Административные работники в организации. Должностная инструкция административного помощника

До сих пор некоторые предприниматели считают, что административный персонал - это пустая трата средств и лишняя бюрократия. Однако справедливым такое утверждение может быть только для очень маленьких фирм, где руководитель все обязанности берет на себя. На самом деле административный персонал - это важное звено в деловой цепи. Именно он организует работу предприятия, отвечает за его связь с внешним миром, за своевременное выполнение договоров, заказов, следит за поступлением оплат.

Даже отсутствие в течение одного офис-менеджера, личного помощника показывает, насколько необходим в бизнесе административный персонал. Должности, которые мы назвали выше, - это основные рабочие места такого типа. Однако они не исчерпываются только этими видами занятий. Кто относится к административному персоналу наряду с секретарем? Делопроизводитель, сотрудник колл-центра, офис-менеджер, персональный ассистент, секретарь-переводчик. Ошибочно полагать, может выполнять любой человек после краткосрочных курсов. Для того чтобы качественно организовать деятельность предприятия, необходимы не только личностные качества, такие как дипломатичность, объективность, пунктуальность.

Административный персонал - это лица, имеющие доступ к очень важной информации, от которой зачастую зависит функционирование всей фирмы. Следовательно, грамотное делопроизводство, быстрая печать, точность, добросовестность и организаторские способности просто необходимы. Кроме того, нужны и специальные знания. В идеале административный персонал - это работники с высшим образованием, необязательно профильным. Основным требованием будет умение обращаться с важной информацией и документами.

Офис-менеджер, кроме презентабельного внешнего вида и манер, должен также грамотно общаться с посетителями предприятия, ведь среди них будут и партнеры, и Порой такому специалисту поручают также продвижение товаров или услуг компании. В любом случае именно он координирует работу всех служб и связь с руководителем. Он также отвечает и за соблюдение рабочего графика, за расписание встреч и переговоров. Персональный ассистент оказывает руководителю помощь в организации командировок по стране и за границу. Предприниматели стараются выбрать на человека, обладающего знаниями иностранных языков, грамотного и пунктуального. Как правило, секретарями и женщины, однако, вопреки распространенному мнению, не молодые, а образованные дамы старше 25 лет. А вот офис-менеджером может быть и мужчина, все зависит от отрасли. Дополнительным преимуществом будет не только опыт работы, но и профессиональные знания из области документоведения. Как ни удивительно, но при всем обилии грамотных и образованных специалистов, молодых выпускников вузов подобрать квалифицированный административный персонал - это непростая задача. Ведь важны не только профильные знания, но и личностные качества: неконфликтность, объективность, умение подчиняться и руководить, организаторские способности.

Административный персонал - понятие обобщенное, разными работодателями воспринимаемое по-своему. Для одних это не более чем вспомогательный персонал, а для других - единственная возможность содержать офис в порядке, даже в таких мелочах, как наличие бумаги в принтере. Более того, административные сотрудники будут востребованы всегда, независимо от каких-либо обстоятельств. Но, конечно, количество таких специалистов будет зависеть исключительно от размеров предприятия и его сферы деятельности.

Наиболее востребованными в Белгороде административными сотрудниками являются: секретарь, оператор ПК и администратор.

Секретарь на ресепшн (офис-менеджер)

Как правило, должность секретаря или офис-менеджера ориентирована на молодых девушек, начинающих карьеру или являющихся студентками. В тоже время, к соискателю на должность секретаря могут предъявляться довольно высокие требования, например, знание иностранного языка, что влияет на уровень заработной платы.

Секретарь

Является незаменимым человеком в любой компании, от которого напрямую зависит бесперебойная работа всего офиса. В обязанности данного административного работника входит:

• Прием входящих звонков и распределение их внутри офиса;
• Административная поддержка нормальной жизнедеятельности офиса, что подразумевает под собой закупку расходных материалов, канцелярии и продуктов;
• Проведение различных тендеров среди подрядчиков (переезд или, например, закупка офисной мебели);
• Взаимодействие со сторонними курьерскими службами (доставка почты, воды и пр.).

Данная работа предполагает определенное количество нюансов. Так, например, секретарь должен держать в голове довольно много разнообразной информации и помнить про все поступающие к нему сообщения, которые требуется передать тем или иным сотрудникам. Секретарь, помимо этого, должен уметь выполнять одновременно несколько поручений, причем, для разных людей.

Оператор ПК

Во многих областях сегодня оператор ПК является востребованным административным сотрудником. Зачастую на эту должность претендуют женщины, причем, каких-либо ограничений по возрасту нет, но, учитывая невысокие требования и относительно низкую заработную плату, соискателями являются молодые девушки без опыта работы.

Многие работодатели не требует наличия высшего образования и каких-либо особых навыков при приеме на данную должность. Зачастую работодатели предлагают для соискателя обучение в процессе работы, что может быть связано со спецификой работы и особенностями компьютерной программы. В то же время, для оператора ПК не последнюю роль играет наличие таких качеств, как внимательность, грамотность и усидчивость.

Администратор

Практически в любой сфере услуг есть потребность в администраторе, который непосредственно отвечает за запись и последующий прием посетителей. Помимо этого, администратор занимается ведением расчетов с клиентами, закупками необходимых материалов для работы, информированием посетителей об изменениях, проводимых акциях и т.п.

Довольно часто на эту должность претендуют женщины, от которых работодатель требует, прежде всего, аккуратности, ответственности и внимательности. Также администратор должен отличаться корректностью, тактичностью и быть приятным в общении с клиентами.

К административному персоналу также относятся: диспетчер, помощник руководителя, завхоз, архивариус и т.д. К большинству из них работодатель не предъявляет высоких требований, поскольку ни одна из них не требует наличия высшего образования и серьезного опыта работы (исключения, безусловно, есть), но и заработная плата, как правило, не является пределом мечтаний. В то же время, для многих молодых людей это может стать отличным стартом для будущей карьеры.

Любое действующее предприятие напоминает живой организм, нормальное функционирование которого обеспечивается постоянно поддерживаемыми связями с другими юридическими лицами. Это и деловые партнеры, и заказчики, и поставщики, и контролирующие, и управляющие органы, а также многие другие организации и частные лица.

Главной задачей людей, занимающихся административной работой, является обеспечение плановой и безаварийной работы предприятия, в том числе, путем своевременного представления оперативной информации и донесения управленческих решений от руководства к исполнителям.

В зависимости от того вида деятельности, который является основным для данного предприятия, его структуры и численности, к основным административным должностям можно отнести: администратор на ресепшен, секретарь, секретарь-референт, офис-менеджер, бизнес-ассистент, делопроизводитель, оператор на телефоне, личный помощник руководителя, переводчик, руководитель канцелярии/секретариата.

Можно отметить, что высококвалифицированные администраторы ценятся работодателями на уровне среднего менеджера: логистика, бухгалтера, менеджера по работе с клиентами. Уровень их зарплат начинается с 50 тысяч рублей.

Что нужно, чтобы стать хорошим администратором

Работодатели предъявляют к кандидатам на административные должности достаточно высокие требования. Претендент должен иметь высшее образование и опыт работы в данной отрасли. Все чаще к обаятельным условиям относится знание одного или нескольких иностранных языков, а знание компьютера и офисных программ, оргтехники и мини-АТС уже даже не упоминается, как само собой разумеющееся.

Человеку, который хочет заниматься административной работой, необходимо обладать и специфическими качествами характера. Всегда будут востребованы люди инициативные, грамотные, обладающие гибким интеллектом, широким кругозором и системным подходом к работе, умеющие принимать взвешенные оперативные решения.

Поскольку административные должности предполагают и коммуникативные функции, немаловажными качествами при устройстве на работу станут грамотная речь, умение находить общий язык с людьми и логично излагать свои мысли, знание делового этикета и даже приятная внешность, что особенно важно для администраторов на ресепшене и секретарей, которые являются лицом компании.

Слово «логистика », изначально являвшееся математическим термином, в современном обществе приняло новое значение и используется для определения процесса рациональной организации доставки товаров и услуг. До недавнего времени в этом смысле оно применялось только в экономической теории, но сегодня стало очень распространенным и даже модным.

Логистика – часть экономической науки и область бизнеса, которая помогает оптимизировать процесс обращения продукции, услуг и товаров между производителями и потребителями. В условиях превышения предложения над спросом во многих сферах единственный способ остаться на рынке – оптимизировать складские и транспортные расходы, рационализировать процесс производства, сбыта и сервиса предприятий. Именно этим и занимается логистика . Основная цель логистики, описанная выше, разделяется на множество задач: в процессе оптимизации выбирается вид транспортного средства; определяются маршруты; организовываются транспортировка, упаковка грузов, маркировка ; производится управление запасами; формируются сборные заказы и так далее. Логистика включает в себя также управление таможенными услугами. Такое обширное поле деятельности позволило разделить эту теорию на несколько видов. Понятие «логистика » включает в себя следующие направления: транспортная, информационная, логистика снабжения и запасов, складирования и сбыта. Каждое занимается оптимизацией расходов в соответствующей сфере. Так, логистика запасов предполагает учет продукции на складах и контроль за состоянием запасов. Транспортная доводит до совершенства процесс доставки грузов при помощи выбора наилучшего маршрута, подходящего транспорта, профессионального водителя. Логистика снабжения обеспечивает оптимальное хранение и доставку сырья, информационная – эффективно распределяет потоки информации.Различные компании выбирают для себя разные логистические системы в зависимости от специфики деятельности. Некоторым достаточно работать с базами данных, чтобы оптимизировать расходы, другие предприятия пользуются системами, направленными на складскую или снабженческую деятельность. Важно, чтобы каждая система обеспечивала выполнение основных задач и включала в себя все необходимые для осуществления успешной деятельности компании виды логистики.