Εγωισμός στείλτε ένα αντίγραφο της επιστολής. Χρήσιμες φράσεις για επαγγελματική αλληλογραφία. Αποστολή ενός μη επείγοντος email με την ένδειξη "επείγον"

Μάλλον το έχετε ήδη παρατηρήσειμετά τη λήψη επιστολών από ορισμένους συγγραφείςστην ενότητα "προς" υπάρχει μια λίστα με πολλές δεκάδες email διαφορετικοί άνθρωποι. Επιπλέον, ούτε εσείς ούτε αυτά τα άτομα δώσατε τη συγκατάθεσή τους για να «εκτεθούν» αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Φυσικά, ορισμένοι από τους παραλήπτες θα διαγραφούν από αυτήν τη λίστα αλληλογραφίας (είμαστε όλοι κουρασμένοι από τη ροή ανεπιθύμητων μηνυμάτων στα email μας). Αλλά ένα πράγμα είναι σίγουρο - όλοι οι παραλήπτες θα αντιμετωπίζουν τον συγγραφέα του ενημερωτικού δελτίου ως αντιεπαγγελματικό άτομο. Και είναι απίθανο να συμφωνήσουν να αποδεχτούν την προσφορά του.

Πώς μπορείτε να το κάνετε για να μην στείλετε γράμμα σε κάθε παραλήπτη ξεχωριστά και ταυτόχρονα «να μην λάμπετε πριν από όλους»;
Σχεδόν οποιαδήποτε Ταχυδρομική υπηρεσίασας επιτρέπει να το κάνετε αυτό.

Ας εξετάσουμε αυτήν την ευκαιρία χρησιμοποιώντας το παράδειγμα της πιο δημοφιλής διεύθυνσης email για επαγγελματικές αποστολές: gmail.com

Συνήθως, χρησιμοποιείτε το παράθυρο Σύνταξη για να στείλετε ένα email. Κάνοντας κλικ σε αυτό, βλέπετε ένα νέο παράθυρο "Νέο μήνυμα", στο οποίο εισάγετε όλα όσα είναι απαραίτητα για τη δημιουργία και αποστολή της ίδιας της επιστολής.

Συνήθως εισάγουμε τα email των παραληπτών μας στο παράθυρο «Παραλήπτες».

Αντιγραφή σημαίνει " ακριβές αντίγραφο" Αυτό το πεδίο χρησιμοποιείται όταν θέλετε απλώς να στείλετε ένα email σε κάποιον που δεν είναι ο κύριος παραλήπτης. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να κρατήσετε το άτομο ενήμερο, ενώ θα του ενημερώσετε ότι δεν χρειάζεται να απαντήσει στο email. Όλοι όμως οι παραλήπτες αυτής της επιστολήςδείτε ο ένας τις διευθύνσεις του άλλου (ακόμα και τα ονόματα).

BCC σημαίνει "ένα ακριβές κρυφό αντίγραφο". Λειτουργεί το ίδιο όπως Κοιν., αλλά αυτό το πεδίο κρύβει όλες τις διευθύνσεις παραληπτών.

Επομένως, η χρήση αυτού του πεδίου είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να στείλετε ένα email σε μεγάλο αριθμό ατόμων και να διατηρήσετε το απόρρητο. Αυτό σημαίνει ότι δεν θα καταστρέψετε τη σχέση σας μαζί τους. Χρησιμοποιώντας αυτήν τη δυνατότητα, μπορείτε να εισαγάγετε έως και 30 email. Αυτό σημαίνει ότι με ένα κλικ ενός κουμπιού μπορείτε να στείλετε αυτό το γράμμα σε 30 παραλήπτες ταυτόχρονα, χωρίς να εμφανίσετε τα email τους.

Και, εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να εισαγάγετε μια εικόνα στο σώμα του γράμματος ( 4 ) ή επισυνάψτε ένα αρχείο ( 5 ).

Είναι αυτό το mail που δίνει μέγιστο ποσόδυνατότητες επεξεργασίας.

Ομοίως, μπορείτε να στείλετε μια επιστολή σε πολλούς παραλήπτες ταυτόχρονα μέσω του ταχυδρομείου yandex.ru.

Υπάρχουν μόνο λιγότερες επιλογές για την επεξεργασία του κειμένου της επιστολής σε αυτό το μήνυμα. Επομένως, θα δείξω μόνο τη διαδικασία που απαιτείται για την αποστολή επιστολών.

Κάντε κλικ στο "Write" και μετά στο παράθυρο "To" ( 1 ) εισάγετε το email του πρώτου παραλήπτη και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη λειτουργία «Αντιγραφή» ( 2 ) ή " Κρυφό αντίγραφο» ( 3 ). Ανάλογα με το αν θέλετε όλοι οι παραλήπτες της επιστολής σας να βλέπουν όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να διατηρούν το δικαίωμά τους στην εμπιστευτικότητα των διευθύνσεων, επιλέξτε μία από τις λειτουργίες. Για να προσθέσετε κάθε επόμενο email στη λίστα, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί με την εικόνα ενός άνδρα με το σύμβολο συν μπροστά ( 4 ). Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε τους τακτικούς σας παραλήπτες από την αναπτυσσόμενη λίστα ή να εισαγάγετε τα email τους με μη αυτόματο τρόπο.

Μπορείτε να λάβετε φωτογραφίες από το Yandex Disk και να επισυνάψετε αρχεία ως συνήθως.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Εγγραφή", εμφανίζεται ένα παράθυρο στο οποίο όταν κάνετε κλικ με το ποντίκι στο παράθυρο "Προς" ( 1 ), εμφανίζεται μια αναπτυσσόμενη λίστα με μια λίστα με τους τακτικούς σας παραλήπτες ( 2 ). Μπορείτε να επιλέξετε από αυτή τη λίστα τι χρειάζεστε. Ή απλώς εισάγετε το επιθυμητό email προορισμός χειροκίνητα.

Η ταχυδρομική εθιμοτυπία δεν απαιτεί τέλεια μορφοποιημένο κείμενο. Αυτό μπορεί να διαρκέσει πολύ. Το κύριο πράγμα είναι να αποφύγετε αυτά που θα γράψουμε παρακάτω - αυτό θα είναι αρκετό για αρχή.

Αποστολή ενός μη επείγοντος email με την ένδειξη "επείγον"

«Είναι σαν το παραμύθι για το αγόρι που έκλαιγε συνεχώς λύκος». Εάν κάνετε κατάχρηση της ετικέτας "επείγον", οι χρήστες θα σταματήσουν να απαντούν στα email σας. Αλλά στην πραγματικότητα σημαντική επιστολήμπορεί να περάσει απαρατήρητη εξαιτίας αυτού.

Εξοικείωση

Ναι, ο τόνος της επιστολής σας μπορεί να αντικατοπτρίζει τη σχέση σας με τον παραλήπτη. Ωστόσο, μπορεί να θεωρηθείτε αντιεπαγγελματικός εάν επιτρέψετε στον εαυτό σας να είστε πολύ άτυποι στην αλληλογραφία σας. Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά θαυμαστικά, emoticon, έγχρωμο κείμενο, ασυνήθιστες γραμματοσειρέςκαι υπερβολική συντομία των μηνυμάτων.

Να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί αν πρέπει να συνεργαστείτε με ανθρώπους διαφορετικές ηλικίες, Με εμπόδιο της γλώσσαςή με όσους προτιμούν μια πιο παραδοσιακή μορφή επικοινωνίας.

Πολύ ξηρός τόνος

Ταυτόχρονα, το να είσαι ρομπότ επίσης δεν αξίζει τον κόπο. Είναι εντάξει αν δείχνετε τον χαρακτήρα ή τον ενθουσιασμό σας στα γράμματά σας - εντός λογικών ορίων.

Απάντηση σε όλους

Το email εργασίας δεν είναι για ψυχαγωγία, αλλά για επικοινωνία. Επομένως, εάν απαντάτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εστάλη σε μια ομάδα ατόμων, σκεφτείτε δύο φορές πριν κάνετε κλικ στην επιλογή "απάντηση σε όλους". Για να γίνει αυτό, η απάντησή σας πρέπει να είναι εξαιρετικά σημαντική για όλους.

Αποστολή αντιγράφων χωρίς άδεια

Το να μοιράζεσαι πληροφορίες άλλων ανθρώπων με άλλους είναι, τουλάχιστον, ανεπίτρεπτο. Δεν έχει σημασία αν στείλετε σε έναν πελάτη ένα αντίγραφο μιας επιστολής από το αφεντικό σας που του απάντησε με οποιονδήποτε τρόπο, ή αν συμπεριλάβετε έναν υπάλληλο στην προσωπική αλληλογραφία με έναν άλλο. Σε λίγους ανθρώπους μπορεί να αρέσει αν στείλετε ένα αντίγραφο μιας επιστολής χωρίς τη συγκατάθεσή τους.

Αποστολή τυφλών αντιγράφων

Η αποστολή BCC γεννά δυσπιστία. Εάν θέλετε να στείλετε ένα γράμμα σε κάποιον και αυτό το άτομο δεν πρέπει να συμμετέχει εργασιακή αλληλογραφία, αντιγράψτε το κείμενο και στείλτε το ως ξεχωριστό email.

Απροσδιόριστο θέμα email

Θέματα όπως "It's Me", "Hello" ή "FYI" (FYI) απλά δεν τραβούν την προσοχή. Το άτομο δεν θα καταλάβει τι λέγεται και δεν θα θέλει να απαντήσει στην επιστολή. Οι επιστολές που σχετίζονται με την εργασία πρέπει να είναι σαφείς και συνοπτικές. Ο παραλήπτης είναι πιο πιθανό να ανοίξει το email αν καταλάβει τι θέλετε από αυτόν.

Αποστολή πάρα πολλών προσωπικών email

Μερικές φορές μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αστεία, συγκινητικές ιστορίες και παρακινητικά αποσπάσματα για να φτιάξετε τη διάθεση κάποιου. Αλλά οι άνθρωποι κουράζονται γρήγορα από αυτό, ανεξάρτητα από τις προθέσεις σας γράφοντάς τους. Εάν στείλετε πάρα πολλά προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλώς θα ρυθμιστούν σε αυτόματη διαγραφή.

Είσαι αγενής

Δεν πρέπει να στέλνετε γράμματα γεμάτα δηλητήριο, γιατί οι άνθρωποι θα το θυμούνται όταν παρουσιαστεί η ευκαιρία. Αντίθετα, γράψτε ένα γράμμα και αφήστε το στα "Πρόχειρα" για δύο ημέρες. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιστρέψετε σε αυτό και να το επεξεργαστείτε, αφαιρώντας τα barbs. Έτσι θα πετύχεις πιο γρήγορα αυτό που θέλεις. Επιπλέον, θα αντιμετωπιστείτε ως ένας πολύ υπομονετικός και στοχαστικός επαγγελματίας.

Χαζή διεύθυνση email

Εάν στέλνετε ένα email σε πελάτη, εργαζόμενο ή δυνητικό εργοδότη, μην χρησιμοποιείτε email με «αντιεπαγγελματικό» τίτλο. Εάν υπάρχει κάτι στον τίτλο της αλληλογραφίας που υποτίθεται ότι είναι πνευματώδες ή περιέχει σεξουαλικούς ή χυδαίους συνειρμούς (κάτι όπως [email προστατευμένο]), κινδυνεύετε να κάνετε τον συνομιλητή σας να νιώσει αρνητικά απέναντί ​​σας από την πρώτη στιγμή. Δημιουργήστε ένα ξεχωριστό email για καθαρά επαγγελματικές ανάγκες.

Τυπογραφικά λάθη

Το γεγονός ότι το email στάλθηκε από iPhone δεν αποτελεί δικαιολογία για την αποστολή ατημέλητων email. Εάν κάνετε περισσότερα από ένα λάθη στην επιστολή σας, μπορεί να θεωρηθεί αντιεπαγγελματικό. Εάν αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό γράμμα και βιάζεστε να φτάσετε κάπου, τότε προσπαθήστε τουλάχιστον να το ελέγξετε πριν το στείλετε.

Αποστολή email νωρίς το πρωί

Οι περισσότεροι άνθρωποι, όταν λαμβάνουν γράμματα, κοιτούν την ώρα που στάλθηκαν. Εάν η επιστολή σταλεί πολύ νωρίς, μπορεί να θεωρηθείτε αρνητικά. Τουλάχιστον, θα θεωρηθείς εργασιομανής χωρίς προσωπική ζωή. Είναι χειρότερο αν θεωρείσαι παρείσακτος. Εάν η έμπνευση σας ξυπνήσει τη νύχτα, γράψτε ένα γράμμα, αποθηκεύστε το στα «Πρόχειρα» και στείλτε το κατά τις ώρες εργασίας.

Πάρα πολλά σημεία στίξης

Οι άνθρωποι μερικές φορές παρασύρονται πολύ και χρησιμοποιούν πολλά θαυμαστικά. Το αποτέλεσμα μπορεί να φαίνεται ανώριμο ή πολύ συναισθηματικό σε κάποιους. Μην το καταχραστείτε!!!

Μη επαγγελματικές γραμματοσειρές

Η γραμματοσειρά Purple Comic Sans έχει το δικό της πεδίο εφαρμογής. Στην επιχείρηση, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε κλασικές γραμματοσειρές, χρώματα και μεγέθη. Τα γράμματά σας πρέπει να είναι ευανάγνωστα.

Συνήθως χρησιμοποιείται μέγεθος γραμματοσειράς 10 ή 12 Οι καλύτερες γραμματοσειρές για εργασία είναι ευανάγνωστες γραμματοσειρές όπως Arial, Calibri ή Times NewΡωμαϊκός. Προτιμότερο χρώμα είναι το μαύρο.

Το γράμμα πολύ μεγάλο

Οι περισσότεροι άνθρωποι ξοδεύουν δευτερόλεπτα, όχι λεπτά, διαβάζοντας email. Πολλοί άνθρωποι απλώς ξεπερνούν το κείμενο με τα μάτια τους, οπότε γράψτε τα γράμματά σας με βάση αυτό. Οι άνθρωποι δυσκολεύονται να διαβάσουν μεγάλες παραγράφους - σπάστε το κείμενο σε μικρότερα τμήματα. Highlights και λίστες με κουκκίδεςπολύ πιο εύκολο να διαβαστεί. Μπορείτε επίσης να επισημάνετε τα κύρια σημεία με έντονα ή πλάγια γράμματα, αλλά μην το κάνετε συχνά.

Χωρίς επαγγελματική αλληλογραφίαπουθενά στην επιχείρηση. Δεν έχει σημασία αν γράφετε για λογαριασμό μιας εταιρείας ή για λογαριασμό σας ως μεμονωμένος επιχειρηματίας - η επαγγελματική αλληλογραφία θα παίζει πάντα σημαντικό ρόλο. Ή μάλλον πώς ακολουθείς τους κανόνες του. Οι πιθανοί επιχειρηματικοί εταίροι ή πελάτες σας θα σας κρίνουν σε μεγάλο βαθμό από τον τρόπο που επικοινωνείτε μαζί τους. Μια επαγγελματική επιστολή είναι, θα έλεγε κανείς, το «πρόσωπο» ενός επιχειρηματία. Και για να μην χάσετε αυτό το «πρόσωπο», είναι σημαντικό να γνωρίζετε τους χρυσούς κανόνες της επιχειρηματικής αλληλογραφίας.

Κανόνες για επαγγελματική αλληλογραφία μέσω email

Δεδομένου ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χρησιμοποιείται πλέον πολύ πιο συχνά από το κανονικό ταχυδρομείο, αποφασίσαμε να δώσουμε προσοχή στο πώς να διεξάγουμε σωστά την επαγγελματική αλληλογραφία στο διαδίκτυο. Ακολουθούν μερικές συστάσεις που, αν ακολουθήσετε, θα σας αποτρέψουν από το να χάσετε το πρόσωπό σας μπροστά στον συνομιλητή σας.

Όνομα γραμματοκιβωτίου

Το πρώτο πράγμα που μας τραβάει το μάτι όταν ανοίγουμε ένα νέο email είναι η διεύθυνση από την οποία στάλθηκε. Πολλοί άνθρωποι υποτιμούν τη σημασία αυτής της στιγμής και στέλνουν επαγγελματικές επιστολές από τα προσωπικά τους λογαριασμούς αλληλογραφίας. Δεν υπάρχει τίποτα κακό με αυτό αν διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείουπεριέχει μόνο το όνομά σας σε μορφή αναγνώσιμη από τον άνθρωπο. Αλλά αν υπάρχουν διάφορα ψευδώνυμα όπως "kissa1988" ή "pupsik-26", τότε η αποστολή μιας επαγγελματικής επιστολής από έναν τέτοιο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι απλά απαράδεκτη. Φανταστείτε τι συναισθήματα θα έχει ένα άτομο όταν λάβει μια επιχειρηματική πρόταση από ένα «μωρό» ή «γλυκιά».

Επίσης, οι ταχυδρομικές διευθύνσεις που ξεκινούν με info@, inbox@ και παρόμοια δεν είναι ευπρόσδεκτες στην επαγγελματική αλληλογραφία. Τέτοιες διευθύνσεις απλά δεν λαμβάνονται σοβαρά υπόψη, και υπάρχουν Μεγάλη ευκαιρίαότι η επιστολή δεν θα ανοίξει καν. Πλέον η καλύτερη επιλογή– είναι η διεξαγωγή επαγγελματικής αλληλογραφίας από γραμματοκιβώτιο [email προστατευμένο], όπου το όνομα είναι το όνομα και το επώνυμό σας, η εταιρεία είναι το όνομα της εταιρείας.

Παραλήπτες

Στην αλληλογραφία μέσω email, είναι δυνατή η αποστολή μιας επιστολής σε έναν άμεσο παραλήπτη και η αντιγραφή άλλων παραληπτών. Οι παραλήπτες στο αντίγραφο της επιστολής δεν πρέπει να απαντήσουν σε αυτό. Είναι σαν προσκεκλημένοι παρατηρητές. Επομένως, πριν στείλετε την επιστολή, καθορίστε εκ των προτέρων από ποιον ακριβώς θέλετε να λάβετε απάντηση στην επιστολή και κανονίστε σωστά τους αποδέκτες. Ωστόσο, εάν είναι δυνατόν, μην αναφέρετε πολλά άτομα ως άμεσους παραλήπτες του email σας. Μπορεί να συμβεί μια κατάσταση που κανένας από αυτούς δεν θα σας απαντήσει, αν ο καθένας αποφασίσει διανοητικά να «μεταθέσει» αυτή την ευθύνη σε άλλον αποδέκτη.

Εάν ο ίδιος βρεθείτε σε ένα αντίγραφο μιας επαγγελματικής επιστολής, τότε, όπως ήδη καταλαβαίνετε, ο αποστολέας δεν περιμένει την απάντησή σας. Αλλά εάν υπάρχει ανάγκη να απαντήσουμε συγκεκριμένα σε εσάς, τότε μπορείτε να το κάνετε αυτό, αλλά θα ήταν ευγενικό να ζητήσετε συγγνώμη στην αρχή της επιστολής για «παρέμβαση».

Μορφοποίηση επιστολής

Επίσημο επιχειρηματικό στυλ.Στην επαγγελματική αλληλογραφία, φυσικά, χρησιμοποιείται ένα επίσημο στυλ γραφής. Αυτό το στυλ χαρακτηρίζεται από την απουσία περιγραφικών επιθέτων, περιττών προσόντων και λεπτομερειών. Μόνο ιδιαιτερότητες, σαφήνεια και λογική. Αφού γράψετε μια επαγγελματική επιστολή, είναι χρήσιμο να τη διαβάσετε ξανά και να αφαιρέσετε όλες τις φράσεις που δεν έχουν ιδιαίτερο νόημα και δεν αλλάζουν την ουσία αυτού που γράφτηκε. Μόνο όταν είστε σίγουροι ότι όλες αυτές οι λέξεις και φράσεις έχουν αφαιρεθεί, τότε μπορείτε να πείτε ότι αυτός ο κανόνας σύνταξης μιας επαγγελματικής επιστολής έχει τηρηθεί.

Γνώση γραφής.Το να λέμε ότι ένα επαγγελματικό γράμμα πρέπει να γράφεται σωστά και χωρίς λάθη είναι το ίδιο με το να λέμε «ένας χιονάνθρωπος πρέπει να είναι φτιαγμένος από χιόνι». Ωστόσο, αυτός ο κανόνας δεν μπορεί να αγνοηθεί. Ο γραμματισμός είναι θεμελιώδες στοιχείο κάθε γραφής. Ένα άτομο που γράφει μια επαγγελματική επιστολή με ορθογραφικά λάθη είναι απίθανο να ληφθεί σοβαρά υπόψη από κανέναν.

Θέμα επιστολής.Είναι απαραίτητο να το γράψεις. Επιπλέον, προσπαθήστε να το γράψετε συνοπτικά αλλά συνοπτικά - έτσι ώστε με μια ματιά να γίνει αμέσως σαφές στον παραλήπτη περί τίνος πρόκειται για την επιστολή. Το θέμα δεν πρέπει ποτέ να αποτελείται από μία λέξη. «Πληροφορίες», «Ερώτηση» κ.λπ. – λανθασμένα θέματα επιχειρηματικών επιστολών. " Εμπορική προσφοράαπό την εταιρεία Χ" - σωστό θέμα. Εάν οι πληροφορίες στην επιστολή σας είναι ιδιαίτερα σημαντικές, τότε μπορείτε να τις επισημάνετε με μια ειδική σημαία «σημασίας», η οποία είναι διαθέσιμη σε όλες σχεδόν τις υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Γραμματοσειρά.Το κείμενο της επιστολής πρέπει πρώτα από όλα να είναι ευανάγνωστο. Επομένως, χρησιμοποιήστε τη γραμματοσειρά Arial ή Times New Roman, επιλέξτε ένα μεσαίο μέγεθος (για παράδειγμα, στο mail.ru mail βέλτιστο μέγεθοςγραμματοσειρά – 3). Μην πειραματιστείτε με γραμματοσειρές ή χρώματα. Αυτό είναι ακατάλληλο στην επαγγελματική αλληλογραφία. Μη χρησιμοποιεις κεφαλαία, θαυμαστικάκαι διαφορετικά Ειδικά σύμβολα(συμπεριλαμβανομένων των emoticons). Το μόνο που επιτρέπεται είναι να επισημάνετε κάποιες φράσεις με πλάγιους χαρακτήρες ή με έντονους. Αλλά προσπαθήστε να το χρησιμοποιήσετε μόνο όταν είναι απολύτως απαραίτητο.

Για ευκολία στην ανάγνωση και καλύτερη επικοινωνία των ιδεών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε υπότιτλους σε όλο το κείμενο της επιστολής. Αλλά δεν πρέπει να υπάρχουν πάρα πολλά από αυτά - όχι περισσότερα από 3-4.

Μία παράγραφος της επιστολής δεν πρέπει να επεκτείνεται σε περισσότερες από 4 γραμμές κειμένου. Όταν διαβάζουμε πολύ μεγάλες παραγράφους, το κείμενο θολώνει μαζί και η κύρια ιδέα μπορεί να χαθεί.

Οποιαδήποτε απαρίθμηση και κατάλογοι θα πρέπει να συντάσσονται με τη χρήση ειδικών δεικτών.

Εταιρικό πρότυπο.Θα ήταν υπέροχο αν αναπτύξατε ένα επώνυμο πρότυπο email στο εταιρικό σας στυλ. Και θα στέλνετε όλες τις επαγγελματικές επιστολές μόνο με αυτό το πρότυπο. Αυτό θα σας επιτρέψει να ξεχωρίσετε από τους υπόλοιπους, αλλά να διατηρήσετε την τυπικότητα που απαιτείται από μια επαγγελματική επιστολή. Ωστόσο, δεν πρέπει να το παρακάνετε με το «μαρκάρισμα» - η υπερβολική δημιουργικότητα θα βλάψει μόνο το γράμμα. Ακόμη, μιλάμε γιασχετικά με την επαγγελματική επικοινωνία, όχι την ψυχαγωγία. Μην ξεχνάτε επίσης ότι οι παραλήπτες μπορούν να διαβάσουν τα γράμματά σας όχι μόνο σε υπολογιστή, αλλά και σε κινητές συσκευές. Επομένως, το πρότυπο πρέπει να βελτιστοποιηθεί για διαφορετικές αναλύσειςοθόνες.

Ένα γράμμα πρέπει να περιέχει μόνο μία είδηση. Και κατά συνέπεια, θα πρέπει να αναμένεται μόνο μία ενέργεια στόχος από τον παραλήπτη. Θεωρείται λανθασμένο να συμπεριληφθούν πολλές ερωτήσεις, προτάσεις ή αιτήματα προς τον παραλήπτη σε μία επιστολή ταυτόχρονα.

Κάθε επιχειρηματική επιστολή θα πρέπει να χωρίζεται στα ακόλουθα μέρη:
- εισαγωγή
- κύριο μέρος
- συμπέρασμα.

Στην εισαγωγή, αναφέρετε συνοπτικά τον σκοπό της επιστολής και τους λόγους για τους οποίους συντάχθηκε. Το κύριο μέρος είναι η ίδια η ουσία της επιστολής. Εν κατακλείδι, πρέπει να συνοψίσετε τα παραπάνω - αυτά μπορεί να είναι συμπεράσματα, αιτήματα, οδηγίες, προτάσεις κ.λπ. Είναι εξαιρετικά ανεπιθύμητο να χρησιμοποιείτε οποιαδήποτε «υστερόγραφα» στην επαγγελματική αλληλογραφία. Το γράμμα δεν πρέπει να περιέχει αφορισμούς, μεταφορές, παροιμίες κ.λπ.

Εάν πρέπει να υποβάλετε με επιστολή γραφική εικόνα, μην το εισαγάγετε στο ίδιο το κείμενο της επιστολής, αλλά επισυνάψτε ξεχωριστό αρχείο. Οι εικόνες ενδέχεται να μην εμφανίζονται σωστά διαφορετικές συσκευέςή να απενεργοποιηθεί πλήρως στη διεπαφή προγράμματος email του παραλήπτη. Στο σώμα της επιστολής, όπου χρειάζεται, απλώς αναφέρετε «οι πληροφορίες βρίσκονται στο συνημμένο αρχείο». Εάν υπάρχουν πολλά τέτοια αρχεία, φροντίστε να γράψετε τα ονόματά τους.

Εάν χρησιμοποιείτε συντομογραφίες και συντομευμένες λέξεις, πρέπει να είστε 100% σίγουροι ότι ο παραλήπτης θα καταλάβει τι εννοείτε. Γενικά είναι καλύτερα να το παίζεις ασφαλές και να μην χρησιμοποιείς τέτοια πράγματα.

Έλλειψη συναισθημάτων.Οι επαγγελματικές επιστολές δεν πρέπει να περιέχουν συναισθηματικούς τόνους. Καθόλου. Ακόμα κι αν γράφετε ένα παράπονο και θέλετε πραγματικά να δείξετε την πληρότητα της αγανάκτησής σας ή, αντίθετα, ευχαριστείτε ειλικρινά τον σύντροφό σας για μια επιτυχημένη συναλλαγή. Μια επαγγελματική επιστολή θα πρέπει να είναι συγκρατημένη και μάλιστα, σε κάποιο βαθμό, ψυχρή. Κάθε άτομο εκτιμά την ατομικότητά του, αλλά η επαγγελματική αλληλογραφία όχι Ο καλύτερος τρόποςφανερώστε το. Επίσημη επιστολή από ένα χαρούμενο ή λυπημένο άτομο, μια καθαρίστρια ή γενικός διευθυντήςθα πρέπει να είναι το ίδιο.

Χρήση επιχειρηματικού λεξιλογίου.Για τη σύνδεση προτάσεων στην επιχειρηματική αλληλογραφία, χρησιμοποιούνται οι ακόλουθες σταθερές εκφράσεις:

1) για αυτό το λόγο?
2) σε ποια βάση?
3) λόγω (κάτι)
4) σύμφωνα με
5) με βάση?
6) λαμβάνοντας υπόψη?
7) λαμβάνοντας υπόψη?
αυτό που εξυπηρετούσε.

Και ούτω καθεξής. Επίσης στις επαγγελματικές επιστολές επιτρέπεται η χρήση συντομογραφιών και συντομογραφιών που είναι γενικά αποδεκτές στον κλάδο εντός του οποίου γράφεται η επιστολή. Εάν αμφιβάλλετε εάν ο παραλήπτης θα καταλάβει μια συγκεκριμένη συντομογραφία, τότε είναι καλύτερο να γράψετε τη φράση πλήρως.

Χαιρετίσματα.Ποτέ μην χρησιμοποιείτε το κλισέ «Καλημέρα». Αυτό, θα μπορούσε να πει κανείς, είναι κακή μορφή όχι μόνο για την επαγγελματική αλληλογραφία, αλλά και για τα email γενικότερα. Η καλύτερη επιλογήχαιρετισμούς - "Γεια, Όνομα / Πατρώνυμο." Παρεμπιπτόντως, είναι καλό να απευθύνεστε στον παραλήπτη της επιστολής ονομαστικά όχι μόνο στον χαιρετισμό, αλλά και περαιτέρω κατά μήκος του κειμένου. Εάν γράφετε μια επιστολή σε ένα άτομο που δεν γνωρίζετε προσωπικά, πρέπει να αναφέρετε στην αρχή της επιστολής από πού πήρατε τη διεύθυνση του παραλήπτη.

Μέγεθος γραμματοσειράς.Μια επαγγελματική επιστολή δεν είναι εργο ΤΕΧΝΗΣκαι όχι τις προσωπικές σας σκέψεις «για το θέμα». Η επιστολή πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο σύντομη για να μεταφέρει όλες τις πληροφορίες σε αυτήν. Είναι βέλτιστο εάν το κείμενο του γράμματος χωράει σε μία "οθόνη". Η ανάγνωση μεγάλων επιστολών είναι κουραστική και πολλοί άνθρωποι το βρίσκουν ενοχλητικό.

Απαντήσεις σε επιστολές.Όταν απαντάτε σε ένα email που λαμβάνετε, κάντε πάντα κλικ στο κουμπί "Απάντηση" και όχι στο κουμπί "Εγγραφή email". Με την πρώτη επιλογή, ολόκληρο το ιστορικό αλληλογραφίας σας θα συμπεριληφθεί αυτόματα στην απάντησή σας. Αυτό είναι σωστό, γιατί ένα άτομο μπορεί να μην θυμηθεί αμέσως ποιος είσαι και τι θέλεις από αυτόν αν δεν δει το φόντο. Ειδικά αν έχουν περάσει περισσότερες από 5 μέρες από το τελευταίο γράμμα. Μπορείτε να αναφέρετε με απόλυτη ασφάλεια τα λόγια του συνομιλητή σας όταν απαντάτε στην επιστολή του. Αυτό θα του δώσει την ευκαιρία να θυμηθεί τι συζητήθηκε στην προηγούμενη επιστολή.

Πάντα να ευχαριστείτε το άλλο άτομο όπου χρειάζεται. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Vladimir, ευχαριστώ για το γράμμα σου" ή "Irina Alekseevna, ευχαριστώ για μια τόσο γρήγορη απάντηση". Τέτοιες αποχρώσεις θα δείξουν τον σεβασμό σας για τον συνομιλητή και θα μαλακώσουν τη διάθεση της ηλεκτρονικής επικοινωνίας.

Αν ο συνομιλητής σας σας έστειλε ένα γράμμα στο οποίο εξέφραζε τη δυσαρέσκειά του ή ακόμη και ήταν ανοιχτά αγενής μαζί σας, προσπαθήστε να μην του απαντήσετε με τον ίδιο τρόπο, όσο κι αν το θέλετε. Οι καταστάσεις ποικίλλουν, αλλά πάντα απαντάτε ευγενικά και με αυτοσυγκράτηση.

Φυσικά, όσο πιο γρήγορα απαντήσετε στην επιστολή, τόσο το καλύτερο. Είναι υπέροχο αν μπορείτε να απαντήσετε μέσα σε λίγες ώρες. Αυτή η περίοδος είναι η βέλτιστη. Αλλά ας πούμε ότι θα λάβουμε απάντηση μέσα σε λίγες μέρες. Οι ψυχολόγοι λένε ότι ο μέγιστος άνετος χρόνος για ένα άτομο να περιμένει μια απάντηση σε ένα email είναι 48 ώρες, δηλαδή δύο ημέρες. Εάν πρέπει να περιμένετε περισσότερο, αυτό μπορεί ήδη να εκληφθεί ως ασέβεια ή άγνοια. Εάν η ερώτηση που τίθεται στην επιστολή απαιτεί περισσότερο χρόνο από εσάς για να απαντήσετε, τότε φροντίστε να γράψετε ότι λάβατε την επιστολή, την αποδεχτήκατε για εξέταση και θα απαντήσετε εντός ορισμένου χρόνου. Έτσι ο αποστολέας, από τουλάχιστον, δεν θα αισθάνεται ότι αγνοείται.

Συμπέρασμα της επιστολής.Δεν πρέπει να γράφετε φράσεις στο τέλος της επιστολής που θα μπορούσαν να εκληφθούν ως απόπειρα χειραγώγησης: "Ελπίζω πραγματικά σε κερδοφόρα συνεργασία", "Ευχαριστώ εκ των προτέρων για την απάντησή σας" και ούτω καθεξής. Αποχαιρετισμός στην ηλεκτρονική επαγγελματική αλληλογραφία καλύτερα στις φράσεις«Με σεβασμό», «Τις ειλικρινείς ευχές μου» και άλλα παρόμοια. Ναι, τέτοιες φράσεις είναι κλισέ, αλλά ταιριάζουν απόλυτα εργασιακή επικοινωνία. Στην υπογραφή, γράψτε το όνομα, το επώνυμο, τη θέση και το όνομα της εταιρείας σας. Αφήστε επίσης τα στοιχεία επικοινωνίας όπου μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί σας, εκτός ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ.

Ώρα να στείλουμε το γράμμα.Φυσικά, τα email δεν προορίζονται για ανάγνωση αμέσως μετά την παραλαβή τους. Ωστόσο, στην επιχειρηματική ηθική αλληλογραφία μέσω emailΘεωρείται ακατάλληλη η αποστολή επιστολών τα Σαββατοκύριακα και διακοπές, και επίσης αργά το βράδυ ή το βράδυ. Προσπαθήστε να τηρείτε τις τυπικές ώρες εργασίας.

Και φυσικά, προτού κάνετε κλικ στο κουμπί "αποστολή", ελέγξτε προσεκτικά την ορθογραφία του ονόματος και της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη και επίσης διαβάστε ξανά ολόκληρο το κείμενο της επιστολής και ελέγξτε το για τυπογραφικά λάθη ή λανθασμένες φράσεις.

Οδηγίες

Μεταβείτε στο γραμματοκιβώτιό σας και δημιουργήστε ένα νέο γράμμα. Εισαγάγετε το πρώτο γράμμα της διεύθυνσης και θα δείτε μια λίστα παραληπτών των οποίων το όνομα γραμματοκιβωτίου αρχίζει με αυτό. Επιλέξτε το επιθυμητό email από αυτά και κάντε κλικ σε αυτό. Η διεύθυνση θα εμφανιστεί στο αντίστοιχο παράθυρο και μετά από αυτήν. Επαναλάβετε την εισαγωγή δεδομένων για τους υπόλοιπους παραλήπτες με τον ίδιο τρόπο. Προσθέστε το θέμα του μηνύματος, το ίδιο το κείμενο της επιστολής και τα απαραίτητα συνημμένα. Αφού ολοκληρώσετε την εγγραφή, κάντε κλικ στο κουμπί «αποστολή». Δικος σου γράμμαθα λάβουν όλοι οι κάτοχοι των καταχωρισμένων ταχυδρομικές διευθύνσεις. Είναι αλήθεια ότι ο καθένας τους θα ξέρει ότι δεν είναι ο μόνος παραλήπτης.

Εκμεταλλευτείτε τις ευκαιρίες βιβλίο διευθύνσεων. Διαφορετικές υπηρεσίες αλληλογραφίας εφαρμόζουν αυτήν την υπηρεσία με τον δικό τους τρόπο, αλλά σύμφωνα με την ίδια λογική. Στο τέλος της γραμμής "προς" υπάρχει ένα εικονίδιο που αντιπροσωπεύει ένα βιβλίο διευθύνσεων. Οι διευθύνσεις στις οποίες έχετε ήδη στείλει μηνύματα προστίθενται αυτόματα σε αυτό. Κάντε κλικ στο σύμβολο για να δείτε ολόκληρη τη λίστα. Επιλέξτε τα πλαίσια δίπλα σε αυτά που θέλετε να προσθέσετε ως παραλήπτες αυτής της επιστολής. Κάντε κλικ στο κουμπί "προσθήκη επιλεγμένου". Οι επισημασμένες διευθύνσεις θα εμφανιστούν στη γραμμή «προς».

Εισαγάγετε τα απαιτούμενα δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο. Θα πρέπει να το κάνετε αυτό εάν δεν έχετε στείλει επιστολές σε αυτές τις διευθύνσεις στο παρελθόν. Κάθε ένα από αυτά πρέπει να χωρίζεται με κόμμα και κενό. Για παράδειγμα: [email προστατευμένο], postnam@mail, [email προστατευμένο].

Λάβετε υπόψη ότι στη γραμμή διευθύνσεων χωράνε έως και 25 διευθύνσεις. Αν σκοπεύετε να στείλετε αυτό το μήνυμα περισσότεροάτομα, χρησιμοποιήστε τα πεδία "cc" και "bcc".

Προσθέστε παραλήπτες στη γραμμή Bcc, εάν θέλετε να αποτρέψετε άλλους παραλήπτες να γνωρίζουν ότι το στέλνετε. γράμμαόχι μόνο αυτοί. Θα εμφανιστεί μια γραμμή εάν κάνετε κλικ στην πρόταση "εμφάνιση όλων των πεδίων" ή στην αντίστοιχη επιγραφή πάνω από τη γραμμή "προς". Αυτή η μέθοδος έχει σημαντικό μειονέκτημα: Οι παραλήπτες ενδέχεται να μην λάβουν τα στοιχεία σας. Ρομπότ ταχυδρομικά συστήματα, καταπολέμηση ανεπιθύμητων μηνυμάτων, διαγράψτε τέτοιες επιστολές.

Μεταβείτε στις ρυθμίσεις του γραμματοκιβωτίου σας και δημιουργήστε με ένα κείμενο που θέλετε να στείλετε σε πολλούς παραλήπτες. Τώρα δημιουργήστε χειροκίνητα για κάθε διεύθυνση γράμμα, εισάγετε τον παραλήπτη και επιλέξτε ένα θέμα. Απλώς πρέπει να το εισαγάγετε μία φορά και, στη συνέχεια, θα εμφανιστεί στην αναπτυσσόμενη γραμμή. Επισυνάψτε το αρχείο εάν χρειάζεται και κάντε κλικ στο "αποστολή". Αυτή η μέθοδος σάς επιτρέπει να αποφεύγετε τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και να φαίνεται ότι γράφετε σε αυτό το άτομο. Ταυτόχρονα, ελαχιστοποιεί την ποσότητα αυτοφτιαγμένο.

Εκμεταλλεύομαι ειδικά προγράμματαΓια μαζική αποστολήεπιστολές. Σας επιτρέπουν να στέλνετε έως και αρκετές εκατοντάδες μηνύματα ανά λεπτό και απλοποιούν όσο το δυνατόν περισσότερο όλα τα στάδια της σύνταξης επιστολών. Επιλέξτε το πρόγραμμα που σας ταιριάζει καλύτερα και κατεβάστε το από έναν από τους θεματικούς ιστότοπους.

Πηγές:

• Όπλα μαζικής ειδοποίησης. Πώς να οργανώσετε το δικό σας ενημερωτικό δελτίο
• πώς να στείλετε ένα μήνυμα σε πολλούς παραλήπτες
• Εξατομίκευση email για μαζικές αποστολές με χρήση

Μαζική αποστολή – η δυνατότητα άμεσης αποστολής επιστολής αρκετάπαραλήπτες - ιδιαίτερα χρήσιμο όταν πρέπει να στείλετε συγχαρητήρια ή προσκλήσεις ή να στείλετε ένα δελτίο τύπου. Πολλοί διακομιστές αλληλογραφίας έχουν αυτήν τη λειτουργία και για να τη χρησιμοποιήσετε το μόνο που χρειάζεστε είναι μια σύνδεση στο Διαδίκτυο.

Οδηγίες

Να στείλω και γράμμα ταυτόχρονα αρκετά αποδέκτεςπου βρίσκονται ήδη στη λίστα επαφών σας, ανοίξτε το email σας (αλγόριθμος αποστολής επιστολών αρκετά αποδέκτεςίδια σε πολλά προγράμματα email). Κάντε κλικ στην καρτέλα «Γράψτε ένα γράμμα» και συμπληρώστε τα πεδία για να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα: το θέμα και το ίδιο το κείμενο.

Επιλέξτε τον σύνδεσμο ή την εικόνα "Προσθήκη". σημειωματάριο. Έτσι, θα κατεβάσετε μια λίστα με το βιβλίο διευθύνσεών σας, στην οποία μπορείτε να τσεκάρετε τα πλαίσια εκείνων στα οποία πρέπει να στείλετε μια επιστολή. Κάντε ξανά κλικ στο «Προσθήκη» ή απλώς κάντε κλικ στο ελεύθερο πεδίο.

Μια λίστα με όλες τις καταχωρημένες διευθύνσεις θα εμφανιστεί στη γραμμή διευθύνσεων "Προς". Κάντε κλικ στο "Αποστολή" και οι χρήστες θα λάβουν το email σας. Ωστόσο, εκτός από την επιστολή, θα βλέπουν τις διευθύνσεις όλων των άλλων παραληπτών στη γραμμή "Προς".

Εάν θέλετε να αποκρύψετε από τους παραλήπτες σας ότι έχετε χρησιμοποιήσει τη δυνατότητα μαζικής αλληλογραφίας, χρησιμοποιήστε μία από τις δύο μεθόδους. Αφού συμπληρώσετε το θέμα και το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εισαγάγετε το όνομα του παραλήπτη στο κελί "Προς" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον σύνδεσμο "Κρυφή κοινοποίηση". Κάτω από το κελί θα εμφανιστεί ένα επιπλέον κενό πεδίο, στο οποίο επιλέξτε τους επιθυμητούς παραλήπτες χρησιμοποιώντας την προηγούμενη μέθοδο. Κάντε ξανά κλικ στο «Υποβολή». Η επιστολή σας θα σταλεί σε όλους τους παραλήπτες, αν και αυτό δεν εγγυάται ότι θα ληφθεί. Τα ρομπότ πολλών συστημάτων αλληλογραφίας θεωρούν τέτοιες επιστολές ως ανεπιθύμητα και συχνά διαγράφονται.

Για να αποφύγετε την εμπλοκή του email σας στο φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, στείλτε μηνύματα μέσω "Πρόχειρο". Εισαγάγετε το θέμα και το κείμενο στα κατάλληλα πεδία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Αποθήκευση ως πρόχειρο". Μεταβείτε στην ενότητα "Πρόχειρο" στην αριστερή πλευρά της σελίδας και κάντε κλικ στο αποθηκευμένο γράμμα. Θα δείτε ένα πρότυπο επιστολής που δεν περιλαμβάνει τη διεύθυνση του παραλήπτη. Εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο το επιθυμητό email και κάντε κλικ στο «Υποβολή», στη συνέχεια επιστρέψτε στην ενότητα «Πρόχειρο» και επαναλάβετε τη διαδικασία για κάθε νέο χρήστη.

Βίντεο σχετικά με το θέμα

Πηγές:

• πώς να στείλετε μια επιστολή από ένα προσχέδιο το 2019

Συμβαίνει ότι πρέπει να στείλετε πολλά μηνύματαμε τη μία. Συνήθως έτσι διανέμονται τα αστεία, οι ανακοινώσεις και άλλες πληροφορίες. Για αυτό υπάρχει ειδικές υπηρεσίεςκαι προγράμματα. Θα στείλουν τα μηνύματά σας σε λίγο.

Θα χρειαστείτε

• - υπολογιστή;
• - Διαδίκτυο;
• - Πρόγραμμα ePochta Mailer 4.2
• - επιπλέον, το πρόγραμμα ePochta Subscription Manager

Οδηγίες

Για παράδειγμα, μπορείτε να εγγραφείτε στον ιστότοπο pistonposter.сom. Αυτή η υπηρεσίασταθερός. Εδώ έχετε την ευκαιρία να δημιουργήσετε τα δικά σας blog. Μεταβείτε στην ενότητα "Έργα". Εισαγάγετε το κείμενό σας που σκοπεύετε να διανείμετε. Μπορείτε επίσης να βρείτε την επιλογή Ενέργεια, κάτω από την οποία υπάρχουν πολλά εικονίδια. Επιλέξτε μια εικόνα φύλλου. Θα εμφανιστεί το παράθυρο Αποστολή μηνύματος. Καθορίστε πού και σε ποιον θα σταλεί το δικό σας και κάντε κλικ στο κουμπί «Αποστολή».

Στα κοινωνικά Δίκτυα VkontakteΜπορείτε επίσης να στείλετε πολλά ταυτόχρονα μηνύματα. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην ενότητα "Τα μηνύματά μου" και κάντε κλικ στο κουμπί "Γράψτε ένα μήνυμα". Εισαγάγετε το κείμενο που χρειάζεστε και στο πεδίο «Παραλήπτης», επιλέξτε αυτούς στους οποίους θέλετε να στείλετε τις επιστολές σας.

Για να αφαιρέσετε πολλά περιττά μηνύματα από ένα γραμματοκιβώτιο, ο χρήστης πρέπει να εκτελέσει έναν αριθμό ενεργειών. Η αρχική ενέργεια θα είναι ο χρήστης στο ηλεκτρονικό σύστημα. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να ανοίξετε την κύρια σελίδα του mailer σας και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασής σας στη φόρμα εξουσιοδότησης που παρέχεται από τον πόρο. Αφού συμπληρώσετε αυτά τα πεδία, κάντε κλικ στο κουμπί «Είσοδος». Έτσι θα βρεθείτε μέσα ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣτο γραμματοκιβώτιό σας.

Αφού συνδεθείτε με επιτυχία στη μηχανή αναζήτησης, πρέπει να κάνετε τα εξής. Μεταβείτε για να δείτε τα εισερχόμενα μηνύματά σας. Για να το κάνετε αυτό, βρείτε τον αντίστοιχο σύνδεσμο στη σελίδα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε αυτόν. Θα ανακατευθυνθείτε σε μια σελίδα που θα εμφανίζει όλα τα εισερχόμενα. Αν προσέξεις, απέναντι από το θέμα του καθενός εισερχόμενο μήνυμα, θα μπορείτε να δείτε άδεια κελιά.

Κάνοντας κλικ σε αυτά τα κελιά, θα σημειώσετε ορισμένα γράμματα. Εάν πρέπει να επισημάνετε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα σε μια σελίδα ταυτόχρονα, θα δείτε ένα ξεχωριστό πλαίσιο στο επάνω μέρος. Επιλέξτε το πλαίσιο - όλα τα εισερχόμενα που βλέπετε στη σελίδα θα επισημαίνονται αυτόματα.

Καθορίστε την εντολή «Διαγραφή» σε ενέργειες με εισερχόμενα μηνύματα και, στη συνέχεια, επιβεβαιώστε τη διαγραφή του αντίστοιχου μηνύματος. Μπορείτε να διαγράψετε από είκοσι έως πενήντα email κάθε φορά. Ίσως χρειαστεί να επαναλάβετε όλα τα παραπάνω βήματα περισσότερες από μία φορές για να διαγράψετε πλήρως όλα τα μηνύματα.

Υπάρχουν καταστάσεις στη ζωή που πρέπει να στείλουμε γράμμαμε email όχι αμέσως, αλλά μετά από λίγο συγκεκριμένη ώρα. Μερικά απο διακομιστές αλληλογραφίας, για παράδειγμα, Yandex, σας επιτρέπουν να στείλετε γράμμααυτομάτως. Πώς ακριβώς να το κάνετε αυτό;

Οδηγίες

Μεταβείτε στο γραμματοκιβώτιό σας στο . Για να το κάνετε αυτό, εισάγετε στο πεδίο γραμμή διεύθυνσηςτο πρόγραμμα περιήγησής σας στο Διαδίκτυο www.yandex.ru. Επί αρχική σελίδαο ιστότοπος στην αριστερή πλευρά βρίσκεται, εισαγάγετε τα στοιχεία σύνδεσης και τον κωδικό πρόσβασής σας για να συνδεθείτε στο email σας.

Μια σελίδα με εισερχόμενα γράμματα θα ανοίξει μπροστά σας. Ακριβώς πάνω από τα γράμματα υπάρχει ένα κουμπί "Εγγραφή" - κάντε κλικ σε αυτό.

Τώρα γράψε το μόνος σου γράμμα. Πρώτα, υποδείξτε τη διεύθυνση γραμματοκιβωτίου του ατόμου με το οποίο μιλάτε γράμμαστείλετε. Στη συνέχεια, υποδείξτε το θέμα της επιστολής που πρέπει να αντικατοπτρίζει μια περίληψη αυτού που γράφετε. Τέλος, εισάγετε το κείμενο του γράμματος στο μεγαλύτερο παράθυρο. Αν θέλετε να τακτοποιήσετε το δικό σας γράμμαΚάπως με έναν ιδιαίτερο τρόπο, στα δεξιά κάντε κλικ στο κουμπί "Εφαρμογή". γράμμα" Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί θα ανοίξει ο πίνακας μορφοποίησης κειμένου. Εάν θέλετε, μπορείτε να ελέγξετε για διαθεσιμότητα ορθογραφικά λάθηκάνοντας κλικ στο κουμπί «Έλεγχος ορθογραφίας». Εάν χρειάζεται να επισυνάψετε αρχεία στο email, κάντε κλικ στο κουμπί «Επισύναψη αρχείων», μεταφορτώστε τα από τον υπολογιστή σας και επισυνάψτε τα στο email. Μπορείτε επίσης να ορίσετε μία από τις πρόσθετες λειτουργίες, για παράδειγμα, ειδοποίηση παραλαβής επιστολής, ειδοποίηση SMS από τον παραλήπτη λήψης επιστολής κ.λπ.

Τώρα έρχεται το διασκεδαστικό κομμάτι. Όταν τελειώσεις τη δουλειά με τον εαυτό σου γράμμα m, πρέπει να το στείλετε. Έτσι ώστε να αποστέλλεται στον παραλήπτη αυτόματα, δηλ. όχι αμέσως αφού το γράψατε, αλλά μετά από κάποιο χρονικό διάστημα, κάτω από το κείμενο της επιστολής, βρείτε την επιγραφή «Αποστολή σήμερα σε...». Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα του για να το ενεργοποιήσετε αυτή τη λειτουργία. Εγκαθιστώ την ακριβή ημερομηνίακαι ώρα αποστολής. Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με ένα ερωτηματικό, μπορείτε να διαβάσετε τη βοήθεια για αυτήν τη λειτουργία. Προσοχή: η αποστολή επιστολής μπορεί να καθυστερήσει για όχι περισσότερο από ένα χρόνο από σημερινή ημερομηνία. Μόλις ολοκληρωθεί η όλη διαδικασία, κάντε κλικ στο κουμπί «Υποβολή».

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στη Ρωσία χρησιμοποιείται πλέον πολύ ενεργά στην ιδιωτική αλληλογραφία. ΣΕ Δυτική ΕυρώπηΚαι Βόρεια ΑμερικήΉδη πριν από μια δεκαετία, αυτή η μέθοδος άρχισε να εφαρμόζεται όχι τόσο στην ιδιωτική αλληλογραφία, όσο για την ανταλλαγή επιχειρηματικών πληροφοριών σε διάφορους οργανισμούς. Και επειδή αρκετά συχνά ήταν απαραίτητο να στέλνονται μηνύματα σε πολλούς συναδέλφους ταυτόχρονα, τα προγράμματα email έλαβαν γρήγορα πρόσθετη λειτουργία, που απλοποιεί τη λύση αυτού του προβλήματος. Οι σύγχρονες υπηρεσίες email έχουν κληρονομήσει και αναπτύξει τον μηχανισμό για την αποστολή μηνυμάτων σε πολλούς παραλήπτες ταυτόχρονα.

Θα χρειαστείτε

• Πρόγραμμα αλληλογραφίαςή πρόσβαση στην υπηρεσία αλληλογραφίας

Πώς να στείλετε ένα έγγραφο με email για ανδρείκελα, τρεις εύκολοι τρόποι.

Θέλετε να μάθετε πώς να κερδίζετε συνεχώς χρήματα στο διαδίκτυο από 500 ρούβλια την ημέρα;
Κατεβάστε το δωρεάν βιβλίο μου
=>>

Με ανάπτυξη Παγκόσμιος Ιστόςεμφανίστηκε και περισσότερους τρόπουςεπικοινωνία μεταξύ ανθρώπων από απόσταση. Τώρα μπορείτε όχι μόνο να καλέσετε κάποιον χωρίς να φύγετε από το σπίτι σας, αλλά και να στείλετε ένα email.

Ταυτόχρονα, με μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείουμπορείτε να στείλετε επιστολές με συνημμένα με τη μορφή διαφόρων έγγραφα κειμένου, παρουσιάσεις, φωτογραφίες, βίντεο και άλλα. Φυσικά όλη η διαδικασία αποστολής ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗμε προσάρτηση είναι αρκετά απλό.

Ωστόσο, μερικές φορές είναι δύσκολο για τους αρχάριους χρήστες να αντιμετωπίσουν αυτήν την εργασία χωρίς εξωτερική βοήθεια. Αυτό το άρθρο θα ρίξει μια πιο προσεκτική ματιά στην αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα.

Πώς να στείλετε ένα έγγραφο μέσω email

Παρά τα πολλά διάφορες υπηρεσίες, παρέχοντας τη δυνατότητα αποστολής επιστολών σε σε ηλεκτρονική μορφήμέσω Διαδικτύου (Yandex.Mail, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler και άλλα), όλα λειτουργούν σύμφωνα με τον ίδιο αλγόριθμο.

Μόνο η επισύναψη αρχείου σε τέτοιες υπηρεσίες ενδέχεται να διαφέρει ελαφρώς. Αλλά σε γενικές γραμμές, για να στείλετε ένα email με ένα συνημμένο μπορείτε να επιμείνετε τον παρακάτω αλγόριθμοΕνέργειες:

• Πρώτα, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στην υπηρεσία και να κάνετε κλικ στο «Εγγραφή» ή σε άλλο κουμπί που παρέχεται από την υπηρεσία αλληλογραφίας για τη σύνταξη μιας επιστολής ηλεκτρονικά.
• Στη συνέχεια, υποδείξτε στη γραμμή «Προς» τη διεύθυνση email του παραλήπτη.
• Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να καθορίσετε το θέμα της επιστολής σας στο πεδίο «Θέμα».
• Περαιτέρω, εκτός απλό κείμενο, εάν πρέπει να στείλετε ένα έγγραφο ή άλλο αρχείο από τον υπολογιστή σας, πρέπει να βρείτε το εργαλείο που είναι υπεύθυνο για αυτό στην υπηρεσία που χρησιμοποιείτε και να κάνετε κλικ σε αυτό. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε το Yandex.Mail, το Gmail ή το Yahoo για αυτούς τους σκοπούς, τότε πρέπει να κάνετε κλικ στο εικονίδιο που μοιάζει συνδετήρας, και στο Mail.ru και στο Rambler υπάρχει ένα κουμπί "Επισύναψη αρχείου".
• Αφού βρείτε το έγγραφο που θέλετε να στείλετε, κάντε κλικ σε αυτό με το ποντίκι για να το επιλέξετε και κάντε κλικ στο κουμπί «Άνοιγμα».
• Αφού ανεβάσετε τα αρχεία στην υπηρεσία αλληλογραφίας, ελέγξτε ότι το γράμμα έχει μορφοποιηθεί σωστά (σε ποιον το στέλνετε και τι ακριβώς). Εάν υπάρχουν περισσότερα έγγραφα από όσα χρειάζονται ή έχετε επιλέξει το λάθος πράγμα, τότε δίπλα του, κατά κανόνα, με σωστη πλευραεμφανίζεται ένα εικονίδιο κάδου απορριμμάτων, κάνοντας κλικ στο οποίο το διαγράφει περιττό αρχείο. Για να προσθέσετε ένα έγγραφο, κάντε ξανά κλικ είτε στον συνδετήρα είτε στο "Επισύναψη αρχείου".
• Για να στείλετε ένα email στον παραλήπτη, κάντε κλικ στο κουμπί «Αποστολή».

Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι κατά τη χρήση έκδοση για κινητά γραμματοκιβώτια, ο αλγόριθμος των ενεργειών είναι παρόμοιος με τον εκτεταμένο. Δηλαδή αν είσαι στο δρόμο, και απαιτούμενο έγγραφοδιαθέσιμο στο τηλέφωνο ή το tablet σας, στη συνέχεια, εάν είναι διαθέσιμο εφαρμογή κινητού, μπορεί να σταλεί και με e-mail.

Σε αυτή την περίπτωση, συμπληρώστε επίσης τα πάντα απαιτούμενα πεδίακαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον συνδετήρα ή στο "Επισύναψη αρχείου", προσθέτοντας έτσι το έγγραφο και στέλνετε. Όπως μπορείτε να δείτε, όλα είναι αρκετά απλά και βολικά.

Αποστολή συνδέσμου

Εάν το έγγραφό σας είναι αποθηκευμένο σε υπηρεσίες cloud, όπως το Google Drive, το Yandex Drive και άλλα, ή δημιουργήσατε ένα έγγραφο στο Google Doc και, στη συνέχεια, μπορείτε να στείλετε έναν σύνδεσμο προς το έγγραφο.

Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το έγγραφο, κάντε κλικ στις ρυθμίσεις πρόσβασης και αντιγράψτε τον σύνδεσμο, ο οποίος μπορεί να σταλεί σε email. Εάν πρόκειται για έγγραφα που είναι αποθηκευμένα στο Drive, τότε μπορείτε να τα κατεβάσετε στον υπολογιστή σας, εάν αυτό είναι ένα έγγραφο στα Έγγραφα Google, τότε μπορείτε να το επεξεργαστείτε από κοινού, να κάνετε τροποποιήσεις, σχόλια κ.λπ.

Λέξη

Εάν χρησιμοποιείτε το πρόγραμμα Word για τη δημιουργία και την επεξεργασία εγγράφων, μπορείτε να ρυθμίσετε τη λειτουργία αποστολής email μία φορά και στη συνέχεια να τη χρησιμοποιήσετε.

Οδηγίες:

δώσε προσοχή στο πάνω πάνελ, δηλαδή στην καρτέλα - αποστολές. Θα πρέπει να εμφανιστεί ένα νέο εικονίδιο εκεί, με το όνομα που του δώσατε.

Τώρα, αφού δημιουργήσετε ή επεξεργαστείτε ένα έγγραφο, κάντε κλικ σε αυτό το εικονίδιο. Χρειάζεται μόνο να υποδείξετε το email του παραλήπτη και το έγγραφο θα σταλεί στην καθορισμένη διεύθυνση.

Πώς να στείλετε ένα έγγραφο μέσω email, περίληψη

Σας έδειξα τρεις τρόπους για να στείλετε ένα έγγραφο μέσω email, επιλέξτε αυτόν που σας βολεύει περισσότερο. Μόλις στείλετε ένα γράμμα, θα καταλάβετε ότι δεν υπάρχει τίποτα περίπλοκο σε αυτή τη διαδικασία.

Το κύριο πράγμα που πρέπει να καταλάβετε είναι ότι δεν στέλνετε το έντυπο έγγραφο, παραμένει μαζί σας. το έστειλες ηλεκτρονικό αντίγραφο, και ο παραλήπτης θα το εκτυπώσει μόνος του εάν χρειαστεί.

Αλλά για να στείλετε το πρωτότυπο σε χαρτί οποιουδήποτε εγγράφου, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την κανονική, συνηθισμένη αλληλογραφία μας και να στείλετε το έγγραφο με συστημένη επιστολή.