια διεύθυνση email από τον πάροχο υπηρεσιών Διαδικτύου σας ή να εγγραφείτε σε μια υπηρεσία email που βασίζεται στο web. Μια διεύθυνση email αποτελείται από το όνομα χρήστη σας (το πραγματικό σας όνομα είναι προαιρετικό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ψευδώνυμο), το σύμβολο "@" και το όνομα του παρόχου υπηρεσιών, όπως Αυτό διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείουπροστατευμένο από spam bots. Για να το δείτε, πρέπει να έχετε ενεργοποιημένη τη JavaScript

Για παράδειγμα, εξετάστε τη διαδικασία δημιουργίας και αποστολής μηνυμάτων email

Η εικόνα δείχνει πώς να συμπληρώσετε το πλαίσιο μηνύματος στα περισσότερα προγράμματα email. Αυτά τα βήματα ενδέχεται να διαφέρουν ανάλογα με το πρόγραμμα email ή την υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βασίζεται στον ιστό που χρησιμοποιείτε.

Ρύζι. 3.2.1

1. Στο πεδίο Προς, πρέπει να εισαγάγετε τη διεύθυνση email τουλάχιστον ενός παραλήπτη. Εάν υπάρχουν πολλοί παραλήπτες, διαχωρίστε τις διευθύνσεις με ένα ερωτηματικό (;).

Στο χωράφι αντίγραφοΜπορείτε να εισαγάγετε τις διευθύνσεις επιπλέον παραληπτών που θα πρέπει να γνωρίζουν το μήνυμα αλλά να μην απαντούν σε αυτό. Θα λάβουν το ίδιο μήνυμα με τους παραλήπτες που καθορίζονται στο πεδίο Σε ποιον. Το πεδίο Διεύθυνση πρόσθετων παραληπτών μπορεί να μείνει κενό. Ορισμένα προγράμματα email σας ζητούν επίσης να συμπληρώσετε ένα πεδίο Κρυφό αντίγραφο , το οποίο σας επιτρέπει να στέλνετε ένα μήνυμα στους παραλήπτες ενώ αποκρύπτετε ορισμένα ονόματα και διευθύνσεις email από άλλους παραλήπτες.

• 2. Στο χωράφι Θέμαπρέπει να εισαγάγετε το θέμα του μηνύματος.
• 3. Στη μεγάλη κενή περιοχή, εισαγάγετε το μήνυμά σας.

Για να επισυνάψετε ένα αρχείο σε ένα μήνυμα, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Επισυνάψετε το αρχείοΚουμπί "Προσθήκη αρχείου" στη γραμμή εργαλείων που βρίσκεται κάτω από τη γραμμή μενού. Βρείτε το αρχείο που θέλετε, επισημάνετε το και κάντε κλικ Ανοιξε. Το όνομα αρχείου θα εμφανιστεί στο πεδίο Συμμετοχήστην κεφαλίδα του μηνύματος.

Ρύζι. 3.2.2

Η δημιουργία του μηνύματος ολοκληρώθηκε! Για να στείλετε ένα μήνυμα, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Στείλετε. Η επιστολή θα σταλεί μέσω Διαδικτύου στους παραλήπτες.

Σημείωση

Για να αλλάξετε το στυλ, τη γραμματοσειρά, το μέγεθος ή το χρώμα του κειμένου, επιλέξτε το κείμενο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε ένα από τα κουμπιά στη γραμμή μορφοποίησης πάνω από την περιοχή εισαγωγής μηνύματος.

Σκεφτείτε τη σειρά ανάγνωσης των μηνυμάτων email

Τα περισσότερα προγράμματα email και υπηρεσίες αλληλογραφίας που βασίζονται στον ιστό χρησιμοποιούν έναν φάκελο Εισερχόμενα όπου μπορείτε να διαβάσετε τα ληφθέντα μηνύματα. Ίσως χρειαστεί να κάνετε κλικ σε ένα κουμπί για να λαμβάνετε νέα μηνύματα Στέλνω λαμβάνωή παρόμοιο. Για να δείτε μια λίστα με τα email που έχετε λάβει, κάντε κλικ Inboxστη λίστα Φάκελοιτο πρόγραμμα αλληλογραφίας σας. Τα μηνύματα email θα πρέπει να εμφανίζονται ως λίστα μηνυμάτων. Η λίστα περιέχει συνήθως τις ακόλουθες πληροφορίες: τον αποστολέα του μηνύματος, το θέμα του μηνύματος και την ώρα λήψης του.

Πρέπει να κάνετε κλικ στο μήνυμα που θέλετε να διαβάσετε στη λίστα. Το περιεχόμενο του μηνύματος ενδέχεται να εμφανίζεται κάτω από τη λίστα των μηνυμάτων στην περιοχή προβολής. Σε αυτήν την περίπτωση, κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα στη λίστα για να το διαβάσετε σε ξεχωριστό παράθυρο.

Ρύζι. 3.2.3

Για να απαντήσετε σε ένα μήνυμα, πρέπει να πατήσετε το κουμπί Απάντηση. διαχείριση εγγράφων email

Κανόνες εθιμοτυπίας μέσω email

Όπως οι τηλεφωνικές συνομιλίες και οι προσωπικές συναντήσεις, η αλληλογραφία μέσω email περιλαμβάνει ορισμένους κανόνεςη ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑ. Αυτοί οι κανόνες ονομάζονται δικτυακός τόποςή εθιμοτυπία (συνδυασμός των λέξεων «δίκτυο» και «εθιμοτυπία»). Για αποτελεσματική επικοινωνία, ακολουθήστε τις παρακάτω συστάσεις.

• - Να είστε προσεκτικοί με τα αστεία και τις συναισθηματικές επιδείξεις. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν μεταφέρουν συναισθήματα με ακρίβεια, επομένως ο παραλήπτης μπορεί να μην κατανοεί τον τόνο του μηνύματος. Το σαρκαστικό χιούμορ είναι αρκετά επικίνδυνο γιατί ο αποδέκτης μπορεί να ερμηνεύσει τις λέξεις κυριολεκτικά και να προσβληθεί. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε emoticon για να μεταφέρετε συναισθήματα.
• - Σκεφτείτε πριν στείλετε. Η σύνταξη και η αποστολή email είναι γρήγορη και εύκολη, μερικές φορές πολύ εύκολη. Φροντίστε να σκεφτείτε το μήνυμα εκ των προτέρων και προσπαθήστε να μην γράφετε όταν είστε θυμωμένοι.
• - Διατηρήστε τη γραμμή θέματος σύντομη και σαφή. Εκφράστε το περιεχόμενο της επιστολής με λίγες λέξεις στη γραμμή θέματος. Τα άτομα που λαμβάνουν πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια γραμμή θέματος όταν επιλέγουν ποιο email να διαβάσουν.
• - Γράψε εν συντομία. Αν και ένα μήνυμα email μπορεί να είναι όσο το επιθυμείτε, το email έχει σχεδιαστεί για κοινή χρήση σύντομα μηνύματα. Πολλοί άνθρωποι δεν έχουν το χρόνο ή την υπομονή να διαβάσουν περισσότερες από μερικές παραγράφους.
• - Μην γράφετε ολόκληρο το γράμμα με ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΓΡΑΜΜΑΤΑ. Πολλοί άνθρωποι θεωρούν τις φράσεις γραμμένες με κεφαλαία γράμματα, ουρλιάζοντας, ενοχλητικό και προσβλητικό.
• - Να είστε προσεκτικοί με σημαντικές και εμπιστευτικές πληροφορίες. Οποιοσδήποτε παραλήπτης μπορεί να προωθήσει το ληφθέν μήνυμα σε άλλα άτομα, σκόπιμα ή τυχαία.

Επιπλέον, στην επίσημη ή επαγγελματική αλληλογραφίααποφύγετε την ορθογραφία και γραμματικά λάθη. Η γραφή με λάθη δίνει την εντύπωση του αντιεπαγγελματισμού. Ελέγξτε τα μηνύματά σας πριν στείλετε και χρησιμοποιήστε ορθογραφικούς ελέγχους εάν πρόγραμμα αλληλογραφίαςυποστηρίζει τη χρήση τους.

Μερικές φορές εμφανίζονται ανεπιθύμητα μηνύματα. Τα χαρακτηριστικά της εργασίας μαζί τους είναι τα εξής:

Δεδομένου ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ενδέχεται να λαμβάνει ανεπιθύμητες διαφημίσεις, ενδέχεται να πρέπει να ληφθούν αφίσες και κατάλογοι ανεπιθύμητα μηνύματα(αλλιώς - spam). Τα ανεπιθύμητα μηνύματα ενδέχεται να περιέχουν διαφημίσεις, δόλιες προσφορές, πορνογραφία ή νομικές παρακλήσεις. Η αποστολή ανεπιθύμητων μηνυμάτων είναι πολύ φθηνή για διαφημιστικές υπηρεσίες, επομένως οι άνθρωποι συχνά καταλήγουν να λαμβάνουν μεγάλη ποσότηταανεπιθυμητη αλληλογραφια.

Πολλά προγράμματα email και ταχυδρομικές υπηρεσίεςμε μια διεπαφή ιστού περιέχουν φίλτρα ανεπιθύμητη αλληλογραφία, που ονομάζονται επίσης φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Αναλύουν το περιεχόμενο των απεσταλμένων μηνυμάτων και μετακινούνται ύποπτα μηνύματαστον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας σας, επιτρέποντάς σας να τα προβάλετε ή να τα διαγράψετε ανά πάσα στιγμή. Εάν ένα ανεπιθύμητο μήνυμα καταλήξει στα εισερχόμενά σας χωρίς φιλτράρισμα, μπορείτε να καθορίσετε ότι στο μέλλον όλα τα μηνύματα από δεδομένου αποστολέατοποθετείται αυτόματα στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Για να αποφύγετε τη λήψη ανεπιθύμητων μηνυμάτων, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

• - Να είστε προσεκτικοί όταν δίνετε τη διεύθυνση email σας. Αποφύγετε τη δημοσίευση της διεύθυνσης email σας σε ομάδες συζήτησης, ιστότοπους ή άλλους δημόσιους πόρους του Διαδικτύου.
• - Προτού εισαγάγετε μια διεύθυνση email σε έναν ιστότοπο, ελέγξτε τη δήλωση απορρήτου για αυτόν τον ιστότοπο για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε κανέναν περιορισμό στην αποκάλυψη της διεύθυνσης email σας σε άλλες εταιρείες.
• - Μην απαντάτε ποτέ σε αυτόκλητα μηνύματα. Ο αποστολέας θα επαληθεύσει ότι η διεύθυνση email είναι σωστή και μπορεί να την πουλήσει σε άλλες εταιρείες. Και τότε η ροή των ανεπιθύμητων μηνυμάτων είναι πιθανό να αυξηθεί.

Εάν λαμβάνετε περισσότερα από 50 email την ημέρα, είναι δύσκολο να διαβάσετε το καθένα προσεκτικά. Κάποια μηνύματα παραμένουν αναπάντητα, άλλα εξαφανίζονται στον κάδο απορριμμάτων κλειστά. Εάν καθαρίσετε το email σας χωρίς σύστημα, υπάρχει πάντα η πιθανότητα να χάσετε κάτι πολύ σημαντικό. Το Secret ανακάλυψε πώς οι επιχειρηματίες και τα κορυφαία στελέχη αντιμετωπίζουν τη μάζα των εισερχόμενων επιστολών και διατύπωσε τους βασικούς κανόνες για την εργασία με την αλληλογραφία.

Επιλέξτε το χρόνο σας και δώστε προτεραιότητα

Αλεξέι Γκορμπούνοφ Γενικός Διευθυντής της εταιρείας συμβούλων SQ-Team

Χωρίζω τα γράμματα σε τέσσερις κατηγορίες χρησιμοποιώντας ρυθμίσεις: ταξινομούνται αυτόματα και μετά εφαρμόζω τους δικούς μου κανόνες σε καθεμία. Ξοδεύω μία ώρα την ημέρα σε επιστολές από υπαλλήλους και πελάτες: αν η απάντηση δεν διαρκεί περισσότερο από ένα λεπτό, τη γράφω αμέσως. Εάν χρειάζομαι περισσότερα από πέντε λεπτά ή το γράμμα δεν είναι το πρώτο ή το δεύτερο σε αυτό το θέμα, αλλάζω σε λειτουργία τηλεφωνικής επικοινωνίας ή κλείνω ραντεβού. Υπάρχουν επιστολές όχι από υπαλλήλους και πελάτες, αλλά από τρίτους, που μου έχουν σταλεί προσωπικά. Τους αφιερώνω 30 λεπτά την εβδομάδα και προσπαθώ να απαντήσω στο τέλος της τρέχουσας ημέρας. Αφιερώνω την άλλη μισή ώρα την εβδομάδα στην τέταρτη κατηγορία επιστολών - αποστολές, συνδρομές, προσφορές, επιστολές από άτομα που δεν γνωρίζω, βγαίνουν 600–700 μηνύματα. Από αυτά διάβασα μόνο εκείνα που με ενδιέφεραν στον τίτλο.

Ρουσλάν Φαζλίεφ Ιδρυτής της πλατφόρμας για ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΕΜΠΟΡΙΟ Ecwid

Το πιο απλό πράγμα που μπορείτε να κάνετε με το mail είναι να μην απαντήσετε. Δεν απαιτούν τα πάντα στον κόσμο αντίδραση. Αλλά αν απαντήσω στο email, προσπαθώ να το κάνω μέσα συγκεκριμένη ώραμέρες χωρίς να αποσπάται η προσοχή από τίποτα άλλο. Χρησιμοποιώ αυτό το κόλπο: όταν πρέπει να καθαρίσω ένα γραμματοκιβώτιο με μερικές εκατοντάδες γράμματα την ημέρα, το φιλτράρω πρώτα κατά τυπικές επαφέςκαι απαντήστε σε όλες τις επιστολές από έναν αντισυμβαλλόμενο στη σειρά. Με αυτόν τον τρόπο ο εγκέφαλος δεν αλλάζει το πλαίσιο και μπορείτε να απαντήσετε σε όλα πολύ πιο γρήγορα.

Δημιουργία προτύπων

Ίνα Αλεξέεβα Γενικός Διευθυντής του PR γραφείου PR-Partner

Έχω μερικά κόλπα που σας βοηθούν να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο διαβάζοντας και απαντώντας. Αν δω ένα σωρό συναδέλφων, συνεργατών, εργολάβων στο ταχυδρομείο, τότε διαβάζω μόνο το τελευταίο γράμμα, δεν ανοίγω το υπόλοιπο. Για απαντήσεις σε τυπικά γράμματα- βιογραφικό βάσει σύστασης, αρχικά αιτήματαπελάτες, αιτήματα για προγράμματα εκπαίδευσης, ερωτήσεις σχετικά με την αγορά βιβλίων - Χρησιμοποιώ ευρέως πρότυπα επιστολών στα ρωσικά και τα αγγλικά, έχω περίπου 20 από αυτά. Χρησιμοποιώ επίσης τρία διαφορετικά πρότυπα υπογραφής στα ρωσικά, αγγλικά και γερμανικά.

Χρησιμοποιήστε εφαρμογές

Alexey Zhebelev Συνιδρυτής του ηλεκτρονικού ταξιδιωτικού καταστήματος Onlinetours.ru

Όλα αυτά τα χρόνια έχω δοκιμάσει αρκετά πελάτες αλληλογραφίας: Microsoft Outlook, Η νυχτερίδα, Mozilla Thunderbird, αλλά κατέληξε να επιστρέψει στη διεπαφή ιστού του Gmail. Οι πελάτες δεν μπορούν να αντιμετωπίσουν το αρχείο αλληλογραφίας μου, το οποίο μετά από τρία χρόνια εργασίας στον λογαριασμό έχει αυξηθεί στα 97 GB. Μεταξύ των εφαρμογών για το Gmail, θα ήθελα να αναφέρω τις υπηρεσίες ActiveInbox και Boomerang για το Gmail. Το πρώτο με έμαθε να κρατάω μηδέν email στα εισερχόμενά μου - τώρα το κάνω χωρίς αυτό, αλλά στην αρχή είναι πολύ βολικό. Το δεύτερο έχει πολλά ενδιαφέροντα χαρακτηριστικά: μπορείτε να καθυστερήσετε την αποστολή ενός εξερχόμενου email ή να το αφαιρέσετε για λίγο εισερχόμενο μήνυμααπό το κουτί. Στο Μπούμερανγκ για το GmailΧρησιμοποιώ μια υπενθύμιση σε περιπτώσεις που ο αντισυμβαλλόμενος δεν μου έχει απαντήσει συγκεκριμένη περίοδος, αν και θα έπρεπε. Το μικρό μου όνειρο είναι να στείλω μια αυτόματη υπενθύμιση στον αντισυμβαλλόμενο ότι είναι ώρα να απαντήσω, δεν έχω βρει ακόμη μια τέτοια εφαρμογή.

Συνδέστε το email σας με το ηλεκτρονικό σας ημερολόγιο ή το CRM

Alexey Bessarabsky Επικεφαλής του Τμήματος Μάρκετινγκ της εταιρείας τηλεπικοινωνιών Mango Telecom

Διατηρώ τα εισερχόμενά μου άδεια: Διαγράφω μερικά από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απαντώ αμέσως σε μερικά εάν δεν χρειαστούν περισσότερα από λίγα λεπτά και μετατρέπω τα υπόλοιπα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εργασίες ή υλικό ανάγνωσης. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να επιλέξετε ένα πρόγραμμα παρακολούθησης εργασιών και συλλογής πληροφοριών: η επιλογή μου είναι το Asana και το Evernote. Για να μετατρέψω ένα email σε εργασία Asana, απλώς το προωθώ ειδική διεύθυνση. Για να προσθέσω μια σημείωση στο Evernote, χρησιμοποιώ μια προσθήκη στο Outlook - μια σημείωση από ένα γράμμα μπορεί να δημιουργηθεί με ένα κλικ στο αντίστοιχο κουμπί - ή προωθώ την επιστολή σε μια ειδική διεύθυνση εάν δεν είμαι στο Outlook. Δεν χρησιμοποιώ την ταξινόμηση των email ανά έργο στο ταχυδρομείο - αυτό γίνεται πολύ πιο αποτελεσματικά στον διαχειριστή εργασιών, με καθορισμένες προτεραιότητες, προθεσμίες και ευθύνες. Έχω επίσης ένα φάκελο για την προσωρινή αποθήκευση των επιστολών που πρέπει να έχω στη διάθεσή μου για λίγο: συνήθως βάζω υπενθυμίσεις με προθεσμίες.

Αποφύγετε την αλληλογραφία μέσω email με ορισμένους παραλήπτες

Μιχαήλ Λιουμπατσόφ Γενικός Διευθυντής της εταιρείας για την ανάπτυξη και παραγωγή δερμάτινων ειδών Liubachev Manufacturing Co

Χρησιμοποιώ συνεχώς email για να συνεργάζομαι με τους συνεργάτες, τους προμηθευτές, τους δικηγόρους και τον λογιστή μου. Το κύριο μειονέκτημα του email είναι η αναζήτηση επιστολών και συνημμένων σε αυτά: για να βρείτε ένα γράμμα με συμφωνία ή τιμολόγιο, πρέπει να ξοδέψετε πολύ χρόνο: για παράδειγμα, τέτοιες επιστολές συχνά αποστέλλονται χωρίς κεφαλίδες. Έτσι πριν από λίγους μήνες μετέφερα όλη μου τη λογιστική εργασία στη Staply. Είναι μια διαδικτυακή εφαρμογή που οργανώνει αυτόματα τις πληροφορίες και σας επιτρέπει να επισημάνετε αρχεία ή συνδέσμους σε ένα νήμα μηνυμάτων. Οι δοκιμές συνεχίζονται εδώ και αρκετούς μήνες, και μέχρι στιγμής όλα καλά. Τώρα είναι ευκολότερο να βρείτε οποιοδήποτε έγγραφο - απλώς μεταβείτε στην ομάδα και ενεργοποιήστε το φίλτρο κατά αρχεία. Στο εγγύς μέλλον σκοπεύω να μεταφέρω αρκετούς ακόμη συνεργάτες από το email στο Staply, αλλά υπάρχουν και δυσκολίες - είναι αρκετά δύσκολο να πείσεις τους ανθρώπους να στραφούν σε νέο σύστημα. Όλοι συνηθίζουν να στέλνουν email και, επιπλέον, βασίζεται η διεπαφή Staply αγγλική γλώσσα, και ως εκ τούτου ορισμένοι συνεργάτες δεν βιάζονται να εγγραφούν.

Πρώτα:Μην ξεκινάτε τη μέρα σας με email. Δώστε στον εαυτό σας τουλάχιστον μια ώρα εργασίας σε εργασίες και μόνο τότε ξεκινήστε να γράφετε γράμματα.

Δεύτερος:δουλέψτε με την αλληλογραφία την ώρα και συνηθίστε να το κάνετε όχι περισσότερο από δύο ώρες την ημέρα. Φανταστείτε ότι τρέχατε στο γραφείο για δύο ώρες επειδή πρέπει να πάτε στο αεροδρόμιο και στις διακοπές. Τι θα γίνει; Το πιο σημαντικό! Ειδοποιώ όλους όσοι μου γράφουν για αυτό με αυτήν την αυτόματη απάντηση: «Γεια! Εάν λάβατε αυτό το γράμμα, να είστε 100% σίγουρος ότι έλαβα το δικό σας. Ελέγχω το email μου στις 14:00 και στις 16:00. Εάν μου έχετε στείλει τιμολόγιο ή βιάζεστε να αναφέρετε κάτι επείγον, καλέστε το κινητό μου. Ευχαριστώ!"

Τρίτος:Χωρίστε την αλληλογραφία σας σε δύο μέρη - εισερχόμενα και αρχειοθέτηση. Τα μη αναγνωσμένα μηνύματα βρίσκονται στα εισερχόμενα, τα υπόλοιπα στο αρχείο. Πολλαπλοί φάκελοι δημιουργούν χάος: Κάποτε είδα εκατό φακέλους σε ένα email. Εσωτερικά τους αποκαλώ "φάκελους που δημιουργούνται αλλά δεν χρησιμοποιούνται ποτέ". Και ήρθε η ώρα να το συνηθίσετε μια για πάντα: ένα όμορφο και προσεγμένο αρχείο σε email και έγγραφα είναι αδύνατο. Για να γίνει αυτό, θα πρέπει να προσλάβετε έναν ξεχωριστό αρχειοθέτη.

1:505

Εκατομμύρια άνθρωποι χρησιμοποιούν email - είναι βολικό, γρήγορο και προσβάσιμο.

Για να στείλετε email χρειάζεστε υπολογιστή, Διαδίκτυο και ηλεκτρονικό γραμματοκιβώτιο. Για να καταχωρήσετε ένα γραμματοκιβώτιο πρέπει να μεταβείτε σε οποιοδήποτε Ταχυδρομική υπηρεσία(Mail.ru, Yandex.ru, Gmail.com ή άλλα) και συμπληρώστε τη φόρμα που παρέχεται.

1:1085 1:1095

Έτσι, έχετε δημιουργήσει έναν λογαριασμό email και τώρα πρέπει να γράψετε σε κάποιον. Πώς να στείλετε μια επιστολή μέσω email;

1:1294

2:1799

Ας δούμε τη διαδικασία αποστολής ενός email χρησιμοποιώντας την υπηρεσία Mail.ru ως παράδειγμα. Αφού καταχωρήσετε το γραμματοκιβώτιό σας, θα μεταφερθείτε σε μια σελίδα όπου θα σας προσφερθούν οι φάκελοι "Εισερχόμενα", "Εξερχόμενα" κ.λπ.
Βρείτε το κουμπί "Εγγραφή" και κάντε κλικ σε αυτό.
Θα δείτε μια φόρμα γράμματος και τα πεδία "Προς" και "Θέμα".
Στο πεδίο "Προς", εισαγάγετε τη διεύθυνση email του παραλήπτη, για παράδειγμα, Εάν θέλετε να στείλετε μια επιστολή σε πολλούς παραλήπτες, εισαγάγετε τις διευθύνσεις των παραληπτών διαχωρισμένες με κόμματα. Για να αποφύγετε τη μη αυτόματη συμπλήρωση διευθύνσεων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το " Το βιβλίο διευθύνσεων", το οποίο βρίσκεται στη γραμμή "Προς". Κάντε κλικ στην υπογραμμισμένη λέξη «Προς» και θα ανοίξει μια λίστα παραληπτών (αν τους έχετε αποθηκεύσει προηγουμένως στο σημειωματάριοτο γραμματοκιβώτιό σας). Βάζουμε ένα τσιμπούρι με το σωστό όνομαή ονόματα και κάντε κλικ στο «Προσθήκη επιλεγμένων».
Στο μεγαλύτερο πεδίο γράφουμε το κείμενο της επιστολής. Μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα του κειμένου, το μέγεθος της γραμματοσειράς, να εισαγάγετε συνδέσμους ή emoticon. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το κείμενο και κάντε κλικ σε ένα από τα κουμπιά που βρίσκονται πάνω από το πεδίο εισαγωγής μηνύματος.
Αφού συμπληρώσετε όλα τα πεδία, κάντε κλικ στο κουμπί «Υποβολή».

2:2114

3:504

Με e-mail μπορείτε να στείλετε όχι μόνο επιστολές, αλλά έγγραφα κειμένου, αρχεία ήχου και βίντεο, εικόνες και φωτογραφίες.

3:747 3:757

Πώς να στείλετε μια φωτογραφία με email;

3:846

Εισάγουμε την αλληλογραφία, κάνουμε κλικ στην καρτέλα "εγγραφή", συμπληρώνουμε τις γραμμές "Προς" και "Θέμα".
Στο παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε το φάκελο με τη φωτογραφία που θέλετε να στείλετε. Για παράδειγμα, οι φωτογραφίες σας βρίσκονται στο φάκελο "Photos" στη μονάδα δίσκου D. Κάντε κλικ στην καρτέλα "My Computer" και κάντε διπλό κλικ στην καρτέλα "(D:)" Τοπικός δίσκος", μετά 2 φορές στο φάκελο "Φωτογραφία".
Επιλέγω την επιθυμητή φωτογραφίακαι κάντε κλικ πάνω του μια φορά.
Στο κάτω μέρος του παραθύρου, στη γραμμή "Όνομα αρχείου", θα εμφανιστεί το όνομα του επιλεγμένου αρχείου.
Κάντε κλικ μία φορά στο κουμπί "Αποθήκευση" και η φωτογραφία αρχίζει να φορτώνεται στη σελίδα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ.
Μετά τη λήψη του αρχείου ( πράσινο τσιμπούρικάτω από το αρχείο θα δείξει ότι η λήψη έχει ολοκληρωθεί) κάντε κλικ στο κουμπί "Υποβολή".

3:2248

4:504

Για να στείλετε μια φωτογραφία μέσω email, πρέπει να γνωρίζετε τη χωρητικότητα του γραμματοκιβωτίου του παραλήπτη. Εάν η ένταση είναι περιορισμένη, προσαρμόστε, π.χ. Μειώστε το μέγεθος της φωτογραφίας. Στο κάτω μέρος του παραθύρου φωτογραφιών θα δείτε την επιγραφή "Η φωτογραφία δεν θα προσαρμοστεί για την επεξεργασία στο Διαδίκτυο". Κάντε κλικ στο κουμπί "Αλλαγή". Στο παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε τη λειτουργία «Συμπίεση μεγάλων φωτογραφιών» και κάντε κλικ στο «Εφαρμογή».

4:1201 4:1211

Πώς να στείλετε ένα έγγραφο μέσω email

4:1307

Το email σάς επιτρέπει να στέλνετε έγγραφα διάφορες μορφές: Άνοιγμα εγγράφου, Microsoft Word, HTML, PDF, RTF, πίνακες Ανοιχτό γραφείο, Microsoft Excel, Παρουσιάσεις PowerPoint. Για να στείλετε ένα έγγραφο μέσω email, ακολουθήστε τους ίδιους κανόνες για την αποστολή φωτογραφιών.
Συμπληρώστε τις γραμμές «Προς» και «Θέμα».
Κάντε κλικ στο κουμπί "Επισύναψη αρχείου".
Στο παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε απαιτούμενο έγγραφοκαι κάντε κλικ στο «Αποθήκευση».
Κάντε κλικ στο κουμπί «Υποβολή».

4:2112

5:504

Εάν πρέπει να διαγράψετε ένα συνημμένο έγγραφο, κάντε κλικ στον κόκκινο σταυρό που βρίσκεται στα δεξιά πάνω γωνιάαρχείο.

5:732 5:742

Email Ethics - Πώς να στείλετε σωστά το email

5:895

Κανόνες εθιμοτυπίας αλληλογραφία μέσω emailή «εθιμοτυπία» είναι εξίσου σημαντικά με τους κανόνες τηλεφωνική συνομιλίαή προσωπική συνάντηση. Η αποστολή του σωστού email είναι εύκολη αν γνωρίζετε μερικά πράγματα απλούς κανόνες.
Πάντα να στέλνετε το email σας με μια ολοκληρωμένη γραμμή θέματος. Η παρουσία αυτής της στήλης θα βοηθήσει τον παραλήπτη να προσδιορίσει τη σημασία του μηνύματος και θα διευκολύνει την εργασία μαζί του ηλεκτρονική αλληλογραφία.
Να είσαι ευγενικός. Θυμηθείτε τα λόγια χαιρετισμού και ευγνωμοσύνης.
Ακολουθήστε τους κανόνες της γραμματικής και της στίξης. Μια πληθώρα λαθών μπορεί να θεωρηθεί εσφαλμένα ως ανικανότητα και ασέβεια προς τον παραλήπτη.
Χρησιμοποιήστε κεφαλαία γράμματα μόνο όταν είναι απαραίτητο. Στην ηλεκτρονική εθιμοτυπία, το κείμενο που εκτυπώνεται με κεφαλαία γράμματα γίνεται αντιληπτό ως φωνές.
Γράψτε σύντομα μηνύματα με λογική δομή. Χωρίστε το κείμενό σας σε παραγράφους και χρησιμοποιήστε σύντομες προτάσεις. Εάν οι πληροφορίες δεν μπορούν να συντομευθούν, μορφοποιήστε τις ως συνημμένα.
Όταν απαντάτε σε μια επιστολή, αναφέρετε τμήματα του αρχικού μηνύματος. Αυτό θα διευκολύνει τον παραλήπτη να θυμάται τι συζητήθηκε.
Μην στέλνετε με email εμπιστευτικές πληροφορίες, αριθμούς πιστωτικών καρτών. Η ασφάλεια των πληροφοριών είναι πρωταρχικής σημασίας.
ΣΕ επιστολές των επιχειρήσεωνΜην χρησιμοποιείτε emoticon, φωτεινά φόντο ή έγχρωμες γραμματοσειρές.
Στο τέλος της επιστολής, βάλτε την υπογραφή σας (4-7 γραμμές). Θα βοηθήσει τον παραλήπτη να αναγνωρίσει τον αποστολέα της επιστολής και να δώσει Επιπλέον πληροφορίες(τηλεφωνικό φαξ).
Αφού γράψετε ένα γράμμα, διαβάστε το, βάζοντας τον εαυτό σας στη θέση του παραλήπτη.

5:3514 5:12

Πώς να στείλετε μια φωτογραφία μέσω email

5:103

5:111 5:121

Πώς να εξαγάγετε ένα συνημμένο αρχείο από ένα email

5:241

Ρυθμίσεις, φάκελοι - δημιουργία, επεξεργασία και διαγραφή

Ρυθμίσεις, φίλτρα - αυτόματη διανομή γραμμάτων σε φακέλους και προστασία από ανεπιθύμητα μηνύματα

Προσθήκη γραμματοκιβωτίου - λάβετε γράμματα από άλλα γραμματοκιβώτια μέσω ταχυδρομείου

Όταν συνδέεστε στην υπηρεσία αλληλογραφίας, ανοίγει αμέσως μια σελίδα με εισερχόμενα γράμματα. Πιθανότατα θα υπάρξουν ευπρόσδεκτες και ευχαριστήριες επιστολές από τη διοίκηση του ιστότοπου. Για να ανοίξετε ένα γράμμα, απλώς κάντε κλικ σε αυτό με το αριστερό κουμπί του ποντικιού. Ολα αδιάβαστα γράμματασημειώνονται με μπλε κύκλο, διαβάζονται με ανοιχτό γκρι.

Ο αριθμός των μη αναγνωσμένων email υποδεικνύεται δίπλα στη λέξη "εισερχόμενα", στο επάνω μέρος της ετικέτας της σελίδας και σε όλα τα μηνύματα που σχετίζονται με υπηρεσία αλληλογραφίας(υποδεικνύεται στην κορυφή της σελίδας), για παράδειγμα, «ο κόσμος μου», «συμμαθητές» κ.λπ.

Κάνοντας κλικ σε αυτούς τους κύκλους, μπορείτε να επισημάνετε μη αναγνωσμένα μηνύματα ως αναγνωσμένα και αντίστροφα.
Στην αριστερή πλευρά των γραμμάτων, μπορείτε να επιλέξετε ένα πλαίσιο ώστε μια ενέργεια να μπορεί να εφαρμοστεί σε πολλά γράμματα ταυτόχρονα, για παράδειγμα, διαγραφή, αποστολή σε ανεπιθύμητη αλληλογραφία κ.λπ.

Το εικονίδιο χρώματος ορίζεται συνήθως από την ίδια την υπηρεσία, το χρώμα επιλέγεται τυχαία και χρησιμοποιείται το πρώτο γράμμα του ονόματος ή της διεύθυνσης email. Ο αποστολέας είναι γραμμένος δίπλα στο εικονίδιο - αυτό είναι είτε το Όνομα και το Επώνυμο, και εάν δεν υποδεικνύονται, τότε μόνο διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια έρχεται ο σελιδοδείκτης, κάνοντας κλικ σε αυτόν αλλάζει χρώμα από γκρι σε κόκκινο, για να μην το ξεχάσουμε σημαντικά μηνύματα. Στα δεξιά του σελιδοδείκτη βρίσκεται το κείμενο της κεφαλίδας του γράμματος, εάν δεν υπάρχει κεφαλίδα, θα υποδεικνύεται ότι το γράμμα δεν έχει θέμα. Και στη δεξιά πλευρά είναι η ώρα ή η ημερομηνία λήψης της επιστολής.

Απεσταλμένα ή εξερχόμενα email. Εμφάνισηγράμματα παρόμοια με αυτά στα εισερχόμενα γράμματα.
Τα προσχέδια είναι επιστολές που γράφονται αλλά δεν αποστέλλονται.
Το spam είναι ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνήθως διαφημιστικού χαρακτήρα. Εάν στείλετε μια επιστολή σε ανεπιθύμητη αλληλογραφία, τότε όλες οι επόμενες επιστολές από αυτόν τον συγγραφέα θα μεταβούν επίσης σε ανεπιθύμητα, παρακάμπτοντας τη σελίδα με μη αναγνωσμένα γράμματα.
Κάδος απορριμμάτων – σελίδα με διαγραμμένα email.

Με περαιτέρω χρήση, τα εισερχόμενα email σας θα αναπληρωθούν. Μια σελίδα μπορεί να φιλοξενήσει έως και 25 γράμματα, εάν υπάρχουν περισσότερα γράμματα, θα εμφανιστεί μια μετάβαση σε άλλες σελίδες. Για να μεταβείτε σε ένα παλιό μήνυμα σε άλλη σελίδα, πρέπει να βρείτε έναν σύνδεσμο κάτω από τα μηνύματα που πηγαίνει σε άλλες σελίδες και να επιλέξετε αυτό που χρειάζεστε.

Μπορείτε να μεταβείτε στη σελίδα 5 αμέσως εάν υπάρχουν πολλά γράμματα, θα πρέπει να μεταπηδάτε κάθε δύο σελίδες μέχρι να εμφανιστεί η επιθυμητή. Όταν πατάτε το βέλος, φορτώνεται το επόμενο ή Προηγούμενη σελίδαανάλογα με τον τρόπο που γυρίζετε.