Субд microsoft access является. База данных субд access

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД . В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.

СУБД Microsoft Access предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД Microsoft Access также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД Microsoft Access включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. MS Access - это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации информационных систем.

Средствами Access можно проводить следующие операции.

1. Проектирование базовых объектов ИС - двумерных таб­лиц, с разными типами данных, включая поля объектов OLE. Прежде чем заполнять данными таблицу, надо создать ее макет.

2. Установление связей между таблицами, с поддержкой це­лостности данных, каскадного обновления полей и каскад­ного удаления записей.

3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и вы­борка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики (для фильтрации данных).

4. Создание, модификация и использование производных объектов ИС (форм, запросов и отчетов).

Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение .MDB . В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули. Таким образом, информационная система, созданная в Access, - это файл базы данных.MDB плюс инструментарий самой Access. Эксплуатация такой ИС - это обработка документа.MDB приложением Access.

Информация в базе данных Access представляется в виде отдельных таблиц. При этом каждый столбец таблицы соответствует полю данных, а каждая строка - записи данных.

Запись данных состоит из нескольких полей. При этом действует следующее правило: запись данных представляет собой группу взаимосвязанных полей, рассматриваемых как единое целое. Например, запись данных может содержать информацию о конкретном клиенте или продукте. Каждая запись данных в таблице содержит одинаковое число полей. Каждое поле содержит один и тот же тип информации. Например, в каждой записи данных некоторой таблицы поле ИМЯ КЛИЕНТА будет предназначено для имени клиента, т.е. будет содержать однотипную информацию.

Существуют различные типы данных. Тип данных для конкретного поля данных выбирается в зависимости от того, какая информация будет располагаться в этом поле. Размер поля данных определяется в зависимости от выбранного для него типа. Описание типов данных и их характеристика приведены в таблице 2.

Таблица 2 – Типы данных

Тип данных	Применение	Размер
Текстовый (Text)	Текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов. номенклатурные номера или почтовый индекс.	До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы, позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов следует определить свойство Размер поля (FieldSize).
Поле MEMO	Длинный текст или числа, например, комментарии или описание. Поля MEMO не могут быть индексированы или отсортированы. Для хранения форматированного текста или длинных документов, вместо поля MEMO. следует создать поле объекта OLE.	До 65535 символов.
Числовой (Number)	Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (для которых используется денежный тип). Тип и размер значений, которые могут находиться в числовом поле. Можно изменить в свойстве Размер поля (FieldSize). Например, в поле. занимающее на диске 1 байт, допускается ввод только целых чисел (без десятичных знаков) от 0 до 255.	1, 2, 4 или 8 байт. 16 байттолько для кодов репликации.
Дата/время (Date/Time)	Даты и время. Хранение значений дат и времени в поле типа Дата/Время обеспечивает правильную сортировку. Все изменения, внесенные в форматы дат и времени в окне Язык и стандарты Панели управления Windows, будут автоматически отражены в полях типа Дата/Время.	8 байт.
Денежный (Currency)	Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной.	8 байт.
Счетчик (AutoNumber)	Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Для создания возрастающего счетчика следует оставить все настройки свойства в нижней части окна прежними (по умолчанию), в свойстве Размер поля (FieldSize) задано значение Длинное целое, а в свойстве Новые значения (New Values) - Последовательные (Increment). Для создания счетчика случайных чисел для свойства Новые значения нужно установить значение Случайные (Random).	4 байта. Для кодов репликации - 16 байт.
Логический (Yes/No)	Поля. содержащие только одно или два значения, таких как Да/Нет, Истина/Ложь. Вкл/Выкл.	1 бит.
Объекты OLE (OLE Object)	Объекты (например, документы Microsoft Word. электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать элемент управления Присоединенная рамка объекта.	До 1 гигабайта
Мастер подстановок (Lookup Wizard)	Создается поле. позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается Мастер.	Размер такой же, как и раз­мер ключевого поля, кото­рое также является Масте­ром подстановок, обычно 4 байта.
Гиперссылка (Hyperlink)	Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа UNC (Universal Naming Convention - стандартный формат пути файла с включением сетевого сервера), либо URL (Uniform Resource Locator - адрес объекта в Internet или внутренней сети с включением типа протокола доступа). Гиперссылка может состоять из четырех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу (в формате пути UNC) или странице (URL); дополнительный адрес - расположение внутри файла или страницы; подсказка - текст, отображаемый в виде всплывающей подсказки.	Длина каждой из частей гиперссылки не более 2048 символов.
Примечание: Числовые, денежные и логические типы данных, а также Дата/Время, обеспечивают стандартные форматы отображения. Для выбора форматов для каждого типа данных следует определить свойство Формат. Для всех данных, кроме объектов OLE, можно также создать пользовательский формат отображения. Подробнее см. ниже в разделе "Свойство Формат поля".

Кроме таблиц СУБД Access работает со следующими объектами:

Формами;

Запросами;

Отчетами;

Макросами;

Модулями.

Таблица - это базовый объект MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.

Форма не является самостоятельным объектом Access. Она просто помогает вводить, просматривать и модифициро­вать информацию в таблице или запросе. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию.

Каждый объект MS Access имеет имя. Длина имени любого объекта MS Access (таблицы, формы и т. д.) - не более 64 произвольных символов (за исключением точки и некоторых слу­жебных знаков). В имя могут входить пробелы и русские буквы. С каждым объектом работают в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:

1) режим конструктора, - когда создается или изменяется макет, структура объекта (например, структура таблицы);

2) оперативный режим, - когда в окне задачи ИС просматривается, изменяется, выбирается информа­ция.

Кроме того, в файл базы данных входит еще один документ, имеющий собственное окно: Схема данных. В этом окне со­здаются, просматриваются, изменяются и разрываются связи между таб­лицами. Эти связи помогают контролировать данные, со­здавать запросы и отчеты.

Форма, строго говоря, - необязательный элемент ИС (в принципе без нее можно обойтись), но она позволяет упростить операции ввода и просмотра данных.

Запрос - это производная таблица, в которую входят данные из других таблиц и над ними проводятся различные операции. В частности, в запросе могут появиться вычисляемые поля, т. е. поля, значения которых являются функциями значений других полей (возможно, из разных таблиц). Кроме того, запросы позволяют проводить групповые операции, т.е. операции над группой записей, объединенных каким-то общим признаком (например, можно просуммировать количество для записей с одним и тем же кодом). Наконец, запросы позволяют составлять выборки из таблиц по какому-то условию. В таких случаях применяется алгебра логики.

Отчет - это фактически тот же запрос, но оформленный так, чтобы его можно было напечатать на бумаге и представить начальству (с красивыми заголовками, промежуточными итогами и т. п.).

По сути дела, таблицы и формы применяются для обслуживания содержимого базы данных, а запросы и отчеты выполняют основную функцию ИС - извлечение, преобразование и представление информации.

Создание производных объектов - запросов, форм и отчетов - ведется примерно по одной и той же схеме. Вот некоторые особенности:

Для производных объектов необходимо указать имя (имена) таблицы (запроса), на базе которой создается этот объект;

При использовании Мастера на панели инструментов необходимо установить флажок «Панель элементов», и на экране появится набор пиктограмм (рис. 14.5), с помощью которого вы проектируете форму (отчет, запрос).

Создание любых объектов возможно двумя способами: с помощью мастера и в режиме конструктора.

MS Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, и это дает возможность пользователю при минимуме предварительной подготовки довольно быстро создать полноценную ИС - на уровне таблиц, форм, запросов-выборок и отчетов.

Мастера сами выполняют нужные действия. При вызове Мастера открывается соответствующая последовательность диалоговых окон. Получив ответы на заданные вопросы, Мастер выполняет все необходимые действия. Предположим, вы хотите сформировать отчет. Мастер отчетов спросит вас, как должен выглядеть отчет и какие данные он должен содержать. После получения ответов отчет будет полностью готов. С помощью других Мастеров можно формировать таблицы баз данных, запросы и формы.

Работа с Мастерами проста, надежна и эффективна, и позволяет использовать все богатство возможностей Microsoft Access.

Конструктор (Builder) - это инструмент Access, который облегчает выполнение конкретного задания. Крайне полезным является Конструктор выражений - он позволяет быстро сформировать сложное выражение. С помощью Конструктора запросов легко формируются запросы, которые используются для получения выборок данных для формы или отчета. Помимо перечисленных, в Access имеются и другие конструкторы. Это - макро-конструктор, с помощью которого формируются различные макросы, а также конструкторы меню, полей, цветов, кодов и другие.

1 Запуск Microsoft Access:

При запуске Access на экране появляется окно (рисунок 1.1), в котором можно:

Либо создать новую базу данных, т. е. файл с расширением.MDB;

Либо открыть существующую БД, т. е. файл с расширением.MDB.

Создание БД. После выбора команды [Файл-Создать...], на экране появляется стандартный файлер (рисунок 1.2), в котором надо указать имя и адрес создаваемого файла базы данных. Например, для информационной системы с именем Телефонный справочник.MDB.

Создав файл, Access раскрывает пустое окно базы данных, и в этом окне проводятся все операции - создание и манипулирование объектами БД. В этом окне находится 7 объектов (Таблицы, Запросы, Формы, Отчёт, Страницы, Макросы, Модули) и группы.

Открытие БД . После выбора команды [Файл-Открыть...], на экране появляется стандартный файлер, в котором необходимо указать имя и адрес существующего файла базы данных. Затем в окне приложения раскрывается окно БД, обеспечивающее доступ к уже созданным объектам базы данных и возможность создавать новые объекты.

MS Access - многооконное приложение, однако в любой момент может быть открыта только одна база данных. Именно ее окно является главным окном документа в приложении Access (рисунок 1.3), и его закрытие означает закрытие соответствующего файла.MDB. Однако это окно порождает множество дочерних окон (таблицы, запроса, формы и т. д.). Сохранить объект (например, макет таблицы), окно которого находится на экране, и присвоить ему имя можно точно так же, как это делается с файлами: командой [Файл-Сохранить] или [Файл-Сохранить как...].

Работа с таблицами

Итак, в окне базы данных находится перечень существующих объектов БД - таблиц, запросов и т. д. С окном любого объекта (дочерним окном) можно работать либо в оперативном режиме (например, вводить или просматривать данные в таблице), либо в режиме конструктора (например, изменять макет таблицы).

Прежде чем пользоваться каким-либо объектом (например, заполнять данными таблицу), надо создать этот объект (например, создать макет таблицы).

Если выбрана вкладка Таблица, в окне этой вкладки отображается список существующих таблиц данной БД.

Чтобы открыть существующую таблицу, надо выделить ее имя в этом списке и нажать кнопку «Открыть».

На рисунке 1.3 показано окно приложения MS Access вместе с окном базы данных «Межгород». Пока в этом файле нет ни одного объекта.

Для включения в БД новой таблицы, надо нажать кнопку «Создать».

Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить ее имя в списке и нажать кнопку «Конструктор».

Такие же операции выполняются со всеми другими объектами MS Access.

Любой объект (таблицу, запрос, форму, отчет) можно создать либо вручную (режим конструктора), либо с помощью Мастера.

Конструктор (Builder) - это инструмент Access, который облегчает выполнение конкретного задания. Крайне полезным является Конструктор выражений - он позволяет быстро сформировать сложное выражение. С помощью Конструктора запросов легко формируются запросы, которые используются для получения выборок данных для формы или отчета.

При вызове Мастера открывается соответствующая последовательность диалоговых окон. Получив ответы на заданные вопросы, Мастер выполняет все необходимые действия. Например, при формировании отчета Мастер отчетов спросит, как должен выглядеть отчет и какие данные он должен содержать. После получения ответов отчет будет полностью готов. С помощью других Мастеров можно формировать таблицы баз данных, запросы и формы.

Таблицы и запросы создавать вручную (в режиме конструктора);

- формы и отчеты создавать с помощью Мастера.

Рассмотрим последовательность шагов при включении в базу данных новой таблицы. Сначала нужно определить предметную область, для которой будет создаваться база данных. В качестве предметной области определим междугородние телефонные разговоры, расчет суммы оплаты за междугородние телефонные разговоры для отдельных абонентов. В первую очередь определяются поля, которые будет содержать таблица «Абоненты» базы данных «Межгород». Необходимые поля показаны в таблице 3, причем поле «Номер абонента» будет выбран в качестве ключевого. Ключ представляет собой поле в соответствующей таблице. Он однозначно характеризует каждую запись, содержащуюся внутри таблицы.

Таблица 3 – Поля таблицы «Абонент»

Идеальным первичным ключом является такая информация как номер клиента, номер счета и т. д. При помощи такого ключа легко определить соответствующую запись. Для первичного ключа не годятся поля, содержащие имя клиента. Всегда возможна ситуация, когда несколько человек имеют одно и то же имя.

После определения необходимых полей, можно приступить к созданию собственно таблицы в MS Access.

Для этого нужно открыть окно конструктора таблиц (рис. 2.1), выбрав вкладку Таблица и строку «Создание таблицы в режиме конструктора» или нажать кнопку «Создать».

В верхней части открывшегося окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой просто список полей с указанием имени поля, типа данных и описания. Каждое поле таблицы - это одна строка верхней части этого окна (рисунок 2.1).

Каждому полю таблицы следует присвоить уникальное имя, определить тип данных, которые будут в него вводиться, и описать содержимое поля, т.е. ввести текстовые комментарии, в которых указано назначение данного поля. Имя поле может иметь до 64 символов. Описание - необязательный параметр и используется для дополнительного пояснения используемого поля.

В столбце Имя поля (рисунок 2.2) набирается произвольное имя . В следующем столбце надо указать тип данных для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка, который появляется в этом столбце (типы данных описаны в таблице 3). Кроме того, как только курсор оказывается в столбце Тип данных, в нижней части окна возникает бланк свойств (характеристик) данного поля.

Бланк свойств (нижняя часть окна) представляет собой перечень свойств (слева название свойства, справа - значение этого свойства) с окном подсказки по каждому свойству.

Перечень свойств меняется, в зависимости от типа данных, который в текущий момент отображается в столбце Тип данных. Щелкнув мышью на поле значения в бланке свойств, можно изменить это значение (в рамках допустимого для этого типа данных). Свойства полей перечислены в таблице 4.

Таблица 4 – Свойства полей, отображаемые в бланке свойств конструктора таблиц

Свойство	Назначение
Размер поля	Задает максимальное число символов для ввода в данное поле
Новые значения	Определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей
Формат поля	Задает формат вывода значений данного поля
Число десятичных знаков	Определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел
Маска ввода	Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле
Подпись	Определяет текст, который выводится в качестве подписи поля
Значение по умолчанию	Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи
Условие на значение	Определяет требования к данных, вводимым в поле
Сообщение об ошибке	Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве
Обязательное поле	Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения
Пустые строки	Определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк
Индексированное поле	Определяет индекс, создаваемый по одному полю
Сжатие Юникод	Устанавливает сжатие полей, для хранения данных в которых используется кодировка Юникод (поля MEMO, гиперссылки и текстовые поля)

Большинство значений принимается системой по умолчанию, некоторые значения можно выбрать из раскрывающегося списка.

Для текстового и числового поля надо указать размер поля, причем для текста - это допустимая длина значения (например, 20 или 40 символов), а для числа - формат представления в машине (байт, целое – два байта, длинное целое и т. д.). Максимальная длина текстового поля 255 символов. Если необходимо ввести текст, длина которого превышает это значение, можно воспользоваться типом данных Memо.

Для поля «Дата/время» обязательно надо указать формат, чтобы система знала, как обрабатывать вводимые данные. Например, если выбрать «Краткий формат даты», система будет ожидать от вас ввода именно даты (в русской версии - ДД.ММ.ГГГГ), а если выбрать «Краткий формат времени», в этом поле придется набирать ЧЧ:ММ (часы и минуты).

В строке свойств маска ввода существует возможность создать маску, в соответствии с которой будут вводиться данные. Например, для поля номер телефон можно задать маску 00-00-00 , в соответствии с которой и будут вводиться номера телефонов.

В качестве значения свойства «Условие на значение» можно указать правило верификации, т. е. логическое выражение, которое должно принимать значение TRUE («Истина») при вводе данных в это поле. Например, если для поля дата разговора записать:

система признает ошибочным ввод в это поле любого значения равного или большего текущей даты.

В следующем свойстве можно записать произвольное сообщение об ошибке, которое будет выдано системой, например: «Это значение даты недопустимо» или «дата неверна». В дальнейшем при неправильном вводе даты на экран поступит это сообщение.

В свойстве «Обязательное поле» можно указать «Да» (пустые значения не допускаются) или «Нет» (пустые значения допускаются).

Для первичного ключа таблицы (поле «Номер Абонента») в свойстве «Индексированное поле» нужно выбрать: «Да, совпадения не допускаются», а затем щелкнуть в панели инструментов на кнопке «Определить ключ» (с изображением ключа). Тем самым определяется ключевое поле, или простой индекс.

Завершив создание макета таблицы необходимо сохранить созданную таблицу и выйти из окна конструктора таблиц.Если закрыть окно конструктора, не сохранив макет, система напомнит, что либо надо дать таблице имя, либо аннулировать свою работу. Присвоим созданной таблице имя «Абонент».

Если необходимо изменить (модифицировать) макет существующего объекта, нужно выделить этот объект в списке соответствующей вкладки окна базы данных и нажать кнопку Конструктор. На экране появится окно с макетом объекта (такое же, как и при создании). Можно исправить макет и сохранить его под тем же или под другим именем.

После создания макета в таблицу заносятся данные. Щелкнув дважды на названии таблицы, она откроется в режиме таблицы и можно приступать к вводу данных (Рисунок 2.3). Если в таблице первое поле – ключевое, имеющее тип Счетчик, то содержимое данного столбца автоматически увеличивается на 1 при переходе на ввод новой строки. Этим обеспечивается уникальность значений столбца.

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы. Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Кроме того, в базе данных Access есть другие важные компоненты, которые называются объектами. Объектами Access являются:

· Таблицы – содержат данные.

· Запросы – позволяют задавать условия для отбора данных и вносить изменения в данные.

· Формы – позволяют просматривать и редактировать информацию.

· Страницы – файлы в формате HTML (Hypertext Markup Language, Язык разметки гипертекста), позволяющие просматривать данные Access с помощью браузера Internet Explorer.

· Отчеты – позволяют обобщать и распечатывать информацию.

Макросы – выполняют одну или несколько операций автоматически.

Создание таблиц

Реляционные БД представляют связанную между собой совокупность таблиц-сущностей базы данных (ТБД). Связь между таблицами может находить свое отражение в структуре данных, а может только подразумеваться, то есть присутствовать на неформализованном уровне. Каждая таблица БД представляется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствуют экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы - атрибутам (признакам, характеристикам, параметрам) объекта, события, явления.

При практической разработке БД таблицы-сущности зовутся таблицами, строки-экземпляры - записями, столбцы-атрибуты - полями.

Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов.

Для решения поставленной задачи принята схема базы данных, представленная на Рис. 1. Для открытия схемы данных необходимо выбрать команду «Схема данных» в меню «Сервис». В данной схеме представлена взаимосвязь всех таблиц базы данных и отношения между ними.

Рис. 1 Схема данных

Составляющими базу данных являются восемь таблиц, из них три основные:

1. техника – содержит информацию о товарах;

2. счета – содержит информацию о счетах;

3. покупатели – содержит информацию о покупателях;

и пять второстепенных:

4. производители – содержит названия производителей;

5. названия техники – содержит названия товаров;

6. партии товара – содержит информацию о партиях;

7. поставщики – содержит названия поставщиков;

8. продажа – содержит информацию о проданном товаре;

Для создания таблицы в режиме конструктора необходимо:

1. открыть базу данных;

2. на вкладке «Таблицы» выбрать «Создание таблицы в режиме конструктора», откроется окно конструктора;

3. ввести имена полей таблицы и выбрать тип данных для каждого поля;

4. изменить свойства полей, если это необходимо;

5. выбрать ключевое поле, если это необходимо;

7. закрыть таблицу.

Ниже описана структура основных таблиц Техника и Счета .

Таблица «Техника» предназначена для однозначной идентификации товара номером и хранения данных о товаре. Структура таблицы представлена в Таблица 1.

Таблица 1 Структура таблицы «Техника»

ТИП ДАННЫХ	ПРИМЕНЕНИЕ	ПОЛЕ
Счетчик	Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя	Номер техники
Числовой	Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов	Номер производителя, номер названия, срок гарантии (мес), номер партии, Количество на складе
Текстовый	Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков)	модель
Дата/время	Для хранения календарных дат и текущего времени	дата выпуска
Денежный	Для хранения денежных сумм	цена
Поле объекта OLE	Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access	Изображение

Вид таблицы «Техника» представлен на Рис. 2.

Рис. 2. Вид таблицы «Техника»

Таблица «Счета» предназначена для идентификации счета номером и хранения данных о выписанных счетах. Структура таблицы представлена в Таблица 2.

Таблица 2 Структура таблицы «Счета»

Вид таблицы «Счета» представлен на Рис. 3.

Рис. 3 Вид таблицы «Счета»

Второстепенные таблицы были созданы для уменьшения избыточности данных, путем выделения общих частей из основных таблиц. Создание данных таблиц полностью идентично созданию основных таблиц.

3.3. Установка связей между таблицами

Вся необходимая работа осуществляется в специальном окне Схема данных , которое открывается кнопкой на панели инструментов или командой Сервис → Схема данных .

Одновременно с открытием окна Схема данных открывается диалоговое окно Добавление таблицы (Рис. 4), из которого выбираются таблицы, между которыми создаются связи.

Рис. 4 Добавление таблицы

Добавление таблиц осуществляется выделением их в списке и щелчком на кнопке Добавить . После добавления всех необходимых таблиц, окно Добавление таблиц , закрывается щелчком на кнопке Закрыть .

В итоге в окне Схема данных будут представлены все таблицы, создаваемой базы данных со списками своих полей. Ключевые поля выделены жирным шрифтом.

Рис. 5 Схема данных

Определение связи по простому ключу. Для установки связи по простому ключу выделяется Первичный ключ в родительской таблице и затем мышкой перетаскивается на дочернюю (подчиненную) таблицу. После того как кнопка мыши отпускается, появляется диалоговое окно Изменение связей (Рис. 6), в котором видно по каким полям устанавливается связь. В этом же окне обеспечивается целостность БД, отметкой параметров , и .

Рис. 6 Изменение связей

После нажатия кнопки Создать между таблицами будет установлена связь Один ко многим , обозначенная на схеме как 1: µ.

Определение связей по составному ключу . Установить такую связь между таблицами можно по составному ключу. Для этого нужно в главной (родительской) таблице, при нажатой кнопке Shift, выделить поля, входящие в составной ключ и перетащить их на подчиненную таблицу. Далее в правой половине окна Изменение связей (Рис. 7) выбрать соответствующие поля подчиненной таблицы, которые будут соответствовать частям составного ключа родительской таблицы. Список полей появится при щелчке мышью на соответствующем поле. Необходимо отметить также параметры Обеспечение целостности данных , Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей .

Рис. 7 Установки связи по составному ключу

Создание запросов

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

Одной из наиболее простых и доступных СУБД является Microsoft Access. Рассмотрим типичные элементы базы данных на примере этой СУБД. При этом многие важные элементы, используемые в более развитых базах данных, окажутся опущенными (в частности, администрирование, работа в сети, безопасность и т.д.), но тем не менее, приведенных данных достаточно для того, чтобы познакомиться с деятельностью обычного пользователя СУБД.

Общая характеристика СУБД MS Access

Система управления базами данных Microsoft Access входит в состав Microsoft Office и работает в среде Windows.

Access всех версий для хранения и работы с данными использует реляционную модель данных. Основными элементами Access являются: таблицы баз данных, запросы, формы, отчеты, модули и макросы.

При открытии или создании базы данных Microsoft Access открывается окно базы данных с набором закладок, каждая из которых содержит один из шести объектов, указанных в списке.

Таблицы баз данных создаются пользователем для хранения данных, относящихся к объектам предметной области. Таблицыпредставляют собойосновной объект хранения данных.Например, одна таблица может содержать данные о товарах, другая - о производителях, третья – о поставщиках этих товаров и т.д. Эти отдельные таблицы связываются воедино. Комбинация всех таблиц и их взаимных связей составляет«фундамент» базы данных.

Запросы создаются пользователем для выборки необходимых данных из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц.

Формы предназначены для введения, просмотра и редактирования взаимосвязанных данных в базе в удобном виде.

Отчеты предназначены для формирования выходного документа. Как правило, этот документ выводится на печать.

Макросы – это небольшие программы, созданные пользователем с использованием встроенных в Access средств, и позволяющие быстро выполнять стандартные наборы действий.

Модули – это более сложные чем макросы программы, созданные на языке программирования Visual BASIC. Обычно они используются как самостоятельные приложения, предназначенные для:

Автоматизации многих стандартных задач управления базами данных;

Разработки пользовательских приложений, например, для бухгалтерского учета, налоговой отчетности и т.д.;

Обработки данных, расположенных на других компьютерах;

Реализации функций, не доступных стандартной среде Access.

Таблицы базы данных

Таблицы предназначены для ввода, хранения и редактирования данных. Однако, таблицы в Access больше, чем просто хранилище записей данных. Помимо собственно данных, таблицы Access содержат:

Информацию о внешнем виде таблицы (шрифте для отображения текстовых данных, ширине столбцов, цвете и фоне и др.);

Информацию о свойствах таблицы как целого (связях между полями таблиц, ключевых полях и т.д.);

Информацию о свойствах полей.

Под структурой таблицы понимают ее состав (количество, порядок следования, типы и свойства полей).

Поля как объекты базы данных, к которым в процессе работы происходит обращение и над которыми могут выполняться различные операции, обладают определенными свойствами. К свойствам полей относят:

Имя, которое в пределах базы должно быть уникальным;

Тип данных. В зависимости от значения свойства поля «тип данных» Microsoft Access выделяет для хранения информации различное место, по-разному эти данные интерпретирует, допускает над данными различных типов разные операции;

Размер поля - максимальное число символов, которое может в нем поместиться. Для числовых полей и полей некоторых других данных размер поля (длина) определяется их типом.

Режимы работы с базой данных Access

С организационной точки зрения в работе с любой базой данных выделяют два различных режима: проектировочный и эксплуатационный.

Первый режим предназначен для разработчика (проектировщика) базы данных, который имеет право создавать в ней новые объекты (например, новые таблицы), задавать их структуру, определять и менять свойства полей, устанавливать связи. Такой специалист как разработчик базы имеет к ней полный доступ. У одной базы может быть один, два или несколько разработчиков.

Второй режим предназначен для пользователей. Пользователь базы - это лицо, которое наполняет базу информацией, обрабатывает данные с помощью запросов, получает результаты работы с базой в виде результирующих таблиц и отчетов.У одной базы могут быть миллионы пользователей, и, конечно, доступ к структуре базы данных для них закрыт.

Важно отметить, что при одновременной работе с базой данных никакой монополизации базы не происходит. Пользователь, работающий с базой, блокирует только ту запись, с которой он в данный момент работает. Как только он завершает работу с записью, она становится доступной для использования другими пользователями.

Технология создания баз данных

Объекты базы, а именно: таблицы, запросы, формы и отчеты, - можно создавать разными способами: автоматически, вручную, с помощью Мастера.

Эти способы отличаются друг от друга уровнем «автоматизации», и, естественно, первый способ - это автоматизация высшего уровня, которая достигается либо «Импортом таблиц», либо «Связью с таблицами».

Импорт таблицможет осуществляться как из другой базы СУБД Access, так и из базы, созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура: поля, их названия, свойства, а может быть и содержимое базы. Если что-либо импортировалось не так, как надо, то необходимые изменения (например, в свойства) могут быть внесены вручную.

Вручнуюможно создавать базу данных, используя режимы «Таблицы» и «Конструктор».

Более универсальный «ручной» метод предоставляет режим «Конструктор». В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип, настроить свойства.

Опытные разработчики чаще пользуются «полуавтоматическим» способом, предполагающим работу с «Мастером таблиц». Мастер таблицускоряет создание базы данных. Он задает вопросы и, руководствуясь полученными ответами, создает автоматически структуру таблицы. Этот режим могут использовать и начинающие пользователи, если они овладели терминологией СУБД.

Запросы - специальные объекты, предназначенные для выборки данных из таблиц базы, а также для выполнения вычислений и других операций с базовыми таблицами, включая их преобразование. В результате запроса образуется результирующая таблица.

Важным условием реализации запросов, является установление связей между таблицами, точнее, полями различных таблиц. С помощью таких связей и реализуются запросы, обращенные сразу к нескольким таблицам базы данных.

Существует несколько типов запросов: запросы на выборку, запросы по образцу, запросы с параметром, запросы с вычисляемым полем, запросы на изменения, итоговые запросы.

Для создания запросов к базам данных существует специальный язык запросов SQL (Strutured Qvery Langauge - структурированный язык запросов). В Access нет особой необходимости его изучать, поскольку существует Мастер создания запросов. Тем не менее, для создания сложных запросов необходимо знание SQL.

Формы - это объекты, с помощью которых в базу вносят новые данные, отыскивают, просматривают и редактируют имеющиеся. Формы представляют собой некоторые специальные электронные бланки, в которых имеются четко выделенные поля, составляющие запись базы данных.

Данные в таблицу можно вносить и без помощи каких-либо форм. Однако есть несколько достаточно веских причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу, а именно:

Ввод данных при использовании форм можно поручить неквалифицированному специалисту, не опасаясь, что он нарушит что-либо в таблицах базы данных;

Разные пользователи имеют разные права доступа к информации, хранящейся в таблице. Для исключения элементарного «взаимодействия» между этими пользователями, каждому из них предоставляют свои (разные) формы, хотя данные из этих форм могут поступать и в одну таблицу;

Ввод данных в таблицу с помощью формы прост и потому позволяет сократить число ошибок при вводе. К тому же с помощью элементов управления форм можно настроить на автоматическую первичную проверку вводимых данных;

Форма может точно повторять форму бумажного документа, с которого вводят данные в базу, что позволяет снизить утомляемость пользователя и сократить число ошибок при вводе;

Наконец, в одной форме можно отображать данные из нескольких таблиц.

Отчеты - это формы «наоборот». С их помощью данные из базы выводятся на печать в «регламентированном», четко определенном, удобном для пользователя виде. Кроме привлекательного вида отчеты позволяют комбинировать данные из нескольких таблиц, а также упорядочивать записи таблицы на основании данных других таблиц.

Отчеты позволяют получить результаты запросов в наглядной форме в виде распечатки на принтере. Таким образом, целью получения отчета является получение бумажного документа.

Отличительные особенности MS Access

Определение 1

Системы управления базами данных (СУБД) – это отдельный класс программных продуктов, основная задача которых хранить большие объемы данных и управлять ими.

Существуют различные математические модели данных, на которых основаны СУБД. Относительно моделей данных СУБД делятся на иерархические, сетевые, реляционные, объектно-ориентированные и другие. На сегодняшний день наиболее популярными считаются СУБД, основанные на реляционной модели. К классу реляционных СУБД относятся: MS SQL SERVER, PostgreeSQL, MySql, InterBase, MS Access. Основными функциями реляционных СУБД являются:

• создание, редактирование и удаление структуры таблиц;
• добавление, изменение и удаление записей в таблицы;
• построение запросов на основе языка SQL;
• создание хранимых процедур на сервере баз данных.

Для разработки полноценной информационной системы с пользовательским интерфейсом и выводом на печать различных форм документов не достаточно одной лишь СУБД. Нужен еще высокоуровневый язык программирования, возможно, даже не один.

MS Access является не совсем обычной СУБД. Скорее этот программный продукт является комплексной средой разработки, в составе которой есть реляционная СУБД. Помимо перечисленных функций MS Access обладает рядом дополнительных возможностей:

• создание в визуальном редакторе пользовательских интерфейсов, которые называются формами;
• построение макетов отчетов с последующим выводом на печать;
• использование встроенного языка программирования Visual Basic for Applications для построения бизнес-логики приложений.
• использование макросов, которые позволяют пользователям плохо знакомым с программированием, вставлять небольшие куски кода в свои приложения.

Замечание 1

Таким образом, MS Access позволяет разрабатывать полноценные приложения и даже информационные системы на основе реляционных баз данных без привлечения дополнительных средств разработки.

Основные объекты MS Access

Модель MS Access состоит из следующих основных объектов:

• таблица – структура для хранения данных на основе реляционной модели;
• форма – окно пользовательского интерфейса;
• запрос – объект, позволяющий осуществлять выбор данных из таблиц по различным критериям;
• отчет – объект, позволяющий подготовить печатную форму выходного документа на основе данных, которые хранятся в базе;
• модуль – программы на языке VBA, которые создают дополнительную функциональность в информационной системе.
• макрос – программный объект, который позволяет использовать элементы программирования без знания языка VBA.

Началу работы в MS Access предшествует проектирование модели данных. Разработчик проектирует таблицы и связи между ними любыми удобными средствами. После этого он может приступать к первому этапу работы в MS Access – к созданию таблиц. Созданные таблицы при помощи инструмента «Схема данных » связываются в соответствии с проектом.

Заполнять таблицы данными напрямую возможно, но не является удобным. Такие действия лучше всего осуществлять через пользовательский интерфейс. Поэтому на следующем этапе создаются формы. Формы в MS Access бывают:

• простые (одиночные) - показывают только одну запись таблицы;
• ленточные – показывают сразу все записи таблицы;
• сложные – состоят из главной и подчиненной формы, которые связаны по выбранным полям.

Создавать формы можно тремя способами: автоматически, при помощи «мастера форм» и при помощи конструктора. Конструктор форм дает наиболее широкие возможности для создания макетов форм по личному проекту разработчика.

Запросы чаще всего используются для выбора данных по различным критериям и условиям. В большинстве реляционных СУБД для создания запросов используется язык SQL, который не просто освоить рядовому пользователю. В MS Access сложности языка SQL скрыты от пользователя удобным инструментом «Конструктор запросов». Запросы также бывают нескольких видов:

• Запрос на выборку – позволяет компоновать данные из разных таблиц в одну таблицу на основе построенных связей.
• Запрос с условием – позволяет накладывать на отдельные поля условия в виде логических выражений. Условий может быть несколько, тогда они связываются логическими операторами И, ИЛИ.
• Запрос с параметром – позволяет ставить в условии запроса не постоянное значение, а параметр, значение которого запрашивается у пользователя.
• Запрос с групповой операцией – позволяет применять к группе данных такие операции как суммирование, подсчет количества строк, поиск среднего значения, поиск минимума и максимума по группе.
• Перекрестный запрос – особый вид группового запроса, в результате которого получается перекрестная таблица с заголовками строк, заголовками столбцов и значениями в пересечениях.
• Запрос на добавление записи.
• Запрос на обновление записи.
• Запрос на удаление записи.

Форма может иметь в качестве источника записей не только таблицу, но и запрос. Это позволяет создавать еще более гибкие интерфейсы.

Замечание 2

Для создания макетов документов с последующим выводом на печать используются отчеты. Принципы создания отчетов сходны с принципами создания форм. Источником данных отчета может быть запрос или таблица. Отчет можно, так же как и форму, создавать при помощи «мастера отчетов». Для более профессиональных пользователей предусмотрен «конструктор отчетов», который позволяет разрабатывать макет с произвольным внешним видом.

Среда программирования MS Access является объектно-ориентированной. Это означает, что со всеми объектами MS Access потенциально может происходить определенный перечень событий. Например, открытие формы, нажатие на кнопку, обновление записи, двойной щелчок мышкой на текстовом поле и т.д. К наступлению этих событий пользователь может «привязать» программный код, реализующий некоторый алгоритм. Например, при нажатии на кнопку активизируется процедура, которая выводит на экран диалоговое окно с сообщением «Введите Ваше имя». Опытный пользователь может использовать для программирования таких процедур язык VBA. Если пользователь не знаком с программированием на VBA, то многие задачи он может решить с использованием макросов – небольших стандартных «заготовок» кода на VBA.

Перечисленных возможностей вполне достаточно для разработки небольшой информационной системы.

Другие возможности MS Access

Изначально MS Access предполагался как среда для разработки информационных систем, у которых и база данных и пользовательский интерфейс хранятся в одном файле на одном компьютере. Такие информационные системы обычно называют «настольными». Однако, в процессе выхода новых версий у MS Access появлялись новые возможности. В версиях начиная с MS Access XP стало возможным создавать отдельный сервер данных и подключать к нему несколько клиентских компьютеров. Можно также создавать базу данных в другой СУБД (MS SQL SERVER, MySQL) и подключать к ней формы, отчеты и запросы из MS Access. Возможно импортирование и экспортирование данных в таких универсальных форматах как:

• EXCEL;

УРОК №1

Тема. Понятие о базах данных и системы управления базами данных (СУБД). Характеристика СУБД MS Access. Типы данных и свойства полей.

База данных (БД) – это систематизированное хранилище информации определённой предметной области, к которому могут иметь доступ различные пользователи для решения своих задач. Предметной областью называется часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования.

Основным назначением БД является быстрый поиск содержащейся в них информации.

Базы данных бывают фактографические и документальные . Фактографические БД содержат короткие сведения об объектах, поданные в точно определенном формате (например, Автор, название, год издания). В документальных БД содержится информация разного типа: текстовая, звуковая, графическая, мультимедийная. Например, БД современной музыки может содержать тексты и ноты песен, фотографии авторов, звуковые записи, видеоклипы.

Сама по себе БД содержит только информацию и не может обслуживать запросы пользователя на поиск и обработку информации. Обслуживание базы данных осуществляет система управления базой данных.

Система управления базой данных (СУБД) – это программное обеспечение, позволяющее создавать БД, обновлять хранимую в ней информацию и обеспечивающее удобный доступ к ней с целью просмотра и поиска.

Требования к СУБД:

Возможность манипулирования данными;

Возможность поиска и формирование запросов;

Обеспечение целостности (согласованности) данных;

Обеспечение защиты и секретность.

Основные возможности СУБД:

Обновление, пополнение и расширение БД;

Высокая надежность хранения информации;

Вывод полной и достоверной информации на запросы;

Средства защиты информации в БД.

Существуют такие СУБД как Microsoft Access, FoxPro, Paradox, Oracle, Sybase, dBase. Наиболее популярной СУБД является Access, представляющая собой простое, но мощное средство обработки и хранения данных.

Основные объекты СУБД MS ACCESS

Объект	Описание
Таблицы	Содержат данные в виде двумерной таблицы. Таблицы – основа БД, от них зависят все другие объекты.
Запросы	Создаются для поиска и отбора данных из таблицы, удовлетворяющих определенным условиям. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления.
Формы	Применяются для просмотра, ввода или изменения данных в таблицах. Форма также позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.
Отчеты	Отображают определенным образом и печатают данные из таблицы или запроса. В отчете данные не редактируются.
Страницы	Представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначены для работы с БД через локальную или глобальную сеть.
Макросы	Специальные команды для автоматизации работы с БД.
Модули	Программы на языке VBA для выполнения более сложных операций, которые не могут выполнить макросы.

Запись БД – это строка таблицы, конкретная реализация (значение) понятия предметной области.

Поле БД – это столбец в таблице данных, свойство (атрибут) данного понятия предметной области.

Ключевое поле БД – поле, которое однозначно определяет (идентифицирует) запись. Например, табельный номер сотрудника, код изделия, номер автомобиля.

Для каждого поля задается тип данных , которые могут находиться в нем:

текстовый – может содержать строку символов длиной до 255 символов;

поле МЕМО – текстовое поле, используемое для ввода больших текстов, состоящих из нескольких строк (до 65 535 символов);

числовой – число любого типа (целое, вещественное и т.д.). Свойство – размер (байт, целое, длинное целое, с плавающей точкой, число десятичных знаков);

дата/время – содержит дату и время в диапазоне от 100 до 9999 года;

денежный – применяется для значений валют. Предотвращает округления при проведении вычислений. Может иметь до 15 цифр в целой части и до 4 в дробной;

счетчик – обеспечивает автоматическую вставку последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Гарантируется, что значения счетчика не будут повторяться;

логический – содержит только одно из двух значений: «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл»;

поле объекта OLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т.д. Для отображения объекта OLE на форме или в отчёте необходимо использовать присоединённую рамку объекта;

мастер подстановок – этот режим не является самостоятельным типом. Его выбор запускает мастер, который позволяет создать список или назначить таблицу или запрос, из которого можно будет выбирать значения для поля. Тип данных устанавливается по значениям, выбранным в процессе работы мастера.

Все типы полей (кроме счетчика) имеют следующие свойства :

размер поля – задает максимальное число символов для ввода в данное поле. Для текстового поля это максимальное число символов (до 255). При выборе размера надо учитывать, что в поле размером 20 символов нельзя будет ввести текст длиной 30 символов. С другой стороны, установка слишком большой длины может привести к бесполезному увеличению размера файла базы данных, если значения, хранимые в поле будут существенно меньше его установленной длины. Для числовых полей размер выбирается из списка возможных числовых типов данных;

новые значения – определяет способ изменения значения счетчика при добавлении новых записей;

формат поля – определяет, как должно отображаться содержимое поля, например, для типа Дата/Время можно выбрать представление даты вида 30 июня 1999 г. или 6/30/99;

число десятичных знаков определяет количество цифр после десятичной точки для дробных чисел. Это значение влияет только на вид представления числовых величин, а не их способ хранения в памяти;

маска ввода – позволяет задать шаблон для ввода, который дает некоторую гарантию правильности ввода данных, она применяется для полей типа Дата/Время и текстовых. Маска ввода выводит на экран символы – местозаменители, показывает, сколько символов нужно ввести, включает разделительные символы (дефис, скобки). Например, для даты маска ввода может выглядеть так: --.--.--. Данная маска кодируется набором символов 99/99/00. Заполнитель 9 означает, что разрешается вводить только цифры, причём её ввод не является обязательным, заполнитель 0 требует обязательного ввода цифры. При выборе свойства Маска ввода справа появляется кнопка, по которой запускается мастер, помогающий создать маску. Например, шифр студента образован из двузначного номера факультета, трехзначного номера студента и последних 2 цифр года поступления: 00-000-«01»;0; #. «01» - значение, стоящее в кавычках добавляется в поле автоматически; 0 – символы маски сохраняются в таблице вместе с введенными символами (иначе 1); # – указывает какой знак должен стоять на месте вводимых символов. При вводе данных пользователь увидит следующую маску: ## –### ––01;

подпись используется в качестве заголовка столбца в режиме таблицы;

значение по умолчанию позволяет автоматически вводить в поле какое–либо значение;

условие на значение – определяет область или диапазон значение данных вводимых в поле;

сообщение об ошибке – позволяет указать текст сообщения, выводимого на экран, если введенные данные нарушают условие на значение;

обязательное поле – имеет два значения Да и Нет. Если установить значение Да, Ассеss потребует обязательного ввода какого-либо значения в данное поле.;

пустые строки – определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк;

индексированное поле – определяет, будет или нет проводиться индексация по данному полю. Индексация состоит в создании списка номеров записей, упорядоченных в соответствии со значениями поля. Наличие индекса ускоряет операции поиска и сортировки, но требует дополнительного места на диске.