Мало кто из современных молодых людей знает, что когда-то письма отправлялись только через обыкновенную почту. Перед праздниками люди покупали много бумажных открыток и рассылали родственникам и друзьям с поздравлениями. При этом каждую открытку подписывали от руки Конечно же, всё должно было быть оформлено аккуратно с первого раза, потому что стереть помарки, не испортив письмо, было нельзя. Такие входящие письма и почтовые карточки многие хранили и хранят сейчас в качестве памяти о каком-то событии.

Сегодня все сильно изменилось. По почте отправляются преимущественно посылки и документы. Большая же часть городского населения каждое утро заглядывает в компьютер, чтобы посмотреть раздел «Входящие письма» в электронной почте. Нам пишут и те, кого мы знаем, и те, кого никогда не увидим. Последние обращаются к нам преимущественно с предложением услуг и товаров в таком количестве, что письма образуют так называемый спам - нежелательную корреспонденцию.

Большинство поисковых систем предоставляют своим пользователям почтовые ящики, в которых раздел «Входящие письма» защищен от посторонних электронных обращений. Например, Яндекс снабжен спамообороной, которая отправляет в специальную папку более 50% рекламных сообщений. Они попадают туда, если рассылаются похожие письма на многочисленные адреса. Пользователь может самостоятельно пометить письмо как спамовое, после чего оно в следующий раз не попадет в папку «Входящие письма». Публичные почтовые ящики также хороши тем, что на них может приходить большое количество писем, которые будут храниться бесплатно. Для корпоративной же, например, корреспонденции виртуального плана нужно покупать сервера или место у провайдера для

Например, в почтовом ящике Гугл - Gmail - входящие могут занимать огромные объемы памяти, т. к. общий размер ящика составляет 25 Гб. Этот ресурс любят за надежность, возможность пользоваться переводчиком, совместимость со многими службами. Здесь можно зарегистрировать адрес, соответствующий адресу компании в сети, получить онлайн помощь, офлайн поддержку и просматривать корреспонденцию на мобильном устройстве. В системе реализован быстрый поиск письма, совместимость с передача права доступа к ящику другому человеку. Gmail предпочитают многие российские бизнесмены, т. к. он считается оптимальным по безопасности доступа.

Если вы решите завести себе почтовый ящик от поисковика Рамблер (почта Майл), входящие письма будут открываться чрезвычайно быстро, т. к. компания указывает на это, как на одно из главных преимуществ. В дополнение к защите от спама и вирусов, которая традиционна для таких систем, предлагается неограниченный объем ящика, что удобно для пересылки графических файлов, видео и др.

Все перечисленные компании присутствуют на рынке уже много лет, поэтому можно рассчитывать на то, что они никуда не пропадут вместе с вашими письмами. Но нужно учитывать, что существует опасность взлома электронной почты, поэтому файлы большой важности хранить там нежелательно. Их лучше копировать на жесткий диск или флэш-накопитель.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Как вы регистрируете электронную почту?

На практике, если вопрос контролируется конкретным человеком, многие письма не попадают к руководителю, а сразу передаются исполнителю, поэтому не стоит делать эту графу большой. Под фамилией исполнителя или рядом с ней желательно оставлять место для подписи, свидетельствующей о получении им документа.

Инфо

Если руководитель поручил секретарю проконтролировать «исполнение» документа, то в отдельной графе красными чернилами ставится пометка о контроле (буква «К» или слово «контроль»). После завершения исполнения поручения, связанного с данным документом, поставьте отметку об исполнении, а также передаче письма «в дело» (укажите номер дела и дату его формирования).

4 Журнал регистрации корреспонденции нужен и для всех исходящих посланий. В журнале регистрации исходящих писем меньше граф, чем в журнале регистрации корреспонденции входящей.

Регистрация входящих документов

Также как и в журнале регистрации входящих писем, сделайте в журнале регистрации исходящих писем графу с порядковым номером письма, графу с датой, только уже отправления, с видом отправляемой корреспонденции (если нужно), с кратким содержанием послания, фамилией составителя документа (письма), а также графу с номером дела, куда была подшита копия послания. 5 По-особому следует регистрировать корреспонденцию, которую вы отправляете по почте. Регистрация писем, отправляемых почтой, производится на бланке организации.

Лучше отправлять за один раз не более 7-10 писем. От руки или на компьютере, на бланке напишите дату отправки, ниже, для каждого отправляемого по почте письма, укажите порядковый номер записи, название организации, ее место нахождения (можно указать только город или область). Справа оставьте немного места.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.
При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

Внимание

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала. Nп/п N и датаисходящегодокумента Комуадресовандокумент Краткоесодержание Кемподписан Отметка обисполнении N дела,куда подшитдокумент …

… … … … … … 12

N 01-16ю от23.01.2012 ДиректоруООО «Плюс»г. Москва Об участииюристовкомпании вконференции Директор Отправленпочтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи. Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.

Программируем на 1с

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… ЛожкаДегтя Российская Федерация #6 25 ноября 2010, 12:28 У нас 2 штампа для входящей корреспонденции: для писем что пришли по почте и для электронных.
И они различаются. Кроме того, что для электронных дополнительно пропечатывается красненькая @, так на штампе еще и прописано что «Электронная почта …».Теперь вопрос: как вы считаете тогда должно быть 2 журнала для регистрации?И еще: в настоящее время я не все письма с электронки регистрирую (спам кончно в расчет не берем, я о тех, что адресованы начальству), а выборочно. остальное остается на хранении в ящике.
Обычно, к этой категории относятся:

• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения и пригласительные билеты;
• рекламные и подписные издания, каталоги;
• материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
• документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
• сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.

Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов.

Как регистрировать входящие электронные письма автоматически

Если Вы введете данные в поле «на №», Система попытается найти документ «Исходящее письмо», которое было зарегистрировано под этим номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы».

• Сохраните изменения.

Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ «Входящее письмо» с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки «Входящие» в папку «На регистрацию».
Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла. Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ (опция для банков), электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида «Входящее письмо» по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку «На регистрацию».

Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы». В поле «Корреспонденты» выберите адресата(-ов) письма (из соответствующего справочника), если адресат - юридическое лицо.

Если адресат - физическое лицо, выберите его в поле «Корреспонденты (физические лица)».Карточка документа «Исходящее письмо» Далее Вам необходимо отправить документ на регистрацию. Отправка исходящего письма адресату Вы сможете отправить адресату письмо по электронной почте прямо из карточки Исходящего письма. Для этого необходимо перейти на закладку «Переписка» и нажать Написать письмо: Закладка «Переписка». Кнопка «Написать письмо» Система автоматически создаст стандартное почтовое сообщение, в которое будут добавлены вложенные файлы из документа «Исходящее письмо» (если они есть).

Программируем на 1с Почта Правила обработки писем С заданными правилами Яндекс.Почта может обрабатывать входящие письма автоматически:

• распределять письма по нужным папкам
• уведомлять о новых письмах
• пересылать их на другой адрес
• отвечать на письма
• ставить метки
• отмечать письма как прочитанные
• удалять некоторые письма при получении

Внимание. Заданные правила будут действовать только для новых писем.Письма, уже находящиеся в почтовом ящике, автоматически не обрабатываются.

Если вы хотите применить правило к существующим письмам, нажмите кнопку Применить к существующим письмам на странице создания или редактирования правила.

Доброго дня! Сделали почту администратора интернет магазина на webasyst, почта выглядит так: [email protected] Параметры сервера входящей почты для imap ясны, а вот параметры сервера исходящей почты imap не можем найти. Прошу помочь с этим вопросом....

Добрый день!помоги те пожалуйста. Как привязать к своему домену почту через webasyst?я создал в облаке почту. Но как мне проверить или где мне прочитать входящие письма на эту почту??

+8

Раньше, в старой версии магазина, была почта. Просмотр входящих и исходящих, написание писем можно было осуществлять прямо в магазине. Сейчас приходится устанавливать другую программу на компе и смотреть через неё почту магазина. Это совсем неудобно, а...

Хочу пользоваться почтой созданной в данном сервисе, почта- [email protected]. Не нашел как зайти на почту и посмотреть входящие и где можно отправлять письма.

Здравствуйте, помогите, пожалуйста, может ответ уже есть, но я не нашел.Пытаюсь настроить почту в iPhone, в приложении "Облако" в разделе "Адреса email" создал почтовый ящик типа [email protected]В настройках ящика нашел описание...

Тестируем уведомления о заказах на разных почтах и на всех, кроме яндекса они проходят нормально во входящие. Только в яндекс почте идут в спам. Прочитал все вопросы по поводу этой проблемы, не нашел ни одного решения. Домен покупали на вебасисте.

При оформлении заказа не приходят уведомления ни администратору ни покупателю, почта на доменном имени, пробовали другие (mail.ru, yandex.ru и т.д.) тоже ничего не приходит. Когда отправляю тестовое письмо пишет, что всё отправлено, но ни во входящих,...

Не удаётся заставить работать стандартную форму обратной связи site.send_email_form.Разместил хелпер на странице Контакты заполняю все формы отправляю сообщение, высвечивается фраза что сообщение успешно отправлено, но письмо на почту не приходит....

+31

Идея не нова, но реализовать пока никто не берется(Опишу зачем мне это надо, чтобы понятней было, что хотелось бы реализовать. У нас несколько интернет-магазинов. Есть отдел продаж, доставки, ремонт. Может еще что-то будет в будущем. За пять лет...

Email-сообщения, которые отправляет вам Вебасист, это автоматические уведомления. Почтовые сервисы «понимают» по разным признакам, что это не личные сообщения, которые люди пишут вручную и отправляют друг другу. Предполагая, что такие автоматически...

Пример формы обратной связи Как добавить такую форму на свой сайт Откройте приложение «Сайт» и перейдите в раздел «Блоки». Выберите блок с названием «site.send_email_form». Щелкните по фрагменту кода под надписью «Встроить...

При поступлении телефонного звонка приложение CRM может показывать информацию о звонящем: имя, фотографию, ссылку на последнюю сделку. Информация о входящих звонках появляется в виде всплывающих уведомлений в бекенде CRM. Для работы...

Здравствуйте не могу настроить отправку email сообщений через почтовую программу Mozila Trunderbird. Входящую почту я настроил и она успешно доходит, но вот ответить я не могу, подскажите где посмотреть параметры сервера исходящей почты?

Есть решение

Здравствуйте! Имеется вопрос об адрес email, который можно создать на сайте со своим доменом. После того как создается этот адрес, каким образом его использовать, где вход на эту почту? Искала - не нашла. С уважением, Наталия.

При создании у вас отображаются данные для подключения. Используя их, вы можете получать почту почтовым клиентом или настроить сбор писем через почтовый сервис.

Есть решение

После проверки скорости, задержка ответа сервера составила 1,4 сек. Информация загружается с серверов webasyst, CDN ускорение на моем сайте otzverey.ru уже...

Гугл дает такую рекомендацию для любого сайта. Однако, есть две большие разницы между скоростью загрузки статической странички (лендинга) и витрины магазина, которая содержит в себе большое количество запросов к базе данных, подгружает много изображений, исполняет код различных модулей и плагинов.К сожалению 200 мс недостижимый показатель в облаке, где применяется балансировка (распределение запросов между несколькими вебсерверами), где файловое хранилище и MySQL разнесены на разные уровни, где...

Вопрос по модулю "Поддержка"Вопрос наверное глупый, но после настройки CRM не понял как отправить email из системы, например когда контакт уже писал нам письмо, мы отправляем ему ответ из модуля поддержка, а как отправить письмо пользователю,...

Подскажите какими стали настройки к почтовым ящикам на хостинге webasyst после модернизации сервисов? Удалось "нащупать" что для POP-сервера входящей почты стало применяться шифрованное подключение (SSL) по 995 порту. Тестовое сообщение...

Хочу уйти со стандартного shared хостинга на VPSпоскольку столкнулся с проблемами недостатка inodes,а также невозможность увеличить time-limit (чтобы пересоздать эскизы изображений) и т.дИнтересует такой вопрос.Достаточно ли будет для 2-х сайтов на...

Поскольку мы адресовали свое письмо самим себе, то после очередной процедуры отправки и приема сообщений мы его и получим. По умолчанию приходящие сообщения помещаются в папку Входящие (Inbox). В данном разделе подробно рассказывается о работе с этой папкой и приходящими сообщениями.

Работа с сообщением

Как правило, при поступлении нового сообщения появляется уведомляющее диалоговое окно, предлагающее открыть поступившее сообщение. Более того, о пришедшем сообщении уведомляют звуковой сигнал и значок в виде конверта на системной панели рядом с часами.

В папке Входящие (Inbox) откройте двойным щелчком мыши пришедшее сообщение, отправленное самому себе письмо (рис. 9.30). Как видно, сообщение полностью сохранило формат, вложение и прочие элементы, с ним связанные, но обо всем по порядку.

Итак, поскольку наше сообщение содержало дополнительные параметры Голосование (Voting), Отметка к исполнению (Follow Up) и Важность (Importance), в верхней части письма на желтой информационной полосе все они и перечисляются. Более того, как видно, вверху пришедшего сообщения отображается панель голосования с кнопками Тест пройден и Тест не пройден. Об ответах и пересылках мы поговорим чуть позже, а сейчас, поскольку с данным сообщением вы ознакомились, можно завершить отметку к исполнению. Нажмите одноименную кнопку на панели инструментов Стандартная и установите флажок Завершена (Complete). Под названием отметки в информационной полосе появится дополнительное сообщение о завершении ознакомления с соответствующей датой.

Рис. 9.30.

Более того, как и предполагалось, появилось диалоговое окно, предлагающее подтвердить получение и прочтение данного сообщения. Если вы хотите, чтобы подтверждение отправлялось автоматически, установите флажок Не спрашивать снова об отправке подтверждений и нажмите кнопку Да.

Замечание

Данное диалоговое окно могло и не появиться, в этом случае ответ на запрос о доставке и прочтении будет отослан автоматически (см. раздел 9.10.1 "Обработка сообщений").

Далее идут поля От (From), Кому (То), Копия (СС), Отправлено (Sent) и Тема (Subject). Эти поля доступны только для чтения и копирования, за исключением поля От (From), отображающего имя и электронный адрес отправителя. Если у вас нет данного отправителя в списке контактов, процедуру добавления можно осуществить, не выходя из формы Сообщение (Message). Подведите указатель мыши к полю От (From) и щелкните правой кнопкой. Выберите в контекстном меню команду Добавить к контактам (Add To Contacts). Появится форма Контакт (Contact) с автоматически заполненными полями Полное имя (Full Name) и Эл. почта (E-mail Address). Добавьте при необходимости дополнительную информацию и сохраните контакт (см. главу 4 "Контакты").

Следующее большое поле отображает информацию, посланную отправителем. Заметьте, что это поле не доступно для ввода, хотя и показывает параметры форматирования имеющегося текста. Но пользователь может копировать текст сообщения, а также сохранять его фон или встроенные картинки.

Пример 9.22. Сохранение фона сообщения

Имя файла:= < Им я файла>

Единственная процедура форматирования, доступная в данном случае получателю, - это увеличение или уменьшение размера шрифта. Изменение размера шрифта осуществляется нажатием одноименной кнопки на панели инструментов Стандартная.

Иногда пришедшее сообщение не идентифицирует текст. Вы при этом видите не русский текст, а непонятный набор символов. Одной из проблем, возникающих в этом случае, является неверное определение кодировки пришедшего сообщения. Вы можете вручную попробовать изменить кодировку, выбрав соответствующее значение из списка > вид > Кодировка.

Последнее рассматриваемое здесь поле - Вложение (Attachments). Чтобы сохранить или открыть вложение, выполните следующий пример.

Пример 9.23. Сохранение присоединенных файлов

В принципе, есть еще один более удобный и быстрый способ сохранения вложений. Вы можете просто дважды щелкнуть по пиктограмме присоединенного файла. Появится диалоговое окно Открытие вложения (Opening Mail Attachments), уведомляющее о возможности содержания вируса во вложенном файле (рис. 9.31). Поскольку этот файл вложен нами, то можно быть почти на сто процентов уверенным, что вирусов он не содержит, и смело нажать кнопку Сохранить вложение (Save it to disk). В появившемся диалоговом окне выберите папку для хранения файла. В противном случае, если сообщение с присоединенным файлом не внушает вам должного доверия, - просто удалите его.

Иногда вложение содержит файл, редактор которого известен Windows, например рисунки или звуковое вложение. Таким образом, в случае отсутствия защиты открытия вложения двойной щелчок по пиктограмме файла вызовет его открытие и, соответственно, возможное заражение вирусом. При безопасной работе Outlook выдаст предупреждение и предложит два варианта: открыть или сохранить на диске. Убедительно советую не открывать из Outlook подобные файлы, а сначала сохранить их на диске, после чего обязательно проверить на наличие вирусов. И только после этих процедур открыть файл. Конечно, данные действия несколько замедляют процесс обработки сообщений, но в случае заражения компьютера вирусом этот процесс может прекратиться вовсе.

Рис. 9.31. Диалоговое окно Открытие вложения

Как видите, просмотр и обработка полученного сообщения достаточно просты. Иногда, когда приходит более чем одно сообщение, удобно воспользоваться специальными кнопками Далее (Next) или Назад (Back) для перехода к следующему или предыдущему сообщению, не покидая уже открытой формы.

Помимо работы с сообщением, открывая его форму, можно работать с ним непосредственно в одном из представлений папки Входящие, которые и будут рассмотрены в следующем разделе.

Представления папки Входящие

Как упоминалось выше, полученные сообщения можно увидеть в папке Входящие (Inbox), отправленные - в папке Отправленные (Sent), неотправленные - в папке Черновики (Draft). Для всех этих папок Microsoft Outlook предлагает несколько стандартных представлений. Мы же будем рассматривать представления на примере папки Входящие. В табл. 9.6 приведено описание стандартных представлений папки Входящие.

Представление	Отображаемые элементы
Сообщения (Messages)	Список всех сообщений. Отображаемые поля: Важность, Значок, Отметка, Вложение, От, Тема, Получено
Сообщения с автопросмотром (Messages with AutoPreview)	Список всех сообщений с тремя первыми строчками текста для еще не открытых писем
По отметке "К исполнению" (By Following-Up Flag)	Список всех сообщений, сгруппированных по отметке с определенной датой выполнения
За последние семь дней (Last Seven Days)	Сообщения, полученные за последние семь дней
Отмеченные на следующие семь дней (Flagged for next seven days)	Сообщения, назначенные отметкой на следующие семь дней
По предметам (By Conversation topic)	Список всех сообщений, сгруппированных по полю Тема
По отправителю (By Sender)	Список всех сообщений, сгруппированных по полю От
Непрочитанные сообщения (Unread Messages)	Сообщения, помеченные как непрочтенные
По получателю (Send To)	Сообщения, сгруппированные по полю Кому
Временная шкала для сообщений (Message Timeline)	Все сообщения отображаются в хронологическом порядке на временной шкале

Таблица 9.6. Представления папки Входящие

Интернет

Входящие письма. Есть ли бесплатная почта неограниченного объема?

5 июня 2013

Мало кто из современных молодых людей знает, что когда-то письма отправлялись только через обыкновенную почту. Перед праздниками люди покупали много бумажных открыток и рассылали родственникам и друзьям с поздравлениями. При этом каждую открытку подписывали от руки красивым почерком. Конечно же, всё должно было быть оформлено аккуратно с первого раза, потому что стереть помарки, не испортив письмо, было нельзя. Такие входящие письма и почтовые карточки многие хранили и хранят сейчас в качестве памяти о каком-то событии.

Сегодня все сильно изменилось. По почте отправляются преимущественно посылки и документы. Большая же часть городского населения каждое утро заглядывает в компьютер, чтобы посмотреть раздел «Входящие письма» в электронной почте. Нам пишут и те, кого мы знаем, и те, кого никогда не увидим. Последние обращаются к нам преимущественно с предложением услуг и товаров в таком количестве, что письма образуют так называемый спам - нежелательную корреспонденцию.

Большинство поисковых систем предоставляют своим пользователям почтовые ящики, в которых раздел «Входящие письма» защищен от посторонних электронных обращений. Например, Яндекс снабжен спамообороной, которая отправляет в специальную папку более 50% рекламных сообщений. Они попадают туда, если рассылаются похожие письма на многочисленные адреса. Пользователь может самостоятельно пометить письмо как спамовое, после чего оно в следующий раз не попадет в папку «Входящие письма». Публичные почтовые ящики также хороши тем, что на них может приходить большое количество писем, которые будут храниться бесплатно. Для корпоративной же, например, корреспонденции виртуального плана нужно покупать сервера или место у провайдера для хранения информации.

Например, в почтовом ящике Гугл - Gmail - входящие могут занимать огромные объемы памяти, т. к. общий размер ящика составляет 25 Гб. Этот ресурс любят за надежность, возможность пользоваться переводчиком, совместимость со многими службами. Здесь можно зарегистрировать адрес, соответствующий адресу компании в сети, получить онлайн помощь, офлайн поддержку и просматривать корреспонденцию на мобильном устройстве. В системе реализован быстрый поиск письма, совместимость с календарным планом, передача права доступа к ящику другому человеку. Gmail предпочитают многие российские бизнесмены, т. к. он считается оптимальным по безопасности доступа.

Если вы решите завести себе почтовый ящик от поисковика Рамблер (почта Майл), входящие письма будут открываться чрезвычайно быстро, т. к. компания указывает на это, как на одно из главных преимуществ. В дополнение к защите от спама и вирусов, которая традиционна для таких систем, предлагается неограниченный объем ящика, что удобно для пересылки графических файлов, видео и др.

Все перечисленные компании присутствуют на рынке уже много лет, поэтому можно рассчитывать на то, что они никуда не пропадут вместе с вашими письмами. Но нужно учитывать, что существует опасность взлома электронной почты, поэтому файлы большой важности хранить там нежелательно. Их лучше копировать на жесткий диск или флэш-накопитель.

Источник: fb.ru

Актуально

Разное
Разное