Элементы и папки

Адресные книги

OutLook использует несколько источников информации об адресах для личных и деловых связей пользователя. Главный источник этой информации – список контактов, на основе которого OutLook формирует адресную книгу.

Информация из адресных книг используется для набора телефонных номеров, пересылки факсов и сообщений электронной почты путём выбора соответствующего номера или адреса из книги.

OutLook хранит элементы информации в папках на жёстком диске. При запуске OutLook пользователь имеет доступ к нескольким папкам:

· Входящие (хранилище для поступающих факсов и сообщений электронной почты;

· Календарь (для планирования расписания (встреч));

· Контакты (для хранения информации о деловых и личных контактах);

· Задачи (личный список дел и управление задачами, назначенными другим пользователям);

· Дневник (ежедневные записи о личной деятельности, большинство из которых OutLook создаёт автоматически);

· Заметки (для создания различных примечаний);

· Отправленные (хранилище для элементов, отправленных по факсу или электронной почте).

Календарь OutLook используется для работы с информацией, относящейся к определённым датам. Используя Календарь, пользователь составляет расписание предстоящей деятельности.

OutLook позволяет вносить в расписание встречи, собрания, события.

Встреча – это запланированное на определённое время мероприятие, полностью занимающее какую-то часть времени пользователя. Встреча может относиться только к данному пользователю, а может относиться и к некоторым другим людям, однако встреча не согласована с этими людьми через средства OutLook.

Собрание похоже на встречу тем, что оно назначено на определённую дату и займёт определённое время. Отличие от встречи состоит в том, что собрание согласовано с другими участниками средствами OutLook. При планировании собрания OutLook находит время. Когда все предполагаемые участники свободны. Также можно согласовывать свободные ресурсы – например, помещение для собрания, проектор и т.п.

Событие – мероприятие, происходящее в определённый день (или в течение нескольких дней), но не требуется резервирования времени для своего проведения. Пример события – дни рождения, праздники, выставки.

Например, нужно отметить в Календаре день рождения сослуживца. Это событие, т.к. день рождения сам по себе не занимает определённого времени. Если же в честь дня рождения устраивается приём, то это встреча, т.к. приём займёт определённое время.

Календарь имеет 3 варианта представления: День, Неделя, Месяц .

Планирование новой встречи

Чтобы создать новую Встречу следует нажать кнопку Создать на панели инструментов.

Появится диалоговое окно новой Встречи приведённое ниже:

На вкладке Встреча первые два поля предназначены для ввода краткого описания темы и места проведения мероприятия. Для каждой встречи время начала и окончания являются обязательными параметрами. Не следует устанавливать флажок Целый день , даже если необходимо зарезервировать весь день для какого либо мероприятия. Установка этого флажка превращает встречу в событие и, следовательно, встреча не может быть отражена в Календаре должным образом. Чтобы зарезервировать под встречу целый день, установите время начала встречи равным времени начала рабочего дня, а время конца встречи – времени окончания рабочего дня.

Установка оповещения перед встречей можно выбрать из раскрывающегося списка от 0 минут до 2-х недель. По умолчанию задаётся 15 минутный интервал.

OutLook позволяет по-разному отмечать интервалы времени. По умолчанию OutLook устанавливает состояние Занят на время встречи.

Используя команду Все категории можно создать, переименовать либо удалить категории.

Диалоговое окно Все категории представлено ниже (Цветовые категории )

Некоторые встречи происходят регулярно – раз в неделю, в месяц и даже раз в год.

Планирование повторяющейся встречи можно осуществить в диалоговом окне Повторение встречи , в котором задаются Время встречи, интервал повторения и пределы повторения. После установки критериев повторения встреча будет помечаться значком.

Если встреча конфиденциальна – её помечают значком .

Степень важности задаётся знаками ! и ↓ , что означает высокую и соответственно низкую степень важности.

После установки всех атрибутов встречи её следует сохранить, нажав кнопку , после чего встреча автоматически отражается в любом варианте отображения Календаря.

Чтобы перейти на страницу параметров календаря с главной страницы Outlook Web App, в верхнем углу выберите Параметры , а затем - Календарь из списка в области навигации.

После изменения параметров на этой странице нажмите кнопку Сохранить , чтобы применить изменения.

Параметры календаря

Показывать номера недель . Установите этот флажок, если вы хотите, чтобы в календаре отображался номер недели. По умолчанию он не установлен.

Первый день недели . С помощью этого списка вы можете выбрать первый день рабочей недели. На этот параметр влияют выбранный язык и региональные параметры. Для английского языка (США) по умолчанию выбирается понедельник.

Рабочая неделя календаря

С помощью этого раздела вы можете определить свои рабочие дни. По умолчанию это понедельник–пятница. Вы также можете указать время начала и окончания каждого рабочего дня.

Отображать неделю как . С помощью этих флажков вы можете выбрать дни, из которых будет состоять ваша рабочая неделя. Выбранные дни отображаются в календаре в качестве рабочих.

Время начала дня . С помощью этого списка вы можете выбрать время, в которое вы хотите начинать свой рабочий день. Таким образом, другие пользователи будут знать, когда начинается ваш рабочий день, что поможет им проверять, когда у вас есть свободное время, и планировать собрания.

Время окончания дня . С помощью этого списка вы можете выбрать время окончания своего рабочего дня. Оно будет известно другим пользователям, что позволит им не планировать собраний после окончания вашего рабочего дня.

MS Outlook снабжен мощным и удобным инструментом для организации рабочего времени - календарем. Рассмотрим наиболее интересные стороны этого приложения.

Для управления личным временем в Outlook используется раздел "Календарь". В календаре пользователи могут сохранять различные события, еще называемые в терминах Outlook встречами. На стандартной панели инструментов размещены кнопки, с помощью которых можно управлять режимом отображения календаря. Возможные варианты просмотра - день, неделя, месяц.

Для добавления элемента календаря достаточно щелкнуть дважды на строке, соответствующей времени будущего события. В появившемся окне необходимо указать тему, время его начала и конца. Отметив переключатель "Оповещение" можно указать появление всплывающего окна за указанное время до наступления события.

Создание нового события в Outlook.

Каждое событие может принадлежать какой-то категории. Для того, чтобы присвоить событию категорию, следует воспользоваться кнопкой "Категории" в окне создания события. Появится окно для отбора категории. Здесь можно отметить переключатели рядом с названиями тех категорий, к которым будет отнесено событие.

Управление списком категорий.

Стандартный список категорий можно дополнить своими. Для этого предназначена кнопка "Главный список категорий". В открывшемся окне в строке "Новая категория" можно ввести ее название и после нажатия кнопки "Добавить" она появится в списке категорий.

Добавление новой категории.

Для настройки периодически повторяющегося события можно воспользоваться кнопкой "Повторение". В окне "Повторение встречи" можно изменить ранее заданное время встречи. А также в разделе "Повторять" можно настроить период повторения. Событие в Outlook будет повторяться ежедневно в указанное время (при этом можно задать повторение каждый день, либо каждый рабочий день), а также еженедельно, ежемесячно или ежегодно. Кроме этого, возможно задать пределы повторений - например, событие может быть повторено определенное количество раз, либо выполняться до какой-то даты.

Настройка повторения события.

На вкладке "Планирование" размещены дополнительные параметры планирования рабочего времени. Обратите внимание, что занятые часы на этой вкладке выделены синим цветом. Например, здесь можно настроить автоподбор свободного времени рабочего дня. Для этого предназначена кнопка "Автовыбор". В результате после ее нажатия система сама определит "окно" в рабочем графике и именно на это время назначит новое событие.

Средство "Автовыбор" позволит системе самой определить свободное время.

MS Outlook позволяет планировать собрания. Этот элемент похож на обычное событие, но при этом всем участникам собрания генерируются электронные письма, в которых сказано о будущем событии.

Для создания собрания необходимо при создании нового элемента календаря нажать кнопку "Пригласить участников". В верхней части окна события появится новая строка, а рядом с ней - кнопка "Кому", нажатие на которую откроет окно "Выбор участников собрания". В этом окне вначале необходимо выбрать источник адресов, возможно использовать для этой цели раздел "Контакты", либо адресную книгу MS Outlook. Дальше необходимо выбрать имя участника и нажать кнопку "Обязательный" или "Необязательный". Имя появится в соответствующей строке.

Добавление участников собрания.

Воспользовавшись кнопкой "Дополнительно" можно произвести поиск адреса или создать новый элемент списка контактов. После ввода адресов необходимо нажать кнопку "Отправить" и письмо будет отправлено по всем указанным адресам. После успешной отправки его можно будет найти в папке "Отправленные" раздела "Почта" Microsoft Outlook, кроме этого, в календаре появится еще одна запись - уведомление о собрании. Остальные параметры формирования собрания такие же, как и при создании обычного события.

Еще один элемент календаря MS Outlook - событие на целый день. Создать его можно, воспользовавшись одноименным пунктом меню "Действия".

Предоставление общего доступа к календарю в Outlook 2007/2010

Outlook 2010

Чтобы предоставить доступ к календарю:

Выделите календарь, к которому хотите открыть доступ.

1. На вкладке Главная в группе Общий доступ нажмите кнопку Открыть доступ к календарю .

2. В открывшемся приглашении к совместному использованию укажите пользователя в поле Кому .

3. Укажите степень подробности просмотра данных, которую вы разрешаете: только занятость, или названия событий, или полная информация.

4. Введите или выберите другие параметры, как при отправке обычного сообщения электронной почты.

Пользователь получит по электронной почте письмо с уведомлением, что ему открыт доступ к вашему календарю.

Чтобы открыть календарь другого пользователя

Для просмотра календаря другого пользователя вам нужно получить разрешение от владельца календаря.

Если вы получили сообщение, что вам разрешен просмотр календаря другого пользователя, на вкладке Сообщение нажмите кнопку Открыть этот календарь .

Если сообщение не пришло, нажмите на вкладке Главная кнопку Открыть календарь – Открыть общий календарь и укажите имя владельца.

Если вам удалось успешно открыть календарь, его название появляется в Области навигации .

Одновременный просмотр календарей.

Чтобы сравнить календари рядом : Установите отметки в списке в Области навигации у календарей, которые нужно сравнить рядом.

Чтобы просмотреть события календарей в режиме наложения : Для совмещения мероприятий из нескольких календарей в одном: щелкните правой кнопкой мыши название календаря (или имя владельца) и выберите Наложение . В режиме наложения мероприятия разных пользователей отображаются разным цветом в календаре.

Outlook 2007

Для предоставления доступа к календарю определенным сотрудникам нужно в представлении Календарь в области переходов нажать кнопку Общий доступ к календарю…

1. В поле Кому… введите имя пользователя, которому необходимо предоставить доступ на просмотр календаря.

2. По желанию измените тему электронного сообщения.

3. Установите флажок, чтобы предоставить получателю разрешение на просмотр календаря.

4. При необходимости можно запросить разрешение на просмотр папки Календарь получателя по умолчанию. Для этого установите флажок Запросить разрешение на просмотр папки Календарь получателя.

5. Введите в текст сообщения необходимые сведения.

6. Нажмите кнопку Отправить .

7. Проверьте диалоговое окно подтверждения и, если все правильно, нажмите кнопку ОК .

Получатели получат письмо с приглашением посмотреть ваш календарь и нажав на Открыть Календарь подключат его в своем Outlook’е.

Теперь получатель в представлении Календарь может подключать и отключать отображение вашего календаря